GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE DEI DATI AI SENSI DELL ART. 1, C. 32, L. 190/2012 Revisione del Documento: 01 Data revisione: 16/01/2014 Limiti di utilizzo del documento Il trattamento delle informazioni contenute all interno del documento deve essere esclusivamente finalizzato al conseguimento dello scopo indicato nel documento stesso. È altresì vietato l'utilizzo di tali informazioni nel quadro di un'attività economica o commerciale se non regolamentata da ARCA. L invio a destinatari esterni all organizzazione di ARCA è consentito solo se formalizzato e vigente un contratto di collaborazione tra le parti. In particolare, i destinatari esterni non possono modificare, duplicare, distribuire, trasmettere, riprodurre, pubblicare, trasferire o vendere informazioni, trattate all interno del documento. GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 1 di 11
Indice Scopo e campo di applicazione... 2 1. Scaricare da Sintel il file.xls con i dati delle gare svolte con la piattaforma... 3 2. Consultare il file excel contenente l Estrazione dati gare Sintel... 4 3. Integrare nel file excel le informazioni mancanti... 5 4. Integrare nel file le informazioni sulle gare svolte senza utilizzare Sintel... 8 5. Convertire il file nel formato.xml usando la funzionalità di Sintel... 9 Scopo e campo di applicazione Questa guida ha l obiettivo di illustrare le modalità per produrre le informazioni richieste dall Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici (AVCP), di cui all Art. 1, c. 32 della L.190/2012, Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione, avvalendosi delle nuove funzionalità messe a disposizione da Sintel. In particolare, la presente guida fornisce le istruzioni operative per svolgere le seguenti attività: 1. scaricare da Sintel il file.xls con i dati delle gare svolte con la piattaforma; 2. consultare il file excel contenente l estrazione dati gare Sintel; 3. integrare nel file excel le informazioni mancanti relative alle gare Sintel; 4. integrare nel file excel le informazioni sulle gare svolte senza utilizzare Sintel; 5. convertire il file al formato.xml utilizzando la funzionalità di Sintel. In generale, per adempiere alla L. 190/2012, un Ente pubblico registrato a Sintel potrà svolgere le seguenti attività: Download del file excel da Sintel Scaricare da Sintel il file excel contenente le informazioni relative alle gare svolte nel periodo di riferimento (es. anno 2013) Perfezionare le informazioni nel file excel L'utente dovrà perfezionare in particolare le informazioni relative ad i "raggruppamenti di imprese" nonché ad i contratti stipulati Inserire nel file excel le informazioni delle gare svolte senza Sintel L'utente dovrà inserire nel file tutti i dati delle gare svolte nel periodo di riferimento senza utilizzare Sintel Conversione del file excel in formato xml e pubblicazione sul proprio sito Il file excel completato deve essere convertito nel formato.xml utilizzando l'apposita applicazione messa a disposizione da Sintel GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 2 di 11
1. Scaricare da Sintel il file.xls con i dati delle gare svolte con la piattaforma Attraverso la sezione Procedure > Amministrazione di Sintel, è ora disponibile la funzionalità Estrazioni dati gare Sintel il cui obiettivo è consentire il download un file in formato excel (.xls, compatibile con le versioni 97-2003 di excel), contenente i dati relativi alle procedure Sintel svolte in un dato periodo. Figura 1 I dati contenuti nel file comprendono tutti quelli richiesti dalla L.190/2012, più alcune ulteriori informazioni che possono essere utili all utente, ad esempio ai fini della reportistica interna. Il tasto Estrazione dati gare Sintel per il download del file diviene disponibile solo dopo aver individuato un periodo temporale di riferimento attraverso i campi data del motore di ricerca presente nella pagina (v. successivo box). Individuare un periodo temporale attraverso i campi data del motore di ricerca Per attivare il download del file è necessario individuare un periodo temporale (ad esempio dal 01/01/2013 al 31/12/2013) avvalendosi di almeno due tra i seguenti criteri di ricerca: Data Inizio - Dal giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss) >> la Data Inizio identifica la data in cui si sono aperti i termini per la presentazione delle offerte; Data Inizio - Al giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss) ; Data Fine - Dal giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss) >> Data Fine identifica la data in cui si sono chiusi i termini per la presentazione delle offerte. Data Fine - Al giorno/ora (Formato: dd/mm/yyyy HH:mm:ss). Le gare da pubblicare ai sensi della L. 190/2012, sono tutte quelle la cui pubblicazione del bando, ovvero la cui data di invio delle lettere d invito, ricade nell anno precedente. Per individuare tali procedure in Sintel si consiglia di utilizzare i campi Data Inizio, inserendo il valore 01/01/2013 nel campo Dal giorno/ora, ed il valore 31/12/2013 nel campo Al giorno/ora. Una volta individuato il periodo temporale per il quale si intende effettuare l estrazione, è necessario cliccare sul tasto Trova. Una volta che Sintel avrà caricato l elenco delle procedure effettuate nel periodo indicato, anche il tasto Estrazione dati gare Sintel diventerà disponibile, cliccandolo si avvierà il download del file in formato excel. GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 3 di 11
2. Consultare il file excel contenente l Estrazione dati gare Sintel Una volta effettuato il download del file, è possibile aprirlo utilizzando qualsiasi versione di Microsoft Excel, purché uguale o più aggiornata di MS Excel 97. Il file contiene due fogli di lavoro: Elenco Procedure e AVCP 190/2012. Il foglio Elenco procedure è composto da 28 colonne, la maggior parte delle quali compilate con le informazioni disponibili in Sintel, mentre alcune dovranno essere valorizzate manualmente dall utente, a secondo delle finalità dell estrazione. La seguente tabella contiene elenco delle colonne disponibili, spiegazione del relativo contenuto ed indicazione se quel dato è richiesto per l utilizzo del software di conversione in XML descritto al paragrafo 5. Lettera colonna Intestazione colonna Dato contenuto Richiesto da L.190/2012? A Codice CIG Codice CIG inserito in Sintel (se inserito) SI B Nome stazione appaltante Denominazione dell Ente che esegue l estrazione SI C Codice fiscale Codice fiscale dell Ente che esegue l estrazione SI D Nome procedura di gara Nome della procedura di gara come inserito in Sintel SI E ID Sintel Numero identificativo univoco della procedura in Sintel NO F Nome Lotto Nome di un singolo lotto incluso in una gara multilotto SI G ID lotto Sintel Numero identificativo univoco di un lotto in Sintel NO H Stato gara Identifica lo stato in cui si trova la procedura (es. Aperta ) NO I Multilotto Identifica se una procedura è stata suddivisa in lotti NO J Tipologia di procedura Tipologia di scelta del contraente come da L.190/2012 SI K Criterio di aggiudicazione Prezzo più basso ( P+B ) o Offerta economicamente più vantaggiosa ( OEPV ) NO L Data di pubblicazione Data di apertura dei termini per la presentazione delle offerte SI M Importo di aggiudicazione Valore di aggiudicazione (valore offerta + valore costi non ribassabili) SI N N. progressivo OE Numero progressivo univoco associato ai partecipanti di ogni singola gara SI O Operatore economico Ragione sociale di ogni operatore economico invitato e/o partecipante SI P Forma di partecipazione Forma singola oppure raggruppamento SI Q Partita IVA Partita IVA dell operatore economico SI R Identificativo OE estero Contiene codice identificativo dell operatore economico se ha sede estera SI S Imprese mandanti Se partecipazione come raggruppamento contiene l elenco delle mandanti NO T Ruolo Ruolo delle aziende all interno del raggruppamento come da L.190/2012 SI U Offerta Valore dell offerta inserito