1 Questionario PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)

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1 1 Questionario PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO) Rilevazione dello Stato dell arte dei PMO in Italia 1.1 Istruzioni Nella Sezione Dati Anagrafici sono richieste alcune informazioni fondamentali per ricostruire il Campione rappresentativo della ricerca, pertanto si prega il compilatore di inserire tutte le informazioni richieste; in particolare, per quanto riguarda quelle relative all Azienda, nel caso in cui non si abbiamo a disposizione le informazioni richieste, si prega di inserire almeno il nome dell Azienda: tale informazione sarà utilizzata soltanto a fini statistici e non verrà citato all interno dei risultati di ricerca, in quanto i questionari sono rigorosamente Anonimi e Riservati. Il Questionario è organizzato per tenere conto di realtà aziendali sia con PMO sia senza PMO, in particolare sono stati predisposti due percorsi alternativi attivati rispettivamente in funzione della opzione scelta nella Domanda 1.4. Nel corso del questionario alcune domande fanno riferimento genericamente ad Iniziative, intese come Progetti, Programmi o Portafogli di Progetti e Programmi. In questo modo, ogni volta che nelle domande si fa riferimento alle Iniziative si intende coprire tutti gli ambiti di Applicazione del PMO. In alcuni casi, nelle opzioni disponibili è possibile specificare anche la specifica Iniziativa a cui si può applicare la risposta, altrimenti la risposta è da intendersi automaticamente applicata a tutti i tipi di Iniziative. Inoltre, in alcune domande a scelta multipla è possibile pesare (Alto, Medio, Basso) le opzioni selezionate con lo scopo di fornire una priorità o importanza alle proprie scelte: In linea generale si consiglia di non assegnare lo stesso peso a più domande, anche se ciò può essere fatto tutte le volte che tale pratica può aiutare a descrivere meglio la specifica realtà aziendale. Inoltre, in questo tipo di domande non è obbligatorio fornire un peso (e quindi una risposta) a tutte le opzioni disponibili in ciascuna domanda. Infine, in calce ad ogni domanda è possibile inserire dei commenti liberi, utili per fornire informazioni supplementari alle opzioni selezionate (es. nel caso di selezione dell opzione Altro ). Il Questionario compilato può essere inviato via all indirizzo osservatoriopmo@pmi-nic.org o via Fax al numero

2 1.2 Dati Anagrafici Azienda o Nome: o Settore: o Fatturato: o N.ro dipendenti: o Localizzazione Geografica Italia: Resto del Mondo: Intervistato o Ruolo: o Anzianità nel Ruolo: Cosa si intende per PROJECT MANAGEMENT OFFICE. Un Project Management Office (PMO) è un unità organizzativa che consente di centralizzare e coordinare la gestione di Iniziative Progettuali sotto il suo raggio d azione. Un PMO può assumere varie denominazioni, in funzione di specifici contesti aziendali o settori Industriali, di seguito sono elencate le definizioni più comuni: Program Management Office, Ufficio di Progetto, Ufficio di Programma, Segreteria Progetti, Ufficio Pianificazione e Reporting, Servizio Coordinamento Progetti, Project Controlling, Ufficio Supporto Protetti, Ufficio Tecnico, Monitoraggio Progetti, IT Demand Management, IT Relationship Management Un PMO sovrintende alla gestione di progetti, programmi o a una combinazione di entrambi. I progetti supportati o amministrati dal PMO possono non avere altro tipo di correlazione che quella riguardante il fatto che sono gestiti insieme. Alcuni PMO si occupano tuttavia di coordinare e gestire progetti correlati. In numerose strutture organizzative, tali progetti vengono infatti raggruppati o correlati in base al modo in cui il PMO intende coordinarli e gestirli. Il PMO focalizza la sua attenzione sulla pianificazione coordinata, sulle priorità delle Iniziative e sull esecuzione di progetti e sottoprogetti collegati agli obiettivi aziendali complessivi della struttura organizzativa principale o del cliente. I PMO possono operare come un continuum e la loro attività spazia dalla fornitura di funzioni di supporto al Project Management sotto forma di formazione, software, regole standardizzate e procedure fino alla gestione diretta e alla responsabilità insita nel raggiungimento degli obiettivi di progetto. Un PMO specifico può essere delegato e debitamente autorizzato ad agire in qualità di stakeholder integrato nel processo e responsabile chiave dell assunzione di decisioni durante la fase di avvio di ciascun progetto; può inoltre individuare nuovi Investimenti o proporre la chiusura di progetti per garantire l uniformità degli obiettivi aziendali, fornendo tali indicazioni al Management che ha la responsabilità finale di tali decisioni. Il PMO può inoltre venire coinvolto nella selezione, nella gestione e nella riassegnazione, se necessario, di personale di progetto condiviso e, ove possibile, di personale di progetto dedicato

