All interno di questa sezione sono presenti tutte le anagrafiche dei dipendenti dell azienda.

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1 1.2 ANAGRAFICA All interno di questa sezione sono presenti tutte le anagrafiche dei dipendenti dell azienda. Prima di accedere alla maschera vera e propria, dove è possibile aggiungere, eliminare e modificare i dipendenti presenti, si accede ad una prima maschera di filtraggio dei dipendenti (denominata Filtri Anagrafica ). NB: Le varie sezioni della maschera di filtraggio non operano simultaneamente, ma, di volta in volta, si può procedere ad operare solamente uno dei filtraggi previsti. Se il risultato del filtro è un unica matricola, la procedura aprirà direttamente il dettaglio di tale dipendente. Per tornare poi alla schermata di ricerca Filtri Anagrafica basterà chiudere la finestra di dettaglio. I filtri della maschera, non applicabili contemporaneamente, sono i seguenti: ELENCO REPARTI: Da questa sezione è possibile filtrare solamente i dipendenti appartenenti ad un reparto d interesse, al momento della data impostata nell apposito campo sottostante. La data, seppur selezionabile da un calendario a giorni, viene considerata dalla procedura solamente a livello mensile (quindi selezionare, ad esempio il 12/07/2009 o il 20/07/2009 equivale sempre ad aver selezionato luglio 2009, in quanto il filtro mostrerà tutti i dipendenti che hanno lavorato per almeno un giorno del mese in quel reparto). Operando su questo filtro, sono disponibili le seguenti possibilità: l utente può visualizzare anche i reparti dismessi selezionando l apposito flag; l utente, quando seleziona un reparto padre, va a selezionare anche i relativi reparti figli; se vuole invece selezionare solo uno o più reparti figli, possono essere selezionati, una volta che sono stati resi visibili cliccando sul relativo reparto padre; l utente, cliccando sul tasto Nessuno è in grado di azzerare qualsiasi selezione di reparti fatta; l utente non può effettuare una selezione multipla dei reparti utilizzando i tasti CTRL e SHIFT in quanto essa non è gestibile a livello di filtraggio. IN FORZA AL: Selezionando una data ben precisa del calendario, è possibile visualizzare tutti i dipendenti dell azienda, che risultano essere assunti in tale data. A differenza del filtro per reparto, la data viene considerata a livello di giornata singola. MAI ASSOCIATI A BADGE: Usufruendo di questo filtro è possibile visualizzare tutti i dipendenti che non sono mai stati associati ad alcun badge, nel corso della loro permanenza in azienda.

2 MAI ASSOCIATI A REPARTI: Questo filtro permette di visualizzare la lista di dipendenti che non sono mai stati associati ad alcun reparto durante la loro permanenza in azienda. MATRICOLA: Tale filtro permette una selezione dei dipendenti a seconda del loro numero di matricola. Inserendo anche solamente una parte di tale numero, il filtro restituisce come risultato tutti i dipendenti che contengono la serie numerica ricercata (ad esempio, ricercando 11, mi restituirà come risultato sia la matricola n.11 che la n.118). COGNOME: Il filtro ricerca i dipendenti presenti in anagrafica a partire dal loro cognome. Analogamente al filtro per matricola, anche in questo caso è possibile ricercare solo una porzione del cognome e la procedura restituirà come risultato tutti i dipendenti che la contengono (ad esempio, ricercando la stringa VE, mi restituirà come risultato sia un dipendente di cognome NERI che un dipendente di cognome NAVELLI). TIPO DIPENDENTE: Il filtro permette di selezionare tutti i dipendenti associati ad una delle tipologie definite all interno della tabella Tipo Dipendente. NB: Premendo il pulsante operare nessun filtro sui dipendenti. si può accedere all anagrafica vera e propria senza Viene quindi visualizzata la maschera Elenco Dipendenti che riporta le anagrafiche dei dipendenti in base ai filtri precedentemente impostati. Per procedere con la creazione e/o la modifica di dipendenti si deve accedere alla finestra Gestione Anagrafica Dipendente tramite i tasti e (per dettagli visualizzare la sezione dedicata di seguito). Nella finestra Elenco Dipendenti sono riportati anche il numero di badge e il reparto di appartenenza, questi campi non possono essere ordinati o filtrati, ma bisogna utilizzare gli opportuni elenchi (elenco badge, elenco reparti). Per visualizzare il dettaglio e/o modificare il valore di questi campi è sufficiente accedere tramite l apposito tasto. Il campo Orario consente tramite link di visualizzare l orario assegnato ai dipendenti nella maschera Storicizzazione dell orario. Dalla barra degli strumenti è possibile muoversi fra le pagine che compongono l elenco, sia mediante i tasti direzionali che il pulsante per visualizzare direttamente la riga interessata, dopo aver inserito il numero di riga nell apposito campo. Dalla finestra Lista Dipendenti è possibile applicare una Ricerca Avanzata, mediante il tasto dove è possibile impostare una serie di filtri, inoltre è possibile effettuare la stampa dell elenco visualizzato a video in file Excel e/o PDF tramite i tasti.

