SOLUZIONE ICT: SOFTWARE GESTIONALE INTRODUZIONE SINTESI DEL CASO AZIENDALE

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1 SOLUZIONE ICT: SOFTWARE GESTIONALE INTRODUZIONE Non vi è dubbio che nello scenario economico attuale per incrementare il proprio vantaggio competitivo sia importante focalizzare l attenzione sugli aspetti core dell attività aziendale quali, ad esempio, la produzione, il marketing, la ricerca e sviluppo. Ciononostante il vantaggio rispetto ai concorrenti dipende anche da aspetti non propriamente di core business (es: servizi di supporto quali sistemi informativi, amministrazione, organizzazione, ecc.); con riferimento a tali aspetti la finalità è, solitamente, ridurne fortemente i costi, e l impatto in termini di mansioni organizzative pur mantenendo lo stesso livello qualitativo dei risultati. Per non perdere efficienza e per avere più tempo da dedicare agli aspetti di core business diviene più che mai fondamentale l utilizzo di strumenti informatici per tenere sotto controllo e ottimizzare attività quali, ad esempio, la gestione amministrativa, la gestione della tesoreria, la gestione del personale ecc. Esistono soluzioni ICT, in particolare gli Enterprise Resource Planning, in grado di gestire in modo integrato la pluralità degli aspetti qui esposti sia quelli di core business sia quelli a supporto del business. Con riferimento alle piccole aziende si parla di software gestionali, cioè in grado di dare un supporto in particolari aspetti dei processi amministrativi e gestionali dell impresa (es: contabilità generale, contabilità industriale, budgeting e reporting, gestione delle paghe, ecc.). L implementazione di una soluzione gestionale può generare diversi cambiamenti aziendali, di seguito se ne riportano alcuni: Riduzione tempi di elaborazione dati: avere a disposizione applicazioni software per eseguire certe attività (es: fatturazione attiva, emissione paghe, ecc.) può permettere di velocizzare alcune attività prima svolte totalmente o parzialmente in modo manuale/cartaceo; Facilità reperimento informazioni: il mantenimento delle informazioni archiviate e indicizzate in formato elettronico permette una facile consultazione delle stesse nonché la conseguente riduzione degli archivi cartacei; Condivisione di informazioni: i dati e le informazioni elaborate dal sistema sono centralizzate e divengono fruibili agli utenti interessati riducendo passaggi di documenti cartacei così da evitare duplicazioni ed errori nella gestione delle versioni dei documenti elaborati. La diffusione di tali cambiamenti può generare benefici economici legati ad una maggiore produttività del personale amministrativo e direzionale nonché una riduzione dei cosi legati a servizi di gestione amministrativa esterna. Si può concludere che attraverso l implementazione di un sistema gestionale l impresa fa il primo passo verso l integrazione delle informazioni al fine di incrementare la propria efficienza ed efficacia amministrativa. SINTESI DEL CASO AZIENDALE Tau Viaggi è un agenzia di viaggi che ha deciso di installare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni amministrativo-contabili (rilascio ricevute e emissione fatture basate in automatico sulla base di un tariffario standard aggiornabile collegato ai software di emissione dei documenti di viaggio). 1

2 Il costo omnicomprensivo della soluzione gestionale è pari a Euro di cui nel primo anno e 700 euro per ciascuno dei cinque anni successivi. I vantaggi che l agenzia raggiunge nei 5 anni di analisi sono riferibili a: Riduzione tempi di elaborazione ricevute (Es: emissione ricevute sulla base delle credenziali di viaggio) [beneficio quantificato in Euro ]; Risparmio spese per servizi amministrativo-contabili [beneficio quantificato in Euro 3.061]. In estrema sintesi l azienda ha investito Euro e ha ottenuto un guadagno netto di Euro, cioè un ritorno sull investimento (ROI) del 104%. E come se avesse investito 1 euro e alla fine dei 5 anni avesse guadagnato ulteriori 1,04 euro. Di seguito si presenta la descrizione completa e approfondita degli elementi qui brevemente descritti. IL CASO TAU VIAGGI 1 Dati aziendali Ragione sociale: Tau Viaggi sas Settore: turismo Attività: Agenzia viaggi Fatturato medio ultimi due anni: Euro Forma giuridica: Società in accomandita semplice Personale: n. 1 titolare e n. 2 dipendenti Costo medio all anno del personale: Euro a persona Costo medio del capitale preso a prestito: 8% annuo Stima crescita media annua del fatturato: + 1% Tau Viaggi è un agenzia di viaggio situata nel centro di una grande città. L agenzia svolge attività sia per clientela di tipo business sia per clientela di tipo privato per soggiorni e viaggi all estero. Il periodo di punta dell attività è quello prima delle feste natalizie e prima delle vacanze estive. L agenzia offre sevizio di biglietteria aerea e ferroviaria su tratte nazionali e internazionali. Le attività amministrative sono svolte dal titolare a scapito della gestione degli aspetti più di front-office con la clientela (accoglienza, ricerca proposte di viaggio, ecc.). 1 Per motivi di riservatezza la ragione sociale dell azienda è di fantasia ma ogni altro dato coincide a realtà. 2

3 La contabilità generale è tenuta esternamente e la prima nota contabile viene redatta su registri cartacei. Non esiste un sistema di budgeting e di reporting in quanto la contabilità analitica non è applicata; le tariffe dei servizi offerti sono determinate dalle condizioni di mercato e dai fornitori. Le ricevute fiscali per le attività svolte sono predisposte a mano; l elaborazione delle fatture attive avviene utilizzando il programma MS Word mediante l utilizzo di un modello di fattura modificabile senza che esistano collegamenti con i viaggi acquistati. Il calcolo dei corrispettivi periodici da riportare sull apposito registro è eseguito a mano. L agenzia ha, quindi, deciso di implementare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni del ciclo attivo (rilascio ricevute e emissione fatture basate in automatico sulla base di un tariffario standard aggiornabile collegato ai software di emissione dei documenti di viaggio) e del ciclo passivo (caricamento documenti di spesa varia). Oltre all automazione di alcuni processi prima tenuti manualmente la finalità è anche quella di avere una situazione contabile grezza da trasferire in formato elettronico al consulente esterno che si occupa dei vari adempimenti amministrativi (contabilità generale, redazione situazione contabile, predisposizione modello Unico dei redditi, ecc.). Infrastruttura ICT pre-esistente Nella sede aziendale sono presenti n. 3 PC collegati in rete con un server. Tutti i PC sono connessi ad internet tramite linea ADSL (a 640 k/s). Sul Server è implementato il sistema di prenotazione ed emissione delle credenziali di viaggio. Il server è dotato di unità di recovery ed è utilizzato anche per salvare le offerte, gli ordini e le fatture in uscita. Le postazioni di lavoro sono tre, una di back office utilizzata dal titolare quando si occupa di aspetti puramente amministrativi e le altre di front-office dedicate al rapporto con la clientela. Quantificazione dei costi della nuova soluzione ICT (software gestionale) Per la scelta del software gestionale si è fatto riferimento ad un fornitore locale in partnership con diverse software-house nazionali. Il software scelto è specifico per le agenzie di viaggio in quanto è di facile integrazione con i software di emissione delle credenziali di viaggio. L installazione, oltre a prevedere l acquisto della licenza e il canone di manutenzione annuo, prevede anche la personalizzazione iniziale del database sulle caratteristiche dei servizi offerti dall agenzia. In ottica di un uso consistente, sì è valutato che il server già presente non è in grado di supportare il carico di lavoro generato dalla nuova applicazione. Per tale motivazione si è preso in considerazione di sostituirlo con una macchina più performante. Sul nuovo server sarà installato il software gestionale nonché il Dbms (database management system) necessario per il corretto funzionamento dello stesso. Le attuali applicazioni di 3

4 emissione biglietti verranno trasferite sul nuovo server e saranno integrate con il Dbms del nuovo software gestionale. Di seguito si riportano i dati riferiti ai costi degli elementi descritti: Licenza software Integrazione e implementazione Nuovo Server + recovery system Totale investimento Costi di assistenza all anno (a partire dall anno 1) euro euro euro euro 700 euro Nei costi è anche previsto un canone annuale di assistenza (integrazione tabelle, aggiornamenti, ecc.). Tutto il processo di implementazione richiede massimo 3 mesi. Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i costi generati dalla soluzione si presentano come nella seguente tabella: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Licenza Software Integrazione, implementaz Nuovo Server Canone assistenza Totale Uscite per costi Quantificazione dei benefici della soluzione ICT (software gestionale) Elementi quali la facilità e la velocità dell emissione delle ricevute e delle fatture attive nonché il caricamento elettronico dei documenti passivi permettono al titolare di essere più produttivo e avere maggior tempo da dedicare alla gestione del rapporto con i clienti. Le ricevute e le fatture vengono automaticamente predisposte sulla base dei dati di prenotazione presenti nel software di emissione delle credenziali di viaggio. Gli aspetti puramente amministrativi descritti in precedenza assorbono mediamente circa 10 ore a settimana. Si stima in via prudenziale che l utilizzo degli automatismi del nuovo software permetta di abbattere tale tempo di circa il 40% (come avvenuto su installazioni su aziende analoghe per attività e dimensione). Conoscendo il costo medio orario del personale (ipotizzando ore lavorative all anno su circa 40 settimane all anno) la quantificazione economica del beneficio riferito alla maggior produttività del personale è pari per il primo anno a euro. 4

5 Si tenga presente che il maggior tempo a disposizione del personale è dedicato ad attività a più alto valore aggiunto nei confronti della clientela (feedback sui viaggi e sui soggiorni effettuati dalla clientela, gestione dei clienti in attesa, ecc.) e non è, quindi, sprecato. Il software gestionale permette di svolgere attività amministrative che prima venivano date all esterno (compilazione registro corrispettivi, predisposizione scadenziario fornitori, riconciliazioni di cassa e banca con gli estratti conto) di conseguenza si genera un risparmio dei servizi amministrativi esterni di circa il 20%. Il costo delle attività amministrative esterne è pari a euro all anno e, pertanto, il beneficio economico legato al risparmio di tali costi è quantificabile per il primo anno in 600 euro. Nella tabella che segue è riassunto quanto visto per la determinazione dei benefici: a)costo medio personale annuo (a persona) euro b)costo medio orario (tenendo conto di ore lavorative all anno) c)tempo mediamente dedicato a settimana per attività amministrative 22,5 euro/ora 10 ore d) Riduzione tempo dedicato per aspetti amministravi -40% Beneficio Incremento Produttività personale [b x c x d x 40 settimane] Costo annuo servizi amministrativi euro euro Riduzione utilizzo servizi amministrativi -20% Risparmio annuo att. amministrative esterne TOTALE BENEFICI ALL ANNO 600 euro euro Si è stimato che tali benefici emergeranno in maniera piena a partire dall anno successivo all investimento cioè quando il personale conoscerà appieno l utilizzo della nuova applicazione software. Inoltre, nel caso in esame non si è tenuto conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che per il momento non sono utilizzate (es: contabilità per centri di profitto, reporting, budgeting, ecc.). La crescita del fatturato prospettata negli anni successivi (generata grazie al maggiore tempo dedicato ad aspetti tecnici per i clienti) potrà far incrementare il valore finanziario di tali benefici. 5

6 Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i benefici generati dalla soluzione in termini finanziari 2 si presentano come di seguito: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Incremento Produttività Risparmi spese amm.ve Totale benefici MISURAZIONE DEL RITORNO DELL INVESTIMENTO Dalla contrapposizione nei cinque anni di analisi, oltre a quello iniziale, dei vari costi e benefici tradotti in termini finanziari (in flussi di cassa positivi e negativi) emergono i seguenti flussi di cassa netti che servono per determinare il ritorno dell investimento di questa iniziativa: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Flussi di cassa netti In particolare le formule economico-finanziarie di valutazione degli investimenti applicate a tali flussi di cassa generano i seguenti indicatori di sintesi: ROI 104% VAN euro TIR 42% Payback Anno 2-3 L investimento nel software gestionale permette di recuperare quanto investito nell anno 0 dopo l anno 2 cioè con un tempo di recupero (payback) di poco maggiore ai 2 anni circa come emerge anche dal seguente grafico: 2 Si è tenuto conto del pagamento entro l anno dei costi e della manifestazione annua dei singoli benefici. 6

7 Analisi costi/benefici - Software Gestionale Euro Payback - Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale costi benefici cumulati Il Return On Investment (ROI) cioè il rendimento economico dell iniziativa è pari al 104%; è come investire 1 euro e guadagnare ulteriori 1,04 euro. In particolare il valore attuale dei flussi di cassa al netto dell investimento iniziale (VAN) tenendo conto di un costo del capitale per il finanziamento dell iniziativa pari all 8% è positivo per euro. Ciò significa che se ci si indebita ad un tasso annuo del 8% l iniziativa oltre a permettere di rimborsare il finanziamento genera un ulteriore guadagno di euro. Ragionando in termini annuali il tasso di rendimento implicito dell investimento è pari al 42% il che lo rende preferibile a molte altre forme di investimento con lo stesso grado di rischio. Si può concludere che tutti gli indicatori danno segnali più che positivi circa la bontà di questa iniziativa di investimento anche tenendo conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che per ora è utilizzato solo per la fatturazione/emissione ricevute. 7