3 1.3 Lei condivide la definizione di PMO? (a) Si (b) No (c) In parte 1.4 La sua Azienda ha costituito un Gruppo di Lavoro dedicato alla Gestione delle Iniziative Progettuali di seguito denominato PMO? (a) Si Rif. Cap. 2 Aziende con PMO (b) No Rif. Cap. 3 Aziende senza PMO (c) No, ma lo sta costituendo Rif. Cap. 3 Aziende senza PMO (d) Solo per specifiche Iniziative Rif. Cap. 2 Aziende con PMO - 3 -

4 2 Questionario per Aziende con PMO 2.1 Stato Attuale Di che cosa si occupa il PMO nella Sua Azienda? (a) Progetti (b) Programmi (c) Portafoglio Progetti e Programmi Da quanto tempo la sua Azienda ha costituito un PMO? (a) 1 anno o meno (b) 1 2 anni (c) 3 5 anni (d) Più di 5 anni (e) Non Applicabile Iniziative Progetti Programmi Portafoglio Il PMO è una Funzione Aziendale permanente, oppure è un Team che viene costituito temporaneamente per esigenze specifiche? (a) Permanente (b) Temporaneo (c) Altro (es. situazioni miste) Iniziative Progetti Programmi Portafoglio Qual è la dimensione del Team di PMO (compreso il/i Responsabile/i)? (a) Meno di 5 persone (b) Tra 5 e 10 Persone (c) Tra 11 e 30 Persone (d) Maggiore di Qual è la Percentuale di Responsabili di Progetti/Programmi all interno del/i Team di PMO? (a) 0% (b) Meno del 25% (c) Tra il 26% ed il 50% (d) Tra il 51% ed il 75% (e) 100% - 4 -

5 2.1.6 Quante Iniziative sono mediamente gestite dal PMO? (a) Fino a 2 (b) Tra 3 e 10 (c) Tra 11 e 30 (d) Tra 31 e 100 (e) Più di Quali sono le Tipologie di Iniziative gestite dal PMO? (a) Sviluppo Software (b) Studi, Analisi e Progettazione (c) Ingegneria ed Infrastrutture (d) Preparazione Gare Pubbliche (e) Servizi di Outsourcing (f) Altro Quale delle seguenti Tipologie di Iniziative gestisce il PMO? (a) Interne all'azienda (b) Esterne all'azienda (es. per conto di terzi) (c) Interne ed Esterne Quali Standard e Metodologie sono utilizzati? (a) PMI (b) Prince2 (c) CMMI (d) ISO (e) IEEE (f) Metodologie proprietarie dell Azienda (g) Altro - 5 -

