LA REALIZZAZIONE DI EVENTI SOSTENIBILI

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1 L I N E E G U I D A LA REALIZZAZIONE DI EVENTI SOSTENIBILI a cura di Luglio 2010

2 2 22 A cura di: - Luca Barraco - Francesca Zarri - Marjorie Breyton Con la supervisione di: Marisa Parmigiani, Segretario Generale Impronta Etica Un ringraziamento a Gabriele Brinchilin e alle imprese socie di Impronta Etica per i loro contributi e suggerimenti.

3 Sommario 1. Introduzione 1 2. Linee guida per l organizzazione di eventi sostenibili Spostare le idee, non le persone Eppur si muove Scegliere i dove Acquistare in modo consapevole Ridurre, Riutilizzare, Riciclare Sensibilizzare i partecipanti Consumare e Compensare Farsi delle domande, trovare delle risposte Bacheca Buone pratiche di sostenibilità Bibliografia 29

4 1. Introduzione L organizzazione di eventi è considerata uno degli strumenti di marketing e comunicazione più utili a disposizione delle imprese. La sua crescente importanza è legata all evoluzione stessa del concetto di marketing: ad un modello di marketing transazionale, che ha come principale obiettivo rendere efficace la transazione verso il mercato, si va progressivamente sostituendo un modello di marketing relazionale, focalizzato sull obiettivo di accrescere e qualificare le relazioni con il cliente, allo scopo di fidelizzarlo 1. Oltre ad essere un innovativo metodo di promozione verso l esterno, l evento può diventare anche uno strumento di motivazione delle risorse interne: esso può contribuire a migliorare il clima aziendale, con una ricaduta positiva sulla qualità del lavoro e sulla motivazione dei dipendenti. Come tutte le attività aziendali, anche gli eventi esercitano un impatto sull ambiente. E dunque opportuno che le imprese pianifichino l attività di organizzazione degli eventi in maniera coerente con gli obiettivi di responsabilità sociale, sia per limitare il proprio impatto sull ecosistema, sia perché la sostenibilità di un evento contribuisce a comunicare, all esterno ed all interno dell impresa, l importanza del risparmio energetico. Il concetto di sostenibilità non rappresenta però uno stato o una visione costante nel tempo, ma occorre intenderlo come un processo continuo nel quale si coniugano le tre dimensioni fondamentali dello sviluppo: la dimensione ambientale, la dimensione economica e quella sociale. La sostenibilità ambientale presuppone la capacità di preservare nel tempo le funzioni essenziali dell ambiente quale fornitore di risorse, ricettore di rifiuti e fonte diretta di utilità; la sostenibilità economica implica la capacità di un sistema di generare reddito e lavoro per il sostentamento delle popolazioni; infine la sostenibilità sociale si può definire come la generale capacità di garantire condizioni di benessere umano (sicurezza, salute, istruzione) equamente distribuite fra tutta la popolazione. Un evento quindi si definisce sostenibile quando è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l impatto negativo sull ambiente, e da lasciare una eredità positiva alla comunità che lo ospita 2. Questa guida è quindi destinata a tutte le figure professionali che, all interno di un azienda, vengono coinvolte nelle varie fasi organizzative di un evento: dalla 1 Il marketing relazionale si propone di iniziare, negoziare e gestire le relazioni di scambio con gruppi chiave di interesse al fine di perseguire vantaggi competitivi sostenibili in specifici mercati, sulla base di accordi di lungo termine con clienti e fornitori. 2 UNEP (United Nations Environment Programme), Green Meeting Guide 2009-Roll out the Green Carpet for your Participants, 2009, p. 9.

5 2 segreteria organizzativa ai responsabili della comunicazione e del marketing; da coloro che si occupano della logistica e dell allestimento, fino a chi gestisce la mobilità, la ristorazione e l eventuale alloggio dei partecipanti. Il punto centrale di questo documento è quello di sottolineare la necessità di coinvolgere ogni aspetto di un evento affinché il medesimo sia sostenibile: la coerenza di comportamento e la necessità che la totalità degli elementi organizzativi, strutturali e produttivi dell evento vengano impostati in funzione della sostenibilità rappresenta la chiave del successo di un evento sostenibile. Quali sono i motivi che dovrebbero spingere un impresa a pianificare i propri convegni o eventi in un ottica di sostenibilità? E identificabile una serie di benefici, che riguardano in primo luogo gli organizzatori ma si estendono anche ai partecipanti, ai fornitori ed alla comunità ospitante: Risparmio sui costi: ridurre i consumi energetici, diminuire i rifiuti, acquistare prodotti locali e, più in generale, consumare meno consente di risparmiare. Sebbene alcuni prodotti verdi siano più costosi di quelli tradizionali (ad es. i materiali in bioplastica), mettere in pratica principi di ecosostenibilità spesso conduce nel lungo termine a un reale risparmio (ad es. meno materiale stampato, meno rifiuti da raccogliere ). Reputazione positiva: un evento verde è una dimostrazione visibile dell impegno dell azienda sui temi della sostenibilità ambientale e della responsabilità sociale in senso più ampio. Una strategia di comunicazione mirata può migliorare il profilo dell evento ed attrarre un maggior numero di partecipanti. Innovazione ambientale: l impegno nelle pratiche di sostenibilità contribuisce a promuovere tecniche e tecnologie innovative, che aiutano ad utilizzare le risorse in maniera più efficiente. Ampliare la consapevolezza: ogni evento è una opportunità per diffondere consapevolezza fra i partecipanti, i dipendenti, i fornitori e la comunità locale riguardo i benefici di prodotti e servizi eco-compatibili. In questo modo vengono promossi comportamenti sostenibili e responsabili. Benefici sociali: se pianificato e realizzato con cura, l evento può rappresentare un beneficio per il territorio circostante, creando opportunità di impiego, privilegiando i fornitori locali. Diffondere buone pratiche all interno dell organizzazione: molte delle scelte gestionali e delle iniziative realizzate per rendere un evento sostenibile, possono essere rilevanti anche per le attività quotidiane dell impresa, e possono fungere da progetto

6 3 pilota per le pratiche virtuose (es. eliminare l acqua in bottiglia, effettuare la raccolta differenziata dei rifiuti). Queste linee guida sono strutturate cercando di individuare quegli aspetti che compongo solitamente un evento, trovando per ognuno di essi idee, suggerimenti, consigli, per aumentarne la sostenibilità. I vari livelli in cui si suddividono gli ambiti di azione (mobilità, rifiuti, acquisti verdi, certificazione ) si intersecano e si incontrano in molte occasioni, proprio a sottolineare il fatto che un evento riesce ad essere sostenibile se è il frutto di una adeguata sinergia di buone pratiche. Questa guida si focalizza in particolare sugli eventi di piccole-medie dimensioni: riunioni, seminari, presentazioni, conferenze, corsi di formazione (sia interni all azienda, sia aperti al pubblico) che hanno una dimensione contenuta, sia per quanto riguarda la loro durata che per il loro bacino di utenza. Questa scelta è stata dettata in primo luogo dalla necessità di fornire uno strumento che fosse il più utilizzabile possibile, e quindi rivolto a quei momenti aziendali che si ripetono con maggiore frequenza durante tutto l anno, in ogni fase di lavoro ed in ogni impresa, dalla più piccola alla più grande. In secondo luogo viene posto l accento su questi tipi di eventi perché la realizzazione sostenibile di eventi dalle dimensioni più sostenute, come fiere espositive o saloni, necessita la creazione di forti partnership con tutti i soggetti coinvolti, pubblici e privati. La logica di sostenibilità presentata in queste pagine rappresenta però un importante punto di partenza per l applicazione dei principi sostenibili ad eventi di dimensioni maggiori. La lista che segue non ha la pretesa di rappresentare un censimento esaustivo nel campo della sostenibilità di eventi aziendali, bensì vuole essere un vademecum che funzioni da stimolo per ogni azienda: dare il proprio contributo e mettere in pratica certi comportamenti e certe scelte può essere più semplice di quanto non si pensi. L elenco con il quale è strutturato questo documento è pensato in modo che ogni scelta sia la naturale conseguenza di quelle precedenti, in un processo nel quale ogni azione rappresenta un tassello per la costruzione di un risultato finale che non sia la semplice somma delle parti. Quello che qui viene suggerito è il raggiungimento di un obiettivo comune, la realizzazione di eventi aziendali sostenibili, ma per giungere a questo non viene imposta una soluzione unica, bensì ogni soggetto è libero di scegliere la propria via verso la sostenibilità, tenendo presenti questi suggerimenti ma anche studiando e proponendo nuove scelte. La capacità e l impegno profusi nella direzione della sostenibilità devono essere affiancati da un altrettanto indispensabile sforzo di coinvolgimento sia all interno dell impresa che al suo esterno. L obiettivo che un impresa può raggiungere, in termini di sostenibilità, diviene tanto più ampio quanto più questa riesce ad agire coordinatamente con i suoi stakeholder, creando partnership con i soggetti pubblici e privati, ascoltando e coinvolgendo la comunità di riferimento. Ogni buona pratica realizzata dovrebbe così essere resa nota ai propri dipendenti ed ai soggetti esterni, con lo scopo di diffondere le idee e generare meccanismi virtuosi di imitazione, nelle altre imprese e tra i diversi stakeholder.

7 4 2. Linee guida per l organizzazione di eventi sostenibili 2.1 Spostare le idee, non le persone Nel programmare la sostenibilità di un evento è innanzitutto opportuno considerare se sia indispensabile, per la sua realizzazione, far muovere le persone: un evento solitamente prevede che i partecipanti si riuniscano in un luogo d incontro, per raggiungere il quale sono previsti spostamenti più o meno lunghi. Al giorno d oggi sono tuttavia disponibili tecnologie che consentono di incontrarsi virtualmente, di interagire a distanza, permettendo così di risparmiare tempo e di limitare i costi degli spostamenti e le ricadute sull ambiente da essi determinati. Quando un evento ha una funzione promozionale o relazionale e prevede un affluenza di pubblico ampio e variegato, si rivela determinante il coinvolgimento diretto dei partecipanti. BUONE PRATICHE Terra Futura Town Meeting Firenze 2008: nell ambito del progetto comunitario IDEAL-UE si è creata una piattaforma virtuale di social-networking, dove sono stati coinvolti un vasto numero di cittadini in un dibattito sulle politiche europee di fronte al cambiamento climatico. All evento hanno potuto interagire in tempo reale cittadini della Regione Toscana e di altre Regioni europee. Nel caso però di attività quali riunioni o conferenze lo spostamento delle persone non è più un elemento imprescindibile: le videoconferenze e/o le teleconferenze rappresentano utili strumenti per svolgere questi fondamentali momenti aziendali senza la necessità di spostare fisicamente le persone. Gli attuali strumenti informatici inoltre permettono lo svolgimento di corsi di formazione o di aggiornamento a distanza via internet (e-learning) e gli strumenti del c.d. web 2.0 (blog, forum, social network ) offrono numerose opportunità di interazione e di feedback, utili nella gestione dei rapporti tra aziende, tra aziende e fornitori, tra aziende e consumatori. AZIONI RELAZIONI videoconferenze / teleconferenze strumenti del web 2.0 (blog, social network, forum, chat ) spazi espositivi virtuali e-learning (corsi on line) prendere contatti con soggetti che si occupano di sviluppo sofware

8 Immagine tratta da: 5 IDEE Come scegliere la piattaforma software più adatta per un progetto di e-learning aziendale - Breve analisi comparativa fra le più diffuse piattaforme di e- learning Open Source di Roberto Pasini, luglio In questa guida l autore analizza e confronta le più diffuse piattaforme di formazione via internet, per cercare di aiutare i responsabili delle aziende a scegliere quella più adatta al proprio scopo. Scaricabile al sito: a=3 IDEE ExpoPolis rappresenta il primo salone espositivo virtuale in 3D progettato per l organizzazione e lo svolgimento di fiere commerciali e congressi. L accesso allo spazio virtuale di esposizione avviene via web e per partecipare a qualsiasi evento non occorre viaggiare.

9 6 2.2 Eppur si muove Anche nel caso di un evento nel quale sia comunque previsto lo spostamento di persone, l azienda può scegliere ed incentivare comportamenti eco-sostenibili. Durante lo svolgimento di un evento i partecipanti dovranno affrontare una serie di spostamenti locali tra: punto di arrivo (stazione o aeroporto), location, hotel, centro della città. La lunghezza di questi spostamenti ed il mezzo di trasporto utilizzato determinano un impatto sull inquinamento urbano e sulla produzione di CO 2. La scelta della location dovrebbe garantire una prossimità alle linee di trasporto pubblico o a percorsi pedonali, BUONE PRATICHE Cultivate the Future Modena 2008: gli organizzatori del convegno hanno pianificato una mobilità sostenibile, servendosi di alcuni progetti realizzati dal Comune di Modena: car-sharing, pedal (sensibilizzazione all uso della bicicletta negli spostamenti quotidiani), prontobus, e di tessere di trasporto pubblico. ontent/view/1460/24/ prevedendo se possibile forme di incentivo per il raggiungimento del luogo dell evento tramite mezzi di trasporto a basso impatto ambientale (es. tariffe ridotte per chi utilizza i mezzi pubblici, servizio di car pooling ) o facilitando il raggiungimento a piedi (fornendo informazioni e cartine della zona). Si potrebbero prevedere spazi destinati a ospitare rinfreschi e coffee break all interno della location, per evitare che i partecipanti siano costretti a spostarsi. A questo proposito, le società che si occupano di catering e di allestimento dovrebbero essere scelte in base alla loro vicinanza con il luogo dell evento, in modo da limitare il più possibile lo spostamento su gomma di materiali e persone. Similmente, sarebbe importante scegliere sistemazioni per i partecipanti che non siano troppo distanti dal luogo (e comunque facilmente raggiungibili con linee di trasporto pubblico) o prevedere convenzioni con servizi di noleggio biciclette. AZIONI RELAZIONI pensare alla vicinanza tra i vari luoghi dell evento (location, ristorazione, alloggi, trasporti ) prevedere sconti sui trasporti pubblici incentivare i partecipanti, negli inviti o tramite , a preferire spostamenti con trasporti pubblici verificare la possibilità di noleggiare biciclette per i partecipanti verificare la possibilità di noleggiare veicoli elettrici, ibridi, a gpl o metano suggerire ai partecipanti di adottare iniziative di car-sharing e di car-pooling stabilire relazioni e accordi con le pubbliche amministrazioni locali stabilire convenzioni con le imprese del settore alberghiero e della ristorazione, tramite le organizzazioni di settore trovare forme di convenzione con le aziende di trasporto pubblico locale

10 Immagine tratta da: 7 IDEE Car Sharing Il car sharing o auto condivisa o condivisione dell'automobile, o passa-vettura è un servizio che permette di utilizzare un'automobile su prenotazione, prelevandola e riportandola in un parcheggio vicino al proprio domicilio, e pagando in ragione dell'utilizzo fatto. Tipicamente si tratta di un servizio commerciale erogato da apposite aziende, spesso con l'appoggio di associazioni ambientaliste ed enti locali. IDEE Car Pooling Una macchina emette circa la stessa quantità di carbonio sia che contenga un singolo pendolare che un equipaggio al completo. Il Car Pooling è un sistema programmato di utilizzo collettivo dell auto: in sostanza si tratta di sistemizzare e ottimizzare una abitudine già sperimentata in maniera spontanea da ognuno di noi (portare i figli a scuola insieme ai suoi compagni, andare al lavoro insieme ad uno o più colleghi). Le aziende potrebbero, ad esempio, prevedere forme di incentivo per quei lavoratori che compiono il percorso casa-luogo dell evento o lavoro-luogo dell evento utilizzando questo principio e condividendo l auto con i propri colleghi o con gli altri partecipanti che abitano nella stessa zona.

11 8 2.3 Scegliere i dove Tutti i criteri fin qui elencati dovrebbero essere seguiti anche nella scelta dei luoghi dell evento: il luogo o i luoghi dove si svolgono i vari momenti dell evento aziendale, nonché i luoghi delle eventuali sistemazioni degli ospiti. Tutte le strutture utilizzate dovrebbero essere individuate seguendo alcune importanti caratteristiche di sostenibilità. Bisognerebbe verificare innanzitutto se le strutture scelte sono localizzate vicino a stazioni ferroviarie e/o aeroporti, e se sono ben servite dai mezzi pubblici, per ridurre al minimo gli spostamenti. Andrebbero preferite strutture dotate di marchi di qualità ambientale (come Ecolabel, Legambiente Turismo, AIAB) o comunque impegnate in comportamenti virtuosi sul piano dei BUONE PRATICHE Ecomondo Fiera internazionale del Recupero di Materia ed Energia e dello Sviluppo Sostenibile Rimini in linea con le tematiche della fiera sono stati realizzati alcuni stand espositivi utilizzando interamente materiali di scarto, alcuni dei quali recuperati all interno della fiera: carta, cartone, lastre di alluminio, scarti di moquette, pallet di legno consumi e dell impatto ambientale (utilizzo di energia proveniente da fonti rinnovabili; impianti di illuminazione a basso consumo ed alta efficienza; apparecchiature elettriche e informatiche a risparmio energetico; utilizzo di sistemi di spegnimento automatico delle luci e degli impianti di condizionamento; sistemi di condizionamento e di riscaldamento dei locali impostati su temperature non eccessivamente differenti dalla temperatura esterna; utilizzo di accorgimenti per il risparmio nel consumo di acqua; utilizzo di una efficace raccolta differenziata dei rifiuti; utilizzo di prodotti biologici; prodotti equo-solidali; prodotti a basso impatto ambientale). Dovrebbe inoltre essere considerato il loro livello di accessibilità da parte di ospiti disabili, la presenza di asili nido per i figli dei dipendenti, la presenza di spazi idonei a momenti di partecipazione e confronto e preferire, ove possibile, strutture costruite secondo criteri di eco-compatibilità (pannelli solari, isolamento termico, etc.). AZIONI RELAZIONI verificare la vicinanza con i mezzi di trasporto scegliere strutture che adottano una raccolta differenziata preferire strutture che adottano accorgimenti per il risparmio energetico e idrico preferire le strutture con marchi di qualità ambientale preferire le strutture prive di barriere architettoniche prevedere, ove possibile, spazi per la ristorazione all interno della struttura, per evitare gli spostamenti Chiedere la collaborazione dei soggetti certificatori per l individuazione delle strutture più idonee presenti nella zona

