ATTIVAZIONE STUDIO DIGITALE

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2 SOMMARIO Attivazione Studio Digitale 3 L con le credenziali 3 Cambio password 4 Accettazione contrattuale 4 La Scrivania di Studio Digitale 6 Gestione Operatori 7 Gestione Studio 8 Gestione Clienti 9 Creazione manuale 9 Esportazione anagrafiche da ebridge 10 Configurazione Fatturazione Elettronica 14 Gestione Soggetti Fattura Elettronica 15 Gestione Operatori CDAN 16 Gestione delle Fatture Passive 17 Pannello Fatture Elettroniche Ricevute 17 Recupero manuale Fatture elettroniche 19 Gestione delle Fatture Attive 20 Gestione trasmissione fatture elettroniche 20 Configurazione ASIT FE 21 Controlli preliminari 21 Creazione accesso per il referente dell azienda cliente 23 Configurazione indirizzo del mittente 23 Configurazione referente dell azienda cliente 23 Esempi di configurazione referenti 27 Gestione Contratti tra Studio e Cliente 28 Accesso Referente dell Azienda Cliente 29 Rigenerazione credenziali da parte dello Studio 31 Recupero password da parte del Referente 32 ebridge e la Fatturazione Elettronica 34 Acquisizione Fatture Passive 34 Importazione da cartelle 34 Importazione da 35 Elenco aziende 37 Configurazione registrazioni 37 Acquisizione XML 41 Acquisizione Fatture Attive 44 Importazione da cartelle 44 Elenco aziende 45 Configurazione registrazioni 45 Acquisizione XML 49 2

3 ATTIVAZIONE STUDIO DIGITALE Di seguito vengono riportate le modalità di attivazione di Studio Digitale per l invio e la ricezione di Fatture Elettroniche tramite gestionale. L con le credenziali In seguito all attivazione dell istanza, viene inviata un al soggetto che ha sottoscritto l attivazione (mittente info@studiodigitale.cloud), con un contenuto simile a quello di seguito riportato. Nel messaggio troviamo le credenziali per tre tipi di utenti diversi: Utente Operatore Utente Amministratore Utente APIREST L Utente Operatore è il più importante dei tre ed è quello da utilizzarsi per tutti gli accessi al portale. L Utente Amministratore è necessario solo in caso si dovesse sbloccare un Utente Operatore che è stato bloccato dal sistema L Utente APIREST permette il collegamento tra Studio Digitale il gestionale, deve essere configurato all interno di ebridge. Questo specifico utente non può effettuare il login sul portale, pertanto la password rimane quella generata dal sistema. 3

4 Cambio password Quando si accede, per la prima volta, al portale Studio Digitale ( utilizzando l Utente Operatore, viene richiesto il cambio password. Seguire le istruzioni proposte a video. Dopo aver inserito i dati richiesti, cliccare sul tasto Conferma. La password scelta in questo contesto è quella che dovrà essere utilizzata per gli accessi successivi al primo. Accettazione contrattuale Al primo accesso, dopo la modifica della password viene mostrata la documentazione contrattuale. Tale documentazione deve essere accettata tramite la modalità point & click, ovvero cliccando sul tasto o icona di accettazione. Procedere quindi nel seguente modo. Cliccare sul nome del documento PDF. Visionare e/o stampare il testo. Accettare spuntando la/le apposita/e casella/e. Dopo l accettazione dei contratti viene inviato, all indirizzo comunicato (lo stesso al quale sono state inviate le credenziali), un messaggio contenente le seguenti informazioni: 4

5 i contratti sottoscritti; l operatore che li ha accettati; data e ora di accettazione. Per ogni accesso il programma consente massimo 3 tentativi; qualora venga digitata erroneamente la password più volte, rispetto a quelle consentite, è necessario accedere utilizzando l operatore ADM (utente amministratore, come sopra indicato). Anche per l operatore ADM al primo accesso è necessario modificare la password (cfr. sottocapitolo Cambio password). Operativamente quindi occorre effettuare i seguenti passaggi: accedere al portale con le credenziali dell utente ADM (amministratore); accedere alla sezione Riabilitazione Utenti; individuare l utente da riattivare; cliccare sul pannello Funzioni; a seconda del risultato che si desidera ottenere, scegliere una delle due opzioni disponibili. Riattiva utente: scegliendo questa opzione viene inviata un con la password. Riattiva con Reset Password: scegliendo questa voce viene inviata un con una password provvisoria; al primo accesso il programma ne richiede, la variazione. 5

6 LA SCRIVANIA DI STUDIO DIGITALE Una volta effettuato l accesso ci troviamo nella scrivania di Studio Digitale che si presenta simile alla seguente immagine (le voci visualizzate potrebbero variare a seconda delle funzionalità attivate): Per il corretto funzionamento della piattaforma occorre procedere ad alcune personalizzazioni come di seguito mostrato. 6

7 Gestione Operatori All attivazione del prodotto viene attivato un solo operatore, il responsabile dello Studio deve provvedere ad attivare gli ulteriori operatori in base alle licenze acquistate. Accedendo a Studio Gestione operatori è possibile creare gli ulteriori operatori. Procedere quindi nel seguente modo. Cliccare sulla funzione Inserisci operatore e, nella maschera che si apre, indicare i dati anagrafici dell operatore da creare. Per rendere definitivo l inserimento cliccare sul pulsante Inserisci presente in basso a sinistra. A questo punto l utente risulta presente nell elenco degli operatori con lo stato Non attivo. Cliccare sull icona Gestione utenti. in corrispondenza dell operatore appena creato e, nella finestra che si apre selezionare il pannello Viene visualizzata una pagina simile alla seguente. 1. Indicare l indirizzo dell operatore, qualora non risulti censito all interno dell anagrafica creata in precedenza. 2. Spuntando la casella di selezione Notifica ricezione fatture B2B è possibile fare in modo che l utente riceva un per ciascuna fattura elettronica passiva ricevuta (propria o dei clienti deleganti). 3. Attivare le funzionalità desiderate per questo operatore spostandole dalla sezione Classi utente collegabile a Classi utente collegate utilizzando le apposite frecce (selezionare la riga e cliccare sulla freccia). 4. Tramite il link Anteprima Menu Classi Collegate è possibile visualizzare l elenco delle singole voci di menu attivate in base alle classi utente selezionate. 5. Spuntando la casella di selezione Password d ufficio viene proposta una password provvisoria, che dovrà essere modificata al primo accesso dell operatore alla piattaforma; se la casella non è spuntata, è possibile modificare contestualmente tale password. 7

8 Gestione Studio Accedendo alla funzione Gestione Studio e cliccando sulla lente in corrispondenza dell anagrafica di Studio è possibile accedere ai dati anagrafici. In questa finestra è importante verificare che tutti i dati siano corretti e che siano presenti almeno tre tipi di indirizzi mail: 1. PEC Aziendale 2. Mail Aziendale 3. Mail Gestionale B2B Se uno di questi indirizzi dovesse mancare provvedere al caricamento. Ricordiamo che l indirizzo Mail Gestionale B2B viene utilizzato dalla piattaforma per inviare le fatture ai Gestionali. Consigliamo di creare un normale indirizzo mail (non PEC) tra quelli gratuiti (es. festudio@gmail.com), e dedicare questo indirizzo a questo solo scopo. Si precisa che il tipo di scelta DEVE essere coerente con quella indicata all interno della pagina Configurazione Fatturazione Elettronica campo Mail per invio a gestionale di fatture B2B in stato Da trasferire. 8

9 Gestione Clienti Le anagrafiche dei Clienti dello Studio si possono gestire. dall apposita chiamata Gestione Clienti. Per creare le anagrafiche dei clienti ci sono due possibilità: 1. Immissione manuale 2. Importazione da ebridge Si ricorda che gli Studi che già utilizzano la piattaforma per le comunicazioni AdE troveranno già i clienti caricati senza bisogno di crearli da nuovo. Immissione manuale Dalla Gestione Clienti cliccare sui pulsanti Inserisci Ditta Individuale oppure Inserisci Società: si apre la maschera dell anagrafica dove è possibile caricare i nuovi Clienti. 9

10 Esportazione anagrafiche da ebridge Per gli utenti del gestionale ebridge vi è la possibilità di esportare le anagrafiche dei clienti direttamente dall apposita funzione Esportazione Anagrafiche Studio Digitale che si trova nel contenitore Servizi Web di ebridge. Di seguito forniamo le istruzioni per operare in ebridge e trasferire le anagrafiche in Studio Digitale. In ebridge accedere al contenitore Servizi Web e selezionare la voce Esportazione Anagrafiche Studio Digitale. Affinché l operazione di esportazione da ebridge vada a buon fine è necessario: Attivare Studio Digitale; Predisporre una connessione Internet attiva e funzionante; Inserire, all interno del menù Opzioni, le credenziali di accesso APIREST ricevute precedentemente; Personalizzare i campi inerenti al server Proxy come sotto evidenziato. Cliccare sul bottone Opzioni 10

11 Nella maschera che si apre inserire i dati dell utente APIREST come da immagine qui sotto: 11

12 Configurazione Proxy Nel caso in cui l'utente utilizzi un server Proxy per la navigazione Internet, è necessario indicarlo all'interno della finestra Opzioni specificando le credenziali di autenticazione, se richieste. 12

13 Dopo aver effettuato la personalizzazione del server proxy, se necessario, l'utente deve indicare una o più linee della suite in cui si desidera che venga effettuata la lettura delle anagrafiche presenti negli archivi di ebridge. A questo punto, tramite l'utilizzo del pulsante Leggi, viene avviata la fase di lettura, le anagrafiche trovate vengono elencate nella parte inferiore della finestra. Accanto ad ogni anagrafica è presente una casella che consente di selezionare singolarmente le anagrafiche che si desidera esportare. È possibile effettuare anche una ricerca veloce delle anagrafiche interessate con il pulsante Trova che attiva un campo in cui l'utente può digitare il testo da ricercare. Tramite i pulsanti Seleziona/deseleziona tutto, è possibile effettuare una selezione/deselezione massiva di tutte le anagrafiche presenti in elenco, altrimenti l'utente provvederà manualmente a selezionare solo le anagrafiche interessate all'esportazione. Cliccando sul pulsante Esporta viene avviata l'esportazione, al termine dell'operazione viene visualizzato un apposito messaggio d'attenzione che informa se l'operazione è andata a buon fine o meno. In caso di riscontro di errori è necessario controllare: la connessione Internet; la configurazione di eventuali firewall/proxy. Si consiglia di riprovare ad effettuare l esportazione in un secondo momento in quanto è possibile che il servizio sia stato momentaneamente sospeso. Nel caso in cui venga riscontrata un'anagrafica azienda duplicata, la piattaforma di Studio Digitale importerà sempre e comunque un solo nominativo con un codice fiscale univoco. L importazione nella piattaforma Studio Digitale è automatica e non necessita di ulteriori operazioni. Non resta quindi che entrare con le credenziali e verificare i dati presenti. 13

14 Configurazione Fatturazione Elettronica Nel menu Fattura Elettronica Dati di Base Configurazione accedere alla funzione Configurazione Fatturazione Elettronica. Viene visualizzata una pagina simile alla seguente. Prima di procedere occorre decidere se si desidera o meno obbligare il cliente all accettazione contrattuale mediante ASIT (Azienda Sempre In Tasca). 1. Se la casella di selezione Obbliga Accettazione Contratti Cliente è spuntata (opzione consigliata) si obbliga il cliente ad accettare i contratti mediante ASIT (vedere più avanti Configurazione ASIT FE). 2. Se la casella di selezione Obbliga Accettazione Contratti Cliente NON è spuntata il cliente viene attivato anche nel caso in cui non abbia accettato i contratti. Impostare i restanti campi della pagina nel seguente modo. 1. Parametri Generali Fattura Elettronica: lasciare invariate le impostazioni proposte di default ad esclusione della casella Obbliga Accettazione Contratti Cliente che può essere gestita secondo le istruzioni del paragrafo precedente 14

