GESTIONE COMMESSE IMPIANTI

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1 GESTIONE COMMESSE IMPIANTI Dedicato ad Aziende di Impianti Elettrici, Idraulici, etc. Lo scopo del progetto è quello di : Migliorare la gestione dei preventivi Rendere più flessibili le analisi dei costi Ottimizzare la procedura per la gestione dei ricavi e la fatturazione a stato avanzamento commessa (SAL) Via Cefalonia, Brescia Tel info@nordcomputers.it

2 ANALISI DEL PREVENTIVO Possiamo classificare le commesse in due grandi categorie : Commesse a preventivo Commesse in economia Quelle su cui intendiamo operare sono le commesse a preventivo, poiché le commesse in economia non hanno analisi dei costi previsti ma solo costi consuntivi. Osservando come si svolge il Vs. lavoro abbiamo notato che : Si parte dal capitolato ( contratto o in qualsiasi altro modo vogliate chiamarlo), documento redatto da chi richiede il preventivo Sulla base di quanto richiesto vengono analizzati i costi di materiale, lavorazione interna, lavorazione esterna e altri oneri. E importante notare che ciò che il capitolato richiede non è necessariamente un prodotto, ma spesso è l insieme di prodotti e servizi L analisi dei costi è laboriosa, poiché deve tener conto delle esigenze finali del cliente, pur sapendo che queste possono variare in funzione della qualità e del costo. Se ne deduce che lo studio preventivo del capitolato è soggetto a numerose revisioni e aggiornamenti Di fatto la formulazione del preventivo non è che l atto finale di uno fase di studio e ricerca in costante evoluzione, dove si deve essere liberi dai vincoli gestionali e strutturali ma aderenti al capitolato, unico strumento di relazione con il cliente. La struttura che vogliamo creare deve inizialmente essere svincolata dai documenti classici del gestionale e diventare uno strumento di analisi. L analisi del preventivo avrà una struttura di tipo gerarchico : A) Anagrafico dell analisi preventivo B) Revisione di analisi preventivo C) Dettagli del preventivo D) Analisi costi del dettaglio preventivo A) Anagrafico dell analisi preventivo E la testata generale dell analisi. Qui si indicano i dati generali del possibile capitolato : Cliente Descrizione generale del capitolato Importo del capitolato Pagamento Banca Listino Sconti Commessa ( solo dopo che la commessa è stata acquisita) Revisione Effettiva Data inizio lavori prevista Data fine lavori prevista

3 B) Revisione di analisi preventivo Poiché l analisi può essere frutto di ipotesi, stime, rifacimenti, etc., si rende necessario creare revisioni diverse della stessa. Su questa tabella si memorizzano : Il codice della revisione Le note generali della revisione % di maggiorazione materie prime per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione lavorazioni interne per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione lavorazioni esterne per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione oneri accessori per il calcolo del prezzo di vendita Le quattro % di maggiorazione saranno proposte sul dettaglio della tabella C e non agiranno sui totali di revisione. Verranno sempre mostrati i Totali di revisione ( in termini di costi e ricavi ) ottenuti dall inserimento delle tabelle successive (C e D). C) Dettagli del preventivo La tabella contiene lo sviluppo del capitolato, ovvero quanto ha richiesto il cliente (chiamiamole righe dell analisi nella revisione corrente ). La tabella conterrà i seguenti dati : Posizione del capitolato Codice articolo ( libero, da compilare solo nel caso in cui quanto richiesto sia imputabile ad un prodotto ) Descrizione del capitolato Unità di Misura % di maggiorazione materie prime per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione lavorazioni interne per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione lavorazioni esterne per il calcolo del prezzo di vendita % di maggiorazione oneri accessori per il calcolo del prezzo di vendita % sconto Prezzo di vendita ( se ottenuto da costi + i ricarichi aggiungere l evidenza che il prezzo di vendita è stato impostato manualmente, altrimenti seguire la logica dei listini e degli sconti come sui documenti ) Data inizio lavori prevista.

