SpeedUp for Dynamics La piattaforma modulare per la gestione del credito (modulo Collect)
SpeedUp for Dynamics - I moduli SpeedUp for Dynamics è lo strumento pensato per mettere a disposizione del Credit Manager tutte le funzionalità necessarie per la gestione del proprio ufficio. E composto dai seguenti moduli: Collect Reminder Claims Risk Collect è indirizzato principalmente verso i Collector e, in seconda istanza, per un uso anche da parte della forza vendite. E utilizzabile da qualsiasi PC che disponga di un browser e dell accesso HTTP al server su cui è installato. E utile per la visualizzazione dei report la presenza anche di Acrobat Reader e di Excel (o di un viewer) Reminder è invece installato come applicazione Client-Server solo sui PC dei Collector.
Funzionalità Collect Il modulo Collect permette di gestire tutte le operazioni di gestione e di recupero crediti in modo semplice e completo. Il modulo si compone di: Analisi aziendale attraverso una struttura ad albero Gestione calendario Ricerca cliente Estratto conto Storico fatture Gestione cliente Gestione note fatture Gestione reclami fatture Gestione incassi Report Email attività del giorno Gestione Target di Incasso Il software prevede 3 differenti modalità di utilizzo, ognuna delle quali ha accesso a delle specifiche attività: Gestione Collector Gestione Incassi Amministratore
Funzionalità Collect - Analisi aziendale attraverso una struttura ad albero L accesso al modulo Collect può avvenire attraverso l autenticazione automatica di Windows oppure tramite l inserimento di login e password nell apposita maschera di accesso. Dopo aver effettuato l accesso viene mostrata la struttura aziendale ad albero. Per proseguire è necessario selezionare un gruppo di lavoro.
Funzionalità Collect - Gestione calendario Collect permette quindi di impostare il calendario ed inserire, cancellare e modificare i giorni festivi da considerare per eventuali scadenze.
Funzionalità Collect - Ricerca cliente E possibile effettuare una dettagliata ricerca del cliente attraverso una serie di criteri: Ricerca per fattura (numero, ammontare, data emissione, data scadenza) Ricerca per cliente (ragione sociale, codice, citta, provincia, regione, etc. etc.) Ricerca per crediti (pareto, totale credito, totale credito scaduto, etc. etc.) Ricerca per reclami (tipo, data reclamo, peso) Ricerca per solleciti (clienti sollecitati, data sollecito, tipo lettera sollecito) Inoltre nella parte alta della pagina vengono visualizzate una serie di informazioni riferite al gruppo precedentemente selezionato:
Funzionalità Collect - Ricerca cliente
Funzionalità Collect - Estratto conto Dopo aver effettuato una ricerca e selezionato un cliente apparirà la maschera di estratto conto che si compone di: Dati generali Estratto conto
Funzionalità Collect - Estratto conto L estratto conto permette di visionare tutte le fatture aperte del cliente selezionato. I dati visualizzati sono: N fattura: Numero della fattura; Tipo doc: Tipo documento; Cond.Pad.: Condizione pagamento; Imp. Fattura.: Importo fattura in valuta (residuo); Imp. Fattura.: Importo fattura (residuo); Imp. Impegno Formali: Importo impegni formali; Imp. Pagato: Importo pagato; Data Emis. : Data emissione Data Scad. : Data scadenza; Solleciti. Se presenti è possibile cliccare i simboli per visualizzare i documenti; N Reclami. Alla pressione del numero reclami vengono visualizzati tutti i reclami associati alla fattura selezionata. Note. Ultima nota inserita alla fattura selezionata; N Note: Alla pressione del numero note vengono visualizzate tutte le note associate alla fattura selezionata. : Visualizza la pagina d inserimento di una nuova nota; : Visualizza la pagina d inserimento di un nuovo reclamo; : Visualizza un report con gli impegni formali associati alla fattura selezionata.
Funzionalità Collect - Storico fatture Lo storico fatture permette di visionare tutte le fatture chiuse del cliente selezionato. Per una dettagliata analisi è possibile utilizzare i parametri di ricerca.
Funzionalità Collect - Gestione cliente La gestione cliente si compone di: Riepilogo note Inserimento nuova nota Inserimento data avviso di contatto (l avviso viene recapitato attraverso email) Stato rischio
Funzionalità Collect - Gestione note fatture E possibile inserire una nota associata ad una o più fatture. I tipi nota che si possono scegliere sono: Promessa di pagamento Da verificare Pagato Sollecito telefonico Sollecito sede Se viene inserita una promessa di pagamento è consigliabile inserire nel campo data nota il giorno in cui verrà effettuato il pagamento, in quanto il sistema SpeedUp for Dynamics invierà un email di avviso. Per i restanti tipi nota, la data nota è consigliabile utilizzarla per identificare il giorno di inserimento della nota.
Funzionalità Collect - Gestione reclami fatture Oppure inserire inserire un reclamo associato ad una o più fatture.
