Cos è ARXivar
ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano
UNICA SOLUZIONE
ARCHIVIAZIONE FILE MS Office, Openoffice PDF Immagini, video MAIL PEC FAX CARTA Scanner Multifunzione Barcode ERP SAP MS Dynamics AS/400 ARXivar EVENTI
GESTIONE DOCUMENTALE MAIL, FAX Invio e ricezione Allegati PEC Invio e ricezione Gestione e archiviazione MODULISTICA Template aziendali Moduli Office, PDF, WEB ORGANIZZARE I DOCUMENTI Fascicoli Pratiche REVISIONI TIMBRI Configurabili dall utente WORKGROUP Condivisione Distribuzione CONTROLLO Log Sicurezza, criptazione
Workflow & BPM
STRUTTURA ARXivar
DB: MS SQL, Oracle o MySQL Interfaccia Desktop, Web o Mobile Modellatore Workflow Form / Template Web services Applicazioni custom ARChitettura
Servizio Repository
Struttura dati Ogni documento archiviato viene separato in: PARTE LOGICA Profilo documento Archiviato nel DB PARTE FISICA File compresso File system Database LOGICA Profile DB DB FISICA File.doc
PERCHE USARE ARXIVAR
Alcune considerazioni Dati strutturati 30% Dati destrutturati 70% Intervenendo nella gestione e nell organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le (ANVA) ATTIVITA a NON VALORE AGGIUNTO
Le Attività a Non Valore Aggiunto Il 30% del tempo degli impiegati e usato per cercare, distribuire ed archiviare i documenti Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte Il 7% dei documenti non si trova più Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono L 80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell azienda ne ignora l esistenza e quindi vengono ricreati Per ogni fax inviato si perdono mediamente 7 minuti di tempo Fonte: Politecnico di Milano
Ciclo Attivo Spool Recognition Ciclo Passivo Barcode Conservazione sostitutiva Sicurezza dati Condivisione Versioning Protocollo Modelli aziendali Integrazione mail / fax Approvazione fatture fornitori Emissione offerte Gestione Qualità Approvazioni fidi ARCHIVIAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE PROCESSI BPM
ARCHIVIAZIONE
ARCHIVIAZIONE Ciclo attivo Automatico Qualsiasi gestionale Nessun intervento sviluppo Spool stampa o PDF Invio documenti via mail, fax o postalizzatore Ciclo passivo Integrazione semplice Tecnica barcode Free form rocognition Scansioni massive Outsourcing Ufficio protocollo
CICLO ATTIVO Riconoscimento PDF Stampa fattura CICLO ATTIVO Acquisizione automatica dell output di qualsiasi sistema gestionale Archiviazione automatica
CICLO PASSIVO Registrazione fattura CICLO PASSIVO Aquisizione automatica attraverso la tecnica dei barcode delle fatture fornitori Stampa etichetta Archiviazione automatica
CICLO PASSIVO Registrazione fattura
INFORMAZIONI DESTRUTTURATE Scanner e Multifunzione Cartelle monitorate Ufficio protocollo Direttamente da Office Mail, Fax
GESTIONE DOCUMENTALE
USO QUOTIDIANO Trovare un documento, aprirlo, modificarlo, salvarlo Tracciare le revisioni quando occorre Log delle attività Distribuzione, collaborazione workgroup Organizzare le informazioni Collegamenti, fascicoli e pratiche e relazioni Note, timbri
GESTIONE PROCESSI
Modellatore processi Semplice e intuitivo Gestibile dal cliente
Elementi base Task Definisce chi, cosa, come In quanto tempo Link decisioni Input, output, azioni Condizioni Instradamento e collegamento
Esempi di processi
Controllo qualità merci
Gestione ordini cliente
Non conformità
Integrazioni e estesioni CONNETTORI E PLUG-IN
INTEGRAZIONE MAIL ARCHIVIAZIONE MAIL MANUALE o AUTOMATICA Da Outlook, Exchange o Lotus Notes e POP3
INTEGRAZIONE FAX Integrandoci ai più noti programmi possiamo ricevere ed inviare i FAX direttamente da ARXivar
INTEGRAZIONE ERP Dynamics NAV SAP AS/400
O.L. Group Srl Via 4 Novembre, 11 44042 Cento (FE) Tel.: 051 6835584 Fax.: 051 6835038 www.olgroup.it info@olgroup.it