PROGETTO RE-START 2010

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1 Via Portazzolo n Mantova (I) Tel: Fax:

2 Indice pagina Introduzione 03 UN Global Marketplace (UNGM) 07 Procedura di Procurement 08 Condizioni generali per il Procurement di beni e servizi 10 Elenco delle principali agenzie 12 Metodi di selezione per l'affidamento del Procurement: Rapporto Qualità/Prezzo 18 Global Compact 19 Consigli pratici per potenziali fornitori 20 2

3 Introduzione L'organizzazione delle Nazioni Unite, ONU, è la più importante Agenzia intergovernativa mondiale il cui obbiettivo è quello di incentivare lo sviluppo economico ed il progresso socio-culturale, nonché tutelare i diritti umani e la sicurezza internazionale. Per soddisfare il fabbisogno dei vari Paesi cui l obiettivo è rivolto, l'onu pone in essere alcune azioni, che si concretizzano anche attraverso l acquisto di merci e servizi presso le aziende di tutto il mondo. Si può dunque affermare, che l'onu rappresenti un vasto mercato globale con un giro di affari di circa 14mld nel solo Questa relazione ha lo scopo di analizzare il processo con il quale l'onu acquista merci e servizi presso le aziende nazionali, ovvero il Procurement. A seguire si indica l'elenco dei principali prodotti e servizi che sono stati acquistati nel 2009 dall'onu: Beni Servizi Cibo Forniture Farmaceutiche Materiale medico Veicoli Computer e Software Alloggi e ricoveri Attrezzature per la fornitura di Acqua Materiali chimici Servizi di sicurezza Servizi di ingegneria Servizi di leasing o noleggio Servizi di trasporto Servizi di consulenza Servizi di telecomunicazioni Servizi di costruzione 3

4 Collaborare direttamente con le NU, partecipando a bandi e concorsi, può essere per ciascuna impresa un opportunità in più per ottenere nuove commissioni e cercare di aumentare il proprio volume di affari, senza peraltro sostenere costi. Come dimostrato dal grafico che segue, nel corso degli anni il volume degli affari dell'onu è cresciuto progressivamente, passando da poco più di 8 mld di dollari del 2005 ai quasi 14 mld registrati nel È prevedibile quindi che, anche per il futuro, le spese dell' ONU tenderanno ad aumentare, offrendo ampie possibilità di rendita per le aziende coinvolte nel processo. Come si può notare dalla tabella sottostante, l'italia risulta tra i primi dieci fornitori dell'onu, avendo ottenuto nel 2009 un 2,8 % delle commissioni totali, per un volume di affari pari a 392,2 mln di $. 4

5 In particolare le aziende italiane hanno ricevuto importanti commissioni per : -prefabbricati -generi alimentari -attrezzature mediche e di laboratorio -prodotti farmaceutici -motori elettrici Relativamente ai servizi, vi sono state commissioni importanti per consulenze in materia di : -ingegneria -trasporti -assicurazioni 5

6 I maggiori affidatari di Procurement ad aziende italiane sono state le seguenti organizzazioni: UN/PD milioni di US$ WFP milioni di US$ FAO milioni di US$ UNICEF milioni di US$ PAHO milioni di US$ È comunque importante evidenziare come, tra i maggiori fornitori, siano presenti Stati la cui economia o è in fase di sviluppo o è fortemente deficitaria. Questo è principalmente dovuto alla risoluzione presa dalla Assemblea Generale n 57/249, riguardo al Procurement, che prevede appunto, vi sia un aumento delle commissioni verso questi Paesi, nel tentativo di sviluppare più velocemente le loro economie. Nonostante questo le opportunità per l'italia e, più in generale per le imprese dei Paesi maggiormente industrializzati, non mancano, visto che la quota delle forniture provenienti da Paesi industrializzati, come si può notare dal grafico sottostante, è stabile a poco più del 40%. L'ONU, attraverso i siti internet delle proprie agenzie, pubblica giornalmente i bandi di concorso cui le aziende mondiali possono aderire, selezionando il bando di proprio interesse e presentando la propria offerta. 6

7 Così facendo, le imprese entrano in automatico in una shortlist, ovvero una sorta di database utilizzato dall'onu per la selezione di imprese a cui affidare un appalto. Senza partecipare al bando, si può entrare a far parte di questa shortlist mediante l'iscrizione al UN GLOBAL MARKETPLACE (UNGM) che rende le imprese immediatamente rintracciabili. Inoltre, le imprese possono essere selezionate e contattate anche a seguito di informazioni che le agenzie si scambiano tra loro, o anche semplicemente a seguito di ricerche internet, ma per poter partecipare ad una gara è comunque necessario essere registrati all' UNGM. 7

8 UN Global Marketplace (UNGM) L' UN Global Marketplace è un portale, al quale attualmente partecipano 19 agenzie del sistema delle ONU. Questo database consente di avere un contatto diretto con tutte le agenzie che vi aderiscono, le quali potranno visionare le caratteristiche delle varie imprese e contattarle direttamente per partecipare alle gare d'appalto, qualora le core competence (le competenze principali) dell'impresa siano inerenti alla gara in questione. Nel 2010, l'ungm e le aziende iscritte hanno raggiunto importanti obbiettivi, quali: le 19 agenzie iscritte hanno avuto una spesa complessiva del 95 % sul totale degli appalti ONU; in media vi sono 1000 nuove registrazioni mensili di imprese; oltre fornitori sono stati accettati da almeno un agenzia; 15 bandi di gara sono pubblicati ogni giorno; più di 225 bandi di gara sono presenti e consultabili in ogni momento su UNGM. La registrazione può essere effettuata in modo molto semplice, direttamente presso il sito internet: ed è inoltre possibile consultare i vari bandi al sito internet e selezionare autonomamente quale potrebbe essere inerente con le competenze aziendali. L UNGM, come già detto, pubblica sul proprio sito le richieste di beni o servizi: è quindi indispensabile che le aziende si interessino a questa funzione per rimanere informati sui vari bandi. Un ulteriore facilitazione che l'onu offre è il TENDER SERVICE ALERT, ovvero un servizio che consente alle imprese di ricevere notifica dei bandi pubblicati, che potrebbero essere inerenti 8

9 alle core competence aziendali; questo è possibile perchè al momento della registrazione vengono chieste alcune keyword che consentono un contatto immediato tra le agenzie e le imprese. Procedura di Procurement Dopo aver effettuato la registrazione presso il sito dell'ungm, le organizzazioni prendono in considerazione le varie candidature, dopodiché la normale procedura (alcune organizzazioni utilizzano scaglioni differenti per individuare le modalità di selezione) prevede che per l'affidamento degli appalti vi siano regole a seconda del valore di seguenti : - EXPRESSION OF INTEREST - EOI : Valore degli ordini fino a $ - selezione diretta dei possibili fornitori da parte del responsabile degli appalti in questione che, di norma, identifica 3 fornitori. Successivamente, sulla base di una comparazione delle offerte ricevute, l'ordine viene affidato al fornitore che maggiormente soddisfi le esigenze, la consegna e abbia un buon rapporto qualità/prezzo. - REQUEST FOR QUOTATION - RFQ : Valore degli ordini da $ a $ - la selezione è effettuata invitando alla gara alcune aziende preselezionate e le si invita a presentare un proprio progetto, che dovrà essere inviato in busta chiusa. L'ordine, anche in questo caso, è affidato all'impresa più qualificata e che presenta un rapporto qualità/prezzo vantaggioso. - INVITATION TO BID - ITB : Valore degli ordini superiore a $ - viene inviata una sollecitazione formale per la presentazione del proprio progetto, che viene poi scelto spesso in base al prezzo. 9

10 - REQUEST FOR PROPOSAL - RFP : Valore degli ordini superiore a $ - in questo caso è necessario effettuare una gara internazionale. I fornitori sono invitati a presentare offerte attraverso una pubblicazione su development business. Dopo che le proposte sono state analizzate, il lavoro è affidato all'impresa che ha effettuato la proposta migliore, non necessariamente in base al prezzo minore. È inoltre previsto che alcune agenzie deleghino le autorità dei rispettivi uffici nazionali per l affidamento di Procurement, che in ogni caso non può superare il valore di $. Per le missioni di pace è invece previsto un limite di $. Condizioni generali per il Procurement di beni e servizi A: Requisiti minimi fornitori Per poter partecipare a bandi è necessario soddisfare alcuni requisiti minimi, che includono la capacità legale di firmare contratti, avere le necessarie competenze professionali e tecniche, avere una buona solidità finanziaria e un personale qualificato a soddisfare le richieste. È necessario inoltre, soddisfare i dieci principi generali denominati Global Compact (illustrati a pag. 19). B: Accettazione dell'ordine d'acquisto L'accettazione dell'ordine di acquisto può avvenire solo attraverso restituzione del contratto firmato o attraverso la puntuale consegna della merce conformemente con quanto specificato nel contratto. L'accettazione dell'ordine di acquisto darà origine ad un contratto, che regolerà i rapporti secondo quanto previsto dallo stesso. Non sono ammesse in nessun caso modifiche contrattuali, se non preventivamente concordate dalle due parti. C: Pagamento 10

11 L'ONU, dopo aver ricevuto la merce nei tempi previsti, se non espressamente determinato, effettua il pagamento entro 30 giorni dalla consegna della merce, dei documenti di spedizione e della fattura, nella quale saranno indicati la tipologia dell ordine ed il numero dello stesso. I prezzi non possono essere diversi da quanto pattuito nel contratto, se non è stato stabilito diversamente dalle parti. D : Esenzione da tasse La sezione 7 della convenzione sui privilegi e sulle immunità delle ONU prevede tra l'altro che questi servizi siano esenti da qualunque imposta diretta. Nel caso in cui qualche autorità governativa non riconosca questo diritto all'onu, è dovere del fornitore consultarsi immediatamente con l'agenzia affidataria del Procurement o direttamente con la sede centrale. Il fornitore autorizza l'onu a dedurre dalla propria fattura qualsiasi ammontare riconducibile a tasse, dazi o ricarichi, a meno che il fornitore non si sia accordato prima con l'organizzazione e questa non abbia specificatamente autorizzato il fornitore a inserire in fattura queste tasse. E : Documenti per l'esportazione È compito del fornitore ottenere tutta la documentazione necessaria per l'eventuale esportazione delle merci. F : Rischi di perdite I rischi di danneggiamento, perdita o distruzione delle merci sono a carico del fornitore fino alla consegna della merce e ne sia stata accertata la conformità con quanto stabilito dal contratto. G: Packaging della merce Il fornitore garantisce che la merce e l'imballaggio siano conformi alle specifiche merci acquistate. 11

12 H: Controllo merce L'ONU deve avere un tempo ragionevole, dopo la consegna della merce, per poter controllare la merce ricevuta ed eventualmente rifiutarne l'accettazione se questa non dovesse risultare conforme a quanto stabilito. I: Diritti dell' ONU Nel caso in cui il fornitore non riesca a consegnare la merce nei tempi stabiliti o ad ottenere le condizioni necessarie per l'esportazione, l'onu può, dopo aver dato un tempo ragionevole al fornitore per riuscire ad adempiere e a non pregiudicare l'intero acquisto, esercitare uno dei seguenti diritti : Procurarsi tutti i beni o parti di questi da altri fornitori e obbligare il fornitore inadempiente a sostenere i costi aggiuntivi. Rifiutare di accettare la consegna di tutte o parte delle merci. Recedere dal contratto senza alcuna responsabilità. L: Limitazioni del fornitore Il fornitore non può usare il nome ed il marchio delle ONU per nessuno scopo. Il fornitore non può pubblicizzare o comunque rendere pubblico, che ha fornito o sta fornendo beni all ONU, senza aver ottenuto una specifica autorizzazione. M:Zero tolerance È espressamente previsto che non vi sia alcuna tolleranza per qualsiasi dolo. 12

13 Elenco delle principali agenzie A seguire si fornisce un breve elenco delle principali Organizzazioni che utilizzano il database dell'ungm e si indicano i principali beni e servizi che queste Agenzie acquistano. UN / Procurement Division, acquista attrezzature, beni e servizi oltre che per la sede centrale dell'onu a New York anche per gli uffici distaccati, per le missioni di pace, i tribunali e le missioni speciali. Per partecipare alle gare d'appalto dell' UN/PD occorre presentare una manifestazione di interesse ed essere registrati presso l'ungm. L'UN/PD pubblica nel proprio sito web gli avvisi di manifestazione di interesse e, dopo la avvenuta registrazione, l'organizzazione potrà inviare a propria discrezione la richiesta di offerta / invito a partecipare ai vari bandi. Sul sito è presente una sezione apposita (Acquisition Plan) in cui sono indicati tutti gli acquisti previsti nell'anno di riferimento ed è inoltre disponibile l'elenco dei contratti aggiudicati, la cui consultazione è utile per comprendere i contratti e gli acquisti effettuati dalla struttura Per motivi di urgenza, l UN/PD può inviare ad alcuni fornitori registrati, direttamente, senza pubblicare la Manifestazione di interesse, la richiesta di preventivo (per contratti inferiori a 25000$), la richiesta a partecipare a gare d'appalto o la richiesta di offerta. A seguire l'elenco dei principali beni e servizi acquistati dall UN/PD: Prodotti chimici e petroliferi Attrezzature e servizi di telecomunicazione Servizi di catering e razioni alimentari Attrezzature di EDP-electronic data processing Locazione beni immobili Ispezioni e servizi correlati Servizi di architettura,ingegneria e costruzioni Apparecchiature elettriche Logistica Servizi bancari e investimento 13

14 UNICEF è attivo in 156 Paesi; il Procurement affidato nel 2009 è stato pari ad un totale di 2,4 mld di dollari, svolto dia dalla sede centrale che dagli uffici a livello locale dopo aver effettuato l'iscrizione all UN GLOBAL MARKETPLACE. Beni e servizi acquistati dall'unicef: Vaccini Zanzariere Prodotti e attrezzature sanitari Prodotti farmaceutici Materiale scolastico Acqua e trattamento acqua Servizi tipografici Materiale per uffici e IT Attrezzature da campo\shelter Alimentari Per potere partecipare a bandi dell'unicef è necessaria una prequalifica, concessa solo in seguito ad una valutazione della solidità finanziaria dell'azienda, delle capacità tecniche, della capacità produttiva, delle performance nella consegna e dei servizi post vendita previsti nel luogo di destinazione. Gli avvisi di gara emanati dall'unicef sono consultabili al sito UNFPA, United Nations Population Found, è un organizzazione attiva negli interventi sanitari nei Paesi in via di sviluppo, mirante al controllo delle nascite ed ai sistemi educativi per lo sviluppo. Per partecipare alle gare dell'unfpa occorre registrarsi attraverso l' UN Global Marketplace. Beni e servizi acquistati dall'unfpa contraccettivi Attrezzature mediche Autoveicoli Servizi tipografici ed editoria Materiali e mobili per ufficio Attrezzature comunicazione e IT Prodotti farmaceutici Servizi vari Gli avvisi di gara dell'unfpa sono consultabili presso : 14

15 UNOPS, UNITED NATIONS OFFICE FOR PROJECT SERVICE, fornisce servizi tra cui l'organizzazione di gare d'appalto e la stipulazione di contratti; opera principalmente nei settori: emergenza (Indonesia, Maldive, Sri Lanka), post-conflitto (Iraq, Afghanistan e Sudan), Paesi in via di sviluppo e Paesi ad economia in transizione; si occupa spesso di progetti pluriennali di riforma del settore pubblico e di capacity building, ambiente ed infrastrutture sociali. Per i Procurement di grossa entità utilizza la procedura della gara internazionale aperta attraverso annunci pubblici, mentre nei casi in cui il Procurement è di basso valore o si renda necessaria una procedura d'urgenza, che non consente la gara pubblica, si utilizza una gara internazionale ristretta, avvalendosi delle liste dei fornitori disponibili. Beni e servizi acquistati dall'unops Autoveicoli e parti Attrezzature di EDP Ferro acciaio e metalli Impianti e servizi di telecomunicazione Impianti speciali Servizi generali Servizi di architettura, ingegneria e costruzioni Sminamento Riforma del settore pubblico/servizi elettorali Impianti di sicurezza Carta e materiale di cancelleria Gestione ambiente Gli avvisi di gara sono pubblicati sul sito : 15

16 UNDP, l'united Nations Developement Programme, è l'organizzazione che si occupa di sviluppo e in particolare i suoi obbiettivi sono il rafforzamento della democrazia, la riduzione della povertà, la prevenzione delle crisi, l energia e l ambiente, il trattamento e la prevenzione di HIV/ AIDS. L'UNPD pubblica gli avvisi di gara nel proprio sito web e nell'ungm, ma per contratti inferiori a dollari occorre visitare i siti dei 166 Country Offices, poiché per questi contratti l'intero processo di Procurement è di competenza dei singoli uffici. Il sito dell UNPD dove è possibile consultare i bandi attualmente in corso è Beni e servizi acquistati dall'undp Prodotti sanitari Impianti produzione energia Impianti di sicurezza Attrezzature d'ufficio Assistenza elettorale Servizi di formazione professionale Servizi di IT Autoveicoli Servizio di gestione ambientale Servizi di telecomunicazione In caso di domande riguardo al processo di Procurement, è possibile contattare direttamente l'organizzazione: United Nations Development Programme Procurement Support Office Bureau of Management 304 East 45th Street New York, NY pso.info@undp.org 16

17 Le altre organizzazioni in cui è necessaria la registrazione presso il database UN Global Marketplace per poter accedere ai bandi sono : Organizzazione Sigla Sito web Food and Agriculture Organization of the United Nations FAO International Atomic Energy Agency IAEA The International Fund for Agricultural Development IFAD International Labour Organization ILO International Trade Centre UNCTAD/WTO ITC International Telecommunication Union ITU United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization UNESCO United Nations High Commissioner for Refugees UNHCR United Nations Procurement Division UN/PD United Nations Economic Commission for Africa UNOV United Nations Office at Vienna UNECA United Nations Industrial Development Organization UNIDO United Nations Relief and Works Agency UNRWA World Food Programme WFP World Intellectual Property Organization WIPO Per le agenzie che non fanno parte del sistema è invece necessario consultare direttamente i singoli bandi, ad esempio le missioni di pace e le sedi dell'onu di Ginevra,Vienna e Nairobi hanno un proprio database non integrato con l'ungm. 17

18 Metodi di selezione per l'affidamento del Procurement: Rapporto qualità/prezzo In base alla regolamentazione finanziaria 5.12 viene indicato il rapporto qualità/prezzo (best value for money, BVM) come uno dei principi base che devono essere presi in considerazione per l'affidamento del Procurement. Nell'acquisto di beni, servizi o lavoro, tutto il personale, che ha il compito di selezionare le migliori offerte pervenute dalle aziende, deve assicurarsi che vi sia il miglior rapporto possibile, considerati tutti i fattori, come ad esempio costi, benefici, rischi e risorse richieste. Il rapporto qualità prezzo è altresì inteso come l'ottimizzazione dei costi e della qualità indispensabili per incontrare le richieste dell'utente, tenendo in considerazione i rischi potenziali e le risorse disponibili. L'obbiettivo è raggiungere il massimo beneficio per l'organizzazione. Il prezzo non è pero l'unico elemento che viene tenuto in considerazione, ma vengono esaminati altri elementi quali : 1. Equità, Integrità e trasparenza finanziaria 2. Rispetto delle richieste e delle scadenze 3. Capacità competitiva internazionale 4. Interesse dell'onu 18

19 Global Compact Oltre ai requisiti tecnici e finanziari prima elencati, per poter ottenere appalti dall'onu è necessario rispettare dieci principi fondamentali, riguardanti l'area dei diritti umani, del lavoro, dell'anticorruzione e del rispetto dell'ambiente, il cui insieme è chiamato GLOBAL COMPACT. DIRITTI UMANI 1. Alle imprese è richiesto di promuovere e rispettare i diritti umani universalmente riconosciuti. 2. Alle imprese è richiesto di assicurarsi di non essere complici nell'abuso di diritti umani. LAVORO 3. Alle imprese è richiesto di sostenere la libertà di associazione dei lavoratori e riconoscere il diritto di contrattazione collettiva. 4. Alle imprese è richiesta l'eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato e obbligatorio. 5. Alle imprese è richiesta l'effettiva eliminazione del lavoro minorile. 6. Alle imprese è richiesta l'effettiva eliminazione di ogni forma di discriminazione in materia di impiego e professione. RISPETTO DELL'AMBIENTE 7. Alle imprese è richiesto di sostenere un approccio preventivo nei confronti dell'ambiente. 8. Alle imprese è richiesto di intraprendere iniziative che promuovano una maggiore responsabilità nei confronti dell'ambiente. 9. Alle imprese è richiesto di incoraggiare lo sviluppo e la diffusione di tecnologie che rispettino l'ambiente. ANTI-CORRUZIONE 10. Le imprese si impegnano a contrastare la corruzione in ogni sua forma. 19

20 Consigli pratici per potenziali fornitori Si conclude questa presentazione elencando alcuni consigli pratici per quanti volessero intraprendere le opportunità offerte dal sistema dei donors internazionali. Rispondere sempre alle richieste di offerta, poiché in seguito a cinque mancate risposte consecutive vi è la cancellazione automatica dal database. Studiare molto attentamente la documentazione, con particolare attenzione alle richieste e alle date di scadenza, Assicurarsi che la vostra offerta coincida con TUTTE le richieste dell'organizzazione. Richiedere informazioni qualora ci sia qualcosa di non specificato (le informazioni verranno poi comunicate a tutti i fornitori interessati alla gara). Scegliere con cura le parole chiave da immettere durante la registrazione sul database UNGM, poiché in base a quelle sarà possibile ricevere o meno le notifiche. 20