GOpenCare Piemonte (CAMPAGNA VACCINALE )

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1 GOpenCare Piemonte (CAMPAGNA VACCINALE ) Manuale Utente Ruolo: EROGATORE Redatto: Ing.Daniele Balducci

2 INTRODUZIONE 1 PRIMO ACCESSO CAMPAGNA VACCINALE Primo Accesso 1.2 Esprimi consenso alla campagna 2 ORDINA VACCINI 2.1 Ordina vaccini su richiesta del medico MMG/PLS 2.2 Consultazione ordini effettuati 3 GESTIONE DDT VACCINI 3.1 Consultazione e Conferma DDT vaccini 4 EROGA VACCINI 4.1 Selezione vaccini erogabili 4.2 Eroga vaccini al medico MMG/PLS 5 GESTIONE VACCINI 5.1 Consultazione erogazioni vaccini 5.2 Annullamento di un'erogazione 5.3 Inserimento di un reso in fase di annullamento erogazione 5.4 Inserimento di un reso attraverso Gestione Resi 6 ASSISTENZA 6.1 Primo Livello 6.2 Secondo Livello 6.3 Download del manuale

3 INTRODUZIONE Facendo seguito alla circolare n.233 dell'11 ottobre 2016 sono stati approvati i termini di collaborazione delle farmacie piemontesi alla campagna di vaccinazione antinfluenzale Le procedure di approvvigionamento e distribuzione dei vaccini avverranno tramite la piattaforma GOpenCare++. Le nuove funzionalità dovranno essere attivate dalla farmacia esprimendo il consenso al progetto di sensibilizzazione alla vaccinazione in collaborazione con i medici MMG/PLS delle tredici Asl della regione Piemonte. La campagna vaccinale avrà ufficialmente inizio il 7 novembre A partire dal 3 novembre sarà possibile esprimere il consenso per lo sblocco delle funzionalità di GOpenCare che saranno utilizzabili dal 7 novembre in poi. Attraverso la piattaforma sarà possibile: Ricercare i medici MMG/PLS che richiedono dosi di vaccini Ordinare i vaccini presso i grossisti accreditati della filiera Distribuire le dosi ai medici MMG/PLS Consultare ordini ed erogazioni della farmacia effettuate ai medici Durante la campagna sarà possibile distribuire esclusivamente 4 tipologie di vaccino. Ciascuna categoria contiene un confezionamento monodose ed uno decadose. Di seguito vengono riportati i vaccini ordinabili in ambito della campagna : CATEGORIA 1 Vaccino antinfluenzale inattivato sub-virionico tipo split o subunità: INFLUVAC S*1SIR 0,5ML MINSAN INFLUVAC S*10SIR 0,5ML MINSAN CATEGORIA 2 Vaccino antinfluenzale inattivato adiuvato con MF59: FLUAD*1SIR 0,5ML+AGO MINSAN FLUAD*10SIR 0,5ML+AGO MINSAN CATEGORIA 3 Vaccino antinfluenzale intradermico dosaggio 15 microgrammi: INTANZA*1SIR 0,1ML 15MCG MINSAN INTANZA*10SIR 0,1ML 15MCG16-17 MINSAN CATEGORIA 4 Vaccino antinfluenzale split tetravalente: FLUARIX TETRA*1SIR 0,5ML MINSAN

4 FLUARIX TETRA*10SIR 0,5ML16-17 MINSAN I medici MMG/PLS si rivolgeranno direttamente alla farmacia per la prenotazione ed il successivo ritiro delle dosi di volta in volta in base alle sedute vaccinali programmate. Sarà cura del medico e della farmacia inserire ordini commisurati alla corretta gestione, mantenimento e conservazione delle dosi di vaccino richieste. I MMG/PLS potranno richiedere esclusivamente le tipologie di vaccino utilizzate nella rispettiva ASL. La scelta dei vaccini da ordinare verrà assistita da GOpenCare in base alla lista dei vaccini concessi ad ogni Asl come riportato nella tabella seguente: Campagna di vaccinazione influenzale ASL Influvac S Fluad Intanza Fluarix tetra monodose decadose monodose decadose monodose decadose monodose decadose TO1 no si no no no no si si TO2 no si no no no no si no TO3 si no no no no no no no TO4 si si no no no no no no TO5 no si no no no no si no VC si no no no no no si si BI no si no no no no si no NO si si si no si no si no VCO no si no no si no no si CN1 no si no no si no no no CN2 no si no no si no si no AT no si no no si no si no AL no si no no no no no no Dopo ogni consegna il medico dovrà apporre la propria firma per ricevuta sul modulo di erogazione generato automaticamente da GOpenCare che la farmacia sarà tenuta a conservare. Al momento della dispensazione dei prodotti, la farmacia dovrà inserire il codice del lotto dei prodotti che si stanno erogando. Tale procedura sarà assistita da GOpenCare il quale suggerirà i valori dei lotti (comunicati dai grossisti in fase di distribuzione). In caso di incongruenza la farmacia dovrà modificare il valore del lotto con il codice riportato sulla confezione.

5 1. PRIMO ACCESSO AL SISTEMA 1.1 Primo Accesso A partire dal 3 Novembre 2016 la farmacia avrà la possibilità di esprimere il consenso alla partecipazione della campagna vaccinale della Regione Piemonte. Le funzionalità attivate saranno comunque messe in stand-by fino al 7 novembre, giorno effettivo di inizio della campagna antinfluenzale. Dal 3 novembre la home page di GopenCare conterrà le indicazioni necessarie ad esprimere il consenso attraverso la maschera delle Impostazioni. Il menu sarà popolato di 3 nuovi bottoni ('ORDINA VACCINI', 'EROGA VACCINI' e 'GESTIONE VACCINI'). In figura 1 viene raffigurata la nuova Home di GopenCare a partire dal 3 novembre. Fig. 1 Home di GopenCare con campagna attiva e funzionalità disabilitate

6 Cliccando sul bottone in verde la farmacia viene automaticamente indirizzata nella maschera delle Impostazioni dove sarà possibile esprimere il consenso. Fig. 2 Maschera delle impostazioni con campagna attiva 1.2 Esprimi consenso alla campagna Al click del bottone in verde si aprirà una sotto-maschera con le istruzioni per il consenso. Selezionando il flag e cliccando su 'CONFERMA' la farmacia abiliterà le nuove funzionalità di ordinazione e distribuzione dei vaccini. In figura 3 viene illustrata l'informativa e il consenso alla campagna.

7 Fig. 3 Conferma campagna Una volta confermato il consenso, il sistema effettuerà automaticamente il logout. Al successivo accesso la farmacia avrà a disposizione i nuovi bottoni della campagna correttamente utilizzabili. N.B. Se la farmacia esprime il consenso prima del 7 novembre le funzionalità saranno comunque attivate solo a partire dal 7 novembre. Fig. 4 Funzionalità Vaccini correttamente attivate

8 2 ORDINA VACCINI 2.1 Ordina Vaccini su richiesta del medico MMG/PLS Cliccando sul bottone 'ORDINA VACCINI' è possibile ordinare dosi di vaccini presso i grossisti della filiera in base alle richieste del medico giunto in farmacia. Per effettuare l'ordine al grossista selezionato è obbligatorio specificare il medico richiedente che può essere ricercato specificando un valore tra codice regionale del medico, cognome, nome o codice fiscale Fig.5 Maschera di inserimento nuovo ordine Fig.6 Ricerca medico per cognome

9 Fig.7 Ricerca per codice regionale del medico Una volta selezionato il medico per cui si vuole effettuare l'ordine, verranno visualizzate una serie di informazioni associate al MMG/PLS che aiuteranno la farmacia ad inserire ordini congrui e commisurati alle effettive potenzialità del medico in ambito della campagna antinfluenzale. GOpenCare renderà selezionabili e quindi ordinabili i soli vaccini ammessi dalla Asl di appartenenza del medico così da evitare eventuali errori in fase di scelta del tipo di vaccino. Nella tabella in alto a destra della fig. 8 verrà proposto invece un riepilogo associato al MMG/PLS con il dettaglio di quanti vaccini sono stati ordinati e ritirati fino a quel momento. Il dettaglio di consegna può essere messo a confronto con il potenziale vaccinabile del medico che è rappresentato dal numero di assistiti a rischio più il numero di assistiti over 65. N.B. Queste informazioni aiutano sia il medico che il farmacista ad una corretta commisurazione degli ordini. ESEMPIO: a fronte di un potenziale vaccinabile di 50 assistiti non è propriamente corretto che il medico richieda e la farmacia inserisca un ordine di 100 dosi. Su espressa richiesta non vi sono blocchi o limitazioni di quantità in fase di ordine ma si invita la farmacia a inserire ordini commisurati al POTENZIALE VACCINABILE e anche alla corretta modalità di conservazione al fine di garantire una corretta CONSERVAZIONE delle dosi sia in farmacia che presso l'ambulatorio del medico. E' consentita alla farmacia la possibilità di inserire un recapito telefonico del medico da associare all'ordine (facoltativo). Se il numero di telefono del medico selezionato è stato già inserito all'interno del sistema, da qualche altra farmacia, questo verrà precaricato e visualizzato automaticamente dopo la selezione. La farmacia può autonomamente decidere se modificarlo o lasciarlo invariato.

10 Fig. 8 Medico selezionato Per aggiungere i vaccini al carrello basta selezionare un prodotto dalla lista dei vaccini ammessi, valorizzare la quantità in base alla richiesta del medico e cliccare su 'AGGIUNGI'. Fig. 9 Inserimento prodotti in carrello

11 Cliccando su 'CONFERMA' vengono interrogate le giacenze dei grossisti in base ai prodotti e le relative quantità inserite. In figura 10 viene riportato il messaggio di errore in caso di giacenza non sufficiente presso il grossista. Fig. 10 Mancanza di disponibilità dei prodotti presso il grossista Se al click di 'CONFERMA' la disponibilità è soddisfatta si può procedere con l'inserimento dell'ordine. Fig. 11 Conferma Ordine

12 Fig. 12 Ordine inserito e consultabile nella tabella degli ordini 2.2 Consultazione Ordini Nella tabella sottostante il form di inserimento dell'ordine è possibile consultare gli ordini inseriti dalla farmacia con il dettaglio dei prodotti e del medico richiedente. E' possibile filtrare per data e per stato dell'ordine. Fig.13 Consultazione Ordini

13 3 GESTIONE DDT VACCINI 3.1 Consultazione e Conferma DDT Vaccini Una volta che l'ordine è preso in carico e confermato dal grossista la farmacia può visualizzare il ddt associato nella medesima maschera 'GESTIONE DDT' utilizzata per la consultazione dei ddt dei prodotti per diabetici. E' possibile identificare le due differenti tipologie di ddt utilizzando il filtro 'TIPO TRASPORTO' così come raffigurato nella Figura 14. La procedura di conferma del Ddt è analoga a quella già utilizzata per i prodotti per diabetici. N.B. Dal momento che i vaccini non sono previsti come conservabili all'interno del ministock della farmacia al momento della conferma non verrà movimentata alcuna giacenza. La conferma del ddt serve esclusivamente per modificare lo stato dell'ordine associato da 'CONFERMATO' ad 'EVASO'. Fig. 14 Consultazione e Conferma DDT Vaccini

14 4 EROGA VACCINI 4.1 Seleziona Vaccini Erogabili Cliccando dal menu principale 'EROGA VACCINI' viene visualizzata una tabella contenente gli ordini per cui è possibile inserire erogazioni e dispensare i prodotti al medico. N.B. Ogni erogazione può essere eseguita esclusivamente al medico per cui era stato inserito l'ordine. Cliccando su 'PROSEGUI' si accede al carrello per l'erogazione dei prodotti dell'ordine selezionato e la relativa dispensazione al medico associato. N.B. Un ordine può essere erogabile anche se non si trova nello stato 'EVASO' Dal momento che i vaccini non sono presenti nel ministock e la conferma del DDT non deve quindi movimentare alcuna giacenza, è possibile erogare un ordine anche quando non si trovi nell'ultimo stato del percorso (Evaso). Esempio 1: La farmacia riceve i prodotti ma a causa di problemi di comunicazione tra GOpenCare ed il grossista o a causa di mancata emissione bolla da parte del grossista il ddt non risulta presente all'interno della piattaforma. L'ordine si trova nello stato 'NON CONFERMATO' ma è possibile proseguire ugualmente. Il sistema provvederà automaticamente a cambiare lo stato dell'ordine dopo l'erogazione. Esempio 2: La farmacia ha ricevuto i prodotti e il ddt è correttamente visualizzabile all'interno di GOpenCare ma si sta provando ad erogare senza aver confermato il DDT. E' possibile proseguire ugualmente e il sistema cambierà automaticamente lo stato del DDT e dell'ordine dopo l'erogazione. LA GESTIONE SENZA BLOCCHI(stato ordine/presenza ddt) SULL'EROGAZIONE PERMETTE DI RIDURRE I CASI DI STALLO ALL'INTERNO DEL SISTEMA ED AGEVOLA NOTEVOLMENTE LA FARMACIA. E' STATO POSSIBILE OPERARE COME DESCRITTO IN QUANTO PER I VACCINI NON RISULTA NECESSARIA ALCUNA MOVIMENTAZIONE DI GIACENZA ALL'INTERNO DELLA FARMACIA IN FASE DI CONFERMA DEI DDT. Una volta che tutti i prodotti dell'ordine sono stati erogati, lo stato dellordine passa ad 'EROGATO' e non risulterà più visualizzabile e selezionabile all'interno della tabella in figura 15. Un ordine può essere erogato in più consegne distinte. In tal caso resta nello stato 'PARZIALMENTE EROGATO' fino a quando tutti i prodotti non saranno ritirati. Fintanto che un ordine è 'PARZIALMENTE EROGATO' è selezionabile dalla tabella ed è possibile visualizzare le relative erogazioni inserite precedentemente con il bottone di dettaglio 'VISUALIZZA EROGAZIONI'.

15 Fig. 15 Scelta dell'ordine da erogare 4.2 Eroga Vaccini al medico MMG/PLS Dopo aver cliccato su 'PROSEGUI' si accede al carrello di erogazione dove vengono visualizzati i singoli vaccini che possono essere erogati ed aggiunti al carrello. Per ogni prodotto dispensabile all'interno del riquadro azzurro di Fig. 16 vengono visualizzate: - la quantità ordinata (proveniente dai quantitativi dell'ordine e del ddt) - la quantità rimanente erogabile - la quantità erogata fino a quel momento - le eventuali quantità rese. Per aggiungere un prodotto al carrello si devono selezionare OBBLIGATORIAMENTE il codice lotto (uno tra quelli proposti dal sistema oppure cliccando su ALTRO un codice lotto inserito manualmente qualora il valore letto sulla confezione non sia presente tra quelli proposti) e la quantità ( che non può superare la quantità rimanente erogabile del singolo prodotto). Una volta popolato il carrello con i prodotti che si vogliono dispensare al medico cliccando su 'PROSEGUI' è possibile procedere alla conferma. Se alcuni parametri non sono stati inseriti oppure impostati in modo corretto il sistema blocca ed avvisa sulle modifiche da effettuare per procedere.

16 Fig. 16 Carrello con vaccini erogabili

17 Fig. 17 Carrello popolato correttamente Prima di confermare viene effettuato un riepilogo dell'erogazione. Fig. 18 Riepilogo di erogazione prima dell'inserimento In caso di procedura andata a buon fine, si viene informati del fatto che l'erogazione è stata inserita con successo e si potrà procedere quindi alla stampa del movimento che dovrà essere OBBLIGATORIAMENTE firmata dal medico a cui si stanno consegnando le dosi di vaccini. Fig. 19 Erogazione Completata

18 Fig. 20 Stampa dell'erogazione

19 5 GESTIONE VACCINI 5.1 Consultazione Erogazioni vaccini Cliccando sul bottone 'GESTIONE VACCINI' è possibile consultare tutte le erogazioni inserite dalla farmacia con il dettaglio dei prodotti e del medico ritirante. All'interno della maschera di consultazione sono previsti i filtri di ricerca delle erogazioni per data di inserimento, medico, Asl del medico e stato dell'erogazione. Per ogni erogazione è possibile ristampare il movimento e procedere all'annullamento. Fig.21 Maschera di gestione Vaccini

20 5.2 Annullamento di un'erogazione Cliccando su è possibile procedere all'annullamento dell'erogazione. L'annullamento comporta il ripristino dello stato dell'ordine (da 'EROGATO' a 'PARZIALMENTE EROGATO' o 'EVASO'). Fig. 22 Annullamento dell'erogazione Al click di 'ANNULLA EROGAZIONE' viene richiesto di specificare la motivazione dell'annullamento. Nel caso di prodotti vendibili, una volta confermato l'annullamento, i quantitativi annullati torneranno ad essere erogabili per il medico (l'ordine torna selezionabile). Fig. 23 I prodotti sono vendibili e le quantità tornano erogabili per il medico

21 5.3 Inserimento di un reso in fase di annullamento erogazione Se un'erogazione deve essere annullata a causa di prodotti rotti, scaduti o non conformi, il sistema permette l'inserimento automatico di un reso appena prima della conferma di annullamento. In questo caso il reso può essere fatto ESCLUSIVAMENTE al grossista che aveva consegnato quei prodotti (GOpenCare preselezionerà il grossista in base all'ordine associato all'erogazione che si sta annullando). Fig. 24 Selezione di prodotti non vendibili Fig. 25 Inserimento quantità da rendere e conferma del reso

22 Dopo aver confermato è possibile stampare il classico ddt di reso. Fig. 26 Stampa del reso appena inserito 5.3 Inserimento di un reso attraverso Gestione Resi Cliccando su 'GESTIONE RESI' è possibile inserire un reso manuale con la stessa procedura che viene utilizzata per rendere i prodotti per diabetici. Fig. 27 Maschera di inserimento e consultazione resi

23 Per aggiungere un nuovo reso si deve specificare il grossista destinatario, inserire i prodotti da rendere con le rispettive quantità ed indicare una causale di reso. Al termine della procedura si può stampare un ddt di reso in formato PDF. Fig. 28 Inserimento reso manuale Fig. 29 ddt di reso

24 6 ASSISTENZA 6.1 Primo Livello Per assistenza di primo livello contattare le sedi delle associazioni ATF di riferimento. 6.2 Secondo Livello Per assistenza di secondo livello inviare una mail alla casella 6.3 Download Manuale Il manuale sarà scaricabile nella maschera delle Impostazioni e verrà integrato come sezione aggiuntiva all'interno del manuale già esistente per i prodotti per diabetici.