VERSIONE 7 Versione include ArchiScan e Firm@

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1 VERSIONE 7 Versione include ArchiScan e Firm@

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3 Archivia Plus Guida utente TeamSystem 3

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5 TeamSystem S.p.A. Archivia Plus Ver Guida utente Il contenuto di questo manuale ed il relativo software, sono di proprietà di TeamSystem S.p.A. e sono protetti dalla legislazione vigente sui diritti d autore per i prodotti software. Qualsiasi riproduzione parziale o totale è proibita. Per copie aggiuntive del software o della documentazione, contattare: TeamSystem S.p.A. Via Caduti sul Lavoro SENIGALLIA (AN) Tel info@teamsystem.com TeamSystem 5

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7 Sommario Archivia Plus... 3 TeamSystem S.p.A Marchi citati:...17 Che cosa è Archivia Plus Concetti Generali...21 Archivia Plus Modulo Base Presentazione...23 Archivia Plus Modulo Save Presentazione...24 Archivia Plus Modulo Config Presentazione...25 Archivia Plus modulo Spool Presentazione...26 Archivia Plus modulo Print Presentazione...26 Archivia Plus modulo Join Presentazione...26 Archivia Plus modulo Master Presentazione...27 Archivia Plus modulo Proto Presentazione...27 Archivia Plus modulo Storico Presentazione...28 Archivia Plus modulo Fax Presentazione...28 Programma ArchiScan Presentazione...29 Firm@ Presentazione...29 Dettagli tecnici...29 Tutti i comandi Videata Menu Principale...32 Comandi del Menu Principale...33 Videata Menu Documenti...34 Comandi del Menu Documenti...35 Comandi del visualizzatore...38 Comandi del Menu Scanner...40 Comandi del Menu Fascicoli sintesi...42 Comandi delle Cartelle sintesi...42 Comandi dei Documenti nelle Cartelle...43 Comandi del Menu Documenti Collegati...44 Installazione e Avvio Contenuto della Confezione Pre Requisiti Avvio del Cd Rom Installazione Configurazione del Client ArchiConfig Avvio del Programma Menu Principale Funzioni del Menu Principale Apri Archivio Elenco Aree Elenco Archivi Trova Archivio Prosegui Ricerca Archivio Ricerca Globale Aggiorna Elenco...63 TeamSystem 7

8 Informazioni sull Archivio Chiudi Help Gestione Fascicoli...64 Consultazione Notifiche ArchiSave Avvio...64 ArchiSpool Avvio ArchiProto Avvio ArchiMaster Avvio...65 Avvio di ArchiPrint ArchiFax Avvio ArchiStorico Avvio Avvio di ArchiConfig ArchiScan Avvio...65 Firma Avvio Pop Up Menu...66 Menu Utenti...67 Menu Documenti Funzioni del Menu Documenti Nuovo Documento Compilazione Scheda Documento...72 Visualizzatori dei Documenti Visualizzatore Interno Comandi del visualizzatore Elenco dei file supportati dal visualizzatore interno Uso degli Applicativi...78 Importa documenti Acquisizione con Scanner Comandi del menu Scanner Metodo di acquisizione Gestione del Fronte Retro Inserimento e Modifica dei dati identificativi Inserimento dati in modalità Scheda Note sull inserimento dei valori Esporta documento Invia documento...91 Stampa Documento Ricerca SQL Ricerca Rapida Ricerca testo nei documenti Annulla i parametri della ricerca Copia in memoria i documenti marcati Gestione Fascicoli...98 Documenti Collegati Congela / Scongela Documenti Attiva / Disattiva Sicurezza TeamSystem

9 Modifica il Documento grafico Cancella documento Selezione Indice Attivo Firma e Marca Crea Immagine documento Notifiche Procedimenti Informazioni sul documento Chiudi l Archivio Spostarsi nella tabella Spostarsi tra record Marcati Marcatura Manuale dei Documenti Marca Tutti e Smarca Tutti Lay-out Annulla e Aggiorna Aggiorna la vista dell Archivio Indice Temporaneo Pop up menu documenti Ricerca documenti mancanti Ricerca documenti duplicati Contatore pagine Report Sostituisci Join Elabora immagine documento se disponibile Inserisci immagine documento Crea Immagine documento (pop up) Crea File Tif da documento spool Associa immagine documento Elimina immagine documento Strumenti del menu documenti Applicativi dal menu documenti Campi di sistema Parametri di posta elettronica Profili Scanner dal menu documenti Preferenze Utilità Fascicoli Comandi del Menu Fascicoli Comandi delle Cartelle Comandi dei Documenti nelle Cartelle ArchiSave Che cosa è ArchiSave Avvio di ArchiSave Configurazione di ArchiSave Archiviare con ArchiSave ArchiSpool Che cosa è ArchiSpool Avvio di ArchiSpool TeamSystem 9

10 Menu di ArchiSpool Schemi Nuovo Schema Apri Chiudi Elenco Schemi Aggiorna Elenco Schemi Ripara Configurazione directories Definizione dello schema Descrizione dello schema Sorgente dello spool Parametri dello spool Ascii AS400 e S IBM Ansi Pdf Righe da eliminare Lunghezza dello Spool Parametri per il campo di rottura Campi dello Spool Selezione da Spool Cancella campo Crea Campi da archivio Ordinamento Campi Pre Processo Campo Creazione collegamenti Creazione Fascicoli Logotipi dello Spool Ricerca logotipi nello spool Codice Logotipo Definizione dei caratteri Layout di stampa Test Controllo schema Controllo lettura campi Visualizza layout Archivia Spool Acquisizione con ArchiPrint ArchiJoin ArchiJoin Che cosa è Join dal Menu Documenti Join da ArchiScan ArchiProto ArchiProto Concetti Generali Avvio di ArchiProto Protocollo Comandi del protocollo Protocollazione documenti TeamSystem

11 Profili scanner nel protocollo ArchiMaster Che Cosa è ArchiMaster A chi serve ArchiMaster Avvio di ArchiMaster Comandi di ArchiMaster Masterizza Archivio da masterizzare Filtro dei record da masterizzare Visualizza record da masterizzare Directory di destinazione Info Disco Controllo dimensioni Descrizione disco Altre Opzioni Ripristina Archivio Rimasterizza Masterizza a norma di legge Cataloga dischi Considerazioni ArchiPrint Che cosa è ArchiPrint Avvio di ArchiPrint ArchiPrint Configurazione ArchiPrint Proprietà ArchiPrint Proprietà di stampa ArchiPrint Proprietà Copia ArchiFax Avvio di ArchiFax ArchiFax Concetti Generali ArchiFax Configurazione ArchiFax Opzioni per ricevuti ArchiFax Stampa ricevuti ArchiFax Inviati ArchiFax Attiva disattiva ArchiSto Concetti generali Avvio di ArchiStorico Avvio di ArchiStorico dal Menu Documenti ArchiStorico Menu Principale ArchiStorico Programma ArchiStorico Relazione tra Archivi ArchiStorico Selezione Archivio ArchiStorico Gestione revisione ArchiStorico Menu revisione ArchiStorico Comandi Del Menu Revisione ArchiStorico Dettaglio dei documenti ArchiStorico Modifica Stato TeamSystem 11

12 Note ArchiConfig Avvio di ArchiConfig Menu Configurazione Percorso condiviso Crea Archivio di Sistema Controlla archivio di Sistema Attivazione Archivi Gestione Aree Nuovo Archivio Seleziona Struttura Definizione dei Campi Definizione indici Nome e percorso Modifica Archivio Svuota Archivio Cancella Archivio Recupera percorsi Importa Archivio Esporta Archivio Gestione Dizionari Gestione Fascicoli Gestione Cartelle Gestione dei documenti nelle Cartelle Fascicoli e cartelle dal Menu documenti Strumenti Applicativi Parametri Nuovi documenti Parametri Posta Elettronica Profili scanner Importa Logotipi Esporta Logotipi Elenco Logotipi Importa Schemi Menu Utenti Accedi come Altro Utente Cambia Password Definizione Utenti Nuovo utente Permessi Associazione Utenti Permessi Attributi AIPA Associazione Archivi Permessi Creazione Gruppi Associazione Utenti Gruppi Associazione Utenti Storico Esci Accesso come Admin Aiuto in linea TeamSystem

13 Configurazione parametri ricerca automatica ArchiScan Che cos è ArchiScan Il menu principale Criteri generali Particolarità degli Archivi utilizzati in ArchiScan Rifinitura automatica del documento Acquisizione per numero pagine fisse Fogli Separatori Fogli Comando Concetto di nuovo documento Riconoscimento ottico caratteri OCR Riconoscimento Ottico di riquadri marcati OMR Riconoscimento Bar Code Dizionari e spool di stampa Unione di pagine di documenti ScanFast Archivio Isis Opzione campi comuni a tutti i documenti Opzione campo con valore progressivo Esempio pratico Acquisizione Isis Seleziona Scanner Configura Scanner Salva Configurazione Apri Configurazione Parametri di scansione Modalità di scansione Gestione dei formati Acquisisci Scan to file Photo Adjust Rifinitura Processi Archivio Origine e Destinazione Menu Processi Configura processi Nuovo processo Opzione tutti i non elaborati Controllo rigido sui dizionari Join rigido Unisci record duplicati Test Ocr Rifinitura dell archivio di origine Disattiva rifinitura Riconoscimento del foglio comando Prima pagina tutte le pagine Processo Bar Code Processo Omr Processo Ocr TeamSystem 13

14 Definizione dell OCR Elaborazione Campi Elaborazione con Join Avvio del processo Controllo Manuale Controllo su archivio destinazione Utilità Ripristina archivi Genera Multipagina Controllo numerico Controllo numero pagine Concetti generali di Firma Firma digitale o firma elettronica Come si forma la Firma Elettronica Firma elettronica e firma elettronica qualificata La conservazione dei documenti Pianificazione del sistema di conservazione digitale dei documenti Organizzazione ideale Infrastruttura informatica Firma non qualificata Firma qualificata Archivi e regole di inserimento Formati dei files Misure più morbide Avvio di Firma Configurazione di Firma Installazione dei certificati root Driver della smart card o CSP Installazione del certificato utente Certificati digitali Marca Temporale Strumenti Configurazione Archivi Configurazione Utenti Driver Eprint Utilizzo di Firma Ricevimento di un file firmato Generazione di un file firmato Firmare file esterni agli archivi Firmare file archiviati Applicare la marca temporale Firma e Marca all interno degli archivi Masterizza a norma AIPA Archivio da masterizzare Assistenza Utenti Finali Assistenza Rivenditori TeamSystem

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17 Marchi citati: Microsoft Microsoft Windows XP, Windows 2000, Windows Nt, Windows 95, Windows 98, Back Office, Access, Word, Excel, MS Office, MS-DOS sono marchi registrati della Microsoft Corporation. IBM IBM, As400, 9020, 3090 sono marchi registrati della International Business Machines Corporation. Autodesk Autocad è un marchio registrato della Autodesk Inc. Corel Corel Draw è un marchio registrato della Corel Corporation. Lead Lead e Leadview sono marchi registrati di Lead Tecnologies Inc. Apple True Type è un marchio registrato Apple Computer Inc. Compaq Digital è un marchio registrato della Compaq. Bull Bull è un marchio registrato della Bull France. Adobe Adobe Acrobat Reader, copyright Adobe System Inc. Pdf Pdf è un marchio registrato della Adobe System Inc. Le parti ridistribuibili di Microsoft OLE 2.0 sono copyright della Microsoft Corporation, tutti i diritti riservati. TeamSystem 17

18 18 TeamSystem

19 Che cosa è Archivia Plus TeamSystem 19

20 20 TeamSystem

21 Concetti Generali La realizzazione di un archivio informatico di documenti, presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa ed inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o prodotto. Archivia Plus è il software che consente di svolgere questa attività e di classificare su supporti magneti e ottici, qualsiasi tipo di documento, un immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, una , un documento proveniente da procedure gestionali realizzato come spool di stampa o documento Pdf. Il programma si presenta come un data base configurabile dall utente nel quale possono essere catalogati e memorizzati i file che rappresentano i documenti. Funzionalità generale del programma Funzioni di scansione permettono di convertire i documenti cartacei in documenti informatici mentre altri tipi di documenti come le lettere scritte con Word, i prospetti di Excel, i messaggi di posta, possono essere facilmente inseriti così come sono, con semplici operazioni di trascinamento o di selezione. Trattamento documenti cartacei e informatici TeamSystem 21

22 Gli spool di stampa generati dai sistemi gestionali possono essere processati tramite apposite funzioni automatiche che consentono la loro trasformazione in documenti informatici facilmente visualizzabili. I documenti Pdf possono essere trattati come spool, vengono interpretati, separati e memorizzati nell archivio. Programmi collegabili ArchiScan Programma per l archiviazione massiva di documenti cartacei e l interpretazione automatica di testi, fincature, comandi OMR o Bar Code. Firma Programma per l applicazione della firma digitale e la generazione di cd rom a norma AIPA. 22 TeamSystem

23 Archivia Plus Modulo Base Presentazione Il modulo base del programma fornisce tutti gli strumenti per attivare un sistema per la gestione informatica dei documenti. Consente la creazione e la manutenzione degli archivi, l inserimento di documenti sotto forma di file e l acquisizione di documenti cartacei con Scanner e fotocamere digitali. Creazione di Archivi Il programma dispone delle funzioni per creare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare, di definire i singoli campi, gli indici di ordinamento, decidere la dislocazione fisica dei files, attivare l uso di tabelle, la gestione di fascicoli, associare permessi utenti ed archivi. Gli archivi generati con Archivia Plus sono protetti da letture o modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access o Microsoft Sql Server 2000 o esportati in formato xml. Inserimento documenti di qualsiasi tipo Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Il documento può essere un immagine, un testo, un semplice file, un file multimediale, un documento proveniente da spool o da procedure come Word, Excel, Corel Draw, Acrobat. Questo viene registrato nell archivio ed il file associato viene posizionato nelle directory protette di Archivia Plus. Ricerche rapide e complete Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di testo, su singoli campi, sull intero archivio e su tutto il data base. Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca a tutto testo per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo dei documenti, sono supportati tutti i file che contengono testo non compresso come Word, Excel, PageMaker, Html e numerosi altri. La ricerca a tutto testo, può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool di Stampa. Gestione Scanner Il programma è dotato di un menu per la gestione di Scanner con interfaccia Twain e di funzioni per l acquisizione di documenti multipagina, l inserimento e l esclusione di singoli fogli, l accodamento, l acquisizione programmata del fronte e retro. Le immagini dei documenti acquisite con Scanner sono memorizzate in massima compressione fino ad occupare 50/80 Kb a pagina. (A4 b.n.300 dpi). Ulteriori funzioni di acquisizione veloce di documenti cartacei, supporto degli standard ISIS e funzioni automatiche di riconoscimento OCR OMR BAR CODE, possono essere ottenute con il programma ArchiScan. Standard Grafico Il sistema di memorizzazione dei documenti grafici, utilizza il formato standard Tif compresso secondo le specifiche CCITT gruppo 4 che consente la gestione di documenti multi pagina. Il programma è dotato di un proprio visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file multipagina Tif, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviate in numerosi altri formati grafici. Tutti gli altri tipi di documenti archiviati, possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fase di configurazione e indipendenti dalle associazioni fornite a livello di sistema operativo. Collegamento con Microsoft Outlook, Lotus Notes e altri programmi di posta Archivia Plus dispone di un comando per l invio del documento con il sistema di posta Microsoft Outlook. L invio avviene semplicemente selezionando il documento da inviare e richiamando una icona, il docu- TeamSystem 23

24 mento viene inserito come allegato nel messaggio e possono essere aggiunte note e oggetto. La funzione di spedizione dei documenti può essere attivata anche con Lotus Notes vs. 6 o con qualsiasi altro sistema di posta compatibile MAPI. Importazione Esportazione Files e Archivi La possibilità di importare un file già memorizzato, consente di inserire quei documenti che l utente ha già disponibili sul proprio disco. L esportazione di un documento inserito consente di ottenere automaticamente il nome originale del file. Appositi comandi consentono di importare o esportare interi archivi o parti di essi per consentire il trasferimento dei documenti a o da altre sedi. Dizionari L inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di stampa, può essere facilitato con l uso dei dizionari. I dizionari sono tabelle che consentono di uniformare le informazioni inserite nel database e velocizzare l inserimento da parte dell operatore. La creazione dei dizionari può essere effettuata con l importazione dei dati da file. Fascicoli Cartelle e Legami Ogni documento, indipendentemente dall archivio in cui è fisicamente archiviato, può essere associato a cartelle configurabili e gestibili dagli utenti. Le cartelle sono raggruppate in fascicoli e possono essere create automaticamente con il modulo ArchiSpool o manualmente dall operatore. Il documento presente nella cartella NON E UN DUPLICATO del documento originale, ma un collegamento allo stesso evitando ridondanza di informazioni e duplicazione di files. Allo stesso modo possono essere creati Legami tra i documenti. I Legami possono essere generati manualmente o automaticamente con il modulo spool. Il legame è ereditario per cui legando un documento che possiede già dei legami, questi vengono passati anche al nuovo documento. Tipico esempio di legame è la sequenza Ordine Bolla Fattura. Gestione Aree La suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di amministrare agevolmente sistemi che includono numerose funzioni. L organizzazione degli utenti permette di associare gli archivi indipendentemente dall area di appartenenza. Archivia Plus Modulo Save Presentazione Con l ausilio di ArchiSave, è possibile archiviare in maniera semplice e veloce i documenti prodotti. ArchiSave è un agente di Archivia Plus e viene attivato ogni volta che un file viene memorizzato o trascinato nell area di lavoro del programma. Indipendentemente dalla provenienza del file, viene attivato il menu che permette di scegliere l archivio dove si vuole inserire il documento e di digitarne i dati identificativi. ArchiSave è utilizzabile con qualsiasi programma che genera un file come Word, Excel, Corel Draw, Autocad e numerosi altri programmi. Al momento dell archiviazione è possibile visualizzare il documento senza pericoli per il file che si sta manipolando. L archiviazione di messaggi, di allegati, di fax, risulta estremamente semplice Trascinando il file nella dialog box di ArchiSave. Se si dispone del modulo ArchiJoin, dopo aver archiviato un documento sotto forma di file, si può abbinare allo stesso record la copia ottica del documento acquisito con Scanner o importato. Un documento può essere inserito anche con il semplice Trascinamento del file nella barra di proprietà dell archivio utilizzato. 24 TeamSystem

25 Archivia Plus Modulo Config Presentazione Il modulo ArchiConfig, consente di svolgere tutte le funzioni di amministrazione del sistema di archiviazione, con ArchiConfig si possono: - Creare l archivio di sistema. - Creare, modificare, cancellare, svuotare, importare, esportare archivi. - Creare, modificare, cancellare, utenti, gruppi, permessi. - Inserire i certificati relativi alle firme digitali. (Se presente il programma Firma). - Generare report dei dati inseriti. - Configurare i parametri di funzionamento della postazione. (Collegamento alla posta, dispositivi ottici, parametri). Follow me La struttura particolarmente innovativa del programma fa sì che ogni utente può memorizzare le proprie impostazioni di lay-out e ritrovarle quando si collega al sistema da un altra postazione. Questo permette di avere un lay-out personalizzato per ogni utente. E personale anche l elenco degli archivi presente nel menu principale del programma. Il sistema esclude automaticamente dall elenco, quegli archivi a cui l utente non ha permesso di accesso indipendentemente dalla postazione fisica a cui l utente è collegato. La struttura dati standard La versione standard del programma utilizza un data base di tipo Access e consente la gestione di archivi contenenti meno di documenti (valore consigliato). Il data base è unico e bloccato con password in modo da non consentire manomissioni da parte di utenti non autorizzati. Ogni singolo archivio, contenente i dati di riferimento dei documenti, appare come una tabella. I documenti vengono archiviati come singoli files i cui riferimenti e collegamenti sono gestiti dal data base. Per ogni record dell archivio viene data la possibilità di archiviare: - Un file non grafico, spool di stampa oppure file di tipo Word, Excel, Corel, Autocad o comunque documento informatico. - Un file immagine di tipo Tif CCITT gruppo4 (rappresentazione digitale di un immagine bianco nero multipagina) o di tipo Pdf. - Ad ogni file può essere associata una firma digitale ed una marca temporale. La struttura dati in ambiente Sql Server La versione per ambiente Microsoft Sql Server utilizza un data base di tipo Microsoft Sql 2000 e consente la gestione di archivi contenenti oltre documenti. La gestione non si differenzia dalla versione standard ad eccezione di alcune funzioni in fase di modifica di archivi. La versione Sql offre invece maggiori prestazioni per gli utenti remoti che possono utilizzare funzioni client server più snelle per la ricerca e la visualizzazione dei documenti archiviati. Conservazione ottica a norma di legge Nel caso di utilizzo del programma Firma vengono attivate le funzioni per la creazione di archivi digitali a norma AIPA e vengono attivati controlli sui formati inseriti e sulla generazione dei cd rom. TeamSystem 25

26 Archivia Plus modulo Spool Presentazione ArchiSpool è un modulo che consente di interpretare gli spool di stampa provenienti dai sistemi gestionali e attivare l archiviazione dei documenti in modo completamente automatico. Questo è il metodo più veloce e sicuro per archiviare i documenti prodotti. Apposite funzioni consentono di definire le modalità di archiviazione dello spool e di sovrapporre in fase di visualizzazione o di stampa un logotipo grafico per ricostruire il documento originale. L archiviazione di spool di stampa può essere utilizzata anche per creare la base dati in cui inserire i documenti acquisiti come immagini. In questo caso si usa ArchiSpool per la lettura dei tabulati da cui prelevare i dati da inserire nei campi identificativi del documento. Il documento vero e proprio sarà inserito successivamente sotto forma di immagine. Possono essere trattati come spool anche i file Pdf, in questo caso il programma non associa logotipi ma archivia il singolo documento pdf prelevando i dati di indicizzazione dal file (Pdf Portable Document Format è un marchio della Adobe (tm)). ArchiSpool dispone di driver per gli spool provenienti da elaboratori IBM As400 (tm) e mainframe. Ogni documento è formattato e memorizzato individualmente per consentire all utente, se necessario, di rileggere i documenti con programmi propri. Schema di lavorazione Lo schema di lavorazione consente di definire tutti i parametri necessari per l interpretazione dello spool di stampa o del file Pdf, i parametri per il layout, quelli per la sovrapposizione dei grafici e per la definizione dei campi da compilare. Definito lo schema, l elaborazione avviene pressoché automaticamente consentendo l archiviazione di oltre documenti al minuto (Pentium 350/256MB RAM - spool IBM ANSI, compilazione di 25 campi). Il programma compila automaticamente i campi dell archivio e abilita la ricerca di stringhe di testo all interno dei documenti. L archiviazione effettuata con ArchiSpool può essere implementata con immagini provenienti da scanner. Archivia Plus modulo Print Presentazione ArchiPrint è un sotto modulo di ArchiSpool e consente di programmare l archiviazione di spool di stampa attivando automatismi legati al nome del file ovvero alla presenza di un file in una directory ovvero ad una particolare estensione. Il programma avvia automaticamente l elaborazione dello spool, effettua una copia del file archiviato, effettua un numero di stampe programmabile dall operatore e, infine, cancella il file elaborato. Il tutto senza alcun intervento, l unico compito rimane quello di produrre correttamente gli spool di stampa. Archivia Plus modulo Join Presentazione ArchiJoin è il modulo che attiva l archiviazione di due file su ogni record, il primo file può essere di qualsiasi tipo, mentre il secondo dovrà essere un file a norma AIPA (Tif o Pdf). La necessità di disporre di due documenti, può essere determinata da numerosi fattori, come variazioni apportate manualmente sulla copia cartacea, necessità di conservare anche la copia firmata, necessità di archiviare documenti allegati. 26 TeamSystem

