Pagina 1 di 29 UTILIZZO DELLO SCADENZARIO I contratti commerciali stabiliscono le condizioni di pagamento concordate tra le parti. Il regolamento avviene normalmente alle scadenze convenute. Tale fase rappresenta il momento terminale dell intera operazione. Il regolamento del pagamento può differenziarsi in funzione del tempo e degli strumenti adottati per realizzarlo. Sotto il profilo del tempo, il regolamento può essere: anticipato, immediato, in contanti, differito. Gli strumenti per realizzarlo, possono essere: versamento di denaro contante, emissione di ricevute bancarie o RID, rilascio di pagherò o accettazione di tratte o di cambiali in portafoglio in precedenza ricevute da terzi, Bonifici Bancari, emissione di assegni bancari o invio di assegni circolari, ecc Di seguito vengono indicate le operazioni preliminari necessarie per poter gestire lo Scadenzario Passepartout. In Passepartout sono disponibili due modalità di gestione dello scadenzario: a Documento e a partite (solo per le imprese). Vedremo e alcuni esempi di utilizzo per entrambe. OPERAZIONI PRELIMINARI Per gestire lo scadenzario occorre verificare che sia attivo il parametro contabile Gest.estratto conto/scadenzario/effetti. Se il parametro è disabilitato, lo si può modificare da Servizi Variazioni Parametri aziendali.
Si deve compilare la tabella dei pagamenti (Contabilità-Tabelle-Pagamenti), inserendo i diversi strumenti di pagamento utilizzati e le dilazioni temporali di ciascuno. La Tabella è comune al raggruppamento, ma può essere resa personale della singola azienda con il parametro presente in Aziende Anagrafica azienda Dati aziendali Tipo di gestione archivi. Pagina 2 di 29 NOTA BENE: Definite le varie modalità di pagamento di cui si presume l utilizzo nella tabella Pagamenti, è possibile effettuare la relativa scrittura contabile. Per registrare pagamenti di clienti e fornitori si consiglia di utilizzare la causale PG e per ottenere una più facile lettura dello scadenzario si consiglia di immettere sempre il numero e la data della registrazione (specialmente per Acconti/Anticipi). La creazione o modifica di un pagamento può avvenire dalla tabella oppure direttamente quando si registra la fattura in Primanota o da Magazzino, ma anche dall anagrafica dei clienti e fornitori. In tutti i casi, nel momento in cui si deve inserire la modalità di pagamento, è possibile aprire l elenco dei pagamenti (Elenco o F2 da tastiera) oppure aprire l elenco in modalità Inserimento (Inserimento o F4 da tastiera).
Pagina 3 di 29 Per modificare un pagamento, posizionarsi sul pagamento nell elenco e premere Seleziona pagamento (Invio da tastiera). Invece per inserirne uno nuovo, posizionarsi su una riga vuota e premere sempre Seleziona pagamento. In questo caso si apre la seguente videata:
Pagina 4 di 29 Occorre impostare la Descrizione del pagamento e, con il pulsante Inserimento rate (o F6 da tastiera), definire il numero di rate che il pagamento deve generare e per ciascuna la tipologie di rata (colonna Tipo) e la dilazione del pagamento (colonna Giorni). Per ogni diversa tipologia si attivano appositi automatismi nel programma, meglio illustrati nel documento Incassi e pagamenti elettronici. Vediamo le principali:
CONTANTI C : Rappresenta il pagamento immediato. Nel pagamento di tipo C, non si possono creare rate con diverse scadenze, il pagamento immediato si intende sempre per l intero importo del documento. Pagina 5 di 29 RIMESSA M : Per rimessa diretta non si intende uno specifico pagamento; si utilizza quando si lascia libertà di scelta al debitore sulla modalità di pagamento (con un assegno, in contanti ma non immediato, tramite bonifico, etc...). Se non è necessario utilizzare gli automatismi del programma per l emissione effetti/bonifici/ecc, si consiglia di impostare questo tipo di pagamento, per il quale si possono creare rate con diverse scadenze. BONIFICO B : Le rate di tipo B permettono di creare il file per l emissione di bonifici elettronici a fornitori. RICEVUTE BANCARIE (RI.BA) R : Le rate di tipo R permettono di gestire l emissione di Ri.ba. a clienti e creare il file da trasmettere in banca. La ricevuta bancaria contiene gli estremi della fattura che sta alla base del credito, viene compilata dal creditore e poi trasmessa ad una banca la quale si assume l incarico di incassare dal debitore la somma indicata sul documento. La banca dell emittente, attraverso canali elettronici, provvede a far giungere la ri.ba alla banca del debitore. ADDEBITO SUL C/C (RID) A : Le rate di tipo A permettono di gestire i RID a clienti e generare il file da trasmettere in banca per l incasso. Il RID (Rapporti Interbancari Diretti) è un servizio di incasso crediti basato su un'autorizzazione continuativa conferita dal debitore alla propria banca (domiciliataria) di accettare gli ordini di addebito provenienti da un creditore individuato. TRATTA T : Le rate di tipo T permettono di gestire le Tratte. La tratta è un titolo di credito che contiene l ordine incondizionato, impartito dal traente al trattario, di pagare una determinata somma alla scadenza a favore del beneficiario. Il rapporto è a tre: il traente (il venditore) che sottoscrive la cambiale rivolgendosi al trattario (il suo acquirente, colui al quale viene rivolto l ordine di pagare) l ordine di pagare la somma iscritta sul titolo; il beneficiario che riceve la cambiale e che riscuoterà la somma alla scadenza. ES: A acquista da B e B acquista da C. A paga C. B (traente) emette una tratta con la quale ordina ad A (trattario) di pagare C (beneficiario), quindi con un solo pagamento risultano regolati entrambi i rapporti di debito credito. Occorre comunque che il beneficiario dia il suo assenso per questa forma di regolamento. MAV V : Le rate di tipo V permettono di gestire ed emettere i MAV o pagamento Mediante Avviso. Questa è una procedura interbancaria standardizzata di incasso mediante bollettino. Viene utilizzata soprattutto dalle grandi organizzazioni, tipo enti pubblici, per consentire agli utenti di pagare l'importo presso qualsiasi sportello bancario o presso tutti gli uffici postali. Gli altri parametri principali del pagamento sono:
RATE A PERCENT Se impostato a S, nel dettaglio di ogni rata è possibile impostare la percentuale che determina l importo di rata. Se lasciato ad N le rate avranno tutte lo stesso importo Pagina 6 di 29 SCADENZA FISSA Giorno, all interno del mese di scadenza, al quale deve essere spostato il pagamento. Se impostato uguale a 31, significa che la scadenza verrà impostata a fine mese. Il programma gestisce in automatico le scadenze al 30 Aprile, Giugno, Settembre e Novembre, come pure al 28 o 29 Febbraio. GIORNI Giorni di proroga che andranno a sommarsi al fine mese. Questo campo è abilitato solo se la scadenza fissa è impostata a 31.
