GLI STRUMENTI PER LE PMI ITALIANE

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1 Soluzione info-bit in dettaglio L'Add-On RING per SAP Business One nasce per rispondere velocemente alle esigenze delle aziende italiane ed è orientato all'ambito amministrativo e contabile. È un Add-On sviluppato tramite SDK (UI/DI) in ambiente.net e architettura Layered a tre livelli. GLI STRUMENTI PER LE PMI ITALIANE Automazione delle stampe fiscali con Crystal Report Archiviazione dei Documenti Funzioni di Controllo

2 STAMPE FISCALI CON CRYSTAL REPORT Le informazioni sulle modalità del pagamento verranno poi stampate e archiviate. Definizione iniziale dei registri IVA necessari all'azienda. La stampa periodica degli stessi è semplice, guidataedevitaerroridiselezione. Gestione automatica della numerazione pagine. Riepilogo per codici IVA che viene stampato in codaallastampadeiregistriconitotaliparziali etotali. Possibilità di suddividere nella stampa Liquidazione IVA i codici INTRA dalle Autofatturee/oReverseCharge. GestioneautomaticadelPLAFOND. StampariepilogoannualedelPLAFOND. LaliquidazioneIVAcontieneancheilriepilogo per codice IVA che è necessario per le aziende con più di un sezionale per acquisti e/o vendite. LiquidazioneMensileeAnnuale. StampeinPDF Le stampe vengono generate in formato PDF. Al termine dell'elaborazione di ogni singola stampa, viene aperto Acrobat Reader (che è un prerequisito richiesto), esso viene utilizzato sia come anteprima che come punto di partenza per stampare, archiviare, inviare per , etc. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 2

3 GESTIONE PLAFOND Dalla Tabella 'Gruppo Imposte', Identificare i codici IVA legati al PLAFOND e selezionarenell'appositacolonna'y Al termine della liquidazione IVA mensile viene stampato automaticamente anche il PLAFOND. GESTIONE DEI MODELLI DOCUMENTO DA FATTURA IN ENTRATA Questa funzionalità permette di selezionare un modello di documento esistente associato al BP direttamente da Fattura in entrata. Questo facilità l'inserimento delle fatture in entrata che sono ripetitive nell'arco deimesi. Dopo avere scelto il BP in 'Fattura da Fornitore' compariranno se presenti l'elenco deimodellidisponibiliperilbpselezionato. AUTORIZZAZIONI BP PER UTENTE Le autorizzazioni BP per utente consentono di limitare agli utenti di SAP l'accesso a determinatibusinesspartners. Tale limitazione entra in gioco ogni volta che in SAP viene caricato un BP che per l'utente loggato non è tra quelli consentiti e riguarda non solo l'anagrafica ma qualsiasi altro documento, elenco o report (opportunamenteconfigurati) cheinteressaunbp. Le restrizioni sono attive in tutto l'ambiente SAP-B1, dalle form di gestione dei BP, nell'help dei BP, durante l'inserimento dei vari documenti e nei vari report, sia a video che in stampa. Le Restrizioni sono inoltre attive nell'help BP e neireport. 3 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

4 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI Scansione e Archiviazione dei documenti durante la loro registrazione. (Entrata Merci, Fatture in entrata, Note di credito acquisti, Fatture anticipo fornitore, Fatture in uscita, Nota di credito vendite, Prima nota). Ad ogni documento è possibile associare uno o più allegati. L'allegato è ottenuto tramite scansione ed è formato da una o più pagine, l'operazione di scansione è gestita interamentedall'add-onring. OgnidocumentopuòavereunAttributo. Estrazione allegati dai report (analisi acquisti, registriiva). Per ogni documento tramite il Tasto destro del mouse si accede alle funzionalità di Archiviazione. Durante la scansione di un nuovo allegato è possibile inserire una descrizione e associare unattributo. Estrazioneallegatidaireport E' possibile estrarre i documenti scansionati utilizzando i report standard di SAP, ad esempio l'analisi acquisti per fornitore e trasformare tutti gli allegati in un UNICO DOCUMENTOPDF. Estrazioneallegatidalreport RegistriIVA Questa funzionalità di estrazione permette di ottenere facilmente un unico file PDF contenente tutti gli originali dei documenti che hanno per esempio un determinato codice Iva e ricevuti in un determinato periodo, oppure tutti i documenti di una certa serie oppure appartenenti ad una determinata transazione (fatture cliente, fornitore, depositietc.) EstrazioneallegatidaiMastriniContabili Come per la query sui registri IVA, anche per i mastrini contabili è possibile ottenere un unicofilepdf. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 4

5 CONTROLLI AGGIUNTIVI Tutti i controlli sono inseriti nella stored procedure 'Transaction Notification', questo permette di averli sempre attivi anche nel caso in cui l'add-on sia spento. Blocca registrazioni di fatture in entrata con riferimento doppio per lo stesso fornitore Il controllo avviene per singola serie e impedisce di creare documenti (fatture/notedicredito) condataantecedenteall'ultimainserita. Viene controllato il campo Nr. fattura del fornitore per il periodo contabile di riferimento, se viene trovato un documento con lo stesso numero ne viene impedito l'inserimento. Il controllo standard di SAP è solo un warning e non fa differenza tra più periodicontabilidiversi. Consenti solo documenti di acquisto con datadiregistrazionenell'intervallo Le fatture in entrata potranno avere una data di registrazione compresa nel Range Indicato. Il cambio di periodo viene autorizzato dalla responsabile dell'ufficio amministrazione che sarà l'unica ad avere accesso alla funzione di parametrizzazione in Ring. Questo viene reso possibile tramite le autorizzazioni supplementarioaggiuntive. Consenti solo documenti di vendita con datadiregistrazionenell'intervallo Le fatture in uscita potranno avere una data di registrazione compresa nel Range Indicato. Il cambio di periodo viene autorizzato dalla responsabile dell'ufficio amministrazione che sarà l'unica ad avere accesso alla funzione di parametrizzazione in Ring. Questo viene reso possibile tramite le autorizzazioni supplementarioaggiuntive. Controllo sui CODICI IVA validi in base alla serie di numerazione dei Documenti Questo controllo permette di evitare l'errato utilizzo dei codici IVA in Documenti (Fatture di acquisto / vendita / note di credito) che hanno determinate'seriedinumerazione'. Le serie di numerazione in SAP definiscono i vari 'Registri IVA Acquisti e Vendite', la normativa Italiana impone delle regole che possono variare in base al registro iva. Queste regole in SAP sono però governate dalla tabella dei codici Iva, appare quindi evidente che viene lasciata alla buona operatività dell'utente l'associazione tra una serie e i relativi codici Iva che permettono il correttocomportamento. Blocca i documenti con data di registrazione superiore ad oggi più x giorni Blocca i documenti la cui data di registrazione supera dei giorni indicati dalla data odierna. I documenti attualmente gestiti sono: Prima nota, pagamentiiningressoeinuscita. In parametrizzazione documenti occorre abilitare il flag 'Consentire data di registrazione futura'. Questo controllo implementa la funzionalità standard di SAP che permette di inserire documenti con data futura, manelimitailrange. Selezionare i codici IVA che saranno Bloccati per la serie di documenti selezionata. Controllo sui codici IVA validi in base alla serie dinumerazione deidocumenti Questo controllo permette di evitare l'errato utilizzodeicodiciivaindocumentichehanno determinate'seriedinumerazione. Blocca le registrazioni di prima nota con serie appartenenti ad un determinato gruppo Se alzato impedisce che per errore vengano create delle prime note con il progressivo delle fatture di Vendita o Acquisto. Impostare la serie dei progressivi al gruppo che si desidera bloccare. Il Flag deve rimanere di default alzato. 5 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

6 GESTIONE CONAI Gestione CONAI e preparazione report per la dichiarazione periodica (Modulo 6.2 import) Gli acquisti Intracomunitari di materiale richiedono da parte dell'acquirente la compilazione Trimestrale di un report con l'elenco delle Fatture di acquisto del periodo per permettere il calcolo del valore CONAI da Versare. Identificazione delle fatture di acquisto CONAI Dal Report Acquisti è possibile attivare i Filtri Aggiuntivi' per visualizzare solo le Fatture con l'attributoconai. PAGAMENTI MASSIVI IN USCITA Tramite questa funzione è possibile generare in modo massivo i Pagamenti in Uscita con la possibilità di selezionare la singola scadenza, indicando eventualmente l'importo se minore diquelloinscadenza. Posso selezionare il conto della banca con cui pagarelescadenzeselezionate. Confermando la registrazione dei pagamenti verranno creati in automatico i Pagamenti in Uscita come se fossero generati manualmente. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 6

