SIRP Sistema Rilevazione Presenze. Sommario 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI... 4

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1 Manuale Utente

2 Sommario 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI DESCRIZIONE DELL APPLICATIVO SIRP DESCRIZIONE DEI PROCESSI LAVORATIVI STANDARD DI UTILIZZO DELL INTERFACCIA UTENTE PULSANTI ATTIVI NEI SERVIZI DI PROCEDURA CONNESSIONE E NAVIGAZIONE NEI MENÙ TASTI DI NAVIGAZIONE ATTIVITÀ PROPEDEUTICHE ALL AVVIO DEL SISTEMA Profili utente Accesso al sistema Parametri predefiniti Calendario Festività OPERAZIONI PRELIMINARI DI AVVIO Tessere Causali di autorizzazione Budeget Causali Profili orari dipendenti Parametri di calcolo Orari Profili contrattuali Turni automatici Anagrafica e Organizzazione Assegnazione Tessera ATTIVITÀ DI GESTIONE DELLA PROCEDURA Come rilevare i transiti dei dipendenti Funzione : Transiti dipendenti Acquisizione da lettore Rielaborazione Transiti Transiti di emergenza Transiti Come giustificare le assenze dei dipendenti Archivio: Assenze Assenze per Gruppi Come giustificare periodi lavorativi diversi Archivio: Permessi Archivio: Permessi per gruppi Archivio: Approvazione Assenze e Permessi Controllo delle autorizzazioni fruite dal dipendente Funzione: Impostazione disponibilità Archivio : Disponibilità Causale Assegnazione temporanea ai dipendenti di profilo orario differente Archivio: Orario Eccezionale Competenze del dipendente sulla base della rilevazione dei transiti Funzione: Consuntivo giornaliero Calcolo dei consuntivi mensili del dipendente Funzione: Consuntivo mensile Compilazione e stampa di elaborati relativi al personale Transiti Assenze Permessi/Ritardi Stampe Cartellino Manuale Utente Pagina 2/66

3 Modalità di utilizzo della maschera di selezione per la gestione stampe Altro Personale Società Altro Personale Anagrafica Archivio: Assegnazione tessera Archivio: Transiti Altro Personale Inserimento, aggiornamento e variazione di informazioni Log: Transiti manuali Log: Permessi Log: Assenze Log: Disponibilità Log: Orario Eccezionale Come accedere al sistema con altro utente Manuale Utente Pagina 3/66

4 1 SCOPO Il presente documento ha lo scopo di fornire una guida operativa all utilizzo del Sistema per la Rilevazione delle Presenze, denominato, SIRP. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Il Manuale Utente è destinato a tutti coloro che, pur con livelli di abilitazione differenziati, sono preposti all utilizzo dell applicativo SIRP, per il controllo e la gestione delle presenze/assenze dei dipendenti o altro personale di una sede di lavoro. 3 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI Abilitazione Utente Antefascia Assenza Badge Carenza Check box Si riferisce al livello di operatività assegnato ad ogni singolo utente o gestore della procedura Periodo, considerato lavorativo (eccedenza), antecedente l orario ordinario di lavoro. Periodo (espresso in giorni) durante il quale il dipendente non è presente. Vedi Tessera Periodo di tempo non lavorato nell ambito dell orario flessibile. Caselle di controllo. Il controllo è costituito da una casella selezionabile Combobox Caselle di riepilogo. Consente di selezionare un elemento da un elenco Eccedenza Eccedenza esplicita Fascia oraria Periodo lavorato al di fuori dell orario ordinario di fascia considerato lavorativo di divide in Esplicita ed Implicita Quantità ricavata da un permesso. Individua il tempo entro il quale é possibile l inizio e la fine dell attività lavorativa giornaliera e il modo in cui deve essere espletata. Diurno dalle ore 6.00 alle ore di un giorno feriale Notturno dalle ore alle ore 5.59 con inizio in un giorno feriale Festivo Diurno dalle ore 6.00 alle ore di un giorno festivo Festivo Notturno dalle ore alle ore 5.59 con inizio in un giorno festivo Manuale Utente Pagina 4/66

5 Giorno Pagina Menu a discesa Option Botton Orario Flessibile Orario Rigido Ore base Settimanali Ore massime lavorabili Permesso Punto di accesso Ritardo Segmenti Straordinario Tempo Tecnico Tessera Nell ambito del sistema SIRP, un determinato giorno può appartenere ad una delle seguenti tipologie: Lavorativo normale giornata lavorativa non festiva; Non Lavorativo solitamente il Sabato; Festivo solitamente le Domeniche, le festività del calendario, e il S. Patrono locale; Recupero normale periodo lavorativo considerato riposo compensativo; Escluso la giornata non viene presa in considerazione, quindi viene esclusa nel conteggio delle ferie, malattie ecc.. Pagina video differenziata e di facile compilazione. Serve a immettere, cambiare e visualizzare informazioni presenti nella base dati (chiamato anche a tendina ). Sistema di menu costituito da una serie di finestre che appaiono sullo schermo, presentando le opzioni disponibili in ogni momento Pulsante di opzione. Consente di visualizzare una scelta che può essere attivata o disattivata Slittamento consentito dell orario in entrata e in uscita Periodo durante il quale il dipendente deve essere presente. Se impostato, un eventuale assenza durante questo periodo è considerata ritardo. Periodo di lavoro settimanale stabilito contrattualmente. Soglia limite dell orario giornaliero di lavoro Periodo di tempo durante il quale il dipendente è autorizzato ad assentarsi durante l orario di lavoro oppure ad essere presente al di fuori del normale orario di lavoro Apparecchiatura in grado di rilevare automaticamente il transito delle persone tramite tessere o passi e, secondo modelli, di erogare informazioni Periodo non lavorato nell ambito dell orario rigido Periodi di tempo corrispondenti al valore di tempo tecnico in cui è suddiviso il periodo d orario flessibile per consentire lo slittamento d orario in entrata e in uscita. Quantità di Eccedenza pagabile Periodo di tempo concesso per l effettuazione delle operazioni di transito attraverso i punti di accesso Scheda (magnetica, a microprocessore, di prossimità) in dotazione al personale per l accesso alla Struttura, utilizzata per la rilevazione automatica dei transiti Manuale Utente Pagina 5/66

6 4 DESCRIZIONE DELL APPLICATIVO SIRP La procedura consente : l acquisizione e la gestione delle differenti tipologie di tessere necessarie per la rilevazione degli eventi di transito; la registrazione delle giornate di assenza e delle ore di permesso utilizzate dai dipendenti. Ciò consente il computo, per anno di competenza, delle quantità fruite e la segnalazione del superamento dei valori massimi prestabiliti; la gestione delle fasce orarie e dei turni; l acquisizione delle informazioni anagrafiche relative ai dipendenti nonché di quelle riguardanti la struttura dell Organizzazione; la gestione e la conservazione storica delle specifiche contrattuali di ciascun dipendente; il calcolo di consuntivi periodici, sintetici e analitici; Manuale Utente Pagina 6/66

7 la produzione di svariate tipologie di tabulati di stampa relativi alle informazioni presenti nella procedura, ivi compresi tabulati riguardanti il calcolo dell attività lavorativa del personale; la realizzazione di riepiloghi informativi per l ufficio rilevazione presenze; la gestione della sicurezza dei dati; la gestione della politica degli accessi al fine di garantire una netta separazione tra le singole strutture; Con l obiettivo di salvaguardare la sicurezza dei dati è stata, inoltre, prevista - relativamente alla gestione d'informazioni manuali - una specifica funzione (Log vedi Inserimento, aggiornamento e variazione di informazioni ) per la memorizzazione delle operazioni di volta in volta effettuate dagli utenti e la segnalazione dell operatore. Tale funzione è accessibile unicamente dal personale autorizzato. Manuale Utente Pagina 7/66

8 4.1 DESCRIZIONE DEI PROCESSI LAVORATIVI Come già accennato nella Sezione precedente, la procedura SIRP ha come principale obiettivo la gestione degli eventi collegati con la presenza dei dipendenti nella sede di lavoro. Il sistema consente di rilevare i transiti del dipendente e di altro personale attraverso ingressi allo scopo attrezzati. I suddetti passaggi, a seconda del senso di ingresso/uscita dagli edifici, vengono considerati timbrature di entrata/uscita (transiti) e provocano l invio di una serie di dati (codice fiscale, orario di passaggio, etc.) al sistema centrale SIRP, dal quale vengono recepiti, memorizzati, confrontati con informazioni standard già presenti nella memoria del sistema, e quindi elaborati e resi disponibili per altre attività. Perché la procedura possa essere operativa è necessario, in via preventiva, fornire al sistema centrale una serie di informazioni che costituiscono proprio quei dati standard di supporto all elaborazione degli eventi di timbratura. Nella pagina seguente è riportato lo schema dei menù contenenti le funzioni attivabili nella procedura SIRP. Manuale Utente Pagina 8/66

9 Schema Funzionale Regole Contrattuali Tessere Profili Contrattuali Orari Parametri di calcolo Turni automatici Causali d autorizzazione Dipendenti Altro Personale Anagrafica Organizzazione Assegnazione Tessera Disponibilità Causale Orario Eccezionale Società Anagrafica Assegnazione Tessera Transiti Acquisizione da lettore SIRP Login Transiti dipendenti Rielaborazione transiti Movimenti Transiti di emergenza Transiti Assenze Dipendenti Assenze Assenze per Gruppi Permessi Permessi Permessi per Gruppi Calcoli Consuntivo mensile Impostazione Disponibilità Imposta riporti Calcola Visualizza Stampa Cancella Stampe Transiti Assenze Permessi/Ritardi Cartellino Sistema Cambio Password Accesso al sistema Profili Utente Log Parametri Predefiniti Calendario Festività Transiti Permessi Assenze Consuntivo Mensile Disponibilità Orario Eccezionale Manuale Utente Pagina 9/66

10 5 STANDARD DI UTILIZZO DELL INTERFACCIA UTENTE 5.1 PULSANTI ATTIVI NEI SERVIZI DI PROCEDURA Visualizza la lista dei dipendenti per Cognome/Nome Visualizza la lista dei dipendenti per Codice Fiscale Visualizza la lista dell anagrafica familiare Visualizza la lista delle causali Nelle autorizzazioni orarie consente di calcolare il fruito del permesso prima di effettuare l inserimento o la modifica Visualizza la lista dei parametri di calcolo Visualizza la lista dei profili utenti Visualizza la lista degli orari Visualizza la lista delle tessere o badge Permette di selezionare l informazione presente nella griglia di ricerca NUOVO RICERCA STAMPA HELP MENU CONFERMA Il pulsante visualizza la pagina vuota, in base all argomento selezionato, con la quale è possibile effettuare un inserimento Il pulsante visualizza una pagina dove è possibile inserire uno o più valori (es. Codice Fiscale) per i quali si vuole effettuare una ricerca. Il click su questo pulsante dà luogo alla stampa di tutte le informazioni presenti nell archivio selezionato. Qualora si intenda procedere alla stampa di uno solo dei record contenuti negli archivi, è necessario preventivamente effettuare la ricerca del record da stampare attraverso l utilizzo del pulsante Ricerca e, successivamente, operare con il pulsante Stampa. Il pulsante attiva la sezione di Help on-line relativa alla funzione nella quale l utente sta operando. Torna al menù principale Il pulsante consente la registrazione nell Archivio di una informazione compilata dall utente. barra dei pulsanti Manuale Utente Pagina 10/66

11 MODIFICA ELIMINA CHIUDI Il pulsante, attivo solo dopo aver effettuato una ricerca, consente la variazione di alcuni dati. Il pulsante, attivo solo dopo aver effettuato una ricerca, consente di eliminare totalmente da un archivio una informazione presente. In considerazione della delicatezza dell operazione dopo il clic su questo pulsante viene visualizzato un messaggio dove è richiesta la conferma dell operazione che si sta effettuando Il pulsante consente di uscire dall Archivio in cui l utente sta operando e di ritornare al Menu Generale dell applicazione. Sono considerati pulsanti di azione e sono attivi unicamente nella definizione dell'orario: Aggiungi permette di aggiungere i campi valorizzati nella 'Struttura della giornata ' prima della loro definitiva memorizzazione; Rimuovi permette di rimuovere i campi presenti nella 'Struttura della giornata ' prima della loro definitiva memorizzazione; Manuale Utente Pagina 11/66

12 6 CONNESSIONE E NAVIGAZIONE NEI MENÙ Vengono qui di seguito illustrati i principali tasti di navigazione che l utente avrà la possibilità di utilizzare sulla tastiera oppure nella maschera di accesso all applicazione (Menu Generale - Scrivania). 6.1 TASTI DI NAVIGAZIONE Tab - Il tasto verrà utilizzato per trasferirsi da un campo all altro nell ambito di un medesimo servizio di procedura. Invio Tasto di conferma dell operazione. E possibile utilizzare questo tasto in alternativa al clic del mouse con il medesimo significato di conferma di una operazione. Backspace - con questo tasto è possibile procedere alla cancellazione delle informazioni presenti nelle caselle di testo dei vari servizi di procedura. Si fa inoltre presente che per procedere alla evidenziazione dei record che risiedono in griglia occorre posizionarsi su quello interessato e cliccare con il mouse sull icona. Manuale Utente Pagina 12/66

13 FUNZIONI DELL APPLICATIVO SIRP SIRP 6.2 ATTIVITÀ PROPEDEUTICHE ALL AVVIO DEL SISTEMA La procedura viene attivata tramite il doppio click, con il pulsante sinistro del mouse, sull icona di SIRP presente sul desktop. Login Al lancio di SIRP verrà visualizzata una pagina nella quale viene richiesto l identificativo dell utente di procedura, la parola chiave per accedere al sistema, nonché l ulteriore parola chiave che identifica il profilo dell utente, dopo aver inserito queste informazioni cliccare su Login Si ricorda che la parola chiave dell utente di procedura può essere cambiata dall utente in qualsiasi momento, è sufficiente cliccare sulla voce di menù Cambio password e digitare la nuova parola chiave (vedi figura seguente). Il sistema si presenta con un Menu Generale dove sono segnalate le principali funzionalità: Manuale Utente Pagina 13/66

14 Attraverso l attivazione di ognuna di queste voci si accede a specifici sottomenù che consentono all utente, sulla base del "Profilo Utente" e "Accesso alla procedura" allo stesso assegnati, di operare nei servizi di procedura. Le operazioni che seguono sono denominate Procedure di sicurezza Il programma SIRP è protetto da usi indebiti ed erronei attraverso meccanismi volti a limitare le possibilità di accesso e riconoscere gli operatori. Gli utenti abilitati ad operare sul programma SIRP vengono identificati e registrati in anticipo secondo le loro funzioni e responsabilità; Per provvedere a quanto sopra vengono utilizzati i servizi presenti sotto la voce Sistema del Menu Principale denominati, rispettivamente, Accesso al sistema e Profili utente che consentono, appunto, come di seguito specificato, di organizzare e gestire l aspetto sicurezza del sistema SIRP per diversificati livelli di: Accesso al sistema Accesso alle funzioni Accesso ai dati. Manuale Utente Pagina 14/66

15 6.2.1 Profili utente menu "Sistema" Il menu profilo utente definisce la tipologia e le funzioni dei singoli operatori; (vedi figura seguente). Ogni profilo definisce l insieme dei servizi della procedura cui l utente è abilitato ed il tipo di abilitazione, in lettura e/o scrittura, relativa a ciascun servizio. La tabella denominata Profilo utente sarà abilitata solo per l utente di livello superiore (Master) e si presenta con i seguenti elementi: Codice codice fiscale del profilo utente; Descrizione - relativa al profilo utente; Abilitazione - relativa al profilo utente; presenta una lista da cui è possibile selezionare i valori MASTER o UTENTE; Parola chiave - è la password che verrà richiesta all utente di procedura; Parola chiave di controllo è un campo utilizzato per verificare l esattezza della parola chiave. Va pertanto digitato esattamente ciò che è stato inserito nel campo Parola chiave ; Abilitazione ai servizi - questo gruppo di controlli consente di abbinare ad un profilo utente i servizi cui l operatore è abilitato. Per assegnare il servizio all'utente è sufficiente cliccare ( ) in corrispondenza del servizio nella colonna in sola lettura o lettura/scrittura. Se si desidera abilitare tutto un sottomenù è sufficiente selezionare la voce principale di menù, automaticamente verrà selezionato tutto ciò che è al di sotto. Manuale Utente Pagina 15/66

16 6.2.2 Accesso al sistema menù "Sistema" In tale gestione bisogna identificare gli operatori che possono accedere al sistema SIRP ed associare ad ogni operatore un profilo utente (precedentemente inserito nella funzione Profili Utente). Per ogni operatore è prevista una abilitazione ai dati distinta per struttura amministrativa. La tabella deve essere inserendo i seguenti campi: Codice - indica l identificativo dell operatore richiesto al momento in cui accede al sistema SIRP; Operatore - indica il nominativo dell operatore; Profilo Utente - è il profilo utente che definisce l insieme dei servizi cui l operatore è abilitato, per selezionarlo premere il pulsante che visualizzerà la lista degli utenti presenti in archivio; Strutture Abilitate premendo il pulsante Abilitazioni verrà visualizzato l'elenco di tutti gli Uffici presenti nella Struttura. Per abilitare l'utente alla sua gestione è necessario posizionarsi sul dato interessato e cliccare ( ) sul quadratino posto accanto, se si vuole abilitare un intera struttura è sufficiente abilitare la struttura principale. L insieme delle operazioni descritte consente l inserimento di profili relativi ai gestori della procedura con differenziate caratteristiche e livelli di abilitazione, aventi ciascuno una diversa chiave di accesso Parametri predefiniti menù "Sistema" Manuale Utente Pagina 16/66

17 Al fine di facilitare l attività dell utente si è ritenuto opportuno inserire nel sistema la funzione Parametri predefiniti, presente sotto la voce "Sistema" del menù generale, dove a cura dell installatore e dietro dirette precisazioni dell utente, andranno specificati alcuni dati essenziali che hanno lo scopo di stabilire modalità di gestione cui la procedura si dovrà attenere (vedi figura seguente). Partendo da una Data di decorrenza, andranno inserite le seguenti informazioni: Orario diurno inizio/fine - inserire l ora del giorno da cui ha inizio l orario lavorativo diurno e l ora del giorno in cui ha termine l orario lavorativo diurno ed inizia quello notturno; Evidenza lavorato su Cartellino - indica due differenti modi di evidenziare le ore lavorate in sede di elaborazione e stampa del cartellino periodico del dipendente. Può assumere due valori: Totale (con il significato che tale elaborato riporterà il totale delle ore lavorate) e Base (con il significato che, al contrario, indicherà solo il numero lavorato di ore rispetto alle ore base); Calcolo del Consuntivo mensile: Tipo addebito - sulla base delle esigenze specifiche della Struttura, si può scegliere: l addebito Automatico, in sede di consuntivazione mensile, di ore non recuperate entro la fine del mese successivo oppure l addebito Manuale che avverrà a cura dell utente; Tipo decurtazione - sulla base delle esigenze specifiche della Struttura, si può scegliere: la decurtazione Automatica, in sede di consuntivazione mensile, delle ore in eccedenza oppure la decurtazione Manuale che avverrà a cura dell utente; Calendario Festività menù "Sistema" La funzione è preposta a definire le festività con data fissa dell anno, anche se coincidenti con la Domenica, in occasione delle quali non è prevista la presenza di personale nella Struttura. Per ognuna di tali festività andrà codificato il giorno ed il mese in cui cade, nonché una sua descrizione. Sono state escluse (perché variabili) le festività relative alla Pasqua e al lunedì dell Angelo. Il sistema provvede al calcolo di dette festività per ogni anno operando secondo la formula di Gauss. La festività del Santo Patrono deve essere impostata in funzione del Comune di residenza della struttura. Manuale Utente Pagina 17/66

18 6.3 OPERAZIONI PRELIMINARI DI AVVIO Nella sezione che segue saranno illustrati i servizi di procedura dove, in sequenza logica, andranno caricati i dati di riferimento. Nota: sotto il titolo di ogni paragrafo è riportata la voce di riferimento del menu generale. Attenzione - le operazioni che seguono devono essere effettuate nello stesso ordine in cui vengono trattate Tessere menu "Regole contrattuali" La pagina contiene l elenco delle tessere a disposizione della Struttura idonee ad essere utilizzate per la rilevazione dei transiti (vedi figura seguente). E necessario che il sistema conosca quali tessere debbano essere riconosciute dai punti di accesso ed a quale tipologia esse appartengano. Nella maschera le informazioni andranno inserite sulla base delle seguenti modalità: Tessera - è un campo obbligatorio dove va riportato il numero identificativo del badge (tessera); Tipo tessera - è un campo obbligatorio dove va indicato la tipologia della tessera. Valorizzare una delle tre tipologie : Dipendente: sono le tessere attribuibili ai dipendenti in maniera permanente e dagli stessi utilizzabili presso i punti d'accesso; Sostitutiva: sono le tessere a disposizione della Struttura per essere assegnate, in modo provvisorio o definitivo, ai dipendenti in sostituzione di altra; Manuale Utente Pagina 18/66

19 Altro personale: sono le tessere valide per essere consegnate ai non dipendenti della Struttura. Data Cessazione non obbligatorio, va indicata la data in cui cessa la validità della tessera; Ora Cessazione è obbligatorio solo se è stata inserita la data cessazione, va indicata l ora in cui cessa la validità della tessera. Finché non assegnate, nel campo Disponibile le tessere appariranno con il valore S. La loro assegnazione provoca automaticamente la variazione del valore da S a N Causali di autorizzazione Menu "Regole Contrattuali" Nella tabella vanno riportate le diverse tipologie di autorizzazioni del dipendente, con la relativa attribuzione delle specifiche caratteristiche di applicazione (vedi figura seguente). Andranno inserite indifferentemente le autorizzazioni a livello giornaliero e quelle a livello orario nell ambito di giornate lavorative e non. Identificativo campo numerico che identifica la singola causale; Descrizione - denominazione della causale; Descrizione breve E la descrizione che verrà riportata nelle stampe; Unità Tempo - indicare quale sia l unità di tempo (giorni, ore o mista) da attribuire alla causale. Una causale 'Mista' sta ad indicare che tale causale è in ore, ma può essere utilizzata per giustificare assenze giornaliere;.: Giornata se il campo Unità temp è stato valorizzato con Mista, va indicato, in caso di inserimento di un'autorizzazione giornaliera, se le ore componenti una giornata sono quelle indicate dal profilo orario del dipendente (Fascia) o sono ore fisse (Specifico); in quest'ultimo caso si dovrà valorizzare il campo successivo; Ore componenti giornata indicare da quante ore è formata una giornata lavorativa. In caso di autorizzazione giornaliera di tale causale, verranno detratte le ore qui indicate; Modalità Manuale Utente Pagina 19/66

20 Le causali con unità di tempo = Giorni possono assumere i seguenti valori: A Assenza - la giustificazione autorizza la non presenza del dipendente nella sede di lavoro e non considera come lavorato il periodo. M Malattia. L autorizzazione, pur non generando alcun debito di orario, non va ad integrare il numero di ore lavorate nella giornata. P Presenza - questo tipo di giustificazione considera il periodo fruito a tale titolo come lavorato a tutti gli effetti. R Riposo compensativo per recupero eccedenza implicita (periodo EC su orari) la non presenza del dipendente è giustificata da un periodo lavorativo eccedente il normale orario di lavoro effettuato precedentemente, e compensato in tal caso da un riposo. U Riposo compensativo per recupero eccedenza esplicita la non presenza del dipendente è giustificata da un permesso Z Da addebitare codice utilizzato per la causale di sciopero. Le causali con unità di tempo = Ore possono assumere i seguenti valori: A Assenza - il periodo coperto dal permesso di assenza genera un minore orario lavorato che andrà recuperato. B Permesso breve - è il permesso personale di cui il dipendente può beneficiare. Genera minor orario lavorato ed è soggetto a recupero. C Recupero di permesso breve - genera maggior orario lavorato che va a compensare il minor tempo di attività svolto per la fruizione di un permesso personale. E Eccedenza esplicita. F Eccedenza esplicita in pausa pranzo, quindi il periodo di pausa pranzo è considerato come eccedenza esplicita. G Eccedenza in malattia, consente di inserire, nel primo giorno dell assenza di malattia, un permesso che giustifica la presenza. H Recupero Eccedenza in malattia, consente di recuperare le ore maturate con permessi di Eccedenza in Malattia. P Presenza (il periodo coperto dal permesso genera orario lavorativo). R Riposo compensativo per recupero eccedenza implicita - la non presenza del dipendente è giustificata da un periodo lavorativo eccedente il normale orario di lavoro effettuato precedentemente, e compensato in tal caso da un riposo. S Straordinario speciale, cioè straordinario il cui pagamento è di competenza di Struttura differente da quello di appartenenza (genera maggiore orario lavorato). T Recupero carenza/ritardo (genera maggior orario lavorato a compensazione di un minor periodo di attività precedentemente effettuato). U Riposo compensativo per recupero eccedenza esplicita la non presenza del dipendente è giustificata da un permesso Z Da addebitare codice utilizzato per la causale di sciopero. Le causali con unità di tempo = Mista possono assumere i seguenti valori: A Assenza - la giustificazione autorizza la non presenza del dipendente nella sede di lavoro e non considera come lavorato il periodo. P Presenza - questo tipo di giustificazione considera il periodo fruito a tale titolo come lavorato a tutti gli effetti. R Riposo compensativo per recupero eccedenza - la non presenza del dipendente è giustificata da un periodo lavorativo eccedente il normale orario di lavoro effettuato precedentemente e compensato da un riposo. U Riposo compensativo per recupero eccedenza esplicita la non presenza del dipendente è giustificata da un permesso. Z Da addebitare codice utilizzato per la causale di sciopero. Manuale Utente Pagina 20/66

21 Tipo calcolo serve ad indicare come devono essere computati i giorni festivi, non lavorativi e lavorativi nell ambito del periodo di assenza richiesto a titolo di quella specifica causale. Il valore selezionato non può essere oggetto di successiva modifica. La lista offre le seguenti possibili valorizzazioni: A S D N Nel computo del periodo vanno esclusi i giorni festivi e non lavorativi; Nel computo del periodo vanno esclusi i soli giorni festivi; Nel computo del periodo non va esclusa alcuna giornata, ma il calcolo dei giorni viene effettuato tenendo conto delle sole date di inizio/fine dell assenza; Il valore deve essere dichiarato nel solo caso in cui la causale abbia indicato in Unità Tempo il valore Ore (causali di autorizzazione oraria). Data fine attività - indicare, se esiste, la data di cessazione della validità della causale Calcolo in Pausa Pranzo può assumere i valori Sì/No; il valore Sì indica che nel calcolo giornaliero, in presenza della causale che si sta inserendo, deve essere calcolata la Pausa Pranzo, mentre il valore No esclude il calcolo della Pausa Pranzo Calcolo in Buono Pasto - può assumere i valori Sì/No; il valore Sì indica che la causale partecipa al conteggio delle ore che danno diritto al buono pasto, mentre il valore No esclude le ore di permesso dal conteggio delle ore che danno diritto al buono pasto Compensa (solo se è una causale Mista), indicare se tale causale può essere utilizzata per una compensazione di un altra causale. Accetta compensa (solo se è una causale Mista), indicare se tale causale può essere compensata da un altra causale. Disponibilità - indicare se la causale ha, o meno, una quantità limite di giorni od ore fruibili nell anno, può assumere i valori Sì o No. Il valore, una volta impostato, non può essere successivamente modificato; Sfondamento - selezionando dalla combobox i valori Sì o No si segnala se l eventuale superamento del valore di disponibilità assegnato alla causale debba essere, o meno, segnalato in fase di inserimento di un giustificativo; Applicabilità indicare se l assegnazione automatica della disponibilità per tale causale (vedi Calcoli- Imposta disponibilità causale) deve essere effettuata con le seguenti modalità: T = Tutti i dipendenti S = Solo Maschi F = Solo Femmine C = Solo stato libero A = Assegnata manualmente Autogiustificativo - indicare se la causale è tra quelle passibili di invio al rilevatore transiti (qualora quest ultimo sia abilitato) per essere utilizzata direttamente dal dipendente al fine di giustificare un periodo di attività nell ambito della giornata lavorativa. Può assumere i seguenti valori Sì / No ; è evidente che le causali di autorizzazione che prevedono la non presenza del dipendente per l intera giornata non potranno essere utilizzate come autogiustificativo. Chiusura Permesso qualora si sia optato per un permesso da inviare al lettore, indicare se la chiusura in automatico di tale permesso debba avvenire in base all'orario di fascia o in base alle ore che effettivamente il dipendente dovrebbe rispettare. Manuale Utente Pagina 21/66

22 6.3.3 Budeget Causali Menu "Regole Contrattuali" Consente di inserire la disponibilità di una causale, è necessario inserire queste informazioni solo per quelle causali per le quali, nella pagina Causali, è stato impostato il parametro Disponibilità = Sì Selezionare la causale tramite il pulsante Verrà visualizzata la causale e la sua descrizione; indicare l anno da cui decorre il montante; Tipo Montante indicare come, per la specifica causale, il controllo debba essere fatto (su base Annuale, semestrale, quadrimestrale, trimestrale, bimestrale o mensile). Se nel campo Tipo Montante è stato indicato Annuale - indicare la somma dei giorni complessivi fruibili in un singolo anno di competenza per la specifica causale in regime di osservanza di settimana corta e lunga; In base all indicazione fatta in Tipo Montante indicare la somma dei giorni complessivi fruibili per ogni singolo periodo di competenza per la specifica causale. Manuale Utente Pagina 22/66

23 6.3.4 Profili orari dipendenti menù "Regole Contrattuali" Si tratta ora della pianificazione e memorizzazione nel sistema degli orari di lavoro giornaliero che i dipendenti sono tenuti ad osservare. Una determinata pianificazione, relativa normalmente ad una settimana, rimane in vigore fino a quando non si decida di modificare l orario di lavoro. Si consiglia, comunque, di far decorrere l eventuale variazione di profilo orario dall inizio di settimana, al fine di evitare eventuali sovrapposizioni di orario. Per la costruzione dei profili orari dei dipendenti l utente utilizzerà, nell ordine, tre distinte funzioni: Parametri di calcolo: Acquisisce tutte quelle informazioni normative che determinano i valori che regolano l attività lavorativa dei dipendenti Orari: Riporta la descrizione dei valori da attribuire a livello giornaliero ad ogni singola tipologia di orario Profili contrattuali: Consente la definizione, per un determinato periodo di tempo ricorrente, del profilo orario che, giorno per giorno, dovrà essere osservato dal dipendente, con le relative caratteristiche contrattuali La memorizzazione delle informazioni nelle tre distinte Tabelle mira a prendere in considerazione le modalità di esplicazione dell orario di lavoro del dipendente a livello giornaliero, consentendo di creare, nell ambito di un determinato periodo di tempo, un orario personalizzato per ciascuna giornata lavorativa, in cui differenti oppure analoghi parametri andranno a caratterizzarne il calcolo. Tale sistema di definizione dei profili orari, oltre che permettere l impiego variabile di determinati parametri per ogni singola situazione di lavoro, dà luogo alla storicizzazione delle condizioni di servizio del dipendente e consente di ricreare, in qualsiasi momento, l ambiente con il quale il medesimo veniva gestito ad una determinata data. Si passa ora alla illustrazione delle singole funzioni secondo una sequenza logica di utilizzo. Manuale Utente Pagina 23/66

24 6.3.5 Parametri di calcolo menù "Regole Contrattuali" L inserimento di informazioni in questa Tabella ha come obiettivo la definizione delle modalità generali di gestione di una specifica tipologia di orario ai fini del calcolo delle competenze della giornata lavorativa (vedi figura seguente). E prevista la valorizzazione delle seguenti informazioni: Identificativo - Campo Numerico che identifica la specifica impostazione dei parametri Descrizione - Breve informazione relativa all identificativo Parametri di calcolo - Gestione Giornaliera Computo ritardo - Riporta l indicazione di come debba essere interpretata una assenza non autorizzata durante il periodo rigido dell orario di lavoro. Cliccando sulla combobox vengono segnalati due possibili valori : F Su tutta la fascia rigida (indica che viene considerato ritardo qualunque assenza non autorizzata effettuata nel corso dell orario rigido di lavoro); P Solo sul primo transito (con il significato di considerare ritardo solo l assenza dal primo transito effettuato oltre l orario rigido di ingresso. Qualunque altra assenza effettuata nell ambito dell orario rigido è considerata carenza). Tempo tecnico da considerare come E l indicatore delle modalità di addebito del valore di tempo tecnico qualora questo valore sia superato sul primo ingresso o sull ultima uscita. Può assumere i valori: Carenza il calcolo del minore orario lavorato sarà comprensivo, oltre che della carenza, anche dei minuti di tolleranza assegnati all evento; Manuale Utente Pagina 24/66

25 Lavorato il calcolo del minore orario lavorato si riferirà unicamente al tempo eccedente il valore di tolleranza. Es. Tempo Tecnico = 10 minuti; carenza rilevata = 15 minuti; se si è impostato carenza, il valore reale della carenza risulterà 15 minuti. Se viene impostato lavorato il valore reale della carenza risulterà di soli 5 minuti poiché il tempo tecnico viene considerato orario lavorato. Gestione Pausa Pranzo - Indica se il dipendente debba obbligatoriamente osservare, o meno, qualche tipo di interruzione (pausa) nell ambito del proprio orario lavorativo ordinario oppure al termine dello stesso. Può assumere i valori di: Non Gestita (non è prevista la pausa pranzo); In base alle ore lavorate - Viene considerato tempo utile per il computo della pausa unicamente il periodo di tempo effettivamente lavorato dal dipendente (al netto, quindi, di carenze, ritardi, permessi personali, etc.); Utilizzo segmenti entrata/uscita in presenza di Tempo tecnico - Se cliccato ( ) indica la presenza di un orario slittato, sulla base del valore della tolleranza e per l intero periodo di flessibilità, con la conseguente creazione di segmenti in entrata e corrispondenti segmenti in uscita. Se non viene indicata la tolleranza, la segmentazione assumerà il valore 0' (tanto entro, tanto esco, sempre per l'intero periodo di flessibilità). consenti spostamenti - Se cliccato ( ) in presenza di segmenti consente il completo spostamento degli eventuali periodi EC che seguono l orario di base LV e non, come generalmente viene usato, la riduzione degli stessi. Recupero a termine periodo lavorato - Stabilisce quale tipo di assenza possa essere recuperata, nell arco della stessa giornata, al termine dell orario lavorativo ordinario, utilizzando lo slittamento di orario per effetto della flessibilità. Può assumere i seguenti valori: N Non abilitato. Non è possibile effettuare il recupero in giornata; A L eventuale transito oltre l orario di uscita stabilito dal proprio orario, recupera esclusivamente la carenza registrata sul primo ingresso; B L eventuale transito oltre l orario di uscita stabilito dal proprio orario, recupera la carenza e/o il ritardo registrati sul primo ingresso; C L eventuale transito oltre l orario di uscita stabilito dal proprio orario, recupera qualunque carenza registrata durante la giornata; D L eventuale transito oltre l orario di uscita stabilito dal proprio orario, recupera qualunque carenza e/o ritardo registrati durante la giornata Pausa Pranzo Parziale/Totale Può assumere i seguenti valori: P Parziale significa che tutto ciò che eccede il parametro Da applicare dopo.. (vedi Orari ) viene considerato come pausa pranzo T Totale significa che il periodo deve completare la durata min (vedi Orari ) per essere considerato come Pausa Pranzo, altrimenti viene considerato come lavorato Questo parametro ha significato se presente il parametro Pausa Pranzo nella gestione degli Orari (vedi Orari ) Consenti Compensazione tra Può assumere i seguenti valori: N Nessuna T Tutte E Prm. Rec. Ecc. Esp. Prm. Ecc. Esp. B Prm. Breve Prm. Recupero Breve R Car./Rit. - Prm. Rec. Car. Rit. Manuale Utente Pagina 25/66

