2.2 IMPORTAZIONE TIMBRATURE

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1 2.2 IMPORTAZIONE TIMBRATURE Le timbrature possono provenire da due fonti: da un file ottenuto dal programma di scarico dei terminali; direttamente dai terminali che utilizzano lo scarico automatico (esempio GPRS). DA FILE Il programma di scarico dei terminali ha creato un file di testo, che contiene le timbrature scaricate. Tramite il tasto Sfoglia si può selezionare il file da importare, cliccare su Apri e quindi ritornare nella finestra di importazione delle timbrature con il percorso del file voluto. A questo punto è sufficiente cliccare sul pulsante Importa. L importazione delle timbrature è limitata a 2 mesi, cioè è possibile importare solo le timbrature del mese corrente e del mese precedente, ciò per impedire di importare file troppo grandi che possono rallentare il sistema. In merito a questo, è anche opportuno che l utente si abitui a rinominare il file delle timbrature, dato che la procedura TO CHECK non può cancellare il medesimo, e di conseguenza, ad ogni scarico dei terminali, il file diventa sempre più grande. Se nel file vi sono timbrature non conformi al periodo massimo stabilito (mese corrente e precedente), verrà visualizzato un messaggio come il seguente e l operazione verrà annullata. Quindi nessuna delle timbrature presenti nel file sarà importata, sarà necessario effettuare una pulizia del file eliminando le timbrature troppo vecchie e ripetere l importazione. ATTENZIONE La prima volta che si importa un file bisogna verificare di aver configurato correttamente il tracciato di importazione, altrimenti si rischia di non leggere correttamente il file da importare. Per configurare il tracciato è sufficiente cliccare sul pulsante Imposta Tracciato prima di eseguire l importazione.

2 DA SCARICO AUTOMATICO In questa situazione le timbrature vengono scritte automaticamente nell archivio di TO CHECK, quindi è sufficiente cliccare il pulsante Importa per inserire le timbrature nel cartellino. Non è necessario configurare alcun tracciato di scarico. Gli utenti che utilizzano terminali con scarico automatico possono rivolgersi al referente commerciale del proprio fornitore per chiedere l impostazione dello scarico automatico tramite lo schedulatore, evitando in questo modo di dover eseguire ogni volta l importazione delle timbrature premendo il pulsante Importa, trovando comunque le timbrature inserite nel menù Cartellino. E possibile scegliere l orario (sono previsti al massimo quattro scarichi nell ambito di una giornata) nel quale si vuole avvenga lo scarico delle timbrature ed ogni giorno lo scarico avverrà in modo automatico, senza dover effettuare nessuna operazione. IMPORTAZIONE TIMBRATURE Il tasto Importa avvia il processo di lettura del file delle timbrature, se presente, e dell inserimento delle timbrature nel Cartellino. Questa fase è obbligatoria anche in caso di scarico automatico, dato che è l unico punto dove la procedura legge la tabella delle timbrature originali e le associa al dipendente tramite il numero di badge, inserendole nel Cartellino ed effettuando i dovuti controlli. In caso di un archivio con più aziende, questa operazione deve essere ripetuta per ogni azienda, anche se viene utilizzato lo scarico automatico. Per una corretta importazione di tutte le timbrature devono essere state eseguite le seguenti configurazioni: tutti i badge devono essere stati assegnati ai dipendenti corretti; deve essere stato creato il mese per tutti i dipendenti; in caso si utilizzino le causali da terminale, devono essere stati codificati tutti i tasti funzione con la rispettiva causale. Dopo aver premuto il tasto Importa, questo viene disabilitato finché la procedura di importazione non è terminata e viene visualizzata la maschera Importazione Timbrature con l esito dell operazione. La maschera Importazione Timbrature si compone di: barra che visualizza lo stato di avanzamento dell operazione, fino al raggiungimento del 100%; riquadro con barra di scorrimento laterale, dove viene riportato un messaggio per ogni timbratura che a causa di una mancata/errata configurazione (vedi configurazioni spiegate sopra) non è stata inserita in Cartellino. I messaggi permettono all utente di individuare i problemi e procedere alla successiva risoluzione degli stessi;

3 sezione dove viene riportato il risultato dell importazione, con diverse specifiche. Il dato più importate è la riga N timbrature Inserite, che rappresenta le timbrature che sono state correttamente inserite nel Cartellino. Se il modulo CDC2 è attivo, nella sezione che riporta il risultato dell import, vengono specificate le timbrature che sono state inserite in CDC2Normalizza. Viene visualizzato il messaggio Sono state trovate. timbrature CDC da importare.... NB: le timbrature vengono inserite in Cartellino e/o in Normalizza secondo le impostazioni dei terminali sui quali sono state effettuate. (vedi TabelleTerminali ) Subito dopo l attivazione del modulo CDC2, potrebbe essere necessario effettuare più volte l operazione di Import, avendo cura di aspettare la visualizzazione dei messaggi di esito, in modo tale che tutte le timbrature eventualmente presenti vengano processate. La procedura infatti, nel caso nei 12 mesi precedenti sia presente un numero elevato di timbrature da processare per il modulo CDC2, gestisce l import a gruppi di , in ordine di data. Quando tra i messaggi di esito si ottiene la seguente visualizzazione, significa che tutte le timbrature sono state processate:

4 Esempio: Importazione di due timbrature effettuate con Tipo Terminale = Solo Presenze, con modulo CDC2 attivo. Il messaggio relativo al modulo CDC2 riporta 0 timbrature, mentre il N Timbrature inserite in Cartellino è 2. Qui di seguito vengono elencati i passaggi da eseguire per recuperare le timbrature non importate in ognuno dei casi di mancata/errata configurazione. BADGE NON ASSEGNATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il numero di badge, il giorno e l ora della timbratura. Si deve quindi procedere nel seguente modo: risalire al dipendente a cui appartiene questo badge; aggiornare l anagrafica con il badge corretto; ritornare nella finestra import timbrature; attivare il flag Recupera timbrature dei badge non assegnati e verificare il periodo impostato nel campo dal ; cliccare il pulsante Importa. (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file)

5 Il flag Recupera timbrature dei badge non assegnati permette di recuperare eventuali timbrature effettuate dal 1 giorno del mese indicato nel campo dal in poi. Di default nel campo dal sono impostati il mese e l anno in corso, oppure il mese e l anno impostati da Gestione BaseImposta periodo. Attenzione: l impostazione di periodi superiori ai tre mesi potrebbe richiedere tempi molto lunghi di elaborazione. Quindi se ad esempio si vogliono recuperare eventuali timbrature effettuate nel mese di febbraio è sufficiente impostare il filtro e la procedura andrà a verificare tutte le timbrature con badge non associato dal primo giorno del mese di febbraio 2015 in poi. GIORNO NON PIANIFICATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il nome del dipendente e il giorno non creato. Si deve quindi procedere nel seguente modo: andare nel cartellino; creare il giorno o il mese del dipendente segnalato; ritornare nella finestra import timbrature; cliccare importa (sia in caso di FILE che di scarico automatico). (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file) TASTO NON CODIFICATO Nella lista delle anomalie viene mostrato il tasto premuto sul terminale, il dipendente e il giorno. Si deve quindi procedere nel seguente modo: andare nelle TABELLE in Casuali da Terminale; creare l associazione tasto/causale; ritornare nella finestra import timbrature; cliccare importa (sia in caso di FILE che di scarico automatico). (in caso di importazione DA FILE non è necessario selezionare il file) In alternativa, in tutti e tre i casi le timbrature segnalate rimangono bloccate e non vengono inserite nel cartellino.

6 Imposta Tracciato Il campo Tracciato permette, tramite caratteri alfabetici, di codificare il tracciato utilizzato, e nei campi, sia la lunghezza che la posizione di ogni informazione. I campi Entrata e Uscita codificano i caratteri usati dal terminale per indicare il verso della timbratura. Gestione Timbrature Questo pulsante permette di esportate le timbrature originali da TO CHECK verso un file di testo. Una volta impostato il tracciato di esportazione utilizzando il campo Tracciato di esportazione è necessario seguire i passi descritti nella figura, per ottenere il file con le timbrature del periodo e dei badge desiderati. NB: il file ottenuto non contiene le variazioni o gli inserimenti fatti nel cartellino.

7 Nel campo Tracciato di Esportazione viene visualizzato di default un tracciato da utilizzare per l esportazione, questo permette la corretta reimportazione delle timbrature in TO CHECK se necessario. E comunque possibile modificare il tracciato. Dopo aver impostato i parametri necessari e aver premuto sul pulsante Ok si ottiene un file che riporta nel primo record l indicazione del Tracciato di esportazione impostato nella maschera. In questo modo se si decide di reimportare le timbrature in TO CHECK, la procedura utilizzerà come Tracciato d importazione quello inserito nel primo record, anziché leggere quello presente cliccando sul pulsante "Imposta Tracciato" nella maschera Tracciato di Importazione Timbrature, non sarà più necessario quindi verificare che il tracciato utilizzato per l esportazione corrisponda a quello da utilizzare per l importazione. Il verso delle timbrature riportate nel file, viene indicato con i codici 1 e 0, dove indipendentemente da quanto impostato da "Imposta Tracciato" nella maschera Tracciato di Importazione Timbrature : 1 corrisponde sempre all Entrata; 0 corrisponde sempre all Uscita Esempio di file generato:

8 Report Ultima Timbratura Il report mostra, per ogni terminale gestito dall archivio, l ultima timbratura importata in ordine temporale. L utente admin potrà visualizzare tutte le ultime timbrature di tutti i terminali delle varie aziende dell archivio, l utente normale invece potrà visualizzare solo le timbrature relative alle aziende in cui ha accesso. Le associazioni terminali/aziende sono impostate nella nuova sezione Associazione Aziende/Terminali descritta al punto precedente. La suddetta tabella è anche esportabile in Excel, mediante un apposito pulsante posto al di sotto di essa, in modo che l utente possa procede ad organizzare i dati a seconda delle sue necessità di lavoro. Le ultime timbrature dei terminali associati all azienda in cui si opera, vengono mostrate anche una volta ultimata la fase di import timbrature, mediante la visualizzazione sempre tabella riportata sopra.

9 Report TAG non Assegnati Questa scelta permette di rilevare gli eventuali TAG magnetici utilizzati per sostituire i terminali, nel caso in cui non siano stati impostati in TabelleTerminali nell apposito campo idmio Badge (ad esempio il palmare Mio). Per ottenere la lista di tutti i Tag non assegnati si deve premere sul pulsante Report Tag Non Assegnati. Viene visualizzata una finestra dove impostare il periodo per il quale si vuole effettuare il controllo e premere sul pulsante Ricerca. Il periodo può essere impostato anche utilizzando il relativo filtro che permette di scegliere intervalli di tempo specifici (gli ultimi sette giorni, questo mese, il mese scorso), mentre il pulsante Cancella permette di svuotare la finestra dai dati inseriti. NB: nelle ricerche successive alla prima, per inserire un nuovo periodo e ottenere il risultato relativo è necessario utilizzare il pulsante cancella per pulire i campi della finestra, solo in seguito impostare i nuovi filtri. Dopo aver avviato la ricerca si ottiene la maschera TAG non assegnati come visualizzata di seguito: La lista dei TAG può essere ordinata cliccando sull etichetta della tabella, oppure utilizzando il pulsante.

10 Il pulsante permette di spostarsi all interno della tabella direttamente al numero di riga impostato di fianco allo stesso. Il pulsante permette di suddividere i dati visualizzati nella tabella in più pagine, in base al numero che si imposta di fianco ad esso. I tasti direzionali permettono di muoversi fra le pagine che compongono la tabella con la possibilità di spostarsi alla prima pagina, alla pagina precedente, alla pagina successiva ed in fine all ultima pagina. E inoltre possibile esportare i dati contenuti nella tabella in file PDF e RTF, oppure stampare direttamente la pagina visualizzata o l intera tabella con l apposito tasto. Se terminata la visualizzazione si desidera ritornare alla finestra Selezionare il periodo di ricerca premere il pulsante.

11 Cancellazione Timbrature Questa scelta permette di accedere alla maschera Cancellazione Timbrature Presenze per la visualizzazione e l eventuale cancellazione delle timbrature importate. Ad esempio, eventuali timbrature inserite erroneamente, in seguito ad impostazioni non corrette del tracciato di importazione o ad inserimenti manuali, potranno essere cancellate e quindi non visualizzate più in Cartellino. Attenzione: la cancellazione della timbrature è definitiva. La maschera Cancellazione Timbrature Presenze si compone di una sezione di filtro e una tabella, dove sono visibili tutte le timbrature dell azienda in cui è stato effettuato l accesso, in base ai filtri applicati. L unica eccezione riguarda le timbrature effettuate con badge non correttamente associato al dipendente. Queste ultime vengono visualizzate nella maschera per qualsiasi azienda si effettui l accesso. L etichetta dei campi di filtro assume un colore diverso in base all attivazione o meno degli stessi: Rosso se il campo di filtro è utilizzato; Bianco se il campo di filtro non è utilizzato. Di default risultano impostati i campi di filtro relativi al periodo e allo stato delle timbrature, come visualizzato di seguito e per i filtri che riportano un nome abbreviato è possibile visualizzare la descrizione completa posizionandosi con il mouse sopra gli stessi. Quindi nella tabella sono riportate in ordine per anno, mese, giorno, ora, matricola le timbrature non ancora inserite in Cartellino (campo Ins valorizzato a zero) relative al mese in corso. Utilizzando i campi di filtro è possibile ricercare le timbrature che si vogliono verificare o cancellare, in modo da ridurre il numero dei record. Nel caso il numero dei record sia elevato è comunque possibile utilizzare la barra di scorrimento presente nella pagina, che permette di mantenere bloccate la sezione di filtro e l intestazione della tabella, in modo da avere sempre come riferimento i dati impostati come filtro e per i quali si stanno visualizzando le timbrature.

12 Quando si accede alla pagina e ad ogni nuova ricerca effettuata, la procedura effettua un controllo sul numero di timbrature in base ai filtri impostati, nel caso il risultato superi il limite impostato (circa record) viene visualizzato il seguente messaggio: Dopo aver impostato nuovamente i filtri, è sufficiente cliccare sul pulsante OK per attivare la ricerca e verrà effettuato un ulteriore controllo sul numero delle timbrature. Nel caso si tratti di un numero comunque troppo elevato viene visualizzato il seguente messaggio e al termine della ricerca verrà riportato solo il numero di timbrature indicato nel messaggio (circa ). Se dopo aver cliccato il pulsante OK, i tempi di visualizzazione delle timbrature si prolungano viene visualizzata la seguente immagine di Attesa Timb.estratte: non appena la ricerca è conclusa. che, viene sostituita dalla dicitura Viene quindi riportato il numero totale di record estratti. Cliccando sul pulsante Svuota viene effettuata sia una pulizia dei campi filtro precedentemente impostati, sia una nuova ricerca in base alle date di inizio e fine mese impostate nei campi Data timb. Infatti i campi Data timb. Da e Data timb. A vengono sempre reimpostati al mese in corso. Il risultato della ricerca visualizzato nella tabella, può essere esportato in formato.csv, cliccando sul relativo pulsante presente nella barra a fine maschera. Sezione Filtri: Vi sono due diverse tipologie di campi filtro, a digitazione e selezione, entrambe permettono l inserimento di un solo valore per effettuare la ricerca. Badge: permette di digitare il numero di badge per il quale si vogliono visualizzare le timbrature. E possibile omettere gli zeri, il TAB da tastiera o il posizionamento in un altro campo permettono l inserimento automatico degli zeri a completamento; Dipendente: permette di filtrare i dipendenti digitando direttamente le iniziali del cognome, fino all inserimento completo dello stesso. Se nel campo si inserisce una lettera, nella lista che riporta i risultati

13 del filtro vengono visualizzati tutti i cognomi che contengono tale lettera, effettuando invece uno spazio da tastiera viene riportato nella lista l elenco di tutti i dipendenti. Vengono riportati Cognome Nome e Matricola dei dipendenti che risultano in forza nel mese relativo al periodo impostato. Data Timb.: I campi Da A sono compilati di default con la data di inizio e di fine del mese in corso oppure del mese e dell anno impostati nella maschera Gestione Base Imposta Periodo. Il periodo massimo che si può impostare è un mese e la compilazione del campo A avviene in automatico, in base alla compilazione del campo Da, semplicemente spostandosi dal campo; Verso: permette la selezione del verso delle timbrature da ricercare oppure la selezione della scelta * per filtrare tutte le timbrature che in tale campo risultano avere un valore diverso dagli standard E Entrata U Uscita ; Caus.: permette di digitare il codice del Tasto Causale così come configurato in TabelleCausali o CDC2Associazioni e sui terminali fisici, in modo da ricercare tutte le timbrature effettuate con lo stesso; Timb.: permette di digitare il valore orario della timbratura hhmm; Term.: viene visualizzato un menu a tendina che riporta tutti i codici terminali così come configurati in TabelleTerminali. E quindi possibile selezionare il terminale sul quale sono state effettuate le timbrature che devono essere verificate/cancellate. Anche in questo caso si ha la possibilità di selezionare la scelta * che permette di filtrare tutte le timbrature che in tale campo risultano avere un codice diverso da quelli configurati; Imp.: è possibile digitare il codice impianto relativo alle timbrature che si vogliono filtrare, si ricorda che è possibile visualizzare 4 tipologie di impianto: nnnn (codice numerico assegnato in fase di attivazione dell archivio) se si tratta di timbrature effettuate da Terminale; VIRT se si tratta di timbrature inserite manualmente da applicativo da Gestione BaseCarica timbrature ; virt se si tratta di timbrature inserite da PDO Visualizza e Gestione tramite il flag virt ; 0000 se si tratta di timbrature importate tramite File, oppure inserite da Gestione BaseSanatoria Timbrature. Mio Badge: permette di ricercare timbrature effettuate su Terminale Mio, il numero del MioBadge qui digitato corrisponde infatti al numero impostato da Tabelle Terminali nel campo IdMio_Badge dei terminali configurati; Ins.: il campo Inserita permette di filtrare le timbrature in base all inserimento o meno nel menu Cartellino : 1 la timbratura è inserita in Cartellino sia nella sezione Reali che Timbr e permette l elaborazione della giornata; 1 la timbratura non è inserita in Cartellino. NB: Ins. = 0, oltre ad identificare situazioni di mancato inserimento nel menu Cartellino per errate/omesse configurazioni (tasto causale, mancata creazione del cartellino) può identificare :

14 o o o timbrature virtuali inserite in PDO, dopo aver effettuato l import da CDC2Timbrature da PDO, prima che sia effettuato l import da Gestione BaseImportazione Timbr ; timbrature inserite da Gestione BaseCarica Timbrature prima che sia effettuato l import da Gestione BaseImportazione Timbr ; timbrature inserite da Gestione Base->Sanatoria Timbrature prima che sia effettuato l import da Gestione BaseImportazione Timbr. Ins. = 2 identifica timbrature effettuate con badge non correttamente associato; Ins. = 3 identifica timbrature effettuate su terminale di tipo Solo CDC quindi non inserite in cartellino. Esempio di Timbrature con badge non assegnato correttamente a dipendente: Ins.CDC: il campo Inserita CDC permette di verificare se la timbratura risulta essere inserita anche in CDC2Normalizza : 001 la timbratura è inserita in Normalizza ; 001 la timbratura non è inserita in Normalizza. Data modifica: in questo campo viene riportata la data di importazione delle timbrature. Tenere presente che in caso dal menù Cartellino si effettui un Crea Mese con flag Sovrascrivi Timbrature la data viene modificata per le timbrature interessate. Questo campo permette di filtrare tutte le timbrature con Data modifica alla data inserita. Cancellazione Timbrature di Presenza La cancellazione delle timbrature può essere effettuata cliccando sul pulsante visualizzato alla fine di ogni record. Cancella Timbratura In automatico il relativo record viene selezionato e viene visualizzato un messaggio di Attenzione che ricorda l importanza dell operazione che si sta per compiere e un messaggio di Conferma. Se si desidera procedere con la cancellazione cliccare OK sia nel primo che nel secondo messaggio.

15 In caso contrario nel secondo messaggio cliccare su Annulla. Per cancellare più timbrature, non necessariamente consecutive è sufficiente cliccare sul flag presente ad inizio record in modo da selezionare le timbrature di interesse. Per eliminare le timbrature selezionate è necessario cliccare sul pulsante Cancella Timbratura di uno dei record selezionati. In caso di selezione multipla delle timbrature il secondo messaggio visualizzato riporta il numero totale delle timbrature che verranno cancellate. Se risulta necessario cancellare tutte le timbrature filtrate è possibile spuntare il flag presente nell intestazione della seconda colonna, per ottenere in automatico la selezione di tutti i record presenti nella griglia. In seguito se si clicca su uno dei pulsanti Cancella Timbratura è possibile cancellare tutti i record selezionati. NB: nel caso si clicchi sul pulsante Cancella Timbratura relativo ad un record non selezionato, la procedura in automatico considera tale record come da eliminare e lo seleziona, riportando quindi nel messaggio il tot timbrature selezionate:

16 NB: la cancellazione produce effetti solo nel menù Cartellino e le timbrature cancellate non possono più essere recuperate tramite Import. Se le timbrature risultavano già inserite in Cartellino e quindi presenti nel Dettaglio Cartellino, dopo la cancellazione si hanno i seguenti effetti: lo stato della giornata non viene modificato; le timbrature rimangono visibili solo nella sezione Timbr e Arrot e nella sezione Dettaglio Elaborazione. Vengono quindi cancellate dalla sezione Reali. Esempio: Timbrature presenti per il badge nel giorno 10/09/2014, già inserite in Cartellino: Se la giornata del 10/09/2014 in cartellino risulta elaborata, con stato C, dopo la cancellazione delle due timbrature, il Dettaglio Cartellino riporta la seguente situazione:

17 Nel caso le timbrature fossero state effettuate su un tipoterminale = misti e vi fosse la necessità di intervenire anche nel modulo CDC2, la cancellazione deve avvenire manualmente nelle rispettive maschere, oppure utilizzando le procedure di Reset previste da applicativo. NB: per utilizzare questa funzionalità è necessario avere una versione del browser Internet Explorer maggiore o uguale alla 10.x. Se si utilizzano sistemi operativi più datati come XP, 2003, Vista, dove in certi casi l aggiornamento alla versione minima (IE 10) non è previsto, si consiglia di utilizzare un altro browser (Firefox o Chrome). Se si utilizza Internet Explorer 10.x per il corretto funzionamento della maschera è necessario che siano presenti le seguenti impostazioni per Modalità browser e Modalità documento. E possibile verificarle utilizzando da tastiera il tasto F12, verrà visualizzata una barra a fondo pagina dove, se si clicca sulle relative voci sarà possibile effettuare le corrette impostazioni.