Linee guida sulla valorizzazione dei progetti di Servizio Volontario Europeo

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1 Valorizzare il Valore del Volontariato Le linee guida... Linee guida sulla valorizzazione dei progetti di Servizio Volontario Europeo CommissioneEuropea 1

2 La presente pubblicazione è finanziata con il sostegno della Commissione europea. L autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute CSV net Hanno collaborato alla realizzazione di questa pubblicazione: Roberta Borgogno ( Celivo Centro Servizi al Volontariato della provincia di Genova) Maria Rodriguez Copca ( CSV Verona) Stefano Farina (Solevol Lecco) Mara Georgescu (Celivo Centro Servizi al Volontariato della provincia di Genova) Chee Mei Hoh ( Cesvov Varese) Benedetta Rotondi ( CSV Pavia) Stefania Macchioni (CSVnet) Akvil Budreckyt (Esta Saltes) 2

3 Linee guida sulla valorizzazione dei progetti di Servizio Volontario Europeo Realizzate nell ambito del progetto VVV Valorizzare il Valore del Volontariato Co-finanziato dal programma Gioventù in Azione, Azione 4.3 3

4 SOMMARIO PREMESSA... 6 COME LEGGERE LE LINEE GUIDA... 7 ELEMENTI FONDAMENTALI Il Volontariato L apprendimento non formale Europa e volontariato... 9 PRIMA DELL INIZIO DEL PROGETTO SVE Indicazioni per Organizzazioni di invio a. INFORMAZIONE/ORIENTAMENTO a. PREPARAZIONE b. PARTENARIATO Indicazioni per Organizzazioni Ospitanti b. INFORMAZIONE c. PREPARAZIONE d. PARTNERSHIP DURANTE IL PROGETTO SVE Indicazioni per Organizzazioni di Invio Indicazioni per Organizzazioni Ospitanti LEGAME CON LA COMUNITA LOCALE Per incentivare il legame del volontario con la comunità locale: FORMAZIONE E SUPPORTO LA GESTIONE DEI CONFLITTI LA VALUTAZIONE DEL PROGETTO VISIBILITA E DISSEMINAZIONE DOPO IL PROGETTO SVE Indicazioni per Organizzazioni di Invio Indicazioni per Organizzazioni Ospitanti Indicazioni per il Volontario APROFONDIMENTI Il triangolo volontario/comunità/progetto La qualità nei progetti SVE La banca dati dei progetti disponibili La lettera di motivazione del volontario L Activity Agreement Le otto competenze per l apprendimento permanente Il mentorship L orientamento dei volontari Checklist per il volontario Il legame tra il volontario e comunità ALLEGATO SITOGRAFIA

5 Il presente documento è il risultato del lavoro di 17 partecipanti al seminario VVV Valorizzare il Valore del Volontariato, tenutosi a Penicina (PV) e rispecchia le loro esperienze pregresse nei progetti SVE. In questo senso non proponiamo un documento esaustivo, ma solo indicazioni ed esempi emersi durante il lavoro del seminario. Chi userà le linee guida sia consapevole che non si tratta di un documento esaustivo, ma potenzialmente utile se applicate alla propria realtà. Invitiamo il lettore a leggerlo con spirito critico e ad adattarlo al proprio contesto. Nelle linee guida, con il termine Volontario si intenda Volontario/Volontaria 5

6 PREMESSA Queste linee guida sono il risultato finale del progetto di seminario europeo VVV Valorizzare il Valore del Volontariato (VVV Valorisation of the Value of Volunteering, co-finanziato dall Azione 4.3 del programma Gioventù in Azione) che ha coinvolto 17 partecipanti provenienti da 11 paesi diversi. Il seminario si è tenuto a Penicina (PV), 9 14 marzo Il progetto è nato dalla riflessione tra organizzazioni partner che da diversi anni gestiscono il Servizio Volontario Europeo (SVE). L esperienza ha fatto nascere il bisogno di identificare una prassi condivisa con l obbiettivo principale di aumentare la qualità dei progetti di SVE creando le basi per valorizzare l esperienza dei volontari e per darne più visibilità 1. Riuniti per un seminario di cinque giorni, i partner hanno messo a confronto le proprie esperienze e, sulla base di queste, ragionato sugli elementi che prima, durante e dopo lo SVE possano valorizzarne l impatto e il suo valore aggiunto in termini di competenze acquisite, sia sociali che professionali, e di contributo per una società migliore, più tollerante e più consapevole. Elementi che, inoltre, potrebbero rendere i volontari europei più consapevoli della loro esperienza di volontariato in modo da avere il massimo impatto a livello locale e allo stesso tempo poter mantenere un legame con il territorio di appartenenza dove, una volta rientrati, possano partecipare ad attività in modo da valorizzare al massimo l esperienza fatta durante lo SVE. I risultati di queste riflessioni intendono essere dei suggerimenti e, qualora lo si voglia, uno strumento pratico ad uso delle organizzazioni impegnate nello SVE che vogliano approfondire le condizioni per valorizzare lo SVE, sia dal punto di vista del volontario che degli altri soggetti coinvolti, organizzazioni, comunità locale, altri volontari e la cittadinanza in genere. La prima esigenza è quella di dare qualità alla preparazione, al servizio e al momento del rientro dallo SVE 2. Questa qualità si manifesta riguardo alla collaborazione coi partner del progetto, ma soprattutto riguarda l efficacia del servizio volontario nei confronti della crescita e formazione personale del volontario e nei confronti dei benefici a terzi (partner, associazioni, servizi, destinatari e altri volontari coinvolti) innescati dal progetto. La qualità si riflette, inoltre, non solo nel cambiamento, ma anche nella continuità. Spesso la tendenza, soprattutto da parte dei volontari, è quella di identificare il periodo del progetto SVE semplicemente col periodo di servizio effettivo, dando meno importanza alla preparazione e alla valutazione, e raramente prendendo in considerazione la possibilità di dare un seguito alla propria esperienza. Tali linee guida intendono perciò essere uno strumento per dare valore al progetto di SVE in tutti i suoi momenti. Esse verranno testate dalle organizzazioni partner del progetto per un anno. Ci si potrà, ovviamente, avvalere di queste linee guida anche nelle relazioni con altre organizzazioni che non hanno preso parte al progetto, ma con le quali si porteranno avanti progetti di SVE nell anno che verrà. Terminato l anno di prova, esse verranno aggiornate e modificate laddove lo si ritenga opportuno, pubblicate e diffuse a livello europeo, con la speranza che vengano utilizzate dal maggior numero possibile di organizzazioni. 1 Vedi Approfondimento 1. Il triangolo volontario / comunità / progetti. 2 Vedi Approfondimento 2. La qualità dei progetti SVE. 6

7 Sviluppare metodologie che valorizzino l impatto personale e per la società dell esperienza di SVE è reso ancora più significativo considerando l attenzione che l Unione europea sta rivolgendo al volontariato e il suo crescente riconoscimento del ruolo del volontariato nel creare una società più coesa e democratica. Per avvalorare questa sua convinzione, l Unione europea ha proclamato che il 2011 sarà l Anno Europeo del Volontariato. COME LEGGERE LE LINEE GUIDA Le linee guida sono state elaborate seguendo un modello cronologico del progetto SVE: - Prima dell inizio del progetto SVE - Durante il progetto SVE - Dopo il progetto SVE Inoltre, il progetto SVE è analizzato da tre prospettive diverse: organizzazione di invio, organizzazioni di accoglienza e volontario. Non abbiamo inserito particolari riferimenti alle organizzazioni di coordinamento, in quanto il loro lavoro riprende molti dei tratti caratteristici del lavoro delle organizzazioni di accoglienza. Proponiamo quindi le linee guida divise in queste tre fasi e sulla base dei protagonisti del percorso SVE. Questa organizzazione offre diverse possibilità di lettura ed approfondimento: il progetto può essere seguito nella sua cronologia, può essere analizzato dalla prospettiva di un soggetto coinvolto oppure raccogliendo spunti dagli approfondimenti e dalle sottosezioni. Questa scelta è stata dettata dall organizzazione stessa del seminario di Penicina, ma anche dall esigenza di offrire al lettore un documento snello e facile da utilizzare. 7

8 ELEMENTI FONDAMENTALI Nello stendere le Linee Guida ci è sembrato importante dare rilievo a tre elementi che sono alla base del Servizio Volontario Europeo: il Volontariato, l Apprendimento Non Formale e l Europa. 1. Il Volontariato Nel Manifesto per il Volontariato in Europa, pubblicato dal Centro Europeo del Volontariato (CEV), si sottolinea che, sebbene il volontariato si manifesti in molteplici forme in tutta Europa, tale varietà non è che il riflesso dei diversi approcci e delle diverse tradizioni degli Stati Membri dell Unione europea. Tuttavia, si possono identificare alcune caratteristiche comuni. Il volontariato è un attività intrapresa: - Per libera volontà, scelta e motivazione della persona; - Senza interesse di lucro; - In un ambiente organizzato (all interno di organizzazioni, centri di volontariato, gruppi più o meno organizzati, ecc.). Il servizio volontario è anch esso frutto di una libera e autonoma scelta dell individuo che sceglie e si mette spontaneamente a servizio per un periodo di tempo prefissato per realizzare un determinato progetto di un ente con il quale stringe un patto (o contratto) formalizzato, in cui sono esplicitati diritti e doveri di ambo le parti. A differenza dell attività volontaria, il servizio volontario è un attività più strutturata, in cui le opportunità educative e formative offerte al volontario fanno parte integrante del progetto complessivo di servizio volontario L apprendimento non formale I progetti SVE danno la possibilità ai giovani volontari di acquisire abilità e competenze al di fuori dei sistemi di istruzione e di formazione formali. Tutti i partecipanti a Gioventù in Azione nell ambito dell Azione 2 (SVE) hanno diritto a ricevere il certificato Youthpass, che descrive e convalida l esperienza di apprendimento non formale acquisita durante il progetto. Di seguito sono riportate le definizioni di apprendimento non formale e informale fornite dalla Direzione Generale Istruzione e Cultura della Commissione europea. L'Apprendimento Non Formale è quello che ha luogo al di fuori del curriculum previsto dall istruzione formale. Le attività di apprendimento non formale si svolgono su base volontaria e sono accuratamente progettate per favorire lo sviluppo personale e sociale dei partecipanti. L Apprendimento Informale avviene, invece, durante le attività della vita di tutti i giorni, al lavoro, in famiglia, nel tempo libero, ecc. Consiste essenzialmente nell'imparare facendo. Nel settore giovanile, l apprendimento informale avviene generalmente durante le iniziative per i giovani e per il tempo libero, nelle attività di gruppi di pari, nel volontariato, ecc. 3 Vedi: Servizio Volontario Europeo: guida per il volontario del CSV Verona 8

9 L apprendimento non formale e informale consente ai giovani di acquisire competenze essenziali e contribuisce al loro sviluppo personale, all inserimento sociale e alla cittadinanza attiva, aumentandone così le prospettive occupazionali. Le attività di apprendimento nel settore della gioventù rappresentano un importante valore aggiunto per i giovani, per l economia e per l intera società. Le attività di apprendimento non formale e informale sono complementari all'istruzione scolastica e al sistema formativo: esse adottano un metodo partecipativo e incentrato sulla persona, si svolgono su base volontaria e sono dunque direttamente correlate alle esigenze, alle aspirazioni e agli interessi dei giovani. Fornendo una fonte supplementare di apprendimento e un percorso in grado di avviare all istruzione e formazione di tipo formale, tali attività sono particolarmente importanti per i giovani con minori opportunità. Qui vengono riassunti i principi fondamentali: - l apprendimento non formale è intenzionale e volontario; - l'istruzione si svolge in una gamma di ambienti e di situazioni nelle quali la formazione e l'apprendimento non sono necessariamente l'unica o principale attività; - le attività possono essere affidate a mediatori dell apprendimento, sia professionisti (come formatori e operatori socio-educativi) sia volontari (animatori o formatori per i giovani); - le attività sono pianificate, ma solo occasionalmente articolate secondo i ritmi convenzionali o le materie scolastiche; - di norma le attività si rivolgono a gruppi target specifici e impostano l apprendimento in maniera specifica e settoriale. 3. Europa e volontariato Di seguito inseriamo brani aventi per tema il volontariato estratti da alcuni documenti dell Unione europea e italiani. Il volontariato, che è al contempo un modo di partecipazione sociale, un esperienza educativa, un fattore di occupabilità e di integrazione, risponde alle aspettative dei giovani e della società. [ ] Le esperienze positive del Servizio Volontario Europeo sono utili per una simile generalizzazione del volontariato per i giovani (cornice di inserimento, modalità di finanziamento ecc.). È a livello europeo che occorre assicurare il riconoscimento del volontariato quale esperienza di istruzione e di apprendimento non formale. Il Servizio volontario europeo per i giovani potrebbe essere esteso mediante una partnership con gli organismi mondiali che organizzano e sostengono azioni di volontariato. Gli Stati membri dovrebbero eliminare senza indugio gli ostacoli che si frappongono alla mobilità dei giovani volontari. (Libro bianco sulla Gioventù, Commissione europea, 2001) [ ] il volontariato è un'importante forza che alimenta la società civile e rafforza la solidarietà - uno dei valori fondamentali dell'unione europea [ ] (Contributo del volontariato alla coesione economica e sociale, Risoluzione del Parlamento europeo del 22 aprile 2008) In particolare sottolineiamo come il volontariato sia, in Italia come in Europa, un elemento fondante per lo sviluppo della società civile e per il consolidamento della vita democratica. 9

10 Il volontariato si basa sulla cultura della gratuità e del dono e può aiutare tutti a scoprire una nuova cultura - quella della solidarietà, dello sviluppo sostenibile, della non violenza, del rispetto dell altro e della cittadinanza responsabile. In relazione alle sfide poste dal nuovo profilo demografico della società europea, il volontariato, attraverso le sue pratiche quotidiane e i progetti per l invecchiamento attivo e i rapporti fra le generazioni, apre importanti prospettive e costituisce una significativa modalità di coinvolgimento della popolazione, rendendola protagonista del proprio tempo, per il benessere individuale e la promozione del bene comune. (Manifesto del volontariato per l Europa, CSVnet, 2009) PRIMA DELL INIZIO DEL PROGETTO SVE Indicazioni per Organizzazioni di invio a. INFORMAZIONE/ORIENTAMENTO 4 Incontrare il candidato volontario Presentare lo SVE e il volontariato in generale (significato e valore): - A singole persone (incontro personale) - A gruppi (incontri promozionali nelle scuole, presso l associazione etc.) - Attraverso internet (website) - Attraverso eventi (per esempio, durante una festa del volontariato) Presentare al candidato volontario le attività e il lavoro dell Organizzazione di Invio Fornire informazioni e orientamento anche nei confronti di altre opportunità (volontariato in associazioni locali, altri programmi di volontariato etc.), cercando di capire gli interessi, bisogni (espliciti e impliciti) e l esperienza del candidato volontario Fornire informazioni chiare sui soggetti attuatori di riferimento dello SVE e sul loro ruolo: - Organizzazione di Invio - Organizzazione Ospitante / Organizzazione di Coordinamento - Agenzie Nazionali - Agenzia Esecutiva Audiovisivi, Istruzione e Cultura Fornire informazioni chiare su tutte le fasi del processo di attivazione di un progetto SVE: - Candidatura: fornire dettagli sul processo di candidatura, sostenere il volontario nella redazione del CV e della lettera motivazionale e chiarire al volontario che essere selezionati non significa che il progetto sarà automaticamente approvato 5 - Durata media della preparazione del progetto - Inizio e fine del progetto - Inizio e fine del servizio - Ciclo di Formazione 4 Vedi Approfondimento 8. L orientamento dei volontari. 5 Vedi Approfondimento 4. La lettera di motivazione del volontario. 10

11 - Possibilità di non essere selezionati Introdurre e mostrare l utilizzo degli strumenti disponibili per trovare progetti: - Il database europeo degli enti accreditati per lo SVE 6 - Mailing list e newsletter dedicate - Siti web utili Fornire contatti con ex volontari SVE rientrati in Italia che possano dare feedback sul quadro generale del progetto Se la famiglia del candidato volontario necessita un coinvolgimento per evitare situazioni di conflitto, fornire informazioni aggiuntive specificamente per i genitori, attraverso: - Siti web, filmati o altro materiale promozionale - Incontri specifici o sessioni di approfondimento In generale: Essere onesti col candidato volontario su ogni argomento riguardante lo SVE Assicurarsi che il candidato volontario possa corrispondere ai progetti verso i quali mostra interesse Introdurre al candidato volontario a cosa lo SVE realmente è, differenziandolo da una semplice esperienza in un paese straniero Tenere in considerazione che lo SVE potrebbe essere per il candidato volontario la sua prima esperienza di vita in un paese straniero Fornire informazioni sulle opportunità di volontariato offerte dalla comunità dove l Organizzazione di Invio opera, per incoraggiare il futuro impegno del candidato nel volontariato locale 7 a. PREPARAZIONE Spiegare al candidato volontario cosa significa rappresentare come volontario l Organizzazione di Invio, e stabilire specifiche condizioni di collaborazione e attuazione del progetto fra l Organizzazione di Invio e il candidato volontario 8 Fornire e illustrare al candidato volontario una lista di elementi da tenere presenti durante la ricerca del progetto 9 Introdurre le caratteristiche dell apprendimento non formale nello SVE e, in generale, nel Programma Gioventù in Azione 10 Dare supporto nella ricerca di un progetto che corrisponda alle aspettative del candidato volontario prendendo in considerazione gli interessi, i bisogni e le caratteristiche che ha espresso (è comunque importante lasciare che il candidato volontario cerchi autonomamente un progetto, discutendo eventualmente le sue 6 Vedi Approfondimento 3. La banca dati dei progetti disponibili. 7 Vedi Approfondimento 8. L orientamento dei volontari. 8 Vedi Approfondimento 10. Il legame tra il volontario e la comunità. 9 Vedi Approfondimento 9. Checklist per il volontario. 10 Vedi Approfondimento 6. Le otto competenze per l apprendimento permanente. 11

12 scelte perché hai scelto questo progetto? quali tue caratteristiche e competenze pensi di poter offrire/sviluppare? etc.) Assicurarsi dell effettivo valore e senso delle attività proposte dal progetto prescelto Fare il punto sui bisogni specifici del candidato volontario in termini di preparazione personale (lingua, cultura e/o altri elementi) Assistere il candidato volontario, se necessario, nella stesura del suo Curriculum Vitae e della lettera di motivazione, offrendo suggerimenti, esempi, modelli, questionari etc. 11. È comunque importante che gli operatori dell Organizzazione di Invio non intervengano direttamente sui documenti del candidato volontario, se non espressamente concordato con l Organizzazione di Coordinamento e con l ente di accoglienza, in modo da fornire un chiaro e trasparente sostegno Assistere il candidato volontario nel leggere e comprendere il progetto prescelto, aiutandolo a esprimere eventuali domande Mettere in contatto il candidato volontario con l Organizzazione di Coordinamento e con l Organizzazione Ospitante, suggerendo forme di contatto dirette (telefono, Skype etc.) Fornire, con l aiuto dell Organizzazione di Coordinamento e dell Organizzazione Ospitante, contatti con ex volontari SVE che possano dare informazioni dettagliate e feedback sul loro progetto Sostenere il candidato volontario nell acquisizione di ulteriori informazioni sull Organizzazione Ospitante, i compiti, la città/il paese dove le attività si svolgono, il paese, la cultura etc. Presentare al candidato volontario opportunità di volontariato: - Presso l Organizzazione di Invio - In un progetto (ad esempio in un associazione di volontariato locale) con attività simili a quello dello SVE prescelto 12 Informare e preparare il candidato volontario ad altre esperienze di volontariato dopo il progetto SVE 13 Fornire e illustrare al candidato volontario una lista di elementi da tenere in considerazione prima della partenza per lo SVE 14 Garantire ulteriore supporto al candidato volontario nel caso in cui non sia selezionato: - Assicurandosi che riceva sufficienti informazioni dall Organizzazione di Coordinamento e dall Organizzazione Ospitante, in modo che possa decidere come procedere - Assicurandosi che abbia compreso le ragioni per cui non è stato selezionato 11 Vedi Approfondimento 4. La lettera di motivazione del volontario. 12 Vedi Approfondimento 10. Il legame tra il volontario e la comunità. 13 Vedi Approfondimento 10. Il legame tra il volontario e la comunità. 14 Vedi Approfondimento 9. Checklist per il volontario. 12

13 - Aiutandolo in un nuovo orientamento se necessario 15 - Aiutandolo a non perdere la motivazione - Aiutandolo in altre candidature - Aiutandolo a trovare altri progetti In generale: Assicurarsi che il candidato volontario benefici di una preparazione ad ampio spettro, in aggiunta alla formazione pre-partenza (più personale e specifica per il progetto) Focalizzare l attenzione del candidato volontario sul processo di apprendimento; tutte le parti coinvolte nello SVE dovrebbero essere consapevoli delle aspettative di apprendimento e delle concrete opportunità di dar loro valore e futuro 16. b. PARTENARIATO Stabilire buoni contatti con l Organizzazione di Coordinamento e con l Organizzazione Ospitante, introducendo, se necessario, le attività e il lavoro dell Organizzazione di Invio; ad esempio: - Collaborare con partner e reti che già si conoscono e dai quali si ha feedback positivo - Preparare un questionario per l Organizzazione Ospitante riguardante: Il mentor 17 La posizione e ruolo della persona di contatto Precedenti esperienze con partner e volontari - Compilare, se richiesto, il questionario fornito dall Organizzazione Ospitante riguardante: Il processo di preparazione La posizione e il ruolo della persona di contatto Precedenti esperienze - Chiedere referenze per l Organizzazione Ospitante ai suoi precedenti partner Spiegare all Organizzazione Ospitante il processo di orientamento del candidato volontario, la sua motivazione e come la scelta è stata maturata Se il candidato volontario è selezionato e il progetto viene approvato, collaborare con l Organizzazione di Coordinamento, l Organizzazione Ospitante e il candidato volontario nella preparazione dell Activity Agreement, affrontandone tutti i dettagli e tutte le questioni 18 Assicurarsi che il candidato volontario abbia letto, compreso e concordato i termini dell Activity Agreement: - Traducendo l Activity Agreement nella lingua madre del candidato volontario se necessario 15 Vedi Approfondimento 8. L orientamento dei volontari. 16 Vedi Approfondimento 6. Le otto competenze per l apprendimento permanente. 17 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 18 Vedi Approfondimento 5. L Activity Agreement. 13

14 - Facendo firmare al candidato volontario un documento in cui dichiara di aver letto e compreso il contenuto dell Activity Agreement Fornire e illustrare al candidato volontario una lista di elementi da tenere in considerazione prima della partenza per lo SVE 19 Aiutare il volontario col sostegno necessario, come: - Preparazione linguistica: fornire una preparazione linguistica e/o adeguate informazioni su come studiare l inglese e, eventualmente, la lingua del paese di accoglienza - Pianificazione del viaggio coerentemente con l Activity Agreement, in accordo con l Organizzazione di Coordinamento, l Organizzazione Ospitante e il volontario Se il progetto è rifiutato dall Agenzia Nazionale, rimanere in contatto con l Organizzazione di Coordinamento, l Organizzazione Ospitante e il candidato volontario per le successive decisioni In generale: Essere onesti con l Organizzazione di Coordinamento e con l Organizzazione Ospitante in ogni informazione riguardante il candidato volontario Incoraggiare la collaborazione fra tutte le parti coinvolte nello SVE per fare in modo che il volontario abbia la motivazione e opportunità di continuare il suo impegno dopo lo SVE Indicazioni per Organizzazioni Ospitanti b. INFORMAZIONE Inviare call for volunteers alle Organizzazioni di Invio partner con chiare informazioni sul processo di selezione: - La scadenza del programma Gioventù in Azione alla quale verrà presentata la richiesta di finanziamento per il progetto SVE - La scadenza per le candidature dei volontari - Come si svolge la selezione - Cosa devono preparare e inviare i candidati volontari - Il numero di posti disponibili Usare strumenti appropriati per inviare le call for volunteers: Eurodesk - Agenzie Nazionali - SALTO Youth - Yahoo groups - Precedenti partner, etc. Fornire informazioni chiare, aggiornate, rilevanti ed accurate sul progetto, specificando: 19 Vedi Approfondimento 9. Checklist per il volontario. 14

15 - L inizio e il termine del progetto - L inizio e il termine del servizio - I compiti - Le attività e il lavoro dell Organizzazione Ospitante - Le questioni linguistiche - Informazioni sul paese, sulla cultura e la comunità locale - Altre questioni più specifiche c. PREPARAZIONE Fornire al candidato volontario un questionario per aiutarlo a comprendere il progetto e mettere alla prova la sua motivazione Usare Skype o l intervista telefonica per mettersi in contatto con l Organizzazione di Invio e il candidato volontario Essere aperti e inclusivi nel processo di selezione Fornire al candidato volontario i contatti di ex volontari SVE nell Organizzazione Ospitante e del mentore 20 d. PARTNERSHIP Stabilire buoni contatti con l Organizzazione d Invio, introducendo, se necessario, le attività e il lavoro dell Organizzazione Ospitante; per esempio: - Lavorare con partner e network che già si conoscono e dai quali si ha feedback positivo - Preparare un questionario per l Organizzazione di Invio riguardante: Il processo di preparazione La posizione e il ruolo della persona di contatto Esperienze precedenti - Compilare se richiesto, il questionario fornito dall Organizzazione di Invio riguardante: Il mentore 21 La posizione e il ruolo della persona di contatto Precedenti esperienze con partner e volontari - Chiedere referenze sull Organizzazione di Invio dai suoi precedenti partner Dopo la selezione incoraggiare il candidato volontario nel portare il suo personale contributo di idee al progetto Dopo la selezione inviare al candidato volontario delle linee guida di benvenuto riguardanti il progetto, il paese etc. per facilitarne l integrazione nel contesto e comunità locali 22 Se il progetto è approvato, preparare una bozza di Activity Agreement (AA) e collaborare con l Organizzazione di Invio e il candidato volontario nella 20 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 21 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 22 Vedi Approfondimento 9. Checklist per il volontario. 15

16 preparazione della versione finale, affrontando tutti i dettagli e le questioni specifiche (un processo raccomandato potrebbe essere: una bozza dell AA proposta dall Organizzazione Ospitante o dall Organizzazione di Coordinamento e inviata all Organizzazione di Invio, l Organizzazione di Invio incontra il volontario e si assicura che comprenda e condivida i termini, l Organizzazione di Invio dà feedback sulla bozza all Organizzazione Ospitante o all Organizzazione di Coordinamento che prepara la versione finale e la invia a tutte le parti) 23 Se il candidato volontario non è selezionato fornire informazioni chiare e puntuali sulle ragioni dell esclusione, proponendo alternative/opzioni, qualora possibile Se il progetto è respinto, rimanere in contatto con l Organizzazione di Invio e il candidato volontario per le successive decisioni In generale: Essere onesti con l Organizzazione di Invio e il candidato volontario in ogni informazione riguardante il progetto Incoraggiare la collaborazione fra tutte le parti coinvolte nello SVE DURANTE IL PROGETTO SVE Indicazioni per Organizzazioni di Invio Mantenere il contatto con il volontario durante la sua attività all estero Prendere contatti con il volontario poco tempo dopo la sua partenza. Chiedere, ad esempio, al volontario se il viaggio è andato bene, se ha conosciuto i referenti del progetto nell Organizzazione Ospitante, etc. Mantenere contatti regolari con il volontario, almeno una volta al mese. In questo modo si può monitorare il processo di apprendimento e fare brevi valutazioni in corso del progetto 24 e si possono anche prevenire problemi, o aiutare a risolverli nei tempi adeguati. I contatti possono essere sia formali che informali: una semplice mail per domandare come sta, o un piccolo questionario per monitorare le attività in un modo più formale. Se il volontario torna a casa per le ferie, provare a concordare un breve appuntamento, formale o informale. Motivare il volontario ad aprire un forum, un blog o a tenere un diario. Se si tratta di un file online, è utile leggerlo regolarmente. Questo può dare all Organizzazione di Invio un idea di come sta andando il progetto Monitorare il progresso di apprendimento del volontario mandando qualche domanda relativa alle otto competenze chiave per l apprendimento permanente. Ad esempio, chiedere al volontario tradurre qualche parola nella lingua del paese ospitante, o se ha fatto amicizie nella comunità locale Vedi Approfondimento 5. L Activity Agreement. 24 Vedi Approfondimento 6. Le otto competenze per l apprendimento permanente. 25 Vedi Approfondimento 6. Le otto competenze per l apprendimento permanente. 16

17 Come con il volontario, mettersi in contatto con l Organizzazione Ospitante poco dopo la partenza del volontario, per assicurarsi che non ci siano state complicazioni e per avere la prima impressione sul volontario È consigliato contattare l Organizzazione Ospitante ogni mese, per monitorare i progressi del volontario e prevenire eventuali problemi Rimanere in contatto con l Organizzazione Ospitante e l Organizzazione di Coordinamento permette anche di essere aggiornato su come gestire le questioni finanziarie: rimborso, ricevute e altri documenti necessari 26 Contattare l Organizzazione Ospitante un po prima della fine del progetto per verificare che il volontario abbiano ricevuto un Youth Pass e per verificare che la valutazione finale sia stata elaborata e magari chiedere all Organizzazione Ospitante una copia; è importante anche per verificare che il viaggio di ritorno sia stato organizzato o se lo si debba organizzare Mantenere un contatto costante con i volontari e l Organizzazione Ospitante può anche aiutare a prevenire eventuali problemi, o intervenire prima che il problema diventi troppo critico. Nel caso sorga un problema, ricordarsi che l Organizzazione di Invio è il supporto da casa per il volontario Se dovessero emergere dei problemi, consigliare al volontario di parlare con il mentore 27. Se questo non funziona, contattare l Organizzazione Ospitante per sentire la loro versione dei fatti, e provare ad incentivare il dialogo tra l Organizzazione Ospitante e il volontario. Solo se il problema è troppo critico, si può provare a contattare l Agenzia Nazionale. Se il problema viene risolto senza l intervento dell Organizzazione di Invio, si può comunque contattare il volontario per vedere com è stata risolta la situazione e assicurasi che sia la soluzione giusta per tutti gli attori coinvolti. Indicazioni per Organizzazioni Ospitanti LEGAME CON LA COMUNITA LOCALE Per incentivare il legame del volontario con la comunità locale: Aiutare il volontario con la burocrazia richiesta: permesso di soggiorno se necessario, dichiarazione d arrivo in Comune, numeri di telefono locali, etc. Organizzare una riunione formale di introduzione con le persone coinvolte nell Organizzazione Ospitante. In questa riunione dovrebbe essere spiegato al volontario quali sono le regole, i metodi di lavoro, gli aspetti logistici (come l orario di lavoro e di ferie), cosa fa l Organizzazione Ospitante, chi sono i referenti per il volontario. È importante presentare chi sono il responsabile ed il mentore del volontario 28 ed evidenziarne i diversi ruoli 26 Vedi Approfondimento 5. L Activity Agreement. 27 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 28 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 17

18 Preparare un introduzione alla comunità locale e all Organizzazione Ospitante. Può essere una riunione formale o informale: serata interculturale, una riunione in ufficio, una cena di benvenuto, etc. In questa attività si potrebbero anche coinvolgere ex-volontari SVE Mostrare la città al volontario: è importante che dall inizio il volontario inizi ad identificare i posti più importanti in città come la stazione del treno, l ufficio postale, il supermercato o i negozi di alimentari vicini, etc. Mantenere il volontario informato e coinvolto durante l intero progetto nella vita dell associazione. Se possibile, invitarlo alle riunioni di staff, coinvolgerlo nel processo decisionale, invitarlo a pranzi o cene di lavoro, etc. Se il volontario è interessato, suggerire altre associazioni locali in cui può realizzare altre attività di volontariato; coinvolgere il volontario in eventi di volontariato locali; stimolare la curiosità dei volontari rispetto alla comunità locale Invitare i volontari a eventi associativi per stimolare la curiosità dell associazione al progetto e al volontario Se possibile, organizzare attività nelle scuole o eventi pubblici dove i volontari possano presentare se stessi è il progetto SVE. Questo può anche aiutare a promuovere lo SVE nella comunità locale Invitare lo staff o amici ad uscire con i volontari la sera, e coinvolgerli in altre attività ricreative Mantenere il volontario informato circa gli eventi culturali della città o dintorni (concerti, festival, mostre d arte, etc.). Se possibile, pagare o trovare biglietti gratuiti per alcuni eventi culturali rilevanti, come l opera, il teatro, un festival locale, etc. Se possibile, collegare i volontari di diversi progetti, invitando i volontari SVE a conoscere altri volontari locali o altri volontari SVE in città (se ci sono) Mostrare al volontario i luoghi culturali locali, come musei e monumenti Coinvolgere il volontario in altre attività, anche se non direttamente relazionate al progetto, che fatte nella comunità locale Se possibile, fare incontrare i volontari SVE accolti e i futuri volontari SVE locali FORMAZIONE E SUPPORTO La formazione linguistica non è solo obbligatoria nello SVE, ma è anche un aspetto importante per favorire l integrazione del volontario nella comunità. Oltre il corso di lingua, si può incentivare l apprendimento linguistico invitando il volontario ad altri tipi di lezioni, come cucina locale, musica o arte 18

19 Fare presente al volontario che rispetto all apprendimento linguistico e all integrazione nella cultura del paese di accoglienza bisogna essere pazienti tutte le esperienze all estero implicano un po di frustrazione e di tolleranza dell ambiguità Discutere con il volontario i pregiudizi che può avere verso la cultura locale, e provando a mostrare al volontario la propria cultura, intraprendendo discussioni più approfondite Dare al volontario supporto nello svolgimento delle mansioni, per garantire la sua sicurezza e perché, grazie ad una maggiore comprensione dell attività, questa possa essere più soddisfacente per il volontario Se nell Organizzazione Ospitante ci sono diverse attività, permettere al volontario di sperimentarle all inizio del progetto prima di delineare il suo orario definitivo. Ciò può permettere al volontario di scegliere le attività nelle quali vuole essere più coinvolto, o quali altre attività potrebbe fare oltre allo svolgimento del progetto principale Offrire al volontario una formazione adeguata per lo svolgimento di mansioni specifiche: come utilizzare un certo programma di computer, come gestire il gruppo target del progetto, come lavorare con attrezzi o macchinari specifici, etc. Offrire al volontario input teorici su temi specifici e gruppi target. Ad esempio, come funziona la donazione di sangue; com è il sistema di protezione di bambini; qual è l inquadramento legale per svolgere le attività dell associazione, etc. Offrire supporto personale al volontario, per esempio, organizzando un incontro regolare con il mentore e con il responsabile di progetto per monitorare il progresso del volontario 29 Discutere con il volontario le sue aspettative, paure, frustrazioni, etc. LA GESTIONE DEI CONFLITTI Seguire un adeguata gestione di conflitti, cercando di trovare la miglior soluzione per tutte le parti coinvolte Quando si affronta un problema con il volontario, coinvolgere se necessario una terza persona nella quale il volontario ha fiducia. Questo potrebbe aiutare a far emergere le ragioni reali di un problema, o aiutare il volontario a discutere dei problemi Se è necessario chiedere supporto ad una figura professionale nella gestione dei conflitti (ad esempio uno psicologo) Incoraggiare il volontario ad esprimersi sull esperienza scrivendo un diario, un blog, un forum. Incoraggiarlo a mantenere contatti regolari con l Organizzazione di Invio 29 Vedi Approfondimento 7. Il mentorship. 19

20 Organizzare riunioni con altri volontari SVE o ex-volontari. Questo può aiutare a dare supporto peer to peer e permettergli di scambiare esperienze. Si potrebbero organizzare gruppi di discussione settimanali o mensili con altri volontari Lasciare spazio al volontario per esprimere se stesso e la propria cultura LA VALUTAZIONE DEL PROGETTO La valutazione del progetto dà all Organizzazione Ospitante ed al volontario la visione di come è andato il progetto e cosa può essere migliorato. Non è una cosa da lasciare solo alla fine come valutazione finale, ma si può anche fare durante il progetto. È consigliato fare una valutazione mensile ed utilizzare il materiale prodotto durante il processo per la valutazione finale. Che cosa valutare? - Le mansioni: Sono adeguate alle capacità e necessità del volontario? - I risultati: Cosa si è raggiunto fino a questo punto? Cosa è ancora necessario fare? - Logistica: alloggio, trasporto, formazione linguistica, etc. - Le motivazioni e i sentimenti dei volontari: Sono già state soddisfate alcune aspettative? Qual è il livello di soddisfazione fino a questo punto? - La valutazione dell associazione: Com è il progresso del volontario? Lo svolgimento del progetto? Cosa potrebbe migliorare il volontario? L associazione? - Processo di apprendimento: Cosa ha imparato il volontario? Cosa vorrebbe/dovrebbe ancora imparare 30? Come valutare? - Contattando l Organizzazione di Invio per condividere le informazioni - Organizzando incontri con il mentore e lo staff - Creando un questionario specifico, con domande chiave e domande di riflessione - Suggerendo al volontario di tenere un diario o un blog - Utilizzando metodi non formali come il gioco di ruolo, altri giochi etc. - Utilizzando valutazioni individuali e di gruppo - Cominciando a scrivere lo Youthpass! Questo può aiutare a rendere il volontario consapevole dei propri progressi VISIBILITA E DISSEMINAZIONE La visibilità e disseminazione danno un valore aggiunto al progetto, perché possono aiutare a coinvolgere la comunità locale nell associazione. Come? - Creando strumenti di comunicazione. Ad esempio creando un video su Youtube, volantini o manifesti con l aiuto del volontario, scrivendo articoli per il giornale locale, coinvolgendo i volontari nell aggiornamento del sito e creando una sezione speciale per lo SVE - Organizzando eventi con la comunità locale 30 Vedi Approfondimento 6. Le otto competenze per l apprendimento permanente. 20

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