Pag. 1 di 6 GESTIONE DELLE NON CONFORMITA INDICE: 1 - Campo di applicazione 2 - Scopo 3 - Documenti di riferimento 4 - Definizioni e abbreviazioni 5 Responsabilità 6 - Modalità Operative 7 Archiviazione 8 - Sintesi delle Modifiche DISTRIBUITA A : - Tutte le aree e unità operative coinvolte nella ristorazione DATA DESCRIZIONE MOTIVO REVISIONE Adeguamento nuovo logo aziendale PREPARATO Martinolli SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA VERIFICATO APPROVATO Martinolli Martinolli Il presente documento è di proprietà dell Azienda Sanitaria dell Alto Adige e non può essere riprodotto o consegnato a terzi previa autorizzazione del Direttore del Comprensorio Sanitario di Bolzano. Generale. I trasgressori saranno sanzionati secondo quanto previsto dalle Leggi vigenti in materia.
Pag. 2 di 6 1. CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica per la gestione delle non conformità intraprese nelle diverse aree coinvolte nella ristorazione. 2. SCOPO Lo scopo della presente procedura è di evitare che prodotti e servizi non conformi vengano accettati, utilizzati durante la preparazione dei pasti, e consegnati al cliente-utente della struttura ospedaliera. 3. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO UNI EN ISO 9001 : 2000 "Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti." Manuale della Qualità della Ristorazione 4. DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI Documentazione: qualsiasi informazione scritta, illustrata, registrata che descriva, definisca, specifichi, documenti o certifichi le attività, le prescrizioni, le procedure ed i risultati. Non Conformità : Non soddisfacimento dei requisiti specificati Azione correttiva : Azione intrapresa per eliminare le cause di esistenti non conformità, difetti o altre situazioni non desiderate, al fine di prevenirne il ripetersi. Azione preventiva : Azione intrapresa per eliminare le cause di potenziali non conformità, difetti o altre situazioni indesiderate, al fine di prevenirne il verificarsi. MQ : Manuale Qualità PG : Procedure gestionali IO : Istruzioni Operative DIR GEN : Direzione Generale DIR COM : Direttore del Comprensorio Sanitario di Bolzano RAQ : Responsabile Assicurazione Qualità SQ : Sistema Qualità GVI : Gruppo di verifica ispettiva NC : Non conformità RNC : Rapporto di Non Conformità 5. RESPONSABILITA Il ha la responsabilità di sorvegliare sulla corretta applicazione della presente procedura. Tutto il personale delle aree coinvolte nel processo di preparazione dei pasti ha il compito di evidenziare, documentare e segregare i prodotti e servizi che dovessero essere non conformi e di provvedere alla loro gestione secondo quanto indicato di seguito. Il ha la responsabilità di archiviare i rapporti di non conformità e di analizzarli periodicamente.
Pag. 3 di 6 6. MODALITA OPERATIVE Le non conformità sono tutti quei casi in cui il prodotto/servizio risulta essere non conforme rispetto ai requisiti definiti. 6.1 TIPOLOGIE DI NON CONFORMITA Le non conformità che si possono presentare all interno del processo di preparazione e distribuzione dei pasti sono molteplici. Al fine di agevolare la comprensione sulle tipologie di non conformità di seguito si riporta una tabella esplicativa, con le relative responsabilità gestionali: Tipologie di non conformità Identificazione Definizione soluzione Verifica soluzione Prodotti non conformi rilevati durante i controlli in accettazione Prodotti immagazzinati scaduti e/o non idonei Problemi nella gestione della Prodotti non conformi in Cucina Prodotti non conformi in Mensa A seguito dei controlli HACCP e Ufficio Acquisti Economali Cucina Mesa Responsabile del controllo (Vedere Manuale HACCP) e Ufficio Acquisti Economali (se necessario con il Resp. Qualità) Cuoco Responsabile e Vice (se necessario con il Resp. Qualità) Responsabile Mensa (se necessario con il Resp. Qualità) e Ufficio Acquisti Economali Cuoco Responsabile e Vice (se necessario con il Resp. Qualità) Responsabile Mensa (se necessario con il Resp. Qualità) Altre tipologie Tutto il personale NON CONFORMITA RILEVATE DURANTE I CONTROLLI IN ACCETTAZIONE DELLE FORNITURE Le non conformità rilevate in accettazione dal personale della sono documentate dal personale stesso sulla modulistica predisposta per il controllo in accettazione. Il personale che rileva la non conformità, dopo averla documentata sul modulo del controllo in accettazione, provvede a : Definire la soluzione da adottare se di propria competenza (es. rifiuto della fornitura o parte di essa, richiedere fornitura di sostituzione, ecc.) Comunicare all Ufficio Acquisti Economali quanto accaduto trasmettendo copia del modulo del controllo in accettazione. Lo stesso Ufficio Acquisti Economali dovrà definire la soluzione da adottare se non definita dal personale della.
Pag. 4 di 6 In funzione del problema riscontrato il personale della deve, se il prodotto è presente, posizionare il prodotti stesso nella zona delle non conformità con apposta copia della scheda del controllo in accettazione che evidenzia il problema riscontrato. Dopo aver definito la soluzione da adottare, il personale della e/o l Ufficio Acquisti Economali deve verificare di che la soluzione adottata abbia eliminato la non conformità. Il personale dell Ufficio Acquisti Economali tiene sotto controllo tutte le non conformità rilevate in fase di accettazione tramite un elenco che evidenzia il problema, il fornitore coinvolto, il riferimento ai documenti di acquisto o alla delibera, la data di apertura e chiusura della non conformità. PRODOTTI SCADUTI Durante i controlli periodici dei prodotti immagazzinati il personale della può rilevare dei prodotti scaduti, prodotti la cui confezione è stata rotta pregiudicandone il contenuto ecc. In tali casi il personale deve : documentare il problema riscontrato sul Rapporto di Non Conformità, posizionare il prodotto non conforme nella zona dei prodotti non conformi con copia del Rapporto di Non Conformità in modo che altro personale non invii alla cucina oppure alla mensa prodotti non conformi, definire la soluzione da adottare (es. la distruzione del prodotto), verificare che la soluzione adottata abbia eliminato il problema, distribuire il Rapporto di Non Conformità al. PROBLEMI NELLA GESTIONE DELLA DISPENSA Per ulteriori problemi legati ai prodotti durante la gestione della il personale deve : documentare la non conformità sul Rapporto di Non Conformità, posizionare il prodotto non conforme nella zona dei prodotti non conformi con copia del Rapporto di Non Conformità, definire la soluzione da adottare oppure distribuire Rapporto di Non Conformità all area aziendale competente in modo che possa definire quest ultima la soluzione, verificare che la soluzione adottata ha eliminato il problema, distribuire il Rapporto di Non Conformità al. PRODOTTI NON CONFORMI IN CUCINA ED IN MENSA Come evidenziato per le non conformità precedenti il personale della Cucina e della Mensa deve evidenziare eventuali problemi come di seguito descritto : documentare la non conformità (es. la verdura era nera per cui il 50% viene scartata, nel carrello della verdura sono stati trovati., ecc.) sul Rapporto di Non Conformità posizionare il prodotto in una zona in modo tale che non possa essere utilizzato (se possibile), distribuire il Rapporto di Non Conformità all area aziendale competente per la definizione della soluzione, l area che riceve il Rapporto di Non Conformità (es., Economato, ecc.) deve definire la soluzione da adottare ed il personale che la deve attuare, mentre quest ultimo deve anche verificare che la soluzione adottata ha eliminato il problema, distribuire il Rapporto di Non Conformità al.
Pag. 5 di 6 A SEGUITO DEI CONTROLLI HACCP Il personale del Servizio di Dietetica e Nutrizione Clinica, nella figura del Responsabile della Monitorizzazione del ciclo alimentare esegue i controlli previsti dal piano HACCP costituiti da : verifica dell efficacia della pulizia e disinfezione dei locali e delle attrezzature, controlli microbiologici, controlli igienistici. Tali controlli possono avere esito negativo e quindi evidenziare eventuali non conformità che il Responsabile della Monitorizzazione del ciclo alimentare deve documentare sul Rapporto di Non Conformità e deve provvedere a comunicare la non conformità al e quindi definire la soluzione, attuarla e verificare che la soluzione abbia eliminato la non conformità riscontrata. ALTRE TIPOLOGIE DI NON CONFORMITA Per tutte le altre tipologie di non conformità, il personale ha il compito di documentare quanto accaduto sul Rapporto di Non Conformità e di trasmettere il Rapporto al. Il, in funzione della non conformità rilevata deve provvedere, coinvolgendo il personale che ritiene opportuno, alla definizione della soluzione da adottare ed eseguire la verifica finale allo scopo di valutare che la soluzione adottata abbia eliminato il problema. 6.2 ANALISI DELLE NON CONFORMITA Le non conformità vengono formalizzate, come descritto in precedenza sul Rapporto di non conformità e sulle schede del controllo in accettazione, e sono sintetizzate sull elenco delle non conformità da parte del personale dell Ufficio Acquisti Economali. L analisi delle non conformità viene effettuata con frequenza semestrale da parte del con l eventuale partecipazione di altre aree aziendali e vengono portate all attenzione della Direzione Generale in occasione del Riesame del sistema qualità. L analisi delle non conformità vengono effettuate con l ausilio di adeguate tecniche gestionali (per es. Pareto). Gli obiettivi di tali analisi sono: - quantificare e classificare le diverse tipologie di non conformità, - evidenziare le aree aziendali, i prodotti, le attività, fornitori ritenuti più critici.
Pag. 6 di 6 7. ARCHIVIAZIONE Le schede del controllo in accettazione che presentano delle non conformità sono archiviate dall Ufficio Acquisti Economali nella pratica relativa alla fornitura. Le non conformità sono archiviate dal in apposito raccoglitore. Di seguito si riporta l iter gestionale dei documenti considerati nella presente procedura: DOCUMENTO EMESSO APPROVATO DISTRIBUITO A ARCHIVIATO DA CONSERVAZIONE Rapporto di non conformità Tutte le risorse aziendali Responsabile Qualità Aree interessate 3 anni Scheda controllo in accettazione Ufficio Acquisti Economali Ufficio Acquisti Economali Ufficio Acquisti Economali 3 anni 8. SINTESI DELLE MODIFICHE Rev. Data Descrizione modifiche 0 04/04/00 1A Emissione 1 08/06/03 Nuova norma ISO 9001 : 2000 2 Adeguamento nuovo logo aziendale