Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing

Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing 20/02/2009

Sommario Verbale... 3 Presentation: Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing... 6 Fasi dell iniziativa e stato d avanzamento... 6 Metodologia... 8 Sintesi dei Risultati... 10 I prossimi passi... 12 Verso la Fase 2... 15 2

Verbale Oggetto BTO - ICT Procurement Dashboard Incontro plenario n.02 Data 20/02/2009 Inizio 9.45 Fine 15.00 Luogo Palazzo Bovara - Milano Partecipante Presente Partecipante Presente Vincenzo Morabito - BTO Federico Lugli MPS Federico Pigni BTO Riccardo Previtali UBISS Carlo Codazzi BTO Cristina Massabò INTESA Silvio Mostacci BTO Marco Gariboldi INTESA Francesca Sfiligoj BTO Manuela Telesca INTESA Marco Minetti BTO Raffaella Mastrofilippo INTESA Simone Barezzani UGIS Luciano De Bellis INTESA Paolo Sammataro UGIS Roberto Barbieri BPM Davide Barbavara DB Laurent Baglieri BNL-BNP Dario Scrosoppi GENERALI Giuseppe Nuccio BNL-BNP A. Obiettivi/Argomenti previsti 1. Introduzione del progetto e sintesi delle attività svolte 2. Presentazione dei nuovi partecipanti al gruppo di lavoro 3. Raccolta indicazioni e suggerimenti da parte degli istituti coinvolti B. Argomenti trattati 1. Introduzione del progetto ICT Procurement Dashboard 2. Sintesi delle attività svolte e della metodologia adottata 3. Presentazione dei nuovi istituti coinvolti e dei nuovi interlocutori al gruppo di lavoro 4. Raccolta delle indicazioni e dei suggerimenti da parte degli istituti coinvolti 5. Definizione dei prossimi passi 3

Autore principale Data ultima revisione Stato verbale Silvio Mostacci 27/02/2009 Stesura per Approvazione C. Dettaglio degli argomenti trattati 1. Introduzione del progetto ICT Procurement Dashboard a. Il progetto ICT Procurement Dashboard, partito ufficialmente nell anno 2008, vuole colmare la scarsa disponibilità di metodologie per il Procurement IT. b. Lo scopo è istituire un osservatorio prezzi in ambito Acquisti IT nel settore Bancario ed Assicurativo in modo da creare una banca dati informativa che consenta di monitorare e di confrontare nel tempo le informazioni in tema di prezzi e condizioni di acquisto di beni e servizi. 2. Sintesi delle attività svolte e della metodologia adottata a. Durante l incontro di kick off, svolto il 31 ottobre 2008, è stato presentato il progetto agli istituti coinvolti, i singoli interlocutori hanno presentato al gruppo di lavoro la struttura della funzione acquisti ed acquisti IT nei singoli istituti bancari, è stato definito il catalogo ICT Item e sono stati identificati i primi item sui quali effettuare le rilevazioni. b. Al primo incontro plenario sono seguiti incontri one to one tra i singoli istituti coinvolti ed i ricercatori BTO in cui sono state effettuate le rilevazioni sugli item concordati e sono state raccolte le prime indicazioni sui prossimi passi del progetto. 3. Presentazione dei nuovi istituti coinvolti e dei nuovi interlocutori al gruppo di lavoro a. Sono entrati a far parte del gruppo di lavoro due nuovi Istituti ovvero Generali, rappresentato dal Dott. Dario Scrosoppi Responsabile Acquisti di Gruppo e Banca Popolare di Milano, rappresentata dal Dott. Roberto Barbieri Responsabile Acquisti IT. b. Gli interlocutori appartenenti ai due nuovi Istituti coinvolti hanno presentato al gruppo di lavoro la propria struttura della funzione Acquisti ed Acquisti IT. c. Rispetto al primo incontro plenario sono cambiati alcuni interlocutori. In Deutsche Bank il Dott. Davide Barbavara Responsabile Acquisti IT ha sostituito la Dottoressa Carla Franceschini, in Monte dei Paschi di Siena il Dott. Fabrizio Lugli Responsabile Acquisti IT ha sostituito il Dott. Francesco Ortesta, mentre per IntesaSanpalo si sono aggiunti la Dott.ssa Raffaella Mastrofilippo Responsabile Acquisti ed il Dott. Luciano de Bellis - Buyer che hanno avuto modo di presentarsi all intero gruppo di lavoro 4. Raccolta delle indicazioni e dei suggerimenti da parte degli istituti coinvolti a. Definire un dizionario condiviso per le varie categorie b. Costruire un benchmark di tutto il settore per essere in grado di carpire le best practice ed i trend di mercato in atto c. Rapportarsi non solo al contesto italiano ma anche a quello europeo (area EMEA) d. Costruire un benchmark cross industry, su settori affini a quello bancario (es. TELCO) e. Scambiarsi informazioni all interno del gruppo di lavoro sui modelli di acquisto f. Costruire dei KPI per meglio gestire il rapporto con i clienti interni g. Estendere il catalogo alle TLC h. Software e vendor management 5. Definizione dei prossimi passi a. Definire il perimetro di rilevazione attraverso l individuazione di categorie e sottocategorie secondo uno schema ad albero b. Rilevare i TOP Vendor per ogni sottocategoria c. Definire la struttura e descrivere gli IT Services 4

D. Piano attività Team di ricerca BTO Scadenza 1. Composizione della spesa a. Raccolta delle rilevazioni e delle proposte sulle Categorie e Sottocategorie di spesa b. Raccolta e sintesi delle rilevazioni sulla composizione della spesa c. Condivisione dei risultati sul perimetro di azione e sulla definizione di un dizionario comune 2. IT Services a. Raccolta delle proposte sul dizionario comune b. Rilevazione dei dati c. Sintesi dei dati 3. Workshop a. Esposizione dei risultati b. Raccolta dei feedback 20/03/2009 04/05/2008 08/05/2009 E. Piano attività Istituti partecipanti Scadenza 1. Composizione della spesa 20/03/2009 a. Invio di una proposta di Categorie e Sottocategorie di spesa ICT b. Valorizzazione delle principali Categorie e Sottocategorie (composizione della spesa) 2. IT Services 17/04/2009 a. Definizione di un dizionario comune per le figure professionali AM / AD e per quelle FM b. Condivisione dei dati con il team di ricerca BTO 3. Workshop 08/05/2009 a. Incontro con gruppo di lavoro ICT Procurement Dashboard G. Prossimo incontro plenario 1. Prossimo incontro 8 maggio 2009 5

Benefici Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing 20/02/2009 Presentation. Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing Fasi dell iniziativa e stato d avanzamento L attività di ricerca consiste di due fasi di sviluppo prima di entrare a regime. La prima fase già attiva copre circa il 20% della spesa IT e si completerà entro il 2009 Le fasi dell iniziativa Fasi dell iniziativa e stato d avanzamento L attività di ricerca consiste di due fasi di sviluppo prima di entrare a regime. La prima fase già attiva copre circa il 20% della spesa IT e si completerà entro il 2009 FASE 1 2008-2009 FASE 2 2009-2010 Sviluppo modello Struttura Costi ICT Politiche di Sourcing, Organizzazione Acquisti ICT Mappatura della spesa Modelli di items interni ai partecipanti Definizione del catalogo ICT Items struttura costi ICT ICT Procurement Dashboard (Osservatorio Prezzi) ed estensione catalogo Evoluzione 11 Fasi dell iniziativa e stato d avanzamento dopo la prima fase, si vuole ora raggiungere una copertura superiore al 40% del dopo la prima fase, si vuole ora raggiungere una copertura superiore al budget ICT 40% del budget ICT Copertura prevista Procurement ICT ESEMPLIFICATIVO 2009 2010 Modello dei MIPS 40% 60% 20% 100% Body Rental - FM Body Rental AM Postazione/distribuito TLC (modello di pricing) 20% Target I Sem 2008 10% 5% 5% 20% Body Rental HW ATM Infoprovider 1 fase Prima Ext 2009 12 Seconda Totale Residuale Totale Ext Monitorato 2010 6