4 D) Analisi costi del dettaglio preventivo Come viene fatto oggi sulle singole righe di offerta, qui si raccolgono le informazioni di costo del dettaglio del preventivo. Vengono indicate le informazioni di : Materiali Lavorazioni interne Lavorazioni esterne Oneri accessori Dal punto di vista grafico, si preferisce eliminare le liste per l inserimento dati, e al loro posto utilizzare delle finestre di inserimento singolo record. Verranno mantenute le funzionalità attuali di selezione dei materiali, scelta dei costi, scelta di classe del personale etc. etc. Scindiamo i record di lavorazione interna da quelle di lavorazione esterna. Sulle lavorazioni esterne si può indicare il fornitore e l importo della lavorazione. I dati inseriti sono in funzione di una unita di prodotto del dettaglio ( come adesso ). Funzionalità richieste sulle finestre di gestione dati Sulle attuali righe di offerta c è la possibilità di copiare e/o incollare i dati di analisi costi ( tra righe della stessa offerta o di offerte diverse). La stessa funzionalità deve rimanere anche in questa nuova gestione, appoggiandola sulla tabella C ( dettaglio del preventivo ). Sulle revisioni necessita la possibilità di copiare e/o incollare l intero contenuto della revisione ( record della tabella C e record della tabella D ). Questa farà si che si possa formulare una nuova revisione da una già preparata. In tutti e due i casi va sempre chiesto se calcolare il prezzo di vendita, e se lasciare le percentuali di maggiorazione della riga originale o riapplicare quelle impostate sulla revisione offerta di destinazione. Avete inoltre richiesto un tool che permetta di scontare di una determinata percentuale tutte le lavorazioni esterne di un fornitore. Quindi indicando il fornitore e la percentuale di sconto tutte le lavorazioni verranno diminuite dello sconto impostato. A fronte di questa variazione si dovrà anche richiedere se ricalcolare il prezzo di vendita.

5 PASSAGGIO DA ANALISI DEL PREVENTIVO A OFFERTA TARGET Il documento da sottoporre al cliente è comunque l offerta di Target Cross. La sua funzionalità verrà pero rivista. L offerta conterrà infatti solo il layout finale del capitolato ( non avrà più il dettaglio costi che verrà definito come sopra descritto). Sulla testata principale dell ANALISI PREVENTIVO sarà presente una TOOLBAR con 2 bottoni : 1. GENERA OFFERTA 2. GENERA RIGHE OFFERTA Premendo il bottone 1 si genererà la testata dell offerta con i dati presi dalla tabella A dell analisi del preventivo. Per generare le righe sarà sufficiente selezionare le righe della tabella C (dettaglio della revisione preventivo) e premere il bottone 2. I dettagli di revisione verranno trasferiti come righe offerta indicando : Codice articolo ( libero, da compilare solo nel caso in cui quanto richiesto sia imputabile ad un prodotto ) Descrizione del capitolato Unità di Misura Prezzo unitario di vendita Se la riga della tabella C selezionata non ha un codice articolo specificato, in fase di trasferimento sarà messo di default un articolo virtuale. A questo scopo indicheremo nella tabella dei parametri commesse, quale articolo utilizzare. ASSEGNAZIONE DELLA COMMESSA ALL ANALISI DEL PREVENTIVO Quando si ha l accettazione del preventivo, nasce la commessa. Dal punto di vista operativo, tale operazione consiste nell assegnare all analisi del preventivo il codice di commessa e la revisione dell analisi. Questa operazione, quando eseguita, genererà i record della tabella COMMESSE_4B relativamente ai costi previsti. In sostanza, l operazione che veniva effettuata dal passaggio delle offerte in ordine, verrà sostituito da questa nuova funzione, relativamente ai soli costi previsti. L operazione non sarà automatica, ma comandata da un pulsante sulla toolbar della tabella A. Sarà resa obbligatoria alla prima assegnazione di commessa e revisione di analisi costi. Ma sarà in seguito ripetibile, avendo l accortezza di cancellare da COMMESSE_4B tutti i record preesistenti e rigenerandoli. Questa funzionalità vi permetterà di modificare i costi previsti in caso di varianti di progetto o similari.

