FLEET MANAGER ACADEMY Mercoledì 11 marzo 2015 Palazzo del Ghiaccio - Milano GESTIONE DELLA FLOTTA La gestione tecnica ed il monitoraggio operativo delle auto aziendali A cura di Robert Satiri Responsabile Servizi Generali di Sede
AREE DI COMPETENZA DEL FLEET MANAGER Acquisti: mercato auto, LCV, allestiti, tipologie contrattuali, manutenzioni, carburanti, ecc Facility Management: gestione della quotidianità e interfaccia tra noleggiatore, driver ed esigenze di servizio Risorse Umane: Total Reward e politiche di incentivazione-premiali legate all auto, gestione uso promiscuo, sicurezza sui luoghi e strumenti di lavoro Gestione delle forniture e delle manutenzioni; Finanza: valori residui, finanziamento, valutazione contratti nlt Amministrazione: gestione contabile, fatturazione passiva, multe, riaddebiti per uso promiscuo Assicurazione e Risk Management; etc.
IL TUTTO PER DETERMINARE UN Total Cost of Ownership del veicolo il più contenuto possibile 9% 26% 3% 3% 6% 14% 39% Costi Finanziari Servizi Carburante Assicurazione Personale Tasse Altro
LA GESTIONE HA BISOGNO DI REGOLE! Indipendentemente dalla dimensione dell azienda Definizione di una car policy aziendale Definizione della car list Definizione dei KPI Elaborazione dei SLA Controllo dei risultati e analisi degli scostamenti (con il budget, con lo storico, ecc ) Azioni di miglioramento
ESEMPI DI KPI Fleet TCO/km = TCO per km percorso dalla flotta Fleet TCO/vehicle = il TCO per ciascun veicolo della flotta Nr. asset managed/fte = numero di asset gestiti da un FTE (Full Time Equivalent) Fleet staff cost/asset = Costo dello staff per asset gestito Crash Rate = numero di km percorsi tra un incidente ed il successivo dal driver Consumo medio [l/100km] e CO 2 [gr/km] teorici Consumo medio [l/100km] e CO 2 [gr/km] reali Spend vs Budget = differenza tra quanto speso realmente e quanto previsto
IT & FLOTTA Tutti questi dati devono convergere comunque su un sistema comune e possibilmente a tendere, essere integrati nell ERP aziendale. Ciò non è semplice e non è economico, ma è sostenibile perché permette i controlli dei KPI e quindi di monitorare gli SLA e prendere le migliori decisioni nei tempi giusti. Senza interazione con IT, la gestione diventa molto dispendiosa e perde di precisione.
Il Gruppo Financo: società controllate e collegate Fonte dati: Bilancio Consolidato del Gruppo anno 2013.
INFORMAZIONI SULL AZIENDA Numero di occupati (Italia): 1890* INFORMAZIONI SULLA FLOTTA Numero Totale dei veicoli in Italia: 590* Numero Totale dei veicoli in Europa: 610* (compresa Italia) Numero Totale dei veicoli nel mondo: 680* (compresa Europa) Nota: i dati contrassegnati da * si riferiscono al Gruppo Financo, controllante di Colacem s.p.a. Unipersonale; i Servizi Generali di Sede di quest ultima sono svolti per tutte le aziende del Gruppo.
Colacem ha implementato SAP nella quasi totalità dei suoi moduli. SAP PM è quello utilizzato per la gestione centralizzata della flotta a livello mondiale Integrazione con gli altri moduli della contabilità (FI), del controllo di gestione (CO) e delle trasferte (HR- TV). Il gestionale è stato realizzato in house, con il coordinamento del Responsabile Servizi Generali; al gruppo di lavoro hanno partecipato le Direzioni IT, Amministrazione e Finanza, Acquisti, Logistica e Trasporti, Pianificazione e Controllo
Obiettivi di partenza: Approccio tabellare alle informazioni Gestione con query o estrazioni in excel Ridurre la sovrabbondanza di informazioni in uno strumento unico, intellegibile ed interrogabile Creare un gestionale utilizzabile anche per tutti i veicoli e mezzi d opera delle società di escavazione e trasporto di materie prime e prodotti finiti (altre 500 unità tra veicoli industriali e mezzi d opera, in alcuni casi agganciati tra loro fino a formare un cd. convoglio : motrice + rimorchio + attrezzatura specifica)
Operazioni preliminari: Car policy unica Car list a misura di paese Creazione di un anagrafica tabellare completa ed univoca di tutti i veicoli in flotta, specificando caratteristiche, ubicazione, conti di contabilità analitica individuale e di contabilità generale di riferimento, assegnatario del mezzo, ecc Individuazione dei KPI tecnici per ogni veicolo e/o classi di veicoli
Periodicamente, con procedure massive ed automatizzate, vengono registrati km percorsi e carburante immesso (quantità e costo) prelevando i dati dai report inviati mensilmente dalle compagnie petrolifere con le quali abbiamo accordi per il prelievo carburante con card personalizzate per ogni veicolo (contratti di netting).
In maniera analoga, utilizzando i moduli MM e PM di SAP, vengono gestite le richieste d acquisto, di manutenzione periodica (la rilevazione dei km o delle ore di funzionamento per i mezzi d opera alimenta appositi contatori predefiniti con gli intervalli di manutenzione, generando appositi alerts) o straordinaria.
Il modulo FI di SAP consente, in fase di registrazione contabile, un imputazione individuale ed analitica dei costi che vengono poi elaborati e rendicontati: singolarmente, per gruppi di vetture, sedi di utilizzo ecc, con indicazione dei valori: effettivi, a budget, analisi degli scostamenti in valore assoluto, percentuale, periodi precedenti, ecc, alimentando i rispettivi KPI
E poi possibile effettuare delle elaborazioni relative a vari KPI: km percorsi nel periodo; km percorsi da ogni singolo utilizzatori; consumi medi ed assoluti per periodo; costi kilometrici medi ed assoluti, ecc
Il Gestionale è integrato nel Documentale, per cui si risale all archiviazione ottica dei documenti contabili E inoltre integrato con il modulo SD per il quale, per i veicoli dedicati alla consegna dei prodotti, è attivato un Profit Center in grado di associare i ricavi legati alle consegne effettuate dai veicoli identificati singolarmente, per tipologia di mezzi, aree geografiche, ecc
Sintesi degli ambiti operativi d intervento del software SAP PM Veicoli: Gestione dell acquisto di mezzi di proprietà, in leasing e noleggi a lungo termine Gestione Anagrafica Mezzi Gestione dell assegnazione dei mezzi Budget di gestione dei mezzi Gestione manutenzioni Gestione scadenze amministrative Gestione consumo carburante e carte prelievo prodotto Noleggio lungo termine autovetture e veicoli commerciali leggeri Travel Management Vendita mezzi e rottamazione Addebito costo uso promiscuo ai dipendenti Gestione interfaccia viacard/telepass
La piattaforma gestionale dei veicoli è perfettamente integrata in SAP ed è in grado di identificare immediatamente: Caratteristiche del veicolo Assegnazione per periodo corrente e periodo storico Costi analitici e generali per tipologia, ubicazione, periodo, ecc Archiviazione ottica dei documenti contabili Gestione delle assegnazioni e storico veicoli ed utilizzatori La tabellazione e l inserimento automatico delle informazioni consente di avere il TCO ed i KPI essenziali (costo/km vettura, consumi, distanze percorse, costi di acquisizione/gestione, ecc ) sempre sotto controllo Abbiamo pertanto individuato alcuni KPI chiave per la nostra gestione: Costo/km per categoria di veicolo Consumo medio/km per categoria di veicolo Percorrenze medie per tipologia di utilizzatore Costo medio di gestione (per nlt, acquisto, leasing) Questi KPI ci consentono di uniformare la gestione della flotta, analizzando gli scostamenti dai dati medi ed indirizzando verso le best practices le performance degli utilizzatori (in termini di consumi, percorrenze e percorsi) di tutta la flotta.
Azioni di miglioramento ed integrazioni ulteriori: Implementazione di sistemi di sicurezza e monitoraggio in remoto dei mezzi aziendali per: ottimizzare l uso dei veicoli ottimizzare i percorsi premiare gli stili di guida sicuri ed economici razionalizzare la flotta contenere i costi assicurativi Corsi di formazione in Eco-Drive e Guida Anticipativa per sensibilizzare i driver a comportamenti sicuri nell utilizzo quotidiano dei veicoli, ecologici ed economici Implementazione con altre funzioni di pertinenza dell Area Servizi Generali (ad esempio nella Gestione della Mobilità).
FLEET MANAGER ACADEMY Mercoledì 11 marzo 2015 Palazzo del Ghiaccio - Milano GESTIONE DELLA FLOTTA La gestione tecnica ed il monitoraggio operativo delle auto aziendali Grazie dell attenzione, Robert Satiri Responsabile Servizi Generali di Sede