7 FATTURE DI ACQUISTO E DI VENDITA IN BOZZA La Form è identica a quella della fattura in entrata, solo che compare il button 'Crea Bozza' alpostodelbutton'aggiungere'. Questa funzionalità permette la registrazione 'completa' di una fattura di acquisto o di vendita senza però confermarla in modo definitivo. Questo permette di effettuare la modifica e/o eliminazione di un documento anche dopo la sua registrazione, fino a quando cioè non viene trasformato in definitivo. E' possibile utilizzare la funzione di Archiviazione del documento anche per le FattureinBozza. I PDF verranno poi trasformati in definitivi durante il passaggio massivo da Bozze a documentodefinitivo. Durante il passaggio da Provvisorio a Definitivo, sul PDF originale vengono riportati i riferimenti al Protocollo / Data Registrazione/ Conto. TrasformazioneMassivaBozze Dopo avere chiuso il mese è possibile Trasformare lebozzedocumentoindocumentidefinitivi. AUTORIZZAZIONI UTENTE Con l'add-on Ring vengono introdotte nuove autorizzazioni utente che permetto di essere più granulari nel permettere l'utilizzodideterminatefunzionalità. 7 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

8 DISPLAY MASTRINI CON PRIMA NOTA IN BOZZA Questa funzionalità permette di visualizzare il mastrino di un conto includendoleeventualiprimenoteinbozza. Il Display Mastrini legge i filtri impostati nella form di consultazione dei mastrini standard di SAP. Siattivaconiltastodestrodelmouse. La videata che compare ha una colonna che permette di sapere se la riga ha origine da una primanotaprovvisoriaoppuredefinitiva. PROCESSO DI CONTROLLO DELLE FATTURE IN ENTRATA Tramite questo processo si intende rendere possibile il controllo e l'autorizzazionealpagamentodellefattureiningresso. ControlloFatture Ogni fattura in entrata ha un ufficio di riferimento interno all'azienda, di solito è il luogo da cui è partito l'ordine di acquisto, questo processo permette ai vari responsabili di verificare che la fattura fornitore rispetti gli accordi inizialmente definiti, sia in termine di prodottochediprezzo. Autorizzazione Questo verrà operativamente fatto 'AUTORIZZANDO' il pagamento della fattura che nei casi in cui non vi sia corrispondenza con un Ordine di Acquisto verrà creata con il FlagdiPagamentoBLOCCATO. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 8

9 UTILITY AggiuntacolonnadescrizioneIVA e descrizionecoge Per le Fatture in entrata di tipo servizio è stata aggiunta una colonna che rappresentaladescrizionedelcontocogeselezionato. MastriniContabiliper partita Permette di ottenere una stampa associando le fatture con i pagamenti e gliincassi. Per conservare un margine di competitività è necessario snellire i processi... Con RING avrai la capacità di utilizzare al 100% SAP Business One con strumenti ad hoc per la gestione contabile e amministrativa Italiana 9 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

10 IN BREVE... Riepilogo Stampe fiscalicon Crystal Report e gestione plafond Archiviazione documenti e gestione attributi degli allegati Controlli aggiuntivi ai processi Gestione dei modelli documento da fattura in entrata Gestione autorizzazioni BP per utente Gestione CONAI e preparazione del report per la dichiarazione periodica(modulo import) Pagamenti massivi in uscita Oneri bancari per pagamenti in entrata Fatture di acquisto e vendita in bozza Controllo fatture: Processo di controllo delle fatture in entrata Invio documenti: invio automatico di documenti via ai BP con creazione di una nuova attività sul BP a scopo statistico/log Partire senza doversi preoccupare di ciò che il Cliente dà per scontato! Via del Fabricone, 17/G Gorlago Bergamo Telefono (+39) Fax (+39) sap@info-bit.com - Web I nostri primi vent anni di idee Made in Italy