Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE 1
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. 2
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Dipartimento Farmaceutico, Azienda USL1 Imperiese Firma del responsabile della candidatura (F.TO. Mara Saglietto) 3
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano SVILUPPO DISTRIBUZIONE DIRETTA DI FARMACI E PRESIDI SANITARI A DOMICILIO E PRESSO LE STRUTTURE AZIENDALI Responsabile: Cognome:_Saglietto Nome: Mara Telefono: _0184 536.520 E mail: uofarm1@asl1.liguria.it Ruolo: Direttore Dipartimento Farmaceutico Referente: Cognome:_Ramò Nome: _Maria Pia Telefono: 0184 536.5 E mail: m.ramo@asl1.liguria.it Ruolo: Dirigente Farmacista Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/20 a 31/12/20 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:.4.500.000......di cui: a carico dell Amministrazione/ufficio:..4.500.000 (acquisto farmaci)... a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio 4
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SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Organizzazione di un servizio di distribuzione diretta dei farmaci a domicilio del paziente (circa 1262 assistiti 250 consegne/mese) e presso le farmacie ospedaliere/distrettuali (circa 1500 assistiti/mese). 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) 6
carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Gli ultrasessantacinquenni, pari a 56.746 (Istat, 1/1/2007), costituiscono il 26% della popolazione totale residente nella provincia di Imperia. La percentuale di popolazione anziana, una delle più alte a livello nazionale, determina un elevata spesa farmaceutica territoriale e richiede modalità di accesso facilitate ai servizi erogati dal SSN. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: La progettazione è stata attuata attraverso riunioni con la Direzione Generale. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): 7
Prescrizioni farmaceutiche N utenti >65 anni N invalidi 100% con età >65 anni dati di funzionamento (specificare quali): Altro (specificare) 8
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) 9
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Miglioramento del servizio offerto al cittadino (minori tempi di risposta, maggiore efficienza e capacità di incidere positivamente sulla qualità della vita dell assistito). Incremento della qualità percepita dalla popolazione relativamente ai servizi offerti dal SSN. - Contenimento della spesa farmaceutica territoriale. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Estensione dell attuale distribuzione diretta dei farmaci a domicilio e presso le farmacie ospedaliere/distrettuali del Dipartimento Farmaceutico, fino al raggiungimento di una quota pari al 95% dei farmaci potenzialmente distribuibili in base alla vigente normativa; Distribuzione diretta di tutti i farmaci per gli assistiti a maggior importo di spesa, su segnalazione del Medico di Medicina Generale Fornitura domiciliare di presidi per diabetici, sacche per uro/colostomizzati, medicazioni, alimenti particolari a tutti gli assistiti invalidi al 100% con età >=65 anni. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento Aumento del numero di assistiti seguiti a domicilio per fornitura di farmaci, medicazioni, presidi per diabetici e uro colostomizzati; Aumento soddisfazione utenti nei confronti dei servizi offerti dal SSN. Distribuzione diretta del 95% dei farmaci distribuibili in base alla vigente normativa; - Contenimento della spesa farmaceutica territoriale 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Potenziamento dell attuale distribuzione diretta dei farmaci, con estensione del materiale fornito a domicilio (medicazioni, presidi per diabetici e uro colostomizzati) e incremento del numero degli assistiti seguiti. 10
Particolare attenzione verrà posta nel diminuire i tempi di risposta per processo, grazie anche al progressivo utilizzo di strumenti informatici in alternativa all impiego della documentazione cartacea. 11
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Aumento 1 Coinvolgimento Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta per farmaci forniti in Importo ( ) inserimento assistiti in distribuzione diretta distribuzione N pezzi diretta 2 Controllo dati assistito su Anagrafe Sanitaria (verifica residenza, eventuale Verifica 100% % assititi controllati decesso) assititi 3 Controllo dei piani terapeutici degli assistiti coinvolti nella distribuzione Verifica 100% % piani terapeutici controllati diretta di farmaci/presidi (es. diabetici) piani terapeutici Incremento 4 Invio a domicilio del farmaco/presidio prescritto assistiti con N assistiti con fornitura fornitura domiciliare domiciliare 12
