Agenda 1. Apertura lavori (Dott. Marco Rossetti) 2. Iniziative Consip in ambito ICT: caratteristiche, risultati e leve per la razionalizzazione della spesa (Ing. Carmine Pugliese) 3. La Convenzione Reti Locali 3.1 Descrizione 3.2 Le migliori metodologie di razionalizzazione della spesa (best practices) (Ing. Marco Amenta) 4. La Convenzione Centrali Telefoniche 4.1 Descrizione 4.2 Modalità di acquisto (configuratore on-line) 4.3 Le migliori metodologie di razionalizzazione della spesa (best practices) (Ing. Carmine Pugliese) 5. Le Convenzioni di telefonia 5.1 Telefonia fissa e connettività IP 5.2 Telefonia mobile (Ingg. Amenta/Pugliese)
Agenda 4.1 Descrizione Descrizione Generale Benefici e Vantaggi della Convenzione Schede prodotti e servizi Come Ordinare
Descrizione generale OGGETTO DELLA CONVENZIONE: Apparati e Servizi per realizzare ed utilizzare un Sistema Telefonico privato Fornitura in acquisto di ISPBX (centralini telefonici intelligenti) Terminali analogici, digitali, Wireless ed IP Posto Operatore e Call Center Sistema di Gestione, Documentazione Addebiti e Misure di Traffico Dispositivi opzionali Servizi di Base Servizi Opzionali SUDDIVISIONE IN LOTTI: Lotto A Centrali Telefoniche fascia base Tenovis Integral 5E (fino a 24 utenze espandibili fino a 36) Lotto B Centrali Telefoniche fascia media Nortel Networks Meridian 1 Opzione 11C (da 25 a 160 utenze espandibili fino a 240) Lotto C Centrali Telefoniche fascia alta Nortel Networks Meridian 1 Opzione 51C, 61C e 81C (da 161 ad oltre 8.000 utenti)
Descrizione generale DURATA DELLA CONVENZIONE: 12 mesi dall attivazione con possibilità di proroga fino ad ulteriori 12 mesi (attuale scadenza 31 Agosto 2004 per Lotto A e C, 30 Settembre 2004 Lotto B) DURATA CONTRATTI DI FORNITURA: 36 mesi più 36 mesi per i soli contratti di manutenzione FORNITORI AGGIUDICATARI: Lotto A: RTI Tenovis S.r.l. Ingram Micro S.p.A. Lotti B e C : RTI Nortel Networks S.p.A. Getronics Solutions Italia S.p.A. TNT Spedimacc S.p.A.
I Plus della Convenzione Tre Lotti tecnologici per fascia di prodotto inclusivi di servizi: Centrale telefonica ottimizzata per la quantità di utenze attuale e prospettica Dispositivi e Servizi Opzionali differenziati per le esigenze del Lotto Standard di interconnessione diffusi (Q.SIG) per la realizzazione di reti omogenee ed eterogenee, impiegando sistemi appartenenti ai differenti Lotti o sistemi già installati presso le PA, garantendo i servizi realmente utilizzati e la Centralizzazione del Posto Operatore (PO) Servizi inclusi nella fornitura: Sopralluogo, progettazione della rete, collaudo, configurazione e avviamento Formazione e manualistica per l utente Manutenzione per i primi tre anni (preventiva, correttiva ed evolutiva) Dismissione dell esistente
I Plus della Convenzione Manutenzione on-site full service (manodopera e ricambi) per 6 anni in Convenzione coprendo la maggior parte della vita media di un Sistema Telefonico Disponibilità di un Listino, componenti e servizi, specifico per sistema ISPBX Modalità di approvvigionamento semplificata: Configurazioni tipo già predisposte Configuratore ON-LINE per valutare altre configurazioni, con supporto telefonico Opzione per l acquisto di componenti e servizi per ampliare o integrare ISPBX del medesimo modello offerto in Convenzione, purché acquistati nel 1998 o successivamente.
I Plus della Convenzione Valutazione Esigenze Listino Componenti Sistemi Dispositivi Servizi Sistemi Dispositivi Servizi Configurazione Sistemi e Servizi Ottimizzazione delle risorse da acquisire sulle esigenze per il sistema singolo e la rete Acquisto ciò ciò che che occorre: Insourcing di di Sistemi, Outsourcing selettivo di di Servizi Servizi
Benefici e vantaggi della Convenzione ECONOMICI razionalizzazione dei costi tramite: ottimizzazione all acquisto (listino e configuratore) riduzione dei prezzi unitari per l acquisto di sistemi e servizi (sconti complessivi stimati dal 45% al 63% rispetto ai prezzi di mercato) 1 riduzione dei costi di gestione in misura stimata fino al 77% convertendo noleggi e leasing in acquisto attraverso strumenti finanziari di rateizzazione dei pagamenti 2 in misura stimata fino a oltre il 50% sostituendo il vecchio sistema sotto manutenzione con l acquisto di nuovo sistema (anche attraverso strumenti finanziari di rateizzazione dei pagamenti) 2 razionalizzazione dei costi per traffico e linee affittate all Operatore Telefonico servizi inclusi nella fornitura e opzionali (acquistabili a prezzi molto convenienti) fino a consentire il completo outsourcing del sistema telefonico possibilità di preservare investimenti già effettuati per ammodernare la propria rete solo dove occorre, tramite l adozione di standard diffusi e consolidati (Q.SIG) 1 stima basata sui listini presentati in Gara 2 periodo di riferimento per confronto pari a 6 anni
Benefici e vantaggi della Convenzione TECNOLOGICI realizzare un Rete Telefonica moderna ed aperta ad evoluzioni future che consenta: realizzazione di reti di centralini ISPBX, omogenei ed eterogenei, ad integrazione nei servizi tramite lo standard d interconnessione diffuso Q.SIG stessa linea prodotto Nortel Networks Meridian 1 per Lotto B e C, con quattro sistemi per differenti capacità (da 25 a oltre 8000 utenti), con possibilità di realizzare una qualsiasi rete integrazione delle infrastrutture di rete Fonia-Dati per: traffico telefonico tra le sedi su rete dati IP Telefonia IP fornire i più avanzati servizi di rete intelligente piano di numerazione privato servizi d utente moderni e di elevato profilo (solo come esempi, segreteria telefonica e terminali mobili DECT) centro di gestione e supervisione centralizzato strumenti per il controllo della spesa per traffico funzionalità di LCR (utilizzo operatore più conveniente) abilitazione/disabilitazione selettiva per utente (possibilità di assegnare un codice ad ogni utente) documentazione addebiti con possibilità di individuare il traffico generato da ogni singolo utilizzatore del sistema indicatori di misura per valutare l effettivo utilizzo delle linee e la corretta fatturazione del traffico di Operatore
Lotto A Lista Prodotti Centralini Tenovis Integral 5E con funzionalità integrate; Terminali analogici (con LED messaggi e visualizzazione CLI) e digitali (dal modello base a top di gamma); Posto Operatore e dispositivi per Posto Operatore Automatico; Servizio di Cortesia/Musica di attesa; Realizzazione di piccoli Call Center; Dispositivi e terminali per sistema di mobilità DECT; Dispositivi e terminali per la telefonia su rete dati (interconnessione centralini e Telefonia IP); Segreteria telefonica centralizzata ed unificata (ad esempio, fax server); Sistema per Documentazione Addebiti su stampante e su PC (possibilità di effettuare reportistica e gestione); Interfaccia Citofonica; Dispositivo per collegamento alla rete GSM via radio
Lotto A Servizi Base Sopralluogo e predisposizione del Progetto Esecutivo; Installazione, Configurazione, Collaudo ed Avviamento; Dismissione dell esistente; Manualistica d uso ed assistenza help desk per gli utenti; Servizio di Manutenzione in Garanzia (36 mesi), comprensivo di parti di ricambio e manodopera on site. Servizi Opzionali Estensione della Manutenzione in Garanzia (ulteriori 36 mesi); Servizio di Sostituzione ed Ampliamento del Permutatore.
Lotti B e C Lista Prodotti Lotto B Centralini telefonici Meridian 1 Opzione 11C (con possibilità di espansione per la gestione delle utenze interne fino a oltre 240 utenti); Lotto C Centralini telefonici Meridian 1 Opzione 51C, 61C e 81C (possibilità di espansione di utenze interne fino a oltre 8.000 utenti); Sistema di Gestione singolo o unificato per l intera rete Meridian 1, Documentazione Addebiti e Misure di Traffico Terminali d utente analogici (con LED messaggi e visualizzazione CLI) e digitali (dal modello base al top di gamma); Terminale per Posto Operatore Terminale telefonico con PC per Rubrica Telefonica per operatori vedenti Barra Braille e sintesi vocale (Windows Heyes) in più per operatori non-vedenti Dispositivi e terminali per sistema di mobilità telefonica DECT e dati Wi-Fi; Dispositivi e terminali per la telefonia su rete dati (interconnessione tra centralini e Telefonia IP); Soluzioni per la remotizzazione di postazioni telefoniche su ISDN e IP; Segreteria Telefonica centralizzata ed unificata; Dispositivo di sicurezza delle conversazioni per terminali digitali; Dispositivo per compressione vocale; Dispositivo LCR e per il collegamento alla rete GSM via radio; Collegamento con reti a standard Eurocom D/1 per ISPBX Meridian 1; Controllo Accesso ai locali per ISPBX Meridian 1; Realizzazione di Web Enabled Call Center (soluzione entry level e completa)
Lotti B e C Servizi Base Sopralluogo e predisposizione del Progetto Esecutivo; Installazione, Configurazione, Collaudo ed Avviamento; Dismissione dell Esistente; Servizio di Formazione ed Assistenza Utenti; Servizio di Manutenzione in Garanzia (36 mesi), comprensivo di parti di ricambio e manodopera on site Servizi Opzionali Estensione della Manutenzione in Garanzia (ulteriori 36 mesi); Servizio di Sostituzione ed Ampliamento del Permutatore; Servizi per l esercizio del Centro di Gestione: Presidio di un tecnico on-site (presso Amministrazione); Intervento di un tecnico su chiamata (su chiamata); Svolgimento dell attività in modo remoto (remota) solo Lotto C Servizio di manutenzione H24 7 giorni su 7; Manutenzione delle reti interne Presidio di un tecnico on-site (presso Amministrazione) solo Lotto C; Intervento di un tecnico su chiamata (su chiamata)
Posto operatore e Call Center Lotto A: Posto Operatore e mini Call Center T3 Comfort: il TOP dei Terminali digitali a listino Postazioni professionali (es cuffie) Posto Operatore Automatico (IVR) Soluzione CTI per operatori e UMS per gestione messaggi Lotti B e C: Posto Operatore Terminale M2250 Personal Computer con SW Rubrica Telefonica Inoltre per i non-vedenti è prevista anche la Barra Braille e lo screen reader (sintesi vocale) Windows Heyes Lotti B e C: Web Enabled Call Center È possibile, in aggiunta all acquisto del ISPBX, realizzare una soluzione di Call Center, orientato alle più moderne soluzioni messagistica integrata. Sono possibili due soluzioni, in relazione alle dimensioni da realizzare: Base (M1BCM) soluzione minimale a sistema unico (20-30 operatori) Avanzata (Symposium) soluzione completa e orientata a dimensioni superiori Sono previsti servizi opzionali per lo studio della soluzione migliore per l Amministrazione e per l integrazione con i sistemi informativi in uso
Dispositivi e terminali per sistemi DECT Tutti i Centralini offerti in Convenzione sono predisposti per Comunicazioni Mobili Aziendali tramite sistemi DECT L Amministrazione può acquistare: Terminali DECT (stazioni base, telefoni e server per SMS); Dispositivi di Centrale (piastra per sistemi DECT) o licenze d uso; Accessori (batteria, carica batteria, MEMJ Card, custodia, cuffia con microfono) Con l acquisto dei centralini appartenenti al lotto C, oltre i 256 utenti, viene incluso nella fornitura un KIT DECT, comprensivi di hardware e Software di centrale per gestire 8 stazioni radio base (non sono compresi i terminali)
Sistema di gestione Lotti B e C La Soluzione del sistema può essere: 1) Un sistema di gestione per ciascun centralino 2) Soluzione Centralizzata, un unico sistema per la gestione dell intera rete di ISPBX 3) Soluzione Centralizzata, ma duplicata per ragioni di affidabilità e suddivisione dei compiti Le funzionalità del sistema di Gestione: Supervisione e gestione della rete telefonica; Supervisione e gestione delle configurazioni; Documentazione addebiti; Misure di traffico. La Convenzione prevede i seguenti servizi professionali per l esercizio del Centro di Gestione secondo le seguenti modalità: Presidio On-site di un tecnico nel normale orario di lavoro dell Amministrazione Intervento di un tecnico su chiamata Svolgimento dell attività in modo remoto (solo lotto C) Possibilità di ottimizzare l impiego di risorse interne ed esterne all Amministrazione dedicate alla gestione del sistema telefonico