26 Gestione Mensile Contatori Eccedenze Può assumere i seguenti valori: D Divisa - consente la decurtazione dei permessi di recupero eccedenza implicita dal monte ore dell eccedenza implicita (periodi EC), mentre i permessi di recupero eccedenza esplicita vengono decurtati dal monte ore dell eccedenza esplicita (permessi di eccedenza). U Unificata - consente la decurtazione dei permessi di recupero eccedenza (implicita ed esplicita) sia dal monte ore dell eccedenza esplicita (permessi di eccedenza) sia dal monte ore dell eccedenza implicita (periodi EC) Parametri di calcolo - Periodi EC Recupero giornaliero - Indica come debba essere gestita ai fini del recupero giornaliero l eccedenza fuori orario lavorativo effettuata dal dipendente. Può assumere i valori: N Non abilitato; A Solo la carenza rilevata sul primo transito; B Solo la carenza ed il ritardo rilevati sul primo transito; C Tutta la carenza rilevata; D L intera carenza e l intero ritardo rilevati Recupero in fase di consuntivazione mensile - Indica se in fase di consuntivazione mensile sia possibile recuperare carenze e ritardi utilizzando l eventuale tempo registrato come eccedenza implicita svolto dal dipendente. Può assumere i valori: Manuale Utente Pagina 26/66

27 N A B C D Non abilitato; E possibile recuperare la sola carenza del mese precedente; E possibile recuperare la carenza e il ritardo del mese precedente (dando priorità al ritardo); E possibile recuperare le eventuali carenze del mese precedente e corrente; E possibile recuperare eventuali carenze e ritardi del mese precedente e corrente Eccedenza EC utilizzabile per il recupero - Indica quale tipologia di eccedenza implicita possa essere utilizzata per il recupero della carenza e/o ritardo qualora il valore impostato a Recupero in fase di consuntivazione mensile sia differente da N. Cliccando sul campo corrispondente ad una o più di dette tipologie di straordinario (Diurno, Diurno Festivo, Notturno, Notturno festivo) si attiverà la possibilità di utilizzare i relativi tempi rilevati a tale titolo per compensare, a livello di consuntivazione mensile, eventuali carenze e/o ritardi registrati Recupera i Permessi Breve Se valorizzato indica che è possibile recuperare un Permesso Breve con l eccedenza implicita, è necessario, però, che nelle causali di autorizzazione il Permesso Breve sia impostato con la modalità B. Parametri di calcolo - Permessi Ecc. Recupero giornaliero - Indica come debba essere gestita ai fini del recupero giornaliero l eccedenza fuori orario lavorativo effettuata dal dipendente e assegnata con un permesso. Può assumere i valori: N Non abilitato; A Solo la carenza rilevata sul primo transito; B Solo la carenza ed il ritardo rilevati sul primo transito; C Tutta la carenza rilevata; D L intera carenza e l intero ritardo rilevati Manuale Utente Pagina 27/66

28 Recupero in fase di consuntivazione mensile - Indica se in fase di consuntivazione mensile sia possibile recuperare carenze e ritardi utilizzando l eventuale tempo registrato come eccedenza esplicita svolto dal dipendente. Può assumere i valori: N Non abilitato; A E possibile recuperare la sola carenza del mese precedente; B E possibile recuperare la carenza e il ritardo del mese precedente; C E possibile recuperare le eventuali carenze del mese precedente e corrente; D E possibile recuperare eventuali carenze e ritardi del mese precedente e corrente Eccedenza EC utilizzabile per il recupero - Indica quale tipologia di eccedenza esplicita possa essere utilizzata per il recupero della carenza e/o ritardo qualora il valore impostato a Recupero in fase di consuntivazione mensile sia differente da N. Cliccando sul campo corrispondente ad una o più di dette tipologie di straordinario (Diurno, Diurno Festivo, Notturno, Notturno festivo) si attiverà la possibilità di utilizzare i relativi tempi rilevati a tale titolo per compensare, a livello di consuntivazione mensile, eventuali carenze e/o ritardi registrati Recupera i Permessi Breve - Se valorizzato indica che è possibile recuperare un Permesso Breve con l eccedenza esplicita, è necessario, però, che nelle causali di autorizzazione il Permesso Breve sia impostato con la modalità B Orari menu "Regole Contrattuali" La Tabella riporta la descrizione dei valori da attribuire, a livello giornaliero, ad uno specifico orario, nonché le relative caratteristiche da prendere in considerazione nelle giornate in cui tale orario viene osservato (vedi figura seguente). Manuale Utente Pagina 28/66

29 La presente Tabella prevede l immissione di dati nella seguente sequenza: Identificativo - Campo numerico che identifica la specifica tipologia di orario Descrizione - Breve informazione relativa all identificativo Ore massime lavorabili - Indicare il numero massimo di ore, tra ordinarie e straordinarie, lavorabili dal dipendente nell arco di una giornata. L eventuale periodo lavorativo eccedente tale limite dovrà essere autorizzato mediante uno specifico permesso che si dovrà inserire, di volta in volta, nell Archivio dei permessi. Si segnala che qualora le ore massime lavorabili previste dovessero comprendere l arco dell intera giornata, il valore massimo consentito in questo campo è 24:00. Ore base da lavorare - Indicare il numero complessivo di ore di lavoro giornaliero. Tempo Tecnico - Assume il significato di assegnazione, o meno, di un tempo tecnico per l effettuazione delle materiali operazioni di transito di entrata e/o uscita del dipendente, del quale tenere conto nel calcolo dell orario di lavoro giornaliero. L assegnazione di un periodo di tolleranza sugli eventi di ingresso /uscita dà luogo, nel caso si sia optato in Parametri di calcolo per una gestione segmentata dell orario di lavoro, alla determinazione della grandezza dei segmenti da utilizzare per suddividere il periodo di flessibilità dichiarato nella fascia oraria medesima. Possono essere assegnati tre valori differenti con il seguente significato: Non è previsto alcun tempo tecnico (cliccare sul campo N=Non Gestito ); E previsto un tempo tecnico sul primo ingresso e/o sull ultima uscita della giornata (cliccare sul campo T=Ingresso/Uscita ); E prevista un tempo tecnico globale giornaliero da fruire indifferentemente in entrata e/o uscita fino al completamento del periodo assegnato a tale titolo (cliccare sul campo G=Giornaliero ed indicare nell apposito spazio il numero di minuti globali di tolleranza di cui il dipendente può fruire giornalmente). E legata alla flessibilità. Pausa Pranzo - E' possibile definire la fruizione di una pausa pranzo - da applicare automaticamente al calcolo consuntivo del lavorato giornaliero del dipendente - per un certo numero di minuti al termine di un determinato numero di ore di lavoro. Determinare la durata della pausa pranzo nei campi Durata minima e Durata massima i valori dei suddetti campi potrebbero anche essere coincidenti) ed il numero massimo di ore lavorative (Da applicare dopo ) effettuate le quali, necessariamente, il dipendente dovrà interrompere l attività. Categoria periodo - Cliccando sulla combobox è possibile selezionare, una alla volta, tutte le voci che possono concorrere a determinare la tipologia di orario presa in esame nell ambito di una giornata di lavoro. Periodi Primari - Inserire i seguenti valori: LV orario lavorativo. Campo obbligatorio. Corrisponde al periodo giornaliero nell ambito del quale viene determinato l orario di lavoro; EC periodo di tempo in cui è possibile effettuare lavoro in eccedenza implicito. Tale periodo non può accavallarsi con il periodo determinato in LV; Periodi Secondari - Inserire i seguenti valori: AF periodo di tempo lavorabile da parte del dipendente anteriore al previsto inizio dell orario di lavoro; FI periodo di tempo di orario flessibile sull ingresso; TI periodo di tempo tecnico previsto sull orario di ingresso; TN periodo di tempo tecnico previsto all interno della fascia rigida (tempo tecnico intermedio). TU periodo di tempo tecnico previsto sull orario di uscita; FN periodo di tempo previsto per la tolleranza sull orario di uscita; all interno della fascia rigida. FU periodo di tempo di orario flessibile sull uscita; PP tempo per la pausa pranzo. Se utilizzato, andranno anche valorizzati i campi Durata e Dopo ore minuti. Nell intervallo determinato come idoneo a tale fruizione il dipendente Manuale Utente Pagina 29/66

30 potrà usufruire della pausa almeno per il numero di minuti minimi indicati nel campo Durata; Ognuna delle suddette situazioni, se selezionate, dovrà essere valorizzata da un ora di inizio/fine oppure da una durata espressa in ore e minuti Profili contrattuali menu "Regole Contrattuali" La Tabella riporta, per un determinato periodo di tempo ricorrente, l esatta descrizione dell orario di lavoro che verrà assegnato al dipendente nonché le caratteristiche contrattuali che lo contraddistinguono e che devono essere osservate dal dipendente stesso (vedi figura seguente). Le informazioni dovranno essere inserite nella seguente sequenza: Identificativo - Campo Numerico che identifica il profilo orario da assegnare al dipendente. Data decorrenza - E la data da cui decorre la validità del profilo. Descrizione - Breve informazione relativa all identificativo. Profilo corrente - Campo Numerico che identifica il profilo attivato tra quelli disponibili tra le varie date di decorrenza. Giorni Totali - Numero complessivo dei giorni che compongono il periodo (normalmente di 7). Il valore, una volta impostato, non è più modificabile. Ore Lavorative Totali - Numero delle ore complessive di lavoro ordinario riferite al profilo. Giorno - Numero ordinale del giorno nell ambito del periodo. Tipo - I possibili valori sono: Lavorativo; Festivo; Non lavorativo; Recupero; Escluso; Libero. Manuale Utente Pagina 30/66

31 Orario Selezionare tramite l apposito pulsante l orario precedentemente codificato che si vuole assegnare alla specifica giornata. Può essere assente unicamente qualora Tipo giorno sia valorizzato a E, F, N o R. Parametri - Selezionare tramite l apposito pulsante il parametro relativo al calcolo delle competenze associato alla giornata. Può essere assente unicamente se Tipo giorno è uguale a E, F, N o R. Cliccando sul pulsante Aggiungi i parametri identificativi selezionati verranno visualizzati, giorno per giorno, nella tabellina "Dettagli delle giornate" ed andranno a costruire il profilo contrattuale. Ultimata la configurazione del Profilo Contrattuale si dovrà registrarlo nell archivio cliccando sul pulsante Conferma Turni automatici menu "Regole Contrattuali" E' l'archivio che permette di associare in automatico il profilo orario in base al primo transito (Vedi figura seguente). La presente pagina prevede l immissione di dati nella seguente sequenza: Ora Inizio - formato hh.mm. Esprime l ora d'inizio del periodo di osservazione necessario per l attribuzione automatica del profilo, in base al primo transito, al personale turnista; Ora Fine - formato hh.mm. Esprime l ora di fine del periodo d'osservazione necessario per l attribuzione automatica del turno (profilo), in base al primo transito, al personale turnista; Profilo - profilo orario da attribuire in maniera automatica al personale turnista, nel caso il primo transito in Entrata sia compreso tra Ora Inizio e Ora Fine. Selezionare il profilo tramite l apposito pulsante Manuale Utente Pagina 31/66

32 6.3.9 Anagrafica e Organizzazione Menu Dipendenti E l Archivio che visualizza tutte le informazioni relative a ciascun dipendente della Struttura. La pagina si presenta suddivisa in tre parti distinte. La prima è predisposta per contenere dati di natura meramente anagrafica riferiti a ciascun dipendente, la seconda e la terza denominate rispettivamente Organizzazione e Inquadramento riportano notizie riguardanti, ad una determinata data, la fisionomia contrattuale che caratterizza il dipendente nell ambito della Struttura di appartenenza. Attenzione. Di queste solo la terza ( Inquadramento ) può subire variazioni. La sezioni relativa all'inquadramento può essere, nel tempo, suscettibile di aggiornamenti qualora la fisionomia contrattuale del dipendente subisca variazioni legate a cambiamenti di profilo orario. La possibilità di legare i dati relativi al dipendente ad una data di decorrenza consente di dar luogo alla storicità delle informazioni, con conseguente possibilità di avere la disponibilità, in qualsiasi momento, dell esatta situazione del dipendente ad una determinata data. In tale scheda verranno visualizzate le informazioni relative al Codice Fiscale, ossia il codice personale assegnato a ciascun dipendente. Il codice fiscale è univoco ed è riferito ad una sola persona. Verranno, inoltre, visualizzate le informazioni relative al Cognome, Nome, Data di nascita, Città di nascita, Provincia, Stato di nascita del dipendente, Sesso, i dati riguardanti la Residenza del dipendente, il Ruolo, la ASL, la Data di Assunzione, la Data di Fine Rapporto, il Titolo di studio, lo Stato civile. Manuale Utente Pagina 32/66