Dashboard Procurement 2.0 Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing 20/02/2009 estendendo il catalogo e migliorando il modello di rappresentazione nel 2009. Fasi dell iniziativa e stato d avanzamento estendendo il catalogo e migliorando il modello di rappresentazione nel 2009. Fase 1: Seconda Parte WP 1 WP 2 WP 3 WP 4 WP 5 Estensione del catologo Miglioramento del modello Individuazione e analisi pattern Rilascio di linee guida e report Processi di miglioramento condivisi Timing 1Q 2009 2Q 2009 2010 2010 2011 Attività Coinvolgimento dei soci e promozione dell iniziativa Raccolta e analisi di feedback e istanze Estensione del catalogo item a seguito dell analisi della struttura dei costi e delle indicazioni dei soci Raccolta dati preliminari Verifica del grado di copertura degli items sulla struttura dei costi Integrazione dei cambiamenti nel modello dell Osservatorio Sistematizzazione dell attività di monitoraggio Analisi dei pattern emergenti di spesa Valutazione dei percorsi e individuazione delle strategie di sourcing Individuazione di best practice e fattori critici di successo Sistematizzazione della analisi dei pattern Discussione dei risultati e formalizzazione Rilascio di linee guida e report di ricerca Verifica e monitoraggio dell evoluzione delle politiche di sourcing (Ri)Definizione delle politiche di sourcing L evoluzione ICT PROCUREMENT del progetto 2.0 FASE prosegue 2: Dal Dashboard al seguendo Procurement 2.0 una visione sia Fasi Top dell iniziativa Down, e stato sia d avanzamento Bottom Up 13 L evoluzione del progetto prosegue seguendo una visione sia Top Down, sia Bottom Up Top Down and Bottom Up Modelli di Politiche di sourcing Outsourcing Green IT pricing Composizione della spesa Trend Rilevanza di t Il benchmarking SW Componenti condivisi Catalogo Area Operativa AM Body rental Spesa IT/ Investimenti HW Coordinatore Area Operativa FM SW Datacenter / Distribuito Body rental HW Area Operativa AD SW Team Leader Team Leader Body rental Top Down Bottom Up 14 7

Metodologia Fase 1 Step 1 - Metodologia La Fase 1 ci ha permesso di definire sia una metodologia di raccolta ed esposizione, sia di attivare le necessarie relazioni La Fase 1 ci ha permesso di definire sia una metodologia di raccolta ed esposizione, sia di attivare le necessarie relazioni Il meccanismo di funzionamento Classificazione Raccolta dati Torre Application development Natura HW SW Consulen za Comp CPU Dischi Dati Socio 2 Dati Socio 1 Dati Socio n Catalogo condiviso Elaborazione Mercat o Dati Soci 16 e di produrre il primo report sulle rilevazioni effettuate Fase 1 Step 1 - Metodologia e di produrre il primo report sulle rilevazioni effettuate Il report Presentazione di dettaglio Report Personalizzato Riepilogativo 17 8

utilizzando per la rappresentazione una curva di bontà dell acquisto Fase 1 Step 1 - Metodologia utilizzando per la rappresentazione una curva di bontà dell acquisto Modalità di rappresentazione Confronto dei valori minimi comunicati con i minimi del campione Maggiore è la vicinanza del minimo della banca al minimo del campione migliore è la bontà dell acquisto Confronto dei valori massimi comunicati con i massimi del campione Maggiore è la vicinanza del massimo della banca alla media del campione migliore è la bontà dell acquisto >-15% >-15% <5% +5%; 25% +25% 40% +40% Confronto dei valori medi con i valori del campione Maggiore è la vicinanza del valore medio della banca al minimo del campione migliore è la bontà dell acquisto 18 e una indicazione semaforica per poter rappresentare i diversi parametri rilevati. Fase 1 Step 1 - Metodologia e una indicazione semaforica per poter rappresentare i diversi parametri rilevati. Esempio di modalità di rappresentazione ESEMPLIFICATIVO B C >-15% >-15% <5% +5%; 25% +25% 40% +40% A D E A B C D E STRATEGICO ABILITANTE STANDARD MIGLIORABILE NON COMPETITIVO 19 9

La prima rilevazione si è confrontata con molteplici criticità affrontate e risolte. La prima rilevazione si è confrontata con molteplici criticità affrontate e risolte. Fase 1 Step 1 - Metodologia Metodologia Rendere confrontabili i valori massimi e minimi con valori medi Range troppo ampi Criticità Restituire dati in modo oggettivo mantenendo l anonimato Identificare ed escludere le eccezioni in modo tale da considerare solo gli acquisti continuativi e non gli acquisti opportunistici Individuare ed esplicitare in modo corretto la definizione dell item oggetto di analisi Rappresentare in modo sintetico la bontà dell acquisto della banca rispetto ai valori rilevati Soluzione Utilizzo di pesi comunicati dall istituto per normalizzare i dati stimati per tutti gli item Individuazione di parametri di normalizzazione Restituzione del valore comunicato dalla banca nei confronti del campione Confronto diretto con gli istituti e identificazione delle eccezioni e delle anomalie on gonig nella fase di rilevazione dei dati Descrizione comune e condivisa dell item e verificata agli incontri di rilevazione Utilizzo della curva per rappresentare la i valori rilevati 20 Sintesi dei Risultati Figure Professionali: Valori del campione e bontà di acquisto (1/2) Figure Professionali: Valori del campione e bontà di acquisto (1/2) Fase 1 Step 1 Sintesi dei Risultati Modalità di rappresentazione per valori massimi e minimi Valori Campione Coordinatore Min Media Max 370 665 910 Distribuzione Campione 665 370 910 Coordinatore Principali considerazioni Mediamente il campione ha acquistato con valori medi molto vicini ai minimi. L elevata variabilità necessità l individuazione dei fattori moderanti Consulente Senior Min Media Max 370 572 740 572 370 740 Oltre alla variabilità il campione ha acquisto con valori prossimi ai minimi e intorno alla media Consulente Senior 22 10

Figure Professionali: Valori del campione e bontà di acquisto (2/2) Figure Professionali: Valori del campione e bontà di acquisto (2/2) Fase 1 Step 1 Sintesi dei Risultati Modalità di rappresentazione per valori massimi e minimi Valori Campione Consulente Min Media Max 370 665 910 Distribuzione Campione 519 370 680 Consulente Principali considerazioni La variabilità riscontrata e la vicinanza ai limiti superiori richiede un particolare approfondimento Dal primo report sono emerse alcune considerazioni di sintesi 23 Fase 1 Step 1 Sintesi dei Risultati Dal primo report sono emerse alcune considerazioni di sintesi Overview della prima analisi Servizi di Body Rental AM Valori rilevati sensibilmente differenti per ogni istituto Maggiori differenze nelle figure di altro profilo Agire su profili ei livelli di dettaglio ATM Modalità di approvvigionamento differenti Politiche di pricing dei fornitori e scostamento influenzato dai volumi Infoprovider / Banche dati Tariffe diverse per prodotti e servizi simili Alcune politiche di pricing di cartello Software di Base Sensibile scostamento tra i prezzi rilevati legato probabilmente a politiche e accordi piuttosto che a volumi 24 11

I prossimi passi La variabilità osservata nei valori rilevati nel body rental suggerisce un approfondimento della tematica attraverso l estensione delle dimensioni di analisi nella prospettiva di sviluppare modelli di sensitività La variabilità osservata nei valori rilevati nel body rental suggerisce un approfondimento della tematica attraverso l estensione delle dimensioni di analisi nella prospettiva di sviluppare modelli di sensitività Servizi di Body Rental Fase 1 Step 2 - I prossimi passi Servizi di Body Rental Prospettive Definizione di Piramidi Progettuali e composizione con le Figure Professionali rilevate Tipologia Applicativa / Tecnologia Vendor Riduzione/Compressione delle Figure Professionali AM Approfondimento sulla normalizzazione dei dati (i.e. p*q) Rilevazioni delle Figure Professionali tipo sistemistico (FM) Definizione di modelli standard per rendere confrontabili diversi fornitori in modo da evidenziare le politiche di pricing dei principali vendor Correlare le RFP dei principali vendor VS definizione della figura nei sistemi HR Valutazione delle performance di progetto in relazione alle figure professionali in termini di FUNCTION POINT Rilevare i costi delle Figure di Consulenza Direzionale Analisi dei servizi di Helpdesk e dei livelli di servizio È possibile rilevare a due livelli di significatività i profili di body rental e inferire per Tipologia e Vendor eventuali sensitività 26 Fase 1 Step 2 - I prossimi passi È possibile rilevare a due livelli di significatività i profili di body rental e inferire per Tipologia e Vendor eventuali sensitività Body rental AM I Rilevazione Proposta Tipologia Special Std Legacy Vendor Coordinatore Consulente Senior Team Leader Analista Di Disegno Tecnico Senior Consulente Senior Consulente Architetto Di Progetto Analista Funzionale Senior Analista Funzionale Analista Programmatore Analista Tecnico Dipartimentale Web Designer Programmatore Programmatore Dipartimentale Consulente Analista Funzionale Senior Analista Funzionale Analista Programmatore Senior Analista Programmatore Junior Es: Accenture, Almaviva, Capgemini, Datamat, EDS, Engineering, Caridata, HP, IBM, Reply, Reti, T-System, Value Team Specialista Di Soluzione Funzionale Specialista Di Soluzione Tecnico Consulente Specialistico 28 12

