70017 PUTIGNANO (BARI)

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1 La soluzione che soddisfa tutte le esigenze e gli adempimenti normativi delle ORTOPEDIE e SANITARIE - tel/fax info@datasoftware.it PUTIGNANO (BARI)

2 ORTOPEDIA Le funzionalità di questo modulo consentono di gestire tutte le attività connesse con l ortopedia. NOMENCLATORE ISO:completo e iconografico; possibilità di prezzi differenziati per regione e per ASL, gestione di prodotti extratariffari (ad esempio per INAIL), nomenclatori-tariffari regionali. ANAGRAFICHE ENTI: contiene tutte le ASL con i relativi distretti, e INAIL. PREVENTIVO: redazione dei preventivi (ad enti e privati), controllo tra prescrizione e dispositivi associati all'assistito, possibilità di stampa della proposta di preventivo, stampa del preventivo anche su modulo ASL, gestione prezzi differenziati (per regione, per INAIL, per extratariffari o tariffari regionali), rinnovo automatico da fornitura, scheda verifica e collaudi, modulo richiesta assistenza tecnica. SCHEDA PROGETTO: redazione automatica dai codici del preventivo, stampa della scheda progetto con la possibilità di rappresentare graficamente il progetto da realizzare: riporta le caratteristiche qualitative dei prodotti usati e il metodo di realizzazione dei presidi, e questo consente un immediata e facile verifica del presidio oltre ad una maggiore trasparenza verso gli enti preposti ai controlli. AUTORIZZAZIONE: l inserimento degli estremi di autorizzazione determina in automatico la scadenza delle forniture, ma principalmente crea automaticamente la fascicolazione tecnica nel caso di prodotti da realizzare (su misura). CONSEGNA: aggiornamento della data di consegna delle forniture con possibilità di emettere automaticamente il DdT e stampa della fascicolazione tecnica da consegnare all assistito (manuale d uso e di manutenzione e l attestato di conformità, etichettatura, ricevuta di consegna). LETTERE DI AVVENUTA CONSEGNA: invio delle comunicazioni agli enti per le consegne avvenute (tramite lettera, fax o ). COLLAUDO: aggiornamento della data di collaudo dei dispositivi consegnati per predisporre il preventivo alla fatturazione. FATTURAZIONE: generazione automatica delle fatture direttamente dai preventivi (raggruppandoli per Ente, per Distretto, per singolo Preventivo, o fatturazione a Privato), con relativo scarico dal magazzino di semilavorati, materie prime o prodotti finiti, determina inoltre in automatico la registrazione per la gestione delle scadenze dei pagamenti (scadenzario). COMUNICAZIONE per RINNOVI: selezione degli assistiti cui inviare in automatico la comunicazione della fornitura in scadenza (tramite lettera, fax o e- mail). STATISTICHE: stampa e visualizzazione di statistiche sulle autorizzazioni, sulle consegne, sul fatturato, per filiale, per recapiti, per ente, per codice nomenclatore, per famiglie, per medico, per fisioterapista, per forniture, fidelizzazione assistiti, ecc.. NON CONFORMITA / SORVE- GLIANZA MERCATO: gestione delle anomalie, delle modifiche, delle non conformità e dei reclami, stesura del relativo registro, controllo per Sorveglianza Mercato, statistiche su non conformità per il riesame periodico. AGENDA degli APPUNTAMENTI. FASCICOLAZIONE Risolve le problematiche della fascicolazione tecnica, introdotte dalla Dir. CEE 93/42, integra la Gestione del Rischio (UNI CEI EN ISO 14971) con i criteri di progettazione e costruzione, redige l Attestato di Conformità e le Istruzioni d uso e manutenzione in modo automatico sulla base dei codici nomenclatore riportati in preventivo e di risposte richieste da un questionario personalizzato e completamente automatico. 2