6 MODIFICHE ALLA STRUTTURA DI COMMESSE_4B E DOCUMENTI Per come è stato impostata l analisi del preventivo, può diventare importante sapere a quale posizione del capitolato facciamo riferimento. In COMMESSE_4B si dovrà aggiungere quindi un nuovo campo detto : Posizione Notate bene che questo non è un campo chiave, quindi non determina univocità. Da questo se ne deduce che : In fase di generazione dei costi preventivi siamo in grado di compilarlo, poiché ne conosciamo il valore In fase di imputazione dei costi effettivi ( non consolidati e consolidati ) dobbiamo avere la possibilità di specificare la posizione del capitolato Comunque specificare la posizione del capitolato non sarà mai obbligatoria Teniamo a precisare che una riga di documento potrà fare riferimento ad una sola riga di capitolato. Il campo in questione potrà essere utilizzato come campo d ordine nelle varie analisi di commessa. Al momento non prevediamo null altro che la compilazione del campo. L utilizzo della procedura cosi concepita vi suggerirà come usare questa informazione.

7 GENERAZIONE ORDINI A FORNITORI DA ANALISI DEL PREVENTIVO La struttura che abbiamo concepito ci permette di sapere quali materiali e quali lavorazioni esterne sono necessarie all esecuzione della commessa. Si è pensato quindi sfruttare questa possibilità costruendo un interfaccia di generazione degli ordini a fornitori. Le modalità saranno diverse per i materiali e le lavorazioni esterne. I materiali saranno riepilogati in una lista ordinata per : Fornitore abituale ( se presente in anagrafica articoli ) Codice articolo Posizione in capitolato UM Giacenza ( deposito TIN) Ordinato a Fornitori La quantità da ordinare sarà modificabile, in funzione di quanto è realmente presente in magazzino. I dati trasferiti saranno: Codice articolo Descrizione UM Commessa Posizione del capitolato L operazione di definizione della quantità da ordinare si è deciso di affidarla all operatore, poiché si sarebbe reso necessario l utilizzo dell impegno dei materiali. Al momento la gestione degli impegni sarebbe per voi troppo onerosa. Sulla finestra contenente la lista dei materiali sarà presente una TOOLBAR con 2 bottoni : 1. GENERA ORDINE FORNITORE 2. GENERA RIGHE ORDINE FORNITORE Premendo il bottone 1 inserirete una testata di ordine a fornitore. Premendo il bottone 2 le righe di materiale selezionate saranno inserite nell ordine a fornitore precedentemente inserito. Ovviamente ogni riga generata riporterà il riferimento alla commessa e alla posizione in capitolato ( generando dei costi consuntivi non consolidati). Le lavorazioni saranno riepilogate in una lista ordinata per : Fornitore della lavorazione Codice articolo virtuale Posizione in capitolato Valore dell ordine

8 Il codice articolo virtuale da utilizzare sarà fissato sull anagrafica del fornitore e proposto nella lista di default. Questo articolo sarà sempre un articolo con evasione ordine a solo valore. Sarà possibile cambiarlo prima della generazione dell ordine. Si dovrà anche prevedere il possibile raggruppamento di più righe di lavorazione. In caso di raggruppamento : Il valore dell ordine sarà la somma dei valori raggruppati SI perderà il riferimento alla posizione del capitolato Da questo momento in poi l operatività sarà quella descritta sopra per i materiali. I dati trasferiti saranno: Codice articolo Valore Posizione del capitolato Si dovrà comunque registrare sulle righe di materiali e lavorazioni che : è stato già emesso ordine a fornitore il riferimento alla riga d ordine emessa Questo permetterà di non riproporre materiali e lavorazioni per cui si è già provveduto alla generazione degli ordini. L inserimento degli ordini genererà record di COMMESSE_4B, del tipo COSTI EFFETTIVI NON CONSOLIDATI. ANALISI DEL PLANNING FINANZIARIO COSTI Quello che si vuole ottenere è un situazione finanziaria dei costi da sostenere nel tempo per lo svolgimento della commessa. Il planning comincerà ad esaminare ogni posizione di capitolato e il suo dettaglio dei costi. Sarà utilizzata come base di partenza la data di inizio lavori inserita nella posizione di capitolato. Gli importi saranno scadenziati esclusivamente per mese Ogni imputazione di materiale dovrà essere esaminata determinando : L importo totale del materiale impiegato Le condizioni di pagamento del fornitore abituale, e nel caso in cui non sia rintracciabile verrà considerato come un pagamento in unica scadenza e rimessa diretta L importo verrà scadenziato sulla base della rateazione di pagamento Ogni imputazione di lavorazioni esterne dovrà essere esaminata determinando : L importo totale del materiale impiegato Le condizioni di pagamento del fornitore che esegue la lavorazione, L importo verrà scadenziato sulla base della rateazione di pagamento, utilizzando come data di partenza la data di inizio lavori inserita nella posizione di capitolato