15 2. Parametri Generali Fattura Elettronica Attiva: a. lasciare selezionata la casella Si nel pannello Abilita Servizio Fatturazione Elettronica Attiva. b. non modificare i valori dei campi Provider, Utente Firma Automatica, Password Firma Automatica c. Lasciare al valore Default il pannello Stato Cancellazione d. nel pannello Classe di Utenti per Notifiche selezionare Operatori Fatture Attive e. Classe di utenti per notifiche: nel box di selezione scegliere la classe referente che deve ricevere le notifiche in base a quanto impostato nella configurazione ASIT (vedere il paragrafo relativo alle notifiche). 3. Parametri Generali Fattura Elettronica Passiva a. Abilita Servizio Fatturazione Elettronica Passiva abilitare a SI questo campo b. Abilita invio di notifica ai referenti: lasciare selezionata la casella SI qualora si intenda inviare una comunicazione ai referenti delle Aziende Clienti ogni qualvolta viene ricevuta una fattura passiva. 4. Cambio Stato Automatico Fatture: questa opzione permette di spostare automaticamente le fatture ricevute dallo stato "Da Gestire" e "In Gestione" allo stato "Da Traferire". La funzione è configurabile a intervalli temporali. a. Abilita Cambio Stato Automatico fatture occorre selezionare la casella Si nel caso in cui si desideri che venga modificato automaticamente lo stato delle fatture. In questo caso si ricorda che è possibile effettuare questa personalizzazione anche per singolo cliente tramite la funzione Gestione Soggetti Fatture Elettronica, pannello Attivazione funzionalità B2B. b. Sposta fatture Dopo: dal menu a tendina selezionare ogni quante ore si vuole che venga effettuato il trasferimento automatico delle fatture eventualmente abilitato con la funzione di cui sopra. c. Mail per Invio a Gestionale di Fatture B2B in Stato Da Trasferire : dalla tendina selezionare il valore Mail Gestionale B2B Gestione Soggetti Fattura Elettronica Per abilitare l invio/ricezione delle Fatture Elettroniche per conto dei Clienti dello Studio accedere al pannello Gestione Soggetti Fattura Elettronica e in corrispondenza del Cliente desiderato spuntare la casella AbilitaFE Attiva. Abilitando il Cliente alla Fattura Elettronica Attiva viene automaticamente abilitata anche la Fattura Elettronica Passiva. Cliccare su Conferma per rendere definitiva l operazione. Per disabilitare il Cliente da una delle due funzioni cliccare sull icona del barile 15

16 Gestione Operatori CDAN Questa funzione non è strettamente necessaria all invio/ricezione delle fatture elettroniche, ma permette allo Studio di: accedere ai pacchetti di distribuzione (utili in caso di contenzioso); mandare in conservazione documenti differenti (ad es. dichiarativi/libro giornale ove previsti); utilizzare il portale per la sola conservazione delle fatture elettroniche. In Gestione Operatori CDAN, sezione Abilitazioni Operatori, occorre pertanto procedere come segue: ricercare l operatore digitando le prime tre lettere del cognome nella casella Operatore; premere il tasto Aggiungi; cliccare sul simbolo +; abilitare tutte le voci necessarie spuntando la casella corrispondente; cliccare sul tasto Salva. Di seguito vengono elencate le scelte più importanti. Abilitato al ricevimento dei codici d accesso: riceve le credenziali per poter accedere al portale specifico di conservazione ( Abilitato all inoltro in conservazione dei pacchetti di versamento: permette di firmare sia i documenti da conservare sia i pacchetti di versamento. Abilitato alla ricezione di di preavviso : consente di riceve dalla piattaforma una mail di avviso per la scadenza della conservazione. Abilitato alla ricezione dei pacchetti di distribuzione: è possibile richiedere e ricevere il pacchetto di distribuzione. Consigliamo comunque di abilitare almeno un operatore a tutte le funzionalità previste. Terminare il caricamento cliccando sul bottone Invia XML. L operatore riceverà un messaggio sul suo indirizzo mail con le istruzioni e le credenziali per accedere al servizio di Conservazione delle fatture. 16

17 GESTIONE DELLE FATTURE PASSIVE Pannello Fatture Elettroniche Ricevute Sulla scrivania di Studio Digitale è presente un apposita voce che consente l accesso al Pannello Fatture Elettroniche Ricevute. Dopo avere cliccato sulla voce si accede a un pannello simile al seguente. In questo pannello le fatture passive ricevute dalla piattaforma Studio Digitale sono inizialmente nello stato Da gestire. L utente ha quindi facoltà di accedere a ogni fattura. In questo modo è possibile: controllarne i dati; inserire delle annotazioni (che non verranno trasmesse ai gestionali); passare dalla visualizzazione AdE a quella evoluta; visionare gli allegati; infine, approvare la fattura per poterla inoltrare al gestionale. Una volta approvata la fattura, questa viene spostata all interno dei documenti Da Trasferire. 17

18 Le fatture vengono quindi inviate ai gestionali via . Il portale è configurato per eseguire invii di fatture accettate alle ore di ogni giorno. Le fatture vengono spedite dall indirizzo In caso di mancata ricezione occorre verificare la cartella SPAM. Qualora si desideri eseguire invii prima del periodo impostato (ore 21.00), è possibile forzare l invio manuale delle fatture tramite l icona bustina. Sempre sulla scrivania, tra le Utilità è presente anche la voce Riepilogo Fatture B2B a Gestionale con la quale è possibile accedere a una pagina in cui si possono visionare le inviate da portale a gestionale. In questo modo, in caso di problemi (ad es. cestinata per errore), è possibile inviare nuovamente tali . Ricordiamo che le fatture possono essere filtrate in base a diversi criteri di selezione accedendo all apposita funzione Ricerca Fatture Elettroniche Passive 18