Dispositivo per il collegamento alla rete GSM È disponibile in Convenzione un dispositivo di collegamento via radio alla rete mobile GSM, che in combinazione delle funzionalità LCR consentono di instradare il traffico telefonico (fisso-mobile) direttamente verso la rete mobile GSM. La tariffa applicata non è più quella fisso-mobile, ma mobile-mobile GSM Network Rete Pubblica GSM Gateway GSM Gateway in grado di gestire almeno 4 conversazioni verso la rete mobile Centralino ISPBX
Gestione messaggi Tutti i Centralini offerti in Convenzione possono essere equipaggiati con un Sistema di Messaggistica tradizionale (solo messaggi vocali) o Unificata. Funzionalità possibili anche separatamente: Messaggeria Vocale Messaggeria Fax (fax centralizzato per la gestione di più numeri e lo smistamento dei fax ricevuti su Posta Elettronica) Unified Messaging possibilità di gestire messaggi voce, fax e di posta elettronica da PC utilizzando la casella di Posta Elettronica già in uso presso l Amministrazione. Soluzioni ISPBX based e Client/Server (i dati risiedono sul Server al quale si può accedere da Client, telefono o PC)
Servizi di formazione ed assistenza utenti Incluso nel prezzo di fornitura ed all avviamento dei sistemi è previsto: Manuali esplicativi per l utente tutti i Lotti Assistenza telefonica utenti (Help Desk) tutti i Lotti Corsi di formazione - Lotti B e C: Sistema di Gestione (configurazione centralino, backup, allarmistica, esecuzione statistiche, configurazione e caratterizzazione dei telefoni ecc.ecc.) Postazione per il Posto Operatore (prestazioni del Posto Operatore, configurazione e caratterizzazione) Corsi di formazione in tempi successivi all avviamento sono quotati separatamente. Presidio on-site dopo Collaudo - Lotto C
Manutenzione Il servizio di Manutenzione prevede: i primi 36 mesi è incluso nel prezzo di fornitura l Amministrazione può richiedere opzionalmente un estensione per successivi 36 mesi (quotati separatamente) l Amministrazione può richiedere opzionalmente il servizio di Manutenzione H24 7 giorni su 7 solo Lotti B e C Il Servizio prevede interventi da remoto e on-site presso le sedi dell Amministrazione, copre tutti i sistemi e dispositivi forniti (HW e SW), con esclusione degli apparecchi telefonici, per i quali è prevista la garanzia di 12 mesi, ed include le parti di ricambio e la manodopera per: Servizio di Manutenzione Preventiva l insorgere di malfunzionamenti) (interventi periodici per evitare Servizio di Manutenzione Correttiva (interventi di rimozione di malfunzionamenti, su chiamata dell utente o per rilevazione malfunzionamenti del Fornitore) Servizio di Manutenzione Evolutiva (costante aggiornamento all ultima release corrente delle componenti SW dei sistemi) - solo Lotto C
Manutenzione Lotto A Gli Interventi vengono aperti tramite Help Desk che effettua una prima diagnosi e se necessario attiva l intervento on-site. Livelli di servizio Guasti Bloccanti (oltre il 40% dell utenza coinvolta) Copertura Copertura oraria Oraria Dal Lunedì al Venerdì dalle ore 08:00 alle ore 18:00 Il sabato dalle 08:00 alle 14:00 Tempo di intervento Tempo di intervento Entro 30 ore dalla ricezione della chiamata del disservizio Tempo di ripristino Entro 48 ore dalla chiamata del disservizio Livelli di servizio Guasti NON Bloccanti (meno del 40% dell utenza coinvolta) Copertura Oraria oraria Dal Lunedì al Venerdì dalle ore 08:00 alle ore 18:00 Il sabato dalle 08:00 alle 14:00 Tempo Tempo di dintervento e e ripristino Entro 48 ore dalla ricezione della chiamata del disservizio
Manutenzione Lotto B e C Gli Interventi vengono aperti tramite Help Desk che effettua una prima diagnosi (telediagnosi) e nel caso attiva l intervento on-site. Livelli di servizio Guasti Bloccanti Copertura Oraria Tempo di intervento Tempo di ripristino Copertura oraria Tempo di intervento Tempo di ripristino Dal Lunedì al Venerdì dalle ore 08:00 alle ore 18:00 Il sabato dalle 08:00 alle 14:00 4 ore dalla comunicazione del malfunzionamento Entro 4 ore dall inizio dell intervento Livelli di servizio Guasti NON Bloccanti Copertura Oraria Tempo di intervento Tempo di ripristino Copertura oraria Tempo di intervento Tempo di ripristino Dal Lunedì al Venerdì dalle ore 08:00 alle ore 18:00 Il sabato dalle 08:00 alle 14:00 8 ore dalla comunicazione del malfunzionamento Entro 8 ore dall inizio dell intervento I guasti bloccanti coinvolgono oltre il 50% di utenza per sistemi base e oltre il 20% di utenza per sistemi Fault Tolerant)
Manutenzione La Convenzione prevede per i lotti B e C un opzione relativa alla manutenzione delle reti telefoniche interne per le Amministrazioni che vogliono assegnare la manutenzione di sistemi e cablaggi per la fonia allo stesso fornitore di Centralini. Il Servizio è previsto nelle seguenti ipotesi alternative: su chiamata, con uno SLA garantito per l intervento entro le tre ore lavorative; con personale dedicato on-site, presso le sedi dell Amministrazione, la cui attività è coordinata dall Amministrazione (solo lotto C)
