Inventario di Magazzino Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
SOMMARIO 1 A Chi è destinato... 1-3 2 Prerequisiti... 2-3 3 Obiettivi... 3-3 4 Durata della formazione... 4-3 5 Introduzione concettuale... 5-3 5.1 A cosa serve... 5-3 6 Generare la bolla inventariale (1I)... 6-3 7 Inserire le quantità rilevate (1L)... 7-5 8 Stampa una Lista di controllo bolle inventariali (1O)... 8-6 9 Annullare una bolla inventariale (1M)... 9-7 10 Generare le rettifiche inventariali (1N)... 10-7 11 Stampa Lista controllo rettifiche inventariali (1S)... 11-7 12 Disattivazione Articoli da Bolla Inventariale (H9)... 12-8 Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
1 A CHI È DESTINATO Al personale che dovrà organizzare e gestire un inventario fisico di magazzino e trasmettere le rettifiche di giacenza. 2 PREREQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE400. 3 OBIETTIVI Alla fine del corso sarai in grado di : Argomento Livello Durata 1. Generare una Bolla inventariale Base 10 min. 2. Inserire le quantità rilevate Base 10 min. 3. Stampare una Lista di controllo delle bolle Base 5 min. 4. Annullare una bolla inventariale Base 5 min. 5. Generare le rettifiche di magazzino Base 10 min. 6. Stampare una Lista di controllo delle rettifiche Base 5 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 1 ora. 5 INTRODUZIONE CONCETTUALE Consente la gestione di un inventario delle quantità effettivamente riscontrate a magazzino ed a generare le rettifiche necessarie per allineare i SALDI di magazzino nel gestionale. Per qual che riguarda l impostazione dei parametri e dello SPI per la corretta attivazione della funzionalità in oggetto si rimanda al documento di HELP_SPI disponibile in linea. Figura 5.1-I (RHLPNVFM/WGT CTL) 5.1 A cosa serve Principalmente a gestire l inventario di magazzino di fine anno e l inventario ciclico. 6 GENERARE LA BOLLA INVENTARIALE (1I) Dicesi Bolla Inventariale il documento rappresentato dal risultato di un processo di estrazione dei dati di magazzino, dove vengono elencati tutti gli articoli considerati dai filtri impostati dall utente. Questo documento ha lo scopo di fornire traccia ai Magazzinieri sugli articoli di cui devono verificare l esistenza fisica. Le limitazioni della Bolla Inventariale sono legate alla modalità di preparazione ossia una bolla si deve riferire ad un solo magazzino ed ad un solo tipo gestione. E opportuno che le liste estratti non siano eccessivamente lunghe, è bene attraverso filtri opportuni messi a disposizione limitarne il contenuto affinché siano più facilmente gestibili, come ad esempio non ha senso estrarre tutta la gestione Paragrafo-Pagina di Pagine 6-3 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
99998 di Conto Lavorazione in quanto la verifica delle quantità la dovranno effettuare i vari fornitori coinvolti e quindi e preferibile suddividere le liste per ogni singolo fornitore. La Bolla Inventariale può essere generata in occasione di un Inventario di Fine Anno oppure anche per un inventario Ciclico. Se in SA-Saldi e Parametri dell articolo sono indicati il Numero giorni oppure il Numero Movimenti Inclusione e si richiede una Bolla inventariale per un inventario ciclico, il programma di estrazione, riferendosi alla Data Ultimo Inventario registrata dal programma di Generazione Rettifiche (lo vedremo successivamente in questo documento) ed al Numero giorni piuttosto che la Nr. Movimenti fatti, estrae o meno l articolo nella lista tra quelli da inventariare. Figura 5.1-I (RGBM06FM/WGT1) L elaborato da lanciare è 1I. Figura 5.1-II (RQF00MFM/WGT1CTL) E opportuno indicare attraverso la Descrizione Bolle Inventariale un testo più esplicativo di quello proposto che consenta un facile riconoscimento del contenuto della Bolla stessa. Attraverso la Data Ultimo inventario è possibile evitare di estrarre articoli che sono stati recentemente inventariati oppure attraverso la Non movimentati dalla Data e Data non movimentati estrarre solo gli articoli Slow Moving. Come già indicato nella premessa, quando si richiede l estrazione di una Bolla per un tipo Gestione, è opportuno anche indicare il Cliente o Fornitore oggetto dell inventario. La combinazione dei parametri di estrazione ci consente al fine di poter gestire : Inventario ciclico. Sono analizzati tutti gli articoli per i quali è stato definito il numero giorni per inventario ed inclusi solamente se il tempo trascorso dalla data ultimo inventario supera tale limite. Inventario prodotti NON movimentati