Il formato PDF/A: Archiviazione digitale documentale

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1 E-Mission - Sez. italiana PDF/A Comp. Center Il formato PDF/A: Archiviazione digitale documentale Il PDF/A, il formato digitale per l archiviazione digitale sostitutiva Il PDF/A Competence Center e la sezione italiana Il quarto meeting internazionale del PDF/A Competence Center a Roma (29 Sett. - 1 Ott. 2010), E-Mission s.r.l.

2 E-Mission s.r.l. - Chi siamo Società con sede a Verona Fa parte del gruppo Archiva Costituita nel 2008 Tipologia dei nostri servizi Veicolazione elettronica di documenti EDI basata sul linguaggio XML e sul formato UBL Archiviazione elettronica dei documenti Servizi di Carrier (postalizzazione)

3 Indice per argomenti del Webinar L archiviazione dei documenti Tecniche e formati Archiviazione documentale digitale Alcuni cenni sulla normativa fiscale per la conservazione documentale sostitutiva Requisiti per una corretta archiviazione documentale Il formato PDF/A, caratteristiche dello standard ISO I due livelli di conformità - sviluppi futuri Cos è il PDF/A Competence Center? La sezione italiana Il 4 meeting internazionale del PDF/A Competence Center a Roma Conclusione e domande

4 Il processo di archiviazione nel tempo La pietra La carta il microfilm Il supporto digitale

5 Archiviazione: pro e contro La durata/degradabilità del supporto Pietra migliaia di anni Carta - centinaia di anni Microfilm decine di anni Supporti magnetici dieci anni? Supporti digitali Sconosciuto? Vantaggi dell archiviazione elettronica Maggiore efficienza del processo gestionale Velocità di ricerca dei documenti (presenti nel DB) Maggiore capacità di archiviazione Risparmio di spazio Rispetto dell ambiente Svantaggi dell archiviazione elettronica Formati diventano velocemente obsoleti e non leggibili Sistemi operativi obsoleti non leggono formati nuovi

6 L archiviazione documentale digitale Aspetti fondamentali: Rispettare le norme in materia di conservazione sostitutiva: Per il periodo di tempo previsto dalla legge Regole tecniche, leggi fiscali Garantire processo gestionale dei documenti: Efficace ed economico In grado di assicurare piena compatibilità con i software gestionali della prossima generazione

7 Regole tecniche, leggi fiscali Soddisfatte determinate condizioni, il documento informatico assume valore: Probatorio Fiscale Assolvimento degli obblighi fiscali Non alterabilità (documento statico non modificabile) Riferimento temporale e firma digitale, per assicurare: data e ordine cronologico delle registrazioni, autenticità, integrità >> non ripudiabilità Leggibilità del documento nel futuro in termini di identica riproducibilità

8 Il vantaggio del PDF/A Il PDF/A soddisfa questi requisiti: Non è modificabile (ad es. con Javascript) Può incorporare la firma digitale e il rif. temporale Assicura la leggibilità nel tempo da qualsiasi sistema operativo E self-contained (autoconsistente)

9 Un decreto importante Il 31/12/2008 viene pubblicato il Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 10 dicembre 2008 Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese. Questo decreto prevede, per la prima volta, che il formato PDF/A venga presentato per la pubblicazione nel registro delle imprese di: Bilanci d esercizio Bilanci consolidati Atti diversi dal bilancio per cui sussiste l obbligo di deposito presso il registro imprese. PDF/A quale alternativa alle tassonomie XBRL/XML Il decreto prevede che il bilancio elaborabile venga depositato presso il registro delle imprese secondo le tassonomie XBLR. Qualora queste non fossero disponibili in formato pdf/a senza immagini ottenute dalla scansione di documenti. Gli atti diversi dal bilancio devono essere depositati secondo le specifiche XMl definite dal CNIPA, in mancanza delle quali in formato pdf/a.

10 Requisiti dell archiviazione sostitutiva Accessibile Non vincolata a formati proprietari Compatibile con i sistemi gestionali e operativi Leggibile e visualizzabile da piattaforme HW/SW Standard Oggetto di uno standard internazionale Indipendente Non richiede l ausilio di tecnologie esterne (anche per i fonts) Trasparente Facilmente leggibile anche con tecnologie non proprietarie Largamente diffusa Utilizza un formato ed un processo accettato ed impiegato sia dall industria che dalle autorità governative

11 I formati candidati alla conservazione... Raster/TIFF Diffuso ma obsoleto Perdita di informazioni testuali e grafiche La creazione con gli strumenti attuali comporta una perdita di informazioni Formati proprietari Futuro incerto Costosi Non sono self-contained PDF Alte performances, ma non è immodificabile Enorme diffusione

12 Cos è il PDF/A Il formato PDF per l Archiviazione ( A ) È oggetto di standard specifico (ISO: :2005) per l archiviazione duratura dei documenti A differenza del PDF, garantisce l inalterabilità del documento, un requisito fondamentale ai fini dell archiviazione sostitutiva La licenza è stata rilasciata da Adobe: è un formato open I metadati (i contenitori di informazioni del documento) vengono incorporati secondo il modello XMP (extensible metadata platform)

13 Quali sono i vantaggi del PDF/A Ulteriori caratteristiche del PDF/A È self-contained, ciò significa che contiene tutte le informazioni necessarie per la sua riproducibilità, senza ricorrere a fonti esterne (hyperlinks, software per i fonts) Il documento è visualizzabile allo stesso modo anche a distanza di anni Garantisce un ottima riproducibilità dei colori Può incorporare la firma digitale ed il riferimento temporale (archiviazione sostitutiva, contratti digitali) Offre grandissima varietà di impieghi commerciali ed istituzionali

14 PDF/A Specifiche tecniche Primi passi grazie a.. AIIM (Association for Information and Image Management) NPES (National Printing Equipment Association) Administrative Office of the U.S. Courts. Diviene standard ISO nel 2005 ISO : Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Oggi... AIIM PDF/A Competence Center

15 PDF/A: 2 Livelli di conformità - il livello A PDF/A-1a (piena conformità allo stardard) Pieno rispetto dello Standard ISO : Part 1 PDF/A PDF/A-1a garantisce la semantica e la struttura logica del documento (ordine naturale di leggibilità del testo) grazie alla struttura a tag ( etichetta ). Garantisce piena accessibilità ed è visualizzabile su dispositivi mobili. Per la sua struttura a Tag viene perciò chiamato tagged PDF. Il livello A permette la piena rappresentazione del testo secondo standard Unicode*. *Unicode è uno standard divulgato dall Unicode Consortium che serve a definire una rappresentazione digitale per qualsiasi carattere di scrittura conosciuta. Esistono diversi formati, il più famoso è UTF-8 (Unicode transformation Code).

16 PDF/A: 2 Livelli di conformità - il livello B PDF/A-1b (conformità di secondo livello) Minimo sforzo per assicurare l esatta riproducibilità della grafica nel lungo termine Assicura la riproducibilità visuale (ad es. su un monitor) ma non garantisce che il testo venga riprodotto secondo una determinata struttura logica >> non necessariamente self-contained Non garantisce l uso da dispositivi mobili né l accessibilità Assicura una conformità parziale allo standard Non assicura la riproducibilità dei caratteri in base ad Unicode

17 Il formato PDF/A nel prossimo futuro PDF/A-2 Sviluppato sulle versioni PDF 1.5, 1.6, e 1.7 del PDF Assicura solo la retrocompabilità L approvazione ed il rilascio di uno standard già nel 2010 Presentazione al quarto meeting internaz. di Roma Standard ISO: PDF/A-3 In fase di progetto

18 Cos è il PDF/A Competence Center È un centro di competenza internazionale: Sviluppa e promuove il formato PDF/A Collabora con enti internazionali (es. AIIM) di settore Contribuisce al processo di standardizzazione Organizza fiere ed eventi internazionali per promuovere concretamente la diffusione del formato pdf/a

19 La sezione italiana del Competence Center Costituita nel Febbraio 2010: Contribuisce alla diffusione del formato PDF/A in Italia Partecipa ai lavori di sviluppo tecnologico del formato PDF/A Organizza il quarto meeting internazionale del Competence Center che quest anno avrà sede a Roma E-Mission: È co-fondatrice della sezione italiana Partecipa ai lavori ed alle manifestazioni internazionali del Pdf/a Competence Center

20 Conclusione Il formato PDF/A rispetta pienamente i requisiti dell archiviazione/conservazione sostitutiva, da un punto di vista tecnico e fiscale Garantisce l autenticità, l integrità, l immodificabilità del documento Può incorporare la firma digitale ed il riferimento temporale È un formato aperto e self-contained Assicura la leggibilità nel futuro del documento con sistemi operativi e software più evoluti È uno standard ISO

21 Il meeting internazionale di Roma Presentazione del PDF/A-2 Partecipazione di imprese italiane e internazionali Centro Congressi, Fontana di Trevi, Roma, 29 Sett.- 1 Ott Link informativi Programma dell evento (inglese) Informazioni dal sito del pdf/a Programma in italiano

22 E-Mission s.r.l. - Chi siamo Grazie per la vostra partecipazione! Per ulteriori informazioni potete contattare:

23 E-Mission s.r.l. - Chi siamo Grazie per la vostra partecipazione! Per ulteriori informazioni potete contattare: E-Mission s.r.l silvio.bertante@pdfa.org domenico.barile@emission.it