3 QUALITÀ - VISION - SCHEDE MISURE Le funzionalità di questo modulo integrano l'iter standard all'interno dell'ortopedia con gli adempimenti necessari per la gestione dei processi aziendali conformi ai requisiti della certificazione di qualità (ISO 9001:2000 / ISO 9004:2000). Il primo aspetto è quello riguardante le fasi denominate di Prescrizione (propedeutica al preventivo) e di Accettazione (come riesame del preventivo). PRESCRIZIONI Questa funzionalità rappresenta l esame degli elementi di ingresso della progettazione del dispositivo e consente di inserire, a fronte della richiesta medica, i dati rilevati dal T.O. e inerenti l esame di quanto prescritto dal medico e delle caratteristiche dell assistito. Corrisponde alla fase di analisi (chiarezza e completezza) e interpretazione (contenuto) della richiesta medica, di determinazione e di fattibilità del dispositivo, di esame psico-fisico dell assistito (eventuali rilevazioni delle misure, valutazioni delle esigenze funzionali, individuazione della destinazione d uso del dispositivo, ecc.). In questo momento verranno richiesti: i dati utili concernenti il paziente (per la scheda progetto e la analisi dei rischi), le misure in forma grafica (da utilizzare in fase di definizione della scheda progetto e poi per la produzione), le voci attinenti la realizzazione del prodotto. Al termine è possibile stampare la scheda informativa dell assistito, da far firmare per presa visione, e la proposta di preventivo o la scheda progetto. PREVENTIVO DA PRESCRIZIONE Questa funzionalità consente di creare il preventivo da sottoporre al cliente (ente o privato) per la successiva accettazione (se privato) o autorizzazione (se ente) direttamente dalle prescrizioni attive. AUTORIZZAZIONE PREVENTIVO E ACCETTAZIONE DEL PREVENTIVO La fase di autorizzazione del preventivo consente un ulteriore funzionalità: l accettazione del preventivo autorizzato. In effetti questa fase di accettazione corrisponde, nel sistema di gestione della qualità, ad un riesame del progetto: la attività di verifica della validità formale del documento e del suo contenuto. Nel caso in cui l autorizzazione redatta dall ente non è coerente al preventivo inviato, cioè sono state apportate delle modifiche al dispositivo, è possibile redigere una scheda progetto (con data successiva e riferimento al preventivo) da inviare all ente. Nel caso di coerenza tra autorizzazione e preventivo sono rilevate le misure (tale attività riprende quanto effettuato in fase di prescrizione e consente di completarla); è attivata la commessa di lavorazione; è possibile la stampa della scheda misure aggiornata e riportante un codice a barre che la identifica e che permette l attivazione automatica a video della commessa generata. Il secondo aspetto riguarda il CICLO di LAVORAZIONE e CONTROLLO. La commessa di lavorazione, attivata per ogni tipo di prodotto, riporta le informazioni necessarie e utili per soddisfare i requisiti cogenti i sistemi di qualità (vedere modulo COMMESSE). Il terzo aspetto riguarda l'integrazione MAGAZZINO CON COMMESSE: consente di ottenere la rintracciabilità dei materiali, rende completi i documenti per la qualità, consente lo scarico automatico del materiale, determina la redditività del servizio svolto. L'ultimo aspetto è quello dell'analisi DEI DATI. Oltre l'esame statistico delle non conformità, indicate nel modulo COMMESSE, è possibile ottenere il rapporto tra dispositivi forniti (commesse) e rilavorazioni effettuate, il rapporto tra forniture (preventivi) e reclami pervenuti, il rapporto tra dispositivi forniti (commesse) e riparazioni effettuate. 3

4 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI Attraverso questo modulo si elimina in pratica la necessità di spostarsi dal proprio posto di lavoro, per la noiosa ricerca in archivi cartacei dei documenti originari. Da tutti i documenti possono essere acquisiti, distribuiti all interno dell azienda, archiviati automaticamente, associati ai preventivi. E data la possibilità di creare, in modo semplice e organizzato, una cartella elettronica contenente ogni tipo di documento si voglia (acquisibili da scanner, da macchine fotografiche digitali, ecc.) quali schede misure, ciclo di lavorazione e controllo, foto del dispositivo, ma anche file derivanti da esami baropodometri, il tutto per una funzionale gestione della documentazione. Obiettivo ultimo è quello di poter visionare, da una qualsiasi postazione di lavoro, in modo semplice, veloce e sicuro tali documenti con la semplice selezione dell assistito. CATALOGO Il modulo consente la creazione di schede descrittive dei prodotti gestiti dall azienda ortopedica (sia per dispositivi da realizzare su misura che per ausili commercializzati). In tali schede è data la possibilità di indicare le patologie connesse, le caratteristiche tecniche, i codici nomenclatore descriventi il prodotto, quindi inserire l immagine del prodotto. Dalle schede è possibile stampare un catalogo dei prodotti sia per un uso interno che da proporre ai collaboratori esterni. Nei preventivi è possibile inserire i prodotti gestiti in catalogo, attraverso lettura del barcode associato, oppure attraverso la ricerca (per codice, descrizione, patologia, parti del corpo, ecc.) in modo da proporne in automatico i codici nomenclatore associati. In tal modo la redazione del preventivo diventa più veloce e sicura. E inoltre attivabile lo scarico automatico di magazzino se a fronte del prodotto in catalogo si definiscono gli articoli di magazzino che lo compongono con le relative quantità (tipo distinta base). 4

5 COMMESSE Il modulo affronta gli aspetti relativi alla gestione delle lavorazioni, dalla redazione dei cicli di lavorazione e controllo al monitoraggio delle lavorazioni in corso, dalla pianificazione delle consegne alla tracciabilità delle lavorazioni, terminando con la possibilità di effettuare un analisi dei costi relativi alla produzione. La generazione di nuove commesse avviene in modalità automatica sulla base dei codici nomenclatore indicati in preventivo, vi è anche la determinazione della data massima consentita per la consegna, come pure la data prevista di consegna. L aggiornamento delle fasi di lavorazioni (data inizio/fine) avviene in modo semplice attraverso la lettura dei barcode riportati nella stampa, velocizzandone il processo e consentendo il controllo dello stato di avanzamento dei lavori. Sempre tramite lettura di barcode è possibile indicare il tecnico o l addetto che ha portato a termine la singola fase (tracciabilità delle lavorazioni effettuate). E consentito inserire fasi di lavorazioni estemporanee, rispetto a quanto proposto automaticamente, come pure è possibile gestire delle rilavorazioni nell ambito della stessa commessa. Sono gestite le lavorazioni esterne con la generazione automatica dell ordine a fornitore e la definizione dei tempi di rientro. Sono attivabili direttamente da commessa eventuali non conformità in modo da tenere traccia delle situazioni anomale riscontrate, come pure è possibile attivare le commesse direttamente da non conformità rilevate. La chiusura di una commessa può avvenire automaticamente con il termine dell ultima fase, oppure può essere impostata dall operatore. E possibile visualizzare le commesse attive per un assistito (per rispondere alla domanda A che punto è il mio? ). Le consultazioni di stampe e visualizzazioni consentono di conoscere lo stato di avanzamento delle commesse, l elenco delle commesse con le date di prova e di prevista consegna, l elenco commesse per tecnico responsabile, il rientro dalle lavorazioni esterne. E possibile ottenere un analisi dei costi sia per singola commessa che per tipologia di lavorazione (se sono gestiti i tempi di lavorazione con i relativi costi e lo scarico del magazzino), come pure gli scostamenti tra tempi di lavorazione previsti e quelli effettivi. E possibile analizzare le non conformità legate alle lavorazioni, per il riesame periodico. NOLEGGI Il modulo affronta gli aspetti gestionali legati al noleggio di attrezzature: la codifica delle attrezzature da impiegare per l utilizzo in affitto, la definizione e la stampa del contratto di noleggio, l eventuale rinnovo del periodo di nolo, la chiusura del contratto, la possibilità di fatturazione a privato o ad ente, la stampa del foglio di lavoro per il ricondizionamento delle attrezzature, gli adempimenti periodici, quali stampe di situazioni dei noleggi (in corso, da rinnovare, ecc.) e statistiche. 5

6 MAGAZZINO Le funzioni raccolte nel modulo magazzino affrontano tutte le problematiche legate ai processi di vendita e di acquisto, integrandosi con l area contabile e l area produttiva. Anagrafica articoli (un solo articolo per più taglie/colori/compressioni o coppe o...) Più depositi per azienda con anagrafica unica. Progressivi contabili articolo dettagliati sia a livello di deposito che globali. Progressivi contabili articolo dettagliati per colore/taglia/ Merce presso terzi e merce di terzi presso l'azienda. Giacenze per articolo, per deposito, per colore/taglia/.., per categoria merceologica. Scheda movimenti articoli. non conformità rilevate su articolo e fornitore (necessario per la certificazione aziendale). Costo e ricarico medio del prodotto. Margine lordo di contribuzione, ultimo prezzo e data di acquisto, giacenza media ed indice di rotazione scorte, livello di scorta minima ottimale. Fornitori abituali con ultimo costo e codice articolo fornitore. Prezzi di vendita e di acquisto sulla base di contratti con date di validità. Etichette (con barcode, con riferimenti al documento di acquisto per la rintracciabilità) e frontalini. Articoli sotto scorta. Codici a barre: multipli per articolo (interno o del fornitore), per confezione, per colore/taglia/compressione o coppa.... Acquisti Ordini a fornitori (anche da situazione di sotto scorta). Evasione degli ordini con registrazione automatica del carico da DdT o da Fattura immediata. Elenco degli ordini non evasi o parzialmente evasi. Controllo dei termini di evasione degli ordini (per la valutazione dei fornitori). Valorizzazione DdT e generazione automatica della relativa registrazione contabile. Elenco dei DdT non ancora valorizzati. Vendite Preventivi a clienti. Ordini da clienti. Evasione degli ordini con generazione DdT o Fattura immediata. Elenco degli ordini non evasi o parzialmente evasi. Emissione di fatture differite da DdT. Elenco dei DdT non fatturati. Generazione automatica della relativa registrazione contabile. Vendite giornaliere e vendite con registratore di cassa. Movimentazioni Causali di movimentazione del magazzino personalizzabili dall utente. Movimentazione automatica tra depositi. Inventario fiscale con valorizzazione scorte secondo i criteri: prezzo medio ponderato di carico, F.I.F.O., valore normale. Inventario e situazioni di magazzino a una data. Doppio anno fiscale con due esercizi in linea. Tracciabilità (attraverso la gestione dei lotti) per monitorare tutti i movimenti di materiali e conoscere in quali prodotti è stato utilizzato un componente o quali provenienze hanno i componenti di un prodotto fornito. Utilizzo di terminalini portatili per inventario, acquisti o vendite. Possibilità di verifica extracontabile della congruenza tra giacenza determinata da programma e inventario fisico rilevato da terminalini. Possibilità di generare in automatico i movimenti di rettifica. Funzione specifica di scarico di magazzino per vendita al banco. Ricerca articoli per codice, descrizione, codice articolo fornitore o barcode. CODIFA Acquisisce, in modo selezionato e personalizzabile, i dati dell anagrafica articoli e fornitori della banca dati CODIFA (prodotti sanitari, farmaceutici e parafarmaceutici). 6

7 PARTITE APERTE Le funzioni di questo modulo vanno dalla registrazione di un incasso/pagamento di fatture alla registrazione di un versamento in banca, dal controllo degli scadenzari all invio degli estratti conto. La gestione e il controllo delle operazioni eseguite con clienti/fornitori, utilizzando le funzionalità di questo modulo, è più completa ed accurata della sola gestione contabile. Le partite inoltre possono essere riorganizzate, aggregate ed essere mantenute per periodi maggiori dell'esercizio contabile: Funzioni: dettaglio scadenze per singola partita, collegamento automatico partite a prima nota, apertura partite e scadenze dal modulo di gestione vendite/acquisti, chiusura partite totale o parziale con saldaconto, chiusura di più partite con un unico documento, estratto conto solo partite aperte o globali, con inserimento di testo libero, stampa estratto conto sintetico, visualizzazione interattiva estratto conto, visualizzazione interattiva delle scadenze con vari criteri di ordinamento, gestione partite per periodi superiori all'esercizio contabile. RICONDIZIONAMENTO AUSILI Quanto si ottiene da questo modulo è la gestione e il controllo del servizio per il ricondizionamento e riutilizzo degli ausili, comprensivo del servizio di ritiro e consegna. Le funzionalità di questo modulo consentono di seguire l iter della pratica dalla richiesta di ritiro sino alla fatturazione (del solo ritiro o anche dell eventuale manutenzione), come pure è data la possibilità di verificare gli ausili ritirati e non consegnati, quindi monitorare quelli consegnati e la relativa fatturazione. Ogni ausilio ritirato è codificato, attraverso una matricola, in modo da identificarlo univocamente; è inoltre necessario indicare il codice ISO corrispondente all ausilio ed, eventualmente, i codici nomenclatore e le relative quantità degli aggiuntivi installati. E' possibile visualizzare, o stampare, la Scheda storica dell ausilio che consiste nell elenco dei ritiri, delle consegne e degli interventi di manutenzione effettuati nel tempo sull ausilio in esame. La pratica per il Ritiro degli Ausili permette l inserimento dei dati riguardanti l ente richiedente il servizio, l'assistito interessato dal ritiro, quindi gli ausili da ritirare. Il programma determina automaticamente, in conformità a parametri impostati, quelli che sono i costi a carico dell'ente (sanificazione e ritiro). Al termine è stampato il foglio di lavoro da utilizzare in fase di manutenzione per "ricondizionare" l'ausilio. La pratica per la Consegna degli Ausili consente la selezione dell ausilio da consegnare sulla base del codice ISO o del numero di matricola, l assistito, gli estremi di autorizzazione alla consegna, quindi il costo della consegna da fatturare. La Definizione del Piano di Ritiro/Consegna consente, al responsabile del servizio tecnico, di determinare e annotare gli appuntamenti per il ritiro/consegna degli ausili. Il programma propone l elenco delle pratiche per cui devono essere ritirati/consegnati gli ausili. Possibilità di stampa del Ddt per la consegna degli ausili. L'Elenco Ritiri/Consegne Ausili da fare consente, al responsabile del servizio tecnico, di stampare la lista degli ausili da ritirare/consegnare, ordinato per ente e per data di ritiro. Dopo il ritiro degli ausili, l azienda deve effettuare il "ricondizionamento" degli stessi. Tutte le operazioni di manutenzione, riparazione e sostituzione devono essere registrate al fine della fatturazione. Il programma di gestione degli Interventi su Ausili Ritirati consente di indicare quali sono gli interventi effettuati per ricondizionare l ausilio ritirato. Al termine vi è la Fatturazione Pratiche per Ritiro/Consegna. Le pratiche saranno raggruppate automaticamente, al fine della fatturazione, secondo quanto predisposto in fase di personalizzazione del programma. Situazione degli ausili disponibili in magazzino. Pubblicazione, in area protetta, dei dati su WEB per consentirne la consultazione (ASL). 7

8 LE PROBLEMATICHE DELLE AZIENDE ORTOPEDICHE Seguire l iter burocratico definito dal Nomenclatore-Tariffario. Espletare quanto determinato dalle norme: fascicolazione tecnica, rintracciabilità, sorveglianza mercato (Dir.CEE 93/42); analisi dei rischi (ISO 14971); sicurezza dei dati, privacy (D.L. 196/2003). Monitorare il processo produttivo. Gestire il magazzino (fabbisogni necessari alla produzione, controllo delle scorte per ridurre le necessità finanziarie, disponibilità della merce per far fronte alle opportunità commerciali, ecc.). Ridurre i tempi per gestire funzioni non strettamente legate all attività focalizzando le energie sugli aspetti che la proprietà aziendale ritiene prioritari (dal miglioramento dei processi alla qualità del servizio, dalla economicità delle funzioni al controllo delle attività). Comunicare con tutti gli interlocutori aziendali utilizzando strumenti economici e veloci ( , fax, SMS, oltre alle classiche lettere): dagli assistiti (ad es. per il rinnovo della fornitura) ai clienti/enti (ad es. per le comunicazioni di avvenuta consegna o per l invio di fatture), ai fornitori (ad es. per l invio di ordini). Lavorare con qualità utilizzando tutte le informazioni aziendali e rendendole disponibili facilmente. è lo strumento che vi aiuta a risolvere tali problematiche e nel contempo vi supporta per raggiungere nuovi obiettivi. IL PRODOTTO è il software realizzato dalla DATASOFTWARE per risolvere le specifiche e particolari esigenze delle Ortopedie e Sanitarie. Si distingue da tutti gli altri software per l aderenza alle modalità operative delle aziende ortopediche, per l adeguatezza alle norme pur nella semplicità di utilizzo, per la versatilità e la adattabilità alle mutevoli esigenze del mercato e delle necessità interne, perché tecnologicamente avanzato (utilizzo di barcode non solo per il magazzino ma anche per la documentazione, acquisizione elettronica dei documenti, , fax, utilizzo in rete geografica, Web). è un software modulare e integrato, altamente scalabile (cresce al crescere delle esigenze aziendali) con una copertura funzionale completa nelle aree Ortopedia, Documentazione Tecnica (Fascicolazione), Commerciale, Magazzino, CodiFa (per le Sanitarie), Qualità-Vision, Amministrazione, Noleggi e Ricondizionamento Ausili. è una soluzione pre-configurata con tabelle pre-caricate (Nomenclatore, Enti/Distretti/Località, Fascicolazione, Cicli di Lavorazione e Controllo, Schede di Misura, ecc.) e flussi documentali pre-impostati. E la soluzione ideale per partire subito (in meno di 1/2 ora si è pronti per emettere il primo preventivo o per stampare la prima fattura!) e senza complicazioni. è veloce e permette di risparmiare tempo nell operatività quotidiana. Infatti, i programmi e l interfaccia sono stati studiati non solo per essere intuitivi e facili da utilizzare (interfaccia utente elementare, congruente nelle diverse funzionalità, aderente agli standard di Windows ), ma anche per consentire la massima velocità e automazione nelle operazioni abituali. nel tempo. si adatta alle mutevoli necessità e bisogni dell azienda, preservando l investimento CARATTERISTICHE TECNICHE è stato realizzato con tecnologie standard (Delphi ) di tipo Object Oriented, in Architettura Client/Server a 32 bit con pieno supporto dei Servizi di Terminal Server di Windows Server (per poter operare in rete geografica). utilizza un sistema di database relazionale (Firebird ) con la gestione delle transazioni (consente di effettuare operazioni sicure sul database garantendo affidabilità e integrità dei dati). ACCESSO AI DATI Consente la massima apertura ed integrazione da parte di applicazioni, come pure consente l accesso ai dati da strumenti esterni (ODBC) per l estrapolazione di informazioni e la gestione delle stesse con strumenti applicativi standard, ad esempio EXCEL di Microsoft Windows.