6 Quali sono i Processi affidati al PMO? (a) Definizione Metodologia (b) Gestione Tempi (c) Gestione ed Allocazione Risorse (d) Gestione Economica (e) Gestione Ambito (Scope & Change Request) (f) Gestione Performance (Reporting) e Priorità (g) Gestione del Rischio (h) Selezione, Sviluppo e Gestione Strumenti (i) Formazione e Coaching dei PM e dei Team (j) Altro Solo Supporto Autorità Potere Decisionale Iniziative Progetti Programmi Portafoglio Quali Processi di PMO sono supportati da Strumenti Informatici? (a) Gestione Tempi (b) Gestione ed Allocazione Risorse (c) Gestione Economica (d) Gestione Ambito (Scope & Change Request) (e) Knowledge Management (Template, Lessons Learned, ) (f) Gestione Performance (Reporting) e Priorità (g) Gestione del Rischio (h) Formazione dei PM e dei Team di Progetto (i) Altro Iniziative Progetti Programmi Portafoglio Quali Tipologie di Strumenti Informatici sono utilizzati dal PMO? (a) Applicazioni Commerciali (sia in versione Standard sia con Personalizzazioni)[Quali?]. (b) Applicazioni proprietarie sviluppate ad hoc Iniziative Progetti Programmi Portafoglio

7 (c) Moduli specifici all interno di Sistemi ERP (d) Applicazioni multi-utente con base dati centralizzata che permettono una gestione distribuita delle informazioni (es. Client-Server, Web-based). (e) Applicazioni mono-utente che prevedono la condivisione dei dati mediante lo scambio di file attraverso i canali standard (es. , repository). (f) Applicazioni general pur pose opportunamente configurate per essere utilizzate nella gestione delle Iniziative Progettuali (es. Fogli Elettronici). (g) Altro Qual è il budget medio delle Iniziative gestite dal PMO? (a) Meno di Euro (b) Tra e Euro (c) Tra e 1 Milioni di Euro (d) Tra 1 e 5 Milioni di Euro (e) Oltre i 5 Milioni di Euro Iniziative Progetti Programmi Portafoglio 2.2 Come si è arrivati allo Stato Attuale Quali sono state le spinte per costituire un PMO? (a) Gestione di una Iniziativa strategica (b) Risposta a fallimento di una Iniziativa (c) Necessità di un approccio formale e consistente per la Gestione delle Iniziative (d) Necessità di supporto e di un unico centro di contatto per i Responsabili delle Iniziative (e) Necessità di migliorare la Gestione Economica (f) Necessità di migliorare i Risultati (Tempi, Costi, Qualità, ) delle Iniziative (g) Necessità di applicare Normative specifiche (h) Altro - 7 -

8 2.2.2 Chi sono stati gli iniziatori e sostenitori del PMO? (a) Top Management (CEO, COO, CFO, CIO) (b) Responsabile Divisione (c) Responsabile Funzionale (riportare funzione) (d) Project/Program Manager (e) Altro Quali sono state le Attività effettuate per costituire e far evolvere il PMO? (a) Assunzione del Personale di PMO (b) Definizione Percorsi di Carriera nel PMO (c) Formazione (d) Costituzione di una Unità Organizzativa (e) Definizione Funzioni, Ruoli e Responsabilità del PMO (f) Certificazioni (g) Altro Da chi sono state condotte le attività per la creazione e lo sviluppo del PMO? (a) Da personale interno (b) Da personale interno esperto con il supporto di Consulenti esterni (c) Da Consulenti esterni e personale interno non esperto (d) Da Consulenti esterni Qual è stato l investimento iniziale effettuato per costituire il Team di PMO? (a) Meno di Euro (b) Tra e Euro (c) Tra e Euro (d) Tra Euro e 1 Milione di Euro (e) Tra 1 e 5 Milioni di Euro (f) Oltre i 5 Milioni di Euro Iniziative Progetti Programmi Portafoglio - 8 -

9 2.2.6 Quali sono state le principali difficoltà incontrate per l avvio e lo sviluppo del PMO? (a) Ottenere la sponsorizzazione (b) Ottenere il coinvolgimento delle funzioni aziendali (c) Far comprendere le funzioni e le evoluzioni possibili del PMO (d) Costituire il gruppo di PMO (e) Applicare a tutti i progetti i metodi e gli standard (f) Introdurre e utilizzare gli Strumenti di PM in azienda In caso di successo, quali sono stati i fattori che hanno determinato il successo del PMO? (a) Sponsorizzazione adeguata (b) Comprensione delle Priorità e fornitura di risultati concreti e immediati (c) Visibilità e comunicazione adeguata a livello aziendale delle iniziative del PMO (d) Selezione personale esperto con skills specifici (e) Formazione adeguata (f) Costituzione di una Unità Organizzativa (g) Definizione Funzioni, Ruoli e Responsabilità del PMO (h) Affiancamento di Consulenti Esterni (i) Introduzione di Metodologie, Standard e Strumenti (j) Coinvolgimento Attivo di tutti gli Stakeholder (Project/Program Manager, Top Management, Middle Management, ) (k) Altro In caso di fallimento, quali sono stati i fattori che hanno determinato il fallimento del PMO? (a) Sponsorizzazione Inadeguata (b) Inadeguato Supporto ai Responsabili di Progetti/Programmi (c) Scarsa Visibilità e Comunicazione a livello aziendale delle iniziative del PMO (d) Costituzione di un PMO composto da risorse inesperte con skill non specifici (e) Programmi formativi inadeguati (f) PMO legato a specifiche Iniziative e non ad una apposita Unità Organizzativa (g) Funzioni, Ruoli e Responsabilità del PMO definiti in - 9 -

10 modo Inadeguato (h) Non Utilizzo di Consulenti Esterni (i) Metodologie, Standard e Strumenti Inadeguati o non introdotti del tutto (j) Scarso coinvolgimento Attivo di tutti gli Stakeholder (Project/Program Manager, Top Management, Middle Management, ) (k) Altro 2.3 Profilo del Team di PMO Qual è la composizione tipica del Team di PMO? (a) Dipendenti dell Azienda assunti appositamente (b) Dipendenti dell Azienda spostati da altre Funzioni (c) Consulenti esterni all azienda (d) Dipendenti e Consulenti esterni all azienda Nel caso di Dipendenti spostati da altre Funzioni Aziendali, quali sono i Dipartimenti tipici di provenienza? (a) Amministrazione (b) Sistemi Informativi (c) Ricerca e Sviluppo (d) Produzione/Esercizio (e) Funzione Gestione Progetti/Programmi (f) Qualità (g) Vendite (h) Altro Qual è l esperienza media lavorativa del Personale coinvolto? (a) Meno di 2 anni (b) Tra 2 e 5 anni (c) Tra 5 e 10 anni (d) Tra 10 e 20 anni (e) Oltre i 20 anni

11 2.3.4 Qual è il background Scolastico del Personale coinvolto? (a) Dottorato di ricerca (b) Master (c) Laurea (d) Diploma (e) Altro Qual è la Formazione specialistica del Personale coinvolto? (a) Corsi Esterni di Project Management (b) Corsi Interni di Project Management (c) Certificazione del PMI (PMP/CAPM) (d) Altre Certificazioni (Quali?) (e) Master in Project Management o MBA (f) Altro Quali attitudini di base ritiene devono esserci per una persona che entra o è all interno di un PMO? (a) Comunicare (b) Innovare (c) Organizzare (d) Supervisionare (e) Gestire i Conflitti (f) Negoziare (g) Altro Quali sono stati i Criteri di Selezione del Personale da inserire nel Team di PMO? (a) Performance ed Attitudini Personali (b) Background Scolastico e Formativo (c) Esperienza di lavoro all interno di Progetti/Programmi (d) Dipartimento di provenienza (e) Certificazione in Project Management (f) Altro

12 2.4 Risultati La Sua Azienda si ritiene soddisfatta dai risultati ottenuti dal PMO alla data odierna? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per niente Tali risultati sono in linea con gli obiettivi originali? (a) Completamente (b) Parzialmente (c) Gli Obiettivi sono stati rivisti (d) Per niente Quali sono state le aree di miglioramento nella Gestione delle Iniziative? (a) Metodologia (b) Gestione Tempi (c) Gestione ed Allocazione Risorse (d) Gestione Economica (e) Gestione Ambito (Scope & Change Request) (f) Gestione Performance (Reporting) e Priorità (g) Gestione del Rischio (h) Selezione, Sviluppo e Gestione Strumenti (i) Formazione e Coaching dei PM e dei Team (j) Altro Iniziative Progetti Programmi Portafoglio In che misura è cambiata la probabilità di Successo delle Iniziative? (a) Aumento Significativo (b) Aumento Contenuto (c) Nessuna Differenza (d) Peggiorata

13 2.4.5 In che misura il PMO ha contribuito ad aumentare la Comunicazione tra Business ed i Team di Progetto? (a) Aumento Significativo (b) Aumento Contenuto (c) Nessuna Differenza (d) Peggiorata In che misura il PMO ha contribuito a diminuire i Rischi di Business collegati alle Iniziative? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per Niente In che misura il PMO ha contribuito ad ottimizzare l utilizzo delle Risorse Aziendali coinvolte nelle Iniziative? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per Niente In che misura il personale coinvolto nel PMO si ritiene soddisfatto del proprio Ruolo e di come viene percepito in Azienda? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per Niente 2.5 Evoluzioni Future La Sua Azienda continuerà ad investire nel PMO? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per Niente Nei piani futuri della Sua Azienda, il numero di Iniziative monitorate dal PMO è destinato a: (a) Crescere (b) Rimanere invariato (c) Diminuire (d) Non so

14 2.5.3 Nei piani futuri della Sua Azienda, il numero di compiti affidati al PMO è destinato a: (a) Crescere (b) Rimanere invariato (c) Diminuire (d) Non so Quali sono gli aspetti del PMO che la Sua Azienda ritiene più importante migliorare? (a) Metodologia (b) Gestione Tempi (c) Gestione ed Allocazione Risorse (d) Gestione Economica (e) Gestione Ambito (Scope & Change Request) (f) Gestione Performance (Reporting) e Priorità (g) Gestione del Rischio (h) Selezione, Sviluppo e Gestione Strumenti (i) Formazione e Coaching dei PM e dei Team (j) Altro Iniziative Progetti Programmi Portafoglio Da quale struttura aziendale sono sponsorizzati e/o richiesti i miglioramenti previsti? (a) Direzione Generale (b) Direzione Tecnica (c) Manager Funzionali (d) Project Manager (e) Altro

15 2.5.6 Quali sono le principali sfide che il PMO deve affrontare ed il loro grado di difficoltà? (a) Accettazione da parte del Top Management (CEO, COO, CFO, CIO) (b) Accettazione da parte dei Responsabili di Progetti/Programmi (c) Accettazione da parte dei Manager Funzionali (d) Accettazione da parte del Cliente (e) Finanziamenti appropriati (f) Formale definizione del ruolo di PMO (g) Assicurare un applicazione consistente delle Metodologie definite (h) Ottenere informazioni reali dai Responsabili di Progetti/Programmi (i) Altro Ritiene che le iniziative del PMI-NIC possano contribuire alla diffusione della conoscenza del ruolo e dell importanza di un PMO? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per niente (e) Non conosco il PMI-NIC Quale delle seguenti iniziative del PMI-NIC ritiene più efficaci come ausilio nella realizzazione / sviluppo di un PMO nella Sua Azienda? (a) Organizzazione di Conferenze (b) Corsi Teorici (c) Individuazione di strumenti (d) Ricerche e studi su tematiche specifiche (e) Pubblicazioni (libri, articoli) (f) Newsletter (g) Altro (h) Non so

16 3 Questionario per Aziende Senza PMO Tale questionario deve essere attivato dopo la domanda Se la Sua Azienda non ha un Team di PMO, quali sono le ragioni? (a) Non Interessa (b) Non è stato ancora preso in considerazione (c) Non è applicabile (d) Lo stiamo costituendo 3.2 Di che cosa si dovrebbe occupare il PMO nella Sua Azienda? (a) Progetti (b) Programmi (c) Portafoglio Progetti e Programmi 3.3 Quali potrebbero essere le motivazioni che portano alla costituzione di un PMO? (a) Gestione di una Iniziativa strategica (b) Risposta a fallimento di una Iniziativa (c) Necessità di un approccio formale e consistente per la Gestione delle Iniziative (d) Necessità di supporto e di un unico centro di contatto per i Responsabili delle Iniziative (e) Necessità di migliorare la Gestione Economica (f) Necessità di migliorare i Risultati (Tempi, Costi, Qualità, ) delle Iniziative (g) Necessità di applicare Normative specifiche (h) Altro 3.4 Quali potrebbero essere gli Sponsor, gli iniziatori e sostenitori del PMO? (a) Top Management (CEO, COO, CFO, CIO) (b) Responsabile Divisione (c) Responsabile Funzionale (riportare funzione) (d) Project/Program Manager (e) Altro

17 3.5 Quale potrebbe essere un investimento accettabile per avviare un Team di PMO idoneo alle esigenze della sua azienda? (a) Meno di Euro (b) Tra e Euro (c) Tra e Euro (d) Tra Euro e 1 Milione di Euro (e) Tra 1 e 5 Milioni di Euro (f) Oltre i 5 Milioni di Euro 3.6 Quali sarebbero le principali difficoltà che incontrerebbe per avviare e sviluppare un PMO? (a) Ottenere la sponsorizzazione (b) Ottenere il coinvolgimento delle funzioni aziendali (c) Far comprendere le funzioni e le evoluzioni possibili del PMO (d) Costituire il gruppo di PMO (e) Applicare a tutti i progetti i metodi e gli standard (f) Introdurre e utilizzare gli Strumenti di PM in azienda 3.7 Quali sarebbero i fattori a supporto per l avvio e lo sviluppo del PMO? (a) Sponsorizzazione adeguata (b) Comprensione delle Priorità e fornitura di risultati concreti e immediati (c) Visibilità e comunicazione adeguata a livello aziendale delle iniziative del PMO (d) Selezione personale esperto con skills specifici (e) Formazione adeguata (f) Costituzione di una Unità Organizzativa (g) Definizione Funzioni, Ruoli e Responsabilità del PMO (h) Affiancamento di Consulenti Esterni (i) Introduzione di Metodologie, Standard e Strumenti (j) Coinvolgimento Attivo di tutti gli Stakeholder (Project/Program Manager, Top Management, ) (k) Altro

18 3.8 Quale dovrebbe essere la composizione tipica del Team di PMO? (a) Dipendenti dell Azienda assunti appositamente (b) Dipendenti dell Azienda spostati da altre Funzioni (c) Consulenti esterni all azienda (d) Dipendenti e Consulenti esterni all azienda 3.9 Quali dovrebbero essere le attitudini di base per una persona da inserire all interno di un PMO? (a) Comunicare (b) Innovare (c) Organizzare (d) Supervisionare (e) Gestire i Conflitti (f) Negoziare (g) Altro 3.10 Ritiene che le iniziative del PMI-NIC possano contribuire alla diffusione della conoscenza del ruolo e dell importanza di un PMO? (a) Molto (b) Abbastanza (c) Poco (d) Per niente (e) Non conosco il PMI-NIC 3.11 Quale delle seguenti iniziative del PMI-NIC ritiene più efficaci come ausilio nella realizzazione / sviluppo di un PMO nella Sua Azienda? (a) Organizzazione di Conferenze (b) Corsi Teorici (c) Individuazione di strumenti (d) Ricerche e studi su tematiche specifiche (e) Pubblicazioni (libri, articoli) (f) Newsletter (g) Altro (h) Non so