19 Recupero manuale Fatture elettroniche I clienti che hanno iniziato la gestione con la loro PEC personale e successivamente hanno acquistato Studio Digitale, o che hanno necessità di mandare in conservazione fatture ricevute da altri gestionali, possono importare manualmente le fatture ricevute al fine di inoltrarle in conservazione. Per recuperare eventuali fatture è necessario selezionare la voce Importazione XML Fattura Passiva. Nella sezione Inserimento Dati e Documenti PEC singola fattura è possibile importare le fatture singolarmente, inserendo l'indirizzo SdI dal quale si è ricevuta la fattura e la data di ricezione. Nella sezione Caricamento Massivo Fatture invece è invece possibile importare massivamente le fatture tramite un file ZIP che deve contenere le fatture XML e le relative notifiche MT, e un file CSV contenente le seguenti informazioni. Ai fini dell'importazione delle fatture B2B i campi Data Protocollo e Numero Protocollo non sono obbligatori. Di conseguenza tali campi possono essere lasciati vuoti. Una volta importate, le fatture seguono lo stesso trattamento descritto in precedenza, ovvero possibilità di inoltro al gestionale e relativa conservazione. 19

20 GESTIONE DELLE FATTURE ATTIVE Gestione trasmissione fatture elettroniche Le fatture trasmesse dai gestionali sono consultabili anche sul portale. Occorre accedere al Pannello Fattura Elettronica Attiva. Utilizzando i vari filtri a disposizione è possibile visualizzare lo stato di invio/conservazione delle singole fatture trasmesse. 20

21 CONFIGURAZIONE ASIT FE Il termine ASIT è l acronimo di Azienda Sempre in Tasca. Si tratta di una piattaforma web mobile, utilizzabile da tablet e/o smartphone, che consente ai clienti di studio di avere una porzione di spazio dedicata, con profilazione personale (ID e Password). In questo modo è possibile accedere alle funzioni che il consulente rende disponibili al cliente: visualizzazione fatture passive, gestione fatture attive, consultazione di documenti condivisi, il tutto in completa autonomia e mobilità. Controlli preliminari Prima di procedere con la configurazione dell ASIT FE occorre verificare le seguenti impostazioni. Accedere al menu Dati Informativi Configurazione Referenze e verificare la presenza dei seguenti tipi referenza. 1. Referente Azienda 2. Referente FE Invio SDI 3. Referente FEPA IMPORTANTE: Qualora si riscontri la mancanza di uno o più tipi referenza riportati nell elenco precedente è necessario contattare l assistenza, affinché si possa procedere tecnicamente alla rigenerazione del DB. 1. Cliccare su Modifica Referenza (icona presente nella colonna Funzioni) in relazione alla referenza da modificare. Verificare quindi che la referenza sia impostata come nelle immagini seguenti. Referente Azienda Referente FE Invio SDI Referente FEPA 21

22 2. Accedere al menu Dati Informativi Azienda Sempre in Tasca e verificare che ai raggruppamenti Fatture elettroniche ricevute e Fatture elettroniche inviate siano associati i tipi di referenza corretti, come da immagine seguente. Nel caso in cui l associazione presente sul DB non sia quella riportata nell immagine precedente occorre accedere in modifica del raggruppamento cliccando sull icona. Spostare quindi le Referenze Collegabili nel riquadro Referenze Collegate e cliccare sul tasto Conferma. 22

23 Creazione accesso per il referente dell azienda cliente Per consentire l accesso alla piattaforma al referente dell azienda cliente dello studio (denominato referente), è necessario effettuare le seguenti operazioni: indicare l indirizzo dello studio, che verrà utilizzato come mittente per l invio delle credenziali; censire il referente all interno dell anagrafica del cliente stesso. Configurazione indirizzo del mittente Al referente dell azienda cliente verrà inviata un con le credenziali di accesso. Occorre pertanto configurare l indirizzo del mittente, procedendo con le seguenti operazioni. 1. Dalla sezione Dati Informativi Configurazione Referenze. 2. Compilare i seguenti campi. mittente: indicare l indirizzo da utilizzare come mittente. Nel box di selezione vengono proposti gli indirizzi inseriti nell anagrafica dello Studio (menu Gestione Studio) e quelli dell operatore di studio che ha effettuato l accesso al portale (menu Gestione Operatori). Modello mail abilitazione referente: scegliere il valore Invio credenziali referenti. In questo modo il sistema invierà un per ciascun referente censito, contenente il link per l accesso alla piattaforma e le relative credenziali. Modello mail notifica cliente scegliere il valore Notifica Invio Credenziali Configurazione referente dell azienda cliente La configurazione del referente si effettua accedendo all anagrafica del cliente, e procedendo con le seguenti operazioni. 1. Accedere a Clienti Gestione Clienti. 23

24 2. Viene visualizzata una pagina simile alla seguente. Cliccare sull icona relativa all anagrafica del cliente interessato 3. Accedere al pannello Gestione Referenze 4. (Se l anagrafica del referente è già presente negli archivi procedere con il punto 6). Inserire l anagrafica del referente cliccando sulle voci Inserisci Persona Fisica o Inserisci Persona Giuridica. 5. Compilare tutti i dati anagrafici e nel campo Mail aziendale (ambito generico) indicare l indirizzo aziendale. 24

25 IMPORTANTE! Il referente dell Azienda Cliente riceverà le credenziali per l accesso ad ASIT a questo indirizzo. Vi ricordiamo che se l anagrafica del referente è già presente negli archivi (ad es. perché Rappresentante Legale dell Azienda) non è necessario il caricamento di una nuova anagrafica, è sufficiente procedere come da punto Successivamente, selezionando la funzione Inserisci Nuovo Referente è possibile richiamare l anagrafica inserita in precedenza. Compilare i campi della maschera nel seguente modo. Tipo Referenza: selezionare un valore presente nel box (vedere più avanti i diversi tipi di referenza quali funzioni attivano). Indirizzo mail: cliccare sull icona lente posta a fianco del campo per richiamare l indirizzo inserito in fase di creazione dell anagrafica del referente. Abilita accesso referente: se questa casella è spuntata, confermando l inserimento tramite il tasto Inserisci viene inviata un al referente contenente il link di accesso alla piattaforma e le relative credenziali. Per la selezione del Tipo Referenza si consideri quanto segue: Referente Azienda: concede l accesso dei referenti ad ASIT per visionare le fatture e tutti i documenti messi a disposizione dallo studio. Referente FEPA: concede l accesso su portale tramite ASIT per generazione fatture attive. Non è abilitato all'invio coda SdI. Referente FE Invio SDI: concede l accesso su portale tramite ASIT per generazione fatture attive e abilitazione all'invio coda SdI. Il tasto Inserisci viene abilitato solo dopo aver spuntato la casella Abilita accesso referente. Il referente dell Azienda Cliente riceve una mail simile alla seguente: Al primo accesso alla piattaforma verrà richiesto al referente di modificare la password. 25

26 Nel dettaglio, i raggruppamenti che gestiscono la fatturazione elettronica (presenti nel menu Azienda sempre in Tasca) sono i seguenti: Fatture elettroniche inviate Il DB del cliente nasce in una situazione che non permette al referente la creazione di fatture elettroniche, ma la sola consultazione. Il cliente che voglia dare la possibilità alle proprie aziende di emettere fatture deve abbinare le seguenti informazioni al raggruppamento fatture inviate. Referente FEPA: nel caso in cui il cliente desideri che i referenti delle proprie aziende abbiano solo la possibilità di creare fatture senza poterle inviare allo SdI. Fatture Elettroniche Inviate Referente FEPA Referente FE invio SDI: nel caso in cui il cliente desideri che i referenti delle proprie aziende abbiano, oltre alla possibilità di creare fatture, anche quella di effettuare l'invio a SdI. Fatture Elettroniche Inviate Referente FE Invio SDI Entrambi: nel caso in cui il cliente desideri gestire sia referenti che non possano inviare sia referenti che possano anche inviare a SdI. Fatture Elettroniche Inviate Referente FE Invio SDI Referente FEPA Fatture elettroniche ricevute Il DB del cliente nasce in una situazione che permette la consultazione delle fatture ricevute al Referente Azienda. Fatture Elettroniche Ricevute Referente Azienda A seconda della configurazione che lo studio desidera dare ai referenti, potrebbe essere necessario modificare la referenza abbinata al raggruppamento. Ricordiamo che queste configurazioni si possono variare nel pannello Azienda Sempre in tasca 26

27 Esempi di configurazione referenti Si consideri una situazione simile alla seguente. RAGGRUPPAMENT O FATTURE ELETTRONICHE INVIATE RAGGRUPPAMENT O FATTURE ELETTRONICHE RICEVUTE REFERENT E CREARE FATTUR A INVIARE FATTUR A FATTURE RICEVUT E REF. AZIENDA REF. AZIENDA REF. NO NO SI SI AZIENDA REF. FEPA REF. AZIENDA REF. SI NO SI SI AZIENDA REF. FEPA REF. FEPA REF. FEPA REF. FEPA SI NO SI NO REF. FE INVIO SDI REF. FE INVIO SDI REF. FE SI SI SI NO INVIO SDI ALTRI DOCUMENT I (già abbinati al ref. Azienda) Per aggiungere al referente un secondo tipo referenza occorre procedere come di seguito riportato. 1. Accedere alla Gestione referenze e cliccare sull icona Aggiungi Referenza 2. Procedere quindi con l inserimento del nuovo tipo referenza. 27

28 Importante! Per le referenze già create per le quali si desidera procedere con l'abilitazione all'invio SdI, occorre effettuare i seguenti passaggi. Accedere in modifica alla Gestione Referenze. Cancellare il tipo referenza REFERENTE FEPA cliccando sull icona. Cliccare sull icona per inserire la nuova referenza REFERENTE FE INVIO SDI. In questa casistica il referente riceverà un ulteriore con nuove credenziali per l accesso all ASIT. GESTIONE CONTRATTI TRA STUDIO E CLIENTE Lo Studio può gestire i contratti con il cliente per l erogazione del servizio di fatturazione tramite il Point&Click, richiamabile accedendo al menu Configurazione Fattura Elettronica. Tramite la casella di selezione Obbliga Accettazione Contratti Cliente è possibile eseguire le seguenti operazioni. Casella spuntata: il cliente dello Studio è obbligato all accettazione dei contratti al primo accesso come referente in ASIT (cfr. sottocapitolo Accesso Referente dell Azienda Cliente). Casella NON spuntata: il cliente non deve accettare alcun contratto all accesso come referente in ASIT. 28

29 Accesso Referente dell Azienda Cliente Il referente dell azienda accede all area Azienda sempre in tasca (ASIT) tramite il link presente nell contenente le credenziali ( Se risulta spuntata la casella Obbliga Accettazione Contratti Cliente all interno della pagina Configurazione Fattura Elettronica, al primo accesso il referente è obbligato all accettazione dei contratti. Il referente deve quindi aprire i contratti, spuntare le caselle di accettazione e cliccare sul tasto Conferma. 29

30 Il referente può quindi accedere alla visualizzazione delle fatture elettroniche ricevute e inviate. Inoltre, se è stata attivata la possibilità di creare le fatture attive (Referente FEPA Referente FE Invio SdI), cliccando sull icona presente nella funzione Fatture elettroniche inviate il referente può accedere alla gestione delle fatture attive. 30

31 Rigenerazione credenziali da parte dello Studio È possibile effettuare la rigenerazione delle credenziali del referente ASIT nel seguente modo. 1. Nella Gestione referenze del cliente accedere in modifica della referenza 2. Togliere la spunta dalla casella Abilita accesso referente e cliccare sul tasto Modifica. 3. Accedere in variazione della referenza 4. Spuntare la casella Abilita accesso referente e cliccare sul tasto Modifica. 31

32 In questo modo viene inviata un al referente con le nuove credenziali. Recupero password da parte del Referente Il referente può effettuare in autonomia il recupero della password di accesso all ASIT tramite i seguenti passaggi. 1. Nella maschera di accesso all ASIT cliccare su Recupera Password. 2. Viene visualizzata una maschera simile alla seguente. 32

33 Indicare il nome utente e, nel campo in rosso, digitare la cifra corretta, quindi cliccare su Conferma 3. Il referente riceve quindi un simile alla seguente. Gentile Utente xxxxxx, come da te richiesto con la presente siamo ad inviarti il link da cliccare per procedere al reset della tua password. 3d359c Cordiali Saluti Cliccando sul link presente nell viene visualizzata una maschera simile alla seguente, che consente al referente di definire una nuova password. 33

34 EBRIDGE E LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Acquisizione Fatture Passive E possibile acquisire in prima nota, in modo massivo, i documenti elettronici passivi in formato XML, utilizzando l apposito lavoro che può essere avviato tramite la seguente chiamata di menu: - Collegamenti => Acquisizione da file XML => Acquisizione Fatture Passive L acquisizione è possibile soltanto se risulta attivo il relativo modulo connettore. Prima di procedere con l acquisizione è necessario importare i documenti elettronici in formato XML utilizzando i pulsanti Importa cartelle e Importa . Importazione da cartelle Tramite il pulsante Importa cartelle è possibile configurare le cartelle da cui importare i documenti elettronici ed effettuare l importazione dalle cartelle configurate. I pulsanti Nuovo, Modifica ed Elimina consentono di configurare una nuova cartella da cui importare i documenti elettronici e di modificare o eliminare una cartella già configurata. Dopo avere configurato le cartelle, per importare i documenti elettronici si devono selezionare le cartelle da elaborare. 34

35 Importazione da Tramite il pulsante Importa è possibile configurare le caselle di posta elettronica da cui importare i documenti elettronici ed effettuare l importazione dalle caselle configurate. I pulsanti Nuovo, Modifica ed Elimina consentono di configurare una nuova casella di posta elettronica da cui importare i documenti elettronici, indicando i dati richiesti, e di modificare o eliminare una casella già configurata. In fase di configurazione di una casella di posta elettronica, tramite il pulsante Verifica credenziali è possibile verificare la correttezza dei dati inseriti. N.B.: Per l importazione di documenti elettronici passivi in formato XML allegati alle (provenienti dai portali web Studio Digitale e Azienda Digitale ), è necessario che i livelli di sicurezza e di protezione del gestore di posta del destinatario permettano il monitoraggio della casella di posta elettronica. Pertanto, è necessario in taluni casi controllare le impostazioni della sicurezza dell account. Per esempio, se la casella di posta elettronica da monitorare è di tipo GMAIL, è necessario che nell account di Google, nella sezione Accesso e sicurezza, l impostazione Consenti app meno sicure sia uguale a ON. 35

36 Stesso discorso vale per gli account YAHOO. Dopo avere configurato le caselle di posta elettronica, per importare i documenti elettronici si devono selezionare le caselle di posta da elaborare. Alla fine dell importazione per ogni casella elaborata vengono aggiornate la data e l ora dell ultima sincronizzazione. Come specificato in precedenza, dalle caselle di posta elettronica è possibile importare soltanto: i documenti elettronici in formato XML allegati alle di Posta Elettronica Certificata provenienti dal Sistema di Interscambio; i documenti elettronici in formato XML allegati alle inviate dai portali web Studio Digitale e Azienda Digitale tramite l apposita funzione di Trasferimento Fatture B2B al Gestionale presente nella pagina Da trasferire del Pannello Fatture Elettroniche Ricevute dei suddetti portali. Si ricorda che per effettuare correttamente il trasferimento dei documenti al gestionale è necessario: selezionare l elemento Mail gestionale B2B presente nel pannello Configurazione Fatturazione Elettronica, riquadro MAIL PER INVIO A GESTIONALE DI FATTURE B2B IN STATO DA TRASFERIRE ; 36

37 impostare, nella gestione indirizzi di posta elettronica delle anagrafiche azienda Clienti o dello Studio, una mail di tipo Mail gestionale B2B. Elenco aziende Dopo avere effettuato l importazione dei documenti elettronici passivi, nella sezione Elenco aziende viene visualizzato l elenco delle aziende che sono presenti come cessionario/committente nei documenti importati e che risultano gestite nel modulo Contabilità. Nella fase di importazione non vengono presi in considerazione i documenti relativi ad aziende che non sono gestite nel modulo Contabilità. L elenco delle aziende presenti nei documenti ma non gestite nel modulo Contabilità verrà visualizzato in un apposito messaggio di attenzione alla fine dell importazione. Si premette che l architettura delle nuove funzioni di importazione massiva XML è stata impostata in modo da reperire la maggior parte dei contenuti presenti all interno della fattura XML (generata con specifiche ministeriali/assosoftware) ed utilizzarli in modo automatico per lo sviluppo delle registrazioni in prima nota. In tal modo viene agevolato di molto il lavoro di immissione da parte dell operatore contabile. Purtuttavia sono state previste delle funzionalità, di seguito descritte, che permettono di impostare o variare in maniera massiva o puntuale alcuni elementi già proposti di default. Pertanto, il lavoro dell operatore è controllare ciò che viene proposto in automatico ed eventualmente intervenire in modifica prima di acquisire i file XML delle fatture Configurazione registrazioni Selezionando una delle aziende elencate nella sezione Elenco aziende, vengono visualizzati i documenti in formato XML importati per l azienda selezionata. 37

38 Di seguito vengono descritti i funzionamenti previsti: tramite il pulsante Visualizza è possibile visualizzare il contenuto del file XML selezionato, utilizzando il foglio di stile standard fornito dal Sistema di Interscambio oppure il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware, ed eventuali allegati contenuti nello stesso file XML; tramite il pulsante Config. registrazioni è possibile impostare i valori di default da utilizzare per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota relative ai documenti visualizzati; alla conferma della finestra di personalizzazione le impostazioni effettuate vengono utilizzate per aggiornare tutti i documenti visualizzati; in particolare, nella finestra di personalizzazione è possibile: o scegliere se proporre automaticamente le personalizzazioni dei codici IVA e dei conti; nel caso in cui si scelga di proporre le personalizzazioni, alle aliquote IVA presenti nei file XML dei documenti visualizzati ( Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura ) vengono associati i codici IVA presenti in archivio; le associazioni vengono proposte in modo automatico eseguendo una ricerca nei seguenti archivi e solo se esiste una congruenza con le aliquote IVA presenti nei file XML: fornitore qualora sia stata effettuata la Personalizzazione registrazioni IVA per il nominativo presente nel file; in questo caso vengono proposti anche i conti indicati nella suddetta personalizzazione; causale contabile selezionata qualora sia stata effettuata la Personalizzazione registrazioni ; in questo caso vengono proposti anche i conti indicati nella suddetta personalizzazione; tabella dei codici IVA; o scegliere se impostare la data di registrazione uguale alla data di ricezione o alla data del documento; o indicare la Banca azienda da riportare in automatico nelle scadenze passive con Tipo pagamento uguale a MP12 Ricevute Bancarie ; o o indicare l attività, la filiale e la causale da proporre in automatico per le varie tipologie di documenti; 38

39 tramite il pulsante Assoc. Capoconti è possibile associare il capo-conto ai nuovi fornitori che devono essere creati nella fase di acquisizione dei documenti; se per i fornitori da creare è necessario indicare il cliente da utilizzare per le autofatture, è possibile associare il capo-conto anche ai clienti per le autofatture; tramite il pulsante Var.multipla XML è possibile attivare ulteriori funzionamenti per operare su più documenti contemporaneamente: 39

40 o tramite il pulsante Dati registraz. è possibile modificare la data di registrazione, la causale, l attività e la filiale per tutti i documenti selezionati; per impostare la stessa data di registrazione per tutti i documenti selezionati si deve selezionare il valore Data fissa nel campo Impostazione data registrazione e si deve indicare la data di registrazione nel campo Data di registrazione ; o o tramite il pulsante Escl./Incl. Xml è possibile includere o escludere i documenti selezionati dall acquisizione; tramite il pulsante Codici IVA/Conti è possibile associare alle aliquote IVA presenti nei file XML relativi ai documenti selezionati ( Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura ) i codici IVA presenti in archivio ed impostare i conti da movimentare in tutti i documenti selezionati; o tramite il pulsante Proponi Assoc. è possibile ripristinare i valori di default per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota nei documenti selezionati, anche in quelli con eventuali modifiche apportate; o tramite il pulsante Elimina XML è possibile cancellare i file XML selezionati; nella sezione DATI DI RIEPILOGO PER ALIQUOTA IVA E NATURA è possibile: 40

41 o visualizzare le aliquote IVA presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura del file XML relativo al documento selezionato e modificare, tramite gli appositi pulsanti, i codici IVA ed i conti da utilizzare nella registrazione di prima nota dello stesso documento; o visualizzare il contenuto del file XML relativo al documento selezionato, utilizzando il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware; o visualizzare sia le aliquote IVA presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura sia il contenuto del file XML relativo al documento selezionato. Acquisizione XML Dopo avere completato l impostazione dei dati da utilizzare per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota per l azienda selezionata, tramite il pulsante Acquisisci XML è possibile procedere con l acquisizione dei documenti. I documenti esclusi non vengono presi in considerazione. Per ogni documento incluso, invece, viene avviato il lavoro di immissione prima nota con i dati già precompilati e con la possibilità di apportare eventuali modifiche prima di confermare la registrazione. 41

42 I documenti vengono elaborati in ordine di: data di registrazione; attività e filiale; data documento. I fornitori che non sono presenti in archivio vengono creati automaticamente prelevando i dati anagrafici dal file XML. Alla conferma della registrazione: viene aggiornata la Personalizzazione registrazioni IVA del fornitore con i codici IVA ed i conti indicati nella registrazione; vengono create automaticamente eventuali scadenze relative al documento in esame, prelevando i dati dal file XML: Nel caso in cui nella sezione delle modalità di pagamento sia stata indicata una rata di tipo Ricevute bancarie, ma la banca indicata nel documento non è presente in archivio, la stessa viene creata automaticamente; vengono avviati tutti i collegamenti con gli altri moduli con gli stessi meccanismi già previsti per l inserimento manuale delle registrazioni. Inoltre, in fase di variazione di una registrazione che è stata generata dall acquisizione di un file in formato XML è possibile visualizzare: tramite il pulsante Visualizza XML il contenuto del file XML che è stato acquisito, utilizzando il foglio di stile standard fornito dal Sistema di Interscambio oppure il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware, e gli eventuali allegati contenuti nello stesso file XML; tramite il pulsante Documento XML nella stessa finestra della registrazione di prima nota il contenuto del file XML che è stato acquisito, utilizzando il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware. 42

43 Tutte le registrazioni di prima nota acquisite con il lavoro in esame vengono contrassegnate come provenienti da un acquisizione di file XML e con la data e l ora in cui è stata effettuata l acquisizione. In questo modo è possibile ricercarle velocemente nella Gestione Prima Nota, impostando il filtro per T - Tipo di Contabilizzazione, indicando nel campo Tipo di Contabilizzazione il valore Acquisizione file XML e selezionando la specifica acquisizione dall elenco che viene visualizzato tramite il pulsante Elenco scritture. 43

44 Acquisizione Fatture Attive E possibile acquisire in prima nota, in modo massivo, anche i documenti elettronici attivi in formato XML, utilizzando l apposito lavoro che può essere avviato tramite la seguente chiamata di menu: - Collegamenti => Acquisizione da file XML => Acquisizione Fatture Attive L acquisizione è possibile soltanto se risulta attivo il relativo modulo connettore. Prima di procedere con l acquisizione è necessario importare i documenti elettronici in formato XML utilizzando il pulsante Importa cartelle. Importazione da cartelle Tramite il pulsante Importa cartelle è possibile configurare le cartelle da cui importare i documenti elettronici ed effettuare l importazione dalle cartelle configurate. I pulsanti Nuovo, Modifica ed Elimina consentono di configurare una nuova cartella da cui importare i documenti elettronici e di modificare o eliminare una cartella già configurata. Dopo avere configurato le cartelle, per importare i documenti elettronici si devono selezionare le cartelle da elaborare. 44

45 Elenco aziende Dopo avere effettuato l importazione dei documenti elettronici attivi, nella sezione Elenco aziende viene visualizzato l elenco delle aziende che sono presenti come cedente/prestatore nei documenti importati e che risultano gestite nel modulo Contabilità. Nella fase di importazione non vengono presi in considerazione i documenti relativi ad aziende che non sono gestite nel modulo Contabilità. L elenco delle aziende per cui sono presenti documenti ma che non sono gestite nel modulo Contabilità viene visualizzato in un apposito messaggio di attenzione alla fine dell importazione. Configurazione registrazioni Selezionando una delle aziende elencate nella sezione Elenco aziende, vengono visualizzati i documenti in formato XML importati per l azienda selezionata. Di seguito vengono descritti i funzionamenti previsti: 45

46 tramite il pulsante Visualizza è possibile visualizzare il contenuto del file XML selezionato, utilizzando il foglio di stile standard fornito dal Sistema di Interscambio oppure il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware, ed eventuali allegati contenuti nello stesso file XML; tramite il pulsante Config. registrazioni è possibile impostare i valori di default da utilizzare per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota relative ai documenti visualizzati; alla conferma della finestra di personalizzazione le impostazioni effettuate vengono utilizzate per aggiornare tutti i documenti visualizzati; in particolare, nella finestra di personalizzazione è possibile: o scegliere se proporre automaticamente le personalizzazioni dei codici IVA e dei conti; nel caso in cui si scelga di proporre le personalizzazioni, alle aliquote IVA presenti nei file XML dei documenti visualizzati ( Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura ) vengono associati i codici IVA presenti in archivio; le associazioni vengono proposte in modo automatico eseguendo una ricerca nei seguenti archivi e solo se esiste una congruenza con le aliquote IVA presenti nei file XML: o cliente qualora sia stata effettuata la Personalizzazione registrazioni IVA per il nominativo presente nel file; in questo caso vengono proposti anche i conti indicati nella suddetta personalizzazione; o causale contabile selezionata qualora sia stata effettuata la Personalizzazione registrazioni ; in questo caso vengono proposti anche i conti indicati nella suddetta personalizzazione; o tabella dei codici IVA; o scegliere se impostare la data di registrazione uguale alla data di invio o alla data del documento; o nel caso il numero documento contenga anche caratteri non numerici, indicare per ogni attività e filiale la posizione iniziale della parte numerica del numero documento tramite il pulsante Parte numerica del num. doc. ; o indicare l attività, la filiale e la causale da proporre in automatico per le varie tipologie di documenti; tramite il pulsante Assoc. Capoconti è possibile associare il capo-conto ai nuovi clienti che devono essere creati nella fase di acquisizione dei documenti; 46

47 tramite il pulsante Var.multipla XML è possibile attivare ulteriori funzionamenti per operare su più documenti contemporaneamente: o tramite il pulsante Dati registraz. è possibile modificare la data di registrazione, la causale, l attività e la filiale per tutti i documenti selezionati; per impostare la stessa data di registrazione per tutti i documenti selezionati si deve selezionare il valore Data fissa nel campo Impostazione data registrazione e si deve indicare la data di registrazione nel campo Data di registrazione ; 47

48 o o tramite il pulsante Escl./Incl. Xml è possibile includere o escludere i documenti selezionati dall acquisizione; tramite il pulsante Codici IVA/Conti è possibile associare alle aliquote IVA presenti nei file XML relativi ai documenti selezionati ( Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura ) i codici IVA presenti in archivio ed impostare i conti da movimentare in tutti i documenti selezionati; o tramite il pulsante Proponi Assoc. è possibile ripristinare i valori di default per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota nei documenti selezionati, anche in quelli con eventuali modifiche apportate; o tramite il pulsante Elimina XML è possibile cancellare i file XML selezionati; nella sezione DATI DI RIEPILOGO PER ALIQUOTA IVA E NATURA è possibile: o visualizzare le aliquote IVA presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura del file XML relativo al documento selezionato e modificare, tramite gli appositi pulsanti, i codici IVA ed i conti da utilizzare nella registrazione di prima nota dello stesso documento; o visualizzare il contenuto del file XML relativo al documento selezionato, utilizzando il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware; 48

49 o visualizzare sia le aliquote IVA presenti nei Dati di riepilogo per aliquota IVA e natura sia il contenuto del file XML relativo al documento selezionato. Acquisizione XML Dopo avere completato l impostazione dei dati da utilizzare per la generazione automatica delle registrazioni di prima nota per l azienda selezionata, tramite il pulsante Acquisisci XML è possibile procedere con l acquisizione dei documenti. I documenti esclusi non vengono presi in considerazione. Per ogni documento incluso, invece, viene avviato il lavoro di immissione prima nota con i dati già precompilati e con la possibilità di apportare eventuali modifiche prima di confermare la registrazione. 49

50 I documenti vengono elaborati in ordine di: data di registrazione; attività e filiale; numero documento. I clienti che non sono presenti in archivio vengono creati automaticamente prelevando i dati anagrafici dal file XML. Alla conferma della registrazione: viene aggiornata la Personalizzazione registrazioni IVA del cliente con i codici IVA ed i conti indicati nella registrazione; vengono create automaticamente eventuali scadenze relative al documento in esame, prelevando i dati dal file XML; nel caso in cui nella sezione delle modalità di pagamento sia stata indicata una rata di tipo Ricevute bancarie, se la banca indicata nel documento non è presente in archivio viene creata automaticamente; vengono avviati tutti i collegamenti con gli altri moduli con gli stessi meccanismi già previsti per l inserimento manuale delle registrazioni. Inoltre, in fase di variazione di una registrazione che è stata generata dall acquisizione di un file in formato XML è possibile visualizzare: tramite il pulsante Visualizza XML il contenuto del file XML che è stato acquisito, utilizzando il foglio di stile standard fornito dal Sistema di Interscambio oppure il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware, e gli eventuali allegati contenuti nello stesso file XML; tramite il pulsante Documento XML nella stessa finestra della registrazione di prima nota il contenuto del file XML che è stato acquisito, utilizzando il foglio di stile semplificato predisposto da AssoSoftware. 50

51 Tutte le registrazioni di prima nota acquisite con il lavoro in esame vengono contrassegnate come provenienti da un acquisizione di file XML e con la data e l ora in cui è stata effettuata l acquisizione. In questo modo è possibile ricercarle velocemente nella Gestione Prima Nota, impostando il filtro per T - Tipo di Contabilizzazione, indicando nel campo Tipo di Contabilizzazione il valore Acquisizione file XML e selezionando la specifica acquisizione dall elenco che viene visualizzato tramite il pulsante Elenco scritture. 51