Pagina 7 di 29 OPERATIVITÀ SCADENZARIO A DOCUMENTO Di seguito alcuni esempi dell utilizzo dello scadenzario a documento RIMESSA DIRETTA M Si ipotizzi che in data 01/01/15 si riceva una fattura per 1000 euro e ci si accorda con il fornitore di pagare con un assegno il 01/05/15 (120gg). Se non si è creato un pagamento con Rimessa a 120 giorni, nello scadenzario si seleziona il pagamento di tipo Rimessa e così il programma imposta come Data di scadenza, la data del documento. Per modificarla occorre premere prima il tasto Tipo pagamento e poi Modifica data scad/pag Il 01/05/15 si paga la FR con una registrazione di PG. Immesso il cliente/fornitore, quando il cursore è sul campo Importo o sul Segno contabile (D/A), prima di digitare l ammontare del pagamento si preme il tasto F8 per entrare nello scadenzario. Individuata la rata della fattura in pagamento, questa può essere pagata totalmente o parzialmente. Per eseguire un pagamento totale si immette la P di pagato e si preme nuovamente il tasto F8 per uscire dallo scadenzario e completare la scrittura. Notare che, all uscita dallo scadenzario, il programma immette nel campo importo la cifra pagata. Per eseguire un pagamento parziale si immette la P di pagato e si modifica l importo originario della rata indicando l ammontare pagato. Premendo INVIO il programma genera per il residuo da pagare una nuova rata con gli stessi riferimenti (stesso numero doc. e stessa data di scadenza). Premendo nuovamente il tasto F8, si esce dallo scadenzario e il programma riporta nel campo importo la cifra pagata.
Pagina 8 di 29 PAGAMENTO IN CONTANTI C Si ipotizzi che in data 01/01/15 si emetta una fattura per 2500 euro e questa venga pagata in contanti: Selezionando una modalità di pagamento di tipo C (contante), il programma apre un ulteriore finestra che consente di specificare i dati inerenti alla registrazione di pagamento.
Pagina 9 di 29 Alla conferma della registrazione della fattura in automatico viene generata anche la relativa scrittura di pagamento, consultabile da Revisione primanota o Schede contabili.
RIMESSA BANCARIA (RI.BA) R, RID A o BONIFICI ELETTRONICI B Per gestire l emissione dei file da presentare in banca, si faccia riferimento al documento Incassi e pagamenti elettronici. In questa fase vedremo come utilizzare le funzioni di Emissione per generare le scritture contabili in primanota. Si ipotizzi di vendere della merce per un valore di 1000 + iva con pagamento riba 30/60 gg. Si presenta la seguente situazione: Pagina 10 di 29 In questo caso, utilizzando come modalità di pagamento riba, è necessario entrare nel menù Stampe- Contabili- Effetti /mav/cc /bonifici/rid Emissione riba. Prima di emetterla in Banca, la riba si porta in portafoglio, come un promemoria interno in data 15/06/15. Nella sezione Selezioni di stampa si selezionano tutte gli effetti che non hanno nessuno stato cioè sono da emettere, mentre in Operazione prima nota si indica dove si vuole portare l effetto, in questo caso in portafoglio (e). E obbligatorio inserire la data di registrazione, il conto di portafoglio su cui girare gli effetti e la banca d appoggio (in questo caso si chiude la posizione del cliente girando gli effetti a portafoglio).
Pagina 11 di 29 Impostando ad S il parametro Dettaglio nella registrazione di primanota viene generata una riga per ogni rata inclusa nella distinta. Confermando appare la seguente videata, nella quale si possono selezionare tutte o solo alcune delle rate per portarle in portafoglio:
Pagina 12 di 29 Il programma alla conferma di tale videata genera la scrittura in primanota (ED) e aggiorna lo scadenzario:
Pagina 13 di 29 Il 30 giugno si portano le scadenze in banca per essere riscosse, quindi contabilmente si deve girare quelle scadenze messe in portafoglio alla banca, tramite la funzione di emissione effetti. Nella sezione Selezioni di stampa si selezionano tutte gli effetti che hanno Stato (e) in portafoglio, mentre in Operazione prima nota si indicano dove si vogliono portare gli effetti, in questo caso in Banca (E). Il programma alla conferma genera la registrazione contabile dell emissione effetti (ED):
Pagina 14 di 29 La banca si riserva dei giorni d esposizione, di solito 10 gg (da impostare nei parametri contabili), dalla data di scadenza della rata (09/07/15) in cui comunicare se il pagamento è andato a buon fine. Quindi entro il 20/07/15 la banca deve comunicare se l esito è andato a buon fine o meno. Se l operazione va a buon fine, il programma in automatico trascorsi i GG d esposizione indica la P di pagato affianco alla rata:
Pagina 15 di 29 INSOLUTO Nel caso in cui l operazione non vada a buon fine è necessario registrare un INSOLUTO (IN). Ipotizziamo che il 15/07/15 arrivi dalla banca l avviso di insoluto. Si utilizza la causale IN, si inserisce un numero e una data alla registrazione e si richiama il cliente. Si hanno poi due possibilità. La prima è di creare una nuova rata per l insoluto. Sul campo importo si inserisce il valore dell insoluto e, alla conferma della registrazione, nello scadenzario si genererà una nuova riga IN (insoluto). Solitamente la modalità di pagamento che si utilizza per gli insoluti è la rimessa diretta (è il cliente che poi si deve accordare con il fornitore).
Pagina 16 di 29 Oppure si entra nello scadenzario e con la barra spaziatrice si toglie la E Visionando l estratto conto si presenta la seguente situazione: Con lo scadenzario a documento non è possibile collegare l insoluto alla rata a cui si riferisce, quindi avendo diverse fatture non si riesce a rintracciare a quale l insoluto fa riferimento. CANCELLAZIONE RATA PAGATA Si ipotizzi che il 13/02/15 si registra una FR per acquisto di materiali e contestualmente all acquisto si paghi in contanti al fornitore. In automatico il programma genera la scrittura di FR e di PG.
Pagina 17 di 29 Si ipotizzi di aver sbagliato la registrazione della fattura e la si vuole cancellare. Per poter procedere alla cancellazione della FR occorre prima cancellare il PG posizionandosi sulla riga del pagamento in revisione prima nota e si clicca su CANC (o ShF3) e il programma ci propone la seguente videata: E necessario posizionarsi sulla rata e togliere la P di pagato. Lo si può fare con il pulsante Cancella pagamento (F6), oppure premente la barra spaziatrice e poi per due volte il tasto Invio.Confermando con F10 la scrittura del PG viene cancellata. A questo punto è possibile cancellare la fattura. NOTA BENE: se dalla data di scadenza sono trascorsi i giorni di esposizione definiti nei parametri contabili, la rata pagata non è visibile. Per fare la cancellazione si deve lavorare con data terminale 01/01. REGISTRAZIONE NOTA DI CREDITO Quando si registra una NE/NR si hanno due possibilità: 1. mettere la P di pagato sulla rata positiva di una FE/FR, per stornare parzialmente o totalmente un documento precedente
Pagina 18 di 29 2. entrare nello scadenzario e cliccare su PAREGGIO, in tal caso verrà generata una rata negativa
Pagina 19 di 29 OPERATIVITÀ SCADENZARIO A PARTITE Di seguito alcuni esempi dell utilizzo dello scadenzario a partite. RIMESSA DIRETTA M Si ipotizzi che in data 15/07/15 si riceva una fattura per 1000+iva e ci si accorda con il fornitore di pagare con una rimessa diretta il 15/09/15: Il 15/09/15 si riceve il pagamento e si registra il PG. Immesso il cliente/fornitore, quando il cursore è sul campo Importo, si preme il tasto F8 per entrare nello scadenzario; individuata la partita in pagamento, questa può essere pagata totalmente o parzialmente. Per eseguire un pagamento totale, si preme il tasto PAGA, si inserisce importo e data del pagamento e si conferma. Con F8 si esce dallo scadenzario e si completa la scrittura. Per eseguire un pagamento parziale si preme il tasto PAGA, si inserisce l importo parziale e si conferma. Con F8 si esce dallo scadenzario e si completa la scrittura.
Con la scadenzario a partite per vedere che una rata è stata pagata parzialmente è necessario entrare nel dettaglio rate con il tasto Invio. Pagina 20 di 29 PAGAMENTO IN CONTANTI C Si ipotizzi che in data 01/08/15 si emetta una fattura per 500 + iva e venga pagata contestualmente alla fattura di vendita in contanti:
Pagina 21 di 29 Contestualmente alla registrazione della fattura il programma genera automaticamente le scritture del pagamento che non vengono evidenziate durante la registrazione, ma sono richiamabili per visionarle o modificarle, tramite le funzioni Revisione primanota o Schede contabili. RICEVUTA BANCARIA R Si ipotizzi di vendere della merce per un valore di 1200 euro con pagamento riba 30/60 gg. Si presenta la seguente situazione:
Pagina 22 di 29 Il pagamento viene effettuato tramite riba ed è necessario procedere all emissione come visto in caso di scadenzario a Documento. La banca si riserva dei giorni d esposizione (di solito 10 gg, da impostare nei parametri contabili) entro i quali comunicare l esito della transazione. Quindi entrando nella funzione di estratto conto entro il 25/08/15 si presenta la seguente situazione:
Pagina 23 di 29 Se l operazione va a buon fine, il programma dalla funzione di estratto conto (campo data riferimento scadenze sup o uguale al 26/08/15) non visualizza più la scadenza a meno che non venga impostato il parametro Includi rate a saldo zero a T. In questo ultimo caso la situazione che si presenta è la seguente:
Pagina 24 di 29 INSOLUTO Nel caso in cui l operazione non vada a buon fine è necessario registrare un INSOLUTO (IN) addebitando al cliente le spese per l insoluto. Si ipotizzi che il 20/08/15 arrivi un avviso di insoluto, si procede alla registrazione operando come di seguito indicato: richiamare il cliente e accedere allo scadenzario con F8; premere il pulsante Prat. Aperte/Tutte (F4), per visualizzare anche le partite a saldo zero; selezionare la rata tornata insoluta; aprire il dettaglio della rata con Invio
Pagina 25 di 29 Quando si registra un insoluto si può utilizzare lo specifico tasto Collega IN (Shift+F7) che permette di collegare l operazione contabile IN alla rata di emissione effetti che lo ha originato per determinare la storia della rata. Il tasto è attivo solo sulle rate negative che hanno il campo stato impostato ad E/e. Si genera un movimento di Insoluto della rata al quale si potrà impostare una propria scadenza e modalità di pagamento
Pagina 26 di 29 Visionando l estratto conto si presenta la seguente situazione: Con lo scadenzario a partite possiamo capire grazie ad una struttura scalare a quale effetto è collegato l insoluto.
Pagina 27 di 29 REGISTRAZIONE NOTA DI CREDITO Compensazione automatica degli effetti positivi con quelli negativi derivanti da note di credito. Quando si registra una NE/NR si hanno tre possibilità: 1. da primanota, si entra nello scadenzario e si utilizza il tasto PAGA, per stornare parzialmente o totalmente un documento precedente 2. da primanota si genera una partita per la NE/NR e da revisione primanota si copia la partita positiva sulla rata negativa grazie al tasto Copia/Incolla Partita. 3. da primanota si genera una partita per la NE/NR e dal menù Contabilità-Variazioni Partite/Scadenze si copia la partita positiva sulla negativa oppure viceversa: il risultato non cambia. Infatti la procedura esegue l accorpamento delle rate e le visualizza ponendo sulla prima riga la rata positiva seguita da una o più rate negative. Vediamo la terza opzione. Accedere alla funzione e richiamare il cliente o fornitre. La situazione a prima della variazione partita/scadenza si presenta come la seguente ed è presente la Partita della NE. Posizionarsi sulla rata della partita FE da compensare e premere il pulsante Copia partita scadenza (Shift + F6)
Pagina 28 di 29 Posizionarsi poi sulla rata della partita NE e premere Incolla partita/scadenza (Shift + F8)
Pagina 29 di 29 La situazione dell estratto conto dopo l operazione è la seguente: