eprocurement Paolo Catti Politecnico di Milano paolo.catti@polimi.it
Agenda Gli ambiti applicativi e l mpatto sulla catena del valore I diversi mondi del B2b L esourcing L ecatalog I principali benefici di business e le criticità di adozione Appendice
Gli ambiti applicativi e l impatto sulla catena del valore
L impatto sulla catena del valore Stakeholders eprocurement impacts Fornitori Inbou nd Logist ic Impresa Firm infrastructure HR Management Technology Development Procurement Opera tions Outbo und Logist ic Marke ting & Sales Servi ce Clienti Consumatori Business partners
esupply Chain esupply Chain Execution esupply Chain Collaboration eprocurement esourcing ecatalog I diversi mondi del B2b Strumenti a supporto del processo di acquisto ricorsivo, basato su catalogo Web, di un prodotto/servizio di cui è già stato definito un contratto o comunque sono chiare tutte le specifiche della fornitura, non legato ai normali strumenti di pianificazione della produzione Gestione del catalogo Richiesta di acquisto Autorizza zione ed emissione ordine Logistica Ciclo amministra tivo contabile Strumenti a supporto delle attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori (scouting), alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria Analisi dei fabbisogni Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisio ne delle specifiche Negoziazio ne EDI (+ sistemi proprietari) EDI su Internet Internet
esupply Chain esupply Chain Execution esupply Chain Collaboration eprocurement esourcing ecatalog I diversi mondi del B2b ecatalog su Internet esourcing su Internet esupplychain Execution e Collaboration su EDI tradizionale esupplychain Execution e Collaboration via EDI su Internet esupplychain Execution e Collaboration su Internet EDI (+ sistemi proprietari) EDI su Internet Internet
Focus sui meccanismi di transazione Request For Quote/Request For Proposal (RFx) Aste/Gare (vere e proprie, gare di acquisto/vendita, dirette, inverse, olandesi, vickery, in busta chiusa, ecc.) Borsa elettronica (confronto continuativo tra domanda e offerta) Catalogo (creazione di cataloghi specializzati per ogni fornitore, aggregazione di cataloghi di diversi fornitori, aggregazione di alcuni prodotti a prezzi prenegoziati) 2007 - L' - Paolo Catti
L esourcing
N fornitori Le fasi del processo di Sourcing Analisi dei fabbisogni L esourcing: gli strumenti a supporto del processo 20 Scouting dei fornitori 11 Qualifica dei fornitori 8 Condivisione della specifiche 3-5 Scelta del fornitore Negoziazione t Definizione strategica degli obiettivi Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno Aggregazione, analisi e gestione delle RdA Ricerca di fornitori a partire da: conoscenze pregresse; lista fonritori del buyer suggerimenti da parte dei tecnici indagine (spesso destrutturata) sul campo contatti diretti con fornitori nuovi Richiesta di informazioni su bilanci, referenze, liquidità, ecc. ai fornitori Valutazione del materiale e allineamento delle informazioni raccolte Condivisione delle informazioni relative all acquisto da effettuare Scambi documentali Prima scrematura sui fornitori da portare in negoziazione Incontri con i fornitori giunti a questa fase Raccolta di ulteriori informazioni Ricircoli di incontri coi fornitori Forte leva sul prezzo 9
N fornitori Le fasi del processo di Sourcing Analisi dei fabbisogni L esourcing: gli strumenti a supporto del processo >50 >50-20 Scouting dei fornitori 11 Qualifica dei fornitori 8 Condivisione della specifiche Scelta del 20-30- fornitore 3-5 t Negoziazione Strumenti di analisi dei dati e reportistica Gli strumenti di esourcing a supporto del processo Strumenti di scouting passivo online Struementi di prequalifica Sistemi di gestione dell Albo fornitori e sistemi di Vendor Rating Sistemi di autocandidatura per fornitori già qualificati Strumenti di RFx per supportare l interazione clienti-fornitore Richiesta di informazioni Richiesta di prezzo Richiesta di preventivo Sistemi di ecollaboration e Document Management a supporto della negoziazione Firma digitale Strumenti di Contract Management Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.) Sistemi di gare in busta chiusa
L ecatalog
L ecatalog: gli strumenti a supporto del processo Le fasi del processo di acquisto ricorsivo di materiali indiretti Gestione del catalogo Richiesta di acquisto Autorizzazione ed emissione ordine Logistica Ciclo Amministrativo contabile Gestione elenchi di prodotti per cui è effettuabile un call-off Tentativi di condivisione degli Elenchi a livello aziendale Gestione RdA: Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno Aggregazione, analisi e gestione delle RdA Gestione ciclo autorizzativo Gestione delle informazioni legate alla Consegna, da chiudere con le informazioni provenienti dall ordine e dalla fatturazione Chiusura del ciclo Ordine-Consegna- Fatturazione- Pagamento e seguenti riconciliazioni contabili
L ecatalog: gli strumenti a supporto del processo Gli strumenti di ecatalog a supporto del processo Gestione del catalogo Richiesta di acquisto Autorizzazione ed emissione ordine Logistica Ciclo Amministrativo contabile Catalogo Web di acquisto, con una sua struttura per categorie ed attributi e tool di ricerca Strumenti di caricamento e aggiornamento del catalogo Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo della richiesta di acquisto Strumenti di RFx per prodotti non a catalogo o variazioni di specifiche Middleware di integrazione per gestire lo scambio di dati Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (einvoicing)
I principali benefici di business e le criticità di adozione
Benefici e Criticità dell esourcing: l ottica del buyer Criticità Benefici Riduzione del prezzo di acquisto Possibilità di coinvolgere più fornitori, a cominciare dalla fase iniziale (RFx) Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni contingenti del mercato Aumento dell efficienza del processo di sourcing Riduzione del tempo di interazione e negoziazione coi fornitori Migliore valutazione e confronto delle offerte Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi fornitori e la pre-qualifica Riduzione dei tempi di fornitura Maggiore trasparenza, tracciabilità, controllabilità della spesa Maggiori informazioni a disposizione Aumento dell efficacia complessiva del processo di Acquisto La scelta di quali categorie merceologiche conviene gestire con l esourcing La stesura del capitolato Il numero e la tipologia di fornitori da invitare La definizione dei parametri tecnici dell asta: la base d asta il tempo di estensione (hammer time) il target price il ribasso minimo La modalità di aggiudicazione (automatica o no) La gestione delle inerzie interne al cambiamento Verso un nuovo ruolo del buyer? Più tempo dedicabile dal buyer ad attività a maggiore valore aggiunto (analisi della spesa, studio dei mercati, scouting dei fornitori, collaborazione con i tecnici, ecc.) 2007 - L'
Benefici e Criticità dell esourcing: l ottica dei fornitori Criticità Il rischio di una minore valutazione della qualità a causa dell eccessiva enfasi sulla competizione sul prezzo La valutazione nella negoziazione di criteri differenti dal prezzo L eccessiva riduzione del margine, con effetti negativi sulla capacità di investimento (se non di sopravvivenza) L effetto del possibile stravolgimento delle relazioni consolidate con alcuni benefici Maggiori opportunità per le imprese più competitive (riduzione dell asimmetria informativa) Nuovi canali di business (anche per le imprese con strutture commerciali meno forti, nel caso il buyer ricorra ad operatori B2b) Opportunità di sfruttare al meglio negozialmente situazioni contingenti (saturazione delle risorse, presenza di overstock, ecc.) Maggiore trasparenza della negoziazione (a livello sia di prezzo che di aggiudicazione) Possibilità di benchmark competitivo Maggiore efficienza del processo negoziale E comunque Possibilità di utilizzare, anche da parte dei fornitori, gli strumenti di negoziazione elettronica per i propri acquisti (aumento dell efficienza lungo l intera supply chain) Verso nuovi ruoli commerciali? Nuove competenze e attività: ricerca continua delle opportunità nel proprio mercato, valutazione delle negoziazioni cui prendere parte, comprensione delle logiche dei nuovi strumenti, ecc.
L albero dei value driver per applicazioni di esourcing Creazione di valore Flussi di cassa Efficienza Efficacia Flessibilità Δ produttività Δ Stock Δ buyer Δ fornitori Δ tempi stesura capitola to Δ tempi ricerca e qualific a fornitori Δ costi di acquisto Δ qualità esterna Δ tempi fornitur e Δ livello di servizio Δ tempi di consegna Δ eventi negoziali Δ nuove fornitur e Δ tempi valutazio ne offerte Δ tempi interazion e con fornitori Δ prezzo per singolo evento Δ prezzo per n. di eventi Δ qualità
Le barriere all adozione e i falsi miti L esourcing va bene solo per le grandi imprese I tool di esourcing si utilizzano solo in relazione a negoziazioni di grandi volumi L esourcing può essere adottato solo se si negoziano prodotti indiretti e/o standard L esourcing comporta il rischio di abbassare la qualità della fornitura L esourcing incrina il rapporto con i fornitori L esourcing porta alla spersonalizzazione del rapporto con il fornitore I fornitori non vogliono utilizzare l esourcing I fornitori non sono pronti per l esourcing
Benefici e criticità dell ecatalog: l ottica dei buyer Benefici Introduzione dell eprocurement: riduzione dei costi di processo maggiore controllo della spesa Fruizione dell applicativo variabilizzazione dei costi della tecnologia secondo la formula pay per use semplificazione della gestione informatica Outsourcing del processo: riduzione della complessità interna miglioramento del servizio agli utenti interni Gestione centralizzata: semplificazione amministrativa semplificazione della logistica riduzione dei prezzi di acquisto con attenzione a Efficienza ed efficacia dei processi operativi: strutturazione e manutenzione del catalogo logistica e prestazioni di servizio associate gestione automatica dello scambio documentale Identificazione delle specifiche del servizio Gestione in house di alcune della attività, soprattutto nei modelli di tipo Procurement Service Providing: catalogo logistica (ultimo miglio)
Benefici e criticità dell ecatalog: l ottica dei seller Benefici Aumento delle opportunità di vendita su canali usualmente non presidiati Efficienza di processo, legata al ruolo di centrale svolto dall operatore B2b: semplificazione amministrativa semplificazione logistica maggiore prevedibilità della domanda con attenzione a Gestione dei rapporti con il canale cannibalizzazione conflittualità Maggiori oneri di processo creazione del catalogo aggiornamento del catalogo (disponibilità, nuovi prodotti, prezzi, ecc.) logistica per piccoli ordini Integrazione con i sistemi gestionali dell operatore B2b
L albero dei value driver per investimenti in applicazioni di ecatalog Creazione di valore Flussi di cassa Efficienza Flessibilità Δ produttività Δ costi di Δ qualità Δ Stock Δ utenti acquisto interna Δ volumi acquistati Utente Staff Ricorso ad accordi quadro Aggregazio ne volumi Δ errori in processo RdA - Ordine - Forniture Δ tempi fornitura BPR fulfilment Δ base fornitori/ prodotti Amministrazione Razionalizzazi one parco fornitori
Le barriere all adozione e i falsi miti Reale barriera Difficoltà nel valutare i benefici ottenibili a fronte invece di uno sforzo ed un investimento molto chiari Miti L ecatalog non serve: abbiamo già i listini sul gestionale L ecatalog non porta benefici in quanto intercetta volumi di acquisto esigui
Il circolo virtuoso La diffusione degli strumenti di eprocurement sta cambiando profondamente il ruolo degli addetti agli Acquisti: automatizzando una buona parte delle attività più operative e routinarie consentendo di concentrarsi sulle attività più strategiche, a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing, le attività collaborative, ecc. Nuovo ruolo più strategico della Funzione Acquisti eprocurement Processo di trasformazione 2007 - L' - Paolo Catti
Uno sguardo al fenomeno dell eprocurement nella Pubblica Amministrazione
Gli strumenti di eprocurement per la PA italiana Il processo di acquisto eprocurement Analisi dei fabbisogni Strumenti di analisi dei dati e reportistica Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisione della specifiche Negoziazione Aggiudicazione dell appalto Gestione del Catalogo Richiesta di Offerta/Acquisto Autorizzazione e emissione ordine Ciclo logistico Ciclo amministrativo-contabile Strumenti di Richiesta di Offerta (RdO) a supporto dell interazione cliente-fornitore Firma digitale Strumenti di asta elettronica Sistemi di gare telematiche-busta chiusa Mercato elettronico Catalogo online di acquisto (sia relativo a Cataloghi di vendita di fornitori, sia a Cataloghi per Ordini di Acquisto - OdA - da Mercati elettronici, sia a Negozi elettronici per le Convenzioni), con struttura per categorie e attributi e tool di ricerca Tool di caricamento e aggiornamento del catalogo Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo Firma digitale Strumenti di RdO per variazioni di specifiche Strumenti di integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (einvoicing)
La valutazione quantitativa dei benefici di Gare e Aste elettroniche Nella modellizzazione tutte le procedure effettuate sono procedure aperte, il 50% delle quali con valutazione dell Offerta Economicamente più Vantaggiosa Lo scenario ibrido corrisponde all effettiva situazione dell Ente analizzato Procedura aperta tradizionale Procedura aperta mediante Gara elettronica Scenario Tradizionale Ibrido/reale Elettronico 100 % 35 % 0 % 0 % 65 % 100 % Tempi 120% (giorni) 100% 80% 60% 40% Riduzione tempo effettivo Beneficio: -33 % tempo effettivo Beneficio: -51 % tempo effettivo Risorse 120% (gg.uu) 100% 80% 60% 40% Riduzione risorse impiegate Beneficio: -35 % risorse necessarie Beneficio: -54 % risorse necessarie 20% 20% 0% Scenario tradizionale Scenario ibrido Scenario elettronico 0% Scenario tradizionale Scenario ibrido Scenario elettronico I dati presentati sono relativi all applicazione del modello di valutazione dei benefici legati all uso di Aste e Gare online nel caso dell Azienda Ospedaliera G. Salvini di Garbagnate, analizzata tra 2007 e 2008
Gli strumenti utilizzati Gare ed Aste elettroniche Mercati elettronici e Cataloghi online Negozi online Gli approcci tecnologici all eprocurement Utenti di Negozi online delle Convenzioni Soprattutto Regioni Utenti di Mercati elettronici Utenti di Cataloghi online Utenti di Gare e Aste elettroniche Interna Consip Operatore pubblico Esterna La soluzione tecnologica Operatore privato
Commitmenr eprocurement Basso Alto Gli approcci organizzativi all eprocurement Tattici Obiettivi Acquisti Strategici Vertice amministrativo Vertice politico Approccio tattico Approccio strategico politico Approccio strategico amministrativo Approccio strategico bottom-up Approccio per gioco
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eprocurement Le dimensioni della maturità eprocurement Adulti La tipologia di strumenti di eprocurement utilizzati (Gare/aste, RdO, emarketplace, negozi, ecc.) e le modalità di utilizzo La frequenza di utilizzo degli strumenti La gamma di prodotti/servizi transati online (beni, servizi, lavori) L entità dei volumi transati (sia sotto che sopra soglia) Adolescenti Infanti Peter Pan Gamberi Tempo
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eprocurement Adulti Adolescenti Infanti Peter Pan Crescita Gamberi limitata del numero degli Infanti (bassa natalità), nonostante diffusione di conoscenza e pressione normativa alcuni Enti, convinti, si sono mossi non appena la piattaforma regionale è stata resa disponibile altri hanno iniziato le prime sperimentazioni, ben poco convinti, forzati dalle normative locali
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eprocurement Adulti Adolescenti e cresce anche il numero degli Enti Adulti, anche se rimangono ancora pochi Infanti Cresce il numero degli Enti Adolescenti, come naturale evoluzione dall Infanzia Peter Pan Gamberi
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eprocurement Adulti Adolescenti Infanti Permane il fenomeno del PeterPanismo, determinato da una scarso commitment reale Si riduce il numero dei Enti Gamberi a dimostrazione di una maggiore maturità nell approcciare questi strumenti. ma abbiamo rilevato alcuni fenomeni regressivi anche in Enti già in fase Adolescenziale, a causa di cambiamenti discontinui di natura politica e/o organizzativa che hanno annullato il commitment Gamberi Peter Pan Tempo
Il gioco dell oca dell eprocurement nella PA 13 Adulti Change Management 12 Consenso diffuso e Obiettivi chiari 11 Infanti 1 Creazione di un commitment iniziale 2 Scelta Strumento & approccio tecnologico Gamberi 3 Scelta tipologia di acquisto Beni o Servizi Termine attività 4 5 Mancanza di interesse Criticità come Barriere Adolescenti 6a Benefici maggiori delle Criticità 6b Benefici paragonabili alle Criticità 7a Creazione consenso e maggiore commitment 7b Esperienze reiterate con scarso commitment 8a Scelta strumento & approccio tecnologico Evidenza di nuovi Benefici 9a Allargamento su nuove categorie merceologiche Beni+Servizi+Lavori Peter Pan 10 7c 6c
eprocurement Paolo Catti Politecnico di Milano paolo.catti@polimi.it