12.15 PIANIFICAZIONE DEGLI ORARI E DEI CDC 2

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1 12.15 PIANIFICAZIONE DEGLI ORARI E DEI CDC 2 Il modulo PDO 2 è strettamente collegato al modulo Gestione Centri di Costo 2 ed è composto dai cinque menu Visualizza e Gestione, Scheda PDO, Timbrature da PDO, Importazione PDO2 e Gestione Mensile. Permette di pianificare l orario di lavoro settimanale/mensile dei dipendenti assegnando allo stesso le classi A, B, C (triade) con la possibilità di gestire anche eventuali turni notturni. All interno di esso, gli addetti e/o responsabili di reparto possono programmare l orario che il dipendente deve effettuare, senza dover modificare la configurazione del profilo orario storicizzato del dipendente stesso. Si sottolinea che prima di accedere a questa visualizzazione è necessario aver già creato il mese sul cartellino e contestualmente anche la pianificazione. Questo modulo è quasi del tutto simile a quello del PDO, la differenza principale è che mentre nel PDO l orario viene pianificato per reparto qui viene pianificato per triade. Di seguito vengono riportate le sue caratteristiche. Visualizza e Gestione Accedendo al menu, dopo aver selezionato i reparti, la procedura permette di visualizzare la maschera PDO CDC, che riporta la pianificazione teorica settimanale con relative classi A, B, C (triade) eventualmente associate ai dipendenti per fascia oraria. E quindi possibile pianificare il lavoro dei dipendenti su diversi centri di costo (triade).

2 Cliccando su uno specifico giorno, per dipendente, viene visualizzata la finestra PDO dettaglio giornata mostrata di seguito: Questa finestra permette di pianificare per singolo dipendente e per singolo giorno delle timbrature diverse da quelle relative all orario stabilito in Anagrafica, impostando per ogni fascia oraria dalle - alle inserita i codici relativi alla triade che si vuole siano associati al dipendente e riportati per lo stesso all interno del menu Normalizza con priorità maggiore rispetto a quelli inseriti per lo stesso in AnagraficaGestione Anagrafica DipendenteAssociazione ai C.d.C e in Reparti e GruppiReparti ed inferiore rispetto a quelli inseriti in CDC2Associazioni. Le classi A, B, C se inserite devono necessariamente essere associate ad una specifica fascia oraria dalle - alle affinché sia possibile effettuare il salvataggio, anche le causali inserite devono essere associate ad una fascia oraria, non è possibile pianificare una giornata inserendo solo una causale. Da esempio si può vedere come per il dipendente Bianco Marina sia stata pianificata un attività lavorativa da svolgere dalle 0800 alle 1200 nel Centro di costo (triade) 01-VR-AMM e dalle 1300 alle 1700 nel Centro di costo (triade) 01-VI-CASS (passaggio da un centro di costo ad un altro). NB: Ogni triade qui impostata per fascia oraria, verrà assegnata alle timbrature riportate nel menu Normalizza solo nel caso in cui sia presente una timbratura reale di Entrata che ricade all interno dalla fascia oraria impostata o coincide con le stesse e sempre nel caso non siano presenti impostazioni effettuate da CDC2Associazioni. La timbratura reale di Entrata è necessaria per evidenziare il passaggio da un centro di costo ad un altro. Se si desidera eliminare una fascia oraria precedentemente inserita e salvata è sufficiente premere sul pulsante presente all interno della finestra.

3 Premendo il pulsante è possibile visualizzare una finestra di help indicante tutte le possibili classi esistenti, quelle cioè create da Gestione Classe. Nella finestra Aggiungi classi alla riga le classi sono visualizzate in ordine alfanumerico per Codice, su tre colonne distinte con relativa etichetta. Utilizzando il campo di filtro riportato sotto è possibile ricercare la classe desiderata tramite digitazione, se si inserisce una lettera, (come da esempio) nella lista sotto vengono riportati tutti i codici delle classi che contengono tale lettera, la lista si aggiorna ad ogni inserimento o cancellazione del codice. Dopo aver effettuato la ricerca è necessario selezionare la classe desiderata affinché questa venga riportata nel relativo campo della finestra PDO Dettaglio Giornata. I campi contenenti i codici assegnati alle classi vengono visualizzati con sfondo verde se, gli stessi sono stati associati correttamente alle classi, come da impostazioni fatte nei menu Gestione Classi. Terminata la pianificazione è sufficiente premere il pulsante Salva per vederla visualizzata nella maschera iniziale PDO CDC. Il flag Virt visualizzato nella finestra può essere abilitato per ogni fascia oraria inserita, questo permette dopo opportuno inserimento delle giornate relative da Timbrature da PDO di trasformare le fasce orarie in timbrature Reali a tutti gli effetti. Dopo aver spuntato il flag ed effettuato il salvataggio, nella maschera PDO CDC le fasce orarie vengono visualizzate con selezione gialla.

4 Mentre dopo aver effettuato l operazione di inserimento da Timbrature da PDO, nella maschera PDO CDC le fasce orarie risultano bloccate con il simbolo di un lucchetto. Questo significa che tali fasce non sono modificabili. N.B: Le timbrature inserite con il Flag Virt una volta inserite da Timbrature da PDO e importate vengono inserite in Cartellino e visualizzate come timbrature reali ( vedi Timbrature da PDO). Utilizzando questa maschera è inoltre possibile pianificare eventuali turni notturni utilizzando una funzionalità particolare che permette di spezzare in automatico l orario notturno che comprende la mezzanotte in due giornate. Lo spezzamento avviene poi anche nella relative giornate in Cartellino. Lo spezzamento è possibile solo attivando per singolo dipendente da AnagraficaElenco dipendentigestione Anagrafica DipendentiSezione PDO il flag Gestisci lo split della timbratura a cavallo di mezzanotte. Si inseriscono nei campi Dalle Alle delle fasce orarie che comprendono la mezzanotte (turno ) indicando nel campo Dalle la timbratura d Entrata e nel campo Alle la timbratura di uscita con associata la lettera s, dopo aver premuto il pulsante Salva il turno notturno pianificato viene spezzato in automatico dalla procedura in due giornate:

5 Esempio: orario notturno inserito nel giorno 09/05/2011: Si preme il pulsante salva e l orario viene spezzato e visualizzato come di seguito: Utilizzando questa gestione rimane comunque possibile, in fase di inserimento, effettuare manualmente lo spezzamento dei turni notturni su due giornate. In entrambi i casi quando vengono importate le timbrature effettuate dal dipendente all interno del Cartellino: nel primo giorno la timbratura E22:00 e nel giorno seguente la timbratura U06:00 dopo aver elaborato le giornate, vengono riportate in automatico dalla procedura le timbrature mancanti cioè U2400, E0000 che derivano dalla pianificazione effettuata. Questo perché la procedura confronta la pianificazione dell orario notturno con le timbrature importate in cartellino.

6 Nel Dettaglio Cartellino dopo l elaborazione viene visualizzato il seguente risultato: Alle timbrature mancanti inserite in cartellino viene attribuito il Terminale Virtuale, (da codificare in TabelleTerminali ) e vengono identificate come timbrature di tipo V virtuale. Le giornate dopo l elaborazione vengono chiuse correttamente. La pianificazione per triade impostata per uno o più dipendenti in un arco temporale può essere inoltre copiata su un periodo temporale diverso (Vedi PDOCopia Pianificazione ).

7 Premendo sul pulsante Stampa Pianificazione presente all interno della maschera si può ottenere la stampa della pianificazione di un periodo selezionato, riportando per ogni dipendente le fasce orarie pianificate con associati i codici relativi alle classi impostate (triade) per giorno. N.B: Ricordare che la procedura nell assegnare ad una timbratura una triade da riportare poi nel menu Normalizza seguirà le priorità impostate secondo le quali, la triade impostata da PDO2 avrà sempre priorità superiore rispetto a quella impostata da AnagraficaGestione Anagrafica DipendenteAssociazione ai C.d.C e Reparti e Gruppi Reparti e priorità inferiore rispetto a quella impostata nel menu Associazioni.

8 Timbrature da PDO Questo menu permette di gestire, eventuali ore di lavoro svolte da dipendenti, che non effettuano timbrature da terminale, attraverso la Gestione Centri di Costo 2. Un esempio si ha per quei dipendenti che si spostano dal loro abituale luogo di lavoro per recarsi in luoghi dove non ci sono terminali sui quali effettuare le timbrature. Le timbrature di questi dipendenti devono essere inserite direttamente da PDO2Visualizza Gestione associando alle stesse il flag Virt. Nella finestra PDO dettaglio giornata saranno inserite le fasce orarie che devono coincidere con le timbrature di entrata e uscita che avrebbero dovuto effettuare i dipendenti e i codici relativi alla triade che si vuole vengano associati alle stesse, per la gestione dei centri di costo, va poi effettuata la spunta sul Flag Virt e premuto il pulsante Salva, con la possibilità di spuntare il Flag per singola fascia. Quando si accede viene visualizzata la maschera Importa Timbrature da PDO mostrata di seguito. Dalla maschera visualizzata, deve essere selezionato il giorno e il dipendente precedentemente filtrato per reparto e/o per Tipo Dipendente, per i quali sono state inserite le fasce orarie da PDO2Visualizza e Gestione con il flag Virt. Il pulsante direzionale permette di riportare nella sezione a destra tutti i dipendenti che risultano in forza e con reparto assegnato nel periodo impostato nella sezione Configurazione Base per i quali sarà quindi possibile effettuare la selezione. Il numero totale dei dipendenti visualizzati nella lista viene riportato a lato dell etichetta Dipendenti. NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Il flag Visualizza reparti dismessi se attivato permette di visualizzare nella sezione Lista Reparti anche i reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ); per visualizzare le matricole associate ai reparti dismessi è necessario selezionarli prima di cliccare sul pulsante direzionale.

9 Ad ogni modifica effettuata ai campi DA DATA A DATA, la procedura svuota in automatico la lista dipendenti e il relativo contatore; rendendo necessario cliccare nuovamente sul pulsante direzionale per ottenere la lista aggiornata dei dipendenti e poter effettuare la selezione degli stessi. La lista dipendenti ottenuta è ordinabile per Cognome e Nome o per Matricola ed è possibile selezionare/deselezionare tutti i dipendenti ed eventualmente svuotare la lista degli stessi mediante gli appositi pulsanti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Premendo poi sul pulsante Attiva Procedura le fasce orarie inserite vengono trasformate in timbrature Reali, indicando l esito dell operazione nella sezione Risultato Elaborazione. Le timbrature Reali così trasformate vengono aggiunte alle normali timbrature scaricate da terminale in attesa di essere poi importate da Gestione Base Importa timbrature. In automatico in PDO2 nella maschera PDO CDC le fasce orarie trasformate in timbrature Reali vengono bloccate dalla procedura con il simbolo di un lucchetto. Questo significa che tali fasce non sono più modificabili. In seguito quando si effettua l importazione delle timbrature da Gestione Base Importa timbrature premendo il tasto Importa si ottiene la schermata riportata di seguito:

10 Le timbrature Reali inserite all interno del programma vengono visualizzate in Cartellino e in Normalizza come di seguito. Normalizza E possibile visualizzare per tale dipendente le timbrature caricate con relativa triade assegnata su tutte e tre le sezioni che compongono la maschera, anche su quella che mostra le timbrature in Cartellino, questo perché le timbrature così importate vengono considerate come reali e quindi vengono riportate anche all interno del Cartellino. Alle timbrature viene associato il terminale Virtuale (da codificare in TabelleTerminali come terminale di tipo Misto ).

11 Cartellino E possibile visualizzare per tale dipendente le timbrature all interno del Cartellino, identificate come timbrature di tipologia P ad indicare la provenienza dal PDO2 e con terminale Virtuale associato, da codificare in TabelleTerminali come terminale di tipo Misto. NB: per queste timbrature, in Cartellino, non è prevista l applicazione di eventuali arrotondamenti impostati da TabelleOrariGestione Profili Orari, quindi il campo Arrot risulta essere sempre identico al campo Timbr.

12 Caso particolare Timbrature Virtuali Contigue Se da PDO2Visualizza e Gestione si inseriscono Timbrature Virtuali Contigue, quando si effettua l importazione delle stesse da CDC2Timbrature da PDO la procedura identifica come timbrature da importare: tutte le Entrate e l ultima Uscita che chiude il periodo contiguo inserite in PDO2 con flag Virt. Pianificazione con flag Virt di fasce contigue: Risultato dell importazione da CDC2Timbrature da PDO : Dopo l importazione delle timbrature da Gestione Base Importa Timbrature in Normalizza vengono riportate tutte le timbrature come da importazione da CDC2Timbrature da PDO.

13 Mentre in cartellino vengono riportate tutte le timbrature, ma in seguito all elaborazione della giornata, vengono mantenute solo quelle che concorrono al calcolo delle ore di presenza (vedi CDC2 Smistamento Timbrature). In Cartellino dopo l import delle timbrature: In cartellino dopo aver elaborato la giornata:

14 Stampa Scheda PDO Questo menu permette di ottenere una stampa della pianificazione per ogni dipendente sulla base delle triadi (classe A, classe B, classe C) assegnate agli stessi. Si tratta di una stampa mensile che può essere utilizzata anche per comunicare ai dipendenti i centri di costo nei quali dovranno svolgere la loro attività lavorativa. I dati che compaiono nella stampa sono quelli visualizzati nel menu Visualizza e Gestione con eventuali integrazioni in merito alle classi/triadi se qui non inserite. Le triadi associate alla pianificazione dei dipendenti sono riportate nella stampa in base agli inserimenti effettuati in ordine di priorità da : 1 PDOVisualizza e Gestione 2 AnagraficaAssociazione ai C.d.C 3 Reparti e Gruppi Reparti Quindi se ad esempio per un mese selezionato, un dipendente ha una pianificazione dell orario di lavoro alla quale non è associata una triade, la procedura andrà a verificare se in AnagraficaAssociazione ai C.d.C siano state inserite le classi A, B, C e in caso di esito negativo o parziale andrà a verificare se le stesse siano state inserite da Utenti e RepartiReparti. N.B: nella stampa non è prevista la visualizzazione di eventuali causali associate alle fasce orarie pianificate. Accedendo al menu viene visualizzata la maschera riportata di seguito, dalla quale è possibile impostare il periodo e selezionare i dipendenti precedentemente filtrati per reparto e/o per tipo dipendente per i quali si vuole visualizzare la pianificazione. Il pulsante direzionale permette di riportare nella sezione a destra tutti i dipendenti che risultano in forza e con reparto assegnato nel periodo impostato nella sezione Configurazione Base per i quali sarà quindi possibile effettuare la selezione. Il numero totale dei dipendenti visualizzati nella lista viene riportato a lato dell etichetta Dipendenti.

15 NB: Selezionando il Reparto Padre la procedura considera anche i Reparti Figli senza dover selezionare anche tutti i Reparti Figli, mentre per selezionare solo alcuni Reparti Figli è sufficiente selezionarli senza il relativo Reparto Padre. Il flag Visualizza reparti dismessi se attivato permette di visualizzare nella sezione Lista Reparti anche i reparti non più attivi (impostati in Reparti e Gruppi Reparti ); per visualizzare le matricole associate ai reparti dismessi è necessario selezionarli prima di cliccare sul pulsante direzionale. Ad ogni modifica effettuata ai campi DA DATA A DATA, la procedura svuota in automatico la lista dipendenti e il relativo contatore; rendendo necessario cliccare nuovamente sul pulsante direzionale per ottenere la lista aggiornata dei dipendenti e poter effettuare la selezione degli stessi. La lista dipendenti ottenuta è ordinabile per Cognome e Nome o per Matricola ed è possibile selezionare/deselezionare tutti i dipendenti ed eventualmente svuotare la lista degli stessi mediante gli appositi pulsanti. Si evidenzia che nelle sezioni Lista Reparti, Filtro per Tipo Dipendente e Dipendenti è possibile, dopo aver selezionato un elemento, ricercare il campo digitando sulla tastiera le iniziali, rispettivamente del Reparto, del Tipo Dipendente e della matricola del dipendente. Tramite flag è possibile impostare la tipologia di fasce pianificate che si vogliono visualizzare nella stampa: tutte le fasce pianificate; solo le fasce con flag Virt attivo; solo le fasce senza flag Virt attivo. Di default è attivo il flag che riporta nella stampa tutte le fasce inserite da PDO2Visualizza e Gestione. Inoltre è possibile scegliere l ordinamento dei dati visualizzati nella stampa, di default è attivo il flag ordina per matricola. Terminata la configurazione si procede premendo il pulsante Attiva Procedura, ottenendo così la finestra di stampa Scheda individuale di pianificazione.

16 La stampa consiste in una tabella con struttura ad albero dove ogni livello riporta i dati identificativi dei dipendenti precedentemente filtrati: Matricola - Codice Vidimato - Nome Cognome, come da AnagraficaElenco Dipendenti. I sottolivelli riportano le triadi in ordine di codice con relativa descrizione e codici riassuntivi, pianificate per il livello di riferimento. Se le classi A, B, C sono state configurate negli appositi menu Gestione Classe la descrizione delle stesse viene riportata con relativi codici riassuntivi, se le classi sono invece state inserite manualmente e non coincidono con quelle configurate, la descrizione non viene riportata, vengono visualizzati solo i codici riassuntivi inseriti. Per ogni dipendente quindi vengono riportati tanti sotto livelli quante sono le triadi associate agli stessi per il mese precedentemente selezionato. Per ogni triade assegnata ad un dipendente, viene visualizzato il mese precedentemente selezionato con la suddivisione in giorni, in formato calendario, in modo tale che ogni giorno sia visibile, anche se privo di pianificazione oraria (es: sabato e domenica). Nei campi Dalle Alle sono indicate le fasce orarie pianificate, riportando la relativa durata nel campo Ore. La durata totale delle ore pianificate per un determinato giorno (somma dei campi Ore ) viene invece indicata nel campo Totale Riga. Il campo Note permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio PDO della giornata da PDO2 Visualizza e Gestione. Se per una determinata giornata sono state pianificate più di tre fasce orarie, nella griglia del sottolivello di riferimento la stessa viene suddivisa su due righe per permettere la visualizzazione di tutti gli intervalli pianificati (vedi 09/02/2011). E possibile modificare l ordinamento dei dati riportati nella griglia cliccando sulle etichette dei vari campi. Se non ci sono classi assegnate alla pianificazione vengono comunque visualizzate le fasce orarie e il sottolivello riporta la triade vuota come mostrato di seguito.

17 Mentre nel caso in cui per il dipendente e il mese selezionato non sia presente alcuna pianificazione oraria, viene visualizzato il messaggio riportato di seguito, indipendentemente dall eventuale inserimento delle classi in Anagrafica Associazione ai C.d.C o da Reparti e Gruppi Reparti. Tramite i pulsanti presenti nella finestra Scheda Individuale di Pianificazione è possibile: selezionare le colonne che si vogliono visualizzare in stampa. Di default è comprensiva di tutte le colonne possibili. dare un ordinamento ai dati, funzione possibile anche cliccando sull etichetta relativa ai vari campi nella tabella. suddividere i dati visualizzati nella tabella in più pagine, in base al numero di righe che si imposta a lato. spostarsi nella tabella al numero di riga inserito a lato, inoltre indica in automatico il numero della prima riga visualizzata nella pagina. I tasti direzionali permettono poi di muoversi fra le pagine che compongono la tabella con la possibilità di spostarsi alla prima pagina, alla pagina precedente, alla pagina successiva ed in fine all ultima pagina. Una volta configurata la tabella secondo le proprie esigenze, è possibile effettuare : - la stampa diretta della pagina visualizzata o dell intera tabella (a colori o in bianco e nero) con l apposito tasto ; - la stampa in PDF, a scelta, a colori o in bianco e nero ( ), con interruzione di pagina in base al sottolivello (triade).

18 Importazione Excel PDO2 Il menu Importazione PDO2 permette di inserire tramite file Excel la pianificazione oraria per i dipendenti direttamente in PDO2 evitando così l inserimento manuale. Le pianificazioni importate saranno visibili sia nel menu Visualizza e Gestione sia nel menu Gestione Mensile. Questo menu è stato realizzato per effettuare importazioni su periodi e dipendenti che risultano non ancora pianificati, eventuali modifiche che dovessero rendersi necessarie, devono essere effettuate manualmente da PDO2Visualizza e Gestione oppure da PDO2Gestione Mensile per le singole giornate. La pianificazione delle fasce orarie con relative classi A, B, C (triade) e possibili giustificativi verrà inserita direttamente all interno del programma, mediante il caricamento di due file Excel che devono rigorosamente rispettare il formato dei modelli presenti nella finestra e visualizzabili tramite link. Si tratta del formato xls. I file devono essere scaricati cliccando sui relativi link. L inserimento della pianificazione si basa sul concetto di Codice Profilo Giornata cioè un codice identificativo dell'orario giornaliero da assegnare ai dipendenti. NB: per utilizzare l importazione Excel per il PDO2 l utente deve necessariamente codificare tutte le possibili pianificazioni orarie che utilizza. Cliccando sul menu viene visualizzata la seguente maschera Importazione Profilo Giornata : 1) Tramite il tasto Sfoglia inserire in ogni campo il file corrispondente al nome indicato a lato (il nome dei file assegnato ai modelli, scaricabili tramite i link, può essere modificato dall utente ma non deve contenere spazi); codici_profilo_giornata.xls elenco codici identificativi delle pianificazioni orarie da inserire associazioni_profili_giornata associazione per matricola e giorno dei Codici Profilo Giornata.

19 2) Dopo aver inserito i file procedere premendo il pulsante 1. Importa. Per la prima importazione devono necessariamente essere importati entrambi i file, in modo che la procedura identifichi i Codici Profilo Giornata che dovrà inserire in PDO2. Nelle seguenti importazioni se le pianificazioni da inserire si riferiscono sempre agli stessi Codici Profilo Giornata già importati è possibile importare solo il file relativo alle associazioni profilo giornata. E prevista la segnalazione di errore nel caso: o il formato dei file importati sia diverso da xls. 3) Terminato il caricamento, compare il messaggio Importazione terminata con successo, quindi è possibile premere il pulsante 2. Aggiorna il DB. Attenzione: aggiornando il database verranno sovrascritte/i: tutte le eventuali pianificazioni già presenti in PDO2 per i dipendenti e il periodo indicati dal foglio Excel relativo alle associazioni profilo giornata ; tutti gli eventuali codici profilo giornata precedentemente inseriti tramite foglio Excel relativo ai codici profilo giornata. Effetti in Cartellino: Nel caso si effettui un import per periodi e dipendenti che in Cartellino risultano avere giornate già elaborate, queste verranno riaperte. L unica eccezione avviene per i cartellini che al momento dell import PDO risultano essere Bloccati, in questo caso non si verifica nessun effetto sugli stessi.

20 Inoltre in questa fase è prevista la segnalazione di errore : o se non sono state rispettate le regole di inserimento dati stabilite per ogni file (vedi di seguito); o se i codici profilo giornata inseriti nel file relativo alle Associazioni profilo giornata non trovano corrispondenza con quelli importati tramite il file relativo ai Codici Profilo Giornata ; o se nel file relativo alle Associazioni profilo giornata sono stati inseriti numeri di matricola non esistenti in Anagrafica ; o se nel file relativo alle Associazioni profilo giornata sono state inserite matricole che da Anagrafica risultano avere Data di Fine Rapporto < della data di inizio periodo indicato nel file e che dovrebbe essere importato; o se nel file relativo alle Associazioni profilo giornata è stato indicato un periodo che comprende giornate per le quali in PDO2 sono presenti timbrature virtuali già importate e quindi bloccate (importazione da CDC2Timbrature da PDO ). o se il contenuto dei file non corrisponde al nome indicato nei relativi campi; Nel caso si presenti un errore, l importazione viene bloccata e nessun dato viene inserito. Mentre se l aggiornamento avviene con successo vengono visualizzati i relativi messaggi di conferma e i dati presenti nei file risultano inseriti nel modulo PDO2.

21 Nel file specifico per l importazione dei Codici Profilo Giornata i campi da inserire sono: Codice: codice identificativo dell'orario da assegnare ai dipendenti, lunghezza massima 4 caratteri alfanumerici, questo è l unico campo obbligatorio per l importazione del file; Dalle :orario inizio fascia da pianificare, formato hhmm --> es. 0800, senza separatori, in questo campo non sono ammessi valori > di 2359, per indicare la mezzanotte deve essere inserito il valore 0000; Alle : orario fine fascia da pianificare, formato hhmm --> es. 1200, senza separatori, in questo campo non sono ammessi valori > di 2400, per indicare la mezzanotte deve essere inserito il valore 2400; in PDO2 è possibile inserire fasce orarie contigue ma non fasce orarie che si intersecano, quindi osservare l esempio di seguito per la codifica del profilo orario: se si inserisce nel campo Alle un valore inferiore rispetto al campo Dalle in automatico la procedura considera il profilo giornata come Orario Notturno su unica giornata e viene inserito in PDO2 con l indicazione della lettera s (es: turno s) Virt : identifica se i campi Dalle Alle assumono il valore di Timbratura Virtuale, se il campo è lasciato "vuoto" => non virtuale, se nel campo si inserisce la lettera "V" => virtuale; Codice classi: codici delle classi A, B, C che identificano il centro di costo nel quale dovranno essere svolte le ore di lavoro pianificate, lunghezza massima 8 caratteri alfanumerici; Causale: giustificativo da associare alla fascia oraria pianificata, lunghezza massima 4 caratteri alfanumerici, corrisponde al codice inserito da TabelleCausali ; Descrizione: il seguente campo non viene considerato dalla procedura in fase di import, risulta però utile all utente per descrivere il Codice Profilo Orario inserito, lunghezza massima 50 caratteri.

22 Nella compilazione del file devono essere rispettate le regole riportate di seguito: non è possibile inserire righe con solo il campo Codice Profilo Giornata compilato; non è possibile avere più di una riga con codice uguale e i campi "Dalle" e "Alle" vuoti, come da esempio: i campi "Dalle" e "Alle" dovranno rispettare il formato e le regole indicate sopra; alla fine della lista dei codici, nella colonna Codice devono essere inseriti 4 asterischi (****) per indicare la fine dei dati che la procedura considera per l importazione, quindi nelle righe sottostanti l utente ha la possibilità di scrivere eventuali note e commenti; non devono essere lasciate righe vuote prima dell indicazione dei 4 asterischi; non devono essere inseriti dati nelle colonne successive alla Descrizione. Le stesse sono riportate anche nella sezione Leggimi del file modello presente nella maschera. Esempio: La pianificazione di una giornata con due fasce come quella visualizzata di seguito, che si può inserire manualmente da PDO2 viene codificata con un Codice Profilo Giornata. Il codice C1 identifica la pianificazione: e nel file deve essere inserito nel seguente modo:

23 Codifica turni notturni: Con l importazione PDO2 i turni notturni possono essere codificati in due modi: turno notturno in un'unica giornata Nel file relativo ai Codici Profilo Giornata deve essere creato un codice che identifichi il turno indicando l orario a cavallo della mezzanotte: In questo modo se tramite il file relativo alle Associazioni profilo giornata si assegna tale codice ad una matricola per uno specifico giorno, all interno del PDO2 viene visualizzato il turno inserito con la lettera s. NB: questo tipo di codifica è utilizzabile solo se da Anagrafica BaseAnagraficaGestione anagrafica dipendentesezione PDO non è attivo il flag Gestisci lo split della timbratura a cavallo di mezzanotte. Nel caso si inserisca un Codice Profilo Giornata per gestire un orario a cavallo della mezzanotte in un unico giorno e il flag sia attivo, in fase di import viene segnalato errore.

24 turno notturno spezzato in due giornate Nel file relativo ai Codici Profilo Giornata devono essere creati due codici distinti che identificano il turno indicando l orario notturno che comprende la mezzanotte spezzato in due: In questo modo se tramite il file relativo alle Associazioni profilo giornata si assegnano tali codici ad una matricola, all interno del PDO2 viene visualizzato il turno spezzato in due giornate: Questa tipologia di codifica può essere utilizzata anche con flag Gestisci lo split della timbratura a cavallo di mezzanotte attivo, ottenendo così l effetto di traslare in Cartellino le timbrature U00:00 e E24:00. NB: tutti i Codici Profilo Giornata inseriti tramite import vengono salvati nel database generando così la lista utilizzata dalla procedura per identificare tutte le possibili pianificazioni giornaliere da assegnare ai dipendenti. Ad ogni import, i Codici Profilo Giornata specificati da file vanno a sovrascrivere eventuali codici precedentemente inseriti che presentavano la stessa denominazione. Esempio: Con un primo import si inserisce il codice C1 con le seguenti specifiche: se in un successivo import nel file si inserisce il codice C1 con specifiche diverse: la procedura considera il codice C1 del secondo import per inserire le pianificazioni in PDO2 indicate nel file relativo alle associazioni profilo giornata importato. Nel file specifico per l importazione delle associazioni i campi da inserire sono:

25 Matricola: il numero di matricola va inserito indicando tutti e 7 i caratteri, anche gli zeri, questo è l unico campo obbligatorio per l importazione del file; gg/mm/aa: per ogni campo con l indicazione dei giorni, deve essere inserito un Codice Profilo Orario corrispondente alla pianificazione che si vuole sia inserita per una determinata matricola in quel determinato giorno. L utente deve modificare i giorni inseriti in base al periodo che vuole importare. Il campo con l indicazione dei giorni deve avere formato Data e di default ha la tipologia gg/mm/aa, può essere comunque modificato a seconda delle esigenze dell utente utilizzando anche la tipologia gg/mm/aaaa. Il file permette l inserimento delle pianificazioni per un massimo di 3 mesi, l utente può comunque diminuire i campi data in base alle esigenze di inserimento. Può quindi ad esempio importare tramite file solo le pianificazioni relative ai primi quindici giorni del mese. Se si omette l indicazione di un giorno, questo non viene pianificato e dopo l importazione, in PDO2, lo stesso viene visualizzato come Giornata non pianificata. Nel file è stato omesso il giorno 02/12/2011 Se un campo viene lasciato vuoto per un determinato giorno, dopo l importazione lo stesso viene visualizzato come pianificato senza considerare il teorico in PDO2. Infatti l importazione del seguente file ha una duplice funzione: effettua in automatico la creazione del PDO senza considerare il teorico per le matricole e il periodo inseriti e l inserisce le pianificazioni se i codici relativi sono stati inseriti nei campi e impostati precedentemente nel file dei Codici Profilo Giornata.

26 Nella compilazione del file devono essere rispettate le seguenti regole: la denominazione MATRICOLA deve essere sempre presente nel file e posizionata nella prima riga; non sono ammessi campi vuoti tra la colonna MATRICOLA e le colonne con i campi in formato data con l indicazione dei giorni 01/12/11 ; i campi con formato data devono riportare i giorni, relativi al massimo a tre mesi, inseriti in ordine crescente; non sono ammessi campi vuoti tra un campo Data ed un altro campo Data, in questo caso la procedura considera solo le pianificazioni inserite prima del campo vuoto per l importazione; Da esempio: viene inserita solo la pianificazione del 01/12/2011, non quelle dei giorni seguenti. non possono esistere pianificazioni non associate a matricola; alla fine della lista delle matricole, nella colonna Matricola devono essere inseriti 7 asterischi (*******) per indicare la fine dei dati che la procedura considera per l importazione, quindi nelle righe sottostanti l utente ha la possibilità di scrivere eventuali note e commenti. non devono essere lasciate righe vuote prima dell indicazione dei 7 asterischi; non devono essere inseriti dati nelle colonne successive all ultimo giorno di pianificazione. Le stesse sono riportate anche nella sezione Leggimi del file modello presente nella maschera. NB: ad ogni import le pianificazioni relative alle matricole e al periodo specificati da file vanno a sovrascrivere eventuali pianificazioni già presenti per gli stessi in PDO2. Il menu di default risulta attivo ma, può essere abilitato/disabilitato per ciascun Utente e/o Gruppo, configurando l apposita maschera da Reparti e GruppiUtenti e VisibilitàControllo Accessi.

27 Gestione Mensile PDO 2 Questo menu permette di inserire/visualizzare, in un unica pagina con disposizione verticale, la pianificazione per Centri di Costo (triade) di un mese intero, per ogni dipendente, senza che sia necessario scorrere le varie settimane. I dati visualizzati sono gli stessi presenti nel menu Visualizza e Gestione solo consultabili e modificabili in modo più veloce. Accedendo al nuovo menu viene visualizzata la maschera Gestione Mensile PDO, dall intestazione è possibile ricercare il nome del dipendente per il quale si vuole visualizzare la pianificazione teorica mensile. I campi Anno e Mese sono compilati di default indicando il mese e l anno al momento dell accesso. L anno deve necessariamente essere inserito con formato AAAA. In caso di compilazione errata del campo Anno la procedura non permette di effettuare la ricerca, il pulsante OK viene disabilitato. Nel campo Dipendente è possibile filtrare i dipendenti digitando direttamente le iniziali del cognome, fino all inserimento completo dello stesso. Se nel campo si inserisce una lettera, nella lista che riporta i risultati del filtro vengono visualizzati tutti i cognomi che contengono tale lettera, effettuando invece uno spazio da tastiera viene riportato nella lista l elenco di tutti i dipendenti. Per inserire il nome del dipendente ricercato nel campo è sufficiente selezionarlo tramite clic dalla lista. NB: nella lista vengono visualizzati solo i dipendenti: che da AnagraficaGestione Anagrafica BaseSezione PDO hanno il flag Visibile nel PDO impostato sulla scelta SI e che risultano in forza nel periodo impostato nei campi Anno e Mese. Terminato l inserimento dei dati è necessario cliccare il pulsante per vedere riportata di seguito la pianificazione del mese selezionato sotto forma di tabella. Nel caso si utilizzi la barra di scorrimento l intestazione iniziale della maschera e della tabella rimangono bloccate, in modo da avere sempre il riferimento al dipendente e al periodo per i quali si sta visualizzando la pianificazione.

28 Sono riportati tutti i giorni del mese selezionato, per i quali era stata precedentemente creata la pianificazione da PDO ->Pianificazione da Teorico oppure contestualmente alla creazione del mese in Cartellino attivando nella sezione Modulo PDO il flag Aggiorna PDO. Ogni giorno presenta gli intervalli orari dalle - alle pianificati e il calcolo in ore minuti della loro durata con la possibilità di attribuire agli stessi una determinata causale, le classi A, B, C ed eventualmente il flag Virt. Per ogni giorno, a sinistra sotto l indicazione della data, viene riportato il monte ore totale pianificato nella giornata Tot. Ore, questo si aggiorna in base agli inserimenti, spostandosi dal campo Alle con il tasto TAB o con il mouse, senza che sia necessario ricaricare la pagina. Il campo Tot. Ore Mensile invece permette di controllare il totale delle ore pianificate per un determinato mese e dipendente selezionati, anche questo campo viene aggiornato in automatico ad ogni inserimento dei campi dalle alle, dopo lo spostamento con il tasto TAB o con il mouse. Per assegnare un determinato Centro di Costo ad un intervallo pianificato è necessario compilare i campi relativi alle classi A, B, C, l inserimento può essere effettuato digitando direttamente il codice che si vuole assegnare, massimo 8 caratteri alfanumerici, oppure in caso non si ricordi il codice, tramite selezione dopo aver effettuato un filtro. Posizionandosi sul relativo campo è infatti possibile digitare uno spazio da tastiera per visualizzare la lista di tutti i codici classe inseriti da CDC2Gestione Classe oppure digitare parte del codice classe che si ricorda per visualizzare tutti i codici che la contengono. Le classi A, B, C se inserite devono necessariamente essere associate ad una specifica fascia oraria dalle - alle affinché sia possibile effettuare il salvataggio, così come le causali inserite devono essere associate ad una fascia oraria. L inserimento di una causale relativo menu a tendina. in un determinato intervallo deve essere effettuata tramite selezione dal Ad ogni modifica effettuata in una riga, viene visualizzato il pulsante Salva Riga Orario cliccato per confermare/salvare la modifica. che deve essere Mentre tramite il pulsante Cancella Riga orario specifica riga. è possibile eliminare la pianificazione presente in una Cliccando sul pulsante Aggiungi riga Orario in un determinato giorno è possibile inserire una nuova riga che riporta esattamente la stessa pianificazione presente nella riga superiore.

29 In questo modo l utente può modificare solo i campi necessari ad esempio dalle alle e mantenere il resto della pianificazione se utile. Nell immagine sopra si vede la terza riga aggiunta che, al termine delle modifiche, deve essere salvata cliccando sul pulsante. In seguito si deve cliccare il pulsante Aggiorna Pagina per visualizzare il nuovo intervallo pianificato con il numero della riga corrispondente. Solo dopo questa operazione è eventualmente possibile inserire ulteriori nuove righe o effettuare modiche su quella appena aggiunta. NB: ogni riga modificata deve essere confermata cliccando sul pulsante prima di procedere alla modifica delle righe successive, in caso contrario se si dovesse aggiornare la maschera, le modifiche effettuate andrebbero perse. Nel caso si voglia inserire per uno specifico dipendente la stessa pianificazione per triade su più giorni è possibile utilizzare la procedura di Copia Pianificazione (Vedi PDOCopia Pianificazione ). Questa finestra permette quindi di pianificare per singolo dipendente e singolo giorno delle timbrature diverse da quelle relative all orario stabilito in Anagrafica, impostando per ogni fascia oraria dalle - alle inserita i codici relativi alla triade che si vuole siano associati al dipendente e riportati per lo stesso all interno del menu Normalizza con priorità maggiore rispetto a quelli inseriti per lo stesso in AnagraficaGestione Anagrafica DipendenteAssociazione ai C.d.C e in Reparti e GruppiReparti ed inferiore rispetto a quelli inseriti in CDC2Associazioni. NB: ogni triade qui impostata per fascia oraria, verrà assegnata alle timbrature riportate nel menu Normalizza solo nel caso in cui sia presente una timbratura reale di Entrata che ricade all interno dalla fascia oraria impostata o coincide con le stesse e sempre nel caso non siano presenti impostazioni effettuate da CDC2Associazioni. La timbratura reale di Entrata è necessaria per evidenziare il passaggio da un centro di costo ad un altro. Il flag Virt visualizzato può essere abilitato per ogni intervallo orario pianificato, questo permette, dopo aver premuto il pulsante e dopo opportuno inserimento delle giornate relative da CDC2Timbrature da PDO, di trasformare le fasce orarie in timbrature Reali a tutti gli effetti.

30 Dopo aver effettuato l operazione di inserimento da CDC2Timbrature da PDO, nella maschera gli intervalli risultano bloccati, e per ogni riga viene visualizzato il simbolo. Questo significa che tali fasce non sono più modificabili, mentre rimane possibile inserire per lo stesso giorno nuove righe dove pianificare altri intervalli orari. N.B: Le timbrature inserite con il Flag Virt una volta inserite da Timbrature da PDO e importate vengono inserite in Cartellino e visualizzate come timbrature reali ( vedi CDC2Timbrature da PDO). Utilizzando questa maschera è inoltre possibile pianificare eventuali turni notturni utilizzando una funzionalità particolare che permette di spezzare in automatico l orario notturno che comprende la mezzanotte in due giornate. Lo spezzamento avviene poi anche nelle relative giornate in Cartellino. Lo spezzamento è possibile solo attivando per singolo dipendente da AnagraficaElenco dipendentigestione Anagrafica DipendentiSezione PDO il flag Gestisci lo split della timbratura a cavallo di mezzanotte. Si inseriscono nei campi Dalle Alle delle fasce orarie che comprendono la mezzanotte (turno ) indicando nel campo Dalle la timbratura d Entrata e nel campo Alle la timbratura di Uscita con associata la lettera s, dopo aver premuto il pulsante il turno notturno pianificato viene spezzato in automatico dalla procedura in due giornate: Esempio: orario notturno inserito nel giorno 11/03/2012: Si preme il pulsante e l orario viene spezzato e visualizzato come di seguito: Utilizzando questa gestione rimane comunque possibile, in fase di inserimento, effettuare manualmente lo spezzamento dei turni notturni su due giornate. In entrambi i casi quando vengono importate le timbrature effettuate dal dipendente all interno del Cartellino: nel primo giorno la timbratura E22:00 e nel giorno seguente la timbratura U06:00, dopo aver elaborato le giornate, vengono riportate in automatico dalla procedura le timbrature mancanti cioè U2400, E0000 che derivano dalla pianificazione effettuata. Questo perché la procedura confronta la pianificazione dell orario notturno con le timbrature importate in Cartellino.

31 Nel Dettaglio Cartellino dopo l elaborazione viene visualizzato il seguente risultato: Alle timbrature mancanti inserite in Cartellino viene attribuito il Terminale Virtuale, (da codificare in TabelleTerminali ) e vengono identificate come timbrature di tipo V virtuale. Le giornate dopo l elaborazione vengono chiuse correttamente. I dati visualizzati nella maschera rispettano le impostazioni di visibilità stabilite per ogni Utente da Reparti e Gruppi Utenti e Visibilità Reparti e Aziende. Se un utente ha la visibilità limitata ad un determinato reparto, quando accede al menu Gestione Mensile, nella lista dei dipendenti potrà visualizzare solo i dipendenti che da AnagraficaGestione Anagrafica DipendentiReparto sono stati associati allo stesso reparto. Inoltre viene effettuato un controllo in base alle date validità del reparto stabilite per ogni dipendente da AnagraficaGestione Anagrafica DipendentiRepartiReparti associati al dipendente.

32 In questo modo nel caso un dipendente sia associato al reparto, solo per determinati giorni, la maschera del PDO mensile riporta tali giorni come modificabili e i restanti come bloccati, con effetto ombreggiato, questo significa che non sono modificabili. Esempio: reparti assegnati al dipendente Prova2 PDO mensile : Accesso effettuato a TO CHECK con Utente che ha visibilità limitata al solo reparto Uff.Marketing, la parte selezionata identifica i giorni bloccati e quindi non modificabili dall utente che ha effettuato l accesso.