Servizi e-business Gare Elettroniche Manuale Buyer STANDARD (flusso standalone) snam.it
Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Gare Elettroniche standalone in qualità di Buyer. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2
Sommario Descrizione scenario Modificare parametri utente Accesso gara elettronica Creazione gara Controllo Dati Gara Pubblicazione/Salvataggio gara Modifica gare pubblicate o parcheggiate Gestione proroghe e rilanci Ripubblicazione gara Apertura offerte Restituzione offerta Reportistica e-business Uscita dal servizio Informazioni utili Pag. 4 Pag. 5 Pag. 9 Pag. 10 Pag. 30 Pag. 24 Pag. 33 Pag. 35 Pag. 37 Pag. 38 Pag. 42 Pag. 43 Pag. 49 Pag. 50 3
Descrizione scenario Il Servizio e-business Snam offre la possibilità di svolgere gare per l aggiudicazione di forniture in forma elettronica per materiali/servizi. Le gare elettroniche sono rivolte solamente ad offerenti pre-qualificati e codificati sul Servizio e-business Snam. Gli offerenti ricevono una e-mail di notifica della pubblicazione della gara e possono accedere tramite un link presente sulla e-mail. Dopo l accesso gli offerenti possono consultare i dettagli della gara e inserire la propria offerta. L'offerente compila i dati nella richiesta d offerta, allega eventuale documentazione tecnica a supporto delle specifiche di prodotto, ed invia la propria offerta attraverso il Servizio e-business Snam. Il Buyer riceve l offerta ed effettua una tabulazione delle offerte per determinare l offerta vincente. 4
Modificare parametri utente Selezionare dal menù utente la voce Modifica dati personali 5
Modificare parametri utente L utente ha la possibilità di modificare alcuni parametri della sua utenza (indirizzo e-mail, numero di telefono, ). Selezionare una delle due cartelle (Dati obbligatori o Dati indirizzo) per la modifica dei dati anagrafici. 6
Modificare parametri utente La prima cartella Dati obbligatori consente di modificare: nome, cognome ed indirizzo e-mail (i campi sono obbligatori). Premere Salvare per confermare le modifiche inserite; Premere Annullare per ritornare ai dati iniziali. 7
Modificare parametri utente La seconda cartella Dati indirizzo consente di modificare alcuni parametri dell utenza quali edificio, stanza, numero telefono. Premere Salvare per confermare le modifiche inserite; Premere Annullare per ritornare ai dati iniziali. 8
Accesso alla gara elettronica Selezionare dal menù utente la voce Elaborare appalto 9
Creazione gara Per configurare una nuova gara elettronica, cliccare su Creare 10
Configurazione gara Dati testata Nome dell appalto: inserire un nome indicativo per descrivere la gara (max 40 caratteri). Il nome di default è così composto: UserID + Data di creazione gara + Orario di creazione gara. Numero: indica il numero univoco identificativo della gara (assegnato automaticamente dall applicativo). La cartella Dati testata raggruppa i dati di testata relativi alla gara: Dati di base: informazione generiche sulla gara Partner: informazioni sul Buyer e riferimenti altri utenti Offerente/Offerte: offerenti invitati e relative offerte Documenti: documentazione e note di gara Stato: report azioni eseguite sulla gara 11
Dati testata Dati di base (1/2) Categoria prodotto (opzionale): inserire la categoria merceologica di riferimento. Utilizzare il menù a tendina per selezionare la categoria prodotto. Termine presentazione offerta (obbligatorio): inserire la data (formato: GG.MM.AAAA o GGMMAA) e orario di scadenza della gara. Dopo tale data gli offerenti non potranno più inviare le proprie offerte. L ora di riferimento è quella del server SNAM (ora italiana). Data di apertura (opzionale): nel caso di gara in busta chiusa indicare la data e l ora di apertura delle buste. Il Servizio non permetterà al Buyer di visionare le offerte degli offerenti fino alla data e ora specificate. In caso di gara in busta aperta lasciare il campo vuoto: il Buyer potrà visionare l offerta in qualsiasi momento.
Dati testata Dati di base (2/2) Periodo di vincolo (obbligatorio): inserire il periodo di validità per il quale si richiede il mantenimento delle condizioni offerte. Divisa: selezionare la valuta con la quale si intende condurre la gara. E possibile selezionare un unica valuta di gara. Quantità non visual.: inserire un flag se l offerente non deve visualizzare le quantità di tutte le posizioni di gara. Di defualt le quantità sono visualizzate. Mostra il budget: inserire un flag se l offerente deve visualizzare il budget indicato per ogni posizione di gara. Di default il budget non viene mostrato ai fornitori. 13
Dati testata Selezione offerenti La cartella Offerente/Offerte consente di inserire gli offerenti da invitare alla gara. Premere Cercare offerente per visualizzare la lista degli offerenti (in alternativa inserire il codice offerente e cliccare su Aggiungere offerente). Impostare i criteri di ricerca e premere il pulsante Inizio per avviare la ricerca (Interrompere per tornare alla videata precedente). Selezionare gli offerenti che si intende invitare alla gara e cliccare su Rilevare 14
Dati testata Selezione offerenti Nella colonna Pubbl. è necessario inserire il flag in corrispondenza di ogni offerente che si vuole invitare alla gara. Utilizzare l opzione select per far comparire automaticamente il flag in ogni riga. Nella colonna Validità utente è possibile visualizzare la correttezza dei dati dell offerente inserito. Se comparirà il pallino verde il fornitore è attivo, al contrario se si presente il quadratino rosso il fornitore è scaduto o alcuni dati sono mancanti. In caso di pubblicazione senza la valorizzazione di alcun flag verrà visualizzato il seguente messaggio: 15
Dati testata Documenti (1/3) La cartella Documenti è composta da tre sezioni: Testi, Allegati e Collaborazione. Nei Testi è possibile inserire: Testo fornitori: un testo che, una volta inserito, sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. Tale descrizione verrà anche inserita nel corpo delle e-mail automatiche di pubblicazione che verranno inviate agli offerenti. Appunto int.: una nota interna che NON sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. NOTA: è necessario cliccare su Rilevare testo per salvare il testo inserito. 16
Dati testata Documenti (2/3) La sezione Allegati consente di inserire la documentazione descrittiva della gara in oggetto. E preferibile non allegare documenti di notevole dimensione (limite max: 5 Mb per ogni documento). Si consiglia di creare file.zip per ridurre il numero e la dimensione dei file da caricare. Premere il pulsante Browse per effettuare la ricerca e selezionare il file da allegare. NOTA: è possibile allegare un solo file per volta. Premendo il pulsante Accodare, il file viene allegato alla gara. Per eliminare un file precedentemente allegato cliccare sul tasto. Ripetere la procedura sopra descritta per allegare altri documenti. 17
Dati testata Documenti (3/3) La sezione Collaborazione consente di accedere all area collaborativa cfolders in cui è possibile inserire la documentazione tecnica della gara. Premere il pulsante Creare per generare il link di accesso al cfolders. Attenzione: la nuova finestra dell applicazione potrebbe ridursi ad icona nella barra degli strumenti 18
Struttura dell Area Collaborativa Dal link della cartella «Documenti» della gara, il sistema indirizza alla sezione pubblica dell area collaborativa in cui è possibile inserire la documentazione di gara. Nelle sotto cartelle di «1. Request for Quotation» è possibile allegare i documenti prima della pubblicazione della gara; Nelle sotto cartelle di «2. Public updates» è possibile caricare i documenti dopo la pubblicazione della gara. Dopo che ogni fornitore ha presentato la propria offerta, è possibile passare dalla sezione pubblica a quella privata attraverso il menù a tendina posto sotto l indicazione «Collaborazione appalto». Nella sezione privata è possibile inserire documenti da scambiare privatamente col singolo offerente. Nella cartella «4.1 Vendor bid», visibile solo dopo la scadenza della data di apertura buste, è inserita l offerta tecnica; Nelle sotto cartelle di «4.2 Private clarification» è possibile visualizzare le richieste di chiarimento inserite dal fornitore (nelle cartelle denominate «Vendor») e allegare le risposte da inviare privatamente (nelle cartelle denominate «Buyer»). 19
Area Collaborativa Caricamento documenti Per inserire un documento nell area collaborativa, posizionarsi all interno della cartella di interesse e cliccare il tasto. 20
Area Collaborativa Caricamento documenti Cliccare il link Documento per inserire l allegato. E possibile assegnare un nome e una descrizione al documento da caricare e in seguito cliccare il tasto. 21
Area Collaborativa Caricamento documenti Selezionando il tasto da caricare. appare la finestra che permette di cercare e selezionare il file 22
Area Collaborativa Versionamento documento E possibile allegare una nuova versione di un documento precedentemente caricato mantenendo lo storico. Dopo aver cliccato sul nome del file, premere il pulsante e caricare un nuovo file dal disco locale. Nota: l ultima versione caricata è quella attiva e valida ai fini della gara, mentre le precedenti rimangono disponibili a sistema come storico 23
Area Collaborativa Visualizzazione documenti Per visualizzare e scaricare i documenti allegati, entrare nella cartella di interesse e cliccare il nome della versione attuale del file. Per chiudere l Area Collaborativa cliccare sul pulsante Terminare. 24
Dati testata Stato Nella cartella Stato viene tenuta traccia delle azioni effettuate dal buyer e dagli offerenti relativamente sia alla gara sia alle offerte, specificandone autore, data e orario. 25
Configurazione gara Dati posizione La cartella Dati posizione descrive i dati delle posizioni oggetto di gara. 26
Configurazione gara Dati posizione Nella cartella Dati Posizione vanno elencati i materiali / servizi per i quali si desidera ricevere una quotazione economica. Per ogni posizione è possibile inserire una descrizione (massimo 40 caratteri), la categoria prodotto (non obbligatorio), la quantità richiesta, l unità di misura, la data preferenziale per la consegna (non obbligatorio) e il budget che risulta visibile agli offerenti solo nel caso sia stato flaggato il campo «Mostra il budget» nei dati di base dei dati testata. Per eliminare una posizione utilizzare il tasto, per eliminare tutte le posizioni cliccare su Cancellare tutte le posizioni. Se si eliminano delle posizioni, per ripristinare la numerazione cliccare su Rinumerare posizioni documento 27
Dati posizione Gestione quotazioni La gestione delle quotazioni economiche delle offerte dipende dall unità di misura selezionata in ciascuna posizione di gara. In particolare, l offerente sarà obbligato a valorizzare il campo: percentuale quando le posizioni da quotare hanno Unità di Misura uguale a Unità di rendimento (UR); valore quando le posizioni da quotare hanno Unità di Misura diversa da Unità di rendimento (UR). 28
Controllo dati gara Per effettuare un controllo sulla correttezza dei dati inseriti utilizzare il tasto Controllare. Sarà visualizzato l elenco dei messaggi con gli errori o le informazioni omesse nella compilazione della gara. 29
Pubblicazione/ Salvataggio della gara Dopo aver verificato la correttezza dei dati di gara inseriti, è possibile: Pubblicare: per bandire la gara in oggetto. NOTA: per pubblicare una gara è necessario posizionarsi nella schermata Offerente /Offerte. Dopo aver cliccato su Pubblicare verranno inviate automaticamente le e-mail di invito agli offerenti selezionati. Da questo momento l offerente può visualizzare i dati di gara. Rilanciare: nel caso si stia gestendo un rilancio d offerta porre un flag nella casella Rilanciare prima di procedere alla pubblicazione (vedi pag. 36 per maggiori dettagli). Parcheggiare: per salvare la gara e renderla disponibile per successive elaborazioni. Controllare: vedi la pagina precedente. Visualizzare: per passare dalla modalità modifica alla modalità visualizzazione senza salvare. Aggiornare: per aggiornare tutti i dati inseriti; questa operazione non salva la gara. Cancellare: per cancellare la gara. Dopo questa operazione non sarà più possibile modificare la gara. 30
Pubblicazione della gara Premendo il tasto Pubblicare appare un messaggio che conferma la pubblicazione dell appalto. Nel momento della pubblicazione verrà inviata automaticamente una e-mail di notifica della gara in corso SOLO agli offerenti selezionati con un flag nella colonna Pubbl. 31
Ricerca gara Dopo aver selezionato la voce Elaborare appalto dal menu di accesso, è possibile effettuare la ricerca delle gare precedentemente pubblicate o parcheggiate. 1. Impostare eventuali criteri di ricerca: - Numero dell appalto: numero assegnato alla gara; - Nome dell appalto: nome definito dall utente per la gara; - Stato: es in attesa, pubblicata o conclusa ; - Elaborato da: periodo di creazione della gara; La ricerca ampliata consente di aggiungere ulteriori criteri: - Organizzazione acquisti: ricerca la gare di una certa organizzazione acquisti; - Termine presentazione offerta: data di termine per presentare offerta; - Categoria prodotto: categoria impostata dall utente per la gara; 2. Cliccare sul tasto Inizio per avviare la ricerca. 32
Modifica di gare pubblicate o parcheggiate Dopo aver effettuato la ricerca, verrà visualizzato l elenco delle gare che soddisfano i criteri impostati. E possibile: Visualizzare i dati di gara, cliccando sul numero di gara o sull icona Modificare i dati di gara, cliccando sull icona Dopo aver aperto la gara in modalità visualizzazione è possibile passare in modifica cliccando sul tasto Modificare 33
Modifiche alla gara: data di scadenza e apertura buste Le modifiche alla data di scadenza dell offerta e alla data di apertura devono tenere conto delle seguenti osservazioni: Se la gara è in busta chiusa è possibile cancellare la data di apertura buste, anche se la gara è stata già pubblicata; è possibile modificare la data di apertura, senza che la stessa sia trascorsa, purché tale data sia successiva all ultima inserita; la data di apertura non può essere antecedente alla data di scadenza dell offerta Se la gara è in busta aperta, è sempre possibile prorogare la data di scadenza della gara. Si rimanda alla sezione specifica per le istruzioni relative alle proroghe ed ai rilanci. 34
Gestione proroghe e rilanci (1/2) La gestione delle proroghe e dei rilanci é effettuata direttamente sul Servizio. Le proroghe ed i rilanci sono possibili indipendentemente dal superamento della data di scadenza della gara PROROGHE E opportuno procedere seguendo il sotto riportato ordine di attività: 1. restituzione di tutte le offerte pervenute - si ricorda la possibilità di restituzione delle offerte senza l obbligo di apertura delle stesse 2. modifica della data di scadenza ed, eventualmente, della data di apertura (vedere la sezione modifiche alla gara: date di scadenza) 3. ripubblicazione della gara con inserimento dei flag di invito per tutti gli offerenti 4. invio delle email (opzionale) 35
Gestione proroghe e rilanci (2/2) RILANCI E opportuno procedere seguendo i passi qui riportati: 1. restituzione delle offerte pervenute - si ricorda la possibilità di restituzione delle offerte senza l obbligo di apertura delle stesse per gli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio è obbligatorio restituire le offerte eventualmente pervenute per gli offerenti che non si intende far partecipare alla fase di rilancio la restituzione delle offerte è opzionale 2. modifica della data di scadenza ed, eventualmente, della data di apertura (vedere la sezione modifiche alla gara: date di scadenza) 3. inserimento del flag nel campo Rilanciare (vedi slide successiva) 4. ripubblicazione della gara con inserimento dei flag di invito per i soli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio (l accesso alla gara è inibito per gli offerenti esclusi) 5. invio delle email tramite icona busta per i soli offerenti che si intende far partecipare alla fase di rilancio (opzionale) 36
