Addestramento del direttore del programma di indicizzazione di palo

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1 Addestramento del direttore del programma di indicizzazione di palo Istruzioni dell addestramento Ruoli di indicizzazione di palo Ecco un breve sommario dei ruoli in un programma di indicizzazione di palo e di come interagiscono. Presidenza di palo La presidenza di palo sovrintende al lavoro genealogico e di tempio nel palo. Essa: Presiede all opera di salvezza nel palo, che comprende il lavoro di tempio e genealogico. Assegna a uno o più sommi consiglieri il compito di aiutare nella supervisione del lavoro genealogico e di tempio. Stabilisce se il palo debba partecipare al programma FamilySearch Indexing. Sommo consigliere Il sommo consigliere assegnato al lavoro di tempio e genealogico coordina gli sforzi genealogici nel palo. Si riunisce regolarmente con la presidenza di palo per riferire sul lavoro di tempio e genealogico e ricevere consigli. Inoltre: Insegna ai capi gruppo dei sommi sacerdoti i loro doveri per quanto attiene al tempio e alla genealogia. Coordina i programmi speciali, ad esempio l indicizzazione di palo, e raccomanda una persona da chiamare come direttore del programma di indicizzazione di palo. Coordina le risorse di palo. Direttore del programma di indicizzazione di palo Il direttore del programma di indicizzazione di palo supervisiona FamilySearch Indexing. Il direttore: Recluta indicizzatori. Seleziona arbitri. Addestra indicizzatori e arbitri. Fa rapporto al sommo consigliere incaricato. È un esempio nello svolgere il lavoro genealogico e di tempio. Se necessario, coordina sotto la guida del sacerdozio i turni al computer per l utilizzo di FamilySearch Indexing presso il centro genealogico. Assistente del direttore del programma di indicizzazione di palo Un assistente aiuta il direttore del programma di indicizzazione di palo. Secondo necessità: Svolge i compiti amministrativi assegnati dal direttore. Coordina il lavoro nei rioni e nei rami che hanno molti indicizzatori o supervisiona un gruppo di indicizzatori che lavora in una lingua diversa da quella madre. Indicizzatori Anche se ci sono molti indicizzatori che si offrono volontari al di fuori della propria chiamata ecclesiastica, i membri possono essere chiamati a servire come indicizzatori. Sono chiamati a livello di rione e diretti a livello di palo. Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 1 di 11

2 Il tempo che i singoli addetti dedicano al programma di indicizzazione varia molto. Ai membri che hanno altri incarichi oltre alla partecipazione al programma di indicizzazione sarà chiesto di dedicare solo qualche ora alla settimana. Altri fedeli che lo desiderano possono passare più ore la settimana a indicizzare, e quella può essere considerata la loro chiamata principale nella Chiesa. Indicizzatori: Svolgono i compiti di indicizzazione e di arbitrato. Sono un esempio nello svolgere il lavoro genealogico e di tempio. Ricetta per avere successo Quando impari a fare torte e biscotti, apprendi che nella ricetta ci sono alcuni passi da seguire. Similmente, ci sono tre passi fondamentali per creare e mantenere un programma di indicizzazione che abbia successo: 1. Reclutare e addestrare indicizzatori e arbitri.. Riunirsi regolarmente con il sommo consigliere incaricato. 3. Stabilire degli obiettivi. Il resto del corso tratterà alcuni modi specifici per compiere questi tre passi. Reclutamento degli indicizzatori Come direttore del programma di indicizzazione di palo, una delle tue responsabilità principali è reclutare altre persone che partecipino al lavoro di indicizzazione. Serviti della tabella sottostante per sapere di più su chi reclutare e come procedere. Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina di 11