3 Esempio 1.2.1: Impostare un ordinamento nell elenco dei dipendenti (per cognome). Cliccare con il tasto sinistro nel titolo della colonna Cognome una volta, l ordinamento dell elenco sarà in base al cognome dei dipendenti in ordine crescente. Cliccando una seconda volta sempre nel titolo della colonna Cognome, l ordinamento dell elenco sarà sempre in base al cognome dei dipendenti ma in ordine decrescente. Esempio 1.2.2: Impostare un filtro nell elenco dei dipendenti ( tipo dipendente = operaio) Considerato che sia stato creato il tipo dipendente operario con il codice OPE e associato almeno ad un dipendente, si può tramite il tasto filtro tipo OPE operaio., presente nella toolbar, impostare la ricerca dei soli dipendenti di

4 Cliccando quindi il tasto si attiva la ricerca con i filtri impostati, in tal caso l elenco dei soli operai dell azienda, come si riporta nella figura seguente. Per togliere o cambiare il filtro è sufficiente ritornare nella finestra Ricerca avanzata dipendente, cliccare sull icona se vogliamo ripulire il filtro impostato e cliccare ancora su Ricercare. Gestione Anagrafica Dipendente Dalla maschera Elenco Dipendenti è possibile effettuare l inserimento e/o la modifica delle anagrafiche dipendenti. Al primo accesso tramite il pulsante Aprire una nuova registrazione è possibile effettuare l inserimento delle anagrafiche, visualizzando la maschera Inserimento Dipendente che riporta i campi dell anagrafica per la compilazione. Le anagrafiche inserite vengono poi visualizzate sotto forma di elenco ed è possibile procedere con la modifica delle stesse utilizzando il pulsante Modifica la registrazione che, riporta alla finestra Gestione Anagrafica Dipendente per visualizzare il dettaglio della singola anagrafica. NB: Prima di eliminare un dipendente dall anagrafica, è necessario disassociare il badge ad esso associato (si vedano i dettagli nelle prossime pagine) altrimenti poi sarà impossibile riassegnare quel badge ad un altro assunto. La maschera dell anagrafica, riportata di seguito, cambia quindi aspetto a seconda se si effettua una modifica o un inserimento di un dipendente. In quest ultimo caso i campi che si riferiscono ad altre finestre non saranno visibili obbligando così l utente a salvare per ottenere la visibilità anche di quest ultimi. I campi sono: Assegnazione badge Reparti Tipo Dipendente Associazione turno

5 I campi obbligatori sono quelli indicati con l asterisco, ma per una corretta configurazione della procedura si consiglia di compilare anche i campi evidenziati in giallo nella figura. Dati Identificativi I campi da compilare sono COGNOME, NOME, CODICE FISCALE, DATA e LUOGO DI NASCITA, e tutti i dati riferiti al recapito del dipendente. MATRICOLA: è il numero univoco che identifica il dipendente nell azienda, non può contenere lettere e gli zeri a sinistra vengono messi in automatico in fase di salvataggio. Permette di impostare l indirizzo del dipendente di riferimento per il servizio SMPT del Modulo Ferie e Permessi. ASSEGNAZIONE BADGE: permette di associare il dipendente al badge accedendo alla finestra Badge Dipendente disponibile sia dalla finestra Elenco Dipendenti che dalla scelta Anagrafica Base Associazione Badge. NB: Prima di accedere all Associazione del Badge occorre salvare le impostazioni inserite. Dati di Assunzione DATA ASSUNZIONE: obbligatoria per una corretta creazione del cartellino. CODICE VIDIMATO: (codice da libro matricola) è il numero che appare nella stampa vidimato, ci possono essere numeri uguali. In tal caso è consigliabile un reparto per ogni libro matricola per rendere la selezione di stampa più semplice. Questo campo non può essere vuoto, utilizzare al massimo il numero 0. DA POSIZIONE INAIL: bisogna selezionare una delle posizioni precedentemente caricate nella tabella Inail. Questa informazione è utile solo per la stampa del vidimato. ORE DI RIPOSO GIORNALIERO: dove si imposta il monte ore di riposo obbligatorio per il dipendente, al fine di elaborare la Stampa Controllo Riposi.

6 Campi per il modulo Passaggio paghe e importi CODICE PAGHE: (codice meccanografico paghe) è il codice con cui viene identificato il dipendente nella procedura paghe, può essere alfanumerico e avere una lunghezza massima di 15 caratteri. EXPORT PAGHE: abilita il dipendente ad essere trasferito alle paghe oppure no. CAMPI DI CONTRATTO: I campi che fanno riferimento ai giorni o alle ore di contratto sono tutti in centesimi, ma devono essere compilati se il tipo di tracciato paga utilizzato lo richiede. Ad esempio per OSRA è obbligatorio per il corretto passaggio dei dati testa del cedolino (giorni lavorativi, giorni retribuiti, etc), nel campo ORE CONTRATTO DIPENDENTE vengano inserite le ore di contratto mensili da passare alle paghe in ogni singolo dipendente. Il campo va compilato escludendo dal valore mensile gli zeri (es. 168 e non 16800), inoltre se il valore da caricare ha dei decimali si deve utilizzare il. come separatore (es. 81.5). Queste informazioni saranno poi utilizzate nei GRUPPI o nelle RIELABORAZIONI. TIPOLOGIA TIMBRATURA: Permette di impostare come deve e se il dipendente deve timbrare. Da Orologio: il dipendente deve sempre timbrare. Teoriche: nel caso in cui il dipendente non debba timbrare, è obbligatorio l assegnamento di un orario. Ogni assenza o straordinario sarà caricato manualmente dell utente. Certificazione Presenza: dà la possibilità di far timbrare una sola volta il dipendente associando con quella timbratura la presenza completa della giornata. N.B. Ogni assenza o straordinario sarà caricato manualmente dall utente. In questa modalità la procedura non calcola le ore effettive di lavoro anche se timbrate dal dipendente. DATA LICENZIAMENTO: Nel momento dell inserimento di questa data la procedura provvede a cancellare automaticamente tutti i dati e i cartellini in esubero la data di licenziamento. La procedura blocca questa attività se però trova delle giornate chiuse o bloccate nel corso del mese. In questo caso l utente deve lanciare un CREA MESE nel periodo in cui il dipendente non sarà più presente per cancellare le giornate chiuse, quindi ritornare in anagrafica e reinserire la data di licenziamento. TIPO DIPENDENTE: È un campo che serve a suddividere i dipendenti in diverse categorie tramite delle tipologie inserite nella tabella Tipo Dipendenti (salvare i dati prima di passare alla finestra della tabella). Ad ogni singolo dipendente è possibile associare più codici di tipologia dipendente. Ad esempio un dipendente part-time pagato a ore, o come mostra la figura seguente un dipendente Full-Time, Maschio. Per associare una o più voci al dipendente è sufficiente selezionare il/i valore/i desiderato/i nel riquadro di sinistra e ciccare la freccia che indica il quadro di destra posta tra i due riquadri, le voci vengono riportate in ordine alfanumerico. Per togliere una voce è sufficiente effettuare l operazione inversa partendo dal riquadro di destra.

7 REPARTI: Questa scelta permette di passare nella finestra di gestione del reparto del dipendente per effettuare l assegnazione, la stessa è disponibile anche dall elenco dei dipendenti. L assegnazione deve essere effettuata inserendo il reparto desiderato e la data di inizio validità per lo stesso. NB: Prima di accedere a tale sezione occorre salvare le impostazioni inserite. Tipologia Orario In tale sezione si accede alla scelta Storicizzazione Orario, dove si associa un profilo orario al solo dipendente selezionato. Per i dettagli operativi si rimanda alla sezione del manuale dedicata alla Storicizzazione Orario. In tale sezione è possibile, per i dipendenti che non effettuano solamente un orario di lavoro, associare un GRUPPO ORARI PER CTA che contenga tutti gli orari di lavoro che può effettuare il dipendente. Il gruppo è definito dalla tabella gruppi orari per CTA, sempre nella sezione tabelle. PARAMETRI DI GESTIONE EXPORT GIORNALIERA Nel caso di dipendenti per i quali non si vuol riportare, nella stampa del Libro Unico e nel file del calendario presenze da esportare, le ore effettive di lavoro ma solo la sua presenza giornaliera, nella sezione Parametri di gestione export giornaliera occorre attivare l opzione Si, in tal modo la procedura automaticamente sostituisce le ore ordinarie effettive d i lavoro con il carattere P. Nell ultima Sezione della finestra vi sono le impostazioni legate ai moduli non presenti nella versione base della procedura. CDC: VISIBILE Ha il duplice scopo di far vedere il dipendente nella gestione nel modulo CDC, ma anche di abilitarlo nel VISUALIZZA TOTALI delle GESTIONE BASE presente nel modulo base. CDC:ASSOCIAZIONE AI CDC: permette di associare al dipendente un determinato centro di costo (triade). Vedi Gestione Centri di Costo 2 Associazioni Associazioni per Singolo Dipendente PDO: CODICE MANSIONE: permette di abbinare una mansione al dipendente, utilizzata dalla procedura in PDO Copertura per Reparto e in Gestione Piani Produzione. PDO: VISIBILE E STAMPA: permette di abilitare il dipendente nella gestione del PDO e nella relativa stampa della pianificazione.

8 PDO: ORARIO FISSO: attiva un blocco all utente che utilizza il PDO che gli impedisce di modificare l orario teorico del dipendente, ma permette solamente il caricamento di fasce causalizzate. PDO: SPLIT TIMBRATURA: permette di attivare lo spezzamento dell orario notturno all interno del PDO e del Cartellino. E possibile separare un turno notturno pianificato ( ) in 2 giornate in modalità automatica. In PDO dopo aver salvato una giornata con turno ( ) lo stesso diventa 22:00-24:00 nel primo giorno e 00:00-06:00 nel giorno seguente. In Cartellino dove nel primo giorno si ha la timbratura E22:00 e nel giorno seguente U06:00 vengono riportate in automatico dalla procedura le timbrature mancanti U24:00, E00:00 derivanti dalla pianificazione. Questo perché la procedura confronta la pianificazione dell orario notturno con le timbrature importate in cartellino. Vedi CDC2 Pianificazione degli orari e dei reparti 2 Visualizza e Gestione. Salvare i dati relativi al dipendente con oppure prima di passare in altre sezioni come associazione turno o tipo dipendente. In fase di inserimento/modifica anagrafiche è previsto un controllo che avvisa l utente nel caso sia raggiunto il numero massimo anagrafiche inseribili. Il controllo riguarda il numero delle anagrafiche attive presenti in tutte le aziende dell archivio, quindi con data licenziamento non inserita, oppure alla data di accesso. In fase di inserimento nuova anagrafica cliccando sul pulsante, oppure di modifica di anagrafiche già presenti cliccando sul pulsante del numero massimo consentito:, viene visualizzato un messaggio che avvisa l utente del raggiungimento Il messaggio risulta bloccante solo in caso di inserimento nuova anagrafica, quindi non sarà possibile inserire nuove anagrafiche. Sarà invece possibile modificare le anagrafiche già presenti, in tutti i loro campi. Dopo aver premuto sul pulsante verrà visualizzata la finestra del messaggio e sarà sufficiente cliccare sul relativo pulsante OK per confermare la visualizzazione dello stesso e in seguito poter procedere con la modifica dell anagrafica e il salvataggio. Si ricorda che nel caso venga visualizzato il messaggio è necessario contattare il proprio referente commerciale per richiedere l aumento delle anagrafiche a disposizione. Lo stesso controllo è previsto anche per l inserimento delle anagrafiche tramite file XML da Tabelle Gestione Tabelle-> Importa Anagrafica.