9 Ogni imputazione di lavorazioni interne e di oneri accessori dovrà essere esaminata determinando : L importo totale L importo verrà scadenziato ponendo gli importi nel mese successivo alla data inizio lavori I dati cosi ottenuti dovranno essere esportati direttamente in excel secondo un schema di questo tipo : Commessa Posiz. Descrizione COM Allacciamento Impianti idrici COM Allacciamento Impianti termici COM Rivestimento isolanti Data Gen FEB MAR APR MAG Inizio /12/ GIU /12/ LUG /12/ Sarà Vs. cura calcolare i subtotali e totali comesse. Ogni volta che vorrete rifare il planning finanziario, sarete costretti a generare un nuovo fohlio di excel dove reimpostare, formattazioni, stili, totali e subtotali. DEFINIZIONE DEI RICAVI Affrontiamo ora la definizione dei ricavi, che possono essere di tre tipi : Ricavi previsti ( previsti dall analisi dell offerta ) Ricavi effettivi non consolidati ( ordini clienti ancora da evadere ) Ricavi effettivi consolidati ( fatture emesse ) La problematica da affrontare sui ricavi riguarda il tipo di rappresentazione. Il livello di dettaglio fornito sui costi non può essere utilizzato sui ricavi. Nella maggior parte dei casi le posizioni del capitolato vengono accorpate in voci più sintetiche, in modo da poter gestire uno stato avanzamento lavori generico, che prescinda da ciò che è stato effettivamente realizzato. Per far ciò si è pensato di creare una nuova tabella, detta Struttura Ordine sull analisi del preventivo con i seguenti campi : Riga Codice Articolo Descrizione Prezzo Valore

10 Inseriti i dati per ogni riga si dovrà dire quali posizioni del capitolato raggruppa. Ciò sarà fatto attraverso una finestra di selezione delle righe di capitolato non assegnate a righe di struttura ordine. Se la posizione del capitolata scelta è unica, verrà riportato quantità prezzo e valore. Se verranno scelte più posizioni di capitolato il valore sarà calcolato come somma delle righe legate alla struttura ordine, mentre quantità e prezzo saranno azzerati ( si presuppone un ordine cliente con articolo evadibile a solo valore). La definizione della struttura ordine genererà record di COMMESSE_4B, del tipo RICAVI PREVISTI. PASSAGGIO DA ANALISI DEL PREVENTIVO A ORDINE CLIENTE Partendo dalla tabella della Struttura Ordine sarà possibile generare il vero e proprio ordine cliente di Target. Sulla testata della finestra di gestione della Struttura Ordine sarà presente una TOOLBAR con 2 bottoni : 1. GENERA ORDINE 2. GENERA RIGHE ORDINE Premendo il bottone 1 si genererà la testata dell ordine con i dati presi dalla tabella A dell analisi del preventivo. Per generare le righe sarà sufficiente selezionare le righe della tabella Struttura Ordine e premere il bottone 2. I dati trasferiti saranno: Codice articolo Descrizione Prezzo Valore Commessa Sulla tabella Struttura ordine sarà sempre memorizzata la riga d ordine generata. La generazione dell ordine aggiungerà record di COMMESSE_4B, del tipo RICAVI EFFETTIVI NON CONSOLIDATI. GESTIONE DEI COSTI/RICAVI EFFETTIVI Nulla cambia rispetto a ciò che attualmente prevede la procedura. I costi vengono inseriti in funzione dei documenti di evasione ordini e trasferimento verso cantiere. I ricavi vengono inseriti in funzione dell evasione degli ordini clienti. RIASSUNTIVO ORDINI A FORNITORE EVASI PER COMMESSA Prevede un riassuntivo, sulla falsa riga di quelli già esistenti per le righe aperte. CONSIDERAZIONI FINALI Verrà valutato un tabulato detto SAL ( stato avanzamento lavori ) che permette di determinare l avanzamento di una commessa e l importo da fatturare al cliente.