Sistema Bibliotecario Consortile Antonio Panizzi

Transcript

1 Sistema Bibliotecario Consortile Antonio Panizzi BILANCIO CONSUNTIVO 2008 Relazione del Consiglio d Amministrazione Il bilancio consuntivo è lo strumento principale con il quale viene valutata, e valorizzata, l attività complessiva del Consorzio vista in un ottica di percorso strategico che lo ha portato, nel corso degli ultimi anni, ad assumere una funzione ed una struttura decisamente più elevata di quella occupata alla sua fondazione. Valutare il bilancio di un anno significa, innanzitutto, valutare le attività svolte rispetto agli impegni assunti con il Bilancio di previsione. Questa valutazione spetta in primo luogo agli utenti dei servizi, anche per uscire da una logica autoreferenziale che per troppo tempo e troppo spesso ha caratterizzato la Pubblica Amministrazione, quindi ai bibliotecari, agli amministratori e agli utenti finali verso i quali sempre più significativamente il Consorzio rende i propri servizi. Il bilancio consuntivo è un passaggio in un processo di continua attenzione ed ascolto delle problematiche e delle esigenze delle biblioteche con una particolare attenzione ai bisogni degli utenti finali e alla veloce e tumultuosa trasformazione della società, della sua organizzazione e dei suoi servizi. Proprio questa attenzione, all anello finale della catena dei servizi e al contesto nel quale siamo immersi, ha spinto continuamente il Consorzio a porsi come elemento di stimolo, sollecitazione ed innovazione della rete sistemica. Purtroppo nel corso del 2008 non si sono create le condizioni per il consolidamento auspicato nella relazione previsionale impedendo così il pieno dispiegarsi delle potenzialità necessarie ad assicurare la crescita attesa dei servizi. Ciononostante il Consorzio ha proseguito nella sua lenta marcia di trasformazione lavorando sempre di più sul terreno del coinvolgimento di tutti gli attori della catena dei servizi e sulla consapevolezza diffusa della necessità del cambiamento. I processi organizzativi sono lenti, ma costanti ed indicano che ci stiamo muovendo nella direzione giusta verso la costruzione di una reale struttura al servizio delle biblioteche associate. Dal punto di vista della valutazione dei dati di servizio e funzionamento è necessario sottolineare che al momento della valutazione del bilancio consuntivo non sono disponibili, come lo sono sempre stati, i dati di funzionamento delle biblioteche. La Regione Lombardia sta modificando i modelli di rilevazione e non ha ancora reso disponibile l applicativo su cui inserire i dati di funzionamento delle biblioteche. Pertanto, a differenza degli scorsi anni, l analisi dei dati di funzionamento dovrà essere effettuata in un momento successivo all approvazione del bilancio consuntivo. Nel corso del 2008 il Sistema Bibliotecario Panizzi ha raggiunto alcuni obiettivi prefissati: il consolidamento delle nostre biblioteche nella nuova Rete Provinciale l avvio di un attività di supporto per l ampliamento dei servizi al pubblico di due comuni ( e Solbiate Arno) con un indagine conoscitiva per verificare l esigenza negli altri comuni la redazione del progetto biblioteconomico per la nuova sede della biblioteca di Gallarate l individuazione di una Sede del Sistema dove lavorare e incontrarsi Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 1

2 la realizzazione di un nuovo sito web del Sistema il progetto intersistemico (che coinvolge i Sistemi di Gallarate, Saronno e Valli dei Mulini con il supporto della Provincia di ) di cui il Panizzi è capofila per la formazione relativa alla figura professionale Bibliotecario della sezione ragazzi, con particolare attenzione alla conoscenza dell editoria di settore, al coordinamento degli acquisti, alla promozione in provincia di (per questo progetto il Panizzi ha ottenuto un contributo di 4.700,00 euro dalla Regione Lombardia) Tutti i progetti per il 2008 e tutte le linee di sviluppo per il sistema erano costruite su una premessa: l esigenza di potenziare i servizi bibliotecari nel nostro territorio attraverso il consolidamento e l ampliamento della struttura e delle attività di sistema, in grado di produrre rilevanti economie di scala unitamente alla valorizzazione delle professionalità coinvolte (bibliotecari dei singoli comuni e personale tecnico del sistema). La relazione programmatica del 2008 sottolineava la situazione di crisi delle biblioteche e un ipotesi di rilancio attraverso il consolidamento della struttura del Sistema. Riportiamo alcuni passaggi fondamentali della relazione programmatica: Diversi dibattiti in ambito di biblioteche di pubblica lettura sottolineano come la biblioteca oggi stia attraversando delle grandi difficoltà a causa di una profonda incapacità a tenere il passo con i cambiamenti della società. Abbiamo modelli vecchi che non possono competere in un campo come quello dell offerta di servizi culturali in cui i nostri potenziali utenti possono attingere dal web o dai servizi privati a costi contenuti. Se non cambiamo, adeguando ai mutamenti della società i nostri modelli organizzativi e la nostra offerta di servizi, siamo destinati a vedere diminuire sempre più la nostra utenza. La risposta vera rispetto a tale situazione di crisi sta proprio nella potenza della cooperazione che non somma solamente le risorse, bensì le moltiplica restituendo agli utenti una qualità del servizio che finora non hanno mai avuto. Ciò significa che ogni centesimo investito nella cooperazione, cioè nel nostro caso nel Consorzio Panizzi, ritorna alle biblioteche e agli utenti moltiplicato in termini di quantità e qualità dei servizi. Ma questo passaggio comporta una modalità nuova, come abbiamo detto pocanzi, nella dinamica di cooperazione: la necessità che ogni soggetto si metta in gioco e in discussione rispetto alle proprie scelte organizzative e funzionali. Su questa logica abbiamo costruito il bilancio di previsione del [ ] possiamo esplicitare la tesi che vuole orientare le strategie del nostro Sistema Bibliotecario: perchè i nostri servizi siano efficaci, la cooperazione deve entrare in tutti gli aspetti della gestione delle biblioteche, dalla rete informatica all'acquisto centralizzato (e non solo coordinato) dei documenti, dalla promozione della lettura alla gestione di servizi al pubblico, dalla comunicazione alla formazione degli operatori soprattutto nell'uso delle nuove tecnologie. Il consolidamento delle biblioteche nella nuova Rete Provinciale Dal 2 gennaio 2008 tutte le biblioteche del Sistema Panizzi (ad eccezione di Gallarate che opera in SBN) sono operative con Q-Series. Nel corso del 2008 anche la biblioteca di Gallarate ha aderito alle procedure Q-Series per quanto riguarda il prestito interbibliotecario e i servizi on line per gli utenti. Ciò significa che anche gli utenti iscritti a Gallarate possono ottenere una password per effettuare prenotazioni on line in Q-Series con la facoltà di ritirare e riconsegnare i libri presenti nella banca dati Q-Series in una qualsiasi delle biblioteche della rete provinciale. Questo servizio va naturalmente ad aggiungersi al già consolidato interprestito a livello nazionale cui la biblioteca di Gallarate partecipa grazia a SBN. Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 2

3 Per quanto riguarda il consolidamento delle biblioteche nella rete provinciale, il Sistema Panizzi ha dato il proprio apporto a due livelli: formazione e consulenza per il personale delle biblioteche e supporto per il recupero catalografico del materiale pregresso. 1) Come nel 2007, anche nel 2008 il Sistema ha organizzato un momento di formazione su Q- Series per i nuovi operatori (volontari in servizio civile e personale comunale trasferito temporaneamente o stabilmente in biblioteca). Il coordinatore del Sistema e/o un rappresentante della biblioteca di Cassano Magnago hanno partecipato ai tavoli tecnici in Provincia per il perfezionamento delle procedure di Q-Series. Questi incontri hanno consentito da un lato di trasmettere a tutti i bibliotecari delle indicazioni sulle procedure problematiche o controverse del nuovo software in modo da diffondere sempre più la cultura della cooperazione eliminando le difformità e le cattive pratiche a volte rilevabili in alcune biblioteche; dall altro hanno permesso alle biblioteche di trasmettere