PROGETTO DI REALIZZAZIONE DELLA GUIDA ALLA BIBLIOTECA DI ATENEO

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1 PROGETTO DI REALIZZAZIONE DELLA GUIDA ALLA BIBLIOTECA DI ATENEO Relazione di tirocinio di Angela Lattanzio matricola Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione Facoltà di Psicologia a.a. 2003/04

2 RELAZIONE FINALE DELL ATTIVITA DI TIROCINIO Date di inizio e fine dell attività di tirocinio L attività di tirocinio ha avuto inizio il 23 marzo 2004 e si è conclusa il 4 novembre dello stesso anno. Nel periodo 20 luglio-7 settembre si è collocata l interruzione estiva. Il periodo ha avuto una durata di 130 ore con distribuzione settimanale irregolare a seconda delle scadenze imposte dal progetto e della mia funzione all interno del gruppo. Identificazione e descrizione della struttura di tirocinio Ho svolto attività di tirocinio presso un ente pubblico: la Biblioteca di Ateneo dell Università degli Studi di Milano Bicocca, situata in Piazza dell Ateneo Nuovo, 1 (Milano). La mia precisa collocazione è stata nell ufficio dell area Formazione e Sviluppo, il tutor di riferimento è stata la dott.ssa Ilaria Moroni. PRESENTAZIONE DELL ENTE La Biblioteca di Ateneo si è costituita nel gennaio 1998 raccogliendo il materiale bibliografico delle prime facoltà del polo universitario Bicocca; successivamente il patrimonio si è arricchito fino a comprendere diverse aree disciplinari riconducibili alle otto Facoltà dell Università degli Studi di Milano-Bicocca. E un centro dotato di autonomia di ordinazione della spesa che ha lo scopo di conservare, sviluppare, valorizzare e gestire il patrimonio bibliografico e documentale (art.39 statuto dell Università degli Studi di Milano-Bicocca) e di metterlo a disposizione della sua utenza, rappresentata dalla popolazione dell Ateneo nonché di chi ne faccia richiesta. L utenza potenziale della Biblioteca, per quanto riguarda l Ateneo Bicocca, è costituita da circa 1200 unità di personale universitario (docenti e personale tecnico amministrativo) e da circa studenti. STRUTTURA ED ORGANIZZAZIONE E una struttura centralizzata articolata nelle sue tre sedi [Centrale (edificio U6), di Scienze (edificio U2) e di Medicina (edificio U8)], composta da organi di indirizzo di programmazione e di coordinamento della Biblioteca d Ateneo che sono: a) il Consiglio di Biblioteca; b) il Presidente del Consiglio di Biblioteca; c) le Commissioni di area disciplinare; d) ciascuno dei Presidenti di Commissione di area disciplinare. Il Consiglio di biblioteca è composto dai 13 Presidenti di Commissione di area disciplinare, dal Direttore della biblioteca e da una rappresentanza degli studenti e da una rappresentanza del personale tecnico della biblioteca (costituito da 40 persone). I SERVIZI OFFERTI La Biblioteca offre i servizi di consultazione in sede, prestito esterno, prestito interbibliotecario, consulenza bibliografica, fotocopiatura e dispone di un ricco patrimonio documentario costituito da libri, riviste e risorse elettroniche. Le attività della Biblioteca svolte all interno di ciascuna sede si distinguono in attività di Back Office e di Front Office. Per Back Office si intendono le attività di trattamento di libri e riviste che avvengono dietro le quinte : dall acquisto alla catalogazione fino alla preparazione dei documenti per la collocazione a scaffale. Si attuano i programmi di ampliamento del materiale documentario sulla base delle indicazioni 2

3 provenienti dal Consiglio di Biblioteca, e si lavora per la fruibilità delle risorse della biblioteca. Il lavoro comporta attività di contatto con fornitori italiani e stranieri e con i docenti. Per Front Office si intendono, invece, le attività svolte a diretto contatto con gli utenti: accoglienza, erogazione di informazioni e dei servizi al pubblico, gestione delle sale di lettura, della relativa strumentazione e mantenimento dell ordine dei documenti a scaffale. I servizi di area svolgono le seguenti attività trasversali alle tre sedi: gestione amministrativocontabile, gestione dei sistemi informativi, gestione delle risorse elettroniche, gestione della formazione e coordinamento di progetti. LA REALTA LAVORATIVA E un ambiente di lavoro molto giovane e dinamico, aperto a nuove iniziative concernenti l ambito di attività culturali di vario tipo e la sperimentazione. E una realtà in sviluppo, orientata al miglioramento dell efficienza e della qualità a favore degli utenti. Ho anche notato molta apertura al confronto con l esterno, testimoniata da diversi progetti che sono stati realizzati. Presentazione delle attività svolte nel corso del tirocinio L attività di tirocinio che mi ha visto impegnata in questi mesi è legata ad un progetto di realizzazione di una Guida alla Biblioteca di Ateneo unica per le tre sedi, in formato cartaceo, quale strumento utile per far conoscere la Biblioteca di Ateneo e farla utilizzare di più, in un ottica di potenziamento della comunicazione esterna. Il Progetto Guida ha coperto il periodo febbraio- ottobre La modalità scelta per raggiungere questo obiettivo è stata il lavoro di gruppo che ha dato origine alla denominazione di Gruppo Guida, coordinato da Ilaria Moroni, responsabile dell area Formazione e Sviluppo, nonché tutor del mio tirocinio. Il Gruppo Guida ha visto la partecipazione del personale bibliotecario afferente alle tre sedi e ai servizi di area e il mio supporto esterno di tirocinante di Scienze della Comunicazione. Il lavoro di équipe nella gestione di un progetto si è rivelato più efficace del lavoro individuale, sia perché è stato un lavoro comprensivo di diversi punti di vista sia perché è stato stimolante per le persone coinvolte, per la possibilità di confronto e socializzazione offerta. ATTIVITA PERSONALI E FINALITA Il ruolo di affiancamento nella coordinazione di un progetto così ampio e composito mi ha dato la possibilità di apprezzare i pregi di questo lavoro ma anche valutarne le difficoltà nel gestire i tempi di lavoro di tutti i colleghi, nel far accettare la presenza di un leader che inevitabilmente aveva il dovere di coordinare e in alcuni casi esigere, ed infine nel comunicare a tutti e riceverne feedback. Ilaria mi ha reso volta per volta partecipe di tutto ciò che nell iter di conduzione emergeva, proponendo discussioni sulla scelta del registro da tenere per la comunicazione interna del gruppo, sulle strategie di monitoraggio (schede di sintesi del lavoro svolto e dei vissuti emotivi dei membri, comunicazione più efficace e più frequente) che non fossero troppo invasive ma che permettessero una tacita sollecitazione. Il quadro generale del progetto è stato gestito in modo molto sistematico, utilizzando il metodo del "Project Management" al fine di presentare il Progetto Guida in una forma che rendesse visibili a tutti fasi, attività, responsabilità e tempistica. Si sono individuate tre grosse aree in cui suddividere il lavoro: 1) fase preliminare, altrimenti detta analisi di contesto e confronto istituzionale, che si è articolata in diverse attività: - analisi delle risorse interne; - analisi delle risorse esterne; - analisi della letteratura e delle riflessioni sull argomento; - analisi dei desiderata degli utenti; 3

4 2) fase produttiva o di redazione, che si è articolata in diverse attività: - individuazione dei contenuti e stesura di un indice; - scrittura delle varie parti del testo; - revisione del testo, editing e stampa. 3) fase promozionale o di pubblicazione e distribuzione, che si è articolata in diverse attività di diffusione: - partecipazione agli incontri con le matricole nelle giornate di presentazione delle facoltà e dei corsi di laurea e partecipazione al Welcome Erasmus, per presentare la Biblioteca e la sua Guida; - comunicazioni relative all uscita della Guida sul sito web della biblioteca e su diversi siti studenteschi: comunicazioni relative all uscita della Guida sul numero di ottobre di Informazione Universitaria (periodico trimestrale dell'isu Statale-Bicocca-Insubria) e su Mercurio, il giornalino degli studenti di Scienze (l unico attivo tra quelli contattati); - affissione di circa 200 locandine nelle varie sedi della Biblioteca e nei nove edifici della Bicocca (sulle bacheche delle varie facoltà, in Segreteria Studenti, all'isu e su pareti di passaggi strategici - corridoi del piano terra, bar, mensa, ascensori etc. - ); - invio delle guide e delle relative lettere di accompagnamento a tutto il personale docente e tecnico- amministrativo dell Ateneo Bicocca; - invio delle guide a biblioteche ed enti con cui si intrattengono rapporti significativi e che hanno collaborato nella prima fase del progetto. Rispetto alle modalità di lavoro del gruppo, sono state effettuate riunioni mensili e produttive; contributi e confronti a distanza via ; condivisione dei documenti prodotti nell Intranet della Biblioteca. Ho iniziato il tirocinio partecipando alla seconda riunione del Gruppo Guida, costituitosi poco prima dei colloqui di selezione per il tirocinio in biblioteca. Questo mi ha permesso di presentarmi e conoscere i membri del gruppo e di essere aggiornata sul quadro complessivo delle attività e sulle modalità di lavoro. Nel periodo successivo ho conosciuto il contesto lavorativo in cui mi sono inserita al fine di comprendere meglio il progetto che ho seguito. Ho realizzato, in collaborazione con la coordinatrice del gruppo, la rappresentazione grafica dei dati emersi dal questionario sul gradimento e l utilizzo dei servizi rivolto agli utenti. I dati, da me analizzati, sono stati quelli relativi agli utentistudenti della Sede Centrale (utenti campione: 389 studenti, periodo: ottobre-dicembre 2003) che ho presentato personalmente, con l utilizzo di slide, nella terza riunione del Gruppo Guida. L obiettivo è stato estrapolare l orientamento dell utenza circa i servizi e le modalità di comunicazione esterna della Biblioteca, ricavandone riflessioni utili per le successive azioni del Progetto Guida. Ilaria ed io abbiamo scelto le domande del questionario più inerenti ai nostri fini e con dati specifici abbiamo ricavato dei grafici in Power Point. Abbiamo impostato il lavoro insieme, poi ho continuato individualmente. Abbiamo cercato di adottare una forma grafica che rispecchiasse la struttura precisa del nostro lavoro. Tutte le slides sono state corredate di note : Lettura del dato Messa in relazione con altri dati Osservazioni relative alla guida Abbiamo scelto le slides più significative, che sono state argomento della presentazione al gruppo. Il lavoro completo è stato collocato sull Intranet di Biblioteca in modo da poter essere consultato integralmente da chiunque fosse interessato. Abbiamo svolto in maniera critica questo studio e questa modalità ha fatto emergere diverse domande, che abbiamo tenuto presenti nel nostro prodotto finale: la guida. Questo lavoro è stato interessante perché lavorando in coppia abbiamo avuto intuizioni interessanti e sia perché mi ha dato la possibilità di presentare il nostro studio di fronte ad un pubblico. 4

5 E stato, inoltre, molto gratificante perché è stato accolto con interesse dal Gruppo che ne ha riscontrato utilità, e dal Direttore che mi ha espresso personalmente i suoi complimenti. L acquisizione di alcuni strumenti del metodo del "Project Management" mi è stato utile per organizzare e condurre il mio progetto di Tirocinio. Attraverso l individuazione di ogni singola attività, è stato possibile preventivarne la durata, poter gestire parallelamente più fasi e intersecarle meglio nell economia del progetto, ottimizzando il tempo complessivo. Mi sono servita del modello dei diagrammi di Gannt per stendere il programma delle mie attività di tirocinio, sottoposto durante la quarta riunione, all attenzione del gruppo e successivamente inserito nel progetto complessivo. Il successivo compito che mi ha impegnato nuovamente insieme alla coordinatrice è stata l ideazione e la realizzazione di Focus Group (= interviste di gruppo rivolte ad un campione rappresentativo di persone e mirate ad esplorare alcune tematiche). Il lavoro precedente alla realizzazione dei focus group è stato di autoformazione attraverso lo studio di alcuni libri sull argomento. Intendevamo interrogare un campione significativo dell utenza al fine di sondare il loro punto di vista rispetto a diversi aspetti del prodotto Guida. Dapprima abbiamo individuato un campione rappresentativo. Scelti gli argomenti da esplorare, abbiamo approntato una struttura che approfondisse gli aspetti estetici e contenutistici ed infine abbiamo sottoposto alla loro attenzione l indice. Sono stati effettuati tre focus group di 2 ore ciascuno, in cui conduceva Ilaria ed io prendevo nota e proponevo punti di approfondimento. Abbiamo registrato tutti i dati emersi e li abbiamo messi tra loro in relazione, approntando tabelle per ogni macroarea esaminata. Anche questa è stata un attività nuova di cui ho apprezzato sia la parte di studio che la parte di ricerca, perché i focus group hanno permesso un confronto con chi era completamente esterno al nostro progetto. Inoltre ci siamo divertite a pensare ad attività che coinvolgessero prima emotivamente le persone coinvolte, facendo emergere gli aspetti legati alle impressioni, alle associazioni più immediate, per poi passare a osservazioni più specifiche e ragionate. In questo contesto ho visto applicate molte delle teorie che ho studiato solo sui libri. Le sensazioni che ho raccolto sono state di grande interesse e disponibilità a collaborare. Per quanto riguarda la fase promozionale, la coordinatrice mi ha proposto di acquisire maggiore autonomia progettando le attività e gestendo autonomamente un microgruppo. Ho approntato un progetto delle attività che prevedeva una fase informativa (produzione di volantini e locandine, aggiornamento sito) e fase di presentazione e diffusione (a guida pronta). Per accelerare i tempi ho preparato diverse proposte di messaggio per il volantino da presentare in riunione, così da avere materiale di discussione e una struttura su cui ragionare. Per preparare la riunione ho pensato alle attività da proporre al microruppo, ho ipotizzato per ognuno la durata e ho steso con queste informazioni un ordine del giorno. Durante la riunione Ilaria ha avuto un ruolo di supervisore silenzioso della mia conduzione. Il mio compito per il periodo successivo è stato di creare graficamente esempi di volantini e locandine da proporre a tutto il gruppo. A tal fine mi sono avvalsa del programma Microsoft Publisher che ho imparato ad utilizzare per l occasione. I risultati del lavoro del microgruppo sono poi stati sottoposti all attenzione di tutto il gruppo. Ho apprezzato il progredire verso un maggiore autonomia anche se inizialmente è stato difficile dover gestire tanta responsabilità e dover coordinare altre persone, ma questa difficoltà è stata molto stimolante. La formazione che ho ricevuto grazie alla costante presenza e disponibilità del tutor mi ha fornito tutti gli elementi per riuscire a ottenere buoni risultati. Altra operazione della fase promozionale è stato di individuare dei canali alternativi per diffondere la notizia dell uscita della guida. La ricerca è avvenuta su internet. Abbiamo contattato gli amministratori di siti paralleli al sito ufficiale dell Università e le redazioni dei giornali per gli studenti. Abbiamo organizzato l incontro con gli amministratori del sito Studenti Bicocca e con loro abbiamo pensato a tutte le modalità per raggiungere l utenza via web e attraverso i banchi di accoglienza e informazione per le matricole. E stato interessante questo incontro, che rappresentava il primo vero contatto con l esterno, perché mi aperto gli occhi su una miriade di strutture che lavorano dietro tutte le iniziative presenti in università. 5

6 Abbiamo pensato, sempre in fase di promozione, di coinvolgere e informare della presenza della Guida direttamente tutto il personale universitario (1200 persone tra docenti e amministrativi) che, oltre ad essere parte dell utenza considerata, sono un veicolo privilegiato per raggiungere efficacemente gli studenti. A questo fine abbiamo pensato di inviare loro la guida nella casella di posta con una lettera di accompagnamento di cui ho curato la stesura insieme ad altri membri del gruppo. Ho partecipato agli incontri con l Agenzia Pubblicitaria che ha realizzato il progetto grafico della Guida, per definire l impostazione grafico-estetica della guida e del logo della Biblioteca. Questi incontri sono stati utili per capire come funzionano e come si istaurano le collaborazioni con i fornitori di servizi. E stato divertente perché ho avuto la possibilità di vedere in anteprima e di esprimere le mie preferenze riguardo la scelte grafiche relative al logo e a determinate parti della guida, che il gruppo ha richiesto all agenzia. In seguito all uscita della Guida alla Biblioteca di Ateneo, ho partecipato alla riunione conclusiva, in cui si è fatto un bilancio individuale e collettivo dell intero lavoro svolto, esprimendo soddisfazioni e criticità. Al termine dell incontro è intervenuto il Direttore della Biblioteca che si è congratulato con il gruppo e ha sostenuto un discorso sull importanza di promuovere la comunicazione della Biblioteca che veda le tre sedi lavorare unitamente. Figura e ruolo del tutor Il ruolo del tutor in questa esperienza è stato pregnante. Si è istaurato un rapporto di confidenza e di fiducia che ha portato ad un arricchimento reciproco e al dialogo costruttivo. Mi è stato sempre spiegato il motivo e l utilità delle attività proposte che sono state sempre coerenti con la specificità del mio indirizzo. Si sono alternate fasi in cui sono stata guidata direttamente, o in cui abbiamo lavorato insieme, a momenti di lavoro individuale, continuamente monitorato e con scadenze precise. La dottoressa Moroni è stata sempre disponibile e puntuale nelle spiegazioni e ha dimostrato anche una notevole tolleranza nella gestione del tempo e degli incontri per venire incontro alle mie esigenze personali e di studente (lezioni, esami..). Ha curato un progetto che procedesse dall apprendimento del metodo di lavoro ad una graduale autonomia, pronta a correggermi e a gratificarmi. Ho riscontrato una grande professionalità nel ruolo svolto. Giudizi e osservazioni personali L attività di Tirocinio che mi ha impegnato questi mesi credo sia stata varia, completa e ben strutturata, sono venuta a contatto con varie realtà lavorative e ho imparato metodi di gestione applicabili a qualsiasi situazione di studio e lavoro. Ho fatto esperienza di un lavoro di équipe ma ho anche avuto modo di lavorare da sola con la possibilità di poter chiedere spiegazioni ed essere corretta. E stata una esperienza gratificante e stimolante perché mi si proponevano anche ruoli di responsabilità non solo di osservazione. Ho potuto mettere in pratica direttamente le istruzioni che ricevevo con un certo margine di libertà. Mi è stata data la possibilità di intervenire e esprimere sempre il mio parere. Il carico di lavoro è stato adeguato e coerente con la mia formazione. Credo che non ci siano stati evidenti punti di debolezza nella gestione di questa esperienza che giudico positiva ed educativa. Allegati: Progetto tirocinio Slides questionario Prospetto focus group Progetto fase promozionale; volantini* Progetto Guida Guida * I contenuti e la forma dei documenti hanno subito modifiche in corso d opera. 6