COACHING LE PERSONE SONO L ELEMENTO CHIAVE PER RAGGIUNGERE I RISULTATI I N D I C E 1 [CHE COSA E IL COACHING] 2 [UN OPPORTUNITA DI CRESCITA PER L AZIENDA] 3 [ COME SI SVOLGE UN INTERVENTO DI COACHING ] 4 [UN OPPORTINTA PER I SINGOLI O I GRUPPI DI LAVORO] 5 [ I RISULTATI DEL COACHING ] 6 [ LE ESPERIENZE DI CECCARELLI S.P.A. ]
1. [ CHE COSA E IL COACHING ] Coltivare la crescita professionale Il coaching è una tecnica che facilita la crescita sia personale sia professionale. In ambito lavorativo si parla più precisamente di business coaching riferendosi ad un processo di training personalizzato che viene svolto da professionisti esperti sia di business sia di gestione e sviluppo delle risorse umane ed è destinato a chi vuole migliorare le proprie prestazioni. Il consulente ( coach ) affianca il cliente ( coachee ) nella sua attività lavorativa, fornendogli supporto sia nello svolgimento delle attività professionali quotidiane sia nella gestione o partecipazione a progetti speciali. Si realizza in questo modo una collaborazione molto stretta tra le due persone, ed il coachee può sfruttare l aiuto e l esperienza del consulente senza esere distratto dai consueti impegni di lavoro; il coach contribuirà al successo del cliente apportando contributi metodologici sia nei campi operativi specifici sia, sempre più frequentemente, in quelli attinenti ai temi di efficacia manageriale. 2. [UNA OPPORTUNITA DI CRESCITA PER L AZIENDA] Il coaching per superare i momenti critici aziendali L investimento nella professionalità dei dipendenti è una priorità dettata dal mercato, che richiede l ottimizzazione delle competenze delle risorse umane attraverso momenti di formazione che coinvolgono i singoli e l organizzazione nel suo insieme. L esperienza mostra che spesso le aziende hanno funzionari o dirigenti capaci nella componente tecnica e specialistica del proprio lavoro, ma meno predisposti alla componente manageriale, quella relativa all organizzazione, alla comunicazione interna ed esterna all azienda, alla relazione con i collaboratori, con i capi ed i colleghi degli altri reparti. Questa situazione diventa di grande attualità in questi tempi, nei quali le tendenze organizzative spingono ad una delega sempre più frequente e diffusa di responsabilità tecniche e manageriali. La semplificazione della piramide organizzativa riduce infatti i livelli gerarchici e richiede a tutti i dipendenti di sviluppare, oltre alle competenze tecniche, capacità di coordinamento, di dialogo, di guida e di motivazione dei collaboratori. 1
Il passaggio di un professionista dal ruolo tecnico a quello manageriale/direttivo è impegnativo : il contributo richiestogli dall azienda (ed il suo stesso successo personale) non si basa più infatti sulle competenze che hanno contribuito fino a quel momento al suo apprezzamento, ma su altre, per lui nuove. È quindi opportuno aiutarlo in questa fase delicata. Il coaching è lo strumento che, nella nostra esperienza, si dimostra più efficace in queste situazioni. Permette infatti di superare con successo alcuni momenti critici per la vita aziendale: fasi di start-up o di cambiamento aziendale; costituzione di nuovi gruppi di lavoro o potenziamento dei team esistenti; difficoltà di time management; problemi di gestione dei collaboratori; demotivazione del singolo o del gruppo. Consente infatti di ottenere risultati quali: crescita della capacità di leadership e di gestione di situazioni di cambiamento; migliore gestione del tempo e delle priorità; migliore abilità di delegare compiti ai propri collaboratori; miglior capacità di gestire il proprio staff e gruppo di lavoro, motivando gli individui chiave a rimanere in azienda; più rapida applicazione di nuove metodologie di lavoro; miglioramento della performance e dei risultati, con un ritorno immediato dell investimento; incremento della produttività; creazione di una cultura aziendale aperta, innovativa e stimolante; più efficace e rapida comprensione, condivisione ed adozione di comportamenti e di metodologie di nuova introduzione in azienda. 2
3. [ COME SI SVOLGE UN INTERVENTO DI COACHING] LA PREPARAZIONE AL COACHING Il primo passo di un intervento di business coaching consiste nel chiarire con l azienda committente quali siano gli obiettivi da raggiungere ed i criteri di valutazione dei risultati raggiunti. Fatto questo diventa poi fondamentale coinvolgere e motivare in modo costruttivo le singole persone: gli interventi di coaching richiedono infatti ai coachee la disponibilità a mettersi in gioco, accettando di essere affiancati da un professionista esterno che li aiuti a migliorarsi. Il primo passo di un nostro intervento di coaching prevede pertanto un incontro individuale con ciascun partecipante così da chiarire le regole del gioco ed impostare assieme il piano di lavoro. Data l importanza di questa fase, la abbiamo strutturata secondo alcuni passi fondamentali. Fig.1 i La preparazione all attività di coaching La preparazione al coaching Contratto di coaching Diagnosi Piano di sviluppo IL CONTRATTO DI COACHING Per favorire il successo dell affiancamento, è fondamentale che si crei rapidamente un rapporto di fiducia tra coach e coachee. Nel primo incontro devono pertanto emergere elementi che costituiscano una sorta di contratto fiduciario tra coach e coachee. Sono i seguenti: Obiettivi del coachee: cosa si aspetta dal coaching; Obiettivi aziendali: cosa si aspetta l azienda, il contesto nel quale è stato inserito il coaching; Frequenza del coaching: la durata del programma, l impegno di tempo necessario Modalità del coaching: mezzi di comunicazione utilizzati in base alle esigenze del coachee; I valori ed i ruoli all interno della relazione coach-coachee: come lavorare insieme, l importanza della riservatezza, dell uso del feedback e dell impegno verso gli obiettivi stabiliti; 3
Il ruolo e la comunicazione con le Risorse Umane e la Direzione: come e cosa comunicare, modalità di coinvolgimento nel programma di coaching LA DIAGNOSI Questa fase è necessaria per definire la situazione di partenza del coachee e coinvolge vari aspetti : la vita e la carriera fino a quel momento; le ambizioni e le aspettative per il futuro; competenze, abilità, talenti, doti ed aree di sviluppo. Il risultato di queste analisi è un accordo sulle priorità per il programma di coaching. È importante in questa fase stabilire traguardi a breve e a lungo periodo da impostare, programmare e raggiungere negli incontri successivi. IL PIANO DI SVILUPPO Al termine della fase diagnostica si definisce il piano di sviluppo con gli obiettivi da raggiungere, che dovranno essere chiari, misurabili e definiti nel tempo secondo un programma ben preciso (nonché coerenti con gli obiettivi della Direzione aziendale) L INTERVENTO OPERATIVO DI COACHING Una volta impostato, il coaching entra nella fase operativa, che prevede una serie di attività e di momenti di controllo: affiancamento: ciascun soggetto coinvolto viene affiancato dal consulente, che lo assiste nell affrontare le situazioni professionali definite; verifica: il debriefing sulle situazioni affrontate, sui comportamenti adottati e sui risultati ottenuti permette al consulente di far riflettere il coachee sul proprio comportamento organizzativo, aiutandolo a comprendere quali siano le reali criticità ed i modi più efficaci per superarle: modifica dei comportamenti e nuova valutazione: il coachee adotterà nelle occasioni successive, lavorando in autonomia o con l affiancamento del consulente, le nuove soluzioni identificate e verificherà poi nuovamente i successi o i problemi incontrati; lavoro in team: se opportuno, il consulente partecipa alle attività di team di progetto che prevedano l interrelazione dei coachee con più soggetti o enti aziendali. 4
4. [UNA OPPORTINTA PER I SINGOLI O I GRUPPI DI LAVORO] Il business coaching si dimostra di grande efficacia sia per favorire la crescita di singoli professionisti, sia per aiutare gruppi di lavoro a migliorare la propria efficacia operativa. COACHING INDIVIDUALE Segue il programma di lavoro esposto nei paragrafi precedenti: le attività svolte sono strettamente legate al contesto lavorativo di ciascuno e questo permette di tenere agevolmente traccia dei risultati ottenuti. Le metriche utilizzate per valutare i progressi compiuti sono quelle più opportune ed indicate a seconda dei singoli casi ed obiettivi: la valutazione dei progressi compiuti nelle competenze manageriali segue spesso i parametri normalmente utilizzati nel sistema aziendale di performance appraisal così da mantenere la coerenza con le procedure aziendali. TEAM COACHING Per favorire l efficacia di gruppi di lavoro già costituiti oppure di nuova formazione ci si avvale spesso dell intervento di un consulente. Per giungere ai risultati attesi si opera seguendo un approccio strutturato: creazione di una visione comune: condividere in modo chiaro la visione motivazione; e gli obiettivi del team per creare impegno, sinergie e definizione delle modalità di lavoro di gruppo: concordare le modalità di lavoro come team o in sotto-gruppi per fare emergere e risolvere differenze talora profonde; costruzione delle basi di armonia nel gruppo: fare emergere possibili ostacoli/attriti e discuterne sia in gruppo sia a livello individuale, per sviluppare maggiore consapevolezza dei punti di forza e risolvere rapidamente i problemi di coordinamento; creazione della cultura del feedback: sviluppare nel team di lavoro la capacità di dare e ricevere feedback in modo costruttivo; definizione degli obiettivi e del piano di azione: creare un piano di azione condiviso da tutti i membri del team. Fig.2. Le fasi del team coaching Team coaching Visione Modalità di lavoro di gruppo Risolvere i conflitti Cultura del feedback Obiettivi e piani d azione 5
5. [I RISULTATI DEL COACHING] Il nostro intervento garantisce alle aziende i seguenti risultati: Coaching individuale: incremento dell efficacia operativa; crescita della consapevolezza nei propri punti di forza; crescita del senso di responsabilità: aumento dell orientamento al risultato, della ricerca di soluzioni alternative e del coinvolgimento personale; sviluppo di nuove metodologie di lavoro e coordinamento dei propri collaboratori. Team coaching maggiore grado di produttività; aumento del grado di coordinamento di gruppo; maggiore integrazione del gruppo nel contesto operativo aziendale; capacità di definire valori, obiettivi e piano di azione condivisi. Il business coaching permette all azienda di sviluppare programmi di formazione personalizzati per ciascuna persona coinvolta: consente quindi di sfruttare al meglio le opportunità di crescita nei risultati legati alla formazione manageriale. Le evidenze tratte dalla Banca Dati Pims mostrano (Figura 3) come programmi efficaci di formazione diano contributi positivi al miglioramento della redditività aziendale: essa aumenta del 21% quando la formazione è rivolta ai massimi livelli aziendali, del 15% quando coinvolge manager di primo e secondo livello Fig.3 I risultati del coaching 6
6. [LE ESPERIENZE DI CECCARELLI S.P.A.] Il coaching individuale e la formazione in aula hanno permesso all azienda di migliorare la propria efficacia operativa. Un primario operatore nel settore dei prodotti alimentari ci ha chiesto un intervento su oltre 20 manager (quadri e dirigenti) di varie funzioni aziendali. Il programma di coaching ha avuto l obiettivo di sviluppare le loro competenze manageriali ed è stato strutturato in due fasi: - sessioni in aula : effettuate per approfondire vari temi, che variano dalla capacità di leggere ed interpretare correttamente i bilanci e conti economici alla capacità di guidare i gruppi di lavoro, dalla visione sistemica alle metodologie più efficaci di decision making ; - serie di incontri individuali: programmati per aiutare i singoli a sviluppare quelle competenze manageriali da loro richieste. Il risultato ottenuto è stato che ogni manager è stato stimolato ad applicare nell attività quotidiana quanto appreso in aula o suggerito dal coach. L allineamento del management sulle tematiche illustrate in aula e l applicazione delle metodologie di conduzione dei gruppi di lavoro ha comportato un notevole incremento nell efficacia del loro agire manageriale. Il Comitato di Direzione, grazie a un adeguato team coaching, ha garantito i risultati sperati per l azienda. Un primario operatore nella produzione di beni alimentari aveva deciso di istituire un Comitato di Direzione dei manager di primo livello. Il Comitato, appena avviato, non era stato in grado di svolgere con efficacia le proprie funzioni per mancanza di collaborazione e di obiettivi condivisi. Facendo leva su un attività strategica per l azienda e particolarmente critica per il coordinamento inter-funzionale (la preparazione del budget) abbiamo dato il via ad una serie di attività che hanno consentito di allineare tutti i manager coinvolti su obiettivi, tempi e modalità di lavoro comuni. Il risultato così raggiunto va ben al di là della semplice predisposizione del documento di budget aziendale: si è infatti instaurato un clima positivo di confronto, coordinamento ed impegno reciproco tra tutti i manager di primo livello dell azienda. 7
L affiancamento ai venditori ha permesso di rendere rapidamente operativo un nuovo processo di vendita. Una primaria azienda nel settore dell Information Technology aveva definito un nuovo processo di vendita, adeguato alle sfide competitive del mercato di riferimento e supportato da una piattaforma software per le attività di Programmazione e Controllo. L azienda, consapevole della complessità dell operazione, ha scelto lo strumento del coaching per assistere il personale nell applicazione dei nuovi processi. Il nostro intervento ha avuto l obiettivo di: - affiancare i responsabili vendita (Account Director) delle 6 divisioni aziendali nell applicazione del nuovo processo di vendita, motivando i venditori e controllandone i risultati con lo strumento di Programmazione e Controllo; - affiancarli nell impostazione degli interventi correttivi sulla struttura commerciale; - agevolare così l ottenimento degli obiettivi aziendali (vendite e marginalità). Abbiamo così ottenuto una rapida ed efficace adozione del nuovo processo di vendita, grazie all impegno profuso dagli Account Director che, affiancati dal coach, hanno vinto la naturale resistenza al cambiamento dell organizzazione commerciale. Ciò ha consentito di raggiungere più rapidamente gli obiettivi aziendali di vendita e di profitto. Saremo lieti di approfondire con Voi questi temi: Ceccarelli S.p.A via Cerva 1, 20122 Milano Tel +39 02 76013030 Fax + 30 02 76012028 orselli@ceccarelli.it www.ceccarelli.it 8