SAP World Tour Assago _ 10 novembre

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1 SAP World Tour 2010 Assago _ 10 novembre

2 Case History LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA, CON SAP E OPEN TEXT IN HOFFMANN GROUP Dott. Luca Stecca, CFO Hoffmann Italy Dott. Francesco Brocani, CIO Hoffmann Italy Dott. Massimo Restelli, Account Manager Altevie Technologies Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 2

4 Hoffmann Group Numero 1 in Europa per utensili di qualità Sempre al Vostro fianco Presenza globale in 35 paesi Forza locale Team di vendita in loco Catalogo in 16 lingue I Vostri vantaggi Consulenti esperti Massimo impegno Presenza internazionale 4

5 Hoffmann Group Successo da oltre 90 anni! Hoffmann Group in cifre Fatturato in Mio. EURO -32% +15% clienti attivi Oltre collaboratori entusiasti 565 Mio. Euro fatturato Previsione 2010: +15% (+10% nazionale, +25% internazionale) Previsione Obiettivo Hoffmann Group Germania Hoffmann Group intenazionale 5

6 Hoffmann Group Il Systempartner sempre al Vostro fianco! Tre competenze da un unica fonte Competenza nella distribuzione offerta completa e fornitura affidabile Competenza nella produzione Standard tecnici innovativi Competenza nei servizi la più elevata produttività nei processi di approvvigionamento I Vostri vantaggi Approvvigionamento affidabile Massima innovazione Più produttività 6

7 Competenza nella distribuzione Con la più vasta scelta e la più elevata affidabilità Sempre al Vostro fianco Miglior catalogo L utensile giusto per ogni esigenza 500 produttori leader a livello mondiale La più alta qualità nelle consegne 99% capacità di evasione dell ordine 99,9% precisione di consegna I Vostri vantaggi La più ampia offerta Approvvigionamento affidabile Meno immobilizzazione di capitale 7

8 Competenza nella produzione Con la nostra marca Premium GARANT Sempre al Vostro fianco Guidati dal mercato in continuo dialogo con utenti, fornitori e istituti di ricerca La nostra promessa di qualità qualità Premium al miglior rapporto qualità-prezzo Sempre tra i primi 5 I Vostri vantaggi Qualità Premium costante Massima innovazione Miglior rapporto qualità-prezzo 8

9 Competenza nei servizi Con molteplici servizi Sempre al Vostro fianco Consulenza 1200 tecnico-commerciali esperti In 35 paesi Specialisti dell asportazione truciolo, metrologia, arredamento industriale ed ottimizzazione dei processi Logistica Affidabilità capacità di consegna > 99% e precisione nella consegna del 99,9% Consegna standard in 48 ore; su richuiesta in 24 ore Soluzioni logistiche pensate su misura 9

10 Competenza nei servizi Con molteplici servizi Sempre al Vostro fianco E-Business Soluzioni efficienti per processi snelli eshop catalogo sfogliabile integrato Simple System e cataloghi elettronici Arredamento industriale Massima qualità dai leader di mercato Consulenza, progettazione 3-D, montaggio tutto da un unica fonte Soluzioni su misura per le Vostre esigenze 10

11 Competenza nei servizi Con molteplici servizi Sempre al Vostro fianco Taratura, riaffilatura e rivestimento Tempi di processo brevi Taratura universale a prova di audit Laboratori di taratura accreditati DKT in Germania Ripristino geometria e rivestimento originari utensili GARANT Formazione Seminari ad alto contenuto tecnico in asportazione truciolo e metrologia Teoria innovativa e utili suggerimenti pratici Professionali e gratuiti 11

12 Referenze Con tecnici commerciali esperti in 35 paesi Sempre al Vostro fianco Premiati per l eccellenza: Più del 98% dei nostri clienti ci premia con il massimo dei voti 12

13 Su di noi La nostra passione: Gli utensili di qualità La nostra missione: Il successo dei nostri clienti I nostri valori: Semplice Concentrato Utile collaboratori entusiasti per un unico obiettivo: soddisfare il cliente Per questo siamo qui da oltre 90 anni The Quality Company 13

15 I business Pains Conservazione sostitutiva, esigenza della sola country Italia Inserimento della soluzione in un landscape esiste e con regole sulla sicurezza globali Integrazione con SAP ERP e l utilizzo di Open Text, già presente in azienda Eliminare la gestione degli spool, per i libri contabili, da trasferire via LAN e stampare localmente oggi presente Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 15

16 Hoffmann Constraints/Requirements 1. Indirizzare le nuove normative inerenti alla Conservazione Sostitutiva per le seguenti classi documentali: Libro giornale (circa pagine/anno) Fatture Attive (circa per un totale di pagine/anno Fatture Passive (circa pagine/anno) schede contabili o partitari (circa pagine/anno) 2. La soluzione dovrebbe integrarsi e sfruttare la meglio l attuale infrastruttura IT Hoffmann (Integrazione SAP and Open Text) 3. La soluzione dovrebbe garantire le policy vigenti in termini di sicurezza verso l esposizione esterna di informazioni aziendali e se possibile minimizzare l utilizzo della banda tra la sede Hoffmann Italia e l HQ dove risiedono i Server a Monaco Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 16

17 La ricerca della soluzione Analisi e Ricerca di una soluzione per la conservazione con i requisiti espressi Analisi sui diversi approcci Outsourcing vs. Insourcing (in house) Verifica sull integrazione con SAP ERP Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 17

18 La soluzione e gli attori coinvolti La scelta per motivi di sicurezza e di integrazione sia con SAP ERP che con Open Text è ricaduta sulla soluzione di Altevie Technologies come System Integrator che propone la soluzione di Conservazione Sostitutiva Eurotext del Business Partner ITside Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 18

19 EuroText in-house/group solution metadati file sostitutivi file originali EuroText, completo di synchronizer, estrae i metadati da SAP, inclusa reference del documento su OpenText. Approccio innovativo: EuroText recupera i documenti da OpenText senza utilizzare insicure aree di scambio sul file system, ma accede direttamente ai documenti sullo strato OpenText per processarli. Anche i metadati non vengono recuperati da file su aree di scambio, ma attraverso la connessione SAP. Tutta l eleborazione avviene in RAM: sicurezza e performance. Al termine EuroText deposita i documenti ancora su OpenText, modificati con firma digitale, riferimento temporale o marca temporale, seguendo il workflow definito in base alle norme specifiche. Il processo avviene server side, incluse le firme, senza installazioni sui client. Possibilità di attivazione tramite cellulare Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 19

20 EuroText: ITside identity ITside è un azienda specializzata nello sviluppo di tecnologie evolute in grado di innovare i processi aziendali con soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva completi di delivery multicanale. EuroText Soluzioni per l Italia, con apertura a progetti internazionali sul tema documentale e per il conferimento del pieno valore legale e fiscale ai documenti attraverso la firma digitale Mission ITside supporta la transizione dai processi tradizionalmente cartacei ai processi digitali Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 20

21 Chi Siamo Altevie Technologies è Services SAP Alliance Partner Altevie Technologies è Value Added Reseller SAP Business Objects Altevie Technologies è Open Text SAP Competence Partner Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 21

22 EuroText: nativamente integrato in SAP-OpenText OpenText è il documentale di SAP, necessario per conferire alle informazioni la fruibilità dei documenti elettronici e per archiviare nel tempo di documenti. L accordo quadro SAP/OpenText rende questo patrimonio tecnologico comune, unico sul mercato in termini di efficienza e visione strategica. EuroText è la suite integrata sulla tecnologia SAP/OpenText per la postalizzazione e per conferire valore legale al documento elettronico; soluzione centralizzata per il gruppo. EuroText è una soluzione nativa SAP che non altera lo standard SAP ed è indipendente dalle transazioni. Slide Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 22

23 EuroText: OpenText + SAP = un approccio innovativo OpenText centralizza l archiviazione dei pdf per visualizzare nativamente i documenti dalle SAP GUI come soluzione documentale avanzata di condivisione documenti come sorgente dei documenti per la postalizzazione come sorgente dei documenti per fattura elettronica e la conservazione sostitutiva come repository dei documenti processati dalla conservazione sostitutiva-dematerializzazione Vantaggi OpenText: sicurezza, performance, controllo Non si utilizzano per i documenti applicativi aree di scambio su file system per recuperare i pdf e i metadati per la conservazione sostitutiva, come al contrario avviene normalmente nelle altre soluzioni: le aree condivise sono insicure specialmente nel caso in cui ospitino molti documenti (es. fatture) e questo motiva l adozione dei documentali. Per il processo legale è bene utilizzare un repository sicuro e strutturato. La tecnologia comune SAP/OpenText centralizza su SAP i metadati e su OpenText i pdf, consentendo quindi di evitare macchinosi processi di transfer documenti ed elaborazione pdf da manutenere, parametrizzare, controllare Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 23

25 Soluzione unica integrata SAP Integrazione nativa con SAP: Grazie alla soluzione Altevie è in grado di integrare stampa massiva e conservazione sostitutiva, direttamente nell interfaccia dell ERP SAP senza sviluppi aggiuntivi Interfaccia nativa in SAP Il cliente apre la procedura SAP di stampa e conservazione delle fatture seleziona le fatture da elaborare e avvia il processo automatico Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 25

26 Firma elettronica sul singolo documento Firma digitale con riferimento temporale La necessità di apporre firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura elettronica nei tempi richiesti dalle norme presume l utilizzo di un sistema performante e di un HSM nel caso di volumi importanti. High performace device L HSM centralizzato connesso ad EuroText diventa il dispositivo di firma per tutto il gruppo; è utilizzabile contemporaneamente dai diversi utenti delle varie company e country. Libera dalla necessità di seguire una installazione di dispositivi di firma in ogni company e country Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 26

27 Il progetto Phase June 10 July 10 August 10 Sept. 10 Oct. 10 Nov- Dec Jan 11 Selezione Soluzione Attivazione progetto Project Preparation/ Final Preparation/ SAP & OpenText IntegrationTesting/ User Training Go live and Support Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 27 Legenda: Milestone Kickoff Today

28 Il landscape Hoffmann DOCS DOCS SAP ERP OPEN TEXT EUROTEXT METADATI SAP WEB AS METADATI HOFFMANN HQ MONACO HSM LAN HOFFMANN HOFFMANN ITALIA (PD) Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 28

29 I benefici ottenuti Conservazione sostitutiva, integrata in SAP Efficenza nella gestione dei libri e nei documenti Eliminazione spool tra Monaco ed Italia Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 29

30 Le possibili evoluzioni Durante il progetto sono già state considerate alcune evoluzioni del progetto stesso, in particolare le più rilevanti in termini di benefici attesi sono: Attivazione SAP Document Access by Open Text (Doculink) Attivazione SAP Invoice Management By Open Text, and OCR Options for SAP IM Utilizzo dell HSM per firma digitale su processi SAP Estensione della soluzione per altre Countries Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 30

34 Le possibili evoluzioni (1) View supplier data Integrate paper documents Call SAP Transaction Integrate e- mails Integrate SAP Print Output Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 34

35 Le possibili evoluzioni (2) Inbox (incoming mail / fax) Invoice Recognition Invoice Verification Collaboration & Monitoring Invoice Completion Payment PREPARE TRANSFORM Prüfung und VERIFY AND Vervollständigung COMPLETE EXCEPTION HANDLING APPROVE PAY Scanning OCR Trigger workflows Comment Post invoices Archiving UMWANDLUNG Validation Automated reconciliation and posting SAP Archiving / SAP Document Access* OCR Option for SAP Invoice Management SAP Invoice Management ERP (FI/AP) * or another SAP ArchiveLink-certified repository Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 35

37 Q&A The inefficiency of paper: customers invoices Every month an employee spend 2 hours for organise and pack the print monthly billing; We must store the paper invoices into the pallets for organizing space into our warehouse; Every 6 months 2 employees spend 2 hours to arrange palletising and the transport the cartons, from our offices to our warehouse in Rubano; Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 37

38 Q&A The inefficiency of paper: Warehouse archive status We must store the paper invoices for 10 years (Italian fiscal law); We archived during last 6 years ( ) 22 pallets of customers and suppliers invoices, average 3 / 4 pallets every year, and only in 2013 we ll can destroy the pallets of 2003; Big defect of this archive difficult to examine the original ; Our new idea of archive with electronic archiving Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page

39 Q&A The inefficiency of paper: office status Journal entry: Every year we print average pages (for 2009 are ); and every 100 pages, we must put a stamp of 14,62 for 2009 ca. 2500,00 ); Grate use of office space and big cost of stamp and paper; The same quantity of paper, without stamp, are occupied by the accounting sheets; 2009 Journal entry: Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page