Il ruolo della Fattura elettronica nei processi della Pubblica Amministrazione

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1 Il ruolo della Fattura elettronica nei processi della Pubblica Amministrazione RELATORE: GILBERTO RICCI presidente di SOGEI S.p.A. Roma, novembre 2007

2 Profilo di Sogei : 30 anni di sviluppi a supporto dell Amministrazione Finanziaria 2

3 Innovazione tecnologica dal Nasce SOGEI per gestire in modo automatizzato le attività di controllo delle dichiarazioni e di monitoraggio del prelievo fiscale Razionalizzazione e automazione dell Anagrafe Tributaria Convenzione di concessione novennale per la costruzione del sistema fiscale Il MEF acquista SOGEI Stipula del contratto di servizi quadro tra il DPF e SOGEI (*) * Durata Da oltre trenta anni Sogei è una realtà imprenditoriale dedicata allo sviluppo delle soluzioni ICT per il Sistema fiscale nazionale: attraverso le proprie risorse, il patrimonio di competenze acquisite, i servizi erogati, le soluzioni innovative sviluppate, ha favorito il conseguimento di risultati che portano il Sistema fiscale italiano al livello dei più alti standard europei in termini di tecnologia, capacità di servizio, efficienza operativa Dal luglio 2002 il capitale della Società è interamente posseduto dal Ministero dell Economia e delle Finanze, rafforzando così il ruolo strategico della Società quale partner tecnologico dell Amministrazione finanziaria ed ente strumentale preposto all ICT del Sistema fiscale 3

4 Contesto operativo Sogei e i principali dati 2006 Rapporti extra MEF 100% Azionista MEF MEF Presidente La struttura organizzativa Area istituzionale e di governance DPF DPF Contratto di Servizi Quadro SOGEI SOGEI Amministratore Delegato e Direttore Generale Area di indirizzo e controllo Contratti operativi pluriennali contenenti i piani tecnici di automazione Contratti Esecutivi DATI BILANCIO 2006 Agenzie Fiscali Fiscali e Altri Altri Centri Centri DIPENDENTI: FATTURATO: 316 MIO UTILE 18,7 MIO Area Presidio Mercati e Progetti Area Soluzioni Area Infrastrutture ed Esercizio 4

5 I principali servizi erogati all Amministrazione finanziaria DPF Entrate Dogane Territorio e Demanio Monopoli Sistemi statistici economicofinanziari Modelli di simulazione e previsione impatto misure fiscali Strumenti di supporto al processo tributario Servizi telematici contribuente Gestione tributi Sistema unificato riscossione Soluzioni di Intelligence per controllo e verifica fiscale Servizi telematici operatori commerciali Strumenti automatici gestione dichiarazioni Strumenti lotta alla contraffazione Supporto attività laboratori chimici Servizi telematici catasto Conservatorie e cartografia Banca dati osservatorio mercato immobiliare Sistema gestione beni demaniali e beni confiscati Gestione funzioni statali in materia di giochi, scommesse e concorsi: Totalizzatori Giochi New Slot Sale Bingo Gestione comparto tabacchi Conduzione servizi di base e infrastruttura (hardware, postazioni di lavoro, reti ) Servizi informativi multi-canale a cittadini e imprese (Internet e Call Center) Supporto al funzionamento dell intera organizzazione dell Amministrazione Finanziaria (processi gestionali, ) 5

6 La rete degli utenti e le dimensioni del servizio CONTRIBUENTI 40 milioni di persone fisiche 1,9 milioni di società (di persone e di capitali) 5,5 milioni di contribuenti IVA DICHIARAZIONI E VERSAMENTI 32 milioni di dichiarazioni dei redditi, 3,5 milioni di comunicazioni dati IVA, 7 milioni di atti del Registro 90 milioni di pagamenti telematici PATRIMONIO IMMOBILIARE 54 milioni di unità immobiliari urbane, 82 milioni di particelle dei terreni 39 milioni di possessori di fabbricati, 26 milioni di possessori di terreni DOGANE 9 milioni di bollette (importazioni e esportazioni) 2,2 milioni di dichiarazioni 60 mila analisi di laboratorio e 400 mila documenti relativi alle accise GIOCHI oltre punti vendita totocalcio e totogol oltre concessionari per scommesse apparecchi con vincite in denaro collegati in rete circa apparecchi da intrattenimento censiti Intermediari 600 CAF 30 milioni Cittadini Bancad Italia Uffici Amministrazione SOGEI 5 milioni Partite IVA OperatoriDoganali 20 Regioni Comuni Altre banche dati INPS/INAIL Geometrie Architetti Notai 6

7 L infrastruttura tecnologica Sistema Centrale 4 Mainframes con una potenza elaborativa di 9600 Mips sistemi server Oltre 200 therabyte di memoria nelle infrastrutture SUN Librerie di backup con oltre 1 PetaByte di dati archiviati Oltre uffici periferici dell Amministrazione Finanziaria collegati in rete Sistemi periferici server utenti collegamenti LAN CED di Backup 1 Mainframe con una potenza elaborativa di MIPS 13 Therabyte di memoria 51 sistemi server 4 linee di collegamento da 1 GigaBit in alta disponibilità 7

8 ll sistema di fatturazione elettronica per la PA 8

9 Il contesto di riferimento Europeo Già da diversi anni la Commissione Europea ha esortato i paesi membri a dotarsi di sistemi elettronici di fatturazione che consentano una crescente trasparenza ed efficienza negli scambi; i dati raccolti nel 2006 danno un ulteriore dimensione del fenomeno e dei vantaggi che potrebbero derivare dall adozione della fattura elettronica negli scambi Business to Business (B2B) e Business to Government (B2G) Numero Numero di di fatture fatture annue annue all interno all interno dei dei paesi paesi UE UE Costo Costo medio medio per per la la gestione gestione manuale manuale di di una una fattura fattura Risparmio Risparmio di di costo costo ottenibile ottenibile attraverso attraverso il il processo processo elettronico elettronico Stima Stima conservativa conservativa del del risparmio risparmio complessivo complessivo per per l UE l UE oltre 20 mld euro 60-90% >100 mld euro Fonte: CNIPA-Bankitalia

10 Il contesto di riferimento Italiano Il mercato Italiano presenta volumi di fatture gestite elevatissimi pari a circa 2,8 miliardi di fatture l anno. In particolare la Pubblica Amministrazione gestisce volumi di fatture emesse (ciclo attivo) e ricevute (ciclo passivo) consistenti ed in continuo aumento, che comportano l innesco di un complesso flusso di attività di gestione. A titolo esemplificativo viene esposto il trend di crescita nel periodo delle fatture passive della sola Amministrazione Finanziaria e le relative attività operative necessarie per la gestione di tali fatture. Attività connesse Esempio: volumi annui fatture passive A.F. Anno Totale Totale Ricezione delle fatture Controllo, catalogazione e smistamento Riscontro con gli ordini, Inserimento e controllo dei dati nel data base contabile Classificazione e archiviazione, Approvazione controllo e riconciliazione dei pagamenti Inserimento dati dei pagamento nel database Gestione eventuali richieste di spiegazioni Invio copie e ricevute di pagamento Gestione errori di fatturazione 10

11 Il quadro normativo italiano Alla fine del 2006 è stato completato il quadro normativo e regolamentare che disciplina le caratteristiche della fattura elettronica (modalità di produzione, gestione, invio, conservazione ecc.). Questo contesto normativo finalmente definito e completo ha permesso al legislatore di prevedere nella bozza di legge finanziaria per il 2008 l obbligo per tutta la Pubblica Amministrazione di emettere e ricevere solo fatture elettroniche. 13/1/04 19/2/04 20/02/04 19/10/05 6/12/06 12/07 DPCM: regole tecniche per la formazione, trasmissione conservazione, duplicazione dei documenti informatici Delibera CNIPA n. 11/04 : regole per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico D.Lgs n. 52 prevede fattura elettronica ai fini IVA Circolare attuativa n.45/e dell Agenzia Entrate sulla fatturazione elettronica Circolare attuativa n. 36/E dell Agenzia Entrate sulla conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti La bozza di legge finanziaria per il 2008 obbliga la P.A. all utilizzo della fatturazione elettronica Il disegno di legge finanziaria imprimerebbe una svolta decisiva alla diffusione del sistema di fatturazione elettronica a livello nazionale con notevoli vantaggi per l Amministrazione 11

12 I possibili benefici I possibili benefici che deriverebbero dall utilizzo di un sistema di fatturazione elettronica sono dirompenti e travalicano i vantaggi puramente economici: Vantaggi Economici riduzione dei tempi, dei costi e delle risorse impiegati per la ricezione, registrazione, archiviazione delle fatture oltre che per la gestione documentale, per la ricerca e consultazione dei documenti. Vantaggi Logistici eliminazione degli spazi per la conservazione delle fatture cartacee eliminazione dei ritardi e disguidi legati all invio tradizionale delle fatture eliminazione dei costi postali Semplificazione dei processi collegamento ai sistemi di pagamento e di gestione delle fatture assoluta trasparenza del processo di fatturazione migliore gestione dei flussi di cassa 12

13 Analisi delle best-practices Europee Sistemi di fatturazione elettronica sono già stati realizzati in diverse realtà europee e possono fornire un utile esempio. L esempio della Danimarca Il sistema Danese costituisce oggi un modello di best practice a livello Europeo: a partire dal 1 Febbraio 2005 tutto il settore pubblico Danese (ministeri, strutture sanitarie, istituzioni scolastiche ecc.) accetta, per obbligo legislativo, solo fatture in formato elettronico. A seconda della propria capacità di investimento e dei volumi di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, i fornitori hanno la possibilità di scegliere la soluzione tecnologica più adatta per inviare la fattura elettronica attraverso i diversi canali: Read in beurau (intermediari dedicati ai piccoli operatori) Invoicing portal (portale della pubblica amministrazione con servizi di e-invoice) Electronic invoicing system (sistemi proprietari aderenti a specifici standard) A livello complessivo, il servizio è garantito da un unico sistema che garantisce l indirizzamento delle fatture alle diverse amministrazioni per il tramite di un codice univoco assegnato (una sorta di CAP virtuale). 13

14 La legge finanziaria 2008: gli obblighi previsti Il disegno di legge finanziaria impone l obbligatorietà della fattura elettronica analogamente a quanto già fatto da altri Paesi Europei (come Danimarca, Norvegia e Svezia), stabilendo in particolare che: L emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello stato. deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica secondo le modalità stabilite dal d.lgs 20/2/04 Le P.A. non potranno accettare fatture emesse in forma cartacea né procedere ad alcun pagamento sino all invio in forma elettronica La trasmissione delle fatture in forma elettronica avverrà attraverso il sistema di interscambio istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze e da questo gestito anche attraverso le proprie strutture societarie Entro il 31 Marzo 2008 il Ministro dell Economia e delle Finanze individuerà, tramite decreto, il gestore del sistema di interscambio e stabilirà la disciplina con cui sia gli operatori economici che le stesse Amministrazioni potranno utilizzare una rete di intermediari abilitati allo svolgimento delle attività informatiche 14

15 La legge finanziaria 2008: una risposta a molte criticità (1/2) La legge finanziaria 2008 imprimerebbe una svolta decisiva alla diffusione del sistema di fatturazione elettronica a livello nazionale dando una risposta ad alcune delle maggiori criticità del progetto quali: Coinvolgimento dei fornitori: la precedente normativa subordinava la fatturazione in modalità elettronica all accordo tra le parti. In tale contesto l adesione dei fornitori costituiva un problema cruciale per il successo del progetto: introducendo un obbligo normativo in finanziaria il legislatore ha garantito l adozione del sistema di fatturazione elettronica tra i fornitori della P.A., inducendo inoltre una successiva diffusione a cascata anche nei rapporti tra privati Creazione di uno standard condiviso e apertura agli intermediari: allo stato attuale esistono sul mercato diversi standard di fattura elettronica (regole tecniche di produzione del file strutturato della fattura); la finanziaria 2008 renderà necessaria la definizione di uno standard condiviso per tutta la P.A., che potrà costituire con ogni probabilità un riferimento comune per tutto il mercato. Inoltre, la creazione di una rete di intermediari abilitati allo svolgimento delle attività informatiche e che utilizzano uno standard comune potrà supportare anche i rapporti tra privati 15

16 La legge finanziaria 2008: una risposta a molte criticità (2/2) Integrazione del processo di fatturazione elettronica con processi contigui: la proposta in finanziaria attribuisce in capo al Ministero dell Economia e delle Finanze la responsabilità di gestire il sistema di interscambio delle fatture elettroniche da e verso la P.A.; in tal modo viene garantito un coordinamento complessivo del processo di fatturazione con altri processi contigui di rilevanza fiscale quali: trasmissione delle dichiarazioni, F24, invio elenchi clienti/fornitori ecc., consentendo l integrazione dei flussi informativi nell ottica di massimizzare l emersione della base imponibile. SOGEI quale partner tecnologico della pubblica Amministrazione finanziaria e gestore del sistema informativo della fiscalità possiede le competenze necessarie per supportare il MEF nel ruolo di gestore del sistema elettronico di fatturazione 16

17 Il disegno di legge finanziaria: la disciplina operativa Per la gestione operativa del processo di fatturazione elettronica il disegno di legge finanziaria rimanda al dlgs. 20/02/04 n. 52 che stabilisce in particolare che: la fattura elettronica dovrà essere prodotta, trasmessa e conservata sia dall emittente che dal ricevente in formato digitale la trasmissione della fattura elettronica dovrà avvenire previa apposizione di firma digitale e marca temporale dell emittente il documento dovrà essere sottoposto al processo di conservazione sostitutiva che prevede l individuazione di un responsabile della conservazione che, con cadenza almeno quindicinale, dovrà provvedere: alla memorizzazione dei documenti elettronici su supporto idoneo all apposizione della marca temporale e della propria firma digitale sul documento alla trasmissione periodica all Agenzia delle Entrate della relativa impronta informatica Punti di attenzione: E necessario garantire a tutti gli operatori economici modalità di trasmissione/ricezione, firma, invio e conservazione che non li obblighino necessariamente a dotarsi di infrastrutture e sistemi di trasmissione/ricezione proprietari, consentendo anche ai piccoli operatori, che non intendono dotarsi di strutture proprie, di accedere al processo di fatturazione elettronica. 17

18 Il modello operativo ipotizzato: una rete di collaborazione tra PA e imprese 1 Produzione e trasmissione della fattura 2 Validazione e gestione dei flussi 3 Gestione e conservazione della fattura Canale dedicato Sistemi di gestione della PA Intermediari Sistema documentale Gli Uffici elaborano le fatture elettroniche accedendo al sistema documentale L azienda fornitrice sceglie la modalità più idonea per creare e trasmettere fattura ed allegati: tramite canali dedicati avvalendosi di intermediari Il gestore del sistema di interscambio delle fatture: valida e gestisce i flussi effettua le opportune verifiche di integrità indirizza le fatture sul sistema documentale previa protocollazione Sistema di archiviazione sostitutiva Il gestore del sistema quale possibile responsabile della conservazione adempie agli obblighi della conservazione sostitutiva 18