Sistema di Booking on line Manuale d uso

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1 Sistema di Booking on line Manuale d uso

2 Indice 1 Introduzione 2 Accesso 3 Home Page 4 Prenotazioni on line 4.1 Prenotazione Hotel 4.2 Prenotazione escursione 4.3 Prenotazione Transfer 5 Catalogo 6 Gestione pratiche 6.1 Riprendere una pratica 6.2 Cancellare e modificare una pratica 6.3 Pagamento di una pratica 6.4 Stampa Voucher 6.5 Aggiungere un servizio a una pratica 7 Impostazioni 8 Contatti

3 1 Introduzione Con il sistema di prenotazione Italcamel è possibile prenotare ogni servizio turistico in 4 semplici passaggi. Questo manuale ti consentirà di utilizzare il sistema in modo semplice e veloce, illustrando passo a passo tutte le sezioni, con la possibilità di visualizzare la spiegazione anche attraverso un video. Tutte le tariffe inserite nel sistema sono tariffe nette e potrai decidere tu il tuo ricarico. In questo modo non dovrai aspettare il pagamento delle commissioni e incassare subito il tuo guadagno. 2 Accesso Per accedere alle funzionalità del booking on line e poter effettuare ricerche e booking on line, è necessario autenticarsi introducendo il codice corrispondente all agenzia nel campo User Name e la Password.

4 3 Home Page Da questa pagina è possibile accedere alle quattro modalità di Ricerca Disponibilità e prenotazione: 1) PRENOTAZIONI: Ricerca Classica da motore, che permette di effettuare una ricerca avanzata indicando i parametri nel motore; 2) RICERCA RAPIDA, che permette di ricercare disponibilità inserendo i parametri essenziali; 3) RICERCA SU MAPPA, permette di ricercare la disponibilità selezionando la destinazione dalla mappa. 4) RICERCA PER AREE, permette la ricerca per aree geografiche e tematiche

5 4 Prenotazione on line 4.1 Prenotazione Hotel Ricerca disponibilità Il motore di ricerca ti permette di compiere ricerche di tutto il prodotto disponibile in conferma immediata e in richiesta e di procedere alla conseguente prenotazione Seleziona la destinazione dal Radio Button. Se selezioni altre destinazioni si apre un menù a tendina, qui dovrai scrivere la destinazione e selezionare dalla lista la tua scelta. 2 Prosegui inserendo il periodo, selezionando la freccia sulle notti la data si aggiorna automaticamente, 3 la sistemazione delle camere. Indica sempre il numero dei bambini presenti nella camera e l età, compresi gli infant (minori di 2 anni di età da considerarsi al momento del check-out). 4 Clicca il bottone Cerca.

6 Pagina Risultati Una volta selezionato il bottone Cerca riceverai una pagina con tutti gli hotel che corrispondono ai parametri della tua ricerca. 1. Gli Hotel sono ordinati in funzione dei più prenotati disponibili e a seguire i più prenotati in richiesta. Il numero dei risultati è visibile in alto a sinistra e sono disposti 10 risultati per pagina. E possibile cambiare pagina premendo il numero relativo alla pagina richiesta, direttamente dalla tendina che trovi sia all inizio che alla fine dell elenco offerte trovate. 2. Se non sei soddisfatto puoi selezionare il bottone modifica ricerca, cambiare i parametri ed effettuare una nuova ricerca. 2 1

7 1. In alto, sopra l elenco delle offerte trovate, trovi la funzione ordina per, utile per modificare la logica in cui vengono mostrati i risultati della tua ricerca: Ordina per prezzo totale: ordina i risultati della ricerca per prezzo totale crescente, prima degli hotel disponibili e a seguire quelli in richiesta. Ordina per stelle: ordina i risultati della ricerca per stelle crescente, prima degli hotel disponibili e a seguire quelli in richiesta. Ordina per città: ordina i risultati della ricerca in ordine alfabetico crescente, prima degli hotel disponibili e a seguire quelli in richiesta. Trovi inoltre la funzione Guarda Mappa. Selezionandola visuali sulla mappa gli hotel presenti nella pagina risultati che stai visualizzando. 1

8 Per ogni risultato puoi vedere le seguenti informazioni: 2. Il numero delle stelle, il Nome Hotel, la posizione su mappa 3. Le foto e una breve descrizione (per visualizzare più foto e più informazioni selezionare i rispetti bottoni) 4. Le camere e il trattamento disponibile/su richiesta con il rispettivo prezzo. Vengono visualizzate un massimo di 3 proposte. Per più risultati selezionare il bottone con scritto altri n. risultati o il bottone più informazioni. Selezionando il bottone prenota inizia il processo di prenotazione che si sviluppa in 3 semplici passaggi

9 Filtra il risultato della ricerca Sulla destra dei risultati della tua ricerca trovi la funzione Filtra i risultati per, utile per personalizzare e ottimizzare la tua ricerca: 1. Prezzo totale: puoi trascinare i cursori per filtrare i risultati impostando il prezzo minimo e il prezzo massimo. 2. Stelle: puoi filtrare per il numero di stelle che deve avere il tuo risultato (puoi effettuare una scelta multipla). 3. Hotel: puoi filtrare per hotel inserendo il nome dell hotel desiderato e selezionandolo dall elenco. 4. Trattamento: puoi filtrare per trattamento. 5. Servizi: puoi filtrare selezionando uno o più servizi. 6. Quartieri: puoi filtrare per quartieri avendo a disposizione la scelta multipla

10 Pagina Dettaglio Per visualizzare la pagina dettaglio Hotel basta selezionare il bottone Più Informazioni. In questa pagina visualizzi le informazioni complete relative all hotel di tuo interesse: la descrizione, la Mappa, tutte le soluzioni disponibili in termini di tipologia di camere, trattamenti e prezzi, le foto. Direttamente dalla pagina dettagli puoi proseguire nella prenotazione selezionando il tasto Prenota accanto alla tua scelta. Cliccando il bottone prenota inizia il processo di prenotazione che si sviluppa in 3 semplici passaggi. Altrimenti puoi tornare ai risultati della ricerca cliccando il tasto Risultati Ricerca nella barra di navigazione. Prenotazione Hai effettuato la ricerca della disponibilità di hotel per la destinazione e le date di tuo interesse e hai scelto l hotel per i tuoi clienti passo 1. A questo punto puoi concludere la prenotazione con 3 semplici passaggi. 2) Inserisci informazioni: in questa pagina inserisci le informazioni relative agli ospiti che occupano la/e camera/e da te richiesta/e. Visualizzi la tipologia di camera e il trattamento da te scelto, il riepilogo dei costi e le penali di cancellazione. In questa pagina puoi ancora modificare le preferenze dei tuoi clienti: 1 cambiare la tipologia di camera e il trattamento 2 aggiungere servizi in richiesta 3 modificare il numero di persone per camera

11 4 aggiungere e rimuovere camere In caso avessi richiesto una camera doppia e i tuoi clienti occuperanno la camera con un bambino di età minore di 2 anni, ricordati che è sempre necessario comunicarne i dati. Non l hai inserito in fase di ricerca? Non c è bisogno di effettuare una nuova ricerca! Puoi aggiungere una persona in modo da poter inserire i suoi dati. In base alla data di nascita inserita il sistema calcolerà o meno la gratuità. Se previsto nei servizi dell hotel potrai inoltre selezionare la culla: in alcuni casi sarà obbligatoria. In caso di variazioni rispetto ai parametri inseriti in fase di ricerca, il costo della prenotazione potrebbe variare. Potrebbe variare anche la disponibilità della tua scelta. Nella pagina successiva di Preventivo e Pagamento verrà

12 ricalcolato il costo sulla base delle variazioni richieste e visualizzerai il costo definitivo. 5 Per procedere seleziona il bottone Continua 3) Preventivo e Pagamento: In questa pagina visualizzi il riepilogo della tua scelta con tutte le informazioni relative alla prenotazione che stai effettuando. Controlla che tutto corrisponda alle esigenze dei tuoi clienti. In particolare visualizzi: 1. La disponibilità della tua richiesta: immediata o su richiesta 2. Il tempo limite: entro il quale puoi effettuare modifiche e cancellazioni senza incorrere in penale. 3. Il riepilogo dei dati inseriti e i servizi selezionati 4. Dettagli hotel: in caso di domande all ultimo minuto dei tuoi clienti, 5. Il dettaglio e il riepilogo dei costi 6. Le penali di cancellazione 7. Le informazioni relative alla modalità e i termini di pagamento 8. Selezionando il bottone prenota in fondo alla pagina hai inoltrato la prenotazione. Il passo successivo è la pagina Fine ovvero la pagina di conferma della tua prenotazione.

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14 4) Fine (pagina di conferma): Sei nella pagina di conferma della tua prenotazione. La tua prenotazione è conclusa e inoltrata al booking

15 1. Visualizzi il numero pratica che la identifica e lo stato della tua prenotazione che potrà essere: Confermata Confermata, in attesa di essere da voi pagata Su richiesta, in attesa di essere confermata dell ufficio prenotazioni 2. il bottone Riepilogo pratica, ti porta alla sezione in cui, se la pratica è confermata e pagata, puoi stampare subito i voucher da consegnare ai tuoi. 3. Se vuoi aggiungere altri servizi alla tua prenotazione puoi procedere aggiungendo il transfer e l escursione, selezionando le rispettive icone. 4. Con il bottone ESCI dalla prenotazione, torni alla ricerca. Se ne avessi necessità, potrai riprendere la tua prenotazione in un secondo momento: quindi potrai procedere con l aggiunta di nuovi servizi, pagare la prenotazione, stampare i voucher. Per maggiori dettagli vedi la sezione Gestione Pratica. Qualora non visualizzassi alcuna icona di servizi aggiuntivi, vuol dire che non sono disponibili per la città da te prenotata. 4.2 Prenotazione Escursioni Per prenotare una escursione vai alla sezione Prenotazioni<Escursioni. Nel motore di ricerca inserisci i parametri della tua richiesta: 1. scrivi la città e seleziona dall elenco 2. seleziona la data 3. la lingua 4. le persone che partecipano all escursione 5. seleziona il bottone cerca

16 Nella pagina risultati visualizzi tutte le escursioni disponibili che rispondono ai parametri della tua ricerca. Hai effettuato il passo 1 ricerca disponibilità, cliccando il bottone prenota inizia il processo di prenotazione dell escursione che si concluderà in 3 semplici passaggi. 2) Inserisci informazioni: in questa pagina inserisci le informazioni relative ai partecipanti all escursione. Seleziona il bottone Continua e arrivi a 3) Preventivo e Pagamento: In questa pagina visualizzi il riepilogo della tua scelta con tutte le informazioni relative alla prenotazione che stai effettuando. Controlla che tutto corrisponda alle esigenze dei tuoi clienti. Selezionando il bottone Prenota in fondo alla pagina hai inoltrato la prenotazione. Il passo successivo è la pagina Fine ovvero la pagina di conferma della tua prenotazione. 4) Fine: Sei nella pagina di conferma della tua prenotazione. La tua prenotazione è conclusa e inoltrata al booking. Visualizzi il numero pratica che la identifica, lo stato della tua prenotazione.

17 4.3 PrenotazioneTransfer Per prenotare una Transfer vai alla sezione Prenotazioni<Transfer. In 3 semplici passi puoi prenotare un transfer 1) Inserisci informazioni: in questa pagina inserisci le informazioni relative al transfer che vuoi prenotare: 1. Servizio di solo andata, in arrivo o in partenza, o andata e ritorno 2. Tipo di transfer: individuale (uso esclusivo dei tuoi clienti), di gruppo (in condivisione con clienti di altre agenzie) 3. Il referente della prenotazione 4. I dettagli 5. Il tipo di veicolo e il prezzo

18 2) Preventivo e Pagamento: In questa pagina visualizzi il riepilogo della tua scelta con tutte le informazioni relative alla prenotazione che stai effettuando. Controlla che tutto corrisponda alle esigenze dei tuoi clienti. Selezionando il bottone Prenota in fondo alla pagina hai inoltrato la prenotazione. Il passo successivo è la pagina Fine ovvero la pagina di conferma della tua prenotazione. 4) Fine: Sei nella pagina di conferma della tua prenotazione. La tua prenotazione è conclusa e inoltrata al booking. Visualizzi il numero pratica che la identifica, lo stato della tua prenotazione. prenotata. 5. Catalogo Il catalogo è la sezione in cui puoi visualizzare i dettagli dei servizi offerti da Italcamel e stampare in formato pdf tutte le informazioni relative al servizio richiesto. Ti potrà essere utile per costruire il tuo catalogo personale, per stampare le informazioni sul servizio da consegnare ai tuoi clienti.

19 Per visualizzare tutti i servizi validi in un determinato periodo, ricordati di inserire la data di tuo interesse nel campo Data presente nel motore ricerca catalogo. In caso tu non specificassi alcuna data, visualizzerai soltanto i servizi validi nella data in cui hai effettuato la ricerca. 6. Gestione Pratiche Nella sezione gestione pratiche puoi visualizzare: Elenco delle prenotazioni effettuate Le prenotazioni in scadenza di pagamento Le prenotazioni in scadenza dei termini di cancellazione (scaduto il termine la pratica entra in penale) Elenco delle fatture 6.1 Riprendere una pratica Entra in Elenco prenotazioni e ricerca la tua prenotazione inserendo uno dei campi presenti nel motore di ricerca prenotazioni. Ogni prenotazione è considerata un pacchetto ed è identificata da un numero. All interno del pacchetto ci può essere un singolo servizio (solo Hotel) o più servizi (Hotel + Tranfer + Escrursioni) 6.2 Cancellare modificare una pratica Dopo aver trovato la vostra prenotazione con la ricerca online, cliccate sul numero della prenotazione: aprite il dettaglio del servizio che volete modificare e verificate quali azioni sono consentite. Visualizzerete anche le policy di modifica e cancellazione.

20 ATTENZIONE: come è strutturato il nostro sistema di gestione delle prenotazioni? Modifica del nome Modifica delle date Modifica del tipo di camera o del numero di camere Cambiamento dell'hotel Cliccate su Modifica, visualizzerete la schermata in cui potrete modificare i nomi inserendo le nuove informazioni. Procedete con la modifica e la conferma. Per cambiare le date aprite il dettaglio del servizio e cliccate su 'Cancella'. Quindi effettuate una nuova prenotazione. Non dimenticate che se l'alternativa da voi scelta non è disponibile e non è disponibile nessun'altra opzione la prenotazione originale risulterà comunque cancellata. Cliccate su 'Modifica' per cambiare il numero di camere o il tipo. Nel caso in cui le nostre condizioni generali di prenotazione prevedano una variazione dei prezzi, questo si evidenzierà nel Riepilogo Costi. Per cambiare l'hotel aprite il dettaglio del servizio e

21 Cancellazione di una prenotazione cliccate su 'Cancella'. Quindi effettuate una nuova prenotazione. Non dimenticate che se l'alternativa da voi scelta non è disponibile e non è disponibile nessun'altra opzione la prenotazione originale risulterà comunque cancellata Una prenotazione può consistere in un numero di servizi separati. Per cancellare un servizio aprite il dettaglio del servizio e cliccate Cancella. Lo Status della pratica diventerà eliminato : l operazione è completata. Nel caso in cui le condizioni generali di prenotazione prevedano un ulteriore pagamento per le modifiche e cancellazioni effettuate, questo si evidenzierà sul sito web. 6.3 Effettuare il pagamento di una pratica Il pagamento di una prenotazione può essere effettuato tramite: - carta di credito on line - bonifico bancario Puoi accedere al pagamento on line selezionando l apposito bottone nel Riepilogo pacchetto. Altrimenti puoi

22 effettuare il pagamento tramite bonifico bancario e inviare una copia della contabile all ufficio amministrativo di Italcamel. DAI BANCARI PER I PAGAMENTI (Indicate sempre il numero di pratica.) ITALCAMEL TRAVEL AGENCY S.R.L. BANCA CARIM SPA AG. RICCIONE ALBA IBAN: IT49V CC SWIFT: CRRNIT2R 6.4 Stampa Voucher Una volta effettuato il pagamento di una prenotazione potrai stampare immediatamente il voucher da consegnare ai tuoi clienti. Riprendi la tua prenotazione, visualizzerai la presenza dei documenti nel riepilogo pratica e potrai procedere alla stampa. 6.5 Aggiungere un servizio a una pratica Per aggiungere un ulteriore servizio ad una prenotazione, entra in Elenco prenotazioni apri il dettaglio. Sei In Riepilogo pacchetto, qui se vuoi aggiungere un servizio puoi selezionare l icona di tuo interesse e procedere con la prenotazione. Qualora non visualizzassi alcuna icona di servizi aggiuntivi, vuol dire che non sono disponibili per la città da te prenotata. Per uscire dal pacchetto/pratica selezionare il bottone CHIUDI

23 7. Impostazioni Dalla sezione impostazioni puoi accedere a: 1. Account: in cui visualizzi e modifichi le informazioni dell account principale dell agenzia. 2. Utenti: dove visualizzare, creare, modificare gli utenti a cui dare accesso al sistema 3. Condizioni: visualizzi il contratto di utilizzo del sistema

24 4. Ricarichi: dove impostare il tuo murk up, ovvero il tuo guadagno. Infatti le tariffe sono nette e il tuo guadagno lo incassi subito dal tuo cliente Contatti Assistenza Clienti & Sales Il nostro servizio assistenza clienti è a vostra disposizione per spiegarvi le funzionalità del sistema di prenotazione e in caso di domande tecniche sull utilizzo del sistema. helpdesk@italcamel.com Centralino: Telefono: (numero dedicato all assistenza per agenzie straniere in lingua inglese) (numero dedicato all assistenza per agenzie italiane in lingua italiana) Fax Orario: Lunedì Venerdì: 09:00-13:00 / 14:00-18:00