Presentazione delle attività svolte al 30/11/2010 e prossimi interventi

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1 PROGETTO DIKE Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione delle risorse degli Uffici della Procura della Repubblica di Cagliari Presentazione delle attività svolte al 30/11/2010 e prossimi interventi RIMINI 2-5 Dicembre 2010

2 2 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

3 3 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

4 La sintesi del progetto Schema delle linee di azione 5 Rendicontazione sociale Revisione organizzativa e approccio per processi Revisione sistemi informatici Modello di Servizio al Cittadino Certificazione di qualità 6 Comunicazione istituzionale Carta dei servizi 3 N N della linea di azione 4

5 5 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

6 TEMPO ATTIVITA 6 Il percorso Linea 1 -Revisione organizzativa 2010 Feb. Mar. Mag. Giu. Sett. Nov. AVVIO ANALISI ORGANIZ- ZATIVA SCELTA DEI TEMI DA APPRO- FONDIRE APPRO- FONDI- MENTO GdL 1 GdL 2 GdL 3 SCELTA DELLE INIZIATIVE DA REALIZ- ZARE PROSSIME ATTIVITA

7 7 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

8 8 L analisi organizzativa Organigramma e numero di risorse Tot = Dir Amm add (*) Dirigente Amministrativo 6 AA.GG. e Personale Economato 3 1 Ricezione Atti Decreti Penali Ignoti Assistenza Magistrati Segreteria Penale Sequestri Intercettazioni 415 Bis Citazioni Casellario Esecuzioni Spese di Giustizia Servizi Civili (*) Personale al 17/3/2010, inclusi applicati da altri Uffici Giudiziari, esclusi applicati presso altri Uffici = Posizioni di coordinamento = Il personale è assegnato all insieme delle due unità; è attualmente distribuito tra esse secondo quanto indicato = Decreti Penali è una unità recente, che opera con una risorsa assegnata (C2) e cinque ulteriori risorse fornite a tempo parziale da altre unità.

9 L analisi organizzativa Personale amministrativo per livello ed ufficio 9

10 L analisi organizzativa Evoluzione personale amministrativo 10

11 L analisi organizzativa Mappa dei Sistemi Informativi 11

12 12 L analisi organizzativa Macroprocessi della Procura Processi di Governo Organizzazione, pianificazione risorse, monitoraggio attività Relazioni esterne Processi di Servizio Penale Civile Processi di Supporto Personale Economato

13 13 L analisi organizzativa Stakeholders La rete degli stakeholder della Procura della Repubblica di Cagliari è strutturata su 4 livelli: il primo livello è costituito destinatari finali dei servizi erogati : l Indagato/Imputato/Condannato/Parte lesa, i testi, gli utenti che chiedono certificazioni (es. casellario giudiziale, carichi pendenti) o provvedimenti in ambito civile il secondo livello è costituito dagli interlocutori diretti e quotidiani che partecipano attivamente nei processi di produzione della Procura pur non essendone formalmente parte (inclusi, quindi, Vice Procuratori Onorari e sezioni di PG presso la Procura) il terzo livello è costituito da quei soggetti che hanno stabili relazioni di collaborazione con gli Uffici e che contribuiscono talvolta, direttamente e/o indirettamente allo svolgimento dei processi di produzione della Procura Il quarto livello è costituito da tutti i beneficiari degli impatti dei servizi della Procura o da quanti sono interessati a valutarne il buon funzionamento. Cittadini Media Interpreti Consulenti tecnici Ufficiale Giudiziario Tribunale di CA Forze di Polizia, ASL Indagato, Sezioni PG Imputato, Condannato, VPO Parte lesa, Testi UEPE Utenti Anagrafi comunali Ordine degli Avvocati Fornitori di Servizi per intercettazioni Tribunale di Sorveglianza Banche Corte di Appello CA Giudici di Pace Avvocati Regione, Provincia Custodi di beni sequestrati Procura Generale Genio Militare Poste Ministero della Giustizia Procura Generale Imprese, Associazioni Imprenditoriali

14 14 L analisi organizzativa Macroprocesso Penale (1/2) Fasi del processo di servizio Penale Avvio da Indagine Fase 1 Indagine Fase 2 Giudizio Esecuzione timbratura CNR a fino a fino a fino a fino a iscrizione a REGE firma avviso 415 bis o richiesta archiviazio ne archiviazione o decisione rinvio a giudizio o citazione diretta sentenza definitiva definizione (espiazione, indulto,, morte, ecc.)

15 15 L analisi organizzativa Macroprocesso Penale (2/2) Noti Ignoti FNCR Sequestri/ Corpi di reato Intercettazioni Spese di giustizia Casellario Notifiche Avvio Indagine Indagine Fase 1 Fase 2 Giudizio Esecuzione

16 L analisi organizzativa Flusso NOTI Posta FdP Avv Priv AVVIO Ricezione Assegnaz. Qualificaz. Iscrizione Urg RA I-SP St12 Urg DP predefinita Proc I-SP GdP Coord predefinita Res PM DP PM int Ass Ass PM PM est PM om DP GdP DP I-SP I-SP INDAGINE Fase 1 Rich Arch Rich Arch Seq Spese Giust. PG Ass PM I-SP GIP Int INDAGINE Fase 2 GIP GdP 415 bis PM Rich Arch I-SP Ass 408 I-SP GIP I-SP 408 RG CNR Provvedimenti/richieste Dir Ass GIUDIZIO PM Ass Citaz Ass PM GUP Citaz GIP GdP VPO PM Giud PM Ass ESECUZIONE I-SP Cas I-SP Esec PM ese Fascicolo del PM Fascicolo del Giudice 16

17 L analisi organizzativa Flusso NOTI-legenda Posta FdP Avv Priv Posta/fax Forze di Polizia Avvocati Privati Proc Coord PM PM int PM est Procuratore Coordinatore Sostituto PM turno interno PM turno esterno RA I-SP St12 Ass DP Ricezione Atti I Segret. Penale Sportello Unico Assistente PM Decreti Penali Urg Res DP GdP RG Dir CNR urgente Reato residuo Reato Decreto Penale Reato per il Giudice di Pace Rinvio a Giudizio Citazione diretta PM om PM ese VPO PG GIP GdP Giud GUP PM turno omicidi PM turno esecuz. Vice Proc. Onorario Polizia Giudiziaria GIP Giudice di Pace Giudice/GUP Seq Int Spese Giust. 415 bis Citaz Cas Esec Sequestri Intercettazioni Spese di Giustizia Rich Arch bis Citazioni Casellario Esecuzioni predefinita Richiesta di archivazione Archiviazione definitiva a seguito di sentenza Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408 Assegnazione predefinita secondo le tabelle 17

18 L analisi organizzativa Flusso IGNOTI AVVIO Ricezione Assegnazione Qualificazione Iscrizione INDAGINE Fase 1 INDAGINE Fase 2 I-SP Urg predefinita PM est DDA I-SP I-SP Urg PM om a Noti FdP Posta RA Proc I-SP Res Imp PM int Ass IGN Seq Spese Giust. Ass Int DDA Rich Arch I-SP GIP GdP 408 Avv I-SP Res Imp Res Coord Ass PM PG PM GIP Rich Arch IGN GIP 408 Priv St12 IGN CNR Provvedimenti/richieste IGN Ass PM Fascicolo del PM Fascicolo con denunce multiple Rich Arch IGN

19 19 L analisi organizzativa Flusso IGNOTI-legenda Posta FdP Avv Priv Posta/fax Forze di Polizia Avvocati Privati Proc Coord PM PM int PM est PM om PG GIP GIP GdP Procuratore Coordinatore Sostituto PM turno interno PM turno esterno PM turno omicidi Polizia Giudiziaria GIP GIP o Giudice di Pace RA I-SP St12 Ass IGN Seq Int Ricezione Atti I Segret. Penale Sportello Unico Assistente PM Ignoti Sequestri Intercettazioni Urg Res Res Imp DDA GdP Rich Arch A Noti Spese Giust. Spese di Giustizia 408 CNR urgente Reato residuo Reato residuo importante Reato di competenza DDA Reato di competenza del Giudice di Pace Richiesta di archivazione Trasferimento al registro Noti Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408 predefinita Assegnazione predefinita secondo le tabelle

20 Processo Penale -Mappa delle attività per ufficio, stakeholder e fase (1/4) 20

21 Processo Penale -Mappa delle attività per ufficio, stakeholder e fase (2/4) 21

22 Processo Penale -Mappa delle attività per ufficio, stakeholder e fase (3/4) 22

23 Processo Penale -Mappa delle attività per ufficio, stakeholder e fase (4/4) 23

24 24 Mappa dei punti sportello e dei punti notifica Notifiche 8 originatori: Ignoti, Assistenti Magistrati, Segreteria Penale, Sequestri, 415 bis, Citazioni, Esecuzioni, Spese di giustizia Sportello 7 punti: Ricezione Atti, Ignoti, Segreteria Penale, 415 bis, Citazioni, Casellario stanza 12, Casellario stanza 15

25 25 L analisi organizzativa Confronti (1/2) Confronto tra tutte le Procure con magistrati DDA in pianta organica

26 26 L analisi organizzativa Confronti (2/2) N. Magistrati non DDA CA N. Amministrativi Se la Procura di Cagliari avesse la produttività della media delle Procure, allora, considerato il proprio volume di sopravvenienze, dovrebbe avere 17 magistrati ordinari e 112 Amministrativi. Nota: da un anno due magistrati prestano a turno servizio a Nuoro.

27 27 L analisi organizzativa Temi di approfondimento individuati Tipo di tema Org Metodi Sist Inf TEMA x 1 Gestione identificazione e notifiche x 2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati x 3 Criteri di priorità per il pendente del PM x 4 Standardizzazione e automazione modulistica x 5 Cruscotto gestionale della Procura x 6 TIAP x 7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale x 8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR x 9 Collegamento con Anagrafi comunali x 10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione x 11 Automazione a livello nazionale x 12 Attività di sportello x 13 Modalità di aggiornamento del casellario x 14 Completamento listino tariffe intercettazioni

28 28 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (1/7) TEMA ASPETTI PRINCIPALI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 1 Gestione identificazione e notifiche 2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati Cause ricorrenti di identificazione errata e relativa frequenza N. di notifiche per tipo di notifica Ricostruzione del ciclo esterno di notifica e relative criticità Cause ricorrenti di mancata notifica e relativa frequenza Esplicitazione di possibili alternative di organizzazione del lavoro delle risorse (Assistenti, PG, VPO) assegnate ad un gruppo di magistrati Ufficiale Giudiziario FdP Poste Tribunale

29 29 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (2/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 3 Criteri di priorità per il pendente del PM analisi del pendente tipico dei PM analisi del supporto informatico già in uso per la registrazione ed il monitoraggio del pendente verifica della possibilità di applicare criteri di priorità basati su dati (es. data di registrazione, data limite per l indagine, data dell udienza) o su stime (es. tempo calendariale minimo necessario per completare l indagine, ore uomo necessarie per la prossima trattazione del caso) definizione dei possibili criteri di ottimo (es. tempo medio, % di indagini concluse oltre il limite) verifica della applicabilità di regole semplici di gestione delle priorità, p.es. priorità ai valori più bassi di prossimità della data limite, cioè [data limite-data attuale] priorità ai valori più bassi della data entro cui partire per non chiudere oltre la data limite [data limite- tempo calendariale minimo necessario per completare l indagine-data attuale] priorità ai valori più alti di tempo stimato di chiusura indagine[data attuale-data iscrizione + tempo calendariale minimo necessario per completare l indagine] nel lavoro giornaliero inserire almeno un 20% di CNR da registrare

30 30 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (3/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 4 Standardizzazione e automazione modulistica 5 Cruscotto gestionale della Procura esplicitazione di tutti i provvedimenti di struttura ricorrente verifica di fattibilità su ACCESS (Il cruscotto è un insieme di indicatori che misurano con frequenza appropriata l andamento dei diversi flussi produttivi: consente il governo dinamico dell attività produttiva) verifica del fabbisogno informativo del Procuratore e del Dirigente Amministrativo definizione del modello di descrizione del flusso produttivo e dei punti di controllo ricognizione delle fonti di dati disponibili, relativ

31 31 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (4/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 6 TIAP (Trattamento Informatizzato Atti Processuali) 7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale consolidamento e affinamento dell ambito di intervento, al fine di massimizzare il l impatto dell iniziativa affinamento delle stime quantitative già definite nel documento di impostazione impostazione del progetto realizzativo (piano delle attività, gruppo di lavoro) verifica della fattibilità di una agenda congiunta che consenta al PM di partecipare all Udienza Preliminare ed alle Udienze Collegiali relative ai casi su cui ha indagato analisi delle soluzione informatiche elaborate dalle Procura di Lecce e di Torino e verifica delle condizioni tecniche e contrattuali per la loro applicazione presso la Procura di Cagliari Tribunale Tribunale

32 32 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (5/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR 9 Collegamento con Anagrafi comunali 10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione esplicitazione degli impatti della non protocollazione in ingresso e relativa quantificazione analisi delle cause di difficile abbinamento dei seguiti nella fase di pre-registrazione analisi delle problematiche normative e tecniche relative alla posta certificata (applicata alle CNR) verifica dello stato delle iniziative di collegamento con le anagrafi comunali analisi quantitativa delle esigenze di collegamento individuazione dei Comuni prioritari per l attivazione dei collegamenti e verifica della fattibilità analisi quali quantitativa dei motivi/forme di non chiarezza delle sentenze esplicitazione dei gradi di libertà nel predisporre schemi standard che minimizzino la probabilità di errore Forze di Polizia Comuni prioritari Tribunale

33 33 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (6/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 11 Automazione a livello nazionale Precisazione delle criticità emerse SIC (Sistema Informativo Casellario) talvolta non operativo REGE non user friendly per estrarre situazioni statistiche SIAMM non assistito Carichi pendenti non accessibili in data base nazionale Memoriale non automatizzato Registro intercettazioni non automatizzato Foglio Notizie preparato a mano, anche se i dati sono su sistema Verifica con CISIA del quadro delle criticità di tipo informatico Verifica con CISIA della capacità dei progetti nazionali in corso o previsti di risolvere le criticità in essere della loro tempificazione CISIA

34 34 L analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (7/7) TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere 12 Attività di sportello N. di accessi per motivazione Risorse impegnate Percezione del servizio da parte degli utenti Fattibilità di un sistema di prenotazioni via internet Avvocati FdP Privati 13 Modalità di aggiornamento del Casellario 14 Completamento listino tariffe intercettazioni analisi dei motivi di aggiornamento ritardato o impreciso del casellario giudiziale esplorazione delle possibili cause (es. caricamento decentrato) esplicitazione dei punti ancora non definiti nel sistema di tariffazione delle intercettazioni, sia lato costi (es. unità di misura per intercettazioni), sia lato diritti (es. registrazioni su supporto informatico) quantificare i valori economici correlati Tribunale, Giudici di Pace Tecnici PG

35 35 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

36 36 I temi da approfondire Priorità concordate con i vertici della Procura 1. Analisi di un campione di procedimenti 2. TIAP 3. Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale 4. Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR 5. Gestione identificazione e notifiche 6. Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati 7. Criteri di priorità per il pendente del PM 8. Standardizzazione e automazione modulistica 9. Cruscotto gestionale della Procura

37 37 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

38 38 I Gruppi di Lavoro Costituzione di 3 Gruppi Nel corso di una giornata in outdoor sono stati attivati 3 Gruppi di Lavoro con il compito di progettare e proporre le ipotesi di miglioramento: 1. Analisi dei procedimenti: focus sulle cause di criticità e sui tempi di attraversamento 2. CNR: focus sulla tracciabilità delle Notizie di Reato 3. TIAP: focus sulla Digitalizzazione degli atti Il quarto Gruppo di Lavoro, sulla Agenda congiunta tra PM e Giudici, al momento non è stato attivato poiché il Tribunale non ha mostrato il necessario interesse. Prima di cominciare il lavoro dei Gruppi sono stati forniti ai partecipanti strumenti operativi e di metodologia per facilitare le dinamiche di gruppo I Gruppi si sono riuniti con cadenza settimanale e, ove necessario, ad alcuni componenti è stato richiesto di svolgere, singolarmente o in sottogruppi, delle attività di approfondimento supplementare al di fuori degli incontri programmati

39 39 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Ambito di intervento Il GdL ha avuto il compito di effettuare una analisi dei procedimenti e delle loro modalità di gestione al fine di fornire dati ed elementi informativi utili a confermare e ad impostare correttamente cinque linee di intervento già individuate: Gestione identificazione e notifiche Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati Analisi dei procedimenti Criteri di priorità per il pendente del PM Standardizzazione e automazione modulistica Cruscotto gestionale della Procura Il GdL ha operato prevalentemente con 4 riunioni (la prima si è svolta il 24 giugno e l ultima il 29 luglio), intervallate da attività mirate di acquisizione dati.

40 40 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Metodologia Il GdL ha svolto sei tipi di analisi, da cui sono state tratte indicazioni riguardo ai cinque interventi da definire, secondo le relazioni indicate Notifiche Modulistica Criteri di classif. del pendente Tempi a REGE Tempi Consulenze Tecniche Fascicoli Interviste 415bis, Citaz., I-SP 3 Ass, 83 moduli, TIAP 2 PM e Assistenti 54 proc. def. 4 Trim % delle CT depos. nel casi Gestione identificazione e notifiche x x Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati x x x x x Criteri di priorità per il pendente del PM x x x x Standardizzazione e automazione modulistica x Cruscotto gestionale della Procura x x x x x

41 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Modello semplificato dei percorsi dei procedimenti Richiesta di Giudizio immediato Decreto fissazione udienza GIP Inizio procedimento Fine procedimento Richiesta di Decreto di Atti interlocutori eventuali archiviazione archiviazione Azioni: Istruttorie dirette, Intercettazioni, Deleghe PG, Consulenze, Autorizzazioni GIP Avviso 415bis Richiesta di Rinvio a Giud. Decreto di fissazione data UP Reato CNR Registra zione 1 atto Altri atti Richiesta data prima udienza Data comunicazione della data prima ud. Richiesta di archiviazione Decreto di archiviazione Richiesta di Giudizio direttissimo Udienza Giudizio direttissimo 41

42 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi medi delle fasi dei procedimenti 42 1) Da REGE risulta che il tempo medio di registrazione [Data CNR-Data Registrazioni] è pari a circa 20 giorni, con tempi fino a 80 giorni nel campione esaminato È confermata l esigenza di organizzare meglio la fase di pre-registrazione 2) Da REGE risulta che la fase dalla emissione Avviso 415bis alla Definizione ha una incidenza rilevante sulla durata complessiva: in circa il 40% dei casi, questa fase dura più della precedente (da Registrazione a emissione Avviso 415bis ); in parte è dovuto ai tempi di notifica (il campione è sui definiti del 4 trimestre 2009; forse ora il problema è risolto?), in parte al tempo di richiesta udienza (per le citazioni dirette), in parte a problemi di qualità del fascicolo che emergono in questa fase Il sistema di monitoraggio e l organizzazione non devono trascurare questa fase e le fonti di errore della fase precedente

43 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Tempi medi delle fasi principali 43

44 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (1/2) 44 Citazione diretta in 8 casi su 19 (42%) il tempo post-415 bis pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione 100% 80% Post-415 bis 60% 40% 20% Pre-415 bis 0%

45 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (2/2) 45 Rinvio a Giudizio in 7 casi su 18 (39%) il tempo post-415 bis pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione 100% 80% Post-415 bis 60% 40% 20% Pre-415 bis 0%

46 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (1/2) 46 3) Da REGE risulta che i procedimenti NOTI presentano tempi totali di definizione caratterizzati da una elevata varianza intorno alla media (60% per le citazioni dirette, 110% per i rinvii a giudizio, 130% per le archiviazioni). Questa varianza non sembra giustificata dal reato o dalla complessità del caso, poiché l esame di alcuni fascicoli suggerisce che tempi lunghi trascorrono senza il fascicolo venga lavorato ; questo è coerente con il fatto che i PM non hanno visibilità dello stato del pendente e, quindi, non hanno possibilità di recuperare dalla coda fascicoli in attesa da molto tempo. Ridurre la varianza, a parità di tempo medio, significherebbe dare al cittadino almeno una certezza dei tempi. Il sistema di monitoraggio e gestione del pendente dovrebbe essere finalizzato almeno a consentire di ridurre questa incertezza dei tempi

47 47 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (2/2) Media: 33 mesi Media: 13 mesi Tempo da CNR a richiesta data prima udienza [mesi] Media: 15 mesi Tempo da CNR a richiesta di archiviazione [mesi] Tempo da CNR a richiesta di rinvio a giudizio [mesi]

48 48 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi dei percorsi esterni alla Procura 4) Attualmente non vi è un monitoraggio strutturato dei tempi di azioni esterne che hanno impatto rilevante sulla durata del procedimento. In particolare non vi sono scadenziari per notifiche consulenze tecniche (tempo medio di oltre 100 giorni; il 35% supera i 120 giorni) delega a PG Richieste a GIP/GUP Il sistema di monitoraggio e gestione dei procedimenti deve monitorare i tempi di questi percorsi esterni alla Procura

49 49 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi delle consulenze tecniche Volumi Anno N. Consulenze depositate Abbiamo elaborato i tempi del 65% delle consulenze depositate nel 2009 (le prime 145) 600 GG Solo il 20% delle CT ha un tempo minore di 30 gg Il 35% (51/154) delle CT ha un tempo maggiore di 120 gg Consulenze Tecniche (CT) del campione (145), ordinate per tempo crescente

50 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Tempi a Re.Ge. Tempi di risposta del Gip/Gup GG Il campione di 16 casi contiene una rappresentanza dei quattro atti più frequenti Media: 13 giorni Richiesta di udienza dibattimentale ai sensi dell art. 160 del disp. att. c.p.p. 3 casi Richiesta di proroga dei termini per le indagini preliminari (art. 406) 4 casi Richieste di applicazione o modifica della custodia cautelare in carcere (artt. 434,435) 4 casi Richieste di applicazione o modifica delle misure cautelari reali 5 casi 50

51 51 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Efficienza 5) Il livello di efficienza (sforzo per unità di output) è penalizzato da fenomeni di rilavorazione e non standardizzazione. In particolare tutti coloro che gestiscono notifiche lamentano disattenzioni avvenute a monte, che comportano dunque rilavorazioni la modulistica utilizzata dai singoli assistenti/pm, pur essendo precostituita su form informatizzati, non è omogenea e non è alimentata in automatico con i dati di base del fascicolo. E emerso che TIAP offre già un repertorio di moduli e li può alimentare in automatico con i dati di base del fascicolo prelevandoli da REGE.

52 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (1/3)

53 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (2/3) Moduli GIP/GUP

54 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (3/3) Totale 48

55 55 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Meccanismi di Controllo 6) In generale è emersa l esigenza di Controllare sistematicamente la qualità dei fascicoli, con procedure e responsabilità ad hoc Avere visibilità sul pendente (lasciando liberi i PM di decidere le priorità), con strumenti ad hoc Approfondire le potenzialità di TIAP come fonte di dati per monitorare i procedimenti, come vincolo per elevare la qualità, come scadenziario.

56 56 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Criteri di classificazione del pendente dei PM (1/2) Abbiamo esaminato i criteri di classificazione del pendente di due magistrati. Sono emersi schemi diversi. Caso 1 Tavolo del PM CNR da qualificare Fascicoli registrati da esaminare per la prima volta (incluso residuo) Fascicoli da esaminare perché si sono conclusi gli atti delegati Fascicoli da studiare per udienza Atti da firmare Tavolo dell Assistente Fascicoli in attesa esito delega PG Fascicoli in attesa deposito CT Fascicoli in attesa adempimenti per archiviazione Ritornati da 415bis e in attesa di slot per richiesta data udienza In attesa di data fissazione udienza

57 57 I Gruppi di Lavoro Analisi proced. Criteri di classificazione del pendente dei PM (2/2) Caso 2 Tavolo del PM Residuo da guardare per la prima volta (vecchio) Non residuo con azioni in corso Per materia Droga Abusi sessuali Con sequestro Con arresti In attesa CT L azione tocca a me Urgenti Udienze Urgenze varie Non urgenti Tavolo dell Assistente Residuo da guardare per la prima volta (recente) Fascicoli in attesa esito delega PG, che non abbiano in contemporanea una istruttoria diretta Sul tavolo di PG fascicoli per esame dopo i risultati delle deleghe fascicoli semplici per primo esame fascicoli delegati all ufficiale di PG Atti da firmare

58 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite posta 58

59 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite Forze dell Ordine 59

60 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite Avv. 60

61 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite privati 61

62 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite Ufficio Intercettazioni 62

63 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite consegna al P.M. 63

64 I Gruppi di Lavoro CNR Descrizione flusso ricezione tramite acquisizione del P.M. 64

65 I Gruppi di Lavoro TIAP Descrizione movimento fascicoli attuale (1/2) 65 La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo fino alla fase della conclusione delle indagini. Movimentazione fascicoli attuale (1/2) PM e Segreteria Istruisce il fascicolo PM Richieste interlocutorie al Gip Invia richiesta + fascicolo o parte di esso (in originale o in copia) Ufficio 415 bis Ufficio Archiviazione Gip/Gup e Cancelleria Depositato richiesta Decreto Inserisce Decreto in fascicolo PM Invia il fascicolo PM alla Procura Cancelleria Dibattimento PM decide fine indagine Aggiorna il fascicolo originale PM decide lo stralcio Stralcio, istruisce nuovo fascicolo PM decide di procedere Archivia il fascicolo PM decide di archiviare

66 I Gruppi di Lavoro TIAP Descrizione movimento fascicoli attuale (2/2) 66 La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo dalla conclusione delle indagini in poi. Movimentazione fascicoli attuale (2/2) PM e Segreteria PM decide fine indagine PM decide Conclusione di procedere indagine e invio fascicolo PM decide di archiviare Ufficio 415 bis Notifica avviso agli indagati Assiste avvocati o indagati (consultazioni, copie, memorie dif) Invio fascicolo Ufficio Archiviazione Rito ordinario Gip/Gup e Cancelleria Fissazione prima udienza, svolgimento udienze, ecc. Conclusione fase Gup Riti speciali Non luogo a procedere Cancelleria Dibattimento Assegnazione, fissazione prima udienza Invio fascicolo PM decide di procedere Archivia il fascicolo Sentenza PM decide di archiviare Invio a Dibattimento, nuovo fascicolo dibattimento

67 67 Indice 1. Le linee di azione del progetto 2. Il percorso 3. Analisi organizzativa 4. Scelta dei temi da approfondire 5. Approfondimento con i Gruppi di Lavoro 6. Scelta delle iniziative da realizzare 7. Le prossime attività

68 Le proposte di miglioramento Analisi proced. Sintesi dei risultati attesi degli interventi INTERVENTO NOTIFICHE MODULISTICA SCRIVANIA VIRTUALE CRUSCOTTO GESTIONALE RISULTATI Mettere in comune le buone pratiche e produrre una check list per tutti coloro che producono/gestiscono notifiche. Realizzare un registro informatizzato unico delle notifiche, con relativo scadenziario Stipulare accordi con soggetti esterni (UNEP, Forze dell Ordine) Operazionalizzare l impiego di TIAP in tema di modulistica Aggiornare il Modulo di iscrizione a REGE Creare il Modulo di analisi della CNR Realizzare un software ( Scrivania virtuale del PM e dell Assistente ) per visualizzare in modo personalizzato lo stato dei procedimenti pendenti e per segnalare le scadenze. Razionalizzare e portare su supporto informatico unico i registri, formali o informali, esistenti o che verranno creati Collegare ad esso e realizzare un software di elaborazione e visualizzazione di indicatori di flussi e pendenti MODELLO DI FUNZIONAMENTO Rivedere ed uniformare la lista delle attività decentrate alle segreterie dei PM e riorganizzare segreterie e sportelli Creare una funzione di Controllo Qualità (CQ) Incorporare organicamente i VPO 68

69 Le proposte di miglioramento Analisi proced. Aree di impatto degli interventi MACRO-OBIETTIVI IMPATTA SU INTERVENTO Riduzione Tempo da CNR a Registrazione Riduzione Tempi morti post-registraz. e varianze Riduzione Tempi esterni Riduzione Rilavorazioni/ Miglioramento Efficienza NOTIFICHE Check list notifiche Accordi con PG/UNEP/Poste Scadenziario Notifiche Check list notifiche Accordi MODULISTICA Modulo analisi CNR Modulo di iscriz. a REGE Moduli standard da TIAP SCRIVANIA VIRTUALE Visibilità dello stato del pendente Scadenziario Consulenze, Deleghe a PG CRUSCOTTO GESTIONALE Monitoraggio ricezione atti Monitoraggio attività accentrate Evidenza di situazioni patologiche Evidenza di situazioni patologiche MODELLO DI FUNZIONAMENTO Organizzazione flusso di registrazione Utilizzo dei VPO Allocazione di resp. per presidio tempi Controllo qualità fascicoli Minore frammentazione 69

70 DESCRIZIONE OPZIONE PERIODO Le proposte di miglioramento GdL CNR Elenco opzioni individuate BREVE BREVE MEDIO MEDIO LUNGO (da subito) (da subito) (3-5 mesi) (3-5 mesi) (12-18 mesi) Prenotazione su Re.Ge. Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento Annotazione in un nuovo Protocollo informatico Modulo elettronico Archimode Mantenendo inalterata l attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione su RE.GE. solo del n di protocollo di invio o delle generalità di chi ha consegnato e assegnazione al gruppo, finalizzata ad ottenere il numero di registro, in modo da consentire l effettivo tracciamento della CNR Istituendo un turno di smistamento dei PM, che potrebbe coincidere con quello di appoggio oppure essere quotidiano, si procede ad una immediata e completa registrazione su Re.Ge. con assegnazione al gruppo. La successiva assegnazione al PM verrebbe fatta seguendo l attuale modalità. Mantenendo inalterata l attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione in un sistema informatico dedicato, in modo da consentire l effettivo tracciamento della CNR Si procede alla distribuzione alle Forze dell Ordine di un modulo elettronico prestrutturato con il quale queste possano compilare e consegnare alla Procura le CNR. In tale maniera si otterrebbero uniformità formale e immediata rintracciabilità delle informazioni necessarie alla registrazione in Re.Ge. Adozione della soluzione Archimode reingegnerizzato. 70

71 71 Le proposte di miglioramento GdL CNR Descrizione flusso opzione Prenotazione su Re.Ge. La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di prenotazione su Re.Ge. delle CNR. Flusso CNR con prenotazione su Re.Ge. Stanza 12 / 1 Sez. Pen. Ricezione Atti Procuratore Coordinatore Gruppo / Residuo e Segreteria PM e Segreteria Riceve CNR Invia CNR a Ricezione Atti Riceve CNR Qualifica CNR Registra in Re.Ge. n di protocollo o generalità di chi ha consegnato + assegnazione Analisi proposta e smistamento tra gruppi Smista ai PM Variazione in Re.Ge. con nome del PM Invia CNR Qualifica il reato Completa registrazione in Re.Ge. (indagato, reato, ecc.) Inserisce CNR in copertina manuale Annota su copertina n di protocollo o generalità di chi ha consegnato Sottopone al Procuratore per verifica

72 Le proposte di miglioramento GdL CNR Elementi di riflessione opzione Prenotazione su Re.Ge. 72 Prenotazione su Re.Ge. Elementi favorevoli Tempi di implementazione rapidi Tracciabilità delle CNR Risparmio di tempo per personale Amministrativo, PM e Forze dell Ordine Riduzione errori Diminuzione casi di duplicazione di fascicoli Aumento della qualità del lavoro Innalzamento del livello di qualità del servizio al pubblico Minimizzazione del rischio di perdere le CNR Elementi di attenzione Limiti normativi all estensione d uso del Re.Ge. e alla determinazione della data di decorrenza dei termini di indagine Possibili errori di assegnazione tra i registri Necessità di individuare una sostituzione del responsabile alla prenotazione su Re.Ge.

73 Le proposte di miglioramento GdL CNR Descrizione flusso opzione Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento 73 La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento delle CNR. Flusso CNR con registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento dei PM Stanza 12 / 1 Sez. Pen. Ricezione Atti Sostituo Procuratore turno smistamento Procuratore Coordinatore Gruppo / Residuo e Segreteria PM e Segreteria Riceve CNR Riceve CNR Analisi proposta e smistamento tra gruppi Invia CNR a Qualifica CNR Ricezione Atti Inserisce CNR in copertina manuale Sottopone al Sostituto di turno per registrazione in Re.Ge. Qualifica il reato Autorizza registrazione in Re.Ge. Conferma proposta e smistamento tra gruppi Smista ai PM Variazione in Re.Ge. con nome del PM Invia CNR Avvia indagini Effettua la registrazione in Re.Ge. Sottopone al Procuratore

74 Le proposte di miglioramento GdL CNR Elementi di riflessione opzione Registrazione su Re.Ge. turno di smistamento 74 Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento Elementi favorevoli Tempi di implementazione rapidi Riduzione tempi di registrazione su Re.Ge. Tracciabilità delle CNR Risparmio di tempo per personale Amministrativo e Forze dell Ordine Riduzione errori Diminuzione casi di duplicazione di fascicoli Aumento della qualità del lavoro Innalzamento del livello di qualità del servizio al pubblico Minimizzazione del rischio di perdere le CNR Elementi di attenzione Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente Prevedere turni di smistamento tra i PM

75 Le proposte di miglioramento GdL CNR Descrizione flusso opzione Annotazione in un nuovo Protocollo informatico 75 La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di annotazione in un nuovo Protocollo informatico delle CNR. Flusso CNR con nuovo Protocollo informatico Stanza 12 / 1 Sez. Pen. Ricezione Atti Procuratore Coordinatore Gruppo / Residuo e Segreteria PM e Segreteria Riceve CNR Invia CNR a Ricezione Atti Riceve CNR Qualifica CNR Registra in Protocollo Informatico data di ricezione, n di protocollo invio o generalità di chi ha consegnato + assegnazione gruppo Analisi proposta e smistamento tra gruppi Smista ai PM Variazione in Protocollo Informatico con nome del PM Invia CNR Qualifica il reato Effettua registrazione in Re.Ge. e annota n di Re.Ge. in Protocollo Informatico Inserisce CNR in copertina manuale Annota su copertina data di ricezione, n di protocollo invio o generalità di chi ha consegnato Sottopone al Procuratore per verifica

76 Le proposte di miglioramento GdL CNR Elementi di riflessione opzione Annotazione in un nuovo Protocollo informatico 76 Annotazione in un nuovo Protocollo informatico Elementi favorevoli Tracciabilità delle CNR Risparmio di tempo per personale Amministrativo, PM e Forze dell Ordine Riduzione errori Diminuzione casi di duplicazione di fascicoli Aumento della qualità del lavoro Innalzamento del livello di qualità del servizio al pubblico Minimizzazione del rischio di perdere le CNR Elementi di attenzione Duplicazione di attività Necessità di acquistare il nuovo sistema e/o adattare il protocollo attuale Incremento del rischio di confusione tra sistemi diversi

77 77 Le proposte di miglioramento GdL CNR Descrizione flusso opzione Modulo elettronico sia cartaceo che informatico La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un Modulo elettronico per la ricezione delle CNR in formato cartaceo ed informatico. Flusso CNR con Modulo elettronico in formato cartaceo ed informatico Stanza 12 / 1 Sez. Pen. Ricezione Atti Sostituo Procuratore turno smistamento Procuratore Coordinatore Gruppo / Residuo e Segreteria PM e Segreteria Riceve CNR con Modulo compilato in doppio formato, cartaceo e supporto informatico Riceve CNR con Modulo compilato in doppio formato, cartaceo e supporto informatico Verifica proposta tramite esame del Modulo Qualifica il reato Conferma proposta e smistamento tra gruppi tramite esame del Modulo Esamina Modulo e smista ai PM Variazione in Re.Ge. con nome del PM Dispone del formato elettronico della CNR Invia CNR a Ricezione Atti Qualifica CNR Inserisce CNR e Modulo in copertina manuale Autorizza registrazione in Re.Ge. Invia CNR Sottopone al Sostituto di turno per registrazione in Re.Ge. Effettua in Re.Ge. la registrazione agevolata dalle informazioni disponibili nel Modulo Sottopone al Procuratore

78 Le proposte di miglioramento GdL CNR Descrizione flusso opzione Modulo elettronico tramite P.E.C. 78 La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un Modulo elettronico per la ricezione delle CNR tramite Posta Elettronica Certificata. Flusso CNR con Modulo elettronico tramite PEC Stanza 12 / 1 Sez. Pen. Ricezione Atti Sostituo Procuratore turno smistamento Procuratore Coordinatore Gruppo / Residuo e Segreteria PM e Segreteria Riceve CNR con Modulo compilato in formato elettronico tramite PEC Stampa CNR e Modulo Invia stampa ed CNR a Ricezione Atti Riceve CNR con Modulo compilato in formato elettronico tramite PEC Stampa CNR e Modulo Qualifica CNR Inserisce stampa CNR e Modulo in copertina manuale Verifica proposta tramite esame del Modulo Qualifica il reato Autorizza registrazione in Re.Ge. Conferma proposta e smistamento tra gruppi tramite esame del Modulo Esamina Modulo e smista ai PM Variazione in Re.Ge. con nome del PM Invia CNR Richiede formato elettronico della CNR Sottopone al Sostituto di turno per registrazione in Re.Ge. Effettua in Re.Ge. la registrazione agevolata dalle informazioni disponibili nel Modulo Sottopone al Procuratore Invia con CNR in formato elettronico Dispone del formato elettronico della CNR

79 Le proposte di miglioramento GdL CNR Elementi di riflessione opzione Modulo elettronico Modulo elettronico Elementi favorevoli Ricezione CNR anche in formato elettronico Uniformità nella compilazione Riduzione tempi di registrazione su Re.Ge. Semplificazione del lavoro dei PM Riduzione errori Elementi di attenzione Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente Prevedere turni di smistamento tra i PM Modalità di gestione del doppio formato In caso di utilizzo esclusivo della PEC per la ricezione aumento dei costi di stampa In caso di utilizzo integrativo della PEC difficoltà di associazione al formato cartaceo pervenuto attraverso altri canali Il Modulo elettronico conterrebbe in campi precostituiti e obbligatori le seguenti informazioni: Autorità che trasmette N protocollo di invio Data della comunicazione Generalità, residenza, identificazione ed elezione di domicilio, difensore di fiducia, alias e C.U.I. dell Indagato (più campi) Generalità e difensore di fiducia della Parte Offesa (più campi) Tipo di Reato con indicazione del Luogo e della Data in cui è stato commesso (più campi) Note Descrizione del fatto (anche in allegato) 79

80 Le proposte di miglioramento GdL CNR Elementi di riflessione opzione Archimode 80 Archimode Elementi favorevoli Abbattimento tempi di registrazione su Re.Ge. Ricezione CNR anche in formato elettronico Uniformità nella compilazione Riduzione errori Elementi di attenzione Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente Tempi di implementazione lunghi Necessità di diffusione anche presso le Forze dell Ordine ed altre istituzioni

81 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Opzioni esaminate e fattori critici di successo Il Gruppo di Lavoro ha affrontato il tema della digitalizzazione dei fascicoli studiando 2 ipotesi operative e le possibili implicazioni organizzative ad esse associate: Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis (come da progetto TIAP ); Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall iscrizione in Re.Ge. (ipotesi di sperimentazione su 2 Segreterie). Fattori critici di successo Opzione 1 Garantire, soprattutto in fase iniziale, assistenza agli utenti per la consultazione Minimizzare i tempi di coesistenza tra la consultazione tradizionale e quella in TIAP dei fascicoli Coordinarsi con i tempi di implementazione di altri Uffici (in particolare il Gip/Gup) Opzione 2 Rendere più efficiente il filtro per i documenti che arrivano alle Segreterie dei PM: Atti che riguardano procedimenti che ormai sono passati ad altri Uffici, la cui variazione risulta in Re.Ge. (es.: fogli rosa, decreti di pagamento, relate di notifiche). Atti che riguardano procedimenti ancora nella disponibilità del PM ma su cui il PM non interviene (es.: sub-deleghe di indagine effettuate dalle Forze dell Ordine e mandate per conoscenza al PM) Gli stessi dell Opzione 1 81

82 82 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Fasi della digitalizzazione degli atti Si presenta un quadro di confronto delle fasi di digitalizzazione di un procedimento nei 2 casi ipotizzati: FASI OPZIONI Ricezione CNR Iscriz.Re.Ge. Avvio indag. Atti interlocutori Chiusura indagini Ufficio scansione 415 bis Gip/Gup Opzione 1 Opzione 2 Si procede alla scansione degli atti Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall iscrizione in Re.Ge. Non si procede alla scansione degli atti

83 83 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Temi organizzativi (1/4) Le 2 opzioni oltre a differenziarsi per i momenti in cui saranno digitalizzati gli atti si distinguono anche per altri aspetti organizzativi, quali: 1. Uffici coinvolti direttamente; 2. Logistica; 3. Criteri di priorità in fase iniziale; 4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP. Esistono anche elementi in comune alle 2 opzioni analizzate, quali: 5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP; 6. Accesso al pubblico.

84 84 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Temi organizzativi (2/4) La tabella seguente mostra per ciascun tema organizzativo le proposte individuate dal Gruppo di Lavoro. Il colore grigio è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dal 415 bis (opzione 1) Il colore azzurro è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dall iscrizione in Re.Ge. (opzione 2) L arancio indica quelle in comune ad entrambe le opzioni. Tema organizzativo Opzione 1 Opzione 2 1. Uffici coinvolti direttamente Il caricamento in TIAP dei procedimenti che stanno per essere inviati al 415 bis dovrà essere effettuato da un ufficio (Ufficio Scansioni) di nuova costituzione, al quale arriveranno i fascicoli dalle Segreterie dei PM già provvisti di indice conforme al Titolario TIAP. Il caricamento in TIAP degli atti, dal momento dell iscrizione in Re.Ge., e il relativo indice conforme al Titolario TIAP saranno effettuati progressivamente dalle Segreterie dei PM. 2. Logistica È stata individuata la stanza dei VPO al 6 piano della Procura come possibile Sala Scansioni, dotata di scanner collegati in rete, dove l ufficio preposto possa caricare i procedimenti in TIAP. Le Segreterie dei PM dovranno essere dotate ciascuna (2 in fase di sperimentazione) di scanner collegati in rete per poter caricare gli atti in TIAP.

85 85 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Temi organizzativi (3/4) Tema organizzativo Opzione 1 Opzione 2 3. Criteri di priorità in fase iniziale 4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP È stato raccolto, tra le Segreterie dei PM, un elenco di procedimenti che tra Sett. e Dic. arriveranno all Ufficio 415 bis e che hanno le seguenti caratteristiche: Alto n di indagati e parti offese; Rilevante n di pagine. Non si procederà al caricamento dei fascicoli già al 415 bis per la difficoltà di indicizzarli secondo il Titolario TIAP. Il Procuratore Mura e il Dott. Macis, sentiti i PM, indicheranno i procedimenti più urgenti anche in deroga ai criteri appena enunciati. Le Segreterie dovranno sempre usare il Titolario TIAP, con relativi codici, per indicizzare i fascicoli. Per quei fascicoli da caricare in TIAP in cui è già presente l indice, sarà sufficiente che le Segreterie indichino i codici del Titolario per ciascuna voce dell indice. Nelle 2 Segreterie pilota si comincerà la digitalizzazione di tutti i procedimenti relativi ai reati che rispondono alle seguenti caratteristiche: Alta % di rinvii a giudizio Minore frequenza I reati così individuati, da cui partirà la sperimentazione, sono: Omicidi colposi; Lesioni da colpe mediche; Diffamazione a mezzo stampa; Rapine contro noti; Violenze sessuali. Le 2 Segreterie pilota inoltre, dovranno indicizzare secondo il Titolario TIAP tutti i fascicoli i cui reati rientrano tra quelli individuati per la sperimentazione.

86 86 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Temi organizzativi (4/4) Tema organizzativo 5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP 6. Accesso al pubblico Opzione 1 Opzione 2 E stata effettuata una verifica con la SiLine dalla quale sono emersi i seguenti elementi: per il rilascio di copie di atti consultati tramite TIAP l utente dovrà presentare una richiesta ad un operatore della Procura. I diritti di Cancelleria per le copie richieste saranno calcolati in automatico dal sistema e potranno essere riscossi direttamente dall operatore che riceve la richiesta; non sarà possibile importare direttamente file nel sistema, ma sarà sempre necessario fare la scansione e caricare in TIAP il relativo documento (per file documentali) o una pagina riepilogativa con i riferimenti del file disponibile (per qualsiasi altro formato). Su proposta del Dirigente, gli utenti che vorranno consultare il TIAP potranno accedervi da postazioni adibite nella Sala Consultazioni presso l Ordine degli Avvocati con la presenza di un operatore della Procura, che possa accreditare chi ne faccia richiesta, assisterlo durante la consultazione, ricevere la richiesta di copie, rilasciare le copie ed eventualmente riscuotere i diritti di Cancelleria. Sarebbe necessario sottoscrivere un protocollo d intesa per la Sala Consultazione tra Procura, Ordine degli Avvocati e Camera Penale.

87 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2) 87 La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis fino alla fase della conclusione delle indagini. Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2) PM e Segreteria Istruisce il fascicolo PM Richieste interlocutorie al Gip Invia richiesta + fascicolo o parte di esso (in originale o in copia) Ufficio Scansioni Ufficio 415 bis Ufficio Archiviazione Gip/Gup e Cancelleria Depositato richiesta Decreto Inserisce Decreto in fascicolo PM Invia il fascicolo PM alla Procura Cancelleria Dibattimento PM decide fine indagine Aggiorna il fascicolo originale PM decide lo stralcio Stralcio, istruisce nuovo fascicolo PM decide di procedere Archivia il fascicolo PM decide di archiviare

88 Le proposte di miglioramento GdL TIAP Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2) 88 La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis dalla conclusione delle indagini in poi. Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2) PM e Segreteria PM decide fine indagine PM decide Conclusione di archiviare indagine e invio fascicolo PM decide di procedere Ufficio Scansioni Carica in TIAP Ufficio 415 bis Ufficio Archiviazione Archivia il fascicolo Gip/Gup e Cancelleria Cancelleria Dibattimento Invia fascicolo In grigio si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale, mentre in arancio sono evidenziate le differenze comuni con l altra opzione. Invio fascicolo PM decide di procedere Notifica avviso agli indagati Assiste avvocati o indagati (consultaz e copie digitali, memorie dif) Invio fascicolo Archivia il fascicolo Rito ordinario Fissazione prima udienza, svolgimento udienze, ecc. Conclusione fase Gup Riti speciali Sentenza Non luogo a procedere Assegnazione, fissazione prima udienza PM decide di archiviare Invio a Dibattimento, nuovo fascicolo dibattimento