VERSIONE V6.0.0 e V8.0.0 OGGETTO: CONTROLLI E AGGIORNAMENTI DA ESEGUIRE A INIZIO ANNO Cod.: 0515 Data prima Emissione: 15.12.2003 Revisione al: 09.12.2014 (riferite a Galileo versione 6.0.0. sistemi e programmi precedenti potrebbero presentare differenze) ************************************* ATTENZIONE I NUMERATORI, DOVE NON DIVERSAMENTE RIPORTATO, SONO PROGRESSIVI ASSOLUTI. SE SI DESIDERA PARTIRE OGNI ANNO CON UNA NUOVA NUMERAZIONE UTILIZZARE LE PRIME CIFRE DEL NUMERATORE STESSO PER IDENTIFICARE L ANNO (es. 1500000) ************************************* I NUMERATORI DELLE TABELLE EF, EP, AF NON DEVONO ASSOLUTAMENTE ESSERE MODIFICATI. AREA AMMINISTRATIVA GALILEO VISUALE 1) CONTROLLO ANNO OPERAZIONE L anno operazione è il numero che precede il protocollo Iva. Viene automaticamente impostato dal programma di immissione Prima nota iva con il numero presente nella tabella GI. Di norma tale numero coincide con l ultima cifra dell anno ( es. 5 per 2015). Controllare che la cifra che si dovrà utilizzare per il nuovo anno non sia già stata utilizzata in precedenza ( esempio per il 2005). In tal caso, eseguire la funzione Cambio Anno Operazione prima di procedere con l aggiornamento della tabella GI. A tal proposito, se si fa uso della funzione Protocolli non Utilizzati, prima di eseguire la funzione Cambio Anno Operazione, si consiglia di installare le modifiche rilasciate con il protocollo 029560.0. 2) TABELLA GI - Registro Iva Attenzione: Se vengono emesse fatture verso la P.A. vi consigliamo di prevedere un sezionale IVA a parte per la Pubblica Amministrazione. La normativa dell'articolo 55 prevede infatti che le fatture inviate alla P.A. vengano conservate sostitutivamente e la conservazione sostitutiva deve garantire per obblighi di legge una sequenzialità numerica. 1. aggiornare il Prefisso Anno con l ultima cifra dell anno nuovo, solo dopo aver effettuato i
collegamenti contabili delle fatture con data dell anno precedente; 2. azzerare il campo Nr. Ultimo Protocollo Serie di Base e le eventuali serie numeriche, se il registro e' gestito a Serie Numeriche. Azzerare significa portare il numeratore al numero precedente rispetto a quello con cui si intende partire. Esempio: se la numerazione di un registro parte da 1 (uno) ogni anno il numeratore andrà posto a 0 (zero); se la numerazione parte da 50001 ogni anno il numeratore andrà impostato a 50000. Le serie numeriche andranno, invece, sempre portate a 0 (zero) perché, per definizione, partono già con un prefisso. Esempio: serie numeriche, 10, 20, ecc. la numerazione, partendo da 0 (zero) sarà 1000001, 2000001 ; 3. azzerare Nr. Ultimo Protocollo Stampato solo dopo aver terminato la stampa fiscale del registro dell anno precedente. La variazione deve essere eseguita per tutti i registri. N.B.: se selezionata la casella Imposta Nr. Protocollo uguale a Nr. Documento, nella tabella NF dell area commerciale Tabelle Gestionali, aggiornare anche i numeratori di questa come da dettagli sotto riportati per mantenere omogeneità. ATTENZIONE: se, dopo aver aggiornato la tabella GI, si dovessero ancora eseguire, dall'area commerciale, collegamenti contabili di fatture relative all'anno passato, ricontrollare ed eventualmente sistemare numeratori e prefisso anno della stessa tabella 3) TABELLA GG - Giornale Generale Creare il nuovo Anno Esercizio impostando la Data Stampa Bollato al primo giorno dell esercizio (es., con esercizio solare, creare anno 15 impostando 01/01/15 come data ultima stampa bollato). Nella Data Ultima Archiviazione riportare la data presente nella tabella dell anno precedente. 4) TABELLA DD - Dati Ditta Gestione Modificare il campo Anno Esercizio Corrente impostando l anno in corso ed eventualmente, se gestite, aggiornare la Data Minima Registrazione Contabile e la Data Massima Registrazione Contabile, che garantiscono l inserimento di movimenti contabili solo entro tali limiti. 5) GESTIONE CALENDARIO ( Archivi di Base della Contabilità Generale) Controllare che sia presente il calendario del nuovo anno e dell anno successivo, almeno. La presenza di più anni successivi è necessaria al modulo Rapporti Bancari. 6) BUDGET & BILANCI Chi utilizza il modulo Budget & Bilanci e gestisce l esercizio contabile solare deve eseguire la funzione Riallineamento saldi bilancio per il nuovo esercizio. Coloro che gestiscono, invece, l esercizio contabile infrannuale, dovranno eseguire la medesima funzione al cambio di esercizio ( ad esempio nel mese di luglio se l esercizio contabile inizia il 01/07/XX). 7) MULTIAZIENDALITA ( CONTROLLO AMMINISTRATIVO DI GRUPPO V.8.00) Gestione Tassi: caricare, per il nuovo anno, i tassi di conversione da utilizzare per convertire i bilanci aziendali nel bilancio consolidato. Anche se tutte le aziende del gruppo lavorano con la medesima moneta di conto, si dovrà caricare un tasso pari a 1 con riferimento al nuovo anno. Nella versione 8.00, il dato è necessario anche per il corretto funzionamento del Controllo Amministrativo di gruppo. 8) TABELLA VF- Cambi Std Flussi Finanziari Utilizzata dal modulo Flussi Finanziari : caricare, per le valute gestite, i cambi standard per l'anno nuovo.
9) GESTIONE ANGLOSSASSONE Per questo modulo non è obbligatorio alcun aggiornamento di tabelle o archivi di base. L utilizzo logico del modulo consiglia di avere costi di riferimento diversi tra anno e anno, ad esempio Costo standard anno 2014 per l anno 2014 e Costo Standard anno 2015 per anno 2015, ecc., oppure frazioni di anno, ad esempio Costo standard anno 1501 per anno 2015 periodo 01, ecc.. Per attivare questa variazione di costo procedere con i seguenti punti: - inserire i nuovi costi di riferimento: a tal fine utilizzare le procedure standard di aggiornamento costi di riferimento alimentando il nuovo Costo Standard annuo = XXXX (dove XXXX è l anno o frazione dello stesso, ad esempio 1501); - attivare il nuovo costo nel modulo Contabilità Anglosassone tramite la funzione Definizione metodo patrimoniale anglosassone. ATTENZIONE: L attivazione di questo nuovo costo di riferimento deve essere fatta dopo avere eseguito tutte le movimentazioni di magazzino e di contabilità di competenza del periodo precedente. In presenza di INTERCOMPANY a margine 0 questa attivazione deve avvenire prima della fatturazione definitiva infragruppo del nuovo anno. La data di inizio validità di questo nuovo costo deve essere uguale alla data del nuovo esercizio di riferimento perciò 01/01/XX (XX = anno), il nuovo costo di riferimento sarà il Costo Standard annuo = XXXX (XXXX = Anno, ad esempio 2015 o frazione dello stesso, ad esempio 1501). Automaticamente in fase di aggiornamento di questa data di inizio validità parte la procedura per la rivalutazione dei valori delle giacenze degli articoli a magazzino e in contabilità generale. Dopo questa funzione sarà impossibile gestire i movimenti gestionali (Magazzino/ Contabilità/ Analitica/ Tempi, ecc.) con data antecedente alla nuova data validità costi. AREA CONTROLLO DI GESTIONE GALILEO VISUALE 10) TABELLA M1 - Metodo di Valorizzazione Se utilizzata per le movimentazioni di magazzino in analitica, si dovranno caricare i dati con riferimento al nuovo anno. 11) TABELLA VB - Cambi Std Budget Aggiungere nuovo anno solo se si utilizza la gestione delle valute a cambio standard nel modulo Budgeting & Reporting e solo nel caso in cui i cambi siano variabili per anno. TABELLE GESTIONALI AREA COMMERCIALE/PRODUZIONE GALILEO VISUALE TABELLA DB - Dati Bollettazione Aggiornare "Nr. Ultima Bolla Stampata" (per ogni bollettario). TABELLA DD - Dati Base Documenti Aziendali Aggiornare il campo "Nr. Ultimo Documento" per ogni tipo documento (si consiglia di utilizzare il prefisso dell'anno in corso, es. 1500000, in alternativa proseguire con la numerazione assoluta). TABELLA NF - Numerazione Fatture Azzerare i campi "Nr. Ultima Fattura Stampata", "Nr. Ultima Nota di Accredito Stampata", "Nr. Ultima Nota di Addebito Stampata" (per ogni registro). N.B.: se all interno della tabella e stata selezionata la casella Imposta Nr. Protocollo uguale a Nr.
Documento aggiornare contemporaneamente anche la tabella GI dell area amministrativa, Tabelle Contabili, per mantenere omogeneità. ATTENZIONE: SE DOPO AVER AGGIORNATO LA TABELLA "GI" SI ESEGUONO, DALL'AREA COMMERCIALE, COLLEGAMENTI CONTABILI DI FATTURE RELATIVE ALL'ANNO PASSATO, RICONTROLLARE ED EVENTUALMENTE SISTEMARE NUMERATORI E PREFISSO ANNO DELLA STESSA TABELLA TABELLA MD - Movimenti Base Magazzino Modificare i limiti dei campi "Data Minima Registrazione Movimenti" e "Data Massima Registrazione Movimenti". Aggiungiamo infine l elenco di tutte le tabelle che contengono numeratori da modificarsi, se presenti le applicazioni relative, facoltativamente e secondo l impostazione aziendale tenendo sempre presente l annotazione per le numerazioni riportata in testa al documento. TABELLA CA - TABELLA CQ - TABELLA DP - TABELLA GA - TABELLA GO - TABELLA LP - TABELLA LT - TABELLA OF - TABELLA SP - TABELLA S1 - TABELLA T2 - TABELLA U8 - TABELLA UP - Documenti Cauzioni Controllo Qualità Dati Produzione Acquisti Generica Gestione ordini Clienti, Fornitori e Terzisti Lotti Progressivi Dati Base Lotto Gestione Offerte Clienti, Fornitori, Terzisti Gestione Spedizioni Gestione Contratti (creare tabella per il nuovo anno) Numeratore Trasporti Progressivo Missioni Progressivo Azioni inviate ai Magazzini automatici/verticali TABELLE NORMATIVE INTRA TABELLA TD - Documenti Operaz. CEE. TABELLA SA - Società Abilitate Il campo Ultimo Elenco su Dischetto secondo la dogana NON deve essere azzerato (si tratta di un progressivo assoluto per la normativa italiana). AREA PRODUZIONE GALILEO VISUALE PIANIFICAZIONE MATERIALI Creare il Calendario del nuovo anno (da Procedure di Servizio) PIANIFICAZIONE CAPACITA Creare il Calendario Centri di Lavoro del nuovo anno (da Procedure di Servizio). TABELLE GESTIONALI (FACOLTATIVO) I clienti che hanno installato il Modulo AV (Assistenza Tecnica e Post Vendita) possono
aggiornare i numeratori della tabella AV. I campi interessati sono: Numero ultimo contratto Numero ultima richiesta Numero ultima segnalazione TABELLE CANTINE AREA COMMERCIALE GESTIONE CANTINE GALILEO VISUALE Segue elenco delle tabelle da verificare e azzerare - solo se utilizzate - per l'area "Gestione Cantine"; effettuare le modifiche solo dopo aver stampato i registri dell'anno passato. SPIRITI TABELLA FO - Rg. Mod. C (P) Azzerare "Ultima Riga" e "Ultima Pagina" per ogni "Cod. Ragg. Mag." / "Codice Registro". TABELLA F3 - Garanzia Contrassegni (2) Azzerare "Ultima Riga" e "Ultima Pagina" per ogni "Cod. Mag. Rif./Codice Registro. TABELLA F4 - Rg. Mod. D (P) Azzerare "Ultima Riga" per ogni "Cod. Ragg. Mag." / "S.Prd./Cd.Reg." / "Grado" /"Capacita' (CI.)". TABELLA F5 - Rg. Mod. B (P) Azzerare "Ultima Riga" e "Ultima Pagina" per ogni "Codice Mag. rif." / "Codice registro". TABELLA F9 - Rg. Cauzioni UTF (P) Azzerare "Ultima Riga" per ogni "Codice Mag. rif." / "Codice registro". TABELLA GR - Garanzie Controllare che il campo "Data Fine Valid." Sia impostato correttamente per poter operare nel nuovo anno (es. 311239). Azzerare Ultimo Progressivo Prospetto Riepilogativo. TABELLA LD - Imposta di fabbricazione Controllare che tutti i prodotti abbiano il campo data "Data Fine Validità" impostato correttamente per poter operare nel nuovo anno (per ogni tipo prodotto/nazione). TABELLA LE - % Gravante su Spediz. Controllare che esista un record con campo chiave "Data Fine Validità impostato correttamente per poter operare nel nuovo anno. VINI Azzerare "Ultima Riga" e "Ultima Pagina (per ogni elemento caricato) nelle seguenti tabelle: TABELLA D1 - Rg. Tappi fiscali(2) TABELLA D2 - Rg. Commercial. (2) TABELLA D3 - Rg. Imbottigl. (2)
TABELLA D6 - Rg. Cauzioni (2) TABELLA F6 - Rg. Comm. Spum. (2) TABELLA F7 - Rg. Comm. Frizz. (2) TABELLA D4 - Accise telematiche Aggiornare, registro per registro, dopo la creazione del file relativo al mese di dicembre (o alla seconda quindicina del mese per i depositari autorizzati), il protocollo e l anno di emissione dello stesso. Il programma proporrà automaticamente l aggiornamento delle giacenze delle accise telematiche (se previste per il tipo operatore); in termini pratici, modificando il protocollo e l anno e premendo Invio, viene richiesto se si desidera aggiornare le giacenze. Rispondere Si al messaggio. Azzerare quindi il progressivo riga all interno dei registri generici (M/S/N/C/P) Verificare, dopo la prima estrazione movimenti del nuovo anno, che le giacenze calcolate siano corrette e che presentino anno e protocollo aggiornati. PER ULTERIORI CHIARIMENTI RIVOLGERSI AL PROPRIO SISTEMISTA RESPONSABILE DELL'AREA AREA MODA GALILEO VISUALE Tab. DB - Dati Bolle Aggiornare Nr. Ultima Bolla Stampata (per ogni bollettario). Tab. DF - Dati Fatturazione (scrivi F ) I campi interessati all'aggiornamento sono (i numeratori possono essere azzerati): Nr. Ultima Bolla, Nr. Ultima Fattura, Nr. Ultima Accompagnatoria, Nr. Ultima Nota di Accredito, Nr. Ultima Fattura Proforma. Tab. NF - Tab. MD - Numerazione Fatture Azzerare i campi Nr. Ultima Fattura Stampata, Nr. Ultima Nota di Accredito Stampata, Nr. Ultima Nota di Addebito Stampata (per ogni registro). Movimenti Base Magazzino Modificare i limiti dei campi Data Minima Registrazione Movimenti e Data Massima Registrazione Movimenti. Aggiungiamo l elenco di tutte le tabelle che contengono numeratori da modificarsi, se presenti le applicazioni relative, al cambio Stagione e secondo l impostazione aziendale. Tab. DP - Tab. GA - Tab. GO - Tab. PK - Tab. PR - Dati Produzione Gestione Acquisti Gestione ordini Clienti Gestione Packing List Gestione Produzione NORMATIVE INTRA Tab. TD - Documenti Operaz. CEE (tabella dal menu della Gestione INTRA).
Tab. SB - Ult. Elenco DKT, secondo la dogana NON deve essere azzerato (e un progressivo assoluto). CONFIGURATORE TCE GALILEO Dal Menù Generale selezionare la tasca Valorizzazioni e successivamente Processo. Click sulla funzione Categorie di Costo. Si apre il Form Totale Categorie. Impostare sul campo di stralcio Anno l ultimo anno su cui sono stati attribuiti costi e confermare. Sulla griglia appariranno tutti gli Stabilimenti/Reparti/CdL/Macchina utilizzati per la costificazione nell anno stralciato. **************************************************************************************************** Click sinistro sulla prima riga della griglia che diventa di colore Celeste. Premere il bottone di funzione Copia x Valuta Apparirà l apposito Form su cui imposterete Mese Anno Valuta Tipo e Zona di Arrotondamento sulla sezione Categoria di Costo di Destinazione. Premere il tasto Conferma. **************************************************************************************************** Ripetere il comportamento per tutte le altre righe.