Dall ICT Procurement allo Strategic Sourcing 20/02/2009 Fase 1 Step 2 - I prossimi passi Inoltre si propone di estendere il catalogo degli item rilevati anche alle figure di FM, identificando ulteriori dimensioni di analisi Inoltre si propone di estendere il catalogo degli items rilevati anche alle figure di FM, identificando ulteriori dimensioni di analisi Body Rental FM Proposta Sistemista Junior Sistemista TLC Senior Sistemista TLC Junior Sistemista OPEN Senior Sistemista OPEN Junior DB Administrator Senior DB Administrator Junior Security Consultant Security Analyst Tipologia Special Std Legacy Vendor Es: Accenture, Almaviva, Capgemini, Datamat, EDS, Engineering, Caridata, HP, IBM, Reply, Reti, T- System, Value Team 29 La valorizzazione della postazione potrebbe essere interessante se valutata con logiche di TCO o metodologie evolute Fase 1 Step 2 - I prossimi passi La valorizzazione della postazione potrebbe essere interessante se valutata con logiche di TCO o metodologie evolute. Valorizzazione della postazione Hardware distribuito e Valorizzazione della postazione Valorizzazione della postazione di lavoro legando i servizi utilizzabili e l hardware distribuito in termini di costo macchina (HW) Valutare i costi aggiunti all acquisto della postazione in termini di SW aggiuntivi e costi manutenzione per assistenza HW e SW (con logica tariffe T&M) Postazione + Manutenzione HW + Helpdesk 1 livello Valutare il costo dell Helpdesk in termini di ticket/chiamata Prospettive Item rilevanti e cost driver da definire Acquisto vs Noleggio/Servizio 13 30

Fase 1 Step 2 - I prossimi passi Indagare il modello di pricing delle TLC richiede l identificazione del catalogo condiviso e dei principali driver di costo e livelli di servizio Indagare il modello di pricing delle TLC richiede l identificazione del catalogo condiviso e dei principali driver di costo e livelli di servizio Estensione degli item ai modelli TLC TLC Rilevare le principali voci TLC e formalizzare un modello di confronto Costi contratto telefoni fissi (servizio + dispositivo) Costi contratto telefoni mobili (servizio + dispositivo mobile Traffico in uscita (per volume/minuto voce traffico voce telefonia fissa) Traffico in uscita (per volume/minuto voce telefonia mobile) Costo minuto numeri verdi Costo traffico dati (Voip) + canone/abbonamento per volume Prospettive Identificare i driver di costo Condividere la rilevazione delle componenti principali Verificare i livelli di servizio e gli SLA 31 Rilevata una certa variabilità dei costi degli Infoprovider e del Software di base ci proponiamo di estendere il catalogo Hardware e Software di base, per arrivare alla valorizzazione della postazione Rilevata una certa variabilità dei costi degli Infoprovider e del Software di base ci proponiamo di estendere il catalogo Hardware e Software di base, per arrivare alla valorizzazione della postazione Estensione degli item, Software e Hardware di base, Infoprovider Fase 1 Step 2 - I prossimi passi Software di Base Microsoft Desktop pro (Software Assurance 1Y remaining) HW Server Rack server 4CPU da 4core sola fornitura in opera Distribuito Valorizzare la postazione Infoprovider Interesse limitato Fuori Scope e non estensione Moderanti Logiche di interrogazione 14 32

Verso la Fase 2 Rilevare indicazioni che permettano di ricostruire e confrontare la struttura dei costi IT e costruire opportuni Community Indicator Rilevare indicazioni che permettano di ricostruire e confrontare la struttura dei costi IT e costruire opportuni Community Indicators Verso la Fase 2 Indicatori di sintesi Generali Efficienza Spesa IT / Tot. Investimenti Spesa IT / Tot. Innovazione Tot. Innovazione / Produzione Spesa Datacenter / HW Distribuito MIPS / Sportelli Personale IT / Personale Esterno Personale IT / Personale Totale Benchmark di struttura AM FM Una metodologia per la gestione della spesa non legata esclusivamente alla valutazione del singolo item e volta all analisi e al consolidamento di politiche innovative di IT sourcing 34 Verso la Fase 2 Una metodologia per la gestione della spesa non legata esclusivamente alla valutazione del singolo item e volta all analisi e al consolidamento di politiche innovative di IT sourcing I principali vantaggi Breve periodo Consolidare i possibili margini di contrattazione nell acquisto delle figure professionali Verificare la possibilità di usufruire di nuove soluzioni e servizi presenti sul mercato Ragionare in termini di TCO e strategie di Vendor Management Lungo periodo Definire modelli di confronto delle figure professionali e proporre ai fornitori politiche di pricing Spostare le voci di costo da Investimenti a Costi Operativi ove compatibile con la strategia Essere Green CORPORATE RESPONSIBILITY W4MIPS 35 15