12 Immagine tratta da: 9 IDEE Legambiente Turismo Fornisce informazioni sulle azioni di tutela ambientale delle strutture ricettive, sulle eco-strutture; fornisce suggerimenti sui comportamento di risparmio e di tutela ambientale. Promuove un turismo basato sulla tutela dell ambiente, del territorio e del paesaggio e la salvaguardia della cultura e delle tradizioni locali. &id_pag=14

13 Acquistare in modo consapevole Procurarsi beni e servizi provenienti da zone vicine all evento ha un notevole effetto sulla sostenibilità in termini di impatto dei trasporti, di sostegno al lavoro ed all economia locale. Organizzare un evento in questo senso significa pensare alla catena di fornitura di tutti i beni e servizi che lo compongono: scegliere fornitori locali, o quantomeno il più vicino possibili, significa accorciare la catena e quindi i consumi. Se pensiamo al catering e agli alberghi per gli ospiti dovremmo preferire non solo quei prodotti, frutta e verdura, a Km 0, che non devono subire lunghi trasporti, ma anche quelli provenienti da produzioni agricole biologiche e/o dal circuito BUONE PRATICHE 14 edizione del festival cinematografico Milano la sostenibilità ambientale dell'evento è stata promossa attraverso l utilizzo di stoviglie in Mater-bi e tramite un accordo con Amsa per la raccolta dei rifiuti compostabili, con la promozione dell'acqua come bene pubblico grazie ad installazione di fontane di acqua liscia e frizzante; Brunch biologico con frutta e verdura di stagione. l.it/ del commercio equo e solidale. Inoltre nei menù è importante fare attenzione alla scelta dei prodotti agricoli utilizzati, cercando di preferire sempre la frutta e la verdura di stagione che non consuma energia per la conservazione. Da prendere in considerazione è la scelta di un menù vegetariano per tutti i partecipanti: questo può contribuire a ridurre l impatto ambientale della ristorazione in termini di CO 2 e di acqua utilizzate per la produzione degli alimenti, essendo la produzione di carne molto più dispendiosa in termini di energia rispetto alla produzione di vegetali. Si possono inoltre prevedere rapporti con associazioni di beneficenza per la distribuzione degli eventuali prodotti alimentari non consumati. Se pensiamo invece ai prodotti utilizzati prima e durante l evento stesso, dovremmo indirizzare la scelta verso prodotti riciclati (materiali plastici, vetro ) materiali bioplastici compostabili (bicchieri, piatti, posate ), carta e legname provenienti da filiere sostenibili (carta, cartone, cartoncini ), cotone biologico e altre fibre tessili (borse, shopper ). AZIONI RELAZIONI scegliere prodotti marchiati Ecolabel o equivalente scegliere oggetti prodotti con materiali riciclati preferire prodotti realizzati in mater-bi, in cotone biologico, in plastica riciclata scegliere legname certificato FSC scegliere prodotti biologici scegliere prodotti del commercio equo e solidale preferire prodotti sfusi al posto di confezioni monodose instaurare rapporti con le organizzazioni di rappresentanza dei produttori agricoli creare rapporti di collaborazione con le realtà del territorio che si occupano di commercio equo e solidale e/o di prodotti biologici creare rapporti di collaborazione con le realtà del territorio che si occupano di produzioni agricole biologiche

14 Immagine tratta da: 11 IDEE PLA E un biopolimero derivante dall amido di mais (ma ottenuto con un procedimento differente dal Mater-Bi), completamente biodegradabile e compostabile secondo norma EN Resiste ad una temperatura massima di 55 C. E perfettamente trasparente e viene utilizzato per la produzione di bicchieri con caratteristiche estetiche e meccaniche simili al polistirolo ma, data la sua scarsa resistenza alle alte temperature, adatti solo a bevande fredde. IDEE MATER-BI : E un biopolimero ricavato da materie prime rinnovabili: si presenta in forma di granulo e può essere lavorato secondo le più comuni tecnologie di trasformazione, per produrre prodotti bioplastici dalle caratteristiche equivalenti alle plastiche tradizionali ma perfettamente biodegradabili e compostabili. I prodotti in Mater-Bi dopo l'uso si biodegradano mediamente nel tempo di un ciclo di compostaggio. Con Mater-Bi è possibile produrre l'intera gamma di articoli per la ristorazione collettiva: dalle posate ai piatti, dai bicchieri alle tazze, sino alle scatole per l'asporto dei cibi preparati.

15 Immagine tratta da: 12 IDEE FSC Il marchio FSC identifica i prodotti contenenti legno proveniente da foreste gestite in maniera corretta e responsabile secondo rigorosi standard ambientali, sociali ed economici. IDEE EcoLabel Il nuovo regolamento Ecolabel 66/2010 mira a promuovere prodotti ad elevate prestazioni ambientali al fine di ridurre gli impatti negativi del consumo e della produzione sull ambiente e sulla salute. Per ottenere il marchio sono previsti molteplici criteri per la valutazione della qualità dei prodotti, tuttavia il nuovo regolamento ne semplifica la procedura d'assegnazione, eliminando gli oneri economici per piccole e medie imprese. IDEE Commercio Equo e Solidale: Rappresenta un sistema economico alternativo, basato sul dialogo, la trasparenza ed il rispetto, che mira ad una maggiore equità nel commercio internazionale, assicurando i diritti dei produttori marginalizzati dal mercato e dei lavoratori. Il suo scopo è promuovere la giustizia sociale ed economica e lo sviluppo sostenibile attraverso il commercio, la formazione, la cultura, l'azione politica. Prodotti alimentari ed artigianali, e non solo: macchinette per caffè, regalistica aziendale, coffee break

16 Ridurre, Riutilizzare, Riciclare La produzione di rifiuti rappresenta un problema significativo all interno degli eventi aziendali. Nell organizzazione e nella gestione di incontri o di particolari momenti aziendali occorre sempre tener presente la semplice regola delle tre erre : Riduci, Riutilizza, Ricicla. Il primo passo da compiere è quindi quello di ridurre la quantità dei materiali consumati, seguito poi dallo sforzo di impiegare oggetti e materiali riciclati e/o riutilizzabili ed infine provvedere ad una corretta differenziazione dei rifiuti. I materiali usati all interno di un evento aziendale dovrebbero essere ridotti allo stretto necessario: ad esempio si dovrebbe ridurre al minimo l uso della carta preferendo l utilizzo di apparecchi elettronici (chiavette USB, CD, DVD, video-proiettori); anche i materiali promozionali, cancelleria, striscioni, omaggi dovrebbero essere minimizzati tenendo presente di scegliere solo oggetti realmente necessari, che non verranno gettati subito dopo l evento. Dopo aver considerato l effettiva utilità degli oggetti necessari all evento, si dovrebbe indirizzare la scelta su prodotti sostenibili provenienti BUONE PRATICHE Rassegna europea del formaggio di qualità Slow Food Bra (Cuneo) 2009: la rassegna si è caratterizzata per numerose pratiche di sostenibilità: isole ecologiche gestite da volontari che indicano ai visitatori il corretto smaltimento dei rifiuti, distribuzione di piatti in mater-bi ai commercianti della zona coinvolta nella fiera, riutilizzo dei materiali di grafica/allestimento o trasformazione in oggetti utili (es. borse da banner in pvc). Materiali di comunicazione stampati su carta certificata FSC e Rain Forrest Alliance. Compensazione delle emissioni di CO 2 in collaborazione con Marcopolo Environmental Group, attraverso energia proveniente da biomassa. it/ da materiali riciclati e, più in generale, a basso impatto ambientale e che potranno essere riutilizzati in futuro per altri eventi (banner pubblicitari, stand, badge ). Si possono scegliere materiali ecologici, come borse in cotone o fibre naturali, cartelline in cartone riciclato o in plastica riciclata che veicolano in sé l idea stessa di riciclaggio e sostenibilità e che, una volta terminato l evento, potranno avere anche un ulteriore utilizzo. Infine sarebbe molto importante attrezzare l evento per una raccolta differenziata dei rifiuti che sia semplice e chiara per tutti i partecipanti: per agevolare la raccolta è determinante l accessibilità dei contenitori e quindi è necessario che i contenitori siano vicini al posto dove il rifiuto si produce e che le indicazioni sulla differenziazione siano di facile lettura e comprensione. AZIONI predisporre una raccolta differenziata dei rifiuti scegliere carta e prodotti riciclati e/o riciclabili ridurre l uso della carta e dei gadget evitare alimenti in mono-porzioni ridurre gli imballaggi installare distributori di acqua pubblica e consigliare ai partecipanti di riempire la stessa bottiglietta per tutta la durata dell evento RELAZIONI creare rapporti collaborativi, accordi, convenzioni con le aziende incaricate della raccolta e del riciclaggio dei rifiuti favorire la partecipazione ed il coinvolgimento di tutti i partecipanti creare rapporti collaborativi, accordi, convenzioni con le aziende che forniscono prodotti eco-compatibili

17 Immagine tratta da: 14 IDEE Durante una tipica conferenza di cinque giorni, con partecipanti, si consumano mediamente piatti, tovaglioli, tazze o bicchieri e ben lattine o bottigliette: servendo l acqua in caraffe, al posto delle singole bottiglie di plastica, una sola conferenza può risparmiare dollari. Sustainable Event Planning Guide-Denver 2008 Convention Host Committee-Greening Initiative, Fall IDEE Un convegno di 5 giorni, con 350 partecipanti produce in termini di rifiuti circa 12,250 tovaglioli, bicchieri di plastica e 12,600 di bottigliette d'acqua. In un convegno con oltre 100 partecipanti, se si recuperassero i nastri portabadge si risparmierebbero ben 103, riutilizzando la segnaletica invece oltre 250, effettuando la registrazione online e comunicando solo via oltre 2000, senza calcolare il peso di ogni evento in termini di carbon footprint.

18 Sensibilizzare i partecipanti La riuscita di un evento sostenibile dipende anche dalla capacità dell azienda di comunicare ai partecipanti il proprio impegno in termini di sostenibilità. Ogni azione messa in campo dovrebbe infatti essere ben visibile e ben illustrata, non solo per un ritorno in termini di immagine, ma anche e soprattutto per le possibilità di sensibilizzazione dei partecipanti. Questi possono infatti venire a conoscenza di buone pratiche di sostenibilità che prima non conoscevano, apprezzarle, imitarle e diffonderle a loro volta nei propri ambiti familiari e/o lavorativi, con un positivo effetto moltiplicatore. La forza della comunicazione, quindi, aiuta a valorizzare il messaggio ecologico delle scelte effettuate e a facilitare la sensibilizzazione verso l ambiente di tutti gli stakeholder. Questo scopo si può raggiungere attraverso semplici BUONE PRATICHE azioni: l installazione di pannelli esplicativi sui contenuti di sostenibilità dell evento con informazioni sulle scelte energetiche, sui materiali impiegati, sulla gestione e la differenziazione dei rifiuti, sul contributo che ogni partecipante può dare per la realizzazione di un evento sostenibile. Edison change the music evento sostenibile come strumento di marketing, per promuovere l'immagine di azienda che investe in energie rinnovabili. I concerti a basso impatto sono uno degli aspetti del progetto "Edison change the music", che si articola anche in una community per discutere di risparmio energetico nella musica e di una guida (greenbook) sullo stesso tema. Caso innovativo sul fronte dei consumi energetici degli eventi e della comunicazione ad un target giovanile (uso di social network come myspace). music.it/it/ AZIONI RELAZIONI installare pannelli esplicativi per una corretta raccolta differenziata accompagnare gli oggetti in materiale riciclato con informazioni sul loro processo produttivo accompagnare i prodotti biologici e/o del commercio equo e solidale con informazioni sulla loro provenienza e la loro natura installare pannelli informativi sulle scelte energetiche e su eventuali forme di compensazione dell impatto installare pannelli che sottolineino l importanza della partecipazione attiva e consapevole del pubblico, nonché della loro collaborazione chiedere la collaborazione delle aziende che si occupano della raccolta dei rifiuti per impostare al meglio le informazioni sulla differenziazione chiedere la collaborazione dei soggetti che si occupano di materiali riciclati, di biologico, di commercio equo e solidale, per le informazioni necessarie ad una corretta comunicazione chiedere la collaborazione di agenzie specializzate nella comunicazione

19 16 IDEE Immagine tratta da:

20 Consumare e Compensare Un evento aziendale rappresenta un consistente consumo di energia: durante la fasi di preparazione e organizzazione, durante il suo svolgimento e nella fase successiva all evento si utilizza energia. Il consumo di corrente elettrica, il combustibile necessario al riscaldamento o al condizionamento degli ambienti, il combustile utilizzato per tutti gli spostamenti di merci e persone, senza considerare l energia implicita in tutti i beni ed i materiali adoperati per l evento. Oltre a tutte le scelte fin qui descritte per porre attenzione al consumo, occorre considerare come scelta ulteriore, la possibilità di prevedere l attuazione di meccanismi di compensazione e/o neutralizzazione delle emissioni. Il concetto base della neutralizzazione è il seguente: le emissioni in un determinato luogo che non possono essere evitate, vengono ridotte in un altro luogo della terra. A livello atmosferico, infatti, i gas serra si distribuiscono in modo uniforme, e quindi non è rilevante dove questi gas sono effettivamente rilasciati o assorbiti. Sulla base di questa evidenza scientifica, la strategia di neutralizzazione di un impresa è un ciclo. La prima fase prevede la misurazione delle emissioni collegate all attività dell impresa; si passa poi alla definizione di una strategia di riduzione delle emissioni in eccesso, che includa la riduzione degli sprechi, l acquisto di energia rinnovabile o, dove possibile, la produzione in loco e la formazione dei dipendenti. Dato che non è possibile BUONE PRATICHE Festival internazionale di cultura eco-digitale, Salento (Puglia) 2009 all interno del festival si è utilizzato un sistema brevettato altamente innovativo di diffusione audio - video a basso consumo alimentato interamente da pannelli fotovoltaici. Nel caso in cui la richiesta non sia totalmente assicurata dal sistema fotovoltaico, viene supportata da generatori di corrente che utilizzano biocarburanti. Anche l illuminazione sarà a basso consumo dove possibile, sostituendo le normali lampade elettriche con altre di categoria basso consumo. Utilizzata carta riciclata per la realizzazione dei volantini e del materiale informativo in modo da ottenere una riduzione delle emissioni di CO2 del 56% rispetto a quelle prodotte dall uso di carta bianca. Sempre nell'ottica di una manifestazione ad Impatto Zero, si provvede all'acquisto di carbon credits come forma compensazione per l'emissione di Co2 provocata dai viaggi aerei degli artisti e degli spettatori che parteciperanno all'evento / eliminare completamente le emissioni di un attività economica, una volta raggiunta la massima efficienza, le rimanenti emissioni generate possono subire un processo di neutralizzazione attraverso l acquisto sul mercato di crediti generati da progetti certificati di riduzione delle emissioni. Infine seguono la fase di reporting e comunicazione verso gli stakeholder delle attività intraprese, inserendole in questo modo in un percorso di responsabilità socioambientale completo. Trattandosi di un percorso ciclico e volontario, l impresa potrà decidere internamente i confini dell iniziativa. Il percorso di neutralizzazione si presta infatti ad essere adottato per un prodotto, un evento, un ramo d azienda o tutta l organizzazione. A partire dal ciclo della carbon neutrality è possibile applicare questo processo ad ogni tipo di attività economica: produzione di beni e servizi, consumi delle sedi operative, eventi organizzati ecc. In particolare, ogni tipo di evento (musica, sport, fiere, conferenze ecc.) inevitabilmente provoca una certa emissione di gas climalteranti ed essa può essere ridotta e

21 18 compensata. La CO 2 viene emessa da diversi fattori in tutte le fasi della manifestazione, ad esempio nel caso di una conferenza: arrivo e partenza dei relatori, del pubblico, del personale impiegato, l energia utilizzata per tutto l equipaggiamento tecnico, il catering, l accomodation, i rifiuti prodotti ecc. BOX: I crediti di CO2 Una parte fondamentale per la trasparenza del processo di neutralizzazione è la scelta dei crediti di CO 2 derivanti da progetti che devono essere certificati a livello internazionale; gli aspetti a cui prestare attenzione sono i seguenti: Area geografica di provenienza del progetto: i progetti certificati a livello internazionale sono localizzati generalmente nei Paesi che non hanno obblighi di riduzione o che hanno un surplus di quote di CO 2. Tipologia di progetto: Energie rinnovabili: si tratta della maggior parte dei progetti, si trovano soprattutto in Asia e America Latina Efficienza energetica: si trovano in Asia, America Latina e Africa. Riforestazione e afforestazione Cattura delle emissioni di metano: si tratta di uno dei gas con il maggior potenziale di effetto serra. Carbon sequestration: si tratta dell imprigionamento forzato di gas serra in depositi geologici. Standard di certificazione del credito: Le principali tipologie di crediti venduti sul mercato volontario sono Gold Standard o VCS. GOLD STANDARD (GS) è lo standard metodologico per la realizzazione di progetti per la riduzione delle emissioni di gas climalteranti più importante e riconosciuto nel mercato volontario e garantisce un livello qualitativo e di tutela in quanto utilizza principi di sostenibilità per la valutazione dei progetti adottando, come procedure di verifica, le stesse sviluppate delle Nazioni Unite per i progetti che rientrano nel mercato regolamentato. I crediti Gold Standard assicurano perciò che il progetto che li genera comporti oltre che riduzioni di gas climalteranti, anche benefici economici e sociali per le popolazioni coinvolte. I crediti di tipo VCS e VER+ sono altri due standard di alto livello, in quanto entrambi seguono le procedure di verifica sviluppate delle Nazioni Unite per i progetti che rientrano nel mercato regolamentato. A differenza dei Gold Standard queste due metodologie si concentrano maggiormente sulla riduzione/assorbimento delle emissioni rispetto alle altre componenti di sostenibilità. Prezzi: a seconda di queste variabili, nonché dello stadio di avanzamento del progetto, dell anno di realizzazione, ecc, il prezzo dei crediti sul mercato volontario varia tra i 15 e i 30 /ton CO Per i dati tecnici circa i meccanismi di neutralizzazione di CO2 ringraziamo Indica Srl per il suo contributo. AZIONI RELAZIONI prevedere meccanismi di compensazione CO 2 prendere contatti con le aziende e associazioni che si occupano di calcolo e riduzione dei consumi prendere contatti con le organizzazioni che si occupano di meccanismi di compensazione della CO 2.

