ZCARFLEET Versione del 05 LUGLIO 2018 Sommario Acquisti & contratti... 2 Gestione Scadenze... 2 Scheda Auto... 3 GESTIONE OPTIONAL (Acquisti e contratti/ Anagrafica Autoveicolo)... 3 Anagrafica Autoveicolo... 4 Prenotazioni Auto in Pool... 5 Assegnazione ad uso promiscuo (Setup aziende e Setup documenti allegabili)... 6 Gestione email... 6 Gestione Manutenzioni... 7 Guasti e Incidenti... 8 Funzione Amministrative/ Generazione file paghe... 8 Funzione Amministrative/ Gestione file output... 9 Pag. 1/9
Acquisti & contratti Nella griglia sono stati inseriti gli ordinamenti liberi e dinamici su tutte le colonne; l utente deve cliccare sulla colonna da ordinare e sceglie la tipologia di ordinamento; può anche impostare un filtro; La presenza della graffetta indica all utente la presenza di allegati nel contratto; Cliccando sulla targa, l utente viene indirizzato nell anagrafica del veicolo. Per le auto assegnate, viene esposto il nome e cognome dell assegnatario; Quando si inserisce un nuovo contratto non sono più obbligatori i campi ipt, imposta bollo e tariffa ACI. Gestione Scadenze E possibile gestire le scadenze tecniche sia a chilometraggio che a calendario contemporaneamente; Km + data: occorre compilare entrambi i campi; nello stesso modo, quando si chiude la scadenza, è possibile riprogrammare la successiva; Pag. 2/9
o Nel calendario scadenze, cliccando sul giorno, viene visualizzata anche la targa che ha una scadenza in essere: Scheda Auto Aggiunto il tab NOTE: GESTIONE OPTIONAL (Acquisti e contratti/ Anagrafica Autoveicolo) Sia nell anagrafica autoveicolo, che nei contratti, è ora presente la sezione Optional. Se inseriti nel contratto, vanno ad alimentare la relativa sezione dell anagrafica autoveicolo. L utente può compilar e codificare in modo libero, il codice dell optional, la descrizione ed il prezzo: Pag. 3/9
Con la spunta su Aggiorna in anagrafica autoveicolo, sono abbinati gli accessori nella relativa sezione: Anagrafica Autoveicolo Nella sezione OPTIONAL è possibile dare l indicazione di chi è in possesso della seconda chiave; Pag. 4/9
Prenotazioni Auto in Pool E possibile eseguire i filtri per tipologia di autoveicolo, se presenti (es autoveicolo, motoveicolo ecc): Nel box AUTOVEICOLI PRENOTATI : è presente il bottone visualizza, che consente di consultare in toto una richiesta pool in corso; Il manager ha la facoltà di cambiare il garage di ritiro nelle prenotazioni in attesa di conferma. Nella schermata maggiori info, ottenuta col tasto evidenziato nella figura sotto, sono esposte: o la classe di omologazione del veicolo: o eventuali permessi associati. Pag. 5/9
Assegnazione ad uso promiscuo (Setup aziende e Setup documenti allegabili) Oltre alle opzioni già consentite, ora è possibile che la lettera di assegnazione dell auto sia un Report creato appositamente. Impostazioni: Setup aziende Nel box ASSEGNAZIONI AD USO PROMISCUO, per la lettera di assegnazione scegliere l opzione report. Setup documenti Allegabili Indicare il nome del Report scegliendo, nella colonna Sezione, la lettera di assegnazione. L opzione qui è consentita solo per il manager, per ovvi motivi. Funzionamento: Nella fase di assegnazione ad uso promiscuo, quando il manager deve inviare la lettera di assegnazione al driver, gli viene proposto il Report impostato. Se previsti, la stessa lettera viene inviata anche agli uffici Competenti. Il caricamento del presente aggiornamento, mette a disposizione due report, utilizzabili per la lettera di assegnazione: hocf_rletteraassegnazione_pers.vrp hocf_rletterauffici_pers.vrp Gestione email Nella mail indirizzata al driver, quando il manager ha respinto la richiesta, sono comprese eventuali note inserite dal manager ; E possibile attivare le notifiche per: o scadenza contratto; o scadenza patente; o inserimento km. Il manager ha un punto di menu in cui gestirle. Accede da SCADENZE E MANUTENZIONI e compila: Abilita spuntare per attivare il servizio di email automatico su ogni tipologia; Numero giorni da data scadenza per notifica Inserire il numero dei giorni antecedenti in cui far partire la prima email automatica. Pag. 6/9
Esempio: se inserito 3, la data di scadenza è il 3 agosto, la notifica parte in modo automatico il giorno 31 luglio. Il nome del processo da schedulare è sempre hocf_schedula Intervallo di giorni per notifica inserimento km Nel caso in cui si voglia notificare ai driver Assegnatari di inserire il numero dei chilometri. Le email automatiche partono ogni n giorni, dove n è il numero impostato. Notifica ora Se scelto, la notifica parte nel momento in cui l utente clicca su Salva. Questa opzione è utilizzabile, al massimo, una volta al giorno. Gestione Manutenzioni In fase di chiusura della manutenzione, ora è possibile inserire anche: Pag. 7/9
o o campi di dettaglio del pagamento quali l aliquota Iva, l imponibile e l importo delliva; Allegati alla manutenzione (esempio: fattura). Guasti e Incidenti La griglia guasti ed incidenti è stata revisionata in modo tale da fornire una lettura più agevole da parte dell utente che la consulta: Sono esposti due TAB distinti (GUASTI / INCIDENTI). Funzione Amministrative/ Generazione file paghe La maschera di selezione è stata implementata. Nella prima maschera sono proposte tutte le aziende presenti nella base dati, e l utente seleziona quelle per cui vuole generare: Con Prosegui, occorre confermare la selezione azienda per azienda con il Salva; in base al posizionamento sull azienda sulla parte destra sono proposte le impostazioni su quel setup Aziende specifico: Pag. 8/9
Se i controlli formali del Salva vanno a buon fine, in corrispondenza dell azienda compare ATTENZIONE: se i vari setup prevedono lo stesso file, l opzione Sovrascrittura/ Accodamento è impostata sempre su Accodamento; se l utente sceglie diversamente, i dati sono comunque accodati; E possibile cliccare su Genera solo se tutte le aziende bypassano i controlli formali; Al termine della generazione, viene emessa la segnalazione: Il link conduce l utente alla nuova funzione: Funzione Amministrative/ Gestione file output Da qui è l amministratore o il fleet admin; visualizza e gestisce lo storico di tutte le generazioni avvenute. Utente/ Mensilità/ Anno/ Tipo file/ Tipo Generazione Sono possibili filtri da impostare per la ricerca Ordina per L utente può impostare l ordinamento con cui sono elencati i files generati per: Data fine di generazione, Data inizio generazione, tipo file, utente che ha eseguito la generazione. Pag. 9/9