PANORAMICA DI MICROSOFT ACCESS La finestra principale di ACCESS All'avviamento Access visualizza una finestra di dialogo in cui chiede se si vuole creare un database nuovo, vuoto, avviare l'autocomposizione Database per creare un database nuovo a partire da un insieme di "modelli di database" oppure aprire un database già esistente. Una volta aperto il database, viene mostrata la finestra Database. Essa serve ad elencare gli oggetti del database: tabelle, query, maschere, report, macro e moduli. La finestra Database serve per creare, modificare ed utilizzare questi oggetti. La finestra Database: TABELLE Nella scheda Tabelle è mostrato l'elenco delle tabelle disponibili nel database. Nella parte destra della finestra vi sono tre pulsanti. Uno consente di creare una nuova tabella, gli altri due di aprire le tabelle esistenti in modalità Struttura, ovvero con la visualizzazione e la possibilità di modifica della definizione della tabella (campi, indici, chiave primaria) oppure in modalità Foglio dati (con il pulsante Apri). La modalità Foglio dati è del tutto simile alla visualizzazione che ottiene con un foglio elettronico, con le intestazione dei campi nella prima riga e le successive con il contenuto dei record. Nella visualizzazione Struttura, ogni riga nella parte superiore della finestra definisce un campo. Quando si seleziona una riga diversa nell'elenco dei campi, le impostazioni delle caratteristiche del campo selezionato appaiono nella parte inferiore della finestra. Per spostarsi tra le due parti si può usare il tasto F6. La visualizzazione Foglio dati è il metodo più semplice ed elementare per visualizzare i dati in righe e colonne, senza applicare alcun tipo di formattazione. In questo tipo di visualizzazione è possibile anche inserire e modificare i dati. Attraverso i menu e le barre degli strumenti, inoltre, si possono attivare filtri e ordinamenti semplici sulla tabella. Nella barra degli strumenti predefinita il primo pulsante (Visualizza) consente di passare da un tipo di visualizzazione all'altro. Cliccando sul pulsante con la freccia in basso posto a destra di Visualizza si ottiene l'elenco delle visualizzazioni disponibili. Questo modo di procedere è comune anche agli oggetti delle finestre Query, Maschere e Report. 1
Finestra Tabelle in modalità Struttura: Nella modalità Foglio dati sono presenti anche i pulsanti di spostamento record che consentono un agevole spostamento tra i record: QUERY Anche la finestra Query contiene tre pulsanti: con Apri si apre una query già esistente in modalità Foglio dati. Questo tipo di visualizzazione consente di visualizzare i risultati della query e, in alcuni casi, di modificare i dati. Se si tratta di una query di comando, aprendola con il pulsante Apri essa viene eseguita. La visualizzazione Foglio dati di una query è praticamente uguale alla corrispondente modalità della finestra Tabella. Il pulsante Struttura consente di visualizzare e modificare la definizione della query. In questa modalità lo schermo appare suddiviso in due parti: nella parte superiore si trova una rappresentazione grafica delle tabelle o delle altre query utilizzate. Le linee che collegano gli elenchi dei campi mostrano il modo in cui Access collega le tabelle. I collegamenti sono quelli definiti con l'apposita funzione di menu per la creazione delle relazioni (menu Strumenti, funzione Relazioni) oppure possono essere definiti durante la creazione della query con il trascinamento di un campo da una tabella al campo corrispondente dell'altra. Nella parte inferiore della finestra si vede la griglia di progettazione, che mostra i campi utilizzati nella query, i criteri di ordinamento, se i campi devono essere mostrati nel risultato e gli eventuali criteri di selezione applicati. Per inserire un nuovo campo è sufficiente trascinarlo dall'elenco nella parte superiore della finestra alla riga Campo della parte inferiore. 2
Visualizzazione Struttura di una Query: MASCHERE I fogli dati sono un modo molto rudimentale e anche non molto facile da usare per visualizzare e modificare dati in un database. Per realizzare un accesso di tipo "professionale" ai dati occorre utilizzare le maschere. Le funzionalità offerte dalle maschere sono: controllo della visualizzazione dei dati sullo schermo con possibilità di inserire colori ed altri elementi grafici; esecuzione di calcoli e visualizzazione di valori basati sui dati di tabelle o query; controllo dell'applicazione mediante procedure VBA collegate ai controlli o ad eventi (per esempio per ricalcolare un campo o aggiornare una sottoquery in funzione di modifiche su un campo precedente) collegamento di più maschere o report tramite procedure VBA o macro eseguite tramite pulsanti (per esempio per realizzare un pannello comandi) La finestra Maschere contiene i soliti tre pulsanti: Apri, Struttura e Nuovo. Quando si deve modificare la definizione di una maschera, ovvero la struttura e non i dati rappresentati nella maschera, la si deve aprire in visualizzazione Struttura. Quando si apre la maschera in questa modalità dovrebbe essere presente la casella degli strumenti. In caso contrario la si può fare apparire cliccando sull'omonima opzione del menu Visualizza. La casella degli strumenti è fondamentale per la progettazione della maschera: gli strumenti che contiene servono infatti ad aggiungere i vari tipi di controlli alla maschera. E' utile anche la visualizzazione dell'elenco campi che mostra la tabella o la query a cui è riferita, o per meglio dire, è associata, la maschera. E' possibile infatti scegliere uno strumento dalla casella degli strumenti e poi trascinarvi sopra un campo dall'elenco campi per inserire un controllo relativo al campo selezionato. Dopo avere piazzato i controlli sulla maschera potrebbe essere necessario modificarne alcuni. Per questo scopo si apre la finestra delle proprietà. Per aprire la finestra proprietà si può selezionare l'apposito comando nel menu Visualizza o nella barra degli strumenti. Le proprietà variano in funzione dell'oggetto selezionato (l'intera maschera, l'intestazione, il corpo, un singolo controllo). Generalmente l'elenco delle proprietà è piuttosto lungo e quindi la finestra è strutturata a schede, ognuna delle quali raggruppa le proprietà per tipologia (formato, dati, evento ecc.). Modificando le singole proprietà, manualmente o per mezzo di procedure VBA, è possibile personalizzare il 3
funzionamento dei controlli e dell'intera maschera. In particolare i controlli presenti nella scheda Evento consentono di associare una procedura VBA o un macro al verificarsi dell'evento stesso. Per esempio alla proprietà-evento Prima di aggiornare si potrebbe associare una procedura che esegua una validazione dei dati inseriti nel controllo. Le proprietà Su clic e Su doppio click consentono il controllo degli eventi associati al mouse. E' addirittura possibile controllare ogni singolo carattere digitato dall'utente con la proprietà Su pressione. La creazione e la modifica delle maschere costituiscono l'attività più complessa di Access, in quanto la gran parte della programmazione si svolge nelle procedure che girano "dietro" la maschera, in corrispondenza di eventi. Al contrario, la creazione di una semplice maschera o, comunque la prima stesura di una maschera è un'attività semplificata dall'autocomposizione Maschera che si può usare per generare automaticamente una maschera basata su una tabella o su una query indicata. Dopo la creazione della maschera in questo modo, attivato dal click sul pulsante Nuova è possibile dedicarsi alla personalizzazione dei controlli. Una maschera in modalità Struttura Per esaminare, modificare, inserire o eliminare dati tramite una maschera si usa la visualizzazione Maschera che si ottiene cliccando sul pulsante Apri. In funzione di come è stata concepita una maschera, è possibile quindi lavorare con i dati in modo chiaro e amichevole, validare le informazioni inserite oppure usare la maschera per lanciare altre maschere o report. Nella visualizzazione Maschera sono inoltre disponibili i comandi relativi ai filtri per selezionare i record in base alla maschera (QBF: query by form). In modalità filtro infatti è possibile inserire i valori desiderati in uno o più campi per poi, attivando la ricerca, visualizzare i soli record che rispondono alle richieste effettuate. 4
Nella maschera di esempio che segue, si notano alcuni controlli di tipo casella di testo e un controllo casella combinata per la scelta del Reparto. Lo spostamento tra i record è possibile con gli appositi pulsanti presenti nella parte bassa della finestra. REPORT Le informazioni possono essere stampate direttamente dai fogli dati o delle maschere, ma questo tipo di stampa non offre alcun tipo di personalizzazione. Nei fogli dati infatti la formattazione è rudimentale e si limita al dimensionamento delle righe e delle colonne, al tipo dei caratteri e all'impostazione colori e griglia. Le maschere consentono numerose formattazioni ma, essendo orientate allo schermo, non sono adatte per le necessità di una stampa di un prospetto articolato. Per produrre stampe strutturate e personalizzate, con calcoli e totali parziali e generali, occorre quindi utilizzare i report. La finestra Report contiene i pulsanti: Anteprima, Struttura e Nuovo. Il primo consente di attivare l'anteprima di stampa, che permette di vedere, in un'apposita finestra, l'aspetto che il report avrà sulla pagina stampata. I pulsanti Struttura e Nuovo consentono di modificare o creare una nuova impostazione di un report. La visualizzazione Stuttura di un report è simile all'analoga modalità delle maschere. Rispetto alle maschere, i report aggiungono la capacità di raggruppare dati e di sommarli, sia per righe che per colonne. La struttura possiede un maggiore livello di profondità essendo presenti, oltre alle intestazioni e ai piè di pagina generali, le intestazione e piè di pagina per ogni pagina e per ogni sottogruppo definito. Anche per i report vale quanto detto a proposito delle maschere, per quel che riguarda la casella degli strumenti, l'elenco campi e le proprietà dei controlli. La personalizzazione di un report può essere un'operazione anche più complessa che per una maschera, ma anche per i report esiste l'autocomposizione che permette di generare automaticamente un report standard, in base ad alcuni formati predefiniti, relativo alla tabella o query selezionata. In modalità Anteprima è presente, all'interno della finestra, una barra degli strumenti che consente di eseguire zoom per ingrandire o rimpicciolire la pagina e inoltre è possibile disporre il report su una o più pagine visualizzare contemporaneamente. Spostando il mouse sull'area principale della finestra il puntatore assume la forma di una lente di ingrandimento. Cliccando si ottiene automaticamente lo zoom. 5
Report in modalità Struttura Lo stesso report in Anteprima di stampa 6
MACRO Le macro possono essere considerate lo strumento di base per l'automazione delle attività in Microsoft Access. Esistono circa quaranta diverse "azioni" che possono essere incluse in una macro. Con le macro si possono aprire tabelle e maschere, eseguire query e altre macro, selezionare opzioni dai menu e così via. All'interno delle macro le azioni possono essere raggruppate e si possono specificare condizioni in base alle quali esse devono essere eseguite o meno. Con le macro si può pertanto sviluppare un'intera applicazione anche se è necessario dire che, con l'inserimento di VBA come linguaggio di programmazione comune a tutte le applicazioni Office, è senz'altro più opportuno eseguire la programmazione o anche l'automazione di semplici procedure con le procedure Visual Basic invece che con le macro. I pulsanti presenti nella finestra sono in questo caso: Esegui, Struttura e Nuovo. Con il pulsante Esegui le azioni impostate all'interno della macro selezionata vengono eseguite. Con Struttura e Nuovo si possono modificare o inserire nuovi oggetti macro. Nella modalità Struttura si opera all'interno di una griglia simile alla definizione delle tabelle. Normalmente sono mostrate solo le colonne Azione e Commento. Tramite il menu Visualizza si può ottenere la visualizzazione delle altre due colonne, Nome macro e Condizione. La prima colonna contiene il nome della macro e va riempita solo nella prima riga della definizione. La colonna Condizione contiene la condizione che deve essere vera perchè la corrispondente Azione (contenuta nella colonna adiacente) sia eseguita. Infine una colonna di commenti consente di documentare le azioni inserite per rendere più semplice l'interpretazione di quanto contenuto nella macro. Nella prossima figura è presente una macro associata alla maschera di gestione della tabella Dipendenti, la quale viene attivata dopo essere passati dal campo Nome. Se nel campo non si inserisce alcun valore, viene emesso un messaggio di avvertimento. Si nota, nella colonna Condizione il test Isnull che consente di eseguire il comando FinestraMessaggio, con gli argomenti riportati nella parte inferiore, solo quando non viene inserito alcun nome. Gli argomenti, presenti nella parte inferiore della maschera, sono ovviamente diversi per ogni tipo di Azione impostata. 7
MODULI Come già accennato in precedenza, sebbene si possa creare un'intera applicazione utilizzando solo maschere, report e macro, vi sono alcune azioni difficili da definire in una macro. Inoltre il linguaggio delle macro è molto ridotto rispetto al potente linguaggio Visual Basic utilizzato nei moduli. Se per esempio si vuole gestire un'applicazione in cui sia indispensabile gestire gli errori che possono verificarsi al momento dell'esecuzione (ad esempio la gestione degli accessi contemporanei allo stesso record), allora diventa indispensabile ricorrere a VBA. VBA (Visual Basic, Application Edition) si basa sullo stesso "motore" di Microsoft Visual Basic versione 5 ed è un linguaggio di programmazione completo, che viene utilizzato anche da tutte le altre applicazioni Office97. La maggior parte del codice VBA presente in un'applicazione Access, tuttavia, non sarà contenuto in un modulo indipendente, ma sarà inserito negli speciali moduli "allegati" alle singole maschere ed ai singoli report. Questi moduli sono accessibili dalla visualizzazione Struttura delle maschere e dei report scegliendo la voce Codice dal menu Visualizza. Questo modo di programmare è più efficiente e più semplice della creazione di moduli indipendenti. Questo tipo di moduli, presenti nella finestra Moduli sono utili però nel caso di scrittura di routine generali da richiamare in altri moduli o in qualsiasi maschera o report dell'applicazione. La figura seguente mostra l'equivalente azione della macro descritta nel paragrafo precedente, eseguita in un modulo VBA associato alla maschera. Viene utilizzato il campo Cognome al posto del Nome e, in aggiunta a quanto eseguito dalla macro, se il campo è lasciato in bianco, si riposiziona il cursore sul campo stesso, fino a quando l'utente non lo valorizza. Per informazioni più approfondire riguardo a VBA si rimanda agli Appunti sulla programmazione in Access. 8