alla Provincia e quindi a Mediatech l esigenza di alcune modifiche e la segnalazione di problemi nell ottica del miglioramento delle performaces della rete. Dati: 1 incontro di formazione con 15 bibliotecari. Supporto all utilizzo dell applicativo gestionale via telefono o mail: circa 100 interventi nel corso del ) Com è noto, nel 2007 il Panizzi ha effettuato una selezione per individuare otto collaboratori incaricati di affiancare i bibliotecari nel compito di recupero del materiale pregresso. Il lavoro sui record catalografici si è concluso il 31 dicembre 2008 secondo le previsioni con l aggregazione di oltre records. Dati: numero operatori 8 per 6 mesi e 7 per 7 mesi, spesa totale euro ,00, costo singolo record euro 1,12 (stima euro 1,30), ore lavorate (stima): circa. Si segnala infine che il Sistema è intervenuto a supporto delle biblioteche con un proprio tecnico per quanto riguarda problemi di hardware e software relativi alle reti locali e all interfaccia con la rete provinciale. Dati: circa 30 interventi nel corso dell anno. Avvio di un attività di supporto per l ampliamento dei servizi al pubblico di due comuni ( e Solbiate Arno) con un indagine conoscitiva per verificare l esigenza negli altri comuni Nella relazione programmatica per il bilancio 2008 si prevedeva (progetto n. 4) il supporto alle biblioteche per la gestione di servizi biblioteconomici e formazione del personale: Una delle difficoltà incontrate dalle singole amministrazioni è la gestione dei servizi in maniera continuativa. L impossibilità di assumere nuovo personale e di sostituire le assenze crea infatti spesso, soprattutto nei piccoli comuni, delle situazioni di crisi in occasione di ferie, malattie, assenze varie del personale. Inoltre in presenza di uno o di pochi operatori è impossibile prevedere degli orari di apertura delle nostre strutture che soddisfino realmente le esigenze dell utenza. Molte delle nostre biblioteche hanno orari ridotti, non sono aperte al sabato, e al pomeriggio chiudono molto prima dei negozi. Evidentemente le singole amministrazioni non possono offrire orari ampi e spesso non sono in grado di gestire le sostituzioni di personale. Per questa ragione sempre più spesso le aree di cooperazione si organizzano per rispondere in maniera coordinata alle esigenze di servizio ordinario o di ampliamento di servizio delle biblioteche. Il Sistema Panizzi propone di affrontare in maniera centralizzata l esigenza di garantire i servizi al pubblico (per esempio con un appalto ad una cooperativa o con una convenzione con altro Sistema Bibliotecario) in modo da intervenire su richiesta delle singole amministrazioni per garantire la continuità dei servizi. Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 3

4 Si consoliderebbe così, come nel caso della redazione del progetto biblioteconomico per la nuova sede della biblioteca di Samarate, la funzione del Sistema come fornitore di servizi. Nel corso del 2008 il Sistema Panizzi, attivando la convenzione con il C.S.B.N.O., ha fornito degli operatori per garantire la continuità del servizio in due comuni: e Solbiate Arno. Ha inoltre effettuato un indagine in tutti i Comuni per rilevare le necessità di ampliamento dei servizi al pubblico delle biblioteche consorziate e le seguenti biblioteche hanno evidenziato l opportunità di ampliare gli orari di apertura al pubblico o la necessità di un potenziamento dei servizi:, Cairate, Cardano al Campo, Ferno, Gallarate, Samarate, Solbiate Arno. Biblioteca Ore servizio erogate Persone impegnate n 22 1 Arsago Seprio 15,35 1 Besnate 16 1 Cairate 25 2 Cardano al Campo 23 2 Carnago 17 1 Casorate Sempione 12 1 Cassano Magnago 25 4 Cavaria con Premezzo 20 1 Ferno 7 2 Gallarate Jerago con Orago 10 1 Lonate Pozzolo 31 4 Oggiona S. Stefano 20 1 Samarate 22,3 3 Solbiate Arno 21 1 La realizzazione di un nuovo sito web del Sistema Nel 2008 è stato realizzato il nuovo sito web del Sistema. I criteri che hanno portato alla realizzazione del sito si possono così riassumere: 1) il sito deve essere una finestra sulle attività culturali di tutti i comuni consorziati, in primo piano devono quindi esserci le novità relative ad eventi, manifestazioni, promozioni culturali organizzati sul territorio 2) il sito deve essere amichevole prima di tutto per gli utenti ma anche per gli operatori dei comuni che devono poterlo aggiornare tempestivamente e con facilità 3) il sito non deve limitarsi ad essere uno spazio comunicativo unidirezionale (dalle biblioteche agli utenti; dal Consorzio ai Comuni etc) ma deve diventare uno spazio in cui anche gli utenti possono comunicare con le biblioteche e fra loro; il sito può anche prevedere un area riservata in cui gli operatori tramite password possano accedere ad un ambiente operativo dove svolgere varie funzioni (ad esempio coordinamento acquisti, stampa barcode per l aggregazione del documenti). Il sito è stato realizzato per dare tecnicamente la possibilità di sviluppare tutti questi aspetti. Per il momento le potenzialità del portale non sono ancora interamente sfruttate, si segnala quindi la necessità di coinvolgere maggiormente il personale delle biblioteche perché questo strumento venga messo al centro delle attività di comunicazione e di gestione. Dati: il sito è costituito attualmente da circa 230 pagine per uno spazio occupato su disco di 229 Mb. Il numero di accessi nel corso dell anno 2008 è stato di per un totale di visitatori unici, così mensilmente suddivisi: Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 4

5 Accessi totali mensili: Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Visitatori mensili: Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Il totale delle pagine visitate nel 2008 è stato di Ogni utente ha visitato, mediamente, 2,74 pagine, stazionando sul sito per una durata di circa 1 minuto e 28 secondi. Progetto intersistemico (che coinvolge i Sistemi di Gallarate, Saronno e Valli dei Mulini con il supporto della Provincia di ) per la formazione relativa alla figura professionale Bibliotecario della sezione ragazzi, con particolare attenzione alla conoscenza dell editoria di settore, al coordinamento degli acquisti, alla promozione in provincia di Nel 2008 il Sistema Panizzi, in qualità di ente capofila, ha partecipato al bando della Regione Lombardia per il finanziamento di progetti di formazione inerenti ad uno dei profili professionali previsti dalle indicazioni regionali per le biblioteche. E stato presentato un progetto che prevede un percorso formativo per bibliotecario della sezione ragazzi con particolare attenzione alla gestione degli acquisti e alla promozione del materiale. In tale progetto sono stati coinvolti, con il supporto della Provincia di, anche i Sistemi bibliotecari di Saronno e Valle dei Mulini. Il progetto prevedeva una serie di incontri e di attività pratiche non solo nel 2008 ma anche nel 2009 ed é quindi tuttora in corso. Per completezza d informazione si riportano le attività già svolte e quelle in programmazione: DATA ORA TITOLO RELATORE LUOGO il libro giusto al momento giusto: l'adolescente le sue domande implicite Maria Grazia D'Amico (Servizio Biblioteche Provincia di ) il libro giusto al momento giusto: la biblioteca e i suoi tesori nascosti Maria Grazia D'Amico (Servizio Biblioteche Provincia di ) percorsi di lettura: struttura e ideazione Elisabetta Lombardi (Progetto Lilliput) il metodo di approccio frontale e la Elisabetta Lombardi scelta delle letture (Progetto Lilliput) "leggere, fare, pensare": laboratorio Editoriale Scienza di educazione scientifica i generi letterari Elisabetta Lombardi (Progetto Lilliput) libri, lettura e animazione della Francesca Archinto, lettura Direttore Editoriale "book parade" e "giocalibro" due esperienze di animazione in biblioteca Babalibri Lucia Povolo (Biblioteca di Tradate) (segue con attività eseguite e/o programmate nell anno 2009) Saronno Tradate Tradate Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 5

6 DATA ORA TITOLO RELATORE LUOGO progetti ed esperienze di gestione delle raccolte - come la collocazione dei documenti comunica se stessa la contestualizzazione storica dell'acquisto delle risorse Maurizio Vivarelli (Università degli Studi di Torino) acquisto e revisione del patrimonio - una strategia comune per il rinnovamento dei servizi relatori Loredana Vaccani (biblioteca di Busto Arsizio) e Laura Ricchina (Fondazione per leggere) esperienze a confronto Rino Clerici (C.S.B.N.O.) e Giuliana Casartelli (Sistema Bibliotecario Ovest Como) la carta delle collezioni per il patrimonio ragazzi Patrizia Lucchini (Biblioteca di Copparo - FE) conoscere l'editoria Bea Marini direttrice della rivista "Che libri" Progetto coordinamento dei servizi centralizzati di acquisto e gestione coordinata delle collezioni L assenza per maternità della coordinatrice del sistema, pur essendo stata sostituita nell ambito della convenzione di collaborazione con il C.S.B.N.O., ha certamente privato il Consorzio di una preziosa risorsa per la realizzazione completa di questo progetto. La forte e significativa relazione professionale instaurata dalla coordinatrice con le biblioteche del Consorzio non poteva certamente essere sostituita da risorse temporanee che seppur professionali e di qualità non hanno avuto il tempo materiale per ricostruire analoga relazione. Nonostante questa situazione si è proceduto regolarmente al coordinamento degli acquisti dei libri e del materiale multimediale e all organizzazione del corso sulla Carta delle Collezioni in collaborazione con la Provincia di, minimizzando i disagi alle biblioteche del Consorzio. Nello specifico il progetto di coordinamento degli acquisti è proseguito nel 2008 con una operatività inferiore a quella prevista ed indicata nel bilancio di previsione. Spesa acquisto coordinato libri presso distributore 2008 euro ,22 Spesa acquisto coordinato documenti multimediali 2008 euro 5.134,79 Si sono analogamente rallentati i progetti della Carta delle Collezioni e della revisione del patrimonio: anche questi progetti poggiano la loro sostenibilità su processi professionali condivisi che non si sono realizzati in pieno per l assenza per diversi mesi della coordinatrice. Progetto comunicazione, promozione e marketing, promozione della lettura e iniziative culturali Il primo impegno nella direzione di questo progetto è stata la redazione del progetto biblioteconomico per la nuova biblioteca di Gallarate. Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 6

7 Il progetto è stato redatto dallo stesso gruppo di lavoro che aveva predisposto lo studio biblioteconomico per la biblioteca centro culturale di Samarate e conferma una vocazione di supporto consulenziale di alto livello alle amministrazioni e biblioteche del Consorzio. Con questo secondo progetto si confermano gli orientamenti fortemente innovativi che sempre più sta assumendo la rete di servizi bibliotecari di questo territorio. Il progetto biblioteconomico di Gallarate è diventato la concretizzazione, almeno progettuale, del modello di servizi culturali e di informazione verso cui è orientato il progetto di promozione, comunicazione e marketing che il Consorzio ha posto tra i suoi obiettivi prioritari. Il progetto ha richiesto circa tre mesi di lavoro per un gruppo di 6/7 professionisti guidati dalla coordinatrice del sistema poco prima della sua astensione per maternità. Il rapporto finale si è concretizzato con una pubblicazione di 200 pagine che costituisce il vero patrimonio di conoscenza e cultura del servizio bibliotecario del nostro territorio. Su questa esperienza il Consorzio ha definito e strutturato alla fine dell anno il progetto di ricerca sui bisogni culturali e sulla capacità del territorio a fornire risposte a tali bisogni. Ha provveduto anche ad assumere i conseguenti impegni di spesa in modo da rendere operativa la ricerca già dai primi mesi del Nel corso del 2008 il Consorzio si è dedicato anche alla promozione della lettura fin dai primi anni di età (aderendo al il progetto nazionale Nati per Leggere), sono stati acquistati libri per un totale di euro, sono stati stampati circa volantini e sono state organizzate diverse mostre bibliografiche rivolte ai bambini delle scuole materne. Il Consorzio ha inoltre contribuito economicamente e patrocinato alcune tra le principali manifestazioni di promozione alla lettura presenti nel territorio: Duemilalibri di Gallarate (euro 1.500,00) e Librando di Samarate (euro 500,00). Bilancio consuntivo 2008 relazione del CdA 7