SITO WEB DI ARPAT METODOLOGIA PER LA RIPROGETTAZIONE

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1 SITO WEB DI ARPAT METODOLOGIA PER LA RIPROGETTAZIONE Carlotta Alaura Pagina 1 23/06/2009

2 PREMESSA Il sito Web di ARPAT, on-line nell'attuale versione da novembre 2003, è uno strumento di comunicazione dell'agenzia verso i cittadini, le imprese, le istituzioni locali, i media, la società in genere. In quanto tale deve essere ispirato ai principi e ai criteri che guidano le attività di informazione e comunicazione dell'ente ed essere con esse strettamente integrato e interconnesso. Sono obiettivi del sito Web: - far conoscere le attività dell'agenzia - offrire il patrimonio conoscitivo dell'agenzia in una versione divulgativa, facilmente accessibile e comprensibile anche ad un pubblico di non esperti - favorire il dialogo con i cittadini Da marzo 2009 i contenuti del sito Web ARPAT sono stati migrati sul CMS open source Plone 2.5. L'adozione della nuova tecnologia consente di procedere alla rivisitazione del sito Web che, pensato nel 2003, risulta obsoleto sia rispetto a parametri interni (evoluzione dei processi e del modello organizzativo di ARPAT) sia rispetto a parametri esterni, in particolare alle rapide evoluzioni che caratterizzano Internet (si pensi alle caratteristiche che il Web aveva nei primi anni '90 e si confrontino con quelle del cd. Web 2.0). La rivisitazione del sito Web sarà complessiva e riguarderà - contenuti - modalità di navigazione - layout grafico - modalità di gestione e aggiornamento configurandosi quindi, per ampiezza e profondità come una vera e propria attività di riprogettazione. L adozione del CMS Plone per la redazione del sito Web si inquadra in una più ampia politica di utilizzazione dello stesso in ambito agenziale. In questa sede interessa in particolare la futura adozione di Plone per la gestione della rete intranet (Omnibus) nella misura in cui favorisce il necessario processo di razionalizzazione della pubblicazione dei contenuti. La riprogettazione del sito Web verrà gestita congiuntamente alla migrazione di Omnibus a Plone puntando alla realizzazione di un DB dei contenuti unico, di supporto tanto al sito Web quanto ad Omnibus, che gestisca la pubblicazione nella sede più opportuna secondo workflow/layout differenziati). L obiettivo mira contemporaneamente alla riduzione dei tempi di trattamento delle informazioni (ciascun contenuto verrà inserito una sola volta) e ad una migliore definizione dei sui flussi informativi (cosa/come/dove si pubblica). La razionalizzazione dei flussi informativi oltre che alla definizione degli ambiti intranet/internet (interno/esterno) punterà all integrazione e allo sviluppo di sinergie forti con l intero processo di conoscenza ambientale e i suoi strumenti, in particolare con il SIRA e le RSA provinciali e regionali. Per favorire il raggiungimento degli obiettivi sopra esplicitati i lavori relativi alla riprogettazione congiunta di Omnibus (U.O. Comunicazione e informazione Dip. Firenze) e del sito Web (A.F. Comunicazione e Informazione) sono stati ricompresi nella attività del Gruppo di sperimentazione di cui al DDG 133/2009. La riprogettazione verrà effettuata da un team di sviluppo interno e prevede il ricorso a risorse esterne per parti limitate del progetto riconducibili alla mancanza di specifiche competenze interne e/o a criteri di convenienza nell affidamento esterno. Nei paragrafi successivi vengono esplicitati il percorso e le modalità con cui si intende procedere alla riprogettazione del sito Web. Si tratta di un processo che privilegia la fase di conoscenza e di, secondo un approccio che si fonda sull'assunto banale che prevenire è meglio che curare e che il tempo impiegato a riflettere sul se e sul come fare le cose è un investimento in termini di affidabilità, durata e riuscita dell intero progetto. E' altresì un Carlotta Alaura Pagina 2 23/06/2009

3 processo che privilegia l'ascolto e la partecipazione, sia interna che esterna: nell'era del Web collaborativo "accorgersi" dell'utente e riflettere sui suoi bisogni a progettazione avvenuta (di solito con l degli accessi) sia un errore imperdonabile: oltre ad aumentare in modo esponenziale le probabilità di dover intervenire con modifiche in corso d opera (che minano per altro la coerenza complessiva del prodotto) una progettazione autoreferenziale impedisce di pervenire a un design user-centered e quindi allo sviluppo di un ambiente dove l'utente possa avere un'esperienza soddisfacente. Per quanto il tempo necessario alla fase conoscitiva debba essere inteso come un investimento è innegabile che sposti in avanti la possibilità di vedere i risultati definitivi. Ciò nonostante il team di sviluppo individuerà di volta in volta soluzioni scalari che consentano - almeno in parte - di apportare arricchimenti e migliorie al sito Web anche nella sua veste attuale. La gestione dei contenuti per mezzo di un CMS offre infatti opportunità di portabilità e trasferibilità dei contenuti che possono essere funzionali a un processo di rinnovamento secondo step successivi che consentiranno vantaggi per l utente prima della chiusura del processo. FASE1 - FASE CONOSCITIVA Questa fase mira alla raccolta e all' di tutte le informazioni necessarie per configurare con chiarezza il progetto. E' il momento delle domande: più ne vengono poste, minore sarà il rischio di fare scelte sbagliate in corso di progettazione. Si valuteranno presupposti, aspettative e punti di vista al fine di creare una visione unitaria e condivisa che rappresenti lo scenario entro il quale sviluppare il nuovo sito Web. Obiettivi - identificare gli obiettivi del sito Web (relazionandoli agli obiettivi degli altri siti web agenziali, in particolare SIRA e Omnibus); - identificare l'audience del sito e i suoi requisiti di carattere tecnologico - analizzare lo stato dell'informazione ambientale on-line con particolare riferimento alle esperienze condotte nel sistema agenziale Azioni da intraprendere - Client Survey: considerata l'agenzia come cliente del team (interno) di sviluppo verrà somministrato un questionario ai decisori chiave dell'organizzazione. Più ampio sarà il feed-back raccolto maggiori saranno le garanzie di successo per il progetto. - Client survey esterna: con questa ricerca si mira invece a coinvolgere gli utenti del sito Web raccogliendo informazioni/feedback con strumenti quali questionari, focus group, test di usabilità ecc.. - Analisi dell'audience: verranno raccolte/analizzate più informazioni possibili per definire gli utenti del sito Web: chi sono, che requisiti tecnologici hanno etcc.. Sulla base dell'esperienza già maturata sembra realistico affermare che trattasi di audience multiple e che potrebbe essere necessario profilare più di un segmento di utenza - Analisi del settore: analizzare i siti delle altre agenzie per vedere cosa stanno facendo, riflettere su ciò che funziona e ciò che invece risulta frustrante per l utente. Risultati attesi - Individuazione degli obiettivi strategici della riprogettazione - Individuazione del/degli utenti tipo - Definizione di indicatori per misurare il raggiungimento degli obiettivi Carlotta Alaura Pagina 3 23/06/2009

4 FASE 2 - PIANIFICAZIONE Questa fase mira a mettere ordine nell'ambito di un procedimento che per molti versi è un procedimento creativo, con tutti i rischi che ne conseguono. Verrà elaborato il project plan vero e proprio che descrive esplicitamente il progetto, il budget disponibile/necessario, la tempistica, gli attori del processo di riprogettazione. Obiettivi - definire con chiarezza cosa è parte del progetto e cosa no per evitare rischi di "inflazione progettuale": piccole modifiche in corso d'opera, apparentemente innocue rischiano di far perdere il controllo della situazione. - mantenere il progetto dentro i limiti di tempo e di budget stabiliti Azioni da intraprendere - Elaborazione del project plan - Stima del budget - Individuazione del team e dei ruoli Risultati attesi - Approvazione project plan - Scheduling d'insieme e di dettaglio - Definizione budget - Individuazione del team di sviluppo e dei decision-maker FASE 3 - SVILUPPO DELLA STRUTTURA DEL SITO WEB In questa fase verrà definita l'architettura informativa del sito. Verranno definiti i contenuti quindi si procederà ad aggregarli e presentarli in modo logico e funzionale facendo riferimento agli utenti tipo e alle loro caratteristiche. Obiettivi - pianificare la strategia informativa del sito Web (come e dove presentare i contenuti per garantirne la massima fruibilità da parte degli utenti) - strutturare i contenuti e le funzionalità secondo criteri di massima usabilità Azioni da intraprendere - Analisi e organizzazione dei contenuti (testi, immagini, audio, video, ecc..) - Audit dei contenuti esistenti - Schematizzazione dei contenuti - Analisi della struttura del sito esistente - Definizione della struttura del nuovo sito - Definizione standard per la denominazione dei file e convenzioni varie - Definizione dei percorsi di navigazionee delle modalità di interazione Risultati attesi - piano di content delivery - mappa del sito - gabbie concettuali delle pagine Carlotta Alaura Pagina 4 23/06/2009

5 - percorsi interattivi - definizione dei requisiti di programmazione/scripting necessari (requisiti di back-end) - archivio immagini FASE 4: VISUAL DESIGN AND TESTING In questa fase si vestirà con un'interfaccia grafica l'architettura dell'informazione risultante dalla fase 3. Si tratta di fare qualcosa di più che creare un'interfaccia gradevole: la grafica deve integrarsi con i contenuti tenendo conto delle implicazioni tecnologiche e funzionali. Obiettivi - comunicare efficacemente le informazioni in una veste grafica appropriata e gradevole - privilegiare un design focalizzato su una buona user experience, che abbia riguardo per la funzionalità e la rapidità di caricamento - creare un sito Web di massima usabilità e accessibile ai sensi della normativa vigente Azioni da intraprendere - la parte grafica sarà realizzata in outsourcing Risultati attesi - realizzazione di un prototito su cui effettuare test di funzionamento - creazione dei template grafici/html - guida di stile per i redattori FASE 5: PRODUZIONE E CONTROLLO DI QUALITA' In questa fase verrà materialmente implementato il sito Web secondo i parametri di pianificazione di cui ai punti precedenti. Si tratta di generare codice HTML valido e accessibile. Obiettivi - realizzare e mantenere l'accessibilità del sito Web - favorire un'implememtazione corretta ed omogenea del codice Azioni da intraprendere - Definire linee guida chiare e complete per la produzione di pagine web - Verifica di integrazione con lo sviluppo del back-end - Definizione della struttura di cartelle e file - Pianificazione ed esecuzione del controllo di qualità - Debugging Risultati attesi - Realizzazione di programmi/script individuati nelle fasi precedenti. Si tratta della customizzazione delle funzioni native di Plone e/o dello sviluppo di funzioni non presenti nel CMS. In questa fase è impossibile entrare nel dettaglio ma preme sottolineare che questi requisiti possono risultare abbastanza onerosi sia in termini di tempo necessario a realizzarli sia in termini economici (è plausibile la necessità di ricorrere ad un fornitore esterno). - Linee guida per la produzione di pagine Web - Sito Web pronto per la pubblicazione Carlotta Alaura Pagina 5 23/06/2009

6 FASE 6: LANCIO E MANUTENZIONE Questa fase comprende tutto ciò che è necessario a trasferire il progetto dalle mani del team di sviluppo a quelle del team di gestione. Obiettivi - pubblicazione del nuovo sito Web Azioni da intraprendere - Completare la guida di stile - Pianificare il training per il team di gestione - Definire un piano di comunicazione per annunciare, on-line e off-line, il nuovo sito Web - Sviluppare un piano di manutenzione/aggiornamento Carlotta Alaura Pagina 6 23/06/2009

7 1 - Fase della pianificazione prodotti esistenti Web redazione accessi client survey interna conversazioni guidate (decision maker) interviste (responsabili partizioni organizzative, operatori) altri settore di siti Web ambientali utenza Internet verso la fase 3 mappe fattibilità SIRA redazione accessi interviste (stakeholder selezionati) immagini/video librerie Omnibus redazione questionari esterna questionario (utenti sito Web) customer definizione workflow base definizione obiettivi sito Web definizione audience definzione contenuti/requisiti 2 - Fase della pianificazione individuazione del team di sviluppo/ruoli I.O. di supporto al documento di processo definizione project plan definizione budget scheduling di dettaglio inserimento nel PAC

8 Sito Web attuale 1. Ritieni che l attuale sito Web favorisca una user-experience positiva? Si/No/Non so Perché? 2. Quali sono le tre cose che cambieresti oggi stesso se tu potessi? la grafica i contenuti (tipologia) i contenuti (presentazione) i contenuti (aggiornamento) l organizzazione logica dei contenuti il motore di ricerca altro (specificare) 3. Quali aree/sezioni del sito attuale ritieni più soddisfacenti? Perché credi che siano soddisfacenti? Audience 1. Chi credi che sia l utente tipo delle informazioni relative al tuo settore di attività? cittadino professionista/consulente insegnante/studente addetto del settore di altri enti altro(specificare) 2. A quale target credi che debba rivolgersi in via prioritaria il sito Web? cittadino professionista/consulente insegnante/studente addetto del settore di altri enti altro(specificare) Carlotta Alaura Pagina 1 23/06/2009

9 3. Con quali motivazioni (indipendentemente che risultino attese/disattese) credi che l utente visiti il sito Web di ARPAT? perché siamo l unico interlocutore possibile perché ci considera una fonte affidabile perché ci confonde con altri (ambientalisti/organi politici/asl) altro Obiettivi della riprogettazione 1. Quali credi che siano i principali obiettivi che la riprogettazione del sito Web dovrebbe perseguire? - accreditare l Agenzia come opinion leader in campo ambientale ridurre il carattere autoreferenziale delle informazioni - accreditare l Agenzia come organismo tecnico e autonomo 2. Quale è il principale beneficio che speri di ottenere dalla riprogettazione? riduzione del tempo impiegato a illustrare all utenza compiti/funzioni/procedure incremento della visibilità e fruibilità del tuo lavoro valorizzazione di informazioni/contenuti di soggetti terzi funzionali al raggiungimento degli obiettivi agenziali - altro (specificare) 3. Quale credi che sia la peculiarità del tuo territorio di cui la progettazione del sito dipartimentale debba tener conto? 4. Quale credi che siano le caratteristiche peculiari/ i punti di forza del tuo Dipartimento? Percezione 1. Tra i siti web ambientali che navighi per la tua attività quali trovi convincenti e perché? 2. Tra i siti web delle agenzie di protezione ambientale quale ti sembra migliore e perché? Carlotta Alaura Pagina 2 23/06/2009

10 Contenuti 1. Nel sito web attuale ci sono contenuti relativi al tuo settore di attività? SI/NO Se si, quali? 2. Se si, come li giudichi? Soddisfacenti Corretti, esaustivi ma non aggiornati Insoddisfacenti (specificare) 3. Se insoddisfacenti, quale credi che sia la principale causa? Mancanza di flussi e procedure certe per la pubblicazione Mancanza di tempo da dedicare a questa attività Incapacità della redazione di accogliere le richieste (specificare) Altro (specificare) 4. Quali sono i principali contenuti che potresti/vorresti fornire per il futuro sito Web? (riempire una scheda per ciascun contenuto proposto) Carlotta Alaura Pagina 3 23/06/2009

11 SCHEDA CONTENUTO 1) Breve decrizione del contenuto 2) Un contenuto analogo viene prodotto anche da altri dipartimenti? Si/No/Non so Se si, da quali? 3) Con che periodicità viene prodotto/aggiornato questo contenuto? 4) Ci sono vincoli/limiti alla divulgazione? Si/No/Non so Se si, quali? 5) Chi è di fatto il referente per questa attività/contenuto? 6) Ai fini dell aggiornamento ritieni che la modalità ideale sia: da parte della redazione centrale da parte degli operatori della struttura, su modelli predefiniti con la redazione, con validazione da parte del RUO da parte degli operatori della struttura, su modelli predefiniti con la redazione, con validazione da parte del RUO e del RD con link/interrogazioni dei dati già presenti su altri archivi dell Agenzia (SIRA, ARPALAB, altro) 7) Il contenuto in che formato è? Documento, foglio di calcolo, video. 8) Ne proponi la pubblicazione su Intranet Internet Entrambi 9) Se da pubblicare sia in intranet che in internet evidenzia le differenze relative a tempi/contenuti/modalità per la pubblicazione 10) Pensando al pubblico interno per chi ritieni che abbia interesse in via prioritaria? 11) Pensando al pubblico esterno per chi ritieni che abbia interesse in via prioritaria? Cittadino professionista/consulente Carlotta Alaura Pagina 4 23/06/2009

12 insegnante/studente addetto del settore di altri enti altro (specificare) 12) Con quali altri temi/argomenti trattati dall agenzia presenta dei collegamenti? 13) Per questo contenuto riterresti utile/necessario una valorizzazione anche a mezzo di altri media agenziali? Arpat News Numero verde - FAQ - Comunicati stampa Evento di presentazione (seminario, convegno ecc..) Carlotta Alaura Pagina 5 23/06/2009