Documento di rilascio 9.00
Indice Introduzione... 3 Principali novità introdotte nella Release 9.00... 4 Prospetto spese (Tabellone)... 4 Nuovo motore di worklfow... 4 Gestione movimenti di cassa... 4 Storicizzazione centro di costo associato al dipendente... 4 Esportazione Riepilogo Fatture su modello MS Excel... 4 Nuovo modulo acquisizione nota spese da MS Excel/OpenOffice Calc... 5 Stampe (PDF)... 5 Web Report... 5 Modulo multilingua... 5 Modulo Business Travel... 5 Gestione download documentazione... 6 Gestione pianificazione settimanale... 6 Import automatico movimenti giornalieri Airplus... 6 Nuova gestione dell invio e-mail in background... 7 Compatibilità software... 7 Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 2
Introduzione Il presente documento contiene informazioni relative alle novità introdotte in Blix Travel Expenses versione 9.00 Per informazioni sulla procedura di installazione fare riferimento all apposito documento incluso con i file di setup. Per informazioni dettagliate sul prodotto fare riferimento ai manuali operativi e all aiuto in linea. Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 3
Principali novità introdotte nella Release 9.00 Prospetto spese (Tabellone) Ricerca distanze chilometriche integrata basata su google maps; Gestione parametrica campi proposti per default in base alla tipologia di spesa; Aggiunta della colonna Documento a riprova su tab LISTA; Nuovo motore di worklfow Gestione dei workflow di autorizzazione della trasferta, approvazione della nota spese, autorizzazione dei servizi di viaggio (Aereo, Hotel, Treno, Noleggio auto) e degli anticipi; Introduzione dell entità Ruolo come astrazione del concetto di responsabile di funzione; Gestione delle deleghe sulle funzionalità autorizzative/approvative; Funzioni di modifica/aggiornamento massivo dei workflow; Gestione parametrica delle condizioni (regole) di variazione dei flussi autorizzativi; Gestione del responsabile di centro di costo. Gestione movimenti di cassa Le nuove funzionalità permettono di gestire tutti i movimenti possibili relativi alle casse (entrate ed uscite di cassa), effettuare le chiusure di cassa, stampare il giornale di cassa giornaliero e mensile. Inoltre è possibile gestire la possibilità di richiedere anticipi ad una cassa differente da quella di afferenza lavorativa legata di norma alla divisione di appartenenza. Storicizzazione centro di costo associato al dipendente E possibile variare il centro di costo di un dipendente mantenendo lo storico delle assegnazioni precedenti. Esportazione Riepilogo Fatture su modello MS Excel E possibile generare mensilmente un documento riepilogativo per le fatture intestate all azienda inferiori a 300. Il riepilogo, che si basa su un modello Excel, contiene tutte le fatture non contenute nei precedenti documenti generati e ordinate in base ad un progressivo numerico su base annua. Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 4
Nuovo modulo acquisizione nota spese da MS Excel/OpenOffice Calc La funzione permette la compilazione della nota spesa da parte del trasfertista su un foglio Microsoft Excel o OpenOffice Calc. Il foglio di calcolo viene fornito preconfigurato al dipendente. Quest ultimo dovrà semplicemente inserire le singole spese, seguendo la formattazione proposta. Al termine della compilazione il file dovrà essere caricato in Blix Travel Expenses tramite un opportuna funzionalità in dotazione all amministrazione che permetterà eventualmente di correggere/completare le informazioni indicate dal trasfertista. Stampe (PDF) Nuovi layout per la stampa riepilogativa delle note spese (scheda nota spese); Nuova stampa per la richiesta anticipi. Web Report Report associazione risorsa-centro di costo con storico assegnazione; Nuovo report di riepilogo per Libro Unico del Lavoro; Report di controllo per responsabili richiamabile da Controllo Nota Spese; Riepilogo movimenti di cassa. Modulo multilingua Completate e migliorate le traduzioni in francese e inglese. Modulo Business Travel Nuova anagrafica passeggero, ad uso dell ufficio viaggi interno, con l indicazione dei dati anagrafici dei dipendenti (carta d identità, passaporto, e-mail e numeri personali, ecc.)e delle preferenze di viaggio. L anagrafica può essere gestita in autonomia dal dipendente. Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 5
L ufficio viaggi interno può allegare al servizio di viaggio, in fase di gestione, il documento di viaggio in formato elettronico. Tale documento verrà allegato all e-mail inviata al trasfertista al momento della consegna del prepagato; L ufficio viaggi interno potrà allegare all anagrafica passeggero la copia digitale del passaporto/carta d identità dei singoli viaggiatori; Nuovo meccanismo di alert a fronte della scadenza dei passaporti gestiti sull anagrafica passeggero con invio di e-mail di notifica al viaggiatore interessato e (opzionalmente) all ufficio viaggi interno). Gestione download documentazione Può essere messa a disposizione del trasfertista una nuova sezione documentale utile per raccogliere e permettere di scaricare manualistica relativa all utilizzo del sistema, tutorial o documenti relativi alla Travel Policy aziendale. Gestione pianificazione settimanale E possibile da parte del dipendente inserire in Blix Travel Expenses la propria pianificazione settimanale in termini di attività previste (visite clienti, interventi tecnici, meeting, ecc.) su base oraria/giornaliera. Tale pianificazione, una volta confermata, potrà essere o meno autorizzata (con o senza modifiche) dal responsabile della risorsa. A fronte di pianificazioni confermate che prevedano attività fuori sede, verrà creata in automatico dal sistema una nota spese mensile completa delle destinazioni inserite. Import automatico movimenti giornalieri Airplus E possibile rendere completamente automatico l upload su Blix Travel Expenses dei file relativi ai servizi di viaggio acquistati tramite carta Airplus. Tali file, previo accordo diretto con Airplus, possono essere inviati giornalmente su un sito SFTP (predisposto dal cliente) dal quale Blix Travel Expenses preleverà in automatico i file. Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 6
Nuova gestione dell invio e-mail in background Migliorato il sistema di invio e-mail in background per evitare limitazioni del browser alla generazione dei pop up. Compatibilità software Nuovo setup Blix Travel Expenses (installazione modulo base + opzionali); Nuovo setup per il modulo Offline compatibile con Windows 7 (x86/x64) ; Compatibilità garantita con Windows Server 2008 e Windows Server 2008 R2. Copyright Solgenia S.p.A. 2000-2011 7