dalla data. Sono inclusi i soli articolo che non risultano movimentati dalla data indicata nei parametri di estrazione. Inventario prodotti movimentati dalla data. Sono inclusi i soli articoli che risultano movimentati rispetto alla data indicata nei parametri di estrazione. Se indicato in SA dell articolo, viene anche controllato il numero minimo di movimenti fatti per l articolo ossia, se superiore a quello dichiarato, viene incluso nell estrazione. Inventario per tipo gestione (C/LAV Clienti/Fornitori). In questo caso viene estratto un elenco di prodotti che risultano assegnati al cliente/fornitore richiesto allo scopo di generare una bolla inventariale da inviare al Cliente/Fornitore per verificare lo stato reale delle giacenze. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
Per chi vuole estrarre il documento in EXCEL o altro, può realizzare un Data Download sul file INVEN. Precisiamo che la situazione dei saldi di magazzino riportata sul file è aggiornata all istante dell elaborazione e che non è possibile ricondurre il saldo a date precedenti. ATTENZIONE : Il parametro codice di magazzino è obbligatorio, DEVE SEMPRE ESSERE DICHIARATO. Il Magazzino indicato viene riportato sulla Bolla Inventariale e viene utilizzato dal programma di generazione delle rettifiche inventariali come riferimento per calcolare (assieme alla Data Inventario ) la giacenza da confrontare con la quantità inventariata e quindi generare le opportune rettifiche. Se non indicato, la giacenza di riferimento sarà calcolata a ZERO e quindi la rettifica che verrà generata sarà sbagliata. 7 INSERIRE LE QUANTITÀ RILEVATE (1L) Le dichiarazioni delle quantità rilevate/conteggiate degli articoli di magazzino vanno caricate attraverso l elaborato 1L. Figura 5.1-I (RINI02FM/WGT0) Attraverso la ricerca F12 rintracciamo la Bolla Inventariale Figura 5.1-II (RINI03FM/WGT1CTL) compiliamo la Data Inventario e lo Stato della riga I-Inventariato E-Escluso da Inventario R-Rettificato (sono già state generate le rettifiche inventariali) e vuoto se voglio visualizzare le righe non ancora inventariate. Richiamiamo una particolare attenzione alla Data Inventario che si imposta in questa maschera, questa data viene scritta sull intera Bolla Inventariale ed è utilizzata dal programma di generazione delle rettifiche inventariali come riferimento per il calcolo del saldo di magazzino col quale confrontare la quantità inventariata e generare l opportuna rettifica. Procedendo quindi con F1, viene mostrato il contenuto della BOLLA e posso caricare le quantità rilevate in magazzino. In uscita dal programma le righe aggiornate passeranno dallo stato nullo allo stato I-Inventariato. Importante per gli articoli gestiti con due unità di misura diverse, dichiarare sempre entrambe le quantità inventariate. La quantità secondaria non è calcolata automaticamente dal programma e se lasciata vuota viene considerata a Zero e la generazione delle rettifiche inventariali che successivamente posso eseguire, andrà ad azzerare il saldo UMS a magazzino disallineando così il saldo finale. Figura 5.1-III ((RINI02FM/WGT1CTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 7-5 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
Se si vuole azzerare una quantità a saldo di magazzino, non essendo recepiti dal programma valori nulli nelle quantità, si deve modificare lo stato della riga portandolo al valore I-Inventariato affinché venga recepito dal programma che genera le rettifiche. Se invece si vuole escludere dall inventario l articolo, si deve modificare ad E-Escluso lo stato della riga. 8 STAMPA UNA LISTA DI CONTROLLO BOLLE INVENTARIALI (1O) Attraverso l elaborato 1O è possibile stampare una lista di controllo della Bolla Inventariale. Impostando in modo opportuno i parametri di selezione agendo sullo Stato è possibile oltre a fornire la lista degli articoli ancora da inventariare al magazziniere è possibile tenere sotto controllo lo stato di avanzamento della Bolla Inventariale stessa. La stampa è personalizzabile attraverso PSG-Report Editor o le procedure PSG dell AS400. Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL) Figura 5.1-II (PRTU02FM/WGT1W) Esempio di una stampa di una Bolla Inventariale. Paragrafo-Pagina di Pagine 9-6 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
9 ANNULLARE UNA BOLLA INVENTARIALE (1M) Attraverso l elaborato 1M è possibile visualizzare l elenco di tutte le Bolle Inventariali caricate nel sistema SPI ed attraverso la selezione di riga 4 cancellarle. Fare molta attenzione quando si annulla una bolla perché non è più possibile poi recuperare la situazione precedente. Figura 5.1-I (RINI03FM/WGT1CTL) 10 GENERARE LE RETTIFICHE INVENTARIALI (1N) Attraverso l elaborato 1N è possibile generare in effettivo i movimenti di rettifica inventariale delle giacenze di magazzino. Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL) I tipi movimento che verranno utilizzati per i movimenti di rettifica positivi e negativi vengono ricavati dalla tabella "Tipo gestione - YS". Il programma aggiorna anche la Data Ultimo Inventario dell articolo in Saldi e Parametri SA e pone in stato R le righe della bolla inventariale. I movimenti per convenzione vengono inseriti con RINI05 in commessa, questo per consentirne di riconoscerli. Richiamiamo l attenzione sulla Data Rettifiche da non confondere con la Data inventario impostata in 1L. La Data rettifiche è solo la data dei movimenti che saranno generati, mentre la Data inventario-1l che in questa maschera non compare, è utilizzata dal programma come riferimento per il calcolo del saldo di magazzino col quale confrontare la quantità inventariata e generare l opportuna rettifica. 11 STAMPA LISTA CONTROLLO RETTIFICHE INVENTARIALI (1S) Attraverso l elaborato 1S è possibile stampare una lista di controllo di tutti i movimenti di rettifica inseriti che sono relativi alle Bolle Inventariali in stato R. Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 11-7 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
Esempio della stampa. 12 DISATTIVAZIONE ARTICOLI DA BOLLA INVENTARIALE (H9) Per articoli non attivi ( o da disattivare ) si intende tutti gli articoli che l Azienda non vuole più ne produrre ne vendere, quindi mettibili in stato 9. Questi articoli vengono selezionati in base alle seguenti proprietà: Articoli di vendita da molto tempo Non devono essere articoli codificati da poco tempo ed assimilabili ad articoli nuovi che potrebbero non avere ancora venduto. La data di creazione del codice è quindi una variabile di classificazione. Articoli senza venduto da molto tempo Tali articoli non devono essere stati venduti negli ultimi anni (attualmente pensiamo 3 anni-36 mesi). Il periodo del non venduto deve è una variabile di classificazione. Articoli senza ordini clienti attivi Articoli senza giacenze di magazzino I passi operativi per la disattivazione degli articoli è la seguente : 1. (1I) Estrazione bolla inventariale Serve per individuare la lista delle parti non più attive in base ai criteri già in essere e altri che verranno introdotti con questo intervento e sotto descritti. Viene generata una bolla inventariale, con gli estremi imputati dall utente, contenente l elenco delle parti potenzialmente non più attive. 2. (1L) Manutenzione bolla inventariale Serve per modificare l elenco delle parti contenute nella bolla inventariale generata con la fase precedente consentendo di eliminare una voce dalla disattivazione in corso. 3. (H9) Disattivazione parti non più attive Esegue la disattivazione in massa delle parti contenute in bolla inventariale assegnando lo stato 9 in anagrafica Nell elaborato 1I sono quindi presenti dei parametri di filtro appositi che consentono di creare una bolla inventariale dei soli articoli senza ordini o senza impegni. Includi solo Articoli creati prima del (Limite Data Massima di Creazione Articoli) Consente di escludere gli articoli nuovi o recenti, che potenzialmente potrebbero non essere mai stati venduti. L elaborato includerà per la disattivazione solo gli articoli creati prima di questa data. Escludi articoli senza ordini attivi. Escludi articoli senza giacenze di magazzino. Escludi articoli senza impegni pianificati. L elaborato escluderà tutte le parti impegnate da padri attivi per i quali sono in corso o sono stati pianificati degli ordini di approvvigionamento. Paragrafo-Pagina di Pagine 12-8 di 9 Versione 10 del 23/01/2014
Creata la bolla inventariale, attraverso l elaborato 1L è possibile intervenire in modifica per escludere alcuni articoli dalla lista affinché non vengano poi disattivati. Attraverso poi l elaborato H9 presente nel Menu Gestione Inventari di Magazzino vengono disattivati tutti gli articoli presenti nella Bolla Inventariale creata assegnando loro uno Stato Articolo come indicato nei parametri di avvio. Viene emessa una stampa di controllo degli Articoli Disattivati (Personalizzabile RINI10 ). Paragrafo-Pagina di Pagine 12-9 di 9 Versione 10 del 23/01/2014