22 Immagine tratta da: 19 IDEE L'impronta di carbonio, o Carbon Footprint, rappresenta un metodo di misurazione che indica quanto territorio biologicamente produttivo viene utilizzato da un individuo, una famiglia, una città, una regione, un paese o dall'intera umanità per produrre le risorse che consuma e per assorbire i rifiuti che genera. Con questo metodo si può misurare il peso delle attività umane sull'effetto serra, espresso in tonnellate di Biossido di Carbonio equivalente (CO2 eq). IDEE L impronta ecologica zero, o Carbon neutrality, si riferisce all obiettivo di raggiungere un risultato netto pari a zero nelle emissioni di carbonio, attraverso il bilanciamento dell ammontare di CO2 rilasciato con un equivalente compensazione. La compensazione può concretizzarsi nell utilizzo di una quantità equivalente di energia proveniente da fonti rinnovabili, oppure nel sostenere progetti di riforestazione o più in genere Carbon Project, iniziative volte alla diminuzione delle emissioni di gas serra.

23 20 3. Farsi delle domande, trovare delle risposte Al fine di rendere maneggevole questa breve guida e facilitare quindi l adozione del più ampio numero di buone pratiche di sostenibilità, proviamo a suggerire questo semplice strumento di auto-valutazione. Seguendo il percorso adottato fin qui per descrivere i diversi ambiti di applicazione dei principi di sostenibilità e di responsabilità sociale, proponiamo una serie di domande alle quali gli stessi organizzatori dell evento potranno rispondere. Con questo metodo si può valutare quale è stato il proprio impegno concreto e quali invece sono state le eventuali carenze, in modo da intraprendere un percorso di apprendimento e di miglioramento continuo. Naturalmente né la suddivisione in categorie, né la stesura di questa lista, hanno la pretesa di dare una visione esaustiva di ogni aspetto: lo scopo è quello di fornire gli input necessari affinché si introduca in ogni azienda la comprensione e la consapevolezza che la sostenibilità si può raggiungere attraverso numerose (piccole o grandi) azioni e che, alla base di tutto, sta la volontà di realizzarle. Spostare le idee, non le persone Utilizziamo, quando possibile, mezzi alternativi all evento quali videoconferenze, teleconferenze, centri espositivi virtuali? Usiamo le al posto degli inviti cartacei? Utilizziamo gli strumenti del web, quali blog, chat, social network, forum per interagire con partner, fornitori, clienti, dipendenti collocati in altre sedi? Eppur si muove Abbiamo scelto strutture (per l evento e per l eventuale ospitalità) vicine tra loro e vicine ai mezzi di trasporto pubblico o a percorsi pedonali o ciclabili? Abbiamo fornito indicazioni sui percorsi ciclo-pedonali e sulle linee di trasporto pubblico? Abbiamo consigliato ai partecipanti di utilizzare i mezzi pubblici, e si sono previste facilitazioni e incentivi per il loro uso? Abbiamo previsto il noleggio di biciclette o di veicoli a basso impatto ambientale per gli spostamenti dei partecipanti? Abbiamo suggerito ai partecipanti di adottare iniziative di car-sharing o di car pooling?

24 21 Scegliere i dove Abbiamo verificato se la struttura scelta per l evento e le strutture di accoglienza degli ospiti sono vicine tra loro e vicine ai mezzi di trasporto? Le strutture che abbiamo scelto adottano una raccolta differenziata? Adottano comportamenti di risparmio energetico (illuminazione, riscaldamento, condizionamento) e di risparmio dell acqua? Le strutture sono costruite secondo criteri di eco-compatibilità (pannelli solari, isolamento termico )? Abbiamo scelto strutture nelle quali sia possibile realizzare spazi per la ristorazione, per evitare spostamenti dei partecipanti? Abbiamo scelto strutture dotate di spazi idonei a momenti di confronto e di partecipazione con il pubblico? La struttura che ospita i partecipanti effettua il cambio della biancheria secondo le necessità, invece che quotidianamente? Possiede dispositivi di risparmio dei consumi elettrici (sistema di illuminazione con fotocellule o con chiavi di attivazione dell elettricità ) e per il risparmio dell acqua? Le strutture sono accessibili con facilità ai portatori di handicap? Le strutture effettuano servizio di asilo nido per i bambini dei partecipanti all evento? Acquistare in modo consapevole Abbiamo scelto prodotti con marchio europeo Ecolabel, o comunque prodotti a basso impatto ambientale (FSC, PEFC )? Abbiamo scelto oggetti (gadget, cartellonistica, arredamento, badge, borse, cancelleria ) realizzati con materiali riciclati, riciclabili, compostabili (sporte in cotone o canapa, cartellette in cartone riciclato, penne in plastica riciclata o mater-bi, blocchi per gli appunti in carta ecologica )? Abbiamo scelto, per la realizzazione del catering, prodotti a Km 0, prodotti biologici, frutta e verdura di stagione, prodotti del commercio equo e solidale? Abbiamo previsto meccanismi per la distribuzione di eventuali prodotti alimentari non utilizzati ad associazioni di beneficenza? Ridurre, Riutilizzare, Riciclare Abbiamo adottato misure per la riduzione dell uso della carta (utilizzare internet e le per le comunicazioni, stampare solo il necessario e preferire supporti informatici, utilizzare i fogli fronte-retro, scegliere carta riciclata, stampare le bozze sul retro di fogli già utilizzati )? Abbiamo ridotto l uso degli imballaggi per i prodotti utilizzati? Abbiamo installato distributori di acqua pubblica e consigliato ai partecipanti di conservare ed utilizzare uno stesso contenitore per la durata dell evento?

25 22 Abbiamo predisposto una accurata ma accessibile raccolta differenziata dei rifiuti? Abbiamo preferito, nella realizzazione del catering, l utilizzo di contenitori sfusi alle confezioni monodose? Sensibilizzare i partecipanti Abbiamo fornito informazioni ai partecipanti su tutte le scelte di sostenibilità (informazioni sui prodotti riciclati utilizzati, sui prodotti scelti per il catering, sulle scelte energetiche e sulle eventuali forme di compensazione dell impatto )? Abbiamo sottolineato l importanza del coinvolgimento, della partecipazione e della collaborazione da parte dei partecipanti? Abbiamo installato pannelli esplicativi per indicare ai partecipanti la corretta differenziazione dei rifiuti? Consumare e Compensare Abbiamo fatto attenzione agli sprechi in termini di illuminazione, riscaldamento e climatizzazione (assicurarsi che computer, proiettori etc. siano spenti quando non in uso, scegliere temperature adeguate, utilizzare la naturale aerazione o ombreggiatura della struttura)? Abbiamo utilizzato elementi scenografici riutilizzabili per eventi futuri (vele o cartellonistica prive di data e recanti solo il nome dell azienda)? Abbiamo installato nei bagni sistemi di riduzione del flusso di acqua? Abbiamo chiesto ai partecipanti le loro preferenze per il rinfresco, in modo da ordinare il catering in maniera accurata e riducendo al minimo gli sprechi? Abbiamo provato a calcolare l impatto ambientale complessivo dell evento, ed eventualmente previsto forme di compensazione di CO 2 attraverso il sostegno a progetti ambientali?

26 23 4. Bacheca In questa sezione viene presentata una lista, rappresentativa ma non esaustiva, di quelle aziende e associazioni che possono fornire beni e servizi nell ottica della realizzazione di un evento sostenibile. I soggetti soci di Impronta Etica sono indicati con il proprio logo. NOME PRODOTTO / SERVIZIO SITO WEB AZZERO CO 2 Offre ad enti pubblici e privati, imprese e cittadini, la possibilità di contribuire attivamente a contrastare i cambiamenti climatici attraverso un percorso di abbattimento delle emissioni di gas ad effetto serra. CTM ALTROMERCATO Distribuzione in tutta Italia dei prodotti, alimentari ed artigianali, provenienti dai progetti di commercio equo e solidale nel sud del mondo. ECOWORLD HOTEL Raccoglie alberghi e B&B eco-sensibili che si impegnano concretamente per il risparmio di risorse e per l utilizzo di energie provenienti da fonti rinnovabili. ECOZEMA Propone, produce e commercializza prodotti realizzati con biopolimeri ecocompatibili. EQUOLAND Distribuzione in tutta Italia dei prodotti, alimentari ed artigianali, provenienti dai progetti di commercio equo e solidale nel sud del mondo. GAM EDIT SRL Produce prodotti e servizi di tipografia realizzati con un ciclo di produzione che rispetta l ambiente in ogni sua fase. HERA S.P.A. La multiutility può fornire le colonnine di acqua potabile da inserire all interno degli spazi per l evento.

27 24 INDICA SRL Fornisce servizi di consulenza sullo sviluppo sostenibile, l'equità, la parità di genere, la conciliazione dei tempi, governance, qualità dei prodotti e dei servizi. In particolare si occupa di: rendicontazione, accountability e controllo strategico; sistemi di gestione e sistemi contabili; responsabilità sociale; processi decisionali inclusivi e gestione dei conflitti; calcolo dell impronta ecologica e meccanismi di neutralizzazione della CO 2. LEGAMBIENTE TURISMO Fornisce servizi e informazioni sulle strutture ricettive turistiche che si impegnano nella adozione di azioni di sostenibilità e nella promozione della tutela ambientale. NOVAMONT Produce materiale termoplastico biodegradabile (detto Mater-Bi), a partire dall'amido di mais, grano e patata (imballaggio, stoviglie e buste di bioplastica). PALM S.P.A. PUNTO 3 Fornisce servizi di progettazione, realizzazione e vendita di pallet ed imballaggi in legno, rispettando i principi della responsabilità sociale d impresa e dello sviluppo sostenibile. Realizza progetti per lo sviluppo sostenibile, specializzata in acquisti verdi e progettazione partecipata. Si rivolge agli enti locali, alle associazioni e alle imprese private, per le quali progetta e realizza attività mirate. Ha ideato la metologia Eventi Sostenibili che, prendendo in considerazione le diverse fasi che conducono alla realizzazione di un evento, attribuisce allo stesso un punteggio (Sustainability Quotient) ed un marchio certificato Eventi sostenibili di colore diverso in funzione del livello raggiunto RAGGIO VERDE Produce prodotti, per la scuola la casa e l ufficio, ecologici, a basso impatto ambientale e ad alto contenuto sociale ricavati da materie prime naturali e dal riutilizzo dei materiali. RETE DEGLI ECO-ALBERGHI Prevede il riuso di manufatti di particolare interesse storico-culturale e rurale al fine di creare una rete di strutture ricettive pubbliche, realizzate soprattutto sulla base dei criteri di rispetto delle tipologie edilizie e dei materiali locali, di corretto inserimento nel contesto ambientale, e dei principi della bioedilizia e della sostenibilità del servizio offerto. TETRA PAK Produce prodotti per confezionamento derivanti da materie prime rinnovabili (cartone e carta riciclata, materiali plastici derivanti dal riciclo di polietilene e alluminio).