Gestione Protocollo.NeT. Coelda.NET

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1 Gestione Protocollo.NeT Coelda.NET

2 Gestione Protocollo.Net Coelda.NeT I punti chiave della procedura Presentazione del prodotto Semplificare. Punto.

3 I Punti Chiave della procedura Digitalizzare, organizzare e collaborare

4 Gestione protocollo.net Gestione Protocollo è una procedura per la gestione del protocollo informatico in base ai criteri esposti nel DPR /12/2000 e nel regolamento attuativo DPCM 31/10/2000. Questa procedura offre numerose potenzialità nella gestione del protocollo informatico, seguendo l'utente passo passo dall'acquisizione all'assegnazione. E' possibile suddividere i documenti in titolari e organizzarli in fascicoli. Le funzioni di smistamento e di assegnazione sono completamente personalizzabili dall'utente che potrà decidere ed organizzare tutti gli uffici periferici, destinatari e supervisori. Gli applicativi sono stati concepiti con lo spirito di innalzare sempre di più gli standard qualitativi di funzionamento, offrendo ai clienti le migliori soluzioni informatiche, per arrivare nel più breve tempo possibile ai criteri di efficienza, efficacia, economicità e trasparenza dell azione amministrativa, a favore dei cittadini e delle imprese.

5 Accesso Ovunque È possibile accedere al proprio ambiente di lavoro da qualsiasi posizione attraverso Internet. Tutti i software dell applicativo Coelda.NeT sono progettati e ottimizzati per il lavoro over internet. Sfruttando tutte le potenzialità messe a disposizione dal Framework 4 è possibile lavorare comodamente da qualsiasi postazioneconnessa alla rete senza problemi.

6 Sicurezza Personale Accesso sicuro e riservato alle informazioni tramite UsbKey Personale L accesso ai programmi Coelda.NeT è caratterizzato da elevate misure di sicurezza. Oltre all immissione dei dati d identificazione è necessario inserire nella porta USB del computer uno speciale dispositivo di identificazione. Questo permette ai sistemi di sicurezza Coelda.NeTdi essere posti al pari dei sistemi di sicurezza bancari presenti oggi sul mercato.

7 Principali funzioni della Gestione protocollo Gestione del percorsoufficiale del documento: apposizione del numero di protocollo. Acquisizione allegati a mezzo scanner o per importazione di file di qualsiasi formato. Stampa etichette e nel caso anche indirizzi dei destinatari. Smistamentodella corrispondenza verso gli uffici periferici. Consultazione e presa in consegna, assegnazione e gestione del Titolario. Ricerca e visualizzazione dei documenti. Gestione della Firma Digitale da apporre ai documenti ufficiali.

8 Presentazione del prodotto Gestire il workflow in modo facile

9 Gestione Protocollo Maschera principale Maschera generale del programma di Gestione Protocollo. Consultazione. Menù operativo del programma di Gestione Protocollo. Il menù operativoconsente di navigare nelle varie schede che costituiscono la maschera principale del programma o gestire particolari funzioni.

10 Menù operativo» Documento Gestione delle informazioni e proprietà relative al singolo Documento protocollato.» Ricerca Ricerca nell insieme dei Documenti protocollati secondo i criteri scelti dall utente.» Consultazione Consultazione della corrispondenza assegnata all ufficio corrente.» Fascicoli Gestione dei Fascicoli per l archiviazione della corrispondenza.» Titolario Gestione del titolario di classificazione.» Utenti Associazione degli utenti della procedura con gli scriventi interni del protocollo.» Rubrica Rubrica degli scriventi esterni interessati alla corrispondenza in entrata o in uscita.» Scriventi Interni Rubrica degli scriventi interni interessati dallo smistamento della corrispondenza.» Gestione dei Parametri Impostazione dei parametri e delle opzioni di funzionamento di Gestione Protocollo.

11 Workflow» Protocollazione Inserimento di protocolli per corrispondenza in entrata, in uscita o interna.» Smistamento Smistamento della corrispondenza dalla postazione di protocollo agli uffici interessati.» Assegnazione Assegnazione della corrispondenza ricevuta da un ufficio ad altri uffici.» Presa in carico Consultazione della corrispondenza assegnata all ufficio.» Fascicolazione Archiviazione della corrispondenza nei fascicoli.

12 Gestione Protocollo Documento Dati generali che costituiscono l intestazione del documento. Area dedicata agli allegati e alle informazioni di dettaglio del documento. Menù di gestione del documento. Il menù di gestione del documentoconsente di navigare nelle varie schede, che costituiscono i vari elementi di cui il documento si compone.

13 Menù di gestione del documento» Allegati Insieme dei file che costituiscono il corpo del documento protocollato.» Smistamento Smistamento della corrispondenza dalla postazione addetta alla protocollazione agli uffici interessati.» Assegnazioni Assegnazione della corrispondenza ricevuta da un ufficio ad altri uffici.» Messaggi Messaggi interni relativi protocollato corrente. al documento» Informazioni Informazioni generali e di riepilogo sul documento protocollato corrente.

14 Ricerca dei documenti protocollati La ricerca presenta l elenco dei Documenti protocollati che rispondono ai criteri di filtraggio applicati di volta in volta dall operatore. Ricerca dei documenti È possibile ottimizzare la ricerca suddividendo il risultato della ricerca in pacchetti limitati di record. Elenco dei criteri di ricerca applicabili sull insieme dei documenti accessibili all utente.

15 Ricerca dei documenti Criteri di ricerca Stato del documento (Smistato, Da smistare, Respinto) Campi chiave del documento (Anno, Numero, Entrata/Uscita/Interna) Informazioni di intestazione (Data ricezione, Oggetto, Area ) Mittenti e Destinatari Gestione dei filtri predefiniti salvati dall utente Divisione del risultato della ricerca corrente in pacchetti limitati di record Attraverso criteri di ricerca e possibile utilizzare parametrispecificiper trovare i documenti in modo veloce ed efficiente.

16 Smistamento e assegnazione dei documenti I documenti protocollati possono essere immediatamente smistati verso gli uffici di competenza. Smistamento Ricerca e selezione dei documenti da smistare. Selezione degli uffici a cui indirizzare i documenti smistati.

17 Consultazione e presa in carico della corrispondenza assegnata Ogni ufficio abilitato può consultare in tempo reale la corrispondenza che gli è stata assegnata, segnalare lo stato di lavoro del documento ed eseguirne l archiviazione o l assegnazione ad altri uffici. Consultazione Elenco dei documenti ricevuti, aggiornato in tempo reale e filtrabile secondo diversi criteri di ricerca. Accesso diretto ai fascicoli per l archiviazione della corrispondenza ricevuta

18 Archiviazione in fascicoli dei documenti protocollati L archiviazione dei documenti protocollati avviene in modo semplice e rapido tramite l efficiente gestione dei fascicoli, che permette di monitorarne lo stato ed applicarne le autorizzazioni per gli uffici e generare report. Fascicolazione Fascicolo La scheda di gestione dei Fascicoli permette di visualizzare ed editare le loro proprietà ed il loro contenuto.

19 Titolario di classificazione La gestione del titolario di classificazione permette di creare il proprio schema di classificazione e di applicarlo nell organizzazione di documenti e fascicoli. Titolario Schema ad albero del titolariodi classificazione.

20 Stampe e reportistica La procedura di Gestione Protocollo fornisce un ampia selezione di stampe: dalla stampa delle etichette del protocollo e dei destinatari, alla stampa del registro di protocollo, comprese stampe personalizzabili per cliente. Stampe

21 CO.EL.DA Software S.r.l. Via Villini Svizzeri, Diramazione Gullì n. 33/a Reggio Calabria Tel.: +39 (0965) Fax: +39 (0965) C.F. e P.I.: IT C.C.I.A.A. Reggio Calabria: Trib. Reggio Cal. Reg. Soc.: 280/87 Capitale Sociale: i.v.