MANUALE UTENTE. TeamPortal Documenti da Gestionali

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1 MANUALE UTENTE

2 INTRODUZIONE... 3 ACLA E ACLE... 4 FUNZIONI DISPONIBILI... 5 Menu del modulo... 5 Cronologia e Novità... 6 Novità... 6 Cronologia... 7 Consultazione / Manutenzione documenti Gestione viste Preferenze Statistiche Consultazione / Manutenzione Fascicoli Gestione tabella tipi documenti Ricerca e Manutenzione Inserimento manuale Inserimento automatico Permessi Documenti Notifiche Documenti Permessi Fascicoli Notifiche Fascicoli Configurazione Utilizzo licenze INTEGRAZIONE CON QLIKVIEW QlikView in modalità Client QlikView in modalità Server Manuale utente 2

3 Introduzione L applicazione rende accessibili tramite l ambiente gli elaborati (stampe, PDF..) prodotti dagli applicativi GECOM/GAMMA, dando la possibilità di configurare le regole di accesso/visibilità dei documenti a seconda della tipologia di utente che accede al modulo stesso. L alimentazione dell archivio con tali file avviene sia in modo manuale, funzione accessibile da utenti con caratteristiche di amministratori, che in modo automatico dagli applicativi stessi che producono i documenti trattati. Manuale utente 3

4 ACLA e ACLE Per rispondere all obbiettivo legato alla gestione delle regole di accesso alle funzioni disponibili, nel modulo si applicano le regole di ACLA. Per rispondere all obbiettivo legato alla gestione delle regole di visibilità dei documenti pubblicati si applicano ai documenti stessi le regole di ACLE. I documenti pubblicati sono organizzati per azienda/anno/mese nella relativa tabella del DataBase che viene implementata per tenere traccia di tutti i documenti pubblicati. L inserimento dei documenti può essere eseguito in modo manuale o automatico. L inserimento manuale permette, tramite un apposita form, di eseguire l upload del file definendo tutte le caratteristiche che lo contraddistinguono, comprese le regole di visibilità del documento stesso (ACLE). L inserimento automatico può essere avviato tramite un apposita form. La parte client di alimentazione è realizzata dagli applicativi GECOM/GAMMA. Per quanto concerne le regole di visibilità dei documenti, mentre nel caso del caricamento manuale è l utente stesso che può definirle, nel caricamento automatico si fa uso di regole predefinite che sono associate ai documenti in base alla loro tipologia. Le regole predefinite sono impostabili tramite apposito modulo di amministrazione. Per ogni documento, oltre alle informazioni di appartenenza/raggruppamento, sono inserite anche informazioni aggiuntive descrizione, note in modo da poter realizzare delle funzioni di ricerca basate anche su queste. IMPORTANTE Il modulo richiede che le ACLE a livello di portale siano impostate con criterio minimo Azienda. Manuale utente 4

5 Funzioni disponibili Vengono descritte di seguito le funzioni disponibili nel modulo. Le diverse funzioni sono accessibili per mezzo dell apposita voce di menu presente nella sezione delle Applicazioni. Menu del modulo Le varie scelte saranno soggette alle ACLA e di conseguenza saranno visibili in base ai permessi dell utente che si è collegato. Tipicamente le scelte di configurazione saranno disponibili solo all amministratore. Novità (visualizzazione dei documenti inseriti ma non ancora visionati) Cronologia (visualizzazione degli ultimi documenti inseriti) Consultazione (visualizzazione dei documenti disponibili) Ricerca (funzione di ricerca in base a criteri ) Gestione viste (funzione di configurazione viste personalizzate per utente) Viste (configurazione viste per utente) Preferenze (configurazione dei parametri di visualizzazione) Statistiche Fascicoli - Consultazione Fascicoli - Manutenzione Gestione - Inserimento Manuale Gestione - Inserimento Automatico Gestione - Manutenzione Gestione - Tipi documenti Gestione - Permessi documenti (definizione delle ACLE di default per il caricamento dei documenti) Gestione - Notifiche documenti (definizione dei set per le notifiche di inserimento dei documenti sia per la modalità manuale che quella automatica ) Gestione - Permessi Fascicoli (definizione delle ACLE di default per il caricamento dei fascicoli) Gestione - Notifiche Fascicoli (definizione dei set per le notifiche di inserimento dei fascicoli sia per la modalità manuale che quella automatica ) Amministrazione Configurazione Amministrazione Utilizzo licenze Informazioni Guida Manuale utente 5

6 Figura 1 - Menu Cronologia e Novità Le maschere di Cronologia e Novità sono praticamente identiche e anche le funzionalità sono analoghe, Quello che cambia sono i documenti visualizzati. In tali sezioni. Novità La funzione Novità permette di visualizzare i documenti pubblicati ma non ancora consultati dall utente (vedi Figura 2). Nell intestazione sono presenti le opzioni per suddividere i contenuti per: nessuno, mostra i contenuti in una unica tabella; tipo documento, mostra tante tabelle quante sono i tipi di documenti disponibili (di default ordinate alfabeticamente per tipo). Ogni tabella conterrà i contenuti di un determinato tipo; archivio/db, mostra tante tabelle quanti sono gli archivi disponibili (di default ordinate alfabeticamente per archivio). Ogni tabella conterrà i contenuti di un determinato archivio; e le opzioni per la ricerca: Mostra ultimi, permette di mostrare solamente: o gli ultimi n. contenuti o i contenuti degli ultimi n. giorni (secondo la data di pubblicazione) Manuale utente 6

7 o i contenuti degli ultimi n. mesi (secondo la data di pubblicazione) Da data a data, permette di mostrare solamente i contenuti la cui data di rilascio è compresa tra i limiti impostati. L impostazione del raggruppamento e l ordine di visualizzazione delle tabelle (se selezionato tipo documento o archivio/db) saranno quelle di default (raggruppamento per tipo e ordinamento alfabetico) o dipenderanno dai valori impostati a livello aziendale (Amministrazione/Layout cronologia) o utente (Preferenze/Layout cronologia). L impostazione iniziali del campo Mostra ultimi dipenderanno dai valori impostati a livello utente (Amministrazione/Configurazione). Le impostazioni a livello utente hanno priorità rispetto a quelle aziendali. La griglia mostra tutti i documenti disponibili in ordine cronologico, secondo la data di pubblicazione. Per ogni documento sono riportati la data di pubblicazione, una breve descrizione con un link di accesso alla consultazione/download In-Line, l azienda destinataria (solo nel caso venga gestita), un link a popup che visualizza i dettagli del documento, la data di emissione, l anno fiscale, il mese fiscale, il fascicolo di riferimento (solo nel caso che il documento appartenga ad un fascicolo) ed un link a popup che visualizza i dettagli delle visite da parte degli utenti. Per il significato delle icone nelle tabelle dei contenuti fare riferimento al capitolo di consultazione/ manutenzione documenti. I contenuti possono essere soggetti a permessi di consultazione (se abilitata l opzione Utilizza ACLE in Amministrazione/Configurazione) e quindi la visibilità degli stessi dipende dalle impostazioni effettuate in Amministrazione/Permessi. La tabella dei documenti mette a disposizione dell utente alcune semplici funzionalità. Tramite il tasto ZIP selezionando uno o più documenti è possibile comprimere i documenti scelti in un file.zip e scaricare tale file. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella. Il tasto Guida visualizza questo documento. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. Cronologia La funzione Cronologia permette di visualizzare gli ultimi documenti pubblicati (vedi Figura 2). Nell intestazione sono presenti le opzioni per suddividere i contenuti per: nessuno, mostra i contenuti in una unica tabella; tipo documento, mostra tante tabelle quante sono i tipi di documenti disponibili (di default ordinate alfabeticamente per tipo). Ogni tabella conterrà i contenuti di un determinato tipo; archivio/db, mostra tante tabelle quanti sono gli archivi disponibili (di default ordinate alfabeticamente per archivio). Ogni tabella conterrà i contenuti di un determinato archivio; e le opzioni per la ricerca: Mostra ultimi, permette di mostrare solamente: o gli ultimi n. contenuti o i contenuti degli ultimi n. giorni (secondo la data di pubblicazione) o i contenuti degli ultimi n. mesi (secondo la data di pubblicazione) Manuale utente 7

8 Da data a data, permette di mostrare solamente i contenuti la cui data di rilascio è compresa tra i limiti impostati. L impostazione del raggruppamento e l ordine di visualizzazione delle tabelle (se selezionato tipo documento o archivio/db) saranno quelle di default (raggruppamento per tipo e ordinamento alfabetico) o dipenderanno dai valori impostati a livello aziendale (Amministrazione/Layout cronologia) o utente (Preferenze/Layout cronologia). L impostazione iniziali del campo Mostra ultimi dipenderanno dai valori impostati a livello utente (Amministrazione/Configurazione). Le impostazioni a livello utente hanno priorità rispetto a quelle aziendali. La griglia mostra tutti i documenti disponibili in ordine cronologico, secondo la data di pubblicazione. Per ogni documento sono riportati la data di pubblicazione, una breve descrizione con un link di accesso alla consultazione/download In-Line, l azienda destinataria (solo nel caso venga gestita), un link a popup che visualizza i dettagli del documento, la data di emissione, l anno fiscale, il mese fiscale, il fascicolo di riferimento (solo nel caso che il documento appartenga ad un fascicolo) ed un link a popup che visualizza i dettagli delle visite da parte degli utenti. Per il significato delle icone nelle tabelle dei contenuti fare riferimento al capitolo di consultazione/ manutenzione documenti. I contenuti possono essere soggetti a permessi di consultazione (se abilitata l opzione Utilizza ACLE in Amministrazione/Configurazione) e quindi la visibilità degli stessi dipende dalle impostazioni effettuate in Amministrazione/Permessi. La tabella dei documenti mette a disposizione dell utente alcune semplici funzionalità. Tramite il tasto ZIP selezionando uno o più documenti è possibile comprimere i documenti scelti in un file.zip e scaricare tale file. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella. Il tasto Guida visualizza questo documento. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. Manuale utente 8

9 Figura 2 - Cronologia documenti Manuale utente 9

10 Consultazione / Manutenzione documenti La funzione di consultazione visualizza due sezioni (Frame) nella parte di sinistra viene visualizzato il Tree che rappresenta i raggruppamenti dei documenti e nella sezione di destra è mostrata una tabella con l elenco dei documenti presenti nel nodo selezionato nell albero di sinistra ( vedi esempio seguente). Nel caso si gestisca l Azienda destinataria nella sezione di destra apparirà come primo dato proprio il nome dell Azienda destinataria. Figura 3 - Consultazione documenti Nella sezione del Tree è possibile selezionare il tipo di visualizzazione e, se l utente ne ha i permessi, l azienda di lavoro. Di default sono sempre presenti le seguenti viste: 1. Anno fiscale/ START / Mese fiscale 2. Anno fiscale / Tipo documento 3. Elaborati / Tipo documento E se si gestisce l Azienda di destinazione: 4. Anno / Tipo documento / Azienda Proprietaria 5. Anno / Azienda Proprietaria / Tipo documento La ricerca dei documenti viene sempre eseguita per azienda. E inoltre possibile per l utente definire proprie viste elencando i campi desiderati in un apposita sezione del programma (vedi Gestione viste). IMPORTANTE Se alcuni campi della vista selezionata risultano campi nulli la ricerca potrebbe non dare nessun risultato. In questo caso è opportuno scegliere una vista differente, crearne una nuova o usare la funzione ricerca. Manuale utente 10

11 Nella sezione di destra appare una griglia con elencati i documenti trovati. Si tenga presente che se dalla ricerca si ottiene un numero molto grande di documenti il programma potrebbe chiedere di definire dei criteri di ricerca più restrittivi, nella fattispecie di selezionare un altra vista o crearne una nuova. Nella tabella vengono riportati i documenti trovati, e per ogni documento vengono riportati: Azienda destinataria (solo nel caso venga gestita) Descrizione del documento Tipo documento Data creazione Anno fiscale Mese fiscale Data pubblicazione Dimensione (in Kbyte) Fascicolo Viste (consultazioni/download totali) La tabella dei documenti mette a disposizione dell utente alcune semplici funzionalità. Tramite il tasto ZIP selezionando uno o più documenti è possibile comprimere i documenti scelti in un file.zip e scaricare tale file. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella utilizzando i criteri della vista selezionata. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. Cliccando sulla descrizione del documento il documento viene aperto a video (tale funzione è utilizzabile solo se installato un software in grado di aprire il tipo di file associato). L icona nella seconda colonna della tabella permette di effettuare il download del documento. L icona nella terza colonna della tabella permette di aprire una finestra dove viene riportato il dettaglio delle informazioni legate al documento (vedi immagini seguenti). L icona nell ultima colonna, se presente indica che il documento fa parte di un fascicolo e se cliccata permette di visualizzare il fascicolo in questione. Il controllo Ordina per permette di ordinare i risultati in base al criterio selezionato. Il controllo Filtra per permette di filtrare i risultati in base al criterio selezionato e al testo inserito nel campo adiacente. L icona L icona permette di visualizzare una versione stampabile della griglia. permette di esportare i risultati su file di diverso formato (PDF, CSV, ) La stessa tabella viene visualizzata come risultato della ricerca in fase di Manutenzione. In questo caso sono disponibili i seguente tasti: Cancella che permette l eliminazione di un documento. Permessi che consente di modificare i permessi per il documento selezionato. Manuale utente 11

12 Rimuovi da fascicolo che permette di slegare un documento da un fascicolo di cui fa parte. Allega a fascicolo che permette di allegare un documento ad un fascicolo esistente. Figura 4 - Finestra informazioni documento Figura 5 - Finestra informazioni documento se gestita Azienda Destinataria Manuale utente 12

13 La voce Visto indica il totale di visualizzazioni e download del documento. Cliccando il numero visualizzato o l immagine vicina si apre una finestra con il dettaglio delle visualizzazioni che riporta per ogni utente il totale di visualizzazioni e download e le date di prima e ultima visualizzazione e download. Figura 6 - Dettaglio visualizzazioni/download Documento Manuale utente 13

14 Gestione viste Oltre alle viste preimpostate da programma è possibile definire delle viste personalizzate per utente. Per creare una vista bisogna cliccare il tasto Nuovo nella prima schermata o inserire un Codice interno non utilizzato. Nella schermata successiva bisogna dare un nome alla vista e inserire i campi per i quali si vuole parametrizzare la vista nell ordine di priorità desiderato (massimo 6 livelli). Inserendo il codice di una vista esistente è anche possibile eseguire delle modifiche o cancellare la vista scelta. Figura 7 Gestione Viste Preferenze Permette di impostare i parametri di default di visualizzazione dei documenti nelle pagine di Cronologia e Novità (vedi le sezioni di Cronologia e Novità). Figura 8 - Preferenze Manuale utente 14

15 Statistiche La funzione di statistiche visualizza due sezioni (Frame). Nella parte di sinistra viene visualizzato il Tree che rappresenta i raggruppamenti dei documenti (Viste) e nella sezione di destra sono mostrati i grafici relativi a tali documenti, a seconda del nodo selezionato nell albero di sinistra. Nella sezione del Tree è possibile selezionare il tipo di visualizzazione e, se l utente ne ha i permessi, l azienda di lavoro. Di default sono sempre presenti le seguenti viste: 1. Anno fiscale / Mese fiscale 2. Anno fiscale / Tipo documento / Mese fiscale 3. Archivio-Db / Tipo documento / Data Pubb. E se si gestisce l Azienda di destinazione: 4. Anno fiscale / Tipo documento / Azienda Proprietaria 5. Anno fiscale / Azienda Proprietaria / Tipo documento La ricerca dei documenti viene sempre eseguita per azienda. E inoltre possibile per l utente definire proprie viste elencando i campi desiderati in un apposita sezione del programma (vedi Gestione viste). Nella sezione di destra appaiono i grafici che sintetizzano le visualizzazioni o i download dei documenti da parte degli utenti. Si tenga presente che se dalla ricerca si ottiene un numero molto grande di documenti il programma potrebbe chiedere di definire dei criteri di ricerca più restrittivi, nella fattispecie di selezionare un altra vista o crearne una nuova. E possibile scegliere 2 tipi di grafici: Dettaglio: permette di visualizzare le statistiche dettagliate per il singolo nodo tramite un grafico a barre; Globale: permette di visualizzare le statistiche generali, sempre riferite al nodo selezionato, tramite un grafico a torta; IMPORTANTE Il tree si espande solo fino al penultimo livello rappresentato dalla vista scelta. L ultimo livello è rappresentato sotto-forma di grafico dettagliato nella sezione di destra. Manuale utente 15

16 ESEMPIO Selezionando la vista Anno fiscale / Tipo documento / Mese fiscale, è possibile espandere l albero solo fino al Tipo Documento. Una volta selezionato nella sezione di destra posso visualizzare le visite dettagliate per singolo mese, riferite a quel tipo di documento, per l anno fiscale di riferimento. Figura 9 - Statistiche dettagliate con albero di selezione viste Manuale utente 16

17 Figura 10 - Statistiche globali Consultazione / Manutenzione Fascicoli L applicazione ha lo scopo di fornire uno strumento di consultazione delle pratiche e di tutti i documenti associati. La stessa applicazione può essere utilizzata sia da applicativo Lexteam che da OPRP, le maschere differiscono per alcuni campi (è possibile trovare campi in più o in meno e terminologia diversa in base all applicativo di cui fa parte la pratica). Le pratiche vengono importate tramite apposito strumento di importazione guidato da un xml di controllo che deve essere opportunamente creato dall applicativo (vedi Importazione Automatica). I documenti che fanno parte di una pratica possono essere importati con strumento automatico, guidato da xml di controllo oppure possono essere inseriti manualmente (vedi Inserimento Manuale). La funzione di consultazione visualizza due sezioni (Frame), nella parte di sinistra viene visualizzato il Tree che rappresenta i raggruppamenti dei fascicoli suddivisi per anno di pubblicazione, nella sezione di destra viene mostrata una maschera di descrizione del fascicolo selezionato. Il tasto Documenti permette di accedere alla Consultazione dei documenti allegati al fascicolo. Il tasto Aggiorna ricarica la tabella utilizzando i criteri della vista selezionata. Il tasto Chiudi permette di uscire dalla funzione. In corrispondenza delle anagrafiche è sempre presente l icona dell anagrafica in oggetto. che permette di visualizzare tutti i dati Manuale utente 17

18 Figura 11 - Consultazione Fascicoli La maschera che descrive il fascicolo presenta in testa i dati principali del fascicolo. Nella parte sotto è suddivisa in tre schede. La sezione Generale riporta di dati generali del fascicolo. La sezione Sequenze o Scadenze (il nome varia a seconda dell applicativo che gestisce il fascicolo) riporta, nella parte in alto, una griglia dove vengono elencate le Sequenze di dettaglio o Scadenze che fanno parte del fascicolo. Selezionando una riga nella parte in basso vengono riportati tutti i dati relativi alla Sequenza o Scadenza selezionata. Nell ultima colonna della griglia appare l icona se ci sono documenti allegati alla Sequenza o Scadenza relativa. Cliccando l immagine si apre una finestra con la griglia di Consultazione documenti relativa ai documenti in questione (vedi Consultazione documenti). Allo stesso modo si può consultare i documenti selezionando il pulsante Documentazione allegata che appare nella parte sotto la griglia quando viene selezionata una riga di dettaglio alla quale sono associati dei documenti. L icona L icona posta sopra la griglia permette di visualizzare una versione stampabile della griglia. posta sopra la griglia permette di esportare i risultati su file di diverso formato (PDF, CSV, ) La sezione Persone riferimento riporta appunto l elenco di tutte le persone di riferimento del fascicolo in esame riportandone nome, cognome, descrizione e permettendo tramite l apposita icona di aprire una finestra in sovraimpressione con tutti i dati dell anagrafica in oggetto. La stessa maschera viene visualizzata nella sezione di Manutenzione dei fascicoli. In questo caso sono disponibili i seguente tasti: Elimina fascicolo che permette di cancellare il fascicolo senza eliminare la documentazione allegata. Manuale utente 18

19 Elimina tutto che permette di cancellare il fascicolo e tutti i documenti allegati. Permessi che permette di modificare i permessi del fascicolo in oggetto. Le funzionalità sopra descritte sono utilizzabili solo dagli utenti che possiedono gli appositi permessi di operatività. Quando si è in Manutenzione di un fascicolo e si accede alla documentazione allegata si va in Manutenzione dei documenti. IMPORTANTE Quando si accede alla documentazione allegata ad un fascicolo vengono visualizzati solo i documenti per cui l utente ha permessi di Consultazione, pertanto a fronte della segnalazione di esistenza di documenti allegati ad un fascicolo, ci si potrebbe trovare nella situazione di non poter vedere alcun documento. Manuale utente 19

20 Gestione tabella tipi documenti La funzione permette di inserire manualmente i tipi di documenti, normalmente questa tabella sarà popolata dal caricamento automatico dei dati. Inserendo il codice di un tipo documento esistente è anche possibile eseguire delle modifiche o cancellare il tipo documento scelto. Figura 12 Gestione Tipi Documenti Ricerca e Manutenzione La funzioni di ricerca e manutenzione visualizzano una maschera in cui compaiono tutti i campi disponibili. In questo modo è possibile definire i criteri di ricerca che si preferisce (Data upload, Nome documento, Tipo documento, Descrizione ecc..). Una volta eseguita la ricerca il programma mostra una seconda finestra che riporta una tabella con l elenco dei documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati. Tale visualizzazione, nel caso di ricerca, è la stessa disponibile per il modulo di Consultazione e mette a disposizione le stesse funzionalità (vedi Consultazione). Anche in fase di manutenzione viene visualizzata la stessa finestra, ma in questo caso sono disponibili le funzionalità di cancellazione dei documenti e di modifica dei permessi. Manuale utente 20

21 Figura 13 - Ricerca Figura 14 - Risultato della ricerca Manuale utente 21

22 Inserimento manuale La funzione permette di inserire un nuovo documento (upload), in modo manuale. La finestra presenta due schede o tre se gestita Azienda Destinataria, nella prima è possibile inserire i riferimenti del documento, nella seconda i dati di provenienza del documento, nella terza una serie di Dati Aggiuntivi. Gli unici campi obbligatori sono START, Tipo documento, Descrizione e ovviamente va selezionato il documento da caricare. Selezionando un Fascicolo e/o una Scadenza/Sequenza si può far sì che il documento inserito andrà a far parte del fascicolo e/o scadenza/sequenza indicati. In fase di caricamento è anche possibile selezionare per il documento i relativi permessi che lo caratterizzano. I permessi possono essere inseriti manualmente scegliendo la voce Impostazione Manuale oppure possono essere scelti da una lista di set di permessi precedentemente caricati in un apposita sezione del programma (vedi Permessi e Notifiche). Se i permessi non vengono impostati saranno prese le impostazioni di default del portale. Inoltre è anche possibile inviare notifica dell inserimento del documento in base ad un set di notifiche precedentemente impostato (vedi Permessi e Notifiche) Figura 15 Riferimenti Documento Manuale utente 22

23 Figura 16 Dati Riferimento Provenienza Figura 17 Dati Aggiuntivi Manuale utente 23

24 Inserimento automatico La funzione di Inserimento Automatico permette di inserire, eliminare, aggiornare documenti e fascicoli in modo automatico elaborando i file inviati dagli applicativi gestionali GECOM/GAMMA. Gestisce inoltre l inserimento dei tipi documento. Le informazioni (azienda/data/filiale ) relative al documento sono riportate in un file XML. Il pannello, oltre a permettere l elaborazione dei file importati dall esterno tramite il pulsante Esegui, permette di inserire in Attività pianificate la procedura in modo che venga ripetuta regolarmente (pulsante Pianifica attività ). I file di log generati dalla funzione (sd_import2tp.log e sd_fascicolo.log) possono essere consultati/eliminati sia nella sezione dei Log del che nella stessa schermata di Inserimento automatico. Figura 18 Inserimento Automatico Manuale utente 24

25 Permessi Documenti Per assegnare in modo automatico i permessi ai vari documenti è possibile predefinire delle regole permessi. Tali regole potranno poi essere utilizzate in fase di inserimento manuale di un documento (vedi Inserimento manuale documenti) o in fase di inserimento automatico (vedi Inserimento automatico documenti) dove i documenti inseriti rispecchino i criteri della regola definita. La regola permessi da associare sarà individuata secondo l ordine di priorità riportato nella tabella seguente (la X indica che il criterio deve corrispondere): CRITERI Priorità Azienda Archivio/db Tipo documento Filiale Sede 1 X X X X X 2 X X X X 3 X X X X 4 X X X 5 X X X X 6 X X X 7 X X X 8 X X 9 X X X X 10 X X X 11 X X X 12 X X 13 X X X 14 X X 15 X X 16 X Per creare un set di permessi bisogna cliccare il tasto Nuovo nella prima schermata o inserire un Codice interno non utilizzato. Nella schermata successiva si possono indicare i campi di corrispondenza per l applicazione dei permessi. Una volta salvata la regola permessi, nella finestra è possibile definire le regole ACLE. Inserendo il codice di un regola permessi esistente è anche possibile eseguire delle modifiche o cancellarla. Manuale utente 25

26 Figura 19 Permessi Documenti Inoltre sono disponibili le seguenti funzionalità per gestire le Opzioni per Importazione automatica: L opzione Sostituisci fa sì che, in fase di importazione automatica di documenti, eventuali permessi (acle) definiti nel documento vengano sostituiti da quelli della regola permessi. L opzione Aggiungi fa sì che, in fase di importazione automatica di documenti, eventuali permessi (acle) definiti nel documento vengano sommati da quelli della regola permessi. L opzione Sostituisci proprietario fa sì che ad un documento che soddisfi i criteri impostati nella regola permessi che si sta creando venga assegnato come proprietario quello definito come proprietario della regola permessi stessa, invece che l utente supervisor come avverrebbe normalmente. IMPORTANTE Quando viene creato un nuova regola permessi non è possibile scegliere l opzione Aggiungi perché l ACLE associata viene creata di tipo Privata e con questo tipo di ACLE non è possibile selezionare Aggiungi. Pertanto è necessario creare la regola permessi scegliendo l opzione Sostituisci poi cambiare la tipologia di ACLE (aziendale, multiaziendale) e dopo modificare l opzione scegliendo Aggiungi. Il pulsante Verifica duplicati presente nella prima schermata crea un file di log (sd_check_default.txt) in cui vengono riportati i gruppi di regole duplicate con il dettaglio di codice e descrizione, anomalia che potrebbe verificarsi se si è aggiornato direttamente da una delle prime versioni di Teamportal. Manuale utente 26

27 Figura 20 Impostazione permessi Figura 21 Modifica ACLE Manuale utente 27

28 Figura 22 Creazione ACLE Manuale utente 28

29 Notifiche Documenti Similmente a quanto detto riguardo ai Permessi per i documenti (vedi Permessi Documenti), è possibile definire una regola notifiche per i nuovi documenti inseriti. La regola notifiche da associare sarà individuata secondo l ordine di priorità riportato nella tabella seguente (la X indica che il criterio deve corrispondere): CRITERI Priorità Azienda Archivio/db Tipo documento Filiale Sede 1 X X X X X 2 X X X X 3 X X X X 4 X X X 5 X X X X 6 X X X 7 X X X 8 X X 9 X X X X 10 X X X 11 X X X 12 X X 13 X X X 14 X X 15 X X 16 X Manuale utente 29

30 Per creare una regola notifiche bisogna cliccare il tasto Nuovo nella prima schermata o inserire un Codice interno non utilizzato. Nella schermata successiva appaiono tre schede. Figura 23 - Notifiche Documenti Nella scheda Notifiche è possibile selezionare il tipo di notifica abilitata scegliendo tra , sms e messaggi interni. E inoltre possibile inserire un indirizzo da utilizzare come mittente per le notifiche. Figura 24 Notifiche Manuale utente 30

31 Nella scheda Utenti notifiche è possibile inserire gli utenti ai quali si vuole inviare le notifiche e per ognuno di essi è possibile definire i tipi di notifica da utilizzare. Figura 25 Utenti notifiche Nella scheda Template notifiche si può personalizzare il messaggio che verrà utilizzato per notificare l inserimento di un nuovo documento. Si tenga presente che possono essere utilizzate delle parole chiave che verranno sostituite con i dati del documento. Le parole chiave disponibili sono le seguenti: $TIPODOC = tipo di documento $SUBTIPODOC = sottotipo di documento $SEDE = sede $FILIALE = filiale $DESC = descrizione del documento $NOTE = note relative al documento $CODFISC = codice fiscale $PIVA = partita iva $MENS = mensilità $ANNOFISC = anno fiscale $MESEFISC = mese fiscale $GIORFISC = giorno fiscale $DATACREA = data creazione $NUMDOC = numero documento $AZIENDA = azienda $DATAPUB = data di pubblicazione Manuale utente 31

32 Figura 26 - Template notifiche Permessi Fascicoli Analogamente a quanto succede per i documenti anche per i fascicoli è possibile predefinire delle regole permessi per assegnare in modo automatico i permessi in fase di inserimento. La regola permessi da associare sarà individuata secondo l ordine di priorità riportato nella tabella seguente (la X indica che il criterio deve corrispondere): Criteri Priorità Azienda Archivio/db Tipo fascicolo 1 X X X 2 X X 3 X X 4 X La funzionalità opera in maniera analoga a quella dei documenti (vedi Permessi Documenti). In questo caso per la corrispondenza si avranno a disposizione i campi che definiscono un fascicolo. Manuale utente 32

33 Figura 27 Permessi Fascicoli Manuale utente 33

34 Notifiche Fascicoli Analogamente a quanto succede per i documenti anche per i fascicoli è possibile predefinire delle regole notifiche per i nuovi documenti inseriti. La funzionalità opera in maniera analoga a quella dei documenti (vedi Notifiche Documenti). In questo caso per la corrispondenza si avranno a disposizione i campi che definiscono un fascicolo. La regola notifiche da associare sarà individuata secondo l ordine di priorità riportato nella tabella seguente (la X indica che il criterio deve corrispondere): Criteri Priorità Azienda Archivio/db Tipo fascicolo 1 X X X 2 X X 3 X X 4 X Figura 28 - Notifiche Fascicoli Le parole chiave disponibili per le notifiche fascicoli sono le seguenti: $DESC = descrizione fascicolo $TIPOFAS = tipo fascicolo $DATACREA = data creazione fascicolo Manuale utente 34

35 Configurazione La voce di Amministrazione Configurazione permette di definire dei default per gestire l importazione automatica dei documenti (vedi Inserimento automatico documenti). Figura 29 - Configurazione Figura 30 Configurazione Manuale utente 35

36 Figura 31 Configurazione Figura 32 Configurazione Manuale utente 36

37 Figura 33 Configurazione Nella scheda Generale ed è possibile impostare la seguente opzione: ü Numero massimo documenti visualizzabili definisce il numero massimo di documenti che possono essere visualizzati nella griglia di consultazione. Se viene superato questo valore il programma avverte che i risultati sono troppi e che è necessario utilizzare un filtro di ricerca più dettagliato. Nella scheda Permessi documenti è possibile configurare la Generazione automatica Permessi Applicazione (ACLA) di consultazione per: ü tutti gli utenti dell'azienda se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) a tutti gli utenti dell azienda ü tutti gli utenti del Gruppo Aziendale "supervisors" se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) a tutti gli utenti del Gruppo Aziendale supervisors (Gruppo Aziendale di sistema) ü l'utente "supervisor" se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, vengano automaticamente permesse le funzionalità di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) all utente supervisor dell azienda ü nessuno se settata fa sì che, in fase di importazione automatica dei documenti, non vengano impostate ACLA di consultazione (Consultazione, Ricerca Gestione Viste) Le ACLA di consultazione possono essere impostate sia per l azienda proprietaria del documento che, se presente la licenza 5014, per l azienda destinataria. Nella scheda Notifiche documenti è possibile definire dei template per le notifiche analogamente a quanto succede nella finestra di Notifiche documenti (vedi Gestione Notifiche Documenti). La scheda Permessi fascicoli è analoga alla scheda Permessi documenti e la scheda Notifiche fascicoli è analoga alla scheda Notifiche documenti. Manuale utente 37

38 Utilizzo licenze La funzionalità di Amministrazione di Utilizzo Licenze permette di verificare le informazioni relative alle licenze 5012 e Nello schema in alto si può immediatamente verificare quante sono le licenze disponibili e quanto sono quelle utilizzate per ogni tipo. Grazie al bottone Dettagli è poi possibile verificare il dettaglio della Aziende proprietarie (per la licenza 5012) e delle Aziende destinatarie (per la licenza 5014) e per ognuna di esse il numero di documenti pubblicati. Figura 34 Utilizzo Licenze Manuale utente 38

39 Integrazione con QlikView gestisce l integrazione con ambiente QlikView in due modalità, Client e Server. QlikView in modalità Client Se è installato il client di QlikView l integrazione in avviene automaticamente. Cliccando un documento nella tabella di Ricerca o Consultazione (vedi capitoli corrispondenti) se il file è di tipo QlikView (.qvw) viene aperto con l applicazione associata come avviene, ad esempio, con un file di Word. QlikView in modalità Server Se QlikView è installato in modalità server per poterlo utilizzare per aprire file dalla tabella di Ricerca o Consultazione si devono eseguire le seguenti operazioni. 1. Installare il Plugin di QlikView 2. Configurare il portale all utilizzo di QlikView inserendo in Amministrazione -> Server -> Configurazione QlikView i dati relativi per l uso di QlikView, ovvero l IP del server QlikView e il nome della risorsa come inserita nel Panello di Controllo del server QlikView (il path della risorsa configurata in Qlikview sarà quello del filestorage del portale nel caso in cui il portale sia installato su server windows o della risorsa SAMBA che punta al filestorage nel caso in cui il portale sia installato su server Linux/Unix come spiegato di seguito) Figura 35 - Pannello di Controllo Server QlikView Manuale utente 39

40 Figura 36 Configurazione QlikView in 3. Nel caso in cui il portale risieda su macchina Windows il server QlikView deve essere installato sulla stessa macchina e nel Pannello di Controllo Server QlikView si deve creare una risorsa che punta al filestorage del portale. Nel caso invece in cui il portale sia installato su server Linux/Unix si deve configurare una risorsa SAMBA che deve puntare al filestorage del portale, essere Readonly e di tipo Public. Tale risorsa deve essere inserita nella configurazione del Pannello di Controllo Server QlikView. Esempio entrata smb.conf: [Qlikview] comment = File ServiziDocumentali path = /projects/portale/ /ambiente/filestorage guest ok = yes oplocks = yes level2 oplocks = yes read only = yes browseable = no Figura 37 QlikView in Manuale utente 40