dall operatore economico NO V Punteggio tecnico Punteggio tecnico assegnato all operatore economico (per le gare OEPV) NO W Punteggio economico Punteggio economico assegnato all operatore economico NO X Punteggio totale Punteggio totale (tecnico + economico) assegnato all operatore economico NO Y Fornitore aggiudicatario Consente l individuazione dell aggiudicatario di una procedura SI Z Data inizio contratto Serve per l inserimento della data in cui è stato avviato il contratto SI AA Data ultimazione contratto Serve per l inserimento della data in cui terminerà il contratto SI AB Importo liquidato Importo già liquidato all operatore economico aggiudicatario SI Tabella 1 Descrizione colonne del foglio Elenco Procedure Il foglio AVCP 190/2012 è stato previsto per l utilizzo del file XLS come fonte dati per il software di conversione in XML sviluppato da Arca e distribuito alle Stazioni Appaltanti tramite Sintel. La compilazione di tali campi non è obbligatoria, tali informazioni saranno infatti recuperate dal software di conversione in XML per precompilare i relativi campi di input. Nel caso tali campi siano stati lasciati vuoti andranno compilati direttamente nel software di conversione in XML. GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 4 di 11
Numero riga Intestazione prima cella Dati da inserire nella seconda cella 1 titolo Pubblicazione 1 Legge 190 2 abstract Pubblicazione 1 Legge 190 anno 1 rif.2012 3 datapubblicazionedataset 27/01/2014 4 entepubblicatore Consiglio Regionale 5 dataultimoaggiornamentodataset 27/01/2014 6 annoriferimento 2013 7 urlfile http://www.regione.lombardia.it/cms/123/datasetappaltil190.xml 8 licenza Italian Open Data Licenses (IODL v2) Tabella 2 Descrizione colonne del foglio AVCP 190-2012 Attenzione: celle vuote nel file excel Il file in formato excel scaricato da Sintel è configurato in modo da poter essere facilmente convertito nel formato.xml, come richiesto da AVCP per adempiere alle prescrizioni della L. 190/2012. Generalmente, ogni riga contiene i dati relativi alla partecipazione di un operatore economico alla procedura. Se ad esempio per una procedura di gara hanno presentato offerta 4 operatori, ma ne sono stati invitati 10, per quella gara nel file excel saranno disponibili 10 righe, di cui solo 4 avranno anche le informazioni relative alle offerte (infatti gli altri sei operatori economici, seppure invitati, non hanno presentato un offerta). Solo la prima delle righe relative ad una certa procedura di gara contiene tutte le informazioni necessarie a descriverla (ad es. nome della stazione appaltante, nome della procedura, criterio di aggiudicazione etc.). Le successive righe contengono invece i soli dati che differiscono rispetto alla prima riga (in particolare le informazioni sulle offerte degli operatori economici). La prima colonna del file, Codice CIG, è l unica che deve essere valorizzata in tutte le righe. Se cioè per una procedura sono presenti 10 righe (come nell esempio precedente), tutte e 10 dovranno avere il medesimo codice CIG nella prima cella. Il CIG non è attualmente un campo obbligatorio in fase di lancio in Sintel, pertanto, se una certa procedura ne fosse sprovvista, sarà cura dell utente inserire tale codice in tutte le righe di ogni procedura (o lotto) (v. anche successivo capitolo 3). Non è invece enecessario valorizzare le altre celle vuote presenti nel file, poiché tale attività sarà poi svolta automaticamente dal software per la conversione in formato.xml del file excel (v. successivo capitolo 5). 3. Integrare nel file excel le informazioni mancanti Il file excel messo a disposizione da Sintel è pre-compilato con le informazioni che l Ente ha inserito nella piattaforma, tuttavia, alcune delle informazioni richieste dalla L. 190/2012 non sono disponibili in Sintel e devono essere inserite manualmente oppure perfezionate da parte dell utente. Le informazioni mancanti da inserire nel file e le relative modalità sono illustrate di seguito. Colonna A > Codice CIG (v. Figura 2) - formato di inserimento: testo Se non già inserito in Sintel, il codice CIG identificativo di una procedura di gara (o singolo lotto) deve essere inserito dall utente nella prima cella di tutte le righe relative a tale procedura (o lotto). GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 5 di 11
Figura 2 Attenzione: CIG non disponibile In alcuni casi, una procedura di gara può non avere un CIG, ad esempio è il caso degli Affidamenti diretti in house. In questi casi è comunque necessario inserire un codice in tutte le righe della colonna Codice CIG corrispondenti a queste procedure. Il codice deve rispettare il seguente formato: NOCIGxxxxx Dove xxxxx è un numero a scelta dell utente, che deve essere però lo stesso per tutte le righe corrispondenti ad una procedura per la quale non si dispone di un CIG. Attenzione: Gestione degli operatori economici partecipanti in forma di raggruppamento Attraverso la colonna P forma di partecipazione è possibile comprendere se una riga si riferisce ad un singolo operatore economico oppure ad un raggruppamento. Se la cella riporta la dicitura Raggruppamento è necessario effettuare alcune integrazioni al file excel. Innanzitutto è necessario verificare quanti sono le imprese mandanti consultando la colonna S imprese mandanti che contiene le ragioni sociali delle stesse inserite in sede di registrazione a Sintel. Devono essere a questo punto inserite nel file excel tante nuove righe, subito al di sotto della riga relativa alla mandataria, quante sono le imprese mandanti risultanti dalla colonna S. Nelle nuove righe inserite devono essere valorizzate unicamente alcune colonne, come illustrato di seguito (anche graficamente nella successiva Figura 3). Colonna A > Codice CIG formato di inserimento: testo Il codice CIG identificativo di una procedura di gara (o singolo lotto) deve essere inserito dall utente nella prima cella di tutte le nuove righe inserite. Il codice CIG deve essere il medesimo inserito nella prima riga (con i dati della mandataria). Colonna N > N. progressivo OE formato di inserimento: numero La colonna N N. progressivo OE di tutte le nuove righe inserite deve essere valorizzata con il medesimo numero riportato nella prima riga (con i dati della mandataria). Colonna O > Operatore economico formato di inserimento: testo La colonna O Operatore economico deve essere valorizzata inserendo in ciascuna delle nuove righe inserite una delle ragioni sociali delle imprese mandanti, individuabili nella colonna S imprese mandanti. Ogni nuova riga deve cioè riferirsi ad una singola impresa mandante. Colonna P > Forma di partecipazione formato di inserimento: testo La colonna P Forma di partecipazione deve essere valorizzata inserendo in ciascuna delle nuove righe inserite la dicitura Raggruppamento allo stesso modo di quanto riportato nella prima riga (con i dati della mandataria), dovrà inoltre essere compilata la colonna N > N. progressivo OE utilizzando lo stesso ID della azienda capogruppo o mandataria. GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 6 di 11
Colonna Q > Partita IVA formato di inserimento: testo La colonna Q Partita IVA deve essere valorizzata inserendo in ciascuna delle nuove righe inserite la Partita IVA dell impresa mandante la cui ragione sociale è stata inserita nella riga in compilazione. Ogni riga deve cioè contenere la Partita IVA dell impresa cui si riferisce. Colonna R > Identificativo OE estero formato di inserimento: testo La colonna R Identificativo OE estero deve essere valorizzata solo se uno o più imprese mandanti hanno sede estera. Per queste imprese non deve essere compilata la colonna Q Partita IVA, bensì la sola colonna R. In questa colonna deve essere dunque inserito il codice identificativo dell operatore economico rilasciato nel proprio paese di provenienza. Colonna T > Ruolo formato di inserimento: testo (valori ammessi: 01-MANDATARIA, 02-MANDANTE, "03-ASSOCIATA", "04-CAPOGRUPPO" o "05-CONSORZIATA") La colonna T Ruolo deve essere valorizzata sia per la prima riga (con i dati della mandataria) che per le nuove righe inserite (per le mandanti). Nella cella relativa alla riga della mandataria va inserita la dicitura 01-MANDATARIA, mentre nelle righe relative alle mandanti, la dicitura 02- MANDANTE. Figura 3 gestione dei raggruppamenti di imprese Attenzione: inserimento delle informazioni relative ai contratti In Sintel non sono presenti le informazioni relative ad i contratti, è pertanto necessario valorizzarle manualmente, secondo le modalità di seguito illustrate. Colonna Z > Data inizio contratto formato di inserimento: data (nel formato gg/mm/aaaa) GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 7 di 11
In questa colonna deve essere inserita, nella prima delle righe relative ad una procedura (o singolo lotto), la data in cui è stato stipulato il contratto assicurandosi che il campo sia di tipo data. Colonna AA > Data ultimazione contratto formato di inserimento: data (nel formato gg/mm/aaaa) In questa colonna deve essere inserita, nella prima delle righe relative ad una procedura (o singolo lotto), la data in cui terminerà il contratto assicurandosi che il campo sia di tipo data. Colonna AB > Importo liquidato formato di inserimento: valuta ( ) In questa colonna deve essere inserita, nella prima delle righe relative ad una procedura (o singolo lotto), il valore complessivo degli importi già liquidati all operatore economico aggiudicatario. Qualora non sia ancora stato attivato nessun contratto impostare l importo liquidato a zero. Attenzione: colonna Y Fornitore aggiudicatario nel caso di affidamento in convenzione Nel caso in cui si sia scelto come contraente un operatore economico aggiudicatario di una convenzione, la cella corrispondente alla colonna Y ed alla riga di tale operatore deve essere valorizzata con la dicitura: Convenzione. 4. Integrare nel file le informazioni sulle gare svolte senza utilizzare Sintel Nel caso l ente utilizzatore non abbia svolto la totalità delle proprie procedure di scelta del contraente attraverso la piattaforma Sintel, per rispondere agli adempimenti della L. 190/2012, è necessario inserire manualmente tutti i dati relativi a queste gare. Le righe relative a queste procedure devono essere inserite successivamente a quelle relative alle procedure Sintel in modo da rispettare il medesimo formato, per ogni riga e per ogni cella. Anche per le gare svolte senza l ausilio di Sintel, è necessario compilare solo la prima riga di ciascuna gara con tutti i dati ad essa relativi. Le successive righe devono esclusivamente contenere il codice CIG (nella colonna A ), quindi le informazioni relative agli operatori economici partecipanti (un operatore per riga). Anche nel caso dei raggruppamenti di imprese, la modalità di inserimento della mandataria e delle mandanti è lo stesso descritto al precedente capitolo 3. Alcune informazioni contenute nel file excel non sono rilevanti nel caso di gare gestite senza l ausilio di Sintel pertanto le relative colonne dovranno essere lasciate vuote per queste gare (v. Figura 4). Per sapere quali colonne è necessario compilare fare riferimento alla Tabella 1 Descrizione colonne del foglio Elenco Procedure Figura 4 GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 8 di 11
Attenzione: importo di aggiudicazione ed importo liquidato I campi Importo di aggiudicazione ed Importo liquidato sono obbligatori. Pertanto, se essi verranno lasciati vuoti dall utente compilatore, al momento di caricare il file excel nel convertitore xml (di cui al successivo capitolo 5) verrà generato un errore. 5. Convertire il file nel formato.xml usando la funzionalità di Sintel Una volta compilato il file excel con tutte le informazioni mancanti e/o relative a procedure svolte senza avvalersi della piattaforma Sintel, è possibile utilizzare l apposito convertitore per trasformare il file nel formato.xml richiesto da AVCP per gli adempimenti relativi alla L.190/2012. Il convertitore è un software di semplice utilizzo (che utilizza la tecnologia Java), che deve essere scaricato dalla sezione Procedure di Sintel, accedendo alla funzionalità AVCP Convertitore XML disponibile dal menu di sinistra (v. Figura 5). Figura 5 Il software è incluso in un file compresso in formato.zip, contenente i seguenti file: - La presente Guida rapida in formato.pdf; - Arca-legge190-2012.jar >> archivio contenente il software; - run.bat >> file eseguibile per avviare il software; - Licenza.txt >> licenza per il software, che si intende integralmente accettata con il download dello stesso; - Cartella lib >> contenente le librerie necessarie al funzionamento del software. Attenzione: JAVA virtual machine Per funzionare il convertitore richiede che sia installato nel computer il software JAVA virtual machine. JAVA è disponibile gratuitamente per il download: http://www.java.com/it/download/ GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 9 di 11
Se non già presente nel computer è dunque necessario procedere a scaricare ed installare JAVA prima di avviare il convertitore. Una volta scaricato il software occorrerà scompattarne il contenuto in una directory precedentemente creata e quindi fare doppio click sul file run.bat ; Il convertitore dispone di tre pulsanti con le seguenti funzionalità: - Apri XLS >> consente di selezionare tra i file presenti nel proprio computer il file in formato.xls, opportunamente compilato secondo quanto descritto precedentemente; - Genera XML >> dopo aver aperto il file in formato.xls, con questa funzionalità è possibile avviare il lavoro di conversione. Eventuali errori rilevati dal software (ad esempio perché nel file excel non sono state correttamente compilate tutte le informazioni richieste) saranno visualizzati nell area di testo presente nella parte inferiore dell applicazione; - Pulisci consente di svuotare il contenuto dell area di testo presente nella parte inferiore dell applicazione. Questa funzionalità può risultare utile nel caso in cui un lavoro di conversione non sia andato a buon fine riportando un numero eccessivo di errori. Figura 6 La sezione Metadati XML contiene alcune informazioni richieste da AVCP e deve essere perfezionato dall utente. Tali campi verranno precompilati utilizzando le informazioni presenti nel foglio AVCP 190-2012 del file Excel come precedentemente osservato a pagina 4. In particolare i campi data di pubblicazioni e data di ultimo aggiornamento verranno generati in automatico utilizzando la data odierna se non precompilati, così come il nome del file di indice verrà generato automaticamente apponendo il suffisso -indice al file xml. GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 10 di 11
In ogni caso tutti i campi saranno editabili in qualsiasi momento. In particolare sarà necessario inserire gli Url (indirizzi web interni al portale dell Ente) con i quali saranno pubblicati i file XML generati dalla funzionalità ( Url File Dataset ed Url File Indice ). Attenzione: Utilizzo di caratteri accentati, spazi o caratteri speciali Si sconsiglia l utilizzo di caratteri accentati, spazi ed altri caratteri speciali nell URL in quanto potrebbero essere all origine di problemi di codifica. Una volta terminata la generazione dei file in formato.xml senza errori, l utente si ritroverà i due file xml di indice e di dataset nella stessa cartella in cui è contenuto il file in formto.xls. A questo punto l Ente avrà modo di verificare la correttezza dei file.xml generati utilizzando un normale editor di testo o anche semplicemente con un browser internet (v. Figura 7). Una volta terminate tutte le dovute verifiche, tali file dovranno essere pubblicati sul portale internet dell Ente. Solo dopo sarà possibile inviare ad AVCP tramite posta elettronica, il modulo di avvenuta pubblicazione dei dati delle gare, reso disponibile attraverso il portale dell Autorità stessa. Figura 7 GUIDA RAPIDA PER LA COMPILAZIONE DEL FILE PER LA PUBBLICAZIONE Pagina 11 di 11