LA RELAZIONE TRA ICT, INFORMAZIONE E ORGANIZZAZIONE

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1 LA RELAZIONE TRA ICT, INFORMAZIONE E ORGANIZZAZIONE

2 OBIETTIVI Richiamare elementi di organizzazione Chiarire perché l informazione è chiave in qualsiasi organizzazione Evidenziare la relazione tra organizzazione, informazione e ICT

3 Cos è un organizzazione? INSIEME DI PARTI ORGANIZZATE PER RAGGIUNGERE UN OBIETTIVO UN AZIENDA E UN ORGANIZZAZIONE

4 COSA CARATTERIZZA UN ORGANIZZAZIONE?

5 COSA CARATTERIZZA UN ORGANIZZAZIONE? La struttura: come si scompone l organizzazione a seconda di: Ruoli, funzioni, responsabilità Relazioni tra parti e ruoli

6 Rappresentazioni formali della struttura aziendale

7 Direttore generale Direttore Produzione Direttore Vendite Direttore Amministrazione Responsabile Acquisti Responsabile Stabilimento Linea A Linea B ORGANIGRAMMA AZIENDALE

8 Mansionario Responsabile Marketing Funzione: guida le attività commerciali dell azienda Compiti e responsabilità: Collaborare a definire le politiche commerciali Formulare previsioni di vendita Assicurare gli obiettivi di vendita Proporre attività promozionali Dipende da: Direttore commerciale Sovraintende a: responsabile vendite italia responsabile vendite estero

9 COSA CARATTERIZZA UN ORGANIZZAZIONE? I meccanismi operativi Come vengono condotte, coordinate e controllate le attività Come si esplicano le relazioni tra le varie parti (e attività)

10 I meccanismi operativi: PROCEDURE sequenze (formalizzate) delle attività/operazioni da compiere per un certo compito

11 Tipi di procedure operative: ad es. emissione di un ordine di controllo: ad es. inventario del magazzino di informazione: ad es. emissione di circolari periodiche decisionali: ad es. lancio in produzione

12 I meccanismi operativi: PIANI E PROGRAMMI stabiliscono obiettivi o prestazioni senza dettagli su modalità o mezzi specifici esempio: il budget

13 I meccanismi operativi: GERARCHIE responsabilità specifiche di controllo e comando soluzione di eccezioni gestione dei premi/sanzioni

14 I meccanismi operativi: RIUNIONI Programmate non programmate

15 I meccanismi operativi: RELAZIONI ORIZZONTALI per facilitare rapporti tra addetti contatto diretto ruoli di rappresentanza luoghi per incontri informali

16 Caratteristiche non formali PROCESSI COMPORTAMENTALI Il modo effettivo con cui un attività viene condotta legato all individuo e a come si relaziona con altri

17 Riassumendo Elementi di un organizzazione: Struttura, meccanismi operativi, processi comportamentali Ci sono aspetti pianificabili (progettabili) e altri no Le organizzazioni possono differire Le parti di un organizzazione possono differire L organizzazione può modificarsi nel tempo

18 PERCHE CI INTERESSA: L azienda è un organizzazione Un organizzazione (un azienda) PROCESSA informazione Il tipo di organizzazione influenza il modo di processare informazione l uso delle ICT L uso delle ICT influenza l organizzazione

19 organizzazione informazione ICT

20 INFO INFO

21 I FLUSSI INFORMATIVI

22 Prospettive manageriali e flussi di informazione nelle organizzazioni managerial control : l impresa come sistema da controllare Input (ad es. materiali, componenti) Output (prodotti, servizi) informazioni decisioni controlli informazioni

23 Prospettive manageriali e flussi di informazione nelle organizzazioni scuola decisionale : impresa come sistema che prende decisioni in contesto aperto e incerto prospettiva transazionale : relazioni commerciali e relativi flussi di informazione industre ad alto contenuto di informazione

24 Le due grandi visioni VISIONE MECCANICISTICA Orgainizzazione assimilabile a una macchina Razionalità, oggettività, scientificità Determinismo e progettualità Scomposizione dei problemi ( top down ) e divisione del lavoro (Taylor) Efficienza RUOLO DELL INFORMAZIONE Separazione decisione azione Possibilità di scomposizione analitica dei contenuti e dei flussi informativi Determinismo ed efficienza

25 Le due grandi visioni VISIONE ORGANICISTICA Organizzazione come organismo (insieme di cellule parzialmente autonome) Funzionamento del sistema frutto del mutuo adattamento delle varie parti Impossibilità di separare osservatore e realtà Non determinismo RUOLO DELL INFORMAZIONE Fornire informazione alle varie componenti per facilitare la loro auto organizzazione Ruolo della comunicazione Importanza della flessibilità

26 TIPI DI FLUSSI di informazione CONTENUTO/CONTENITORE: DATI TESTI DISEGNI COMUNICAZIONI VERBALI

27 SCOPO DELLA COMUNICAZIONE NON ANCORA SONO PRONTI I PEZZI? interrogazione indicazione CHIAMA SUBITO LA MANUTENZIONE! comando SI E GUASTATA LA PRESSA! segnalazione, avviso

28 Tra livelli gerarchici diversi Direttore di stabilimento CHIAMA SUBITO LA MANUTENZIONE! comando SI E GUASTATA LA PRESSA! segnalazione, avviso Capo reparto pressatura

29 Tra reparti/funzioni/uffici/ruoli diversi Commerciale Produzione Il nostro cliente vuole sapere quando consegneremo Verifico se il lotto è stato completato

30 FLUSSI POSSONO ESSERE Formalizzati (es. modulo scritto) Informali (es. colloquio verbale)

31 fornitori materiali Linee produttive AZIENDA semilavorati richiesta materiali fattura ordine lancio in prod. magazzino prodotti finiti ordine prodotti fattura clienti

32 I FLUSSI INFORMATIVI ACCOMPAGNANO QUELLI FISICI E MONETARI

33 FLUSSI INFORMATIVI DIVERSO CONTENUTO/CONTENITORE DIVERSO SCOPO DELLA COMUNICAZIONE TRA DIFFERENTI PARTI DELL ORGANIZZAZIONE FORMALIZZATI O INFORMALI ACCOMPAGNANO ALTRI FLUSSI

34 PERCHE L INFORMAZIONE HA VALORE?

35 INFO INFO VALORE CREATO INFO INFO VALORE CREATO INFO INFO VALORE CREATO

36 IL PROBLEMA: Come misurare il valore creato? Esempi: quanto vale il database clienti? quanto vale la documentazione di progetto IN GENERALE l informazione ha valore: Se serve Se è disponibile quando serve RILEVANZA CONGRUENZA TEMPESTIVITA

37 organizzazione informazione ICT

38 ICT E INFORMAZIONE ICT: tecnologie per l elaborazione e la distribuzione delle informazioni: raccolta di informazioni elaborazione catalogazione e memorizzazione duplicazione e distribuzione Il costo e il tempo per gestire le informazioni si riducono

39 POSSIBILI OBIETTIVI DELLE ICT 1. EFFICIENZA AUTOMAZIONE NELL ELABORAZIONE 2. COMUNICAZIONE FORNITURA DI INFORMAZIONE

40 ICT DIVERSE PER SCOPI DIVERSI quale tecnologia per quale flusso informativo? quale tecnologia per quale obiettivo?

41 FLUSSI VALORE organizzazione informazione OPPORTUNITA EFFETTI VINCOLI ICT AUTOMAZIONE; COMUNICAZIONE VARIETA