27 Ad esempio può essere utilizzata per abbinare documenti i cui dati di classificazione provengono da procedure di stampa elaborate con ArchiSpool e le immagini da acquisizione con scanner, ideale per l archiviazione di bolle, fatture di acquisto, ordini di clienti. Oppure in caso di utilizzo del sistema di Protocollo, si può protocollare il documento utilizzando il file word con cui è stato creato e, successivamente, aggiungere l immagine del documento stampato con firma e ricevute di spedizione. ArchiJoin risolve queste problematiche. Ogni operatore potrà alternativamente visualizzare o l uno o l altro selezionando l apposito comando. Il caricamento delle immagini acquisite da Scanner può essere effettuato anche con ArchiScan il programma per l acquisizione massiva di documenti cartacei. Archivia Plus modulo Master Presentazione ArchiMaster è il modulo che permette di generare Cd Rom o Dvd R contenenti gli archivi ed i documenti unitamente ad un mini programma per la ricerca, la visualizzazione e la stampa. Nel caso di archiviazione legale tramite il programma Firma, nel CD vengono memorizzati oltre ai documenti, al data base per la ricerca, ai riferimenti per la rigenerazione, anche le informazioni che rendono legale la conservazione ottica il tutto nel rispetto della normativa vigente. Con la realizzazione del Cd Rom il programma aggiorna gli archivi dei documenti e registra il nome, il numero e la serie del Cd in cui il documento è stato archiviato. Si potrà così continuare ad effettuare ricerche anche sui documenti archiviati definitivamente su cd e, in caso di richiesta di visualizzazione, i dati verranno prelevati dal cd o da una immagine dello stesso presente nella rete. Produzione cd rom legale con Firma I controlli, nel caso di archiviazione legale, sono numerosi e rigorosi, vengono verificate le firme ed i formati di tutti i file presenti in archivio. Nel caso di documento non correttamente firmato o di formato non ammesso il programma provvede, nei limiti della sua autonomia, a riparare l inconveniente. I risultati delle elaborazioni vengono registrati in appositi file di logs e memorizzati nel supporto ottico. Archivia Plus modulo Proto Presentazione ArchiProto è il modulo per la gestione del protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. Il programma fornisce diversi iter di acquisizione dei documenti. Vengono automaticamente acquisiti i dati relativi all operatore ed all operazione, quali il giorno e l ora, la tipologia del documento archiviato, la sua composizione. I campi mittente e destinatario sono associati a semplici tabelle (mantenibili dall amministratore del protocollo) dove vengono memorizzati automaticamente tutti i dati inseriti. Il protocollo può essere distribuito tra più utenti, il programma provvede autonomamente ad evitare la duplicazione dei numeri assegnati. E data la possibilità di assegnare ad ogni utente un reparto di appartenenza e abilitare l operatività del protocollo solo sugli archivi assegnati al reparto. Viceversa tutti i reparti possono far capo ad un protocollo unico (protocollo generale) ed utilizzare un riferimento aggiuntivo che identifica la provenienza interna del documento. TeamSystem 27

28 ArchiProto può essere utilizzato in abbinamento ad ArchiSpool in quei casi in cui il protocollo è gestito da un sistema Host e le immagini dei documenti acquisite con Archivia Plus. L abbinamento di ArchiProto e ArchiJoin consente di archiviare sullo stesso record due documenti. Questo è molto utile, si può protocollare un documento utilizzando come origine il documento informatico e, successivamente, dopo aver stampato firmato e spedito il documento, integrare l archivio con l immagine dello stesso e le eventuali ricevute di spedizione. Acquisizione immagine e archiviazione di file ArchiProto permette di attivare sia le funzioni di scansione che di prelevare immagini precedentemente archiviate con ArchiScan. Una dialog box permette anche di pianificare il prelievo di file da directory di parcheggio dei documenti in attesa di protocollo. Archivia Plus modulo Storico Presentazione ArchiSto è il modulo che consente di automatizzare la funzione di revisione dei documenti. Particolarmente adatto per l archiviazione di disegni tecnici o di documenti di progetto in quelle aziende soggette al Controllo della Qualità. ArchiSto consente di attivare una coppia di archivi, l archivio corrente, dove sono contenute tutte le ultime versioni (o revisioni) dei documenti archiviati e l archivio storico dove vengono trasferiti tutti i documenti che hanno subito una revisione. Il passaggio dall archivio corrente allo storico avviene tramite una procedura di firma digitale che consente di gestire fino a 3 conferme, la Revisione, la Certificazione ed il Controllo. Le funzioni di Revisore, Certificatore, Controllore vengono assegnate ai singoli utenti. Un utente che non possiede i dovuti requisiti non potrà mai decidere la Storicizzazione del documento che rimarrà quindi presente nell archivio corrente fino a che non saranno state inserite tutte le autorizzazioni necessarie. Nell inserire i vari stati del documento è possibile anche aggiungere dei commenti che potranno essere visualizzati dai successivi operatori. Nel periodo in cui il documento è in corso di revisione, viene apposta una etichetta di avviso per gli altri utenti, e vengono inibite le modifiche. Gli utenti revisori possono accedere ai lavori in coda da apposite liste che permettono di controllare gli stati di avanzamento dei documenti. Tutte le operazioni di Revisione vengono registrate in apposito giornale e sono sostitutive a tutti gli effetti, delle firme sui documenti cartacei ai fini del raggiungimento della certificazione di qualità. Archivia Plus modulo Fax Presentazione ArchiFax è un programma suddiviso in due moduli, RICEZIONE e SPEDIZIONE. ArchiFax RICEZIONE acquisisce i Fax in entrata ricevuti con la gestione fax di windows 2000 e li memorizza automaticamente nell archivio predestinato, inserendo numero del chiamante, la data e l ora, il nome della postazione che ha ricevuto il fax e gli eventuali errori. ArchiFax SPEDIZIONE consente di programmare la spedizione automatica dei documenti archiviati. ArchiFax è molto utile in quegli uffici dove vengono prodotti documenti che vengono trasmessi sistematicamente via fax, sono di questo tipo le conferme d ordine ai clienti ed ai fornitori, le richieste di offerte e numerosi altri. Indispensabili Windows 2000 e un fax-modem. 28 TeamSystem

29 Programma ArchiScan Presentazione ArchiScan è un programma aggiuntivo che permette di effettuare l acquisizione massiva di documenti cartacei e di gestire scanner professionali dotati di interfaccia ISIS. ArchiScan può utilizzare gli archivi generati con Archivia Plus e abbinare documenti cartacei a documenti archiviati come files o come spools. Moduli di ArchiScan ArchiScan è suddiviso in moduli che soddisfano diverse esigenze di elaborazione. ArchiScan modulo Base Dispone dei comandi per la scansione veloce e programmata dei documenti, permette di utilizzare fogli separatori, fogli comando, acquisizione a pagina fissa. Permette la rifinitura dei documenti, l interpretazione OCR (solo per caratteri a spaziatura fissa), l interpretazione OMR (solo su fogli comando) e l interpretazione di codici a barre (solo code 39). ArchiScan OCR avanzato Permette di effettuare processi OCR su qualsiasi tipo di carattere. ArchiScan ICR Permette di effettuare processi ICR.(Qualsiasi tipo di carattere e manoscritto in stampatello). Firm@ Presentazione Firma è un programma aggiuntivo che attiva in Archivia Plus le funzioni di firma digitale, di controllo dei formati, di conversione automatica dei files e rende l archivio digitale un archivio a norma AIPA in grado di sostituire a tutti i fini di legge l archivio cartaceo. Firma è indispensabile quando si vuole distruggere l archivio cartaceo oppure conservare documenti esclusivamente informatici. Dettagli tecnici Specifica dei formati grafici e degli spool Le immagini acquisite da scanner vengono memorizzate in formato Tif compressione CCITT gruppo 4. I documenti acquisiti da spool di stampa vengono archiviati in formato standard ASCII. E comunque possibile convertire in Ascii standard anche gli spool provenienti dai sistemi IBM As XX Occupazione dati. - 1 pagina A4 da scanner 300 dpi = da 50 a 100 Kbytes - 1 immagine A4 colore 150 dpi = da 300 a 500 Kbytes - 1 documento informatico = come origini + 10% Nel caso di applicazione della firma digitale i valori possono raddoppiare. TeamSystem 29

30 Caratteristiche di una postazione per l acquisizione Il programma non richiede particolari dispositivi hardware e si adatta alle più diverse situazioni. E evidente che, nel caso si debbano acquisire molti documenti, la disponibilità di un Personal Computer di discreta capacità, agevola enormemente il lavoro. Particolare attenzione va prestata agli scanner. Vi sono numerosi dispositivi in commercio ma quelli adatti per l acquisizione dei documenti devono avere due caratteristiche peculiari. - La velocità (almeno 15 / 20 pagine al minuto). - Un driver completamente pilotabile (ideali sono i driver Twain Cfm). Per l acquisizione di immagini a colori, possono essere collegate fotocamere digitali con interfaccia Twain. Configurazione workstation acquisizione Pentium / Amd 1000 o superiore Ram 256 /512 Mb Grafica 1024 x 768 preferibile 1280 x 1024 Monitor 17 preferibile 19 Scanner professionale Configurazione server per azienda media ( documenti anno 10 pl) Pentium / Amd 1000 o superiore Ram 512 / 1024 Mb Grafica 1024 x 768 preferibile 1280 x 1024 Monitor 17 preferibile 19 hard disk per archivio e dati di sistema (mirrorato) hard disk per stoccaggio cd prodotti Configurabilità del programma Firma Il programma Firma può essere collegato solo alle versioni di Archivia Plus dotate dei moduli ArchiMaster e ArchiJoin. In un ambiente critico è consigliato l uso di windows 2000 sui client e sul server e la protezione della rete tramite smart card. 30 TeamSystem

31 Tutti i comandi TeamSystem 31

32 Videata Menu Principale 32 TeamSystem

33 Comandi del Menu Principale Toolbar Superiore Comandi presenti solo nel Pop Up Menu Apri Archivio Elenco Aree Elenco Archivi Trova Archivio Prosegui Ricerca Archivio Ricerca Globale Aggiorna Elenco Informazioni sull archivio Chiudi Help ToolBar laterale Fascicoli ArchiSave Notifiche ArchiSpool ArchiProto ArchiMaster ArchiPrint ArchiFax ArchiSto ArchiConfig ArchiScan Firma Archivio Apri = Apri Archivio Gestione Dizionari Gestione Fascicoli Esci = Chiudi Strumenti Applicativi Parametri Posta Elettronica Parametri Nuovi documenti Profili Scanner Preferenze ArchiSave Configurazione Parametri ricerca automatica Menu Utenti Accedi come altro utente Cambia Password TeamSystem 33

34 Videata Menu Documenti 34 TeamSystem

35 Comandi del Menu Documenti Toolbar dell menu documenti Nuovo documento Visualizza il documento (CTRL+V) vedi Visualizzatore Interno Usa il 1 applicativo associato (CTRL+F1) Uso degli Applicativi Usa il 2 applicativo associato (CTRL+F2) Uso degli Applicativi Elabora il documento con l applicativo associato (CTRL+F3) Uso degli Applicativi Importa Documenti (CTRL+I) Acquisizione con Scanner (CTRL+S) Esporta Documento Invia documento con la posta elettronica Stampa Documento (CTRL+P) Ricerca SQL Ricerca rapida in tutti i campi o sul campo selezionato Ricerca testo nei documenti Annulla i parametri della ricerca Copia in memoria i documenti marcati (CTRL+C) Gestione Fascicoli Documenti collegati Congela / Scongela documenti Attiva / Disattiva sicurezza Modifica il documento grafico(ctrl+m) Cancella documento Selezione indice attivo Firma il documento (1)vedi Firma e Marca Verifica Firma (1) vedi Firma e Marca Applica Marca Temporale (1) vedi Firma e Marca Verifica Marca Temporale (1) vedi Firma e Marca Crea Immagine documento (1) Gestione Notifiche vedi Notifiche Gestione Procedimenti vedi Procedimenti Informazioni sul documento Chiudi l archivio TeamSystem 35

36 Icone della Tabella Vai al... Spostarsi nella tabella Punta al.. Spostarsi tra record marcati Marca tutti i documenti Marca Tutti e Smarca Tutti Smarca tutti i documenti marcati Marca Tutti e Smarca Tutti Annulla modifiche Layout -Layout annulla e Aggiorna Aggiorna la vista dell Archivio Indice Temporaneo Annulla Indice Temporaneo Scheda vedi: Inserimento dati in modalità Scheda Comandi presenti solo nel Pop Up Menu documenti Archivio Ricerca documenti mancanti Ricerca documenti duplicati Contatore pagine Report Documenti Sostituisci documento Firma Filtro Documenti Join Elabora immagine documento se disponibile (CTRL+J) Inserisci immagine documento Crea file Tif da documento spool Associa Immagine documento Elimina immagine documento Strumenti del menu documenti Applicativi Campi di sistema Parametri Posta Elettronica 36 TeamSystem

37 Parametri nuovi documenti Profili Scanner Preferenze Utilità Aggiorna campo sys_desc vedi Utilità Compila campo path vedi Utilità Conversione file awd in Tif vedi Utilità Normalizza dpi file Tif vedi Utilità Sostituisci Valore Campo vedi Utilità TeamSystem 37

38 Comandi del visualizzatore Visualizzatore Interno Va alla prima pagina del documento Va all ultima pagina Va alla pagina precedente Va alla pagina successiva Contatore di Pagine Ingrandisce la visualizzazione Riduce la visualizzazione Adatta la risoluzione (dpi) Adatta in larghezza Scala 100% Adatta in larghezza / altezza Rotazione di 90 a sinistra Rotazione di 90 a destra Attiva / Disattiva Antialiasing Stampa documento Visualizza documento precedente Visualizza documento successivo Trova testo all interno del documento Informazioni sul documento Chiudi 38 TeamSystem

39 Videata Visualizzatore di file Pdf e di spool TeamSystem 39

40 Comandi del Menu Scanner Acquisizione con scanner Va alla prima pagina del documento Va alla pagina precedente Va alla pagina successiva Va alla pagina finale Contatore Pagine Acquisisce una nuova pagina Profili Scanner Importa una pagina Attiva Inserimento pagine Fronte e Retro Gestione del Fronte Retro Cancella la pagina corrente Scala 1:1 Adatta la pagina alla finestra Ruota la pagina a sinistra Ruota la pagina a destra Salva il risultato della scansione Chiudi Opzioni Disponibili Genera un documento per ogni pagina acquisita Visualizza ad ogni avvio di scansione l interfaccia dello scanner Avvia automaticamente la scansione senza visualizzare l interfaccia dello scanner Utilizza l introduttore dei fogli (ADF = Automatic Sheet Feeder) Anche se sono state programmate 10 pagine, ad ogni pagina si ferma per consentire la sostituzione del foglio 40 TeamSystem

41 Contatore per la programmazione delle pagine da acquisire Videata Scansione TeamSystem 41

42 Comandi del Menu Fascicoli sintesi Fascicoli Apri il Fascicolo selezionato Nuovo Fascicolo Elimina Fascicolo Aggiorna Elenco Videata Fascicoli Comandi delle Cartelle sintesi Comandi delle Cartelle Apri Cartella Inserisci documenti nella cartella Nuova Cartella Elimina Cartella Trova Cartella Annulla i parametri della ricerca Aggiorna l elenco dei documenti Chiudi Selezionando Apri Cartella, vengono visualizzati i documenti contenuti ed è possibile attivare la Gestione dei documenti nella cartella. 42 TeamSystem

43 Videata Gestione Cartelle Comandi dei Documenti nelle Cartelle Dettagli del documento Inserisci documenti Marca tutti i documenti Smarca tutti i documenti Copia documenti marcati in memoria Rimozione dei documenti marcati dalla Cartella Trova documento Annulla i parametri della ricerca Aggiorna l elenco dei documenti Chiudi Selezionando Dettagli del documento, viene visualizzato l archivio di provenienza e la scheda. Videata Gestione documenti nelle Cartelle TeamSystem 43

44 Comandi del Menu Documenti Collegati Dettagli del documento Collega al documento corrente i documenti copiati Marca tutti i documenti Smarca tutti i documenti Elimina il collegamento con i documenti marcati Trova documento Aggiorna l elenco dei documenti collegati Videata Documenti Collegati 44 TeamSystem

45 TeamSystem 45

46 46 TeamSystem

47 Installazione e Avvio TeamSystem 47

48 Contenuto della Confezione La confezione contiene: - Manuale stampato (non compreso nella versione Archivia Plus for Friends) - Cd Rom - Modulo per l attivazione del programma e la registrazione della licenza Il Cd Rom contiene: - Il programma in versione 32bit per data base Microsoft Access - Archivi Dimostrativi - Presentazione multimediale delle funzioni del programma - Documentazione in formato Html - Documentazione in Formato Pdf 48 TeamSystem

49 Pre Requisiti Sistema Operativo - Windows 98 rel 2 - Windows Windows Xp - Windows Consigliato Explorer 6 Configurazione dell hardware: Per l utilizzo del programma non sono richiesti particolari requisiti, è evidente che le performance saranno proporzionali alla velocità del computer utilizzato. Configurazione minima di un client Personal Computer con processore 350 mhz o superiore. - Ram: 128 Mbyte ) - Occupazione programma: 60 Mb. - Monitor: Colore 800 x 600 o superiore - Stampanti supportate: Aghi, Laser, Getto d inchiostro - Scanner supportati: tutti gli scanner Twain Compatibili Per l utilizzo di Windows 2000 o xp si consiglia 256 mbram. Configurazione minima di un server: - Hard Disk di sistema per programmi e archivi non masterizzati (in genere 36 Gigabyte preferibilmente mirrorato) - Hard disk per la conservazione delle immagini dei cd rom (in genere 1 cd rom = 650 mb = pagine a4 bianco e nero) Configurazione di una workstation. Nel caso di utilizzo dei programmi ArchiScan e Firma è opportuno disporre di una workstation con buone capacità elaborative. Personal Computer con processore 2 ghz o superiore: - Ram 512 mbytes - Grafica 1280 x 1024 o superiore - Masterizzatore per cd rom - Interfaccia scsi per scanner (diversa da quella per dischi) - Scanner professionale Volumi prodotti da una workstation Una workstation dotata di scanner professionale da 50 pagine al minuto, può generare un volume di dati giornaliero di 400 mb e smaltire indicativamente 2000 documenti. TeamSystem 49

50 Se Si intende utilizzare ArchiMaster - Scrittore di cd rom o di dvd Se si installa il programma Firma almeno 1 postazione deve essere munita di - Lettore di smart card Se si installa ArchiScan ArchiScan è in grado di pilotare qualsiasi scanner dotto di interfaccia ISIS. Per utilizzare al meglio le funzioni di ritaglio e raddrizza del programma è necessario che lo scanner sia in grado di produrre uno sfondo nero. 50 TeamSystem

51 Avvio del Cd Rom Se l opzione Autoplay del lettore di Cd Rom è attiva, inserendo il Cd Rom viene avviato il menu di avvio del cd (index.htm). Sono disponibili diverse scelte scelte: 1 - Contenuto del cd Avvia un documento word con brevi istruzioni di installazione e gli ultimi aggiornamenti 2 Installazioni Programmi e utilità Avvia il menu di installazione dei programmi, dell help e delle altre utilità 3 Depliant Avvia la consultazione dei depliant 4 Manuali Avvia la consultazione dei manuali 5 Leggi Avvia la consultazione delle leggi in materia di conservazione digitale dei documenti 6 Video Filmati esplicativi del programma 7 Informazioni Visualizza le informazioni sul copyright Per avviare una delle opzioni cliccare con il mouse sulla relativa indicazione. Pre requisiti per la visualizzazione della Guida Introduttiva La guida introduttiva utilizza filmati in formato.avi a 720 x 486 punti con audio, pertanto per ottenere una visione ottimale occorre disporre di una scheda audio e di casse acustiche. Pre requisiti per la visualizzazione del Manuale Il manuale è realizzato in formato html pertanto per la sua consultazione occorre disporre di Microsoft Internet Explorer 6 o successivo. Se l opzione Autoplay non è attiva, supponendo che il lettore Cd Rom sia configurato come unità E: scegliere dal menu Avvio la voce Esegui e digitare E:\INDEX.HTM: TeamSystem 51

52 Installazione L installazione è composta da due fasi: Installazione del programma Configurazione del programma Per avviare l installazione, dal menu di avvio del cd, selezionare Istallazione Programmi e Utilità > Installa Archivia Plus. Seguire le istruzioni a video ed installare il programma su tutti i personal computer che dovranno eseguire Archivia Plus. Configurazione del programma Possiamo ipotizzare due tipi di configurazione: - Configurazione della postazione principale La configurazione della postazione principale è descritta nel capitolo ArchiConfig. - Configurazione di un client La configurazione di un client è descritta nella sezione successiva. Avviare manualmente il Setup Se non volete avviare il setup dal menu di avvio del cd, sfogliare il cd rom e identificare la cartella setup, al suo interno si trova il programma setup.exe, effettuare doppio clic viene avviata l installazione. Le sequenze di installazione e configurazione del programma sono illustrate anche nei filmati presenti nel cd 52 TeamSystem

53 Configurazione del Client ArchiConfig Il programma di installazione, crea una cartella nel Menu Avvio Programmi, denominata Archivia Plus con le icone necessarie per l avvio di ogni singolo modulo. Per avviare la configurazione del programma occorre selezionare il modulo ArchiConfig, per fare questo: 1 - Cliccare sul bottone Avvio (Start); 2 - Selezionare il menu Programmi; 3 - Selezionare il sottomenu Archivia Plus; 4 - Avviare il modulo ArchiConfig. Videata Avvio del Programma TeamSystem 53

54 Viene Presentato il menu di ArchiConfig, ma sono attive solo le funzioni di Configurazione. Videata Menu ArchiConfig Se state configurando il programma sulla postazione principale (Server) e non avete ancora creato un archivio di sistema, consultate il capitolo ArchiConfig. Utilizzate le istruzioni di seguito riportate se state configurando un modulo CLIENT. Per configurare un Client La configurazione di un client presuppone che vi sia un Archivio di Sistema già creato. Chi ha effettuato queste operazioni deve avervi fornito: 1 - L indirizzo del Percorso condiviso 2 - Un codice utente 3 - Una password 4 - Una smart card (se presente Firma) Se avete a disposizione queste informazioni, potete procedere alla configurazione del vostro modulo Client. 1 - Selezionate dal menu Configurazione la scelta Percorso Condiviso 2 Cliccate sul comando Sfoglia... Viene attivata la ricerca guidata di directory. Potete sfogliare la rete (se ne avete i permessi) oppure scrivere per esteso il Percorso Condiviso. Se il percorso selezionato è valido, il programma Attiva la funzione UTENTI, diversamente rimane in posizione di configurazione. 54 TeamSystem

55 3 - Selezionate il menu Utenti scelta Accedi come altro utente 4 - Viene richiesto codice utente e password Inserite i dati forniti dall amministratore del sistema, apparirà il menu completo. Videata ArchiConfig completo Lanciando ArchiConfig la prima volta non vi è stato chiesto di riconoscervi come utente poiché non avendo ancora indicato la posizione di un archivio di sistema non vi era necessità di effettuare nessun controllo. Dopo aver indicato il percorso condiviso, l accesso viene abilitato solo se viene digitato un codice utente ed una password valida. Videata Accesso Digitare un codice utente ed una password validi Codice utente e password vi devono essere forniti da chi ha generato l archivio di sistema. Se state installando il programma per la prima volta, l utente di default che viene creato durante l installazione è l utente ADMIN password ADMIN Il percorso unico Il programma supporta l indirizzo unico per cui nell indicare i percorsi vengono presentate le unità mappate ma viene data la possibilità di digitare il percorso unico es. \\nomeserver\nomerisorsa\amsystem L uso del percorso unico semplifica le operazioni di manutenzione e di condivisione degli archivi e dei documenti e rende disponibile l archivio anche da postazioni remote. TeamSystem 55