5 Valutazione critica dei risultati 13
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Distribuzione diretta del 95% dei farmaci distribuibili in base alla vigente normativa Aumento del numero di assistiti seguiti a domicilio per fornitura di farmaci, medicazioni, presidi per diabetici e uro colostomizzati Aumento soddisfazione utenti nei confronti dei servizi offerti dal SSN Contenimento della spesa farmaceutica territoriale Indicatore (descrizione e unità di misura) Farmaci del Prontuario Ospedale Territorio (PHT) ancora in distribuzione presso le farmacie convenzionate N assititi con fornitura domiciliare N questionari somministrati al domicilio dell assistito con valutazione positiva spesa farmaceutica territoriale netta procapite per abitante reale ( ) Target < 5% del totale farmaci PHT > 1500 > 95% < 185,92 (media regionale: 211,90) 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 39 (9 farmacisti + 1 funzionario +29 unità altro personale) N.B.: tali componenti rappresentano il Dipartimento Farmaceutico nella sua totalità, e partecipano al progetto oltre allo svolgimento della normale attività. Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Relazioni con MMG/PLS, consegna 365 farmaci 14
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Funzionari Pratiche amministrative 365 Altro personale Acquisto farmaci, archiviazione dati, gestione magazzino, verifica piani terapeutici 365 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Non previsto 15
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non previste 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non previste 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Il presidio dell intervento viene garantito tramite emanazione di specifiche linee guida da parte del Direttore del Dipartimento Farmaceutico. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento delle varie attività in cui si articola il progetto viene garantito tramite l adozione delle specifiche linee guida appositamente formulate dal Direttore del Dipartimento Farmaceutico. 16
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Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. L andamento del progetto viene seguito attraverso un monitoraggio in tempo reale dei dati relativi alla distribuzione diretta, disponibili in modalità informatizzata. In particolare sono monitorati: N assistiti seguiti a domicilio per distribuzione diretta di farmaci, medicazioni e presidi per diabetici e uro colostomizzati % dei farmaci appartenenti al Prontuario Ospedale Territorio (PHT) forniti in distribuzione diretta (N confezioni e importo) Spesa farmaceutica territoriale convenzionata Spesa farmaceutica territoriale procapite 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Le modalità di comunicazione del progetto prevedono una stretta collaborazione tra Dipartimento Farmaceutico e Medici di Medicina Generale/Pediatri di Libera Scelta. In particolare, per ogni Medico di Medicina Generale e Pediatra di Libera Scelta è possibile monitorare i farmaci appartenenti al prontuario Ospedale Territorio (PHT) dispensati dalla farmacie convenzionate ai proprio assistiti attraverso il report Osservatorio prontuario ospedaleterritorio PHT. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Il fattore critico di successo è rappresentato dalla collaborazione da parte dei Medici di Medicina Generale e dei Pediatri di Libera Scelta. 18
Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO PROGETTO: SVILUPPO DISTRIBUZIONE DIRETTA DI FARMACI E PRESIDI SANITARI A DOMICILIO E PRESSO LE STRUTTURE AZIENDALI ID Nome attività Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic 1 COINVOLGIMENTO MEDICI DI MEDICINA GENERALE E PEDIATRI DI LIBERA SCELTA Azioni mirate di comunicazione con MMG/PLS 2 CONTROLLO DATI ASSITITI SU ANAGRAFE SANITARIA Verifica residenza, eventuale decesso 3 CONTROLLO PIANI TERAPEUTICI ASSITITI COINVOLTI NELLA DISTRIBUZIONE DIRETTA DI FARMACI/ PRESIDI 4 INVIO A DIMICILIO FARMACI/PRESIDI O DISTRIBUZIONE DIRETTA PRESSO STRUTTURE AZIENDALI 5 VALUTAZIONE CRITICA DEI RISULTATI Valutazione degli indicatori di risultato 19