Ripubblicazione gara Per salvare le modifiche effettuate su una gara già pubblicata, cliccare sul tasto Pubblicare. Un messaggio chiede al Buyer di verificare la presenza del flag di rilancio prima di procedere. Dopo aver cliccato su OK apparirà un messaggio di notifica al Buyer l avvenuta pubblicazione della gara con le modifiche effettuate. Per inviare una nuova email a gli offerenti selezionati con il flag su pubbl. selezionare il pulsante Inviare nuova e-mail. 37
Apertura delle offerte Per verificare la presenza delle offerte ricevute dagli offerenti invitati in gara, il Buyer deve posizionarsi nella cartella Dati testata e nella scheda Offerente/Offerte. In corrispondenza degli offerenti che hanno inviato un offerta, sarà possibile notare l icona Per aprire l offerta di un offerente il Buyer deve cliccare sull icona relativa ; apparirà un messaggio di conferma prima di procedere. In caso di gara in busta chiusa, non è possibile visionare le offerte fino alla data/ora prevista per l apertura. 38
Apertura delle offerte Nella videata dell offerta è possibile visionare i dettagli della stessa spostandosi nelle varie cartelle. Dati testata: la scheda Dati di base permette di visualizzare il valore totale dell offerta oltre a una serie di informazioni di testata della gara. Spostarsi nella altre schede per visualizzare tutte le informazioni. Per tornare all elenco delle offerte utilizzare il tasto Indietro all appalto. 39
Apertura delle offerte La scheda Documenti consente di visualizzare: Testi: eventuali note inserite dall offerente a supporto della offerta presentata; Allegati: eventuali documenti allegati dall offerente (viene riportata data ed ora di inserimento) a supporto della offerta presentata. Per aprire il file cliccare sul nome del documento (sottolineato); è possibile salvare sul proprio PC il documento stesso. Collaborazione: link di accesso all area collaborativa in cui è possibile visualizzare a scaricare l offerta tecnica presentata dall offerente 40
Apertura delle offerte Dati Posizione: nel riepilogo posizioni è possibile visualizzare la quotazione economica di ciascuna posizione, che può essere: a variazione percentuale, per posizioni con unità di misura pari a UR; a valore, per posizioni con unità di misura diversa da UR. Cliccare per vedere il dettaglio. Per tornare all elenco delle offerte utilizzare il tasto 41
Restituzione dell offerta Per restituire l offerta all offerente premere il tasto corrispondente. Solamente in questo modo l'offerente avrà la possibilità di modificare la propria offerta. La modifica della gara comporta la restituzione preventiva delle offerte agli offerenti che hanno già inviato una quotazione e che si desidera invitare alla successiva fase. E possibile restituire l offerta prima o dopo l apertura della stessa. La restituzione deve essere effettuata singolarmente per ogni offerente. 42
Reportistica e-business Analisi Gare Per accedere al Report Analisi Gare: selezionare dal menù Gare ed Aste, la voce Analisi Gare impostare i filtri di ricerca (periodo di pubblicazione, periodo di scadenza, nome dell utente) Premere il tasto Cerca 43
Reportistica e-business Analisi Gare Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Premere il tasto Download 44
Reportistica e-business Analisi Offerte Per accedere al Report Analisi Offerte: selezionare dal menù Gare ed Aste, la voce Analisi Offerte impostare i filtri di ricerca (n appalto, offerente, periodo di pubblicazione, periodo di termine presentazione offerta) Premere il tasto Ricerca 45
Reportistica e-business Analisi Offerte Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Premere il tasto Download 46
Reportistica e-business Confronto offerte Per accedere al Report di confronto offerte: accedere alla gara di interesse, dalla voce di menù Elaborare appalto impostare i filtri di ricerca (n appalto, offerente, periodo di pubblicazione, periodo di termine presentazione offerta) premere l icona 47
Reportistica e-business Confronto offerte Per scaricare il file Excel dei risultati della ricerca: Premere il tasto Download 48
Uscita dal Servizio Per uscire dal Servizio è necessario: Premere il pulsante Logoff Non utilizzare invece il pulsante del browser 49
Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via e-mail. I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 50