Migliorare le performance negoziali d acquisto

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1 Migliorare le performance negoziali d acquisto IWIN lo strumento web-intranet per sviluppare il knowledge management negoziale Relatore Francesco Calì Azienda: Valeoin

2 Indice: migliorare le performance negoziali 1. Criticità del processo negoziale d acquisto 2. Il Processo Negoziale d acquisto 3. Migliorare le performance negoziali d acquisto 4. IWIN lo strumento web-intranet per sviluppare il knowledge management negoziale 5. Sintesi: come migliorare le performance negoziali

3 Criticità del processo negoziale d acquisto Il miglioramento delle performance d acquisto, è il risultato di negoziazioni efficaci: la preparazione tecnica della negoziazione è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi di riduzione del Costo Totale d Acquisto (TCO), di miglioramento del servizio e della qualità della fornitura. Criticità dei buyer nel processo negoziale: NEGOZIARE CON PROFITTO 1. Fornitori sempre più competenti e molto preparati con l obiettivo di massimizzare il proprio margine aziendale, 2. Disponibilità di tempo per una corretta preparazione 3. Disponibilità immediata dei dati utili e necessari per la trattativa 4. Definizione di una strategia negoziale 5. Preparazione tecnica

4 Criticità del processo negoziale d acquisto Criticità sul Processo Negoziale 1. Esiste una strategia negoziale nei confronti dei fornitori? 2. Come I buyer si preparano alla trattativa? 3. Come I buyer definiscono gli obiettivi e la tattica negoziale? 4. Come viene condotta la trattativa con il fornitore? 5. I buyer riescono a trovare soluzioni ed alternative che soddisfano le parti (Win-Win)? 6. I buyer riescono a individuare innovazioni negoziali (creatività) che spiazzano il fornitore? 7. Le negoziazioni sono consuntivate? Esiste un report negoziale che va al di là del puro aspetto economico? 8. Riusciamo a capitalizzare la storia negoziale con il fornitore? 9. Come manteniamo e gestiamo il knowledge negoziale all interno dell azienda?

5 Il processo negoziale d acquisto Il processo negoziale: dalla strategia di Categoria alla capitalizzazione delle esperienze negoziali Strategia Definire la strategia di Categoria Merceologica (Il Category Plan) Tattica Preparare tecnicamente la negoziazione (La Scheda Trattativa) Gestione Gestire la trattativa (Tecniche di comunicazione) Definire la strategia sui Fornitori (Marketing d Acq. e Matrice di segmentazione) Definire la tattica negoziale (La strategia della Scacchiera) Analisi dei risultati (Reporting negoziale) La negoziazione è il momento in cui si deve tradurre in risultati gli obiettivi definiti nella stesura delle strategie e nella definizione delle azioni all interno di ogni singola Famiglia Merceologica. È quindi un momento fondamentale che deve essere preparato con cura. Non sempre si arriva alla trattativa preparati con una strategia, con delle tattiche negoziali e con una definizione degli obiettivi per tutti i parametri negoziali. La trattativa non è solo il momento in cui ci si incontra con il fornitore, ma è un processo che parte dalla definizione della strategia all interno della famiglia merceologica.

6 Migliorare le performance negoziali d acquisto Obiettivo: migliorare l efficacia negoziale Per migliorare le performance vanno gestite le 3 fasi del processo negoziale:

7 Migliorare le performance negoziali d acquisto IWIN permette di ottenere un processo negoziale altamente efficace assicurando un miglioramento nelle performance e risultati in termini di Costo Totale d Acquisto (TCO), in particolare: 1. Definisce la Strategia Negoziale di Categoria Merceologica e per Fornitore 2. Assicura un metodo negoziale omogeneo e standard per tutti i buyer 3. Migliora la Qualità di preparazione negoziale e gestione della negoziazione 4. Gestisce il deployment degli obiettivi ai singoli Buyer (Piano Negoziale) ed il relativo avanzamento delle attività e risultati 5. Governa le performance di acquisto in modo integrato e tempestivo attraverso Reporting Negoziali (Saving&Loss, TCO, Analisi causa-effetto LOSS, ) per Divisioni, Categorie Merceologiche, Fornitore, Buyer 6. Capitalizza il Knowledge negoziale e il Knowledge Sharing negoziale (Lessons Learned) 7. Accelera la crescita delle competenze negoziali e di efficacia dell azione dei buyers 8. Riduce drasticamente il tempo per le attività operative legate alla preparazione della negoziazione a favore delle attività a valore aggiunto (definizione degli obiettivi, della strategia e tattica negoziale.

8 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Principali Funzionalità Il sistema è Multilingue e Modulare

9 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: la Scheda Trattativa Scheda Trattativa: la preparazione tecnica alla trattativa è fondamentale per garantire un efficacia negoziale. Obiettivo è attrezzarsi tecnicamente per raggiungere gli obiettivi prefissati: Valutando lo Stato attuale dei fornitori Definendo per ogni parametro negoziale il Target e le relative priorità Impostando la tattica negoziale attraverso la Strategia della Scacchiera

10 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: la Strategia della Scacchiera Strategia della Scacchiera: permette, una volta definiti i parametri negoziali e i relativi target, di definire il miglior iter negoziale; definendo la strategia e la tattica negoziale. Prepararsi ad affrontare la negoziazione significa: scegliere i parametri da negoziare stabilire gli obiettivi stabilire la tattica negoziale sui parametri oggetto della negoziazione attraverso la definizione delle priorita', delle "monete di scambio", delle concessioni e dei "negoziati civetta" studiare la psicologia del fornitore prepararsi ad essere convincenti nell esposizione delle argomentazioni e nella gestione delle obiezioni da parte del fornitore

11 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: tracking Saving & Loss Scheda Saving&Loss : consuntivare le trattative, calcolare il Cost Saving e il Cost Avoidance, analizzare i risultati, calcolare i KPI economici, dare tracciabilità (tracking negoziale) anche per il Knowledge Sharing

12 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: il report economico Report Economico Il Report Evidenzia, con viste di analisi differenti e con trend mensile, progressivo,, i risultati economici relativi ai seguenti indicatori: 1. Per Articoli/Servizi Ripetitivi: SAVING&LOSS su anno precedente ed annno corrente 2. Per i Articoli/Servizi Non Ripetitivi: Il Costo EVITATO 3. Valore e % Bonus ottenuti 4. Saving di Progetto su orizzonte annuale

13 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: Il Report T.C.O. (Costi Totali d Acquisto) Report Economico T.C.O. TOTALE: L'approccio TCO è basato sulla considerazione che il costo totale di processo dipende non solo dai costi di acquisto, ma anche da tutti quei costi che intervengono durante l'intero processo di approvvigionamento.il Report misura 2 tipologie di extra cost sostenute per l acquisto del prodotto/servizio: i costi contrattuali e i costi di non performance che sono sintetizzati in un indice, il Supplier Performance Index (SPI). Con possibilità di un Report Economico T.C.O. per FORNITORE

14 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: Il Report negoziale Report Negoziale: Il Report negoziale oltre a analizzare i risultati dei KPI economici (Saving&Loss, Costo Evitato, TCO) permette di valutare il miglioramento degli altri parametri negoziali

15 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: Analisi Causa-Effetto dei saving&loss e piano di miglioramento Analisi Causa-Effetto dei Saving&Loss: L analisi delle motivazioni di incremento Costi e la relativa assegnazione della Causa (Motivo) permette di definire in logica ABC (peso prioritario) le Cause di maggior determinazione dei Loss. Il piano di miglioramento e di riduzione preventiva delle cause è definito in relazione alle cause maggiori di generazione dei Loss

16 IWIN : lo strumento web intranet per migliorare le performance negoziali Esempi di strumenti: La Storia negoziale del fornitore e capitalizzazione delle Best Practices Knowledge Sharing & Management Gli obiettivi sono: 1. Alimentare il sistema di Knowledge Management: in automatico dalle schede trattative e Schede Saving&Loss e con il contributo dei singoli Buyer (Format Lesson Learned negoziale) 2. Trasferire e condividere esperienze, best practices e lessons learned (Knowledge Sharing) 3. Capitalizzazione e Gestione delle esperienze negoziali (Knowledge Management) : Singolo Fornitore: conoscere la Storia Negoziale e i risultati ottenuti Trasversale ai Fornitori: modalità di ricerca ed accessibilità delle Esperienze Negoziali : clusterizzazione, indicizzazione, contenuti gestiti,

17 Sintesi: come migliorare le performance negoziali Il miglioramento delle performance d acquisto, è il risultato di negoziazioni efficaci, i punti focali per negoziare con profitto sono 1. Definire la strategia negoziale di Categoria Merceologica e nei confronti del Fornitore: category plan, matrice segmentazione dei fornitori 2. Preparare tecnicamente la negoziazione: scheda trattativa 3. Definire la tattica negoziale: strategia della scacchiera, batna, zopa, 4. Gestire la trattativa: atteggiamenti, comportamenti, comunicazione 5. Capitalizzare le esperienze: lessons learned (best and worst practices)

18 Contatti: Ing. Francesco Calì Managing Director E: M: