Capitl 1 Intrduzine La Guida al PMBOK Prject Management Bdy f Knwledge descrive l insieme delle cnscenze che dvrebber essere pssedute da chi svlge la prfessine di prject manager. L intrduzine è un capitl mlt crt, sltant 18 pagine. Tuttavia i cntenuti di quest capitl sn numersi e mlt imprtanti, sprattutt le definizini e alcuni argmenti di carattere generale, che sarann sicuramente ggett di dmande per l esame. Csa bisgna imparare Le differenze fra prgramma, prtfli, prgett e attività perative Un prgett è temprane e crea un prdtt servizi unic Un sttprgett può essere una singla fase del prgett Un prgramma è un insieme di prgetti e di attività perative (e può nn avere un cmpletament pianificat) Un prtfli è un insieme di prgetti e prgrammi raggruppati cn una lgica di business può avere dei stt prtfli Le attività perative sn cntinuative e ripetitive Nella Guida al PMBOK viene descritta una matrice frmata da: 5 gruppi di prcessi: Avvi, Pianificazine, Esecuzine, Cntrll e Chiusura 10 Aree di cnscenza: Integrazine, Ambit, Tempi, Csti, Qualità, Risrse Umane, Cmunicazini, Rischi, Apprvviginament e Stakehlder. Definizine di Prject Management (sezine 1.3) La Guida al PMBOK deriva da e si integra cn mlte altre discipline gestinali: general management, aree di applicazine, ecc. Mdifiche rispett al PMBOK Versine 4 (la numerazine dei paragrafi si riferisce alla versine 5) I paragrafi 1.2, 1.4 e 1.6 sn stati allineati cn l Standard per la gestine dei prgrammi (Standard fr Prgram Management) e l Standard per la gestine dei Prtfli (Standard fr Prtfli Management) Il paragraf 1.4.4 è stat ampliat per definire megli il Prject Management Office Il paragraf 1.5 che tratta le relazini tra Prject Management e Gestine perativa è stat ampliat per cmprendere anche le relazini cn la Strategia rganizzativa È stat inserit un nuv paragraf (1.6) per definire le relazini tra prgett e Valre di Business Il paragraf 1.7 è stat ampliat per sttlineare l imprtanza degli skill interpersnali nella gestine dei prgetti (vedi appendice X3) Il paragraf 1.8 della versine 4 relativ ai Fattri ambientali aziendali è stat spstat al capitl 2. Il capitl Pass-Pass 1.1 Scp della Guida al PMBOK (Purpse f the PMBOK Guide) Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 1 di 8
La Guida al PMBOK è un standard nn una metdlgia. L standard è vlutamente incmplet e nn esaustiv per cstituire un quadr di riferiment e ptersi adattare al maggir numer pssibile di aree applicative. La metdlgia si può pertant ricavare dall standard cmpletandl e indirizzand vers l area applicativa di interesse. L standard è descritt nell allegat A1 e ne riparliam nella lettura del capitl 3. La Guida prmuve l utilizz di un vcablari cmune del prject management che è cntenut nella pubblicazine PMI Lexicn f Prject Management Terms, che a differenza della Guida nn è tradtt in italian. E mlt imprtante per ttenere la certificazine adttare i termini descritti nel Dizinari evitand eventuali termini analghi utilizzati nelle prprie esperienze lavrative nde evitare equivci. E imprtante anche il riferiment al cdice di cndtta prfessinale; per quant vvie pssan sembrare le sue regle siam sicuri di averle sempre presenti nell esercizi delle nstre funzini? 1.2 Cs è un prgett? (What is a Prject?) Quest paragraf cntiene alcuni cncetti imprtanti. Per prima csa, la differenza fra un prgett e attività perative, per secnda, la definizine di un prgett. (Se nn ti capitasse una dmanda d esame su tale definizine resteremm srpresi). Se vui riassumere la definizine di prgett data in quest paragraf devi sttlineare due frasi imprtanti: "iniziativa tempranea" e "un prdtt, un servizi un risultat cn caratteristiche di unicità". Questi due aspetti cstituiscn, da sli, una definizine eccellente per un prgett. Un Sttprgett è una parte di un prgett. Cnsideriam le attività di una Banca. Una Banca ha nrmalmente sia attività perative che prgetti. Le attività perative sn cntinue, qutidiane, e nn terminan mai, cme incassare dare sldi ai clienti, aprire cnti crrenti, investire in titli, ecc. Queste attività perative pssn essere pianificate, realizzate da persne, vinclate da risrse limitate ma sn destinate a nn avere fine. La stessa banca avrà anche dei prgetti, mlt prbabilmente prgetti IT, che sn avviati per rendere il lavr più efficiente. I prgetti IT sn realizzati da persne, vinclati da risrse limitate ma sn pianificati per essere cnclusi. In altre parle, i prgetti hann una fine pianificata, mentre le attività perative n. Vist che siam in argment, quale tip di attività genera ricchezza per una banca? Le attività perative. I prgetti per una banca sn un cst in quant nn generan direttamente un reddit per l'azienda. Tuttavia pssn essere avviati per ttimizzare prcessi e quindi ridurre i csti di gestine ppure per realizzare nuvi prdtti servizi che a lr vlta prdurrann reddit se avrann success. Di cnseguenza, la banca sarebbe un bun esempi di rganizzazine nnprject-riented. I sui ricavi nn derivan dai prgetti. Parlerem di quest anche in seguit. Temprane: Questa natura tempranea del prgett è relativa. Vi sn prgetti che pssn durare alcuni anni (missini spaziali) ed altri che duran sl alcuni girni (ferm di una raffineria per la pulizia degli impianti). La csa imprtante è che i prgetti sn pianificati per avere una fine. Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 2 di 8
Prdtt, servizi risultat unici: Quest cncett è più facile da capire se cnsideriam l'ppst -- un prdtt servizi standard. Sfrnare pizze nella prpria pizzeria nn è un prgett. Cstruire un nuv frn in una pizzeria invece è un prgett. L biettiv dell esame è di misurare la tua capacità di gestire prgetti. Le dmande presenterann delle situazini che tu dvrai analizzare per capire se si tratta di attività perative di prgetti e, in tal cas, se pssn essere affrntate cn un sl prgett ne richiedn più d un. Se per esempi ti viene affidat un prgett che riguarda un sistema che nn funzina a dvere e che richiede di individuare le cause del malfunzinament e prvi rimedi, devi essere in grad di capire che si tratta di due prgetti distinti che devn essere gestiti cme tali. Nn pui definire esattamente cme rirganizzare un sistema che nn funzina (secnd prgett) se nn hai individuat le cause del su malfunzinament (prim prgett). Ricrdati che gestire un prgett richiede definire esattamente biettivi, azini, tempi e csti e cncrdarli cn gli stakehlder. Cme pui pensare di farl per il secnd prgett se nn dispni dei risultati del prim? Occrre inltre sapere che l esame è cncepit per verificare che tu sappia gestire prgetti di grandi dimensini cn centinaia di risrse di differenti nazini, durata superire a un ann e un valre di un miline di Eur. Anche se nn hai mai gestit un prgett di queste dimensini devi rispndere alle dmande cme se l avessi fatt. Se studiand la Guida al PMBOK certe prcedure ti sembrerann trpp cmplesse ricrdati che sn state cncepite per gestire prgetti di grandi dimensini nei quali nn basta, ad esempi, andare nella stanza a fianc a parlare cn il tu team di quattr persne per infrmarsi sull stat del prgett discutere un prblema. Se al tu prgett lavran 200 persne ttenere le infrmazini necessarie per aggirnare l stat avanzament lavri richiede una rganizzazine mlt cmplessa la cui messa a punt cmprta settimane di lavr di pianificazine. Le dmande dell esame pssn far riferiment a biettivi di prgett e a biettivi di prdtt. Attenzine a nn fare cnfusine. Ci sn alcuni cncetti relativi agli biettivi che è bene cnscere. Li elenchiam di seguit in md che durante l studi tu pssa svilupparli crrettamente: - Gli biettivi del prgett sn cntenuti nel Prject Charter - Gli biettivi sn fissati durante l avvi del prgett e rifiniti durante la pianificazine - La cmpleta cmprensine degli biettivi si sviluppa nell arc del prgett (elabrazine prgressiva) - Un degli scpi del Pian di prject management è quell di determinare cme verrà svlt il lavr per raggiungere gli biettivi di prgett - Occrre spess ricercare un cmprmess tra requisiti e biettivi di prgett - Il raggiungiment degli biettivi è respnsabilità del prject manager - I prgetti sn cnsiderati cmpleti quand tutti gli biettivi sn stati raggiunti - Un prgett ptrebbe essere cancellat se i sui biettivi nn pssn essere raggiunti - La gestine della qualità è mirata a garantire che il prgett raggiunga gli biettivi stabiliti - La gestine dei rischi sviluppa le pprtunità e riduce i rischi relativi agli biettivi del prgett - Gli elementi che pssn avere un impatt negativ sugli biettivi del prgett (rischi, stakehlder, ecc.) debbn essere cntrllati e tracciati 1.2.1 Le relazini tra Prtfli, Prgrammi e Prgetti (The Relatinships Amng Prtflis, Prgrams and Prjects) V4: era nel paragraf 1.4 In una rganizzazine mderna nn si parla in genere di un sl prgett ma di un insieme di prgetti e di prgrammi in quant le iniziative sn numerse e impegnan l rganizzazine su Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 3 di 8
diversi frnti. Occrre quindi avere una visine di insieme dei vari prgetti e prgrammi per indirizzare al megli le risrse umane ed ecnmiche dell rganizzazine che per definizine sn sempre limitate. Oltre che di prgetti si parla quindi anche di prgrammi e prtfli. Un prtfli è un insieme di prgetti, prgrammi, stt-prtfli (parti di un prtfli) e attività perative gestit unitariamente per raggiungere biettivi strategici. I prgrammi sn raggruppati in un prtfli, sn cmpsti da stt-prgrammi, prgetti e attività perative gestiti in md crdinat. I prgetti, che sian parte men di un prgramma sn cmunque cmpresi in un prtfli. I prgetti i prgrammi di un prtfli nn devn essere necessariamente interdipendenti direttamente crrelati ma siccme fann parte del prtfli cncrrn cmunque al pian strategic dell rganizzazine. La figura 1-1 dimstra cme i prgetti pssn essere rganizzati all intern di prtfli e prgrammi di vari livell. All esame ccrre saper distinguere se la dmanda riguarda un prgett un prtfli un prgramma. 1.3 Cs è il Prject Management? (What is Prject Management) La definizine della Guida al PMBOK è l applicazine di cnscenze, capacità, strumenti e tecniche alle attività di prgett per sddisfarne i requisiti si riferisce semplicemente alle cnscenze necessarie per sddisfare le aspettative degli stakehlder. Nn trviam alcun riferiment invece alla necessità, da parte del Prject manager, di spendere i sldi dell'azienda cn saggezza. Nemmen nel cdice etic. Nelle precedenti edizini della Guida al PMBOK si parlava di Tripl vincl riferendsi alla necessità del Prject Manager di gestire esigenze cnflittuali relative a csti, tempi, e ambit. Ora i vincli del prgett che sn cnsiderati in cnflitt sn stati ampliati e cmprendn almen ambit, qualità, schedulazine, budget, risrse e rischi ma a nstr parere ccrre tener presente qualsiasi altr fattre ( vincl) che limita le pzini a dispsizine del grupp di prgett, cme ad esempi la sddisfazine del cliente. La direzine e gli stakehlder stabiliscn, direttamente indirettamente, le prirità di questi vincli nel prgett e il grupp di prgett deve tenerne cnt nel trvare il giust cmprmess. Qualsiasi richiesta che cmprti la mdifica di un sl dei vincli in cnflitt anzidetti deve essere analizzata per identificare le ripercussini sugli altri vincli e le mdifiche che ne derivan devn essere gestite mediante il cntrll integrat delle mdifiche. Dalla unicità del prdtt, servizi risultat deriva il cncett di "elabrazine prgressiva": cme sarebbe pssibile definire esattamente da subit un ggett che nn è mai stat, in tutt in parte, realizzat? Man man che ci rganizziam per realizzarl scpriam le caratteristiche che l rendn unic. Attenzine a nn cnfndere quest naturale prcess di affinament degli biettivi del prgett cn il cambiament nn gestit dell ambit del prgett. Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 4 di 8
1.4 Relazini tra Prject Management, Prgram Management, Prtfli Management, e Prject Management rganizzativ (Relatinships Amng Prtfli Management, Prgram Management, Prject Management and Organizatinal Prject Management) V4: mancava il riferiment a OPM Per cmprendere crrettamente le differenze fra prgetti, prgrammi e prtfli è imprtante ricnscere le similitudini e le differenze tra queste discipline e cme si rapprtan al Prject Management Organizzativ (OPM). L OPM è una mdell perativ strategic che utilizza la gestine di prgetti, prgrammi e prtfli e le metdlgie aziendali per supprtare le strategie aziendali, ttenend prestazini e risultati migliri e un vantaggi cmpetitiv durevle. I prtfli, i prgrammi e i prgetti sn allineati alle strategie rganizzative e guidati dalle medesime. Tuttavia prtfli management, prgram management e prject management cntribuiscn in md divers al raggiungiment degli biettivi strategici. La tabella 1-1 evidenzia in quale md prtfli, prgrammi e prgetti cntribuiscn a diversi aspetti delle strategie rganizzative Nn cnfndiam OPM (Organizatinal Prject Management) cn OPM3 (Organizatinal Prject Management Maturity Mdel). 1.4.1 Prgram Management Un Prgramma è un insieme di prgetti crrelati e gestiti in md crdinat per ttenere benefici e cntrll nn ttenibili gestend i prgetti separatamente. Il fcus è sul risultat cmplessiv Un prgramma è cmpst quindi da prgetti ma anche da attività perative esterne ai prgetti ma che ccrre crdinare nel lr insieme. Pensiam ad esempi ad un prgramma spaziale che prevede la cstruzine di alcune navicelle ma anche le missini di ciascuna di esse e la lr manutenzine ed evluzine tra un lanci e l altr. Sl l integrazine di queste attività può garantire il success del prgramma e raccgliere gli elementi utili a preparare il successiv. 1.4.2 Prtfli Management Un Prtfli è una racclta di prgetti prgrammi nn necessariamente crrelati ma raggruppati per agevlare la gestine efficace del lavr per raggiungere biettivi aziendali strategici. Il fcus è sull efficienza. L biettiv è selezinare i prgetti giusti, vver ding the right things. Essend inseriti in un determinat prtfli pssn essere valutati nel lr insieme, ed è più facile assegnare prirità e risrse alle varie iniziative in funzine delle strategie aziendali. Nel cas che le strategie aziendali cambin basta recuperare risrse da un prtfli ed assegnarle ad un altr che prmette migliri risultati. Stabilend le prirità all intern di ciascun prtfli è più facile identificare quali prgetti prgrammi debbn essere fermati per recuperare risrse e quali cnviene attivare ptenziare. 1.4.3 Prgetti e pianificazine strategica (Prject and Strategic Planning) I prgetti e i prgrammi sn imprtantissimi per una rganizzazine in quant tramite essi si persegun le strategie aziendali. In base alle strategie aziendali i prgetti e i prgrammi si raggruppan in prtafgli in md da pter assegnare risrse ai vari prtafgli cerentemente cn gli biettivi strategici, analizzare l andament dei prgetti e dei prgrammi rispett a tali biettivi, eliminare i prgetti e i prgrammi men vantaggisi e verificare gli impatti di eventuali Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 5 di 8
mdifiche sul prtfli sugli altri prgetti e prgrammi sempre rispett agli biettivi aziendali. 1.4.4 Prject Management Office In una rganizzazine cmplessa cn prtafgli, prgetti e prgrammi, la cerenza fra le single iniziative nn può essere lasciata alla buna vlntà e alla capacità di crdinarsi dei prject manager. Nasce pertant l esigenza di accentrare alcune funzini in una unità rganizzativa specializzata. Il Prject Management Office è una unità rganizzativa che accentra la gestine dei prgetti asslvend ad una delle seguenti missini: Frnire le regle, le metdlgie, le prcedure e la mdulistica per la gestine dei prgetti nell ambit dell rganizzazine Frnire supprt all intern dell rganizzazine sulla gestine dei prgetti, frmazine nel prject management e negli strumenti di prject management e assistenza su specifici strumenti di prject management Frnire i Prject Manager per i vari prgetti e assumere la respnsabilità per i risultati dei prgetti L autrità del PMO varia in funzine della sua missine. Può essere semplicemente di supprt all attività dei Prject Manager (Supprtive), può cntrllare il lr lavr impnend l adzine degli standard aziendali (Cntrlling) può addirittura assumere la respnsabilità del prgett (Directing) Attenzine! Il PMO è una struttura rganizzativa, nn una persna. Il su rul nn sstituisce quell del Prject Manager ne quell dell spnsr, ma frnisce supprt crdinament di varia natura. 1.5 Relazini tra Prject Management, gestine delle Operatins e strategia rganizzativa (Relatinships Between Prject Management, Operatin Management and Organizatinal Strategy) V4: mancava il riferiment alla strategia rganizzativa Abbiam già evidenziat le differenze tra prgetti e attività perative nel paragraf 1.2 (Cs è un prgett). Tuttavia esistn dei punti di cntatt tra i prgetti e le attività perative in quant i prgetti pssn mdificare delle attività perative esistenti (prgetti di ttimizzazine revisine di prcessi) ppure attivare nuve attività perative (prgetti di creazine di nuvi prdtti / servizi che debbn quindi essere gestiti) terminare delle attività perative (prgetti di dismissine di prdtti servizi si pensi all affidament in utsurcing di attività precedentemente gestite internamente). 1.5.1 Prject Management e gestine delle Operatins (Operatins and Prject Management) I prgetti interagiscn spess cn le attività perative specie all inizi del prgett (sttraend risrse e acquisend knw-hw dalle attività perative) alla fine del prgett (restituend risrse, prdtti, servizi e knw-hw). Quest avviene in particlare quand l biettiv del prgett è quell di rirganizzare prcedure prcessi miglirare prdtti servizi 1.5.1.1 Gestine delle Operatins (Operatins Management) Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 6 di 8
All esame ccrre saperla ricnscere dai prgetti. 1.5.1.2 Stakehlder perativi nel Prject Management (Operatinal Stakehlders in Prject Management) Attenzine a cinvlgerli nei prgetti che impattan il lr lavr. Pssn essere al temp stess una prezisa fnte di infrmazini ma anche i clienti finali del vstr prgett 1.5.2 Organizzazini e Prject Management (Organizatins and Prject Management) Le rganizzazini definiscn le indicazini strategiche e i parametri prestazinali che guidan il lr business. Ma queste indicazini pssn cambiare nel temp perché l rganizzazine si adatta al cntest in cui pera. I prgetti devn sempre rimanere allineati cn questi biettivi altrimenti rischian di creare prdtti servizi inutili diversi da quelli attesi. 1.5.2.1 Organizzazini basate su prgetti (Prject-Based Organizatins) Le rganizzazini prgettuali sn prevalentemente dedicate alla gestine di prgetti e puntan a snellire gli aspetti burcratici per favrire l rientament al risultat. Pssn essere tempranee permanenti. Pssn assumere diverse frme: Unità rganizzative, divisini cntrllate di scietà più grandi Organizzazini a se stanti Assciazini, reti cnsrzi di imprese 1.5.2.2 Cllegament tra Prject Management e Gvernance Organizzativa (The Link Between Prject Management and Organizatinal Gvernance) Le prcedure rganizzative e plicy aziendali pssn cstituire un vincl per i prgetti sia per quant riguarda eventuali regle da seguire nella gestine del prgett sia per quant riguarda le caratteristiche del prdtt servizi da realizzare. 1.5.2.3 Rapprt tra Prject Management e Strategia Organizzativa (The Relatinship Between Prject Management and Organizatinal Strategy) Le strategie rganizzative frniscn linee guida e rientamenti ai prgetti. Il Prject Manager deve verificare che gli biettivi del prgett nn sian in cnflitt cn le strategie rganizzative e nel cas deve infrmare l spnsr ( il Prgram Manager il Prtfli Manager) prima pssibile. 1.6 Valre dell azienda (Business Value) Si tratta dell insieme dei valri tangibili e intangibili dell rganizzazine. I valri tangibili cstituiscn il patrimni ecnmic e immbiliare dell rganizzazine. I valri intangibili sn la reputazine, eventuali marchi e diritti. La gestine dei prgetti è fndamentale per mantenere e creare il valre dell azienda. Le strategie rganizzative rientan la gestine di prtfli, prgrammi e prgetti vers la creazine di valre. 1.7 Rul del Prject Manager (Rle f the Prject Manager) Abbiam parlat di prgetti, prgrammi e prtafgli. Quale è il rul del Prject Manager rispett ad essi? Sia chiar che il Prject Manager è respnsabile di un singl prgett. Nn a cas il PMI ha lanciat da pc la certificazine Prgram Management Prfessinal (PgMP ). Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 7 di 8
Se il prgett gestit dal Prject Manager fa parte di un prgramma egli lavrerà a strett cntatt cn il Prgram Manager mentre se il prgett è inserit in un prtfli lavrerà a cntatt cn il Prtfli Manager (per il quale il PMI nn ha ancra creat una certificazine ). Il Prject Manager lavra inltre a strett cntatt cn analisti di business, respnsabili dell assicurazine qualità ed esperti in materie necessarie al prgett. 1.7.1 Respnsabilità e cmpetenze del Prject Manager (Respnsibilities and Cmpetencies f the Prject Manager) La respnsabilità principale del Prject Manager è quella di sddisfare le esigenze del prgett, sia quelle che derivan dalle attività da svlgere sia quelle del team che le deve svlgere sia degli individui che lavran nel prgett. Il prject manager rappresenta il legame tra il team di prgett e le strategie dell rganizzazine Quali sn le cmpetenze del Prject Manager? La Guida al PMBOK le suddivide in 3 aree: Cnscenza le cnscenze teriche vver le cnscenze di Prject Management ma anche di altre nzini che nella guida nn sn descritte Prestazini la capacità di mettere in pratica le cnscenze teriche vver l esperienza Persnale il cmprtament nell esecuzine delle sue funzini vver la capacità di cmunicare, il carisma e le altre dti persnali. 1.7.2 Capacità interpersnali del Prject Manager (Interpersnal Skill f a Prject Manager) Nell appendice X3 sn elencati e descritti gli skill interpersnali più imprtanti che gni Prject Manager dvrebbe pssedere per interagire efficacemente cn il grupp di prgett e gli altri stakehlder per favrire il success del prgett. 1.8 Prject Management Bdy f Knwledge OPM3 è il mdell di maturità del Prject Management Institute che cnsente a ciascuna azienda di valutare il prpri livell di maturità nella gestine dei prgetti. Per rispndere crrettamente alle dmande ti basta sapere che esiste e a csa serve. Analgamente nn è asslutamente necessari cnscere gli standard per la gestine di prgrammi e prtfli. Limitiamci pertant a studiare per bene il PMBOK. Cpyright C.Bartlni & E.Rambaldi 2013 pag. 8 di 8