Funzionalità Collect - Gestione incassi I La gestione degli incassi presenta diverse attività: Riassuntivo (scheda riassuntiva, lista degli incassi effettuati) Inserimento nuovo incasso Spunta incassi Incassi ricevuti Spunta banca Ovviamente parliamo di incassi che per loro natura non arriveranno in contabilità se non tra parecchi giorni e quindi di incassi del venditore per conto della sede, impegni formali etc etc L operazione di inserimento di un nuovo incasso si divide in 4 step. Step 1 : Selezione delle fatture e del tipo di incasso
Funzionalità Collect - Gestione incassi Step 2 : Inserimento dei dati dell incasso In riferimento al tipo di pagamento selezionato nello step 1 è necessario inserire i relativi dati. Se il tipo di pagamento è Assegno o Impegno Formale verrà visualizzata la seguente maschera Se il tipo di pagamento è Contanti o Effetti verrà visualizzata la seguente maschera
Funzionalità Collect - Gestione incassi Step 3 : Attribuzione importo alle fatture Il terzo step riassume tutti i dati precedentemente inseriti e permette di ripartire l importo dell incasso alle singole fatture e gli eventuali interessi.
Funzionalità Collect - Gestione incassi Step 4 : Salvataggio incasso, stampa ricevuta Il quarto step visualizza l informazione dell avvenuto inserimento dell incasso e propone la possibilità di premere il pulsante Stampa Ricevuta per generare un report riassuntivo dell incasso appena inserito.
Funzionalità Collect - Gestione incassi Step 4 : Salvataggio incasso, stampa ricevuta Il quarto step visualizza l informazione dell avvenuto inserimento dell incasso e propone la possibilità di premere il pulsante Stampa Ricevuta per generare un report riassuntivo dell incasso appena inserito. L inserimento dell incasso e la stampa della ricevuta possono essere utilizzati da un venditore che si reca presso il cliente e riceve contanti, assegni o cambiali per conto della sede. In questo modo lascia la ricevuta al cliente e da quel momento in poi i collector sono informati dell incasso, non telefonano più, non generano lettere di sollecito etc etc
Funzionalità Collect - Report Il modulo Collect permette di generare una serie di report utilizzando vari criteri di filtro: Ageing corrente Ageing scaduto Ageing scaduto con reclami Clienti nuovi Contatti DSO / BPDSO Estratto conto Estratto conto sintetico Fattura con nota Da verificare Fattura con nota Pagate Fattura con nota Promessa di pagamento Fattura con nota Sollecito telefonico Fattura con reclamo Fattura con reclamo aperto Fattura con reclamo chiuso Pareto - Crediti correnti Pareto - Crediti scaduti
Funzionalità Collect - Report I report di tipo Ageing e Pareto necessitano di parametri di ingresso per poter essere elaborati. La pagina di Selection dei report di tipo Ageing o Pareto è costituita da due pannelli: Parametri e Selezione. Il pannello Selezione permette di gestire eventuali condizioni di filtro sui risultati del report. Nel caso di report di tipo Ageing il pannello Parametri permette di gestire i profili di Ageing da utilizzare per l elaborazione del report.
Funzionalità Collect - Report
Funzionalità Collect - Report Nel caso di report di tipo Pareto, il pannello Parametri permette di gestire i valori degli importi da utilizzare per l elaborazione del report:
Funzionalità Collect - Report
Funzionalità Collect - Report Per tutti i report che possono essere generati è possibile impostare delle condizioni di filtro sui risultati del report.
Funzionalità Collect - Attività del giorno Il modulo Collect invia giornalmente un email con le attività del giorno. L email verrà inviata a tutti gli utenti e le informazioni riportate sono: lista dei clienti con fatture aventi nota con promessa di pagamento per il giorno odierno lista degli impegni formali scaduti da 10 giorni lista di clienti da contattare per nel giorno odierno
Funzionalità Collect Target di Incasso Il modulo Collect consentirà l attribuzione di Target di incasso a livello di Gruppo, di azienda o ai livelli sottostanti. I target hanno le seguenti caratteristiche: -Sono mensili - Il target assegnato ad un nodo dell albero viene ripartito sui nodi sottostanti in proporzione (scaduto o credito complessivo) -Il target riguarda le fatture presenti alla data di attribuzione del target, le fatture emesse successivamente saranno considerate nel target del mese successivo - E possibile stampare un report con i target dei livelli sottostanti e il grado di effettivo raggiungimento degli stessi
Conclusione Il processo di gestione del credito è un puzzle che si risolve con la capacità di: - Riconoscere i clienti più affidabili con cui operare (Risk) - Gestire e risolvere i motivi di contenzioso (Claims) - Gestire le scadenze in modo pro-attivo e dopo la scadenza, tenere traccia dei rapporti con il cliente (Collect) - Analizzare il proprio parco clienti a diversi livelli con apposita reportistica (Collect) - Generare le lettere di sollecito (Reminder) Tutti questi aspetti in ogni azienda sono più o meno critici a seconda del business, dei processi di gestione già presenti e in generale a seconda della storia dell azienda ma SpeedUp for Dynamics ha una soluzione per ognuno di questi.