CALENDARIO UNICO DEGLI EVENTI LINEE GUIDA PER GLI UTENTI

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1 CALENDARIO UNICO DEGLI EVENTI LINEE GUIDA PER GLI UTENTI Versione 1.0 Il Calendario Unico degli Eventi della città di Como è un software realizzato grazie ad un finanziamento di Regione Lombardia, ex Legge 28/2004, nell ambito del Progetto Como Intempo2, allo scopo di favorire il coordinamento delle iniziative proposte sul territorio e rendere più omogenea la capacità attrattiva della Città in tutti i periodi dell anno. Si tratta di un prezioso strumento a disposizione dei cittadini per sapere con UN CLICK cosa avviene in Città ed è utile per supportare chi organizza eventi, per consentire loro di armonizzarli con gli altri già inseriti, evitando sovrapposizioni. Il software è accessibile dal portale - Cultura e Tempo Libero Calendario Eventi, dal banner in homepage e all indirizzo diretto Il calendario on line Il sistema intende gestire e governare la complessità in una Città nella quale gli enti organizzatori di manifestazioni sono attirati principalmente dal Centro storico, sovente congestionato di proposte, a discapito delle aree più esterne del territorio comunale (Circoscrizioni periferiche). Sul Calendario Unico possono essere pubblicati tutti gli eventi organizzati sul territorio, negli spazi del Comune e anche nelle sedi delle associazioni: uno specchio fedele della vita della Città giorno dopo giorno. Si tratta di un sistema informativo in tecnologia Internet/Intranet per la gestione di un evento durante tutto il suo ciclo di vita. Eventi Chi si collega al Calendario ha a disposizione la vetrina degli eventi organizzati da associazioni, gruppi ed enti e al tempo stesso le indicazioni per inserirne di nuovi. Per evento si intende una qualsiasi manifestazione che si svolge sul territorio comunale. Nel programma sono elencati: - tutti gli spazi a gestione comunale - lo stradario - la biblioteca - i musei e gli spazi espositivi - le palestre e i centri sportivi - le risorse disponibili presso il Settore Provveditorato (sedie, transenne, palchi ecc.). E anche possibile scaricare la modulistica prevista per le richieste ufficiali e l espletamento delle procedure. I vantaggi derivanti dall utilizzo del software sono i seguenti: - Modulazione degli eventi per data e per luogo - Contenimento della congestione - Mappatura degli eventi promossi nel territorio.

2 Accessibilità multilivello Il cittadino Il primo livello, immediato, è quello della visualizzazione degli eventi organizzati sul territorio comunale in un Calendario unico. I ruoli dei soggetti accreditati I ruoli definiti nell'applicazione sono: - Amministratore del Sistema - Gestore dell'evento - Gestore delle Risorse - Compilatore Esterno - Compilatore Interno. E' possibile che un soggetto accreditato abbia più ruoli, ad esempio può essere sia Gestore Risorse sia Compilatore Interno. Tali ruoli vengono assegnati dall'amministratore. L'utente in possesso di più ruoli può selezionare il proprio profilo tramite l apposito menù a tendina a seconda della procedura da espletare. Amministratore del sistema L Amministratore è colui che incorpora tutti i ruoli. In dettaglio ha la possibilità di: - Gestire eventi (risolvere eventuali conflitti, approvare eventi, visualizzare ed eventualmente modificare eventi già approvati all'interno del sistema); - Gestire la configurazione generale del sistema (aggiungere risorse, tipologie di evento, assegnare risorse obbligatorie per determinate tipologie di evento ecc); - Gestire gli utenti del sistema; - Inserire nuovi utenti e assegnare loro username, password e ruolo; - Gestire la creazione di template delle mail e decidere quando schedulare l'invio degli alert a utenti del sistema. Gestore dell evento Il Gestore dell Evento risolve eventuali conflitti, approva gli eventi di propria competenza, visualizza ed eventualmente modifica eventi già approvati all'interno del sistema. Gestore delle risorse Un ulteriore livello di accesso è quello rivolto agli uffici comunali Gestori delle risorse, incaricati di valutare la disponibilità delle stesse. Il software consente di sapere quale spazio è occupato in quale giorno. Esso funziona quindi da gestore di spazi e tempi della Città, lavorando efficacemente sulla complessità urbana. Il Gestore delle risorse, rispetto all Amministratore di Sistema, ha compiti più limitati, ovvero: - gestione delle risorse - risoluzione di eventuali conflitti generati da risorse di cui ha la disponibilità. Compilatore eventi esterno Si tratta del ruolo destinato alle associazioni/enti organizzatori di eventi. Questi hanno la possibilità di registrarsi al programma compilando una scheda anagrafica; completata l identificazione l associazione/ente può promuovere i propri appuntamenti e monitorarne lo stato di approvazione. 2

3 L utente registratosi rimane in stato non attivo fintanto che l Amministratore di Sistema (avvisato via mail dell iscrizione di un nuovo utente) non provveda all'abilitazione. Compilatore eventi interno E il profilo ricoperto dal referente comunale che inserisce eventi organizzati direttamente dal Settore che rappresenta o per conto di un Ente esterno promotore di eventi. Creazione delle risorse La creazione delle risorse del software è a carico dell Amministratore di Sistema e non si sostituisce alle normali procedure di gestione del magazzino. In fase di creazione di una risorsa è possibile specificare: - una breve descrizione; - note aggiuntive con informazioni utili per l utente; - la quantità disponibile (se definita); - il costo della risorsa; - la tipologia; - se genera conflitti; - i giorni di occupazione delle risorsa prima e dopo l'evento; - latitudine e longitudine in formato gradi decimali (con possibilità di calcolare tali riferimenti direttamente da Google Maps). Esiste la possibilità di suddividere le risorse in Macro categorie e Tipologie in modo da definire raggruppamenti utili sia per la visualizzazione sia per l'assegnazione a differenti gestori. La Registrazione Occorre accedere allo spazio di Log In cliccando su Accedi all area riservata, in alto a destra nell home page del Calendario: qui ci si può registrare semplicemente cliccando su Non registrato. Ogni Compilatore Eventi Esterno deve inserire i dati dell anagrafica associativa. Dati come partita IVA, codice fiscale e codice IBAN servono per le eventuali richieste di contributo o per il pagamento delle attrezzature a noleggio. Dopo aver inserito i propri dati si riceve una mail di conferma con la username e la password inseriti in fase di registrazione. Dopo la registrazione è possibile inserire e promuovere il proprio evento, organizzare al meglio il calendario delle attività e conoscere in anticipo tutto quello che viene organizzato a Como. Tutti gli utenti che fanno parte del sistema possono visualizzare i propri dati ed eventualmente modificarli. Le informazioni visualizzate sono: - il ruolo con il quale è loggato; - la data della registrazione; - la data dell'ultimo login; - l'indirizzo IP con il quale si sta navigando nel sistema. Subito dopo si trovano i link per poter accedere alla modifica dei propri dati quali: - i dettagli personali (nome utente, nome e cognome); - i contatti ( ed eventuali numeri telefonici); - l'indirizzo (città, provincia e codice postale); 3

4 - i dati dell'associazione (nome, descrizione, indirizzo sede fiscale, sito web, codice IBAN, codice fiscale e partita IVA). Una volta effettuato l accesso si entra nel Pannello di Controllo. A questo punto basta cliccare Proponi un evento e seguire tutte le procedure proposte dal wizard del software. L iter dell evento nel programma L inserimento Per facilitare l'inserimento di un nuovo evento nel sistema, è prevista la presenza di un wizard. Per poter procedere con l'inserimento della proposta è necessario avere a disposizione tutti i dati che riguardano l'evento. Non è infatti possibile interrompere la procedura di inserimento per poi riprenderla successivamente. Nel caso di interruzione, tutti i dati inseriti fino a quel momento verranno persi. Selezionare la data del proprio evento nel calendario organizzato per mese. Si seleziona la data di proprio interesse per l'evento cliccando l'icona verde accanto alla data. La gestione delle sessioni degli eventi è giornaliera. Se un evento è organizzato su più giorni, è necessario selezionare tutte le date. Inserire i seguenti dati generali relativi all'evento, utilizzati poi come base per compilare i dettagli delle singole sessioni: - il nome dell'evento; - il luogo dove viene svolto (attraverso l apertura di un pop up da cui poter selezionare il luogo scelto); - una breve descrizione; - l'affluenza prevista (dato facoltativo a fini statistici); - la tipologia. Regole per l inserimento dei dati: - Utilizzare titoli brevi e comprensibili (il titolo viene riportato nel calendario on line) - Nel campo descrittivo Note è possibile inserire i dettagli dell iniziativa - Nel caso di nomi propri utilizzare sempre le iniziali maiuscole - Evitare forme gergali o termini troppo tecnici se non indispensabile - Fornire la dicitura completa di acronimi e sigle contenute nei titoli - Inserire là dove possibile i link al sito internet dell associazione o dell Evento stesso - Al termine della procedura controllare con cura e attenzione che non ci siano errori di grammatica o di ortografia. E possibile, cliccando sull icona del pianeta, determinare le coordinate di georeferenzazione (latitudine e longitudine in formato gradi decimali) in modo da poter automaticamente posizionare l evento sulla mappa di Google.com. Inserire le generalità dei Responsabili dell'evento. I dati del Responsabile dell iniziativa vengono compilati automaticamente con le informazioni già inserite nel profilo dell'utente che sta presentando la richiesta. La sezione successiva Responsabile organizzativo, se non completata, prenderà di default i dati del Responsabile dell iniziativa. 4

5 Specificare le risorse da richiedere per l'organizzazione dell'evento. In questo step vengono indicate le risorse comunali disponibili. Le risorse si dividono in tre gruppi: - risorse obbligatorie; - risorse Economato; - percorsi (tutto lo stradario complessivo; questa risorsa si utilizza per gli eventi come marce, camminate non competitive, manifestazioni sportive ecc, in modo da segnalare strade e piazze previste dai percorsi). E possibile modificare parte dei dati relativi alle sessioni di evento precedentemente creati. I dati inseriti vengono ripresi da quelli generali ma è possibile specificare orari differenti per ogni singola sessione e indicare una descrizione e un'affluenza diversa (Funzione Riproponi evento simile ). Ogni utente ha la possibilità di riproporre un evento tra quelli disponibili nel proprio Pannello di controllo, visualizzando gli eventi inseriti da me e cliccando sull'icona Riproponi evento. Una volta individuato l'evento da riproporre si deve selezionare la nuova data. Assegnazione del Gestore Risorse per ogni evento Il sistema assegna di default il Gestore Risorse e il Gestore Evento una volta che l utente effettua la scelta del Tipo di evento nel wizard di inserimento. I compiti del Gestore Risorse Ogni Settore è tenuto a nominare le proprie figure interne che assumono il ruolo di Gestore Risorse e Gestore Eventi, con la possibilità di confermare o meno l utilizzo delle risorse in gestione a quel particolare Settore e di pubblicare definitivamente sul Calendario on line l evento. A tutti i Referenti comunali viene assegnata un'utenza valida per collegarsi al sistema composta da ID e PASSWORD. L iter procedimentale per l approvazione dell evento prende avvio dopo l avvenuta consegna di tutta la documentazione e la richiesta ufficiale (in carta da bollo, se necessaria) all Ufficio Protocollo. E possibile controllare lo stato della procedura direttamente sul Calendario: - l evento è stato semplicemente inserito ma non ancora valutato - l evento è approvato e già inserito sul calendario ufficiale visibile al cittadino. - Le icone grafiche assegnate all evento cambiano ad ogni modifica dello stato della procedura : (1) inserito: l evento è stato inserito con successo; (2) approvato: l evento è stato approvato e verrà pubblicato sul calendario ufficiale visibile a tutti i cittadini. Gli eventi non vengono pubblicati finché non sono state completate tutte le operazioni di inserimento e approvazione. La fasi (1) e (2) sono visibili solo agli utenti registrati, così che possano verificare quali sono le date e gli spazi sui quali sono già state effettuate delle richieste. Ogni procedura di inserimento eventi invia in automatico una mail all Ufficio che si deve occupare della pratica. Il sistema prevede l invio automatico di mail agli interessati nel caso di: - evento inserito - evento approvato - evento in conflitto - evento non approvato - evento cancellato. 5

6 Gestione dei Conflitti Può accadere che vengano proposti più eventi che richiedono le stesse risorse o risorse in misura superiore a quelle disponibili o organizzati negli stessi giorni e luoghi. Simili situazioni generano conflitti e sono gestiti dal sistema come anomalie. I conflitti sono segnalati in rosso e sono visibili ai Compilatori, ai Gestori e all Amministratore. L'Amministratore, sfogliando il Calendario, ha la possibilità di vedere quali eventi hanno creato conflitto; il Compilatore, diversamente, ha la possibilità di vedere quali eventi, inseriti da lui, hanno generato conflitti. Il conflitto può essere risolto dall Amministratore del sistema, dal Gestore dell'evento e dal Gestore delle risorse prenotate. Per la risoluzione del conflitto i ruoli indicati visualizzano i dettagli ed eventualmente inseriscono un commento. Tempistica per l inserimento L inserimento dell evento deve avvenire almeno 30 giorni prima della data di realizzazione, in caso contrario non ne viene garantita l autorizzazione da parte degli organi comunali. Per alcune tipologie di eventi è prevista una tempistica differente riportata nella specifica modulistica. Visualizzazione della procedura Il Calendario mostra gli eventi che sono stati inseriti nel sistema, secondo diverse modalità: - l Amministratore visualizza tutti gli eventi: inseriti, approvati, non approvati, con conflitti; - il Compilatore eventi esterno ed interno visualizza tutti gli eventi a lui associati: inseriti, approvati, non approvati e con conflitti; - il Gestore risorse visualizza tutti gli eventi ai quali sono state associate risorse a suo carico, che siano inseriti, approvati, non approvati e con conflitti; - il Gestore eventi visualizza gli eventi in sua gestione nelle diverse fasi: inserito, approvato, non approvato, in conflitto. Il Calendario pubblicato sul portale del Comune di Como, accessibile alla cittadinanza, presenta solo gli eventi approvati in forma definitiva. E possibile, oltre alla visualizzazione come agenda, anche quella su mappa. Responsabili Responsabile amministrativo del Software, con le competenze di controllo, verifica e ruolo di Amministratore è l Ufficio Tempi. Il CED può intervenire nelle procedure quotidiane, come la variazione delle mail automatiche di risposta, la revisione dei profili, l inserimento o l eliminazione degli spazi e la risoluzione di eventuali problemi tecnici legati all utilizzo del programma. N.B. - Le Linee Guida suindicate possono essere soggette a modifiche e/o integrazioni. * * * 6