CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE
IL CONCORSO PREMIAMO I RISULTATI La Camera di Commercio di Campobasso ha partecipato al concorso Premiamo i risultati - indetto dal Ministero per la Pubblica Amministrazione - con il progetto CAMERA TOTAL CLICK ricevendo una Menzione speciale quale una delle 37 amministrazioni pubbliche italiane ad aver attuato un piano di miglioramento che ha coinvolto diffusamente l organizzazione e gli stakeholder e raggiunto i risultati attesi.
IL CONCORSO IN NUMERI 725 domande di candidatura 478 piani di miglioramento gestionale ammessi alla fase realizzativa 350 piani di miglioramento gestionale conclusi 295 amministrazioni valutate positivamente 37 menzioni speciali
IL PROBLEMA AFFRONTATO Eliminare la carta ossia eliminare la gestione del c.d. flusso documentale ibrido (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione dei flussi documentali sia in entrata t che in uscita. Progetto "Camera Total Click"
DA DOVE SIAMO PARTITI Il processo di informatizzazione e innovazione organizzativa dell Ente, iniziato nel 2005, ha portato a: adozione del sistema di protocollazione informatica utilizzo della intranet e della e-mail per le comunicazioni interne rilascio gratuito di PEC e dispositivi di firma digitale agli enti locali e associazioni di categoria utilizzo del sistema VoIP per effettuare - tramite la rete internet telefonate e trasmissione di documenti in modalità fax decentramento dei servizi telematici camerali presso le associazioni di categoria
OBIETTIVO GENERALE Implementare un sistema che faccia leva esclusivamente sulla modalità informatica per una più efficiente gestione del flusso documentale, nel pieno rispetto del Codice dell Amministrazione Digitale.
OBIETTIVI SPECIFICI 1. Migliorare l efficienza organizzativa e gestionale dell Ente mediante: la razionalizzazione dei costi di funzionamento connessi al processo di gestione cartacea del flusso documentale (uso della carta, del toner, delle stampanti..) l informatizzazione dei processi gestionali interni, eliminando il flusso documentale ibrido (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione documentale 2. Migliorare il rapporto con gli stakeholder attraverso: la riduzione dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi la partecipazione ai processi gestionali, assicurando piena conoscibilità e trasparenza delle procedure amministrative
PRIMI PASSI La prima fase del progetto è stata caratterizzata da: rilevazione e analisi del patrimonio documentale studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio (dal cartaceo al virtuale)
ATTIVITÀ REALIZZATE ALL INTERNO adeguamento della struttura tecnico-informatica dell Ente con l introduzione di nuovi strumenti (software per la gestione documentale, business key per la firma digitale ) organizzazione di corsi di formazione interni sull utilizzo delle nuove procedure trasformazione dei documenti cartacei in entrata in documenti digitali creazione dei documenti in uscita direttamente in formato originale digitale (ossia firmati digitalmente) implementazione della fascicolazione e archiviazione informatica documentale digitalizzazione degli atti degli organi camerali e dei dirigenti telematizzazione delle sedute di Giunta ALL ESTERNO promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio (rapporti con gli stakeholder, rilascio gratuito PEC, assistenza sull utilizzo dei servizi telematici per le imprese e gli enti, protocollo d intesa con la Prefettura ecc.)
LA DIGITALIZZAZIONE Come si procede: Per i documenti in entrata: protocollazione e, se cartacei, trasformazione in file, assegnazione al responsabile sulla propria scrivania virtuale accessibile dalla intranet camerale, fascicolazione e archiviazione Per i documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio all esterno tramite e-mail ordinaria, PEC o fax virtuale Per le determinazioni dei dirigenti eledeliberazioni di Giunta e Consiglio: redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato digitale Per i documenti interni: gestione esclusivamente in formato digitale Per gli ordinativi di incasso e i pagamenti: creazione in formato elettronico, sottoscrizione digitale, inoltro telematico agli istituti di credito.
GLI AMMINISTRATORI CHIAMANO IL PERSONALE RISPONDE La digitalizzazione dell Ente ha coinvolto tutto il personale, rimettendo in gioco procedure e modalità organizzative che hanno richiesto un grande impegno a tutta la struttura per raggiungere i livelli attuali di informatizzazione. Gli amministratori che hanno fortemente voluto la modernizzazione dell ente sono i primi ad utilizzare i nuovi strumenti digitali: delibere di giunta e consiglio sono gestite - dalle riunioni alla firma dei verbali - in modalità completamente informatica, come anche le determinazioni dei dirigenti. Apartiredal28 ottobre 2009 la Giunta si riunisce in modalità telematica. Ciascun componente visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti l ordine del giorno fissato. Non si procede più alla stampa.
IL PUNTO DI NON RITORNO A partire dal 4 marzo 2009 la posta in arrivo non viene più stampata e consegnata agli uffici. Il personale è tenuto a consultare e utilizzare il sistema informatico di gestione documentale. Una tappa fondamentale nel processo di digitalizzazione della Camera di Commercio è stata il 9 settembre 2009. Da allora le comunicazioni dell Ente verso altre pubbliche amministrazioni vengono inviate via PEC. I relativi documenti sono firmati digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel Codice dell Amministrazione digitale.
RISULTATI RAGGIUNTI Gli oneri di struttura Anno 2009 anno 2008-1.768.986,47 Funzionamento -1.787.939,31-2.095.462,44 Personale -2.208.573,74-795.852,05 Ammortamenti e accantonamenti -957.595,59
RISULTATI RAGGIUNTI Spese di Funzionamento Anno 2008 e 2009: il confronto DIFFERENZE VALORE ANNO 2009 VALORE ANNO 2008 e) Organi istituzionali d) Quote associative c) Oneri diversi di gestione b) godimento di beni di terzi -22.438,38-197.045,76-174.607,38-108.247,75 75-789.224,74-680.976,99 23.374,03-222.395,91 91-245.769,94-1.716,64-23.408,74-21.692,10 127.981,58 a) Prestazioni servizi -536.911,32-664.892,90
RISULTATI RAGGIUNTI La riduzione delle spese di funzionamento MINORI ONERI CONSUNTIVO PREVISIONE 255.720,83-1.768.986,47-2.024.707,30-2.500.000,00-2.000.000,00-1.500.000,00-1.000.000,00-500.000,00 0,00 500.000,00
RISULTATI RAGGIUNTI Riduzione dei costi: abbattimento dei costi per la stampa e la duplicazione dei documenti (carta, toner, stampanti, buste..) 20% riduzione dei costi di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata con A.R. ) riduzione i costi di conservazione materiale di dei documenti (archivi i corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali) riduzione spese di facchinaggio Riduzione del spese di personale addetto alla gestione documentale cartacea 44% 10,46% 58% 100%
RISULTATI RAGGIUNTI Riduzione dei tempi: di lavoro o delle e pratiche amministrative 45% di ricerca dei documenti 60% dei costi di gestione delibere organi camerali 43% Progetto "Camera Total Click"
RISULTATI RAGGIUNTI Più spazio e più tempo: miglioramento del comfort dell ambiente di lavoro (le scrivanie dei singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti) più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente addetto alla gestione cartacea dei documenti 100% 40% implementazione dell uso della intranet 96%
CRITICITA problemi connessi alla sperimentazione e implementazione del software e alla revisione delle procedure difficoltà di interagire con un utenza esterna non ancora pronta ad accettare e condividere il cambiamento. Le maggiori criticità si sono registrate sia per l invio con PEC, che non tutti gli enti utilizzano, e sia per la difficoltà dovute all utilizzo della firma digitale.
UN NUOVO RUOLO SUL TERRITORIO Sottoscrizione, con firma digitale, delprotocollo d intesa tralacameradicommercioela Prefettura di Campobasso. L Ente Camerale affiancherà l Ufficio del Governo nel: percorso di informatizzazione della PA che opera nel territorio provinciale. organizzazione di azioni di informazione e formazione ai soggetti pubblici interessati sulle modalità di utilizzo della firma digitale e degli altri strumenti telematici. La comunicazione i tra i due Enti avviene esclusivamente invia tl telematicati tramite l utilizzo della PEC.
DICONO DI NOI
8 giugno g 2010: il Premio dei Premi Per aver migliorato la performance complessiva della amministrazione raggiungendo risultati significativi nella riduzione dei costi di funzionamento. Con questa motivazione il Presidente della Repubblica, Giorgio Napolitano ha consegnato il Premio dei Premi nelle mani di Lorella Palladino, Segretario Generale della Camera di Commercio di Campobasso. Nella Giornata dell Innovazione sono state premiate 28 esperienze di innovazione, di cui soltanto 3 nella pubblica amministrazione e le rimanenti nell'industria, nei servizi e nel terziario. Progetto "Camera Total Click"
Innovare la PA? Si può fare! Progetto "Camera Total Click"