Dematerializzare i processi documentali: scelte tecnologiche e impatto organizzativo
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1 Dematerializzare i processi documentali: scelte tecnologiche e impatto organizzativo 22 maggio 2007 Andrea Valle Business Development Director Adobe Systems
2 La Dematerializzazione in sintesi Documenti Persone
3 La Dematerializzazione: Scelte Tecnologiche La Dematerializzazione dei processi a forte impatto documentale documentale richiede un accorta valutazione delle scelte tecnologiche Scelta dei Formati Documentali Scelta delle soluzioni di Sicurezza (DRM, Firma Digitale) Scelta delle soluzioni di Content Management (ECM) Scelta delle soluzioni di Automazione dei Processi (BPM, Workflow) Workflow) Scelta delle soluzioni di Integrazione Applicativa (EAI, SOA) Scelta delle soluzioni di Storage
4 La Dematerializzazione: Cambiamenti Organizzativi La Dematerializzazione impone anche scelte e cambiamenti cambiamenti a livello Organizzativo Nuove procedure di Produzione e Gestione dei Documenti Nuove procedure di Comunicazione Nuove modalità di Collaborazione Nuove procedure di Sicurezza Nuove Figure Professionali Insourcing vs. Outsourcing
5 La scelta dei Formati Documentali
6 I Formati Documentali e la Normativa Nella legislazione italiana non sono definiti in modo specifico o esclusivo i Formati Documentali elettronici da adottare negli ambiti ambiti regolamentati Sono però considerati vari criteri nell ambito delle norme che entrano entrano nel merito della gestione documentale elettronica: Staticità Sicurezza Longevità Universalità Completezza Interoperabilità Il Gruppo di Lavoro Interministeriale sulla Dematerializzazione coordinato dal CNIPA sta lavorando all individuazione di standard standard documentali a supporto della Dematerializzazione
7 PDF: lo standard de facto per il Documento Elettronico PDF è il formato più diffuso per la gestione efficiente, sicura e sicura e affidabile dei Documenti Elettronici, nella PA e nelle nelle Aziende PDF è un formato con specifiche pubbliche (RFC3778) che vanta il supporto di oltre Solution Provider e System Integrator Adobe Reader è ovunque! 1,4 Miliardi di copie distribuite gratis, installato sul 90% dei PC attivi Elevata qualità di Presentazione Consente il trasporto di dati XML strutturati Consente di incorporare Business Logic Ha caratteristiche intrinseche di Sicurezza
8 Il formato PDF per la Conservazione dei documenti elettronici a Lungo Termine
9 Lo Standard PDF/A per la Conservazione a lungo termine PDF/A è lo standard ISO/DIS , approvato nell Ottobre Document Management - Electronic document file format for long-term long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) Formato definito da un Working Group ISO capeggiato dall AIIM, dall AIIM, basato su una profilazione delle specifiche PDF 1.4 Obiettivo primario Consentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarne l aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file Obiettivi secondari Definire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, il classificazione, il contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file suo file corrispondente Definire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioni informazioni semantiche del documento direttamente nel suo file
10 Differenze tra PDF/A e PDF Una delle differenze chiave è la restrizione ad alcune caratteristiche operata da PDF/A rispetto al formato PDF generico Un file PDF/A-1 deve contenere: Font incorporati Spazi colore device-independent Metadati in formato XMP Un file PDF/A-1 non deve contenere: Contenuto protetto da crittografia Compressione dati con algoritmo LZW File allegati Riferimenti a contenuti esterni al file Effetti di Trasparenza Contenuti Multimediali Codice eseguibile JavaScript
11 PDF/A per la Conservazione Sostitutiva PDF/A è adatto a tutte le tipologie di documenti che costituiscono costituiscono il patrimonio informativo da conservare nella PA e nelle Aziende: Aziende: Documenti cartacei, Documenti elettronici, Fax, , Fatture, Bolle, Ordini, Cedolini Paga, Bilanci, Scritture Contabili, Modulistica, Assegni, Reportistica, Contratti, Certificati, Fotografie, Libri, Giornali, Riviste, Dati strutturati (XML)
12 I benefici di PDF/A PDF/A risolve l urgente necessità di uno standard formale per la per la Conservazione Sostitutiva di documenti al fine di preservare il loro contenuto lungo un esteso periodo temporale temporale Aiuta ad assicurare che questi documenti possano essere recuperati e rappresentati nel tempo con risultati consistenti e consistenti e prevedibili PDF/A ottimizza le caratteristiche del PDF restringendo le funzioni che possano ridurre o inibire la longevità di un documento e imponendo o raccomandando quelle che la possano favorire
13 Evoluzione del formato PDF a Standard ISO Esistono vari Standard ISO basati su PDF, con scopi specifici: PDF/A -> Archiviazione a lungo termine PDF/X -> Stampa e pre-stampa PDF/E -> Settore Tecnico, Architettonico e Ingegneristico, GIS PDF/UA -> Accessibilità PDF/H -> Healthcare Adobe ha recentemente affidato all AIIM le specifiche complete del del formato PDF con l obiettivo di pubblicarle come Standard ISO Si delinea uno scenario di ulteriore fiducia da parte degli organismi normativi nel mondo nel riconoscere il PDF come la soluzione principale principale alle esigenze di regolamentazione dei formati documentali documentali Gli Standard ISO basati su PDF continueranno ad essere sviluppati per preservarne la specificità
14 La Firma Digitale, fondamentale nei processi documentali digitali
15 PDF è un formato Legale per la Firma Digitale in Italia La Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/2/05 consente il riconoscimento di nuovi nuovi formati di firma digitale con pieno valore legale Il CNIPA può stipulare specifici Protocolli d Intesa con entità proponenti Adobe ha proposto il formato di firma documentato nel PDF (RFC3778) Il formato PDF rispecchia le caratteristiche richieste dall Articolo 12, comma 9 comma 9 Formato pubblico e utilizzo esente da royalties Disponibilità di un prodotto di verifica gratuito (Adobe Reader) Capacità di gestire i certificati dell Elenco Pubblico tenuto dal CNIPA Rilevanza delle caratteristiche e della diffusione sul mercato Valutazione positiva da parte di Assocertificatori Caratteristiche di interoperabilità Nel 2006 è stato firmato un Protocollo d Intesa CNIPA-Adobe per il riconoscimento del formato di firma digitale PDF Per maggiori informazioni:
16 Documenti più Sicuri con la Firma Digitale PDF integrata Il formato PDF supporta nativamente funzionalità di Firma Digitale La Firma è persistente nel documento firmato, che non viene imbustato La staticità del documento viene sempre sempre controllata durante la rappresentazione Le eventuali macroistruzioni invalidano la invalidano la firma nel caso agiscano alterando il documento La Firma può essere contestualizzata mediante campi firma personalizzabili personalizzabili La Firma Digitale può essere utilizzata anche nell ambito di workflow che prevedono l utilizzo e la firma del documento da parte di più soggetti
17 Pieno supporto dei Servizi dei Certificatori accreditati Le soluzioni Adobe per la Firma Digitale supportano e integrano integrano i dispositivi e i servizi offerti dai Certificatori Accreditati al CNIPA Controllo diretto dei dispositivi di Firma Digitale della maggior parte dei Certificatori (Smartcard, Token USB) mediante driver driver nativi su piattaforme Windows, MacOS e Linux Possibilità di associare alla firma una Marca Temporale rilasciata rilasciata da un Certificatore (con valore legale di riferimento temporale certo)
18 Le Soluzioni Adobe: Casi di Applicazione
19 Le soluzioni Adobe dematerializzano i Processi Documentali Deposito Telematico dei bilanci Adempimenti Fiscali e Contabili Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Cedolino Elettronico Gestione Delibere e Determine Anagrafi Digitali Certificati Digitali Modulistica Online Cartelle Cliniche Elettroniche Contrattualistica
20 Adobe Acrobat 8 e Adobe LiveCycle Server La famiglia Adobe Acrobat 8 Lo strumento essenziale per la produttività individuale e di gruppo gruppo Nuove funzioni di Collaborazione Collaborazione Moduli elettronici e Firme Digitali estesi agli utenti di Adobe Reader Reader La suite Adobe LiveCycle Server La soluzione ottimale per le esigenze di automazione e di trattamento massivo dei processi processi documentali Potenti funzioni di BPM e di Workflow Automation in ambiente ambiente J2EE Integrato con le piattaforme ECM ECM Venite a trovarci presso il Padiglione 8 Stand 2A In mostra le soluzioni realizzate dai nostri Partner
21 Rivoluzionare il modo in cui il mondo interagisce con le idee e le informazioni
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