3 Perché sono gli indicizzatori perfetti? Difficoltà Suggerimenti per il reclutamento Membri che viaggiano Desiderano contribuire, l indicizzazione non richiede molto tempo Poco tempo Raccomandazioni dai dirigenti di rione Persone anziane Hanno più tempo, trovano gioia nel servizio Poca esperienza con il computer, apparecchiature vecchie Raccomandazioni dai capi gruppo dei sommi sacerdoti, invitali a offrirsi volontari come indicizzatori nel loro tempo libero. Giovani Hanno tempo, i genitori sarebbero felici di vederli coinvolti nel programma Mancanza di conoscenza della storia Rivolgiti ai dirigenti dei giovani a livello di palo e di rione, competizione Costretti a casa Hanno tempo, occasione di servizio Potrebbero avere altre priorità Rivolgiti ai dirigenti di palo e di rione, visite Membri della comunità Interessati a trovare le proprie radici familiari e ai progetti locali Potrebbero avere altre priorità Volantini nei luoghi pubblici (ad esempio una biblioteca), parla con altre congregazioni religiose Società genealogiche Interessate alla genealogia, sempre alla ricerca di altre risorse, interessate nei progetti locali Potrebbero avere altre priorità Rivolgiti a un direttore di una società genealogica per vedere se c è interesse, rivolgiti al rappresentante delle relazioni pubbliche di palo affinché collabori Oltre ai suggerimenti per gruppi di persone specifici, ecco alcune idee generali per il reclutamento, come illustrate nel video: Inizia a parlare dell indicizzazione alla gente Sii creativo Tieni corsi di addestramento Invia di benvenuto Chiedi al vescovo delle occasioni d insegnare Includi i gruppi di giovani Usa le organizzazioni locali, i bollettini informativi e altre risorse Riporta le informazioni di contatto nei bollettini informativi settimanali Cerca chi potrebbe essere interessato a iniziare la propria genealogia Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 3 di 11

4 Scelta degli arbitri Non tutti possono essere arbitri, né c è bisogno di tutti. Ecco alcuni suggerimenti su come scegliere gli arbitri per il palo. Per gli arbitri, seleziona gli indicizzatori che: Hanno indicizzato almeno duemila record (secondo le statistiche di rione) Hanno un basso numero di batch da ripetere (meno dello 0,1% del totale dei record indicizzati) Sono attenti ai particolari (controllano due volte il lavoro svolto, dedicano il tempo necessario a fare bene le cose) Seguono le istruzioni on-line (seguono l Assistenza campo, conoscono la scheda riguardante le informazioni sul progetto) Suggerimenti per l addestramento Quando lavori con gli indicizzatori e gli arbitri di palo, assicurati che abbiano ricevuto l orientamento, l addestramento e l assistenza di cui hanno bisogno per avere successo. Seguono alcuni esempi. L orientamento potrebbe comprendere: Una breve presentazione sul procedimento di indicizzazione o di arbitraggio. Una spiegazione sulla necessità di essere accurati. Una dimostrazione di come accedere alle lezioni sull indicizzazione o l arbitraggio. Una spiegazione di come trovare le istruzioni generali e specifiche sul progetto. Gli addestramenti possono comprendere: Come utilizzare i programmi del computer. Come leggere dei documenti storici specifici. Come leggere e indicizzare dei documenti storici specifici. L assistenza potrebbe comprendere: Esprimere apprezzamento o incoraggiamento. Individuare le aree in cui sono stati commessi degli errori e spiegare come correggerli o evitarli. Inviare rapporti sul progresso dell indicizzazione e dell arbitraggio nel palo. Rispondere alle domande e scambiare idee. Dare agli indicizzatori la possibilità di raccontare agli altri i benefici che hanno sperimentato durante l espletamento dell opera. Come risultato: Gli addetti acquisiscono maggior fiducia nelle proprie capacità. Gli addetti acquisiscono nuove capacità e si sentono apprezzati. Gli addetti provano sentimenti di cooperazione, unità ed entusiasmo per il lavoro genealogico. Gli addetti producono indici di ottima qualità. Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 4 di 11

5 Collaborazione con il sommo consigliere Nei pali in cui c è una forte partecipazione dei dirigenti alla genealogia, tra cui i sommi consiglieri, l invio di nomi al tempio è doppio rispetto alla media nei pali in cui non c è molta partecipazione. Richiedi incontri regolari con il sommo consigliere incaricato. Inizia chiedendo se puoi insegnargli come indicizzare. Con il passare del tempo, analizza esempi specifici di come il programma d indicizzazione è di beneficio a chi vi partecipa. Degli altri modi per favorire la partecipazione dei dirigenti sono riportati sotto: Inviare i rapporti sul progresso dell indicizzazione nel palo. Stabilire delle mete efficaci per il palo. Potresti chiedere ai dirigenti di contribuire a incoraggiare e a motivare gli indicizzatori. Stabilire delle azioni per seguire lo svolgimento dei piani nella riunione successiva. Impostazione dell amministratore È un tuo compito telefonare a FamilySearch affinché imposti il tuo ruolo di direttore del programma di indicizzazione di palo. Per essere riconosciuto come amministratore, segui questi tre passi: 1. Registrati on-line come volontario nel sito indexing.familysearch.org, oppure accedi con il conto LDS.. Installa il programma Indexing ( 3. Telefona a FamilySearch per registrarti come amministratore. (USA e Canada: ) (al di fuori degli USA, cerca il numero telefonico all indirizzo Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 5 di 11

6 Mete dell indicizzazione di palo Affinché un programma di indicizzazione di palo abbia successo, deve essere allineato alle mete del palo. Tieni presenti le mete del palo e confronta come potresti usare l indicizzazione per raggiungere questi obiettivi. Seleziona le idee su cui vorresti concentrarti e scrivile in basso. Potresti fare inoltre riferimento alle tue precedenti mete riguardanti l indicizzazione per analizzare quello che in passato ha funzionato. Mese/anno: Mete di palo Mete indicizzazione Tre mete finali sull indicizzazione: Approvate dal sommo consigliere di palo (data) Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 6 di 11

7 Entra 3 1. Vai su: Se necessario, clicca l elenco a tendina Lingua e seleziona quella che preferisci. 3. Nell angolo superiore destro clicca Entra. 4. Digita il nome utente e la password, quindi clicca Entra. Visualizza le informazioni di un utente Nella scheda Visualizza viene mostrato un elenco di tutti gli utenti che attualmente sono nel tuo gruppo. Per organizzare l elenco degli utenti, clicca il titolo di una colonna. Ad esempio, per elencare i nomi in ordine alfabetico, clicca Cognome. Per visualizzare gli utenti che hanno un certo ruolo, ad esempio gli arbitri, in alto clicca l elenco a tendina Filtra per ruolo e seleziona il ruolo desiderato. Per visualizzare o modificare le informazioni di un utente, clicca il nome che ti interessa. Ricerca di un utente 1. Clicca la scheda Cerca.. Digita il nome della persona, il nome utente o l indirizzo . Puoi digitare parte del nome con un asterisco (*). L asterisco può essere all inizio, in mezzo o alla fine del nome. 3. Clicca Cerca. 4. Per visualizzare o modificare le informazioni di un utente, clicca il nome che ti interessa. 3 1 Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 7 di 11

8 Modifica le informazioni di un utente Puoi modificare le informazioni sul palo e sul rione, o assegnare a un indicizzatore il ruolo di arbitro o amministratore di gruppo. Non puoi aggiornare altri dati. L utente può aggiornare queste informazioni quando accede al sito Internet. 1. Nella scheda Visualizza, clicca il nome della persona.. Clicca Modifica. 3. Nel sottogruppo o campo del rione inserisci i cambiamenti. 4. Per assegnare un ruolo, clicca il riquadro a fianco di Arbitro o Amministratore di gruppo. 5. Clicca Salva Visualizzazione o stampa dei rapporti 1 1. Clicca la scheda Rapporti.. Seleziona il tipo di rapporto. 3. Seleziona il periodo, ad esempio trimestrale. 4. Seleziona le date specifiche. 5. Seleziona il formato. 6 5 HTML: usalo per visualizzare il rapporto on-line. PDF: usalo per inviare via il rapporto o per stamparlo. CSV: usa questo foglio di calcolo al fine di importare le statistiche in OpenOffice Calc per elaborare dei grafici o delle tabelle. XLS: usa questo foglio di calcolo al fine di importare le statistiche in Microsoft Excel per elaborare dei grafici o delle tabelle. 6. Clicca Genera rapporto. Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 8 di 11

9 Scelta degli arbitri 1. Per vedere quali volontari ricoprono già il ruolo di arbitri, genera un rapporto della rubrica di palo.. Per trovare nuovi arbitri, genera un rapporto sulle statistiche del rione. Cerca indicizzatori che: a. abbiano indicizzato almeno.000 record. b. abbiano un basso numero di ripetizione di batch (meno dello 0,1% del totale dei record indicizzati). 3. Contatta gli individui e chiedi: a. Sei attento ai particolari? Quando finisci un lavoro, lo ricontrolli per assicurarti che sia corretto? b. Segui le istruzioni dell Assistenza campo? c. Leggi le informazioni sul progetto e segui le istruzioni che contengono? 4. Se sì, invitali a diventare arbitri. Assicurati che seguano la lezione di addestramento per arbitri disponibile on-line. Modifica le loro informazioni utente e assegna loro il ruolo di arbitro. a b Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 9 di 11

10 Invia un messaggio Puoi inviare dei messaggi agli indicizzatori e agli arbitri del gruppo. Hai la possibilità di avvertire gli utenti di quando terrai un corso di addestramento, d informarli su statistiche o mete, oppure di trattare altri punti. 1. Clicca la scheda Messaggi.. Clicca Crea nuovo messaggio. 3. Scrivi l oggetto del messaggio. 4. Se necessario, cambia la data di scadenza, che indica quando il messaggio sarà automaticamente cancellato dal sistema. La scadenza predefinita è a trenta giorni. 5. Scrivi il messaggio vero e proprio. Nota: puoi scrivere sino a duemila caratteri. Non copiare e incollare il testo da Word. 6. Clicca Invia. Il messaggio verrà inviato a tutti gli utenti del gruppo. 7. Per visualizzare un messaggio inviato, cliccalo nell elenco. 8. Per cancellarlo, clicca il riquadro relativo al messaggio, quindi clicca Cancella messaggi. Il messaggio è cancellato per tutti gli utenti. Invia Il vantaggio di un messaggio è che appare nella scheda Messaggi. Chiunque può leggere il messaggio, che disponga di un indirizzo oppure no. Tuttavia, puoi inviare un messaggio per selezionare gli individui usando il loro indirizzo genera un rapporto della rubrica di palo in formato CSV.. copia gli indirizzi dal foglio di lavoro nel campo BCC (copia nascosta) di un scrivi il messaggio e invia come fai di solito Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 10 di 11

11 Rimuovi un utente Segui queste indicazioni per stabilire quando rimuovere gli utenti. Se un utente sarà assente per un po, ma ha intenzione di tornare a indicizzare, lascialo elencato nel sistema. Se un utente che è membro della Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni si trasferisce, mostragli come aggiornare la pagina che riporta le sue informazioni per selezionare il nuovo palo. Se un utente non vuole più partecipare all indicizzazione, eliminalo dal sistema. 1. Nella scheda Visualizzazione, clicca il riquadro accanto al nome di un utente che devi rimuovere.. Clicca Rimuovi. 3. Nel messaggio che ti chiede se sei sicuro, clicca OK. Aggiungere un utente Quando entra nel programma per indicizzare, la maggior parte degli utenti seleziona un gruppo o un palo della Chiesa a cui appartenere. Tuttavia, in amministrazione, puoi aggiungere un utente al tuo gruppo, se necessario. Avrai bisogno del nome utente della persona per aggiungerla al tuo gruppo In fondo alla scheda Visualizza, nel riquadro accanto a Inserisci, digita il nome utente della persona e poi clicca Inserisci. Nota: se commetti degli errori di battitura nello scrivere il nome utente, un messaggio di errore, elencato in rosso nell angolo in basso a sinistra, indicherà che non esiste alcun utente con quel nome. Dovrai ridigitare il nome e cliccare Inserisci di nuovo. La persona sarà quindi aggiunta al tuo palo o gruppo. Aiuto lavorativo dicembre 011 Copyright 011 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 11 di 11