Come ordinare Le Amministrazioni registrate sul sito www.acquistinretepa.it possono accedere alla procedura per Ordinare prodotti e Servizi in Convenzione. 1) Singola sede: Acquisto Centralino Singolo Adeguamento Centralini già esistenti acquistati non prima del 1998 (ampliamento utenze ed aggiunta componenti o servizi) 2) Multisede stesso lotto: Centralini dello stesso lotto Sistemi Singoli Sistemi distribuiti (moduli remotizzati nelle sedi secondarie) Sistemi in Rete - A richiesta Centro di Gestione unico e centralizzato 3) Multisede lotti distinti (A e B e/o C): Centralini di lotti differenti Sistemi in Rete - Progetto Esecutivo Congiunto tra i fornitori - Interconnessione garantita dal Q.SIG - A richiesta Centro di Gestione unico e centralizzato
Come ordinare FLUSSO PROCEDURALE: 1) Definizione esigenze 2) Ordinativo Preliminare Amministrazione 3) Sopralluogo e progetto esecutivo 4) Approvazione del Progetto Esecutivo 5) Invio del Progetto Esecutivo definitivo 6) Invio dell Ordinativo di fornitura Fornitore 1) L Amministrazione definisce sulla base delle sue esigenze la lista dei prodotti e servizi di cui necessita (al limite può far riferimento per ogni sede alla Configurazione Tipo più vicina al numero d utenti della sede) 2) L Amministrazione invia l Ordinativo Preliminare al Fornitore; 3) Entro 15 gg dalla ricezione Ordinativo Preliminare, il Fornitore effettua sopralluogo e predispone progetto esecutivo (se congiunto entro 30 gg); 4) L Amministrazione potrà richiedere eventuali variazioni al progetto esecutivo 5) Entro 10 giorni dalle richieste, il Fornitore invierà il progetto definitivo 6) Invio dell Ordinativo di Fornitura (approvazione al progetto esecutivo)
Come ordinare FLUSSO TEMPORALE: Fornitore effettua Sopralluogo e consegna Progetto Esecutivo Eventuali modifiche richieste dall Amministrazione 10 gg Asse Temporale 15/30 gg Amministrazione definisce le esigenze (Conf. on-line e Conf. Tipo) ed invia: ORDINATIVO PRELIMINARE ed allegati: Modulo 1 (info generali) Modulo 2 (uno per ogni sede) Fornitore invia Progetto DEFINITIVO; L Amministrazione invia ORDINATIVO di FORNITURA (uno per ciascun lotto) 1) Singola sede: - Acquisto Centralino singolo; - Adeguamento centralini già esistenti acquistati non prima del 1998 (ampliamento utenze e aggiunta componenti o servizi) 2) Multisede stesso lotto - Centralini dello stesso lotto 3) Multisede lotti distinti - Centralini di lotti differenti
Agenda 4.2 Modalità di acquisto (configuratore on-line)
La conoscenza necessaria Parametri che determinano i costi Quantità e tipologia di utenti Distribuzione degli utenti sulle sedi (numerosità sistemi) Tipologia sistemi (dimensionamento) Topologia della rete Servizi di gestione, assistenza e manutenzione Livelli di servizio Impatti sull Organizzazione Individuare l insieme delle applicazioni di interesse Valutare i benefici sulla produttività e sull efficienza Rilevare i benefici diretti e indotti delle diverse soluzioni Analizzare e valutare eventuali sinergie con altri sistemi ICT
Scelta del sistema I tre Lotti consentono di ottimizzare l offerta di prodotti e servizi presenti in Convenzione. In ognuno di essi è disponibile un sistema (centralino) specifico, componibile attraverso un Listino componenti, ed una serie di servizi adatti alla fascia di prodotto di riferimento. Il Lotto A copre la fascia base dei centralini con una soluzione tecnologicamente d avanguardia, ideale per le esigenze delle piccole Amministrazioni ovvero delle piccole sedi della rete telefonica, senza troppe esigenze per servizi di gestione e livelli di servizio base per l assistenza. I Lotti B e C offrono una copertura completa della fascia medio-grande con la stessa linea prodotto e quattro sistemi differenti. Tale circostanza, unitamente alla presenza di un unico Fornitore, consente di beneficiare di sinergie nelle scelte tecnologiche (stessi componenti) e uniformità nei servizi. L ampia gamma di questi ultimi consente di coprire tutte le esigenze di servizio, da quello base al completo Outsourcing. I due Fornitori della Convenzione sono obbligati a collaborare per la realizzazione di reti congiunte, se di interesse, ricercando la soluzione più conveniente per l Amministrazione.
Fattori che determinano la scelta Il numero di utenti della sede è un parametro significativo per la scelta del Lotto di riferimento, ma non è il solo. L analisi da condurre deve tener conto di vari fattori e delle opportunità correlate: 1. 1. È auspicabile auspicabile realizzare realizzare il il sistema sistema 1. 1. Prospettive Prospettive di di crescita crescita della della capacità capacitàmassima possibile possibile della della sede sede nel nel medio-lungo medio-lungo (costi (costi descrescenti descrescenticon con numero numero periodo periodo utenti) utenti) 2/3. 2/3. Valutare Valutare la la possibilità possibilitàdi di partire partire 2. 2. Possibile Possibile dismissione dismissione con con una una remotizzazione remotizzazione (e.g. (e.g. IP IP successiva successiva della della sede sede e Telephony) Telephony) del del sistema sistema della della sede sede accorpamento accorpamento in in una una sede sede principale principale (possibile (possibile per per distanze distanze più piùgrande limitate) limitate) oppure oppure sistemi sistemi della della stessa stessa linea linea prodotto prodotto per per poi poi riaccorpare tutto in una sede riaccorpare tutto in una sede 3. 3. Dimensione Dimensione di di campus campus o cittadino cittadino della della rete rete 4. 4. Tale Tale fattore fattore è auspicabile auspicabile solo solo per per quelle sedi con analoghe 4. 4. Uniformità Uniformitàtecnologica tecnologica quelle sedi con analoghe caratteristiche organizzative ed della della rete, rete, dei dei servizi servizi e dei dei caratteristiche organizzative ed uniformi livelli di servizio livelli livelli di di servizio servizio uniformi livelli di servizio Nelle figure successive è proposto il posizionamento economico dei tre Lotti in termini di costo per sistema e per utente. Tali informazioni avvalorano i punti d attenzione dell analisi sopra esposta, anche in considerazione delle capacità di espansione dei sistemi offerti.
Posizionamento economico dei sistemi Costo ISPBX (x 1.000 ) 1.500 Lotto C 75 40 15 Lotto B 6 Lotto A 24 36 160 240 10000 Utenti N.B: I valori indicati nella figura si riferiscono a costi medi riferiti ad una tipologia di sistemi e di utenti con caratteristiche e servizi standard rispetto al Lotto di riferimento (Configurazioni Tipo)
Posizionamento economico dei sistemi Costo utente ( ) 700 600 500 400 300 200 100 - N utenti 12 24 25 LOTTO A 36 64 96 160 LOTTO B 200 240 400 800 1.200 LOTTO C 2.400 4.000 8.000 N.B: I valori indicati nella figura si riferiscono a costi medi riferiti ad una tipologia di sistemi e di utenti con caratteristiche e servizi standard rispetto al Lotto di riferimento (Configurazioni Tipo)
Tipologia dei terminali telefonici La scelta della tipologia d utente, tra le varie possibilità offerte, ha un impatto economico che può essere quantificabile attraverso il costo medio delle componenti esclusive per realizzare la tipologia d utente *. Di seguito si mostrano le percentuali di maggiorazione di costo rispetto alla tipologia base analogica. SISTEMI LOTTO A LOTTO B LOTTO C Costo ( ) % Costo ( ) % Costo ( ) % Analogici 45,95 0% 68,39-89,69 - Digitali base 130,00 185% 120,00 75% 150,00 70% Digitali evoluti 250,00 400% 140,00 105% 185,00 105% DECT base 240,00 522% 1.060,00 1450% 1.060,00 1015% DECT KIT - - 260,00 280% 260,00 190% IP (medio) 800,00 1600% 690,00 910% 690,00 670% Da questi costi medi è possibile assegnare un valore relativo a: Servizi Evoluti d utente, consentiti dalla tipologia Digitali mobilità aziendale, consentita dalla tipologia DECT integrazione reti fonia-dati IP, come ad esempio per le remotizzazioni molto utile in fase decisionale sulla tipologia degli utenti del sistema telefonico. * NB: I valori indicati in tabella si riferiscono al costo medio delle componenti esclusive (terminale e scheda di centrale) per realizzare la tipologia d utente, senza considerare le componenti comuni del sistema.
Costi nascosti Di seguito alcuni dei punti d attenzione che potrebbero comportare dei costi aggiuntivi rispetto a quelli previsti per acquisire il sistema e i servizi in Convenzione: Sovradimensionamento dei sistemi e servizi La presenza del Listino e la possibilità di effettuare ordinativi liberi necessita il controllo su tutte le singole voci di costo delle configurazioni ordinate È auspicabile un confronto tra configurazioni di più Lotti a parità di caratteristiche, soprattutto per numero utenti a cavallo dei Lotti Non ottimale realizzazione della rete Una sede non equivale sempre ad un ISPBX (possibilità di remotizzazione moduli di centrale, fino a 10 KM, e postazioni IP) Topologia e dimensionamento collegamenti tra le sedi possono essere ottimizzati anche successivamente alla realizzazione della rete, analizzando il traffico reale É possibile ulteriormente aumentare l efficienza dei collegamenti tra le sedi omogenee con dispositivi di compressione vocale L utilizzo della IP Telephony presuppone la disponibilità di una rete IP che garantisca alti livelli di servizio (oneri significativi) Adeguamento sistemi già in uso per realizzare una rete Q.SIG L impiego del Q.SIG per l interconnessione in una rete non omogenea potrebbe comportare un adeguamento dei sistemi già in uso; occorre valutare la convenienza economica rispetto alla sostituzione con un nuovo sistema in Convenzione Scelta modalità servizi Una persona del Fornitore on-site comporta costi aggiuntivi per la presenza presso l Amministrazione
Demo sulle modalità di acquisto Le Le Configurazioni Tipo: Esigenze standard
Lotto A: le Configurazioni Tipo Le Configurazioni tipo prevedono: Telefoni analogici per tutti gli utenti; Telefono digitale per le funzioni di Posto Operatore e configurazione del sistema; Telefono ISDN per le emergenze; Terminazioni S0 per il 2% degli utenti telefonici; Servizio di cortesia; Musica su attesa; Documentazione Addebiti su stampante (inclusa); Gruppo di continuità UPS con autonomia di 8 ore Configurazioni Tipo Codice Config. N Utenti analogici Utenti digitali (P.O.) Utenti ISDN N linee esterne N linee emergenza n. Linee emergenza A1 1 12 1 1 4 (2 ISDN) A2 2 24 1 1 6 (3 ISDN) 0 (Tel. ISDN) 0 (Tel. ISDN)
Lotti B e C: le Configurazioni Tipo Le Configurazioni tipo prevedono: Lotto B e C 50% di telefoni analogici ed il 50% digitali (90% di Tipo 1 e il 10% di Tipo 2), compresa una scorta del 5% in più rispetto al numero di utenti; 2% di utenti (in più) per il collegamento a terminali ISDN; Messaggistica vocale e Servizio cortesia; Linee analogiche di emergenza (inclusi dispostivi a relè); P.O. (incluso PC e relativo SW) con Rubrica telefonica (vedi tabella sopra); inclusa Barra Braille e sintesi vocale (Windows Heyes) per non-vedenti; Sistema di Gestione (server e SW Rubrica telefonica, Documentazione e Misure del Traffico); Sistema di alimentazione di back-up (UPS) per 8 ore; Controllo accesso ai locali della centrale, tramite lettore di smart card ; solo Lotto C Configurazione Base e Fault Tolerant fino a 400 utenti (oltre 400 solo F. T.); le configurazioni F. T. prevedono la duplicazione degli organi e dispositivi che con il proprio guasto possano provocare il fuori servizio di un numero di porte superiore al 50% del numero complessivo delle utenze; Linee esterne sovradimensionate per poter utilizzare il sistema in una rete (come Centro Stella).
Listino Le Configurazioni Tipo che rappresentano il miglior compromesso tra esigenze e costo, garantendo tutte le funzionalità specifiche e peculiari del sistema del Lotto di riferimento. Le singole voci delle configurazioni sono tutte riconducibili ad una funzionalità del sistema e possono essere eliminate e/o dimensionate sulle reali esigenze. Alcuni esempi: Utenti e terminali analogici, digitali e posti operatore da dimensionare secondo le reali esigenze Linee esterne da dimensionare secondo le reali esigenze (topologia della rete) Sistema di gestione da dimensionare secondo le esigenze Documentazione Addebiti da eliminare se non di interesse Dispositivo UPS per 8 ore di continuità da eliminare se non di interesse Dispositivo ApriPorta da eliminare se non necessario Il listino contiene tutte le componenti offerte e utilizzabili per costruire il sistema ISPBX secondo le esigenze. Il Configuratore On-Line consente di costruire una qualsiasi configurazione a partire da informazioni elementari e di dettaglio. Il suo output può essere utilizzato analogamente alle Configurazioni Tipo. Configurazione Tipo Esigenze Configurazione Ordinata
Strumenti per l acquisto Il Il Configuratore on on Line: Strumento per configurare il il singolo sistema (e (e non solo )
Agenda 4.3 Le migliori metodologie di razionalizzazione della spesa BEST PRACTICES: Razionalizzazione dei costi per l affitto delle linee e del traffico telefonico Sistema di gestione Strategie di gestione in acquisto e noleggio Strategie di gestione della manutenzione
Best Practice Best Practice: Razionalizzazione dei Costi per l affitto delle Linee e del Traffico Telefonico
Razionalizzazione Linee Telefoniche Esterne Uno dei costi che incide maggiormente su bilanci di un Amministrazione sono i canoni di Affitto delle Linee di comunicazione tra i centralini e delle linee esterne dirette. Nell ottica della razionalizzazione dei costi uno dei metodi per ridurre questa spesa è quello di poter ridurre in maniera sensibile il numero di linee dirette utilizzate, includendole in un centralino telefonico pur mantenendo le principali caratteristiche di linea diretta. Obiettivo di questa Best Practice è valutare i risparmi medi conseguibili per effetto della riduzione della quantità di linee telefoniche esterne sul Canone per l Affitto delle linee, introducendo o massimizzando l uso di uno o più Centralini Telefonici. L analisi è stata condotta confrontando il risparmio medio ottenuto sul canone di affitto, dovuto alla riduzione delle linee, con il costo di acquisto di un nuovo centralino tramite la convenzione oggetto del documento.
Razionalizzazione Linee Telefoniche Esterne La valutazione economica è stata eseguita considerando le seguenti ipotesi: Convenzione Lotti A e B; Costi comprensivi della manutenzione per il triennio successivo al primo (per un totale di 6 anni) Canoni di Affitto Linee I canoni di affitto delle Linee Telefoniche sono quelli relativi al caso di Linee attestate su Centrali Telecom oggetto dell Unbundling del Local Loop (vd. Tabella) relative alla Convenzione Telefonia Fissa come miglior prezzo ottenibile. Nel caso in cui non l Amministrazione non sia servita da ULL, i canoni di riferimento sono quelli riportati sul sito Telecom Italia(http://www.191.biz/cgi-bin/di_191/di/191/demand/home191.do). Normativa CEI La riduzione delle Linee Telefoniche è ottenuta in base alla Normativa CEI, di cui si riporta un estratto in Tabella
Razionalizzazione Linee Telefoniche Esterne Riportando in un grafico il risparmio annuale (risparmio minimo) e il costo annuale del centralino (costo max) possiamo visualizzare il risparmio netto (differenza delle curve). 16.000,00 14.000,00 12.000,00 Costi 10.000,00 8.000,00 6.000,00 4.000,00 2.000,00-12 24 64 96 160 N Utenti Risparmio annuale Risparmio Min Costo Max NB: Il costo max deriva dal valore della Configurazione Tipo corrispondente al numero di utenti, nell ipotesi di Centralino completamente dedicato alle linee razionalizzate. Il risparmio minimo deriva dall applicazione delle norme CEI in ipotesi di non considerare le ulteriori riduzioni per aggregazione delle linee razionalizzate con quelle di un centralino esistente.
Razionalizzazione altre Linee Telefoniche e Traffico Dagli esempi precedenti si è dimostrato come sia possibile ridurre in maniera sensibile i costi di una Amministrazione relativamente all affitto delle Linee Telefoniche esterne, facendo gestire queste dal centralino telefonico. Altri strumenti (disponibili in Convenzione) per razionalizzare le linee affittate e il traffico telefonico sono: Dispositivi per la Compressione vocale per aumentare la resa dei collegamenti diretti tra centralini della rete, sia dedicati che commutati Utilizzo della rete IP per il traffico tra centralini (da considerare se già disponibile la rete IP adeguata) Funzionalità per instradare il traffico su un operatore con la migliore tariffa (LCR Least Cost Routing) Funzionalità per abilitare/disabilitare, anche tramite codice personale, il traffico consentito ad ogni utente/dipendente Possibilità di realizzare la Documentazione Addebiti su base interno/codice personale, in modo da rendere possibile ribaltare i costi per il traffico personale al dipendente Possibilità di centralizzazione del Posto Operatore (Call Center) che consente una razionalizzazione del traffico entrante/uscente dagli operatori Funzionalità di Unified Messaging, casella per voce, fax e email, che consente una razionalizzazione del traffico per l uso più consapevole dei vari media
Best Practice Best Practice: Sistema di di Gestione
Supporto on site e intervento a chiamata a confronto Una delle scelte che una Amministrazione deve considerare quando si dota di un Centro di Gestione per il controllo e supervisone del Centralino Telefonico è la modalità operativa del suddetto centro: Insourcing: gestione del sistema tramite proprio personale. In questo caso si devono considerare i costi di formazione necessari al personale per poter essere in grado di lavorare sugli apparati, con eventuale affiancamento di personale del Fornitore per il periodo iniziale Outsourcing: gestione del sistema affidata a terzi con personale esterno (anche non in esclusiva). In questo caso le modalità operative possono essere: Intervento su Chiamata Supporto on Site Obiettivo di questa Best Practice è definire, nel caso di Outsourcing, un criterio di scelta della modalità di Esercizio del Centro di Gestione tramite supporto ON-SITE oppure intervento su base chiamata. L analisi è stata condotta confrontando i costi di una persona on site con lo costo dell intervento a chiamata, determinando la relazione di convenienza/scelta tra le due soluzioni e nel caso di personale on site la possibilità di definire il numero di persone necessarie.
Supporto on site e intervento a chiamata a confronto Consideriamo la quotazione economica per l esercizio del Centro di gestione previsto nei Lotti B e C della Convenzione in esame (vd. Tabella). Quotazione Economica per Esercizio Centro di Gestione Una persona a tempo pieno 54.433,00 Intervento su chiamata 123,71 In condizioni di normale operatività una singola persona può gestire al massimo fino a 5 interventi al giorno. Inoltre se supponiamo che in 1 anno la probabilità di richiesta di intervento è pari al 88% otteniamo il grafico di figura Da dati su esposti possiamo calcolarci il numero di interventi/anno e il numero di interventi/giorno che una persona on site può eseguire, supponendo che lavori per 20 giorni al mese per 11 mesi.
Supporto on site e intervento a chiamata a confronto N Interventi/Anno 2.200 2 Persone on Site N Persone on Site 1.100 1 Persona on site 440 Chiamata 500 1.250 2500 N Utenti Conclusioni Il grafico vuole evidenziare che nel caso in cui si ha un numero basso di utenti (meno di 500) e/o un max di 440 interventi all anno è conveniente utilizzare il Servizio a Chiamata (eventualmente in affiancamento al proprio personale dedicato e preventivamente formato). Al di fuori di quest area il numero di addetti del fornitore on site suggerito può essere ricavato dalla figura.
Ottimizzazione della Strategia di Gestione Best Practice: Strategie di di Gestione in in Acquisto e Noleggio
Acquisto e Noleggio a confronto Dall analisi di alcuni contratti di noleggio di Centralini Telefonici e nell ottica della razionalizzazione della spesa per i sistemi di telecomunicazione, nasce l esigenza di individuare dei criteri di riduzione dei costi a fronte di una innovazione tecnologica introdotta dall uso di sistemi tecnologicamente più avanzati. Obiettivo di questa Best Practice è dimostrare come sia possibile ottenere un risparmio economico passando da un Contratto di Noleggio ad un Contratto di Acquisto in Convenzione di una o più Centrali Telefoniche. Il confronto si basa sulle caratteristiche dei contratti di fornitura in Convenzione, per i quali si può arrivare a 6 anni e fino al completo Outsourcing, rendendo questi confrontabili con i contratti di noleggio/leasing proposti dal mercato e stipulati dalle Amministrazioni. L analisi è stata condotta confrontando i canoni di noleggio medi con i costi di Acquisto previsti dalla Convenzione, in contanti e tramite finanziamento (25% di interesse totale) per attualizzare e rendere confrontabili le spese.
Acquisto e Noleggio a confronto La valutazione economica è stata eseguita considerando le seguenti ipotesi: Amministrazioni Numero di utenze (derivati); Canone Bimestrale (valore medio); Anni di Noleggio (6 anni) coincidente con la massima durata del contratto in Convenzione (utile sapere che la vita media degli apparati è circa 10 anni); Convenzione Lotti A, B e C; Costi di riferimento comprensivi della manutenzione di tre anni successivi al primo triennio (per un totale di 6 anni) Oneri finanziari È stata ipotizzata una percentuale del 25% totale di oneri finanziari per attualizzare le due spese a confronto (acquisto nuovo sistema in Convenzione contro canone bimestrale di noleggio) Lo studio è stato realizzato per i seguenti scenari: Scenario 1: 236 Derivati (rete multisede con ISPBX di fascia differente) Scenario 2: 400 Derivati (unico sistema) Scenario 3: 1.000 Derivati (rete multisede con ISPBX stessa fascia)
Acquisto e Noleggio a confronto Il seguente grafico consente di valutare il risparmio medio ottenibile in funzione del canone bimestrale pagato per il noleggio del centralino. Tale grafico è stato ottenuto considerando un noleggio di 6 anni e un pagamento rateizzato a 6 anni attualizzando le due spese. Risparmio Medio (%) 74% 64% 54% 44% 34% 24% 14% 0 15.000 30.000 45.000 Canone Noleggio Bimestrale ( ) 236 Derivati 400 Derivati 1.000 Derivati
Acquisto e Noleggio a confronto Esempio di utilizzo dei grafici Nell ipotesi che si voglia valutare il possibile risparmio medio (nel periodo di 6 anni) derivante dalla sostituzione del sistema telefonico singolo da 400 utenti in uso, in noleggio, con uno Tipo acquistato in Convenzione, occorre partire dal valore del canone bimestrale di noleggio. Nell esempio sotto si è ipotizzato un canone di 12.500. Il risultato è un possibile risparmio medio pari al 63%, scegliendo di sostituire il sistema attuale con uno nuovo acquistato in Convenzione. Risparmio Medio (%) 74% 64% 54% 44% 34% 24% 14% 63 % 0 15.000 30.000 45.000 Canone Noleggio Bimestrale ( ) 236 Derivati 400 Derivati 1.000 Derivati 12.500
Ottimizzazione della Strategia di Gestione Best Practice: Strategie di di Gestione della Manutenzione
Acquisto e Contratto Manutenzione a confronto Nell ottica della razionalizzazione della spesa per i sistemi ICT, una delle voci di costo di importanza non trascurabile è il costo della Manutenzione del Sistema Telefonico, valutabile all incirca tra il 10% - 15% annuo del valore del sistema, più tutti quei costi che generalmente non sono visibili (ad esempio, esperimento di una Gara), ma che contribuiscono a determinare il costo complessivo. Obiettivo di questa Best Practice è valutare il risparmio medio ottenibile nell acquistare una Centrale Telefonica in convenzione rispetto ad un Contratto di Manutenzione con una copertura di 6 anni continuativi. Il confronto si basa sulle caratteristiche dei contratti di fornitura in Convenzione, per i quali si può arrivare a 6 anni per la Manutenzione onsite full service (inclusiva di parti di ricambio e manodopera). L analisi è stata condotta confrontando la spesa sostenuta per un contratto di manutenzione a 6 anni (rate annuali) con i costi di acquisto di un centralino telefonico in convezione (con i 3 anni aggiuntivi di manutenzione) tramite finanziamento (al 25% di interesse totale) per attualizzare e rendere confrontabili le spese.
