Coelda.NET. Gestione Documentale.NET

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1 Coelda.NET Gestione Documentale.NET

2 Cos è Gestione Documentale.NET? Gestione Documentale.NETè un programma che permette la creazione, l archiviazione e la gestione rapida e completa di un qualunque tipo di documento. Con questo software è possibile infatti, cercare e trovare rapidamente le informazioni necessarie e collaborare con i membri di un gruppo di lavoro. Aiuta a risparmiare tempo e ti permette di trovare le giuste informazioni al momento del bisogno. E possibile autorizzare gruppi di lavoro a condividere, accedere, arricchire ed immagazzinare i contenuti informativi in un unico luogo. Gestione Documentale.NETè in grado di gestire tutti i documenti di un organizzazione ed il prezioso patrimonio intellettuale in un archivio ben protetto.

3 Vantaggi! Quante volte cerchi un documento e non lo trovi? Quanto tempo sprechi alla ricerca di una fattura, di un contratto, di una lettera? Quanto spazio occupa il tuo archivio? E quanto è faticoso e dispendioso dover rintracciare quella vecchia fattura che stiamo prendendo in esame oggi? Gli uffici devono gestire ed elaborare una gran mole di dati e di documenti, che variano continuamente ad una velocità impensabile fino a qualche tempo fa. La necessità quindi di raccogliere, catalogare, conservare e gestire le informazioni secondo metodi facili ed efficienti sta diventando una priorità di trasformazione. Gestione documentale.net permette di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non, trasformandoli da cartacei ad informatici, ottenendo velocità e, nello stesso tempo, più tranquillità nella gestione dei documenti, più sicurezza e più accessibilità ai propri documenti: più competitività.

4 Perché utilizzare una gestione documentale? Digitalizzare i tuoi documenti significa: Riduzione degli spazi necessari (mᶟ e Kg di carta in un solo DVD) Abbattimento di costi di gestione Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati) Riservatezza(ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti) Condivisione(è possibile condividere o inviare i documenti risparmiando il classico passamano semplicemente con pochi click) Cloud(Gestione documentale è in grado, a scelta del cliente, di rendere i documenti disponibili sempre ed ovunque mantenendo elevatissimi livelli di sicurezza) Prova a pensare a cosa significa non doversi alzare per cercare un documento. É sempre li davanti a te, subito! Non doversi preoccupare della gestione materiale di tutti quei documenti, spesso totalmente inutili e non necessari a consultazioni successive. Non aver più il timore di smarrire o non dover più impiegare ore nella ricerca di un foglio. Attraverso Gestione Documentale.NET le tue informazioni sono al sicuro: i tuoi documenti non sono più gestiti in un archivio fisico, ma su un archivio informatico, evitando così i rischi che potrebbero derivarne (es: smarrimento, furto, deterioramento). I tuoi dati non vengono persi o erroneamente modificati da persone non autorizzate. Attraverso la gestione dei documenti elettronici, non sarà più necessario che il documento passi fisicamente da una scrivania all'altra poiché questo può venire smistato digitalmente così come avviene con un passaggio fisico di carta. Con Gestione Documentale.NET risparmi tempo e denaro guadagnando in termini di efficienza.

5 Sicurezza! Spesso per difendere il patrimonio informativo aziendale ci si limita a difendere il perimetro esterno e le linee di comunicazione; questo riduce sicuramente i rischi di attacchi dall'esterno, ma non garantisce la corretta custodia delle informazioni, queste infatti, risiedono spesso libere sui singoli computer accessibili (Copiabili o modificabili) da chiunque abbia loro accesso anche solo per una temporanea casualità. «Con l utilizzo di un software avanzato come Gestione Documentale.NET è possibile avere un archiviazione sicura e riservata delle informazione poiché ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente alle informazioni rese visibili al suo gruppo o all utente specifico.» In più le informazioni vengono memorizzate all interno di un server centralizzandole, così da poter aver loro accesso da qualunque postazione di lavoro (mantenendo comunque i criteri di riservatezza e visibilità su di esse), semplicemente accendendo al software attraverso la comoda interfaccia web di accesso e rendendone facile il backup agli amministratori di rete. Tutti i prodotti della Suite Coelda.NET garantiscono un'elevata protezione dei dati grazie all'identificazione personale dell'utente. Ogni utente sarà munito di uno speciale dispositivo di identificazione hardware USB contenente le informazioni d'accesso e protette da un PIN personale. Questo permette ai sistemi di sicurezza Coelda.NET di essere posti al pari dei sistemi di sicurezza bancari presenti oggi sul mercato.

6 Perché ridurre il consumo di carta? Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata un esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad arginare questo fenomeno, con l obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende. Statistiche dimostrano che: l'85% dei documenti non viene mai più riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte; circa il 7% viene smarrito. Un recente studio sul Documento Digitale realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale tradizionale. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all anno ed uno spreco che corrisponde all emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2, all abbattimento di oltre 20 milioni di alberi. Risparmiare sui consumi di carta ed energia per la stampa e la conservazione, vuol dire rispettare l ambiente ed aumenta i propri guadagni.

7 Risparmi! In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro. Gestione Documentale.NET ti consente di eliminare quei costi che, per loro natura, forse non sono evidenti ai tuoi occhi come altri, ma che esistono, e, nel contempo, di migliorare velocemente ed in maniera sicura la qualità del tuo business.

8 Gestione Documentale Coelda.NET I punti chiave della procedura Presentazione del prodotto Integrazione con altri programmi Semplificare. Punto.

9 I Punti Chiave della procedura Digitalizzare, organizzare e collaborare

10 Accesso ovunque» È possibile accedere al proprio ambiente di lavoro da qualsiasi posizione attraverso Internet Tutti i software dell applicativo Coelda.NET sono progettati e ottimizzati per il lavoro over internet. Sfruttando tutte le potenzialità messe a disposizione dal Framework 4 è possibile lavorare comodamente da qualsiasi postazione connessa alla rete senza problemi.

11 Sicurezza personale» Accesso sicuro e riservato alle informazioni tramite UsbKey Personale L accesso ai programmi Coelda.NET è caratterizzato da elevate misure di sicurezza. Oltre all immissione dei dati d identificazione è necessario inserire nella porta USB del computer uno speciale dispositivo di identificazione. Questo permette ai sistemi di sicurezza Coelda.NET di essere posti al pari dei sistemi di sicurezza bancari presenti oggi sul mercato.

12 I Punti chiave della Gestione Documentale» Smaterializzazione dei Documenti cartacei» Interfaccia semplice e intuitiva» Archiviazione e Gestione dei Documenti» Gestione sicura delle autorizzazioni» Ricerca dei Documenti veloce ed efficiente» Smistamento rapido di Documenti verso altri Utenti o Uffici» Integrazione nativa con Microsoft Office e con Microsoft Windows

13 Condividere le informazioni! Creare un documento digitale di qualsiasi tipo per condividerlo con facilità Sia nel caso di un documento (testi, immagini o pdf) sia nel caso di elementi multimediali (elementi audio o audio-visivi), è possibile ottimizzare il lavoro condividendo i documenti in modo affidabile senza sovraccaricare la cartella della posta in arrivo e senza muoversi dalla propria scrivania.

14 Collaborazione Più persone possono modificare un singolo documento. Il lavoro di gruppo è importante e le funzionalità di smistamento e condivisione sono di grande aiuto.

15 Presentazione del prodotto Gestire un documento in modo facile

16 Gestione Documentale Maschera principale Maschera generale del programma di Gestione Documentale Esplorazione cartelle Menù operativo del programma di Gestione Documentale Il menù operativoconsente di navigare nelle varie schede che costituiscono la maschera principale del programma o gestire particolari funzioni

17 Menù operativo» Esplorazione Cartelle Gestione dell insieme di Cartelle in cui sono conservati e ordinati i Documenti.» Ricerca Documenti Ricerca nell insieme di Documenti secondo i criteri scelti dall utente.» Documenti Smistati Visualizzazione e ricerca nell insieme dei Documenti ricevuti e inviati dall Utente.» Documento Gestione delle informazioni e proprietà relative al singolo Documento.» Categorie/Attributi Gestione dell insieme di proprietà personalizzate dall Utente che caratterizzano i Documenti.» Tipologie Gestione delle Tipologie di Documento.» Cartelle Preferite Elenco delle Cartelle Preferite scelte dall Utente per un accesso rapido ai percorsi più utilizzati in Esplorazione Cartelle.» Gestione dei Parametri Impostazione dei parametri e delle opzioni di funzionamento di Gestione Documentale.

18 Organizzare le informazioni Troppe informazioni? Se la vostra organizzazione è estesa e include una grande quantità di contenuti, è possibile organizzarli con le cartelle. L esplorazione delle Cartelle permette di gestire l albero di Cartelle accessibili dall utente e la disposizione dei documenti contenuti in esse. È possibile personalizzare il proprio albero per ogni utente. Gestione del contenuto della cartella selezionata.

19 Troppi documenti e non ricordate dove avete salvato il documento? La ricerca presenta l elenco dei Documenti tra tutti quelli accessibili dall Utente, che rispondono ai criteri di ricerca applicati di volta in volta dallo stesso. Ricerca dei documenti È possibile ottimizzare la ricercasuddividendo il risultato della ricerca in pacchetti limitati di record. Elenco dei criteri di ricerca applicabili sull insieme dei documenti accessibili all utente.

20 Ricerca dei documenti Criteri di ricerca Nome del documento Allegati con ricerca nel testo contenuto (Full-Text) Anno Data Tipologia Attributi Gestione dei filtri predefiniti salvati dall utente Divisione del risultato della ricerca corrente in pacchetti limitati di record Attraverso criteri di ricerca e possibile utilizzare parametrispecificiper trovare i documenti in modo veloce ed efficiente

21 Gestione Documentale Documento Dati generali che costituiscono l intestazione del documento Area dedicata agli allegati e alle informazioni di dettaglio del documento Menù di gestione del documento Il menù di gestione del documentoconsente di navigare nelle varie schede, che costituiscono i vari elementi di cui il documento si compone

22 Menù di gestione del documento» Cartelle Insieme di cartelle in cui è conservato il documento corrente.» Allegati Insieme dei file che costituiscono il corpo del documento corrente.» Documenti collegati Relazione diretta tra il documento corrente e altri documenti, per condividerne gli allegati.» Attributi Insieme delle proprietà personalizzate associate al documento corrente.» Autorizzazioni Autorizzazioni di utenti e gruppi di utenti sul documento corrente.» Smistamento Funzione di invio del documento corrente verso uffici o utenti.

23 Condivisione dei documenti Smistamento Nella pagina dei documenti smistati, l utente può in ogni momento sia visionare i documenti ricevuti, sia andare a verificare i documenti che lui stesso ha smistato verso altri utenti o uffici. Documenti Ricevuti Vengono visionati in questa maschera, tutti i documenti e i rispettivi allegati che l utente ha ricevuto Documenti Inviati Attraverso i criteri di ricerca, è possibile visionare in questa maschera tutti i documenti e i rispettivi allegati inviati dall utente

24 Integrazione con altri programmi Acquisizioni da qualsiasi fonte senza problemi

25 INTEGRAZIONE» Integrazione con i sistemi operativi Microsoft Windows» Inserimento di un documento attraverso la suite Microsoft Office» Integrazione con qualsiasi programma tramite l utilizzo di una stampante virtuale

26 Gestione Documentale Integrazione con Microsoft Office All interno dei singoli programmi Office è disponibile un ribbon contenente tutti i controlli di integrazione con il pacchetto documentale. La Gestione Documentale Coelda.NET si integra perfettamente con la suite Microsoft Office dando la possibilità all utente di esportarlo direttamente all interno del programma.

27 Gestione Documentale Integrazione con Microsoft Windows All interno Windows è disponibile il menù contenente tutti i controlli di integrazione con il pacchetto documentale. La Gestione Documentale Coelda.NET si integra perfettamente con Microsoft Windows dando la possibilità all utente di esportare qualunque file direttamente all interno del programma.

28 Gestione Documentale Stampante Virtuale È possibile inserire i documenti all interno della procedura da qualsiasi programma in grado di generare stampe. Basterà semplicemente selezionare la stampante Invia a Gestione Documentale e la procedura di esportazione di avvierà automaticamente. Attraverso la Stampante Virtualeè possibile caricare all interno della gestione documentale qualsiasi documento generato da qualsiasi procedura.

29 Esportazione di un documento Al momento dell esportazione il programma seguirà «passo-passo» attraverso l ausilio di un wizardl inserimento del documento all interno della Gestione Documentale.NET. Esportazione semplice Con un semplice «click» è possibile esportare il documento nella cartella predefinita impostata dall utente di gestione documentale Integrazione Esportazione Avanzata Attraverso l esportazione avanzata si ha la possibilità di modificare le proprietà del documento prima di procedere all esportazione, come ad esempio la cartella di destinazione, gli attributi, le autorizzazioni e l eventuale smistamento.

30 CO.EL.DA Software S.r.l. Via Villini Svizzeri, Diramazione Gullì n. 33/a Reggio Calabria Tel.:+39 (0965) Fax:+39 (0965) C.F. e P.I.: IT C.C.I.A.A. Reggio Calabria: Trib. Reggio Cal. Reg. Soc.: 280/87 - Capitale Sociale: i.v.