Acquisto e Contratto Manutenzione a confronto La valutazione economica è stata eseguita considerando le seguenti ipotesi: Amministrazioni Numero di utenze (derivati); Canone Annuale di Manutenzione Contratto di Manutenzione a medio-lungo termine (6 anni) Convenzione Lotti A, B e C; Costi di acquisto inclusivi della manutenzione per il triennio successivo al primo (per un totale di 6 anni) Oneri Finanziari È stata ipotizzata una percentuale del 25% totale di oneri finanziari per attualizzare le due spese a confronto (acquisto nuovo sistema in Convenzione contro canone annuo di manutenzione) Lo studio è stato realizzato per i seguenti scenari: Scenario 1: Centrali Telefoniche di dimensioni medio piccole (24 160 Utenze) Scenario 2: Centrali Telefoniche di dimensioni grandi (2400 8000 Utenze)
Acquisto e Contratto Manutenzione a confronto Scenario 1: 24 160 Utenze Per un corretto utilizzo del grafico sotto la valorizzazione del canone annuale deve includere anche i costi nascosti dovuti soprattutto all approvvigionamento dei servizi di manutenzione (ad esempio, costi e tempi per la trattative/gara, collaudo e messa in esercizio, etc.). 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Area di Convenienza Risparmio Medio (%) 300 2.300 4.300 6.300 8.300 10.300 12.300 14.300 16.300 Canone Manutenzione Annuale ( ) 24 Utenze 160 Utenze Si è voluto anche indicare un Area di Convenienza, quando i valori di risparmio medio sono superiori al 10%, per tener conto dei costi intrinseci e nascosti dovuti al passaggio da un vecchio sistema ben noto (sia per gli utenti che per gli addetti) ad uno nuovo, ma non noto. La valorizzazione di tali costi dove comunque essere necessariamente condotta specificamente da ogni Amministrazioni, sulla base della propria organizzazione e degli impatti che il cambio del sistema telefonico comporterebbe.
Acquisto e Contratto Manutenzione a confronto Scenario 2: 2.400 8.000 Utenze Anche in questo caso, è stata disegnata l Area di Convenienza, valutata però in un risparmio medio maggiore del 20% considerando una maggiore valenza dei costi non visibili per sistemi più grandi ovvero per organizzazioni più grandi, in termini di utenti coinvolti nel cambiamento. Risparmio Medio (%) 60% 50% 40% 30% Area di Convenienza 20% 10% 0% 50.000 150.000 250.000 350.000 450.000 550.000 650.000 Canone Manutenzione Annuale ( ) 2400 Utenze 8000 Utenze
Acquisto e Contratto Manutenzione a confronto Esempio di utilizzo dei grafici Nell ipotesi che si voglia valutare il possibile risparmio medio (nel periodo di 6 anni) derivante dalla sostituzione del sistema telefonico singolo da 160 utenti con uno Tipo previsto in Convenzione, occorre quantificare un costo per il canone annuo sostenuto per la manutenzione. Se non disponibile, un possibile modo per farlo è quello di richiedere alcune offerte informali ai Fornitori abituali, per gli stessi servizi e livelli di servizi previsti in Convenzione (in questo caso Lotto B) per un contratto di 6 anni. Nell esempio sotto si è ipotizzato un canone di 12.500. Il risultato è un possibile risparmio medio pari al 40%, scegliendo di sostituire il sistema attuale con uno nuovo acquistato in Convenzione. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Area di Convenienza Risparmio Medio (%) 300 2.300 4.300 6.300 8.300 10.300 12.300 14.300 16.300 Canone Manutenzione Annuale ( ) 24 Utenze 160 Utenze 40 % 12.500
Acquisto e noleggio/contratto manutenzione a confronto Conclusioni Gli esempi fin qui riportati evidenziano come sia possibile ottenere dei significativi vantaggi economici nel caso in cui l Amministrazione possa acquistare una nuovo sistema telefonico (anziché acquisirlo in noleggio o leasing) oppure stipulare un contratto di manutenzione per il sistema di proprietà già in uso. Altri vantaggi si traducono in: Acquisto di sistemi moderni con tecnologie allo stato dell arte Servizio di Manutenzione gratuito per i primi 3 anni, a cui si aggiungono altri 3 anni a costi certi di Convenzione (totale manutenzione 6 anni), che prevede: Interventi on-site parti di ricambio e manodopera livelli di servizio certi e garantiti Possibilità di realizzare un sistema telefonico completo per tutte le proprie esigenze sia tecnologiche che